Templat data proses penggajian Anda

ADP Workforce Now
Templat data proses penggajian Anda

Templat data proses penggajian Anda

Templat ini menyediakan kerangka untuk memetakan siklus penggajian di ADP Workforce Now. Templat ini merinci atribut dan aktivitas penting untuk menyusun log peristiwa, sehingga Anda dapat menemukan hambatan dan memastikan kepatuhan di seluruh organisasi. Ikuti panduan ini untuk mengubah data mentah dari sistem menjadi visualisasi yang jelas tentang operasional bisnis Anda.
  • Atribut yang disarankan untuk analisis terperinci
  • Langkah dan tonggak proses penting
  • Praktik terbaik untuk mengekstrak data dari ADP Workforce Now
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut proses penggajian

Kolom data yang disarankan ini memberi konteks yang diperlukan pada log peristiwa agar Anda dapat menganalisis siklus penggajian secara mendalam.
5 Wajib 7 Disarankan 5 Opsional
Nama Deskripsi
Aktivitas
ActivityName
Nama langkah proses atau kejadian yang dilakukan.
Deskripsi

Atribut ini mencatat tindakan tertentu dalam alur kerja penggajian, seperti 'Lembar waktu dikirim', 'Gaji bruto dihitung', atau 'File transfer bank dibuat'.

Atribut ini menjadi dasar peta proses karena menentukan simpul dalam grafik dan membantu memvisualisasikan urutan alur kerja. Perbedaan urutan aktivitas menunjukkan adanya pengerjaan ulang dan penyimpangan dari prosedur operasi standar.

Mengapa ini penting

Atribut ini menjelaskan 'apa' yang terjadi, sehingga alur dan variasi proses dapat divisualisasikan.

Sumber data

Jejak audit atau log riwayat transaksi di ADP Workforce Now.

Contoh
Lembar waktu diajukanCatatan penggajian disetujuiKoreksi data dilakukan
Catatan penggajian
PayrollRecordId
Pengenal unik untuk kombinasi karyawan dan periode pembayaran tertentu.
Deskripsi

Catatan penggajian berfungsi sebagai pengenal kasus utama dalam proses. Catatan ini mewakili satu kejadian pembayaran kepada seorang karyawan untuk siklus tertentu, misalnya Periode Pembayaran 12 untuk Karyawan X.

Dalam analisis, atribut ini mengelompokkan semua kejadian yang berbeda, mulai dari pengiriman lembar waktu hingga pelaporan pajak akhir, menjadi satu rangkaian proses dari awal hingga akhir. Analis dapat melacak kecepatan dan ketepatan pembayaran untuk setiap catatan.

Mengapa ini penting

Ini adalah kunci kasus wajib yang menghubungkan semua data kejadian agar proses dapat direkonstruksi.

Sumber data

Lihat dokumentasi ADP Workforce Now

Contoh
PR-2023-10-A-00123PR-2023-10-A-00456PR-2023-10-B-00789
Stempel waktu kejadian
EventDateTime
Tanggal dan waktu tepat saat aktivitas terjadi.
Deskripsi

Atribut ini mencatat waktu persis saat aktivitas masuk ke sistem. Data ini digunakan untuk mengurutkan kejadian secara kronologis dan menghitung durasi antar langkah.

Stempel waktu yang akurat penting untuk menemukan hambatan, mengukur waktu penyelesaian, misalnya waktu hingga persetujuan, dan memastikan tingkat layanan pemrosesan penggajian terpenuhi.

Mengapa ini penting

Atribut ini menyediakan dimensi waktu yang diperlukan untuk menganalisis durasi siklus dan kinerja.

Sumber data

Stempel waktu sistem yang terkait dengan log transaksi.

Contoh
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-01T14:45:12Z2023-10-02T09:15:00Z
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdate
Stempel waktu yang menunjukkan kapan catatan terakhir kali diubah di sistem sumber.
Deskripsi

Menunjukkan waktu perubahan terbaru pada catatan data di ADP Workforce Now.

Data ini digunakan untuk memeriksa kebaruan data dan mengelola pemuatan data bertahap. Dengan begitu, analisis proses mencerminkan kondisi terkini catatan penggajian.

Mengapa ini penting

Penting untuk ekstraksi data bertahap dan memastikan analisis menggunakan data terkini.

Sumber data

Lihat dokumentasi ADP Workforce Now

Contoh
2023-10-05T17:00:00Z2023-10-06T08:00:00Z
Sistem sumber
SourceSystem
Sistem pencatatan asal kejadian.
Deskripsi

Menunjukkan lingkungan perangkat lunak tempat data diambil, dalam hal ini 'ADP Workforce Now'.

Dalam lanskap yang kompleks, saat data dapat digabungkan dengan sistem HRIS atau perbankan lain, kolom ini memastikan asal-usul data dapat ditelusuri dan membantu mengisolasi masalah integrasi yang spesifik pada sistem tertentu.

Mengapa ini penting

Atribut ini memastikan data dapat ditelusuri dan memberikan konteks, terutama dalam lingkungan process mining yang menggunakan beberapa sistem.

Sumber data

Diisi secara tetap selama proses ETL.

Contoh
ADP Workforce NowADP WFNADP_PROD
Apakah perlu intervensi manual
IsManualIntervention
Penanda yang menunjukkan apakah aktivitas melibatkan entri atau koreksi data manual.
Deskripsi

Atribut boolean yang diturunkan dari nama aktivitas atau sumber transaksi, misalnya bernilai true jika aktivitasnya 'Koreksi data dilakukan'.

Atribut ini menjadi dasar KPI 'Tingkat koreksi manual' dan membantu manajemen menemukan bagian yang mengalami kegagalan otomatisasi serta aktivitas yang banyak mengandalkan tenaga manusia.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis tingkat otomatisasi dan efisiensi proses secara langsung.

Sumber data

Ditentukan dari ActivityName atau kode transaksi tertentu.

Contoh
truefalse
Apakah retrospektif
IsRetrospective
Penanda yang menunjukkan apakah catatan penggajian ini merupakan penyesuaian untuk periode sebelumnya.
Deskripsi

Menunjukkan apakah pemrosesan dilakukan untuk periode berjalan atau untuk mengoreksi periode yang sudah ditutup (pembayaran retroaktif).

Data ini mendukung dashboard 'Volume penyesuaian retrospektif' dengan menunjukkan kestabilan proses penggajian dan frekuensi kesalahan setelah slip gaji dipublikasikan.

Mengapa ini penting

Membedakan pemrosesan standar dari siklus pengerjaan ulang atau koreksi.

Sumber data

Ditentukan dari Jenis Proses Pembayaran atau perbandingan Periode Pembayaran dengan Tanggal Saat Ini.

Contoh
truefalse
Departemen
DepartmentCode
Departemen atau pusat biaya yang terkait dengan karyawan.
Deskripsi

Menunjukkan unit organisasi karyawan yang menerima pembayaran. Di ADP, biasanya disebut 'Departemen Induk'.

Atribut ini penting untuk analisis 'Variasi proses antar departemen'. Organisasi dapat membandingkan waktu persetujuan dan tingkat kesalahan di berbagai unit bisnis.

Mengapa ini penting

Penting untuk membandingkan kinerja berbagai unit organisasi.

Sumber data

Data induk karyawan atau kolom pusat biaya.

Contoh
Sales-101IT-Dev-200HR-Admin-001
Jumlah gaji bruto
GrossPayAmount
Jumlah gaji bruto yang dihitung untuk catatan tersebut sebelum potongan.
Deskripsi

Total kompensasi yang dihitung untuk karyawan selama periode pembayaran tertentu.

Meski tidak selalu digunakan untuk menganalisis alur proses, data ini memberi konteks untuk 'ActivityAmount' dan membantu memprioritaskan catatan bernilai tinggi saat menganalisis pengecualian audit atau penyesuaian retrospektif.

Mengapa ini penting

Memberikan konteks keuangan dan gambaran nilai catatan penggajian.

Sumber data

Tabel hasil penggajian.

Contoh
2500.005430.501200.00
Kelompok pembayaran
PayGroupCode
Menunjukkan siklus atau kelompok penggajian tertentu, misalnya pembayaran dua mingguan di AS.
Deskripsi

Mengelompokkan karyawan berdasarkan frekuensi dan jenis pembayaran, misalnya mingguan, dua mingguan, atau eksekutif.

Atribut ini digunakan untuk memfilter analisis berdasarkan siklus tertentu dan penting bagi dashboard 'Frekuensi koreksi data manual'. Anda dapat melihat apakah kelompok tertentu lebih sering mengalami kesalahan.

Mengapa ini penting

Memungkinkan proses dikelompokkan berdasarkan frekuensi pembayaran dan jenis karyawan.

Sumber data

Konfigurasi Kelompok Pembayaran atau tabel Header Penggajian.

Contoh
US_BiWeeklyCA_MonthlyUS_Executive
Spesialis penggajian
PayrollSpecialistName
Pengguna atau agen sistem yang bertanggung jawab menjalankan aktivitas.
Deskripsi

Menunjukkan orang, misalnya spesialis penggajian atau manajer, atau akun sistem otomatis yang menjalankan aktivitas.

Atribut ini mendukung dashboard 'Kinerja penyelesaian tugas spesialis' untuk membantu menyeimbangkan beban kerja dan menemukan kebutuhan pelatihan atau hambatan akibat keterbatasan sumber daya.

Mengapa ini penting

Atribut ini mendukung analisis sumber daya, penyeimbangan beban kerja, dan audit pemisahan tugas.

Sumber data

Kolom ID Pengguna atau Pelaku dalam log audit.

Contoh
Jane DoeAdmin sistemJohn Smith
Yurisdiksi pajak
TaxJurisdictionCode
Kode wilayah atau negara bagian tertentu untuk keperluan pelaporan pajak.
Deskripsi

Menunjukkan otoritas atau wilayah pajak utama yang terkait dengan catatan penggajian, misalnya CA, NY, atau Federal.

Diperlukan untuk dashboard 'Tolok ukur penyelesaian pelaporan pajak' guna menemukan wilayah yang mengalami keterlambatan pelaporan wajib dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan setempat.

Mengapa ini penting

Penting untuk memantau kepatuhan dan menganalisis kinerja tiap wilayah.

Sumber data

Profil pajak atau tabel Pajak Penggajian.

Contoh
US-CAUS-NYUS-TX
ID File Bank
BankTransferFileId
Identitas untuk file pembayaran yang dibuat dan dikirim ke bank.
Deskripsi

Nomor referensi unik untuk file ACH atau transfer kawat yang dibuat saat aktivitas 'File Transfer Bank Dibuat'.

Nomor ini menghubungkan catatan penggajian satu per satu dengan proses pembayaran massal, sehingga analisis 'Kecepatan Pencairan dan Publikasi' dapat dilakukan.

Mengapa ini penting

Menghubungkan kasus satu per satu dengan peristiwa pemrosesan batch.

Sumber data

Lihat dokumentasi ADP Workforce Now

Contoh
ACH-20231005-01ACH-20231005-02
ID karyawan
EmployeeId
Pengenal unik karyawan yang menerima pembayaran.
Deskripsi

ID khusus karyawan yang terkait dengan catatan penggajian.

CaseId melacak catatan, sedangkan ID Karyawan memungkinkan analisis jangka panjang terhadap karyawan tertentu yang mungkin sering terlambat mengirim lembar waktu atau memerlukan koreksi manual.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis pola perilaku di tingkat karyawan.

Sumber data

AssociateOID atau Nomor File di ADP.

Contoh
A102030000123456
Jenis pengecualian audit
AuditExceptionType
Kategori peringatan kepatuhan atau data yang ditandai.
Deskripsi

Menjelaskan jenis masalah yang ditemukan saat validasi, misalnya 'Gaji bersih negatif' atau 'ID pajak belum diisi'.

Digunakan dalam 'Pemantau penyelesaian pengecualian audit' untuk menganalisis jenis kesalahan yang paling lama menunda proses dan membantu mencari akar masalah guna meningkatkan kualitas data di tahap sebelumnya.

Mengapa ini penting

Menjelaskan alasan proses dihentikan atau ditandai.

Sumber data

Lihat dokumentasi ADP Workforce Now

Contoh
SSN belum diisiGaji bersih negatifKetidaksesuaian tunjangan
Pusat biaya
CostCenterId
Kode pusat biaya keuangan yang dibebankan untuk penggajian.
Deskripsi

Menunjukkan unit GL atau pusat biaya tertentu yang terkait dengan pengeluaran penggajian.

Atribut ini memberikan sudut pandang keuangan terhadap proses, sehingga organisasi dapat mengaitkan inefisiensi pemrosesan, seperti biaya pengerjaan ulang, dengan unit bisnis tertentu.

Mengapa ini penting

Menyelaraskan analisis proses dengan struktur pelaporan keuangan.

Sumber data

Kolom Distribusi Tenaga Kerja.

Contoh
CC-500CC-900CC-120
Tanggal akhir periode pembayaran
PayPeriodEndDate
Tanggal berakhirnya siklus pembayaran.
Deskripsi

Menandai akhir periode yang menjadi dasar pembayaran kepada karyawan.

Jika dipadukan dengan stempel waktu kejadian, data ini membantu menentukan apakah pemrosesan berjalan sesuai jadwal menjelang akhir periode pembayaran.

Mengapa ini penting

Titik acuan untuk menghitung kepatuhan terhadap jadwal dan keterlambatan.

Sumber data

Konfigurasi siklus pembayaran.

Contoh
2023-10-152023-10-31
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas proses penggajian

Langkah dan tonggak proses penting ini mencatat siklus penggajian, mulai dari pencatatan waktu hingga pembayaran akhir.
9 Disarankan 6 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Catatan penggajian diinisialisasi
Terjadi saat batch penggajian dibuat atau dibuka untuk suatu siklus, yang menandai dimulainya catatan penggajian karyawan. Waktu kejadian disimpulkan dari stempel waktu pembuatan catatan Paydata dalam batch aktif.
Mengapa ini penting

Menetapkan awal jendela penghitungan gaji. Digunakan untuk mengukur 'Keterlambatan Integrasi Data Insentif' dengan membandingkannya terhadap stempel waktu impor data.

Sumber data

Modul Payroll; stempel waktu pembuatan Paydata Batch Header atau entri pertama di Paydata Grid.

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah batch dibuat

Jenis peristiwa inferred
Catatan penggajian disetujui
Persetujuan resmi atas kelompok penggajian, yang mengunci data agar tidak dapat diubah lagi dan mengizinkan pemindahan dana. Di ADP WFN, langkah ini disebut 'Finalize'.
Mengapa ini penting

Tonggak akhir yang menutup tahap pemrosesan dan memulai tahap pencairan.

Sumber data

Alur kerja proses penggajian; perubahan status kelompok menjadi 'Finalized' atau 'Committed'.

Pengumpulan data

Dicatat saat transaksi 'Finalize Payroll' dijalankan

Jenis peristiwa explicit
File transfer bank dibuat
Pembuatan teknis file NACHA/ACH untuk setoran langsung. Biasanya dipicu segera setelah langkah 'Finalize' selesai.
Mengapa ini penting

Memantau 'Waktu pembuatan file transfer bank' untuk memastikan serah terima teknis tidak menunda pembayaran.

Sumber data

Log output/laporan; waktu pembuatan 'File ACH' atau 'File setoran langsung'.

Pengumpulan data

Dicatat saat file output dibuat

Jenis peristiwa explicit
Gaji kotor dihitung
Sistem menjalankan penghitungan dengan mengalikan jam kerja dengan tarif, lalu menambahkan penghasilan tambahan. Waktu kejadian disimpulkan dari stempel waktu selesainya proses batch 'Calculate Payroll'.
Mengapa ini penting

Tahap inti pemrosesan. Kemunculan berulang menandakan siklus pengerjaan ulang yang biasanya ditampilkan dalam 'Analisis Siklus Pratinjau Penggajian'.

Sumber data

Jejak audit Payroll; waktu selesainya tindakan 'Calculate' pada Pay Group Batch tertentu.

Pengumpulan data

Tentukan dari stempel waktu selesainya tugas penghitungan

Jenis peristiwa inferred
Lembar waktu diajukan
Menandai waktu karyawan atau manajer mengajukan data waktu dan kehadiran untuk periode gaji. Data ini diambil secara eksplisit dari log audit modul Time & Attendance di ADP Workforce Now.
Mengapa ini penting

Memulai penghitungan waktu siklus penggajian. Keterlambatan pada tahap ini berdampak pada tahap berikutnya dan mengurangi waktu yang tersedia bagi spesialis penggajian untuk memvalidasi data.

Sumber data

Jejak audit ADP Time & Attendance; filter 'Status Change' ke 'Submitted' pada objek Timecard.

Pengumpulan data

Dicatat saat transaksi 'Submit Timecard' dijalankan

Jenis peristiwa explicit
Lembar waktu disetujui
Menandai persetujuan manajer atas lembar waktu, yang mengesahkan jam kerja untuk diproses dalam penggajian. Ini adalah tahap pemeriksaan penting yang memindahkan data dari T&A ke modul Payroll.
Mengapa ini penting

Penting untuk dasbor 'Waktu Siklus Persetujuan Lembar Waktu'. Menunjukkan hambatan di tingkat manajer yang dapat mengganggu jadwal pemrosesan.

Sumber data

Jejak audit ADP Time & Attendance; filter 'Status Change' ke 'Approved'.

Pengumpulan data

Dicatat saat transaksi 'Approve Timecard' dijalankan

Jenis peristiwa explicit
Pembayaran dilakukan
Tanggal efektif saat dana disalurkan kepada karyawan. Tanggal ini sering dihitung berdasarkan Tanggal Cek yang ditetapkan dalam kelompok penggajian.
Mengapa ini penting

Hasil utama proses. Penting untuk menghitung 'Waktu penyelesaian pelaporan pajak'.

Sumber data

Riwayat penggajian; kolom 'Tanggal Cek'.

Pengumpulan data

Tentukan dengan membandingkan kolom Tanggal Cek dengan Tanggal Sistem

Jenis peristiwa calculated
Pengecualian audit ditandai
Menunjukkan bahwa sistem mendeteksi pelanggaran aturan validasi saat penghitungan, misalnya gaji bersih negatif atau yurisdiksi pajak yang belum diisi. Data ini diambil dari pesan kesalahan yang muncul pada hasil penghitungan.
Mengapa ini penting

Menjadi pemicu untuk 'Pemantau penyelesaian pengecualian audit'. Volume yang tinggi menunjukkan masalah kualitas data di tahap sebelumnya.

Sumber data

Log kesalahan pemrosesan penggajian atau laporan hasil 'Verifikasi penggajian'.

Pengumpulan data

Dicatat saat sistem menghasilkan kesalahan validasi

Jenis peristiwa explicit
Slip gaji dipublikasikan
Ketersediaan slip gaji digital bagi karyawan melalui portal layanan mandiri (iPay). Biasanya dijadwalkan berdasarkan Tanggal Pembayaran.
Mengapa ini penting

Mendukung analisis 'Waktu publikasi slip gaji' dan kepuasan karyawan.

Sumber data

Disimpulkan dari Pengaturan Sistem (Aturan Ketersediaan Slip Gaji) yang diterapkan pada Tanggal Cek.

Pengumpulan data

Tentukan dengan membandingkan kolom Tanggal Cek dengan Aturan Publikasi

Jenis peristiwa inferred
Data insentif diimpor
Mencatat masuknya data gaji eksternal, seperti komisi atau bonus, melalui utilitas impor ADP. Aktivitas ini mencatat waktu sumber pendapatan tambahan ditambahkan ke catatan penggajian.
Mengapa ini penting

Penting untuk menemukan keterlambatan integrasi. Impor yang terlambat sering memaksa penghitungan ulang dan pengerjaan ulang.

Sumber data

Log integrasi/impor ADP; stempel waktu keberhasilan tugas 'Paydata Import'.

Pengumpulan data

Dicatat saat transaksi 'Import Paydata' dijalankan

Jenis peristiwa explicit
Koreksi data dilakukan
Perubahan manual pada Paydata Grid yang dilakukan spesialis penggajian untuk mengatasi kesalahan atau menyesuaikan jumlah. Dicatat melalui jejak audit di tingkat kolom.
Mengapa ini penting

Metrik utama untuk 'Frekuensi koreksi data manual'. Tingkat koreksi yang tinggi dapat menunjukkan kegagalan otomatisasi.

Sumber data

Jejak audit Paydata Grid; tindakan 'Update' pengguna pada baris pembayaran.

Pengumpulan data

Dicatat saat transaksi 'Update Paydata' dijalankan

Jenis peristiwa explicit
Pelaporan pajak selesai
Menandai selesainya pelaporan pajak wajib untuk periode penggajian. Bagi klien ADP Tax Service, tahap ini terjadi saat ADP mengonfirmasi bahwa paket pelaporan telah ditutup.
Mengapa ini penting

Memantau risiko kepatuhan. Keterlambatan pada tahap ini dapat mengakibatkan denda.

Sumber data

Modul Pajak; pembaruan status pelaporan akhir kuartal atau akhir periode.

Pengumpulan data

Perlu dianalisis oleh sistem

Jenis peristiwa inferred
Penyesuaian retrospektif dicatat
Terjadi saat koreksi data historis diterapkan pada catatan penggajian yang sudah ditutup, biasanya berdampak pada siklus berikutnya. Tahap ini menandai kesalahan yang ditemukan setelah proses resmi berakhir.
Mengapa ini penting

Penting untuk analisis 'Volume penyesuaian retrospektif' dan menunjukkan kegagalan pemeriksaan kualitas data di tahap sebelumnya.

Sumber data

Riwayat penggajian; transaksi baru dicatat dengan 'Tanggal Efektif' di masa lalu.

Pengumpulan data

Dicatat saat transaksi 'Post Adjustment' dijalankan

Jenis peristiwa explicit
Potongan tunjangan diterapkan
Penerapan aturan tunjangan (medis, 401k) pada gaji bruto. Biasanya dilakukan bersamaan dengan penghitungan gaji, tetapi secara logis merupakan langkah terpisah untuk keperluan audit.
Mengapa ini penting

Dikorelasikan dengan 'Pengecualian audit ditandai' untuk mengetahui apakah logika tunjangan memicu kesalahan kepatuhan.

Sumber data

Disimpulkan dari pembuatan atau pembaruan baris potongan di Paydata Grid setelah penghitungan.

Pengumpulan data

Bandingkan kolom potongan sebelum dan sesudah penghitungan

Jenis peristiwa inferred
Pratinjau hasil penggajian
Pembuatan daftar atau laporan 'Pratinjau penggajian' untuk diperiksa oleh manusia. Langkah ini memvalidasi hasil penghitungan sebelum proses diselesaikan.
Mengapa ini penting

Digunakan dalam 'Analisis siklus pratinjau penggajian'. Pratinjau yang terlalu sering dapat menunjukkan kurangnya keyakinan terhadap data.

Sumber data

Log sistem; waktu pembuatan laporan 'Pratinjau penggajian'.

Pengumpulan data

Dicatat saat transaksi 'Generate Preview' dijalankan

Jenis peristiwa explicit
Disarankan Opsional

Panduan ekstraksi

Cara mengambil data dari ADP Workforce Now

Siap memulai?

Unduh templat hari ini untuk mulai mengubah data penggajian menjadi peta visual operasional bisnis Anda.

Atasi keterlambatan proses penggajian di ADP Workforce Now sekarang

Kurangi waktu siklus hingga 30% dan hentikan koreksi data manual

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Penyiapan hanya perlu beberapa menit.