Templat Data Order-to-Cash Anda, Penagihan dan Pembuatan Faktur

Nomor Faktur, yang disebut Nomor Dokumen Penagihan di SAP, mengidentifikasi setiap transaksi penagihan secara unik. Nomor ini menjadi kunci utama yang menghubungkan semua aktivitas terkait, mulai dari pembuatan dan posting faktur hingga penerimaan dan pencocokan pembayaran.

Dalam process mining, atribut ini penting untuk menghubungkan kasus. Semua peristiwa dengan Nomor Faktur yang sama dikelompokkan ke dalam satu instans proses. Dengan begitu, Anda dapat menganalisis seluruh siklus penagihan setiap faktur dari awal hingga akhir, melacak waktu siklus, menemukan penyimpangan, dan meninjau perjalanan tiap faktur.

Pengenal utama ini menghubungkan semua aktivitas penagihan terkait ke dalam satu kasus sehingga analisis proses dari awal hingga akhir dapat dilakukan.

Tabel SAP: VBRK, Kolom: VBELN

Nama Aktivitas menjelaskan langkah atau tahap tertentu dalam siklus penagihan. Aktivitas ini diturunkan dari berbagai titik data di SAP, seperti kode transaksi, perubahan status dokumen, atau entri log tertentu, untuk membentuk alur proses yang berurutan.

Analisis urutan dan frekuensi aktivitas merupakan inti process mining. Analisis ini membantu memvisualisasikan peta proses, menemukan variasi proses yang umum maupun jarang terjadi, mengidentifikasi hambatan antar langkah, serta mengukur frekuensi aktivitas yang tidak memberi nilai tambah, seperti pengerjaan ulang atau pembatalan.

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam proses sehingga Anda dapat memvisualisasikan peta proses dan menganalisis alur, variasi, serta hambatan proses.

Ditentukan dari berbagai sumber, termasuk kode transaksi (SY-TCODE), status dokumen perubahan (tabel CDHDR/CDPOS), atau log workflow bisnis, misalnya SWW_WI2OBJ.

Waktu peristiwa mencatat tanggal dan waktu setiap aktivitas, sehingga menjadi dasar urutan kronologis proses. Stempel waktu ini penting untuk menghitung durasi, waktu siklus, dan waktu tunggu antar langkah dalam proses penagihan.

Dalam analisis, Waktu peristiwa digunakan untuk mengurutkan aktivitas, menghitung indikator kinerja utama seperti Days Sales Outstanding dan waktu siklus pembuatan faktur, serta menemukan hambatan terkait waktu. Data ini memberikan gambaran proses yang dinamis, termasuk perubahan kinerja dari waktu ke waktu dan durasi setiap tahap dalam siklus penagihan.

Atribut ini memberikan urutan kronologis peristiwa yang diperlukan untuk menghitung semua metrik berbasis waktu, seperti waktu siklus dan durasi.

Diambil dari berbagai kolom tanggal dan waktu, bergantung pada aktivitasnya. Contohnya, tanggal dan waktu pembuatan (VBRK-ERDAT, VBRK-ERZET), stempel waktu perubahan (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME), atau tanggal posting (BKPF-BUDAT).

Atribut ini menunjukkan total nilai uang barang atau layanan yang ditagihkan, sebelum pajak. Ini merupakan data keuangan dasar untuk setiap kasus faktur.

Jumlah Faktur digunakan dalam berbagai analisis. Anda dapat mengelompokkan proses berdasarkan nilai, misalnya untuk melihat apakah faktur bernilai tinggi diproses dengan cara berbeda atau lebih sering terlambat. Atribut ini juga menjadi dasar pelaporan keuangan dan penghitungan total nilai piutang yang belum dibayar.

Atribut ini menunjukkan nilai keuangan setiap faktur sehingga Anda dapat menganalisis berdasarkan nilai, menentukan prioritas penagihan, dan menilai dampak keuangan.

Tabel SAP: VBRK, Kolom: NETWR

Atribut ini menunjukkan nama resmi pelanggan yang ditagih. Data diambil dari data induk pelanggan pusat di SAP.

Analisis proses berdasarkan pelanggan membantu menemukan pola pada akun tertentu. Misalnya, Anda dapat mengetahui pelanggan yang sering terlambat membayar, paling sering mengajukan sengketa, atau mengalami proses penagihan yang paling tidak efisien. Temuan ini membantu Anda mengelola hubungan dengan pelanggan secara terarah dan menyesuaikan strategi penagihan.

Atribut ini mendukung analisis berdasarkan pelanggan untuk menemukan pola pembayaran, frekuensi sengketa, dan inefisiensi proses pada akun tertentu.

Diambil dari tabel data induk pelanggan KNA1 (Kolom: NAME1), yang terhubung melalui ID pembayar di header faktur (VBRK-KUNRG).

Atribut ini mencatat ID pengguna SAP yang bertanggung jawab atas suatu peristiwa, seperti membuat faktur, memposting dokumen, atau melunasi pembayaran. Atribut ini menghubungkan langkah proses dengan orang atau tim yang menjalankannya.

Analisis berdasarkan Nama Pengguna membantu menemukan karyawan dengan kinerja tinggi, kebutuhan pelatihan, atau ketimpangan beban kerja. Atribut ini juga penting untuk analisis kepatuhan karena menunjukkan siapa yang menjalankan aktivitas penting dan membantu memahami perbedaan cara pengguna menjalankan proses yang sama.

Atribut ini menghubungkan aktivitas proses dengan pengguna tertentu sehingga beban kerja, kinerja, dan kepatuhan dapat dianalisis pada tingkat individu atau tim.

Untuk peristiwa pembuatan, data ini ada di VBRK-ERNAM. Untuk perubahan berikutnya, data dapat ditemukan di tabel riwayat perubahan seperti CDHDR-USERNAME atau di log workflow.

Tanggal Faktur, yang juga disebut tanggal penagihan di SAP, menjadi titik awal berbagai perhitungan keuangan. Tanggal ini digunakan untuk menentukan ketentuan pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan umur piutang.

Tanggal ini merupakan atribut penting di tingkat kasus untuk analisis keuangan. Tanggal ini menjadi dasar penghitungan KPI Days Sales Outstanding (DSO) dan pembuatan laporan umur faktur yang belum dibayar. Keduanya penting untuk mengelola arus kas dan penagihan.

Tanggal ini menjadi acuan utama perhitungan keuangan, termasuk DSO, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan analisis umur faktur.

Tabel SAP: VBRK, Kolom: FKDAT

Tanggal jatuh tempo pembayaran dihitung berdasarkan tanggal faktur dan ketentuan pembayaran yang disepakati. Tanggal ini menjadi batas pembayaran agar faktur tidak terlambat dibayar.

Atribut ini penting untuk memantau efektivitas penagihan dan memperkirakan arus kas. Atribut ini digunakan langsung untuk menghitung KPI Tingkat Pembayaran Tepat Waktu dan mengelompokkan faktur dalam laporan umur piutang. Analisis selisih antara tanggal jatuh tempo dan tanggal pembayaran aktual membantu menilai efektivitas berbagai ketentuan pembayaran.

Atribut ini menetapkan batas waktu pembayaran pelanggan sehingga penting untuk menghitung tingkat pembayaran tepat waktu dan mengelola piutang usaha.

Tanggal ini tidak disimpan secara langsung. SAP menghitungnya berdasarkan Tanggal Faktur (VBRK-FKDAT) dan kunci Ketentuan Pembayaran (VBRK-ZTERM) menggunakan fungsi penentuan tanggal standar SAP.

Waktu Selesai menandai berakhirnya suatu aktivitas. Dalam process mining, waktu ini sering diperkirakan dari Waktu Mulai aktivitas berikutnya dalam kasus yang sama. Jika sistem mencatat waktu mulai dan selesai, data tersebut juga dapat digunakan secara langsung.

Atribut ini diperlukan untuk menghitung Waktu Pemrosesan setiap aktivitas. Kurangi Waktu Mulai dari Waktu Selesai untuk mengetahui durasi setiap langkah. Informasi ini penting untuk menganalisis hambatan, misalnya keterlambatan pada tahap persetujuan faktur.

Atribut ini membantu menghitung durasi pemrosesan setiap aktivitas secara tepat, yang menjadi dasar analisis hambatan.

Atribut ini diturunkan untuk keperluan process mining. Biasanya, nilainya dihitung dari StartTime peristiwa berikutnya dalam urutan kasus. Dalam beberapa situasi, tabel tertentu mungkin mencatat waktu penyelesaian secara langsung.

Atribut Wilayah menunjukkan area geografis, seperti negara bagian atau provinsi, yang terkait dengan alamat pelanggan. Data ini biasanya menjadi bagian dari catatan data induk pelanggan.

Atribut ini penting untuk dashboard Kinerja Penagihan Regional. Anda dapat membandingkan metrik utama, seperti waktu siklus, tingkat kesalahan, dan DSO, antarwilayah. Perbandingan ini dapat menunjukkan perbedaan pelaksanaan proses, kepatuhan, atau efisiensi di tiap wilayah. Hasilnya dapat menjadi dasar perbaikan terarah dan penerapan praktik terbaik secara konsisten.

Atribut ini membantu membandingkan kinerja penagihan antarwilayah, menemukan kesenjangan regional, dan menstandarkan proses.

Diambil dari tabel data induk pelanggan KNA1 (Kolom: REGIO), yang terhubung melalui ID pembayar di header faktur (VBRK-KUNRG).

Jika faktur salah dan perlu dikreditkan, alasan biasanya dicantumkan pada dokumen nota kredit. Dengan begitu, sumber kesalahan penagihan dapat dikelompokkan secara terstruktur.

Atribut ini mendukung KPI Tingkat Kesalahan Penagihan. Dengan mengelompokkan dan menganalisis alasan penerbitan nota kredit, perusahaan dapat menemukan jenis kesalahan yang paling sering terjadi, seperti kesalahan harga atau pengembalian produk. Hasil analisis ini membantu memperbaiki proses agar koreksi keuangan dan pengerjaan ulang berkurang.

Atribut ini mengelompokkan alasan pemberian kredit, sehingga Anda dapat menemukan sumber kesalahan penagihan yang paling sering terjadi dan meningkatkan kualitas proses.

Tabel SAP: VBRK, Kolom: AUGRU (Alasan Pesanan). Kolom ini digunakan pada permintaan nota kredit/debit yang kemudian ditagihkan.

Saat pelanggan menyanggah faktur, alasan sengketa biasanya dicatat. Penyebabnya bisa berupa kesalahan harga, jumlah barang yang tidak sesuai, atau barang rusak. Informasi ini mungkin tersimpan di modul SAP Dispute Management atau dalam catatan teks.

Analisis alasan sengketa menjadi dasar KPI Tingkat Kesalahan Penagihan dan analisis kesalahan terkait. Analisis ini membantu menemukan penyebab utama ketidakakuratan faktur. Perusahaan dapat mengatasi masalah pada proses sebelumnya, meningkatkan kualitas faktur, dan memperbaiki kepuasan pelanggan.

Atribut ini menjelaskan alasan faktur disanggah, sehingga Anda dapat mengetahui penyebab utama kesalahan penagihan dan ketidakpuasan pelanggan.

Jika menggunakan SAP Dispute Management, informasi ini dapat ditemukan di tabel seperti UDM_DISPUTE. Jika tidak, informasi mungkin diambil dari kode alasan pada dokumen terkait atau kolom teks.

Atribut ini dihitung dengan membandingkan tanggal pembayaran sebenarnya dengan tanggal jatuh tempo yang ditetapkan. Nilainya 'true' jika pembayaran tepat waktu dan 'false' jika terlambat.

Penanda ini memudahkan penghitungan dan visualisasi KPI Tingkat Pembayaran Tepat Waktu. Anda dapat memfilter dan mengelompokkan faktur untuk membandingkan ciri-ciri faktur yang terlambat dibayar dengan yang dibayar tepat waktu. Analisis ini dapat mengungkap pola berdasarkan pelanggan, wilayah, atau ketentuan pembayaran yang berkaitan dengan keterlambatan.

Atribut ini memudahkan pengukuran kinerja dengan menandai setiap faktur sebagai 'tepat waktu' atau 'terlambat', sehingga mendukung KPI Tingkat Pembayaran Tepat Waktu.

Kolom ini dihitung dengan membandingkan waktu aktivitas 'Pembayaran Pelanggan Diterima' dengan nilai pada atribut 'PaymentDueDate'.

Jenis Dokumen Penagihan adalah kolom penting yang mengelompokkan transaksi dalam proses penagihan. Jenis ini mengatur cara dokumen diproses, termasuk rentang nomor dan aturan pencatatan akuntansinya.

Atribut ini memungkinkan Anda memfilter proses untuk menganalisis jenis transaksi tertentu. Misalnya, buat tampilan proses khusus untuk nota kredit guna memahami alasan dan alur koreksi keuangan. Anda juga dapat menganalisis faktur standar secara terpisah dari pembatalan agar proses penagihan utama terlihat lebih jelas.

Atribut ini mengelompokkan transaksi, sehingga Anda dapat menganalisis alur dokumen tertentu, seperti faktur standar, nota kredit, atau pembatalan.

Tabel SAP: VBRK, Kolom: FKART

Ketentuan Pembayaran adalah syarat yang disepakati dengan pelanggan untuk menentukan kapan faktur harus dibayar. Contohnya, 'Net 30' berarti pembayaran jatuh tempo dalam 30 hari, sedangkan '2/10 Net 30' berarti pelanggan mendapat diskon 2% jika membayar dalam 10 hari, atau harus membayar penuh dalam 30 hari.

Analisis berdasarkan ketentuan pembayaran membantu menilai efektivitasnya. Dengan membandingkan ketentuan yang berbeda dengan waktu pembayaran sebenarnya, perusahaan dapat mengetahui ketentuan mana yang paling mendorong pembayaran tepat waktu dan menyesuaikannya untuk memperbaiki arus kas.

Atribut ini menjelaskan jadwal pembayaran yang disepakati. Dengan begitu, Anda dapat menganalisis ketentuan mana yang paling efektif mendorong pelanggan membayar tepat waktu.

Tabel SAP: VBRK, Kolom: ZTERM

Kode Perusahaan adalah entitas organisasi utama di SAP Financials. Kode ini mewakili perusahaan yang berdiri secara hukum dan menjadi dasar penyusunan laporan keuangan. Setiap dokumen penagihan dikaitkan dengan kode perusahaan tertentu.

Dalam organisasi yang memiliki beberapa perusahaan, analisis berdasarkan Kode Perusahaan penting untuk membandingkan kinerja proses, metrik keuangan seperti DSO, dan kepatuhan antarentitas hukum. Kode ini juga menjadi filter organisasi tingkat tinggi untuk semua dasbor proses.

Atribut ini memungkinkan analisis proses berdasarkan entitas hukum, sehingga Anda dapat membandingkan kinerja dan menggabungkan laporan keuangan di seluruh organisasi.

Tabel SAP: VBRK, Kolom: BUKRS

Atribut ini menunjukkan mata uang yang digunakan untuk menyatakan jumlah faktur, seperti USD, EUR, atau JPY. Informasi ini memberikan konteks yang diperlukan untuk semua nilai uang.

Di organisasi global, mata uang penting untuk memastikan analisis dan pelaporan keuangan yang akurat. Atribut ini memungkinkan data keuangan dijumlahkan dengan benar setelah dikonversi ke mata uang pelaporan yang sama, serta membantu membandingkan kinerja penagihan antarwilayah dengan mata uang lokal yang berbeda.

Atribut ini memberikan konteks penting untuk semua nilai uang sehingga analisis dan pelaporan keuangan tetap akurat, terutama dalam operasional multinasional.

Tabel SAP: VBRK, Kolom: WAERK

Nomor Pesanan Penjualan menghubungkan dokumen penagihan dengan aktivitas penjualan sebelumnya. Satu pesanan penjualan dapat menghasilkan satu atau beberapa faktur. Tautan ini menunjukkan alur dokumen secara lengkap.

Atribut ini penting untuk analisis Order-to-Cash dari awal hingga akhir. Atribut ini memperluas analisis ke tahap sebelumnya, sehingga masalah penagihan dapat dikaitkan dengan kemungkinan penyebabnya saat pesanan dibuat atau dipenuhi. Misalnya, atribut ini membantu menghitung total waktu pembuatan faktur sejak pesanan dipenuhi.

Atribut ini menghubungkan faktur dengan pesanan penjualan awal, sehingga Anda dapat melihat proses Order-to-Cash secara menyeluruh, bukan hanya tahap penagihan.

Tabel SAP: VBRP (Data Item Dokumen Penagihan), Kolom: AUBEL

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu terakhir kali data diambil dari sistem sumber. Sebagai kolom metadata, atribut ini penting untuk mengetahui seberapa baru data yang dianalisis.

Informasi ini digunakan untuk memeriksa kebaruan analisis dan mengatur jadwal pembaruan data. Dengan begitu, pemangku kepentingan mengetahui seberapa mutakhir data saat mengambil keputusan berdasarkan dashboard dan wawasan process mining.

Atribut ini menunjukkan seberapa baru data, hal penting untuk memercayai hasil analisis dan memahami relevansinya dengan kondisi operasional saat ini.

Stempel waktu ini dibuat dan ditambahkan ke setiap catatan selama proses ekstraksi dan pemuatan data (ETL).

Atribut ini menunjukkan asal data. Informasi ini berguna terutama jika lingkungan Anda menggunakan beberapa instans SAP atau sistem terintegrasi lainnya. Biasanya, atribut ini mencakup ID sistem dan nomor klien.

Dalam analisis, atribut ini membantu membedakan proses dan kinerja antar sistem atau entitas organisasi. Atribut ini juga memastikan asal-usul data dapat dilacak dan memberikan konteks, terutama saat data dari beberapa sumber digabungkan untuk memberikan gambaran proses secara menyeluruh.

Atribut ini memberikan konteks penting tentang asal data, memperjelas informasi di lingkungan dengan banyak sistem, dan mendukung tata kelola data.

Biasanya, nilai statis ini ditentukan saat ekstraksi data dan menggabungkan ID sistem (SY-SYSID) dengan klien (SY-MANDT).

Status Pembayaran menunjukkan posisi faktur dalam proses penagihan. Di SAP, status ini tidak berasal dari satu kolom, tetapi ditentukan dengan memeriksa status pelunasan dokumen akuntansi terkait.

Atribut ini penting untuk dasbor Umur Faktur Belum Lunas. Anda dapat mengelompokkan semua faktur yang belum lunas berdasarkan status dan umurnya, sehingga tim penagihan dapat menentukan prioritas. Perubahan status juga dapat digunakan untuk memantau proses penagihan.

Atribut ini menunjukkan status penagihan setiap faktur dengan jelas, sehingga tim dapat mengelola piutang dan menentukan prioritas penagihan.

Ditentukan dengan memeriksa status pelunasan dokumen akuntansi (VBRK-BELNR) di tabel keuangan seperti BSID (pos terbuka) dan BSAD (pos yang telah dilunasi).