Templat data pengelolaan kontrak Anda
Templat data pengelolaan kontrak Anda
- Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan
- Aktivitas utama yang perlu dilacak
- Panduan ekstraksi
Atribut pengelolaan kontrak
| Nama | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
|
Contract ID
ContractId
|
Pengenal unik untuk setiap perjanjian kontrak, yang berfungsi sebagai pengenal kasus utama. | ||
|
Deskripsi
Contract ID adalah pengenal kasus utama yang menghubungkan semua peristiwa dan aktivitas dalam siklus hidup satu kontrak. Dengan ID ini, Anda dapat melacak kontrak dari pengajuan awal, penyusunan draf, negosiasi, dan penandatanganan hingga penghentian atau perpanjangan. Dalam analisis process mining, setiap peristiwa harus dikaitkan dengan Contract ID agar perjalanan setiap kontrak dapat direkonstruksi. Dengan begitu, Anda dapat melihat keseluruhan proses, menganalisis waktu siklus, menemukan hambatan, dan memantau kesesuaian proses untuk kontrak tertentu atau kelompok kontrak.
Mengapa ini penting
Kunci penting ini digunakan untuk melacak seluruh siklus hidup kontrak. Semua analisis process mining dapat dilakukan dengan menghubungkan aktivitas terkait ke dalam satu kasus.
Sumber data
Biasanya, ini adalah kunci utama objek Agreement atau Contract di Conga CLM, dengan nama seperti 'Apttus_Config2__AgreementId__c'.
Contoh
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
|
|||
|
Nama aktivitas
ActivityName
|
Nama peristiwa bisnis atau tugas tertentu yang terjadi dalam siklus hidup kontrak. | ||
|
Deskripsi
Nama aktivitas menjelaskan tahap atau tonggak dalam proses Contract Management, seperti 'Draf kontrak selesai', 'Peninjauan hukum selesai', atau 'Kontrak ditandatangani'. Atribut ini digunakan untuk menyusun peta proses yang menunjukkan urutan tindakan. Analisis atribut ini mengungkap alur proses, menunjukkan jalur umum dan alternatif, serta membantu mengukur frekuensi setiap aktivitas. Atribut ini menjadi dasar untuk menghitung KPI terkait kesesuaian proses, pengerjaan ulang, dan waktu siklus antar tahap.
Mengapa ini penting
Atribut ini menentukan tahapan proses dan menjadi dasar peta proses. Dengan atribut ini, Anda dapat menganalisis alur kerja, penyimpangan, dan frekuensi aktivitas.
Sumber data
Biasanya ditentukan dengan memetakan perubahan status, tugas yang selesai, atau peristiwa tertentu yang tercatat pada objek Kontrak di Conga CLM.
Contoh
Draf kontrak selesaiPeninjauan hukum selesaiKontrak ditandatanganiKontrak diperpanjang
|
|||
|
Stempel waktu peristiwa
EventTimestamp
|
Tanggal dan waktu tepat saat aktivitas dimulai atau terjadi. | ||
|
Deskripsi
Stempel waktu peristiwa mencatat kapan aktivitas tertentu berlangsung. Informasi ini memberikan urutan waktu yang diperlukan untuk merekonstruksi alur proses setiap kontrak. Stempel waktu penting untuk semua analisis process mining berbasis waktu. Atribut ini digunakan untuk menghitung durasi antaraktivitas, waktu siklus keseluruhan kasus, dan waktu tunggu. Atribut ini penting untuk menemukan hambatan, memantau kepatuhan terhadap SLA, dan memahami dinamika waktu dalam proses Contract Management. Atribut ini menjadi kunci utama untuk mengurutkan peristiwa dalam satu kasus.
Mengapa ini penting
Atribut ini memberikan urutan waktu peristiwa yang diperlukan untuk menghitung semua metrik durasi, menemukan hambatan, dan memahami kinerja proses.
Sumber data
Data ini biasanya tersedia di kolom pelacakan riwayat seperti 'CreatedDate' pada objek tugas atau peristiwa terkait, atau di kolom tanggal tertentu pada objek Kontrak utama.
Contoh
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
|
|||
|
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdateTimestamp
|
Stempel waktu yang menunjukkan kapan data untuk catatan ini terakhir kali diperbarui dari sistem sumber. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini mencatat tanggal dan waktu ekstraksi data terbaru dari Conga CLM. Informasi ini penting untuk mengetahui seberapa baru data analisis dan memastikan keputusan didasarkan pada informasi terkini. Di dashboard dan laporan, stempel waktu ini memberi tahu pengguna seberapa baru data yang ditampilkan. Informasi ini penting untuk tata kelola data dan membantu pengguna memahami seberapa mutakhir temuan dari alat process mining.
Mengapa ini penting
Stempel waktu ini menunjukkan seberapa baru data, sehingga Anda dapat memastikan analisis dan keputusan didasarkan pada rentang waktu yang jelas dan sesuai.
Sumber data
Kolom metadata ini biasanya dibuat dan diisi oleh alat atau skrip ETL (Extract, Transform, Load) saat data dimasukkan.
Contoh
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
|
|||
|
Sistem sumber
SourceSystemName
|
Menunjukkan sistem sumber tempat data diambil. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan sistem pencatatan sumber untuk data peristiwa, dalam hal ini Conga CLM. Informasi ini penting untuk tata kelola dan pelacakan data, terutama jika data digabungkan dari beberapa sistem. Meski nilainya mungkin tetap dalam analisis satu sistem, informasi ini memberi konteks penting tentang asal data. Dengan begitu, Anda dapat menjaga integritas data dan menelusuri masalah ekstraksi. Atribut ini semakin penting saat data kontrak digabungkan dengan informasi dari sistem lain, seperti CRM atau ERP.
Mengapa ini penting
Atribut ini memberikan konteks penting untuk silsilah dan tata kelola data. Anda dapat mengetahui asal data proses dengan jelas, yang penting untuk validasi dan kepercayaan.
Sumber data
Biasanya, nilai statis ini ditambahkan saat proses ekstraksi dan transformasi data (ETL) untuk menandai asal kumpulan data.
Contoh
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
|
|||
|
Jenis kontrak
ContractType
|
Klasifikasi kontrak, seperti NDA, MSA, atau SOW. | ||
|
Deskripsi
Jenis kontrak adalah atribut kategori yang mengelompokkan kontrak berdasarkan tujuan atau sifat hukumnya. Contoh umum mencakup Perjanjian Kerahasiaan (NDA), Perjanjian Layanan Induk (MSA), dan Pernyataan Kerja (SOW). Dimensi ini penting untuk analisis perbandingan. Anda dapat memfilter peta proses untuk melihat apakah jenis kontrak yang berbeda mengikuti jalur atau memiliki waktu siklus yang berbeda. Ini membantu membedakan variasi proses yang wajar untuk jenis kontrak tertentu dari penyimpangan yang sebenarnya.
Mengapa ini penting
Atribut ini memungkinkan Anda membandingkan alur kerja, waktu siklus, dan hambatan pada berbagai kategori kontrak, seperti NDA dan MSA.
Sumber data
Biasanya berupa kolom daftar pilihan atau pencarian pada objek Agreement, dengan nama seperti 'Apttus_Config2__Contract_Type__c' atau yang serupa.
Contoh
Perjanjian Kerahasiaan (NDA)Perjanjian Layanan Induk (MSA)Pernyataan Kerja (SOW)
|
|||
|
Nilai kontrak
ContractValue
|
Total nilai uang yang terkait dengan kontrak. | ||
|
Deskripsi
Nilai kontrak menunjukkan nilai finansial suatu perjanjian. Bergantung pada konteks bisnis, nilai ini dapat berupa total nilai kontrak, pendapatan berulang tahunan, atau metrik finansial penting lainnya. Analisis atribut ini penting untuk mengoptimalkan proses berdasarkan nilai. Anda dapat memprioritaskan kontrak bernilai tinggi dan mencari tahu apakah kontrak tersebut diproses lebih cepat atau lebih sering tertahan pada tahap tertentu. Atribut ini menjadi dasar bagi dasbor 'Analisis throughput berdasarkan nilai kontrak'.
Mengapa ini penting
Atribut ini mendukung analisis berdasarkan nilai, membantu Anda memprioritaskan perbaikan proses untuk kontrak bernilai tinggi dan memahami dampaknya terhadap bisnis.
Sumber data
Biasanya berupa kolom mata uang pada objek Agreement di Conga CLM, seperti 'Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c'.
Contoh
500002500001200000
|
|||
|
Penanggung jawab kontrak
ContractOwner
|
Pengguna atau karyawan yang bertanggung jawab mengelola kontrak sepanjang siklus hidupnya. | ||
|
Deskripsi
Penanggung jawab kontrak adalah orang yang diberi tanggung jawab utama atas suatu kontrak. Biasanya, orang ini menangani penyusunan dan negosiasi kontrak serta memastikan kontrak berjalan melalui proses persetujuan. Analisis kinerja proses berdasarkan penanggung jawab kontrak dapat menunjukkan perbedaan efisiensi, kepatuhan pada proses standar, dan pembagian beban kerja. Hasilnya membantu Anda menemukan praktik yang baik, kebutuhan pelatihan, dan kemungkinan ketimpangan alokasi sumber daya. Dimensi ini penting untuk menganalisis kinerja dan produktivitas.
Mengapa ini penting
Atribut ini memungkinkan analisis kinerja berdasarkan pengguna, sehingga Anda dapat mengetahui siapa yang berkinerja baik, peluang pelatihan, dan masalah pembagian beban kerja.
Sumber data
Kemungkinan berupa kolom pencarian pengguna pada objek Agreement utama di Conga CLM, biasanya bernama 'OwnerId' atau kolom khusus 'Contract_Owner__c'.
Contoh
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
|
|||
|
Status kontrak
ContractStatus
|
Tahap kontrak saat ini dalam siklus hidupnya, seperti 'Draf', 'Dalam persetujuan', atau 'Telah ditandatangani'. | ||
|
Deskripsi
Status kontrak menunjukkan keadaan kontrak saat ini dalam siklus hidupnya. Status ini memberi gambaran posisi kontrak pada waktu tertentu, berbeda dari nama aktivitas berbasis peristiwa. Log peristiwa menunjukkan urutan aktivitas yang telah terjadi, sedangkan status memberi konteks tentang keadaan kontrak saat ini. Anda dapat menggunakannya untuk memfilter kasus, misalnya hanya menganalisis kontrak yang masih aktif atau mencari tahu mengapa banyak kontrak tertahan dengan status 'Dalam persetujuan'. Status melengkapi data aktivitas dengan informasi tentang keadaan kontrak.
Mengapa ini penting
Atribut ini menunjukkan tahap kontrak saat ini. Anda dapat menggunakannya untuk memfilter dan menganalisis kasus aktif serta memahami sebaran status proses.
Sumber data
Ini adalah kolom daftar pilihan standar pada objek Agreement, biasanya bernama 'Apttus_Config2__Status__c' atau 'Apttus_Config2__Status_Category__c'.
Contoh
DrafDalam peninjauan internalTelah ditandatanganiKedaluwarsa
|
|||
|
Tanggal kedaluwarsa
ExpirationDate
|
Tanggal saat kontrak dijadwalkan berakhir. | ||
|
Deskripsi
Tanggal kedaluwarsa menandai akhir masa berlaku kontrak. Tanggal ini penting untuk mengelola siklus hidup kontrak setelah ditandatangani. Atribut ini penting untuk dasbor 'Perpanjangan dan kedaluwarsa mendatang' serta KPI 'Tingkat perpanjangan tepat waktu'. Dengan menganalisis tanggal ini, organisasi dapat mengelola kontrak yang akan berakhir secara proaktif, memulai proses perpanjangan tepat waktu, dan mencegah terputusnya layanan atau hilangnya pendapatan.
Mengapa ini penting
Tanggal ini penting untuk pengelolaan kontrak secara proaktif. Dasbor yang melacak kontrak mendekati kedaluwarsa membantu mencegah perpanjangan terlewat dan hilangnya pendapatan.
Sumber data
Ini adalah kolom tanggal standar pada objek Agreement, biasanya bernama 'Apttus_Config2__EndDate__c'.
Contoh
2025-12-312026-06-302024-08-15
|
|||
|
Waktu akhir peristiwa
EventEndTime
|
Tanggal dan waktu tepat saat suatu aktivitas selesai. | ||
|
Deskripsi
Waktu akhir peristiwa menandai selesainya tugas atau langkah proses tertentu. Jika dipasangkan dengan stempel waktu peristiwa (waktu mulai), durasi pengerjaan setiap aktivitas dapat dihitung dengan tepat. Atribut ini penting untuk analisis kinerja karena menunjukkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap langkah. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui aktivitas yang paling lama dan melihat pemanfaatan sumber daya serta efisiensi dengan lebih akurat dibandingkan jika hanya menggunakan waktu mulai peristiwa berikutnya.
Mengapa ini penting
Atribut ini membantu menghitung durasi pengerjaan aktivitas dengan tepat. Informasi ini penting untuk menemukan hambatan berdasarkan durasi dan menganalisis efisiensi sumber daya.
Sumber data
Stempel waktu ini dapat ditemukan pada kolom seperti 'CompletedDate' atau 'ActualEndDate' di objek tugas atau aktivitas yang terkait dengan kontrak utama.
Contoh
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
|
|||
|
Departemen penanggung jawab
OwnerDepartment
|
Departemen tempat penanggung jawab kontrak bekerja, seperti 'Penjualan', 'Hukum', atau 'Pengadaan'. | ||
|
Deskripsi
Atribut departemen penanggung jawab menunjukkan fungsi bisnis tempat penanggung jawab kontrak bekerja. Informasi ini biasanya diambil dari profil pengguna di sistem. Dimensi ini berguna untuk membandingkan kinerja proses antar-departemen. Anda dapat mengetahui apakah departemen Hukum menjadi hambatan, apakah tim Penjualan mengikuti proses yang berbeda, atau apakah waktu siklus di departemen tertentu jauh lebih lama. Temuan ini berguna untuk inisiatif perbaikan proses lintas fungsi.
Mengapa ini penting
Atribut ini memungkinkan analisis proses berdasarkan fungsi bisnis, sehingga perbedaan kinerja dan hambatan antar-departemen seperti Penjualan dan Hukum dapat terlihat.
Sumber data
Data ini biasanya diambil dari objek User di Salesforce, yang terhubung melalui kolom penanggung jawab kontrak pada objek Agreement.
Contoh
PenjualanHukumPengadaanKeuangan
|
|||
|
Nama pihak lawan
CounterpartyName
|
Nama pihak eksternal, perusahaan, atau individu yang terlibat dalam kontrak. | ||
|
Deskripsi
Nama pihak lawan menunjukkan pihak lain yang menandatangani perjanjian. Biasanya, pihak ini adalah pelanggan, vendor, atau organisasi mitra. Analisis metrik proses berdasarkan pihak lawan dapat menunjukkan pola penting. Misalnya, negosiasi dengan pihak tertentu mungkin selalu memakan waktu lebih lama atau memerlukan lebih banyak revisi. Temuan ini dapat membantu menyusun strategi negosiasi dan mengelola hubungan dengan mitra bisnis utama.
Mengapa ini penting
Atribut ini memungkinkan Anda menganalisis variasi proses berdasarkan pihak eksternal, termasuk mengetahui pelanggan atau vendor yang memiliki siklus negosiasi lebih lama atau tingkat revisi lebih tinggi.
Sumber data
Sering kali berupa kolom pencarian ke objek Account di Salesforce, yang terhubung dengan objek Agreement di Conga CLM.
Contoh
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
|
|||
|
Penanda pengerjaan ulang
IsRework
|
Penanda hasil perhitungan yang menunjukkan apakah suatu aktivitas merupakan bagian dari siklus pengerjaan ulang. | ||
|
Deskripsi
Penanda pengerjaan ulang adalah nilai boolean yang ditetapkan ke 'true' jika suatu aktivitas menunjukkan proses kembali ke langkah sebelumnya, misalnya kembali ke tahap 'Draf kontrak' setelah peninjauan hukum. Kolom ini tidak tersedia di sistem sumber, tetapi dihitung saat transformasi data untuk process mining. Penanda ini sangat berguna untuk mengukur inefisiensi proses. Penanda ini mendukung KPI 'Tingkat pengerjaan ulang kontrak' dan membantu menampilkan siklus proses pada peta proses. Mengetahui frekuensi dan penyebab pengerjaan ulang menjadi tujuan utama banyak inisiatif perbaikan proses.
Mengapa ini penting
Penanda hasil perhitungan ini memudahkan Anda mengukur dan menganalisis inefisiensi proses dengan menyoroti aktivitas yang termasuk dalam siklus pengerjaan ulang yang tidak perlu.
Sumber data
Atribut ini tidak tersedia di sistem sumber. Nilainya dihitung di alat process mining atau lapisan ETL berdasarkan urutan aktivitas.
Contoh
truefalse
|
|||
|
Status kepatuhan
ComplianceStatus
|
Menunjukkan apakah kontrak telah lolos pemeriksaan kepatuhan yang diwajibkan. | ||
|
Deskripsi
Status kepatuhan mencatat keadaan kontrak terkait kebijakan internal atau peraturan eksternal. Nilainya dapat berupa 'Belum dimulai', 'Sedang ditinjau', 'Lolos', atau 'Gagal'. Atribut ini penting untuk dasbor 'Pemantauan kepatuhan dan kewajiban' serta KPI terkait. Atribut ini menunjukkan secara langsung apakah kontrak mematuhi ketentuan, sehingga membantu mengurangi risiko hukum dan keuangan dengan memastikan semua kontrak menjalani dan lolos pemeriksaan yang diwajibkan sebelum ditandatangani atau diaktifkan.
Mengapa ini penting
Atribut ini mengukur kepatuhan terhadap prosedur secara langsung, sehingga membantu menemukan dan mengurangi risiko hukum serta keuangan dalam portofolio kontrak.
Sumber data
Kemungkinan berupa kolom daftar pilihan khusus pada objek Agreement, yang diperbarui melalui aktivitas atau persetujuan terkait kepatuhan.
Contoh
LolosPerlu ditinjauTidak berlakuGagal
|
|||
|
Tanggal perpanjangan
RenewalDate
|
Tanggal target untuk memulai proses perpanjangan kontrak. | ||
|
Deskripsi
Tanggal perpanjangan adalah tanggal yang dihitung atau ditetapkan secara manual untuk menunjukkan kapan proses perpanjangan kontrak perlu dimulai. Biasanya, tanggal ini ditetapkan beberapa waktu sebelum tanggal kedaluwarsa, misalnya 90 hari sebelumnya. Atribut ini membantu tim mengelola daftar kontrak yang perlu diperpanjang. Atribut ini dapat digunakan untuk memicu pemberitahuan dan mengotomatiskan tugas terkait perpanjangan kontrak, sehingga proses dimulai dengan waktu persiapan yang cukup. Tanggal ini juga menjadi unsur penting dalam KPI 'Tingkat perpanjangan tepat waktu'.
Mengapa ini penting
Atribut ini menjadi penanda untuk memulai kegiatan perpanjangan, membantu memastikan kontrak diperpanjang tepat waktu dan mendukung pengelolaan siklus hidup secara proaktif.
Sumber data
Kolom ini mungkin berupa kolom formula khusus yang dihitung berdasarkan tanggal kedaluwarsa atau kolom tanggal terpisah pada objek Agreement di Conga CLM.
Contoh
2025-10-022026-04-012024-05-17
|
|||
|
Unit bisnis
BusinessUnit
|
Unit bisnis tertentu dalam organisasi yang menangani kontrak. | ||
|
Deskripsi
Atribut unit bisnis mengaitkan kontrak dengan divisi atau segmen tertentu dalam perusahaan, seperti 'Perangkat Lunak Perusahaan' atau 'Perangkat Keras Konsumen'. Dengan atribut ini, Anda dapat menganalisis pengelolaan kontrak secara lebih terperinci di berbagai bagian organisasi. Analisis berdasarkan unit bisnis dapat menunjukkan apakah tiap divisi memiliki variasi proses, tingkat kinerja, atau jenis kontrak yang berbeda. Informasi ini berguna bagi organisasi besar yang ingin menstandarkan proses sekaligus mengakomodasi kebutuhan khusus tiap unit bisnis.
Mengapa ini penting
Atribut ini memungkinkan Anda mengelompokkan kinerja proses berdasarkan divisi organisasi dan melihat perbedaan efisiensi atau prosedur di seluruh perusahaan.
Sumber data
Data ini dapat berasal dari kolom khusus pada objek Agreement atau diambil dari profil pengguna pemilik kontrak.
Contoh
Penjualan Amerika UtaraLayanan EMEADivisi Produk APAC
|
|||
|
Waktu siklus persetujuan
ApprovalCycleTime
|
Total waktu yang dihabiskan kontrak dalam tahap persetujuan. | ||
|
Deskripsi
Waktu siklus persetujuan adalah metrik hasil perhitungan yang mengukur durasi sejak kontrak memasuki proses persetujuan, misalnya saat 'Peninjauan internal dimulai', hingga memperoleh persetujuan internal akhir. Metrik ini menjumlahkan waktu di semua langkah persetujuan yang relevan. Atribut ini menjadi ukuran utama untuk dasbor 'Waktu siklus persetujuan kontrak' dan KPI 'Rata-rata waktu persetujuan kontrak'. Metrik ini memberi gambaran umum tentang efisiensi seluruh alur kerja persetujuan, sehingga Anda dapat memantau kinerja terhadap target dan menemukan keterlambatan yang terjadi secara sistematis.
Mengapa ini penting
KPI ini mengukur efisiensi alur kerja persetujuan secara langsung, sehingga membantu menemukan dan mengatasi keterlambatan pada tahap penting dalam siklus hidup kontrak.
Sumber data
Metrik ini dihitung dengan mencari selisih waktu antara aktivitas persetujuan pertama dan aktivitas persetujuan terakhir untuk setiap kontrak.
Contoh
259200604800432000
|
|||
|
Wilayah
Region
|
Wilayah geografis yang terkait dengan kontrak, seperti 'Amerika Utara' atau 'EMEA'. | ||
|
Deskripsi
Atribut wilayah menunjukkan area geografis yang terkait dengan kontrak. Wilayah ini dapat ditentukan berdasarkan lokasi pihak lawan, wilayah penjualan, atau hukum yang mengatur kontrak. Atribut ini memungkinkan analisis proses kontrak berdasarkan wilayah. Anda dapat mencari tahu, misalnya, apakah persetujuan kontrak di EMEA memerlukan waktu lebih lama karena perbedaan peraturan atau apakah kontrak di APAC lebih sering mengalami revisi. Informasi ini memberi konteks penting bagi operasional global.
Mengapa ini penting
Pengelompokan berdasarkan wilayah membantu menemukan perbedaan waktu siklus, persyaratan kepatuhan, atau jalur proses di tiap wilayah. Ini penting bagi bisnis global.
Sumber data
Biasanya berupa kolom khusus pada objek Agreement atau diambil dari objek Account atau User yang terhubung.
Contoh
Amerika UtaraEMEAAPACAmerika Latin
|
|||
Aktivitas pengelolaan kontrak
| Aktivitas | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
|
Kontrak diaktifkan
|
Menandai saat kontrak mulai berlaku dan digunakan dalam organisasi, sehingga kewajiban dan hak terkait mulai berjalan. Aktivitas ini biasanya disimpulkan dari perubahan status 'Executed' menjadi 'Active'. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menandai awal siklus hidup setelah penandatanganan. Ini menjadi pemicu pengelolaan kewajiban dan pemantauan kinerja.
Sumber data
Disimpulkan dari riwayat kolom status objek Contract. Peristiwa ini menggunakan stempel waktu saat status berubah menjadi 'Active' atau istilah setara.
Pengumpulan data
Temukan stempel waktu perubahan status dari 'Executed' menjadi 'Active'.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Kontrak dihentikan
|
Aktivitas ini menandai berakhirnya kontrak lebih awal dari tanggal kedaluwarsa karena tindakan tertentu. Peristiwa ini dicatat melalui perubahan status kontrak menjadi 'Terminated'. | ||
|
Mengapa ini penting
Sebagai kondisi akhir yang penting, peristiwa penghentian membantu memahami tingkat kegagalan kontrak dan alasan pembatalannya. Peristiwa ini memberikan penutup yang pasti, meski sering kali tidak diharapkan, pada proses.
Sumber data
Disimpulkan dari riwayat kolom status objek Contract. Peristiwa ini menggunakan stempel waktu saat status diperbarui menjadi 'Terminated' atau 'Cancelled'.
Pengumpulan data
Catat stempel waktu saat status berubah menjadi 'Terminated'.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Kontrak ditandatangani
|
Aktivitas penting ini terjadi saat semua pihak menandatangani kontrak secara sah sehingga kontrak menjadi perjanjian yang mengikat. Solusi tanda tangan elektronik yang terintegrasi dengan Conga CLM, seperti Conga Sign, mencatat peristiwa ini beserta stempel waktunya. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menandai selesainya proses sebelum penandatanganan dan menjadi tonggak penting untuk metrik kinerja seperti 'Contract Execution Rate'. Aktivitas ini sering dianggap sebagai peristiwa akhir pada jalur proses yang diharapkan.
Sumber data
Diambil dari jejak audit atau status alat tanda tangan elektronik yang terintegrasi. Status akhir 'Completed' atau 'Signed' dicatat dengan stempel waktu yang tepat.
Pengumpulan data
Catat peristiwa penyelesaian dari API layanan tanda tangan elektronik yang terintegrasi atau objek statusnya.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Kontrak kedaluwarsa
|
Menandai akhir alami siklus hidup kontrak saat tanggal kedaluwarsa tercapai tanpa perpanjangan atau penghentian. Peristiwa ini tidak dicatat secara eksplisit, tetapi diturunkan dari data kontrak. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menandai akhir kontrak yang telah direncanakan. Analisis kontrak yang kedaluwarsa membantu memahami peluang perpanjangan dan mengelola portofolio kontrak secara keseluruhan.
Sumber data
Peristiwa ini dihitung. Aktivitas terjadi saat tanggal sistem melewati kolom 'Contract End Date' atau 'Expiration Date' pada objek Contract, sementara statusnya masih 'Active'.
Pengumpulan data
Tentukan dengan membandingkan kolom 'Contract End Date' dengan tanggal saat ini.
Jenis peristiwa
calculated
|
|||
|
Peninjauan hukum selesai
|
Aktivitas ini menandakan bahwa departemen hukum telah menyelesaikan peninjauan kontrak. Aktivitas ini dapat dicatat sebagai tahap persetujuan eksplisit dalam alur kerja atau disimpulkan dari perubahan status seperti 'Legal Review Complete'. | ||
|
Mengapa ini penting
Memisahkan tahap peninjauan hukum penting untuk menganalisis hambatan yang umum terjadi. Data ini mendukung KPI 'Average Legal Review Time' dan membantu mengoptimalkan sumber daya departemen hukum.
Sumber data
Jika menggunakan Salesforce Approvals, aktivitas ini dapat dicatat dalam daftar terkait riwayat persetujuan. Cara lainnya, aktivitas ini dapat disimpulkan dari perubahan status pada objek Contract.
Pengumpulan data
Catat stempel waktu saat status berubah menjadi 'Legal Review Complete' atau saat tahap persetujuan terakhir dari antrean hukum selesai.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Permintaan kontrak diajukan
|
Aktivitas ini menandai awal resmi siklus hidup kontrak, yaitu saat catatan kontrak baru dibuat di sistem. Biasanya, aktivitas ini tercatat sebagai peristiwa eksplisit ketika pengguna membuat objek Contract baru di Conga CLM. | ||
|
Mengapa ini penting
Sebagai titik awal setiap kontrak, aktivitas ini penting untuk mengukur waktu siklus dari awal hingga akhir. Data ini juga membantu menganalisis jumlah dan jenis kontrak yang diajukan.
Sumber data
Peristiwa ini diambil dari tanggal dan stempel waktu pembuatan catatan Contract di platform Salesforce, tempat Conga CLM dibangun. Pengguna yang membuat catatan biasanya juga tercatat.
Pengumpulan data
Lacak peristiwa pembuatan objek Contract utama.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Persetujuan internal diperoleh
|
Tonggak ini menandakan bahwa kontrak telah memperoleh semua persetujuan internal yang diperlukan dan siap ditandatangani. Biasanya, ini merupakan tahap terakhir dalam proses persetujuan bertahap di Salesforce. | ||
|
Mengapa ini penting
Tonggak penting ini mengakhiri siklus peninjauan dan persetujuan internal. Ini menjadi titik akhir pengukuran KPI 'Average Contract Approval Time'.
Sumber data
Diambil dari daftar terkait Salesforce Approval History pada objek Contract. Peristiwa ini menggunakan stempel waktu saat status akhir proses berubah menjadi 'Approved'.
Pengumpulan data
Catat stempel waktu tahap persetujuan terakhir dalam proses persetujuan terkait.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Draf kontrak selesai
|
Menandai selesainya penyusunan awal dokumen kontrak. Aktivitas ini sering disimpulkan dari perubahan status pada catatan kontrak, misalnya dari 'Requested' menjadi 'Drafting' atau 'In Review'. | ||
|
Mengapa ini penting
Pelacakan aktivitas ini membantu mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menyusun draf awal. Keterlambatan dapat menunjukkan masalah pada template, pengumpulan data, atau alokasi sumber daya.
Sumber data
Disimpulkan dari riwayat kolom status objek Contract. Cari stempel waktu saat status berubah ke tahap setelah penyusunan draf, seperti 'Internal Review'.
Pengumpulan data
Temukan perubahan status dari 'Draft' ke tahap berikutnya dalam alur kerja.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Kontrak dikirim ke pihak lain
|
Menandai tindakan mengirim dokumen kontrak kepada pihak eksternal untuk ditinjau dan dinegosiasikan. Conga CLM biasanya menyediakan tindakan khusus 'Send for Negotiation' yang tercatat di sistem. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menandai peralihan dari proses internal ke negosiasi eksternal. Ini menjadi titik awal pengukuran waktu siklus negosiasi.
Sumber data
Biasanya tercatat sebagai rekaman Aktivitas atau Tugas yang dikaitkan dengan Kontrak, dan sering kali dibuat otomatis oleh tindakan sistem.
Pengumpulan data
Temukan peristiwa 'Send for Negotiation' atau 'Send to Counterparty' di log peristiwa.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Kontrak diperpanjang
|
Menandai keberhasilan perpanjangan kontrak sehingga masa berlakunya berlanjut. Aktivitas ini dapat dicatat melalui perubahan status kontrak awal atau pembuatan catatan kontrak baru yang ditandai sebagai perpanjangan. | ||
|
Mengapa ini penting
Melacak perpanjangan penting untuk mempertahankan pendapatan dan menjaga kelangsungan bisnis, serta mendukung KPI 'Timely Renewal Rate'. Perpanjangan menandakan hasil positif dalam siklus hidup kontrak.
Sumber data
Aktivitas ini dapat disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Renewed'. Jika catatan kontrak baru dibuat, aktivitas ini dapat disimpulkan dari pembuatan catatan tersebut saat kolom 'Renewal For' merujuk ke kontrak lama.
Pengumpulan data
Temukan perubahan status menjadi 'Renewed' atau pembuatan catatan kontrak baru yang terhubung.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Kontrak direvisi
|
Aktivitas ini terjadi setiap kali versi baru dokumen kontrak disimpan atau diunggah selama negosiasi. Fitur kontrol versi Conga CLM membuat catatan untuk setiap versi dokumen. | ||
|
Mengapa ini penting
Melacak frekuensi revisi membantu mengukur intensitas negosiasi dan mendukung KPI 'Redline Iteration Count'. Data ini dapat menunjukkan kontrak yang terlalu rumit atau negosiasi yang sulit.
Sumber data
Diambil dari riwayat versi dokumen kontrak yang disimpan di Conga CLM. Setiap versi baru yang dibuat setelah dokumen dikirim kepada pihak lain menjadi peristiwa tersendiri.
Pengumpulan data
Catat peristiwa untuk setiap versi dokumen baru yang dibuat dengan perubahan nomor versi utama.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Peninjauan internal dimulai
|
Menandai saat draf kontrak diajukan untuk ditinjau oleh pemangku kepentingan internal, seperti tim keuangan atau manajer unit bisnis. Aktivitas ini biasanya disimpulkan dari perubahan status menjadi 'In Internal Review' atau status serupa. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menjadi titik awal untuk mengukur waktu siklus peninjauan internal. Anda dapat mengetahui berapa lama kontrak menunggu untuk ditinjau dan berapa lama proses peninjauan berlangsung.
Sumber data
Disimpulkan dari riwayat kolom status objek Contract. Peristiwa diberi stempel waktu saat status berubah untuk menandai dimulainya tahap peninjauan internal.
Pengumpulan data
Catat stempel waktu saat status kontrak berubah menjadi 'Internal Review' atau status setara.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Peninjauan kepatuhan dilakukan
|
Aktivitas setelah aktivasi, saat kontrak diperiksa berdasarkan persyaratan kepatuhan atau peraturan. Aktivitas ini mungkin tercatat saat tugas atau butir daftar periksa terkait ditandai selesai. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini penting untuk memantau tata kelola dan pengelolaan risiko. Data ini mendukung KPI 'Compliance Review Adherence Rate' dengan melacak apakah dan kapan pemeriksaan dilakukan.
Sumber data
Kemungkinan disimpulkan dari penyelesaian Tugas terkait atau objek khusus 'Compliance Review' yang ditautkan ke Kontrak. Tanggal penyelesaian rekaman ini digunakan sebagai waktu peristiwa.
Pengumpulan data
Catat tanggal penyelesaian Task berkala atau catatan kepatuhan terkait.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Persetujuan pihak lain diterima
|
Menandakan bahwa pihak eksternal telah menyetujui ketentuan kontrak dan siap menandatanganinya. Status ini sering diperbarui secara manual atau dapat dicatat melalui portal jika digunakan. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menandai berakhirnya tahap negosiasi aktif. Peristiwa ini penting untuk mengukur 'Average Negotiation Cycle Time' dan memperkirakan waktu penandatanganan kontrak.
Sumber data
Kemungkinan disimpulkan dari perubahan status pada objek Contract, misalnya menjadi 'Awaiting Signature'. Pemilik kontrak memperbarui status ini secara manual.
Pengumpulan data
Catat stempel waktu saat status berubah menjadi 'Approved by Counterparty' atau 'Pending Signature'.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Perubahan kontrak diminta
|
Menandai dimulainya proses resmi untuk mengubah kontrak aktif yang sudah ada. Aktivitas ini biasanya dicatat saat catatan 'Amendment' baru yang terkait dengan kontrak awal dibuat. | ||
|
Mengapa ini penting
Perubahan kontrak merupakan variasi proses yang penting. Analisis frekuensi dan waktu siklusnya dapat mengungkap masalah dalam penentuan cakupan kontrak awal atau perubahan kebutuhan bisnis.
Sumber data
Diambil dari tanggal pembuatan catatan baru pada objek 'Amendment' atau objek bernama serupa yang memiliki relasi pencarian ke objek Contract utama.
Pengumpulan data
Lacak peristiwa pembuatan catatan 'Amendment' yang terhubung ke kontrak.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
Panduan ekstraksi
Siap memulai?
Mulai siapkan data Anda hari ini untuk mengoptimalkan proses pengelolaan kontrak. Platform kami siap membantu Anda menemukan peluang efisiensi.
Tingkatkan efisiensi pengelolaan kontrak mulai hari ini
Mulai sederhanakan alur kerja untuk memangkas waktu siklus kontrak hingga 30%.
Tidak perlu kartu kredit. Penyiapan hanya beberapa menit.