Templat data Order to Cash - Penagihan dan Faktur
Templat data Order to Cash - Penagihan dan Faktur
- Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan
- Aktivitas utama yang perlu dilacak
- Panduan ekstraksi untuk NetSuite
Atribut Order to Cash - Penagihan dan Faktur
| Nama | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
| Nama aktivitas ActivityName | Nama peristiwa bisnis yang terjadi pada titik tertentu dalam siklus invoice. | ||
| Deskripsi Nama Aktivitas menjelaskan langkah atau peristiwa tertentu dalam proses penagihan, seperti 'Invoice dibuat', 'Invoice disetujui', atau 'Pembayaran pelanggan diterima'. Aktivitas ini membentuk rangkaian langkah dalam peta proses. Analisis urutan dan frekuensi aktivitas menjadi dasar process mining. Analisis ini membantu memvisualisasikan alur proses yang sebenarnya, menemukan jalur proses yang umum maupun jarang terjadi (variasi), serta mengidentifikasi aktivitas yang sering diulang sebagai tanda pengerjaan ulang atau inefisiensi. Mengapa ini penting Atribut ini menjadi dasar penyusunan peta proses untuk memvisualisasikan dan menganalisis berbagai langkah serta jalur yang dilalui invoice. Sumber data Diambil dari log sistem, perubahan status, atau catatan peristiwa tertentu yang terkait dengan transaksi Invoice di NetSuite. Proses ini sering kali memerlukan pemetaan perubahan status transaksi atau pembuatan catatan terkait ke nama aktivitas yang telah ditentukan. Contoh Invoice dibuatInvoice disetujuiPembayaran pelanggan diterimaInvoice lunas | |||
| Nomor invoice InvoiceNumber | Pengenal unik untuk setiap dokumen invoice, yang berfungsi sebagai pengenal kasus utama dalam proses penagihan. | ||
| Deskripsi Nomor Invoice menjadi dasar analisis proses penagihan karena mengidentifikasi setiap invoice secara unik, dari pembuatan hingga penutupan. Nomor ini mengelompokkan semua aktivitas terkait, seperti persetujuan, pengiriman, dan penerapan pembayaran, ke dalam satu kasus. Dalam process mining, analisis perjalanan setiap nomor invoice memberikan gambaran menyeluruh tentang siklus penagihan. Analisis ini membantu menemukan variasi proses, hambatan, dan penyimpangan dari prosedur standar. Hasilnya memberi wawasan penting untuk mengoptimalkan arus kas dan efisiensi operasional. Mengapa ini penting Atribut ini penting untuk melacak siklus setiap invoice dari awal hingga akhir. Dengan begitu, seluruh proses penagihan dapat direkonstruksi dan kinerjanya dianalisis secara terperinci. Sumber data Biasanya berupa kolom 'Transaction ID' atau kolom pengenal unik serupa pada catatan transaksi Invoice di NetSuite. Contoh INV-0012345INV-0012346INV-0012347 | |||
| Stempel waktu peristiwa EventTimestamp | Tanggal dan waktu tepat saat aktivitas atau peristiwa tertentu terjadi. | ||
| Deskripsi Atribut ini mencatat waktu tepat terjadinya aktivitas. Informasi ini penting untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan melakukan semua analisis berbasis waktu. Dalam process mining, Stempel Waktu Peristiwa digunakan untuk menghitung waktu siklus antaraktivitas, durasi kasus, dan waktu tunggu. Informasi ini penting untuk menemukan hambatan, mengukur kinerja proses berdasarkan SLA, dan memahami dinamika waktu dalam proses penagihan. Contohnya, atribut ini digunakan untuk menghitung Waktu Siklus Pembuatan Invoice dan Days Sales Outstanding (DSO). Mengapa ini penting Atribut ini menunjukkan urutan kronologis peristiwa. Informasi tersebut penting untuk menghitung semua metrik durasi, menemukan hambatan, dan menganalisis kinerja proses dari waktu ke waktu. Sumber data Informasi stempel waktu biasanya terdapat di catatan sistem, jejak audit, atau kolom 'Date Created' pada catatan terkait untuk setiap transaksi invoice di NetSuite. Contoh 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:30:00Z2023-11-15T09:05:00Z | |||
| Pembaruan data terakhir LastDataUpdate | Stempel waktu yang menunjukkan kapan data terakhir kali diperbarui dari sistem sumber. | ||
| Deskripsi Atribut ini mencatat waktu terakhir dataset diperbarui. Informasi ini memberi konteks tentang kebaruan dan relevansi analisis process mining. Analis dan pemangku kepentingan bisnis menggunakan informasi ini untuk mengetahui apakah wawasan yang diperoleh mencerminkan kondisi operasional terkini. Metadata ini penting untuk setiap dasbor atau laporan. Dengan begitu, keputusan dibuat berdasarkan data yang usia datanya diketahui, bukan keliru dianggap sebagai data real-time. Mengapa ini penting Informasi ini memberi tahu pengguna seberapa baru data yang digunakan, sehingga mereka memahami rentang waktu analisis dan relevansi wawasannya. Sumber data Stempel waktu ini dibuat dan dicatat oleh alat atau pipeline ekstraksi data saat data diperbarui. Contoh 2024-05-21T02:00:00Z | |||
| Sistem sumber SourceSystem | Sistem tempat data diambil. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan asal data proses. Untuk tampilan ini, nilainya selalu 'NetSuite'. Dalam analitik yang lebih luas, terutama di organisasi yang menggunakan beberapa ERP atau sistem terintegrasi, atribut ini penting untuk melacak asal-usul data dan tata kelolanya. Atribut ini membantu membedakan proses yang melibatkan beberapa platform dan memastikan analisis dikaitkan dengan sistem pencatatan yang tepat. Mengapa ini penting Atribut ini memberi konteks penting tentang asal data dan tata kelolanya, terutama di lingkungan yang mengintegrasikan beberapa sistem. Sumber data Nilai statis ('NetSuite') yang ditambahkan saat proses ekstraksi dan transformasi data. Contoh NetSuite | |||
| Diotomatisasi IsAutomated | Penanda yang menunjukkan apakah suatu aktivitas dilakukan secara otomatis oleh sistem. | ||
| Deskripsi Atribut boolean ini membedakan aktivitas yang dilakukan secara manual oleh pengguna dengan aktivitas yang dijalankan otomatis oleh workflow sistem, skrip, atau integrasi. Atribut ini penting untuk mengukur tingkat otomatisasi dalam proses penagihan dan mendukung KPI 'Rasio Penagihan Otomatis'. Dengan memfilter aktivitas otomatis atau manual, analis dapat menemukan hambatan akibat campur tangan manual dan melihat peluang untuk meningkatkan otomatisasi, mengurangi kesalahan manusia, serta meningkatkan efisiensi. Mengapa ini penting Atribut ini membantu mengukur tingkat otomatisasi proses, menemukan peluang untuk mengurangi pekerjaan manual, dan meningkatkan efisiensi. Sumber data Biasanya, atribut ini ditentukan dengan memeriksa 'User' yang terkait dengan suatu aktivitas. Peristiwa yang dipicu oleh pengguna bernama 'SYSTEM', 'Workflow', atau 'Integration' ditandai sebagai otomatis. Contoh truefalse | |||
| Nama pelanggan CustomerName | Nama pelanggan yang menerima invoice. | ||
| Deskripsi Atribut ini mengidentifikasi badan hukum atau individu yang ditagih. Atribut ini menghubungkan proses penagihan dengan fungsi pengelolaan hubungan pelanggan. Analisis proses penagihan berdasarkan pelanggan membantu menemukan pola pembayaran, sengketa, atau kerumitan invoice untuk pelanggan tertentu. Hasilnya dapat menjadi dasar strategi segmentasi pelanggan, keputusan batas kredit, dan pendekatan penagihan yang disesuaikan. Misalnya, analisis dapat menunjukkan pelanggan tertentu yang invoice-nya selalu perlu dikerjakan ulang. Mengapa ini penting Atribut ini memungkinkan analisis yang berfokus pada pelanggan untuk menemukan pola pembayaran, masalah yang sering terjadi, atau penyimpangan proses pada pelanggan tertentu. Sumber data Sesuai dengan kolom nama 'Customer' atau 'Entity' pada catatan transaksi Invoice di NetSuite. Contoh Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCCornerstone Corp | |||
| Pengguna User | Nama atau ID pengguna yang melakukan aktivitas. | ||
| Deskripsi Atribut ini mengidentifikasi karyawan atau pengguna sistem yang bertanggung jawab menjalankan langkah proses tertentu. Misalnya, orang yang membuat invoice, menyetujuinya, atau menerapkan pembayaran. Analisis proses berdasarkan pengguna membantu memahami pembagian beban kerja dan kinerja tiap orang, serta menemukan kebutuhan pelatihan. Analisis ini juga dapat menunjukkan peluang otomatisasi dengan mengungkap aktivitas manual yang dilakukan oleh banyak pengguna. Atribut ini juga penting untuk analisis kepatuhan dan jejak audit. Mengapa ini penting Atribut ini memungkinkan analisis pembagian beban kerja, kinerja tiap pengguna, dan kepatuhan terhadap proses. Informasi ini penting untuk pengelolaan sumber daya dan pelatihan yang tepat sasaran. Sumber data Tersedia di subtab System Notes atau kolom 'Modified By' tertentu pada catatan Invoice dan transaksi terkait di NetSuite. Contoh Alice SmithBob JohnsonSISTEM | |||
| Tanggal invoice InvoiceDate | Tanggal resmi invoice yang diterbitkan kepada pelanggan. | ||
| Deskripsi Tanggal Invoice, atau tanggal transaksi, menjadi titik awal untuk berbagai perhitungan keuangan terkait penagihan. Jangka waktu pembayaran dan tanggal jatuh tempo biasanya dihitung dari tanggal ini. Dalam analisis, tanggal ini menjadi acuan utama untuk menghitung KPI keuangan penting, seperti Days Sales Outstanding (DSO) dan umur invoice. Tanggal ini juga memungkinkan analisis kohor untuk membandingkan kinerja penagihan antarperiode, misalnya dari bulan ke bulan atau dari tahun ke tahun. Mengapa ini penting Tanggal ini menjadi dasar metrik keuangan penting, seperti Days Sales Outstanding (DSO) dan umur invoice, serta berdampak langsung pada analisis modal kerja. Sumber data Sesuai dengan kolom 'Date' (trandate) pada catatan transaksi Invoice di NetSuite. Contoh 2023-10-262023-10-272023-11-15 | |||
| Tanggal jatuh tempo DueDate | Tanggal batas pembayaran invoice. | ||
| Deskripsi Tanggal Jatuh Tempo dihitung berdasarkan Tanggal Invoice dan Ketentuan Pembayaran yang disepakati. Tanggal ini menjadi batas waktu pembayaran agar pelanggan tidak dianggap terlambat. Atribut ini penting untuk memantau piutang usaha dan mengelola arus kas. Tanggal ini menjadi tolok ukur untuk menghitung KPI Tingkat Pembayaran Tepat Waktu dan menganalisis perilaku pembayaran pelanggan. Dengan melacak pembayaran yang melewati tanggal jatuh tempo, Anda dapat menemukan pelanggan yang sering terlambat dan menilai efektivitas strategi penagihan. Mengapa ini penting Atribut ini penting untuk mengukur ketepatan waktu pembayaran dan menganalisis perilaku pembayaran pelanggan. Informasi ini mendukung penagihan dan perkiraan arus kas. Sumber data Sesuai dengan kolom 'Due Date' (duedate) pada catatan transaksi Invoice di NetSuite. Contoh 2023-11-252023-11-262023-12-15 | |||
| Total nilai invoice InvoiceTotalAmount | Nilai total invoice, termasuk pajak dan biaya lainnya. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan jumlah penuh yang diharapkan dibayar pelanggan. Ini adalah data keuangan mendasar untuk setiap kasus penagihan. Analisis proses berdasarkan nilai invoice memungkinkan analisis berdasarkan nilai transaksi. Misalnya, analisis dapat menunjukkan apakah invoice bernilai tinggi melalui proses yang berbeda dan lebih rumit daripada invoice bernilai rendah. Informasi ini juga digunakan untuk menentukan prioritas penagihan dan memahami dampak keuangan dari keterlambatan pembayaran atau kesalahan invoice. Mengapa ini penting Atribut ini memungkinkan analisis proses berdasarkan nilai transaksi, membantu menentukan prioritas invoice bernilai tinggi dan memahami dampak keuangan dari inefisiensi proses. Sumber data Sesuai dengan kolom 'Total' (total) pada catatan transaksi Invoice di NetSuite. Contoh 1500.0089.9912500.50 | |||
| Waktu akhir peristiwa EventEndTime | Tanggal dan waktu tepat saat aktivitas atau peristiwa tertentu selesai. | ||
| Deskripsi Waktu Akhir Peristiwa menandai selesainya suatu aktivitas. Banyak aktivitas berlangsung seketika, sehingga waktu mulai dan berakhirnya sama. Namun, beberapa aktivitas, seperti tahap persetujuan, dapat berlangsung selama jangka waktu tertentu. Atribut ini, bersama Stempel Waktu Peristiwa (Waktu Mulai), memungkinkan penghitungan langsung waktu pemrosesan aktivitas. Analisis waktu pemrosesan membantu menemukan langkah tertentu yang paling banyak menyita waktu dan sumber daya, serta membedakannya dari waktu tunggu antaraktivitas. Informasi ini penting untuk menemukan inefisiensi dalam tugas tertentu. Mengapa ini penting Atribut ini memungkinkan penghitungan tepat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap aktivitas. Informasi ini penting untuk menganalisis efisiensi penggunaan sumber daya dan menemukan tugas yang memakan waktu. Sumber data Seperti StartTime, data ini dapat diambil dari jejak audit sistem di NetSuite. Logika tertentu mungkin diperlukan untuk memasangkan peristiwa 'mulai' dengan peristiwa 'selesai' yang sesuai. Contoh 2023-10-26T10:05:14Z2023-10-27T14:32:00Z2023-11-15T09:05:00Z | |||
| Wilayah Region | Wilayah geografis yang terkait dengan pelanggan atau transaksi. | ||
| Deskripsi Atribut Wilayah mengelompokkan invoice berdasarkan lokasi geografis, yang dapat ditentukan dari alamat pelanggan atau unit bisnis yang menerbitkan invoice. Atribut ini berguna untuk analisis perbandingan. Dasbor 'Perbandingan Proses Penagihan Antarwilayah' menggunakan atribut ini untuk membandingkan KPI, seperti waktu siklus, tingkat kesalahan, dan variasi proses di berbagai wilayah. Analisis ini membantu menemukan perbedaan kinerja antarwilayah, mengungkap praktik yang efektif di wilayah berkinerja tinggi, dan mendorong standardisasi proses di seluruh organisasi. Mengapa ini penting Atribut ini memungkinkan perbandingan antarwilayah geografis. Informasi ini penting untuk menemukan kesenjangan kinerja regional dan menerapkan praktik terbaik secara konsisten. Sumber data Data ini sering disimpan di segmen khusus atau kolom klasifikasi pada data induk pelanggan atau catatan transaksi di NetSuite. Contoh Amerika UtaraEMEAAPAC | |||
| Departemen Department | Departemen internal yang terkait dengan faktur. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan departemen internal yang bertanggung jawab atas transaksi, seperti Sales, Services, atau lini bisnis tertentu. Di NetSuite, departemen menjadi segmen klasifikasi standar. Analisis proses berdasarkan departemen memungkinkan perbandingan internal dan membantu mengetahui apakah proses penagihan di departemen tertentu lebih efisien. Analisis ini juga dapat mengungkap perbedaan dalam kepatuhan terhadap proses atau alokasi sumber daya, sehingga perbaikan proses dapat diarahkan ke bagian organisasi yang tepat. Mengapa ini penting Atribut ini memungkinkan perbandingan kinerja proses antar departemen internal, sekaligus menyoroti perbedaan dan peluang untuk menstandarkan proses. Sumber data Atribut ini merujuk pada kolom klasifikasi 'Department', yang dapat diisi di tingkat header atau baris transaksi Invoice di NetSuite. Contoh Penjualan - PerusahaanLayanan profesionalPerangkat keras | |||
| Jumlah hari piutang usaha DaysSalesOutstanding | Jumlah hari antara tanggal faktur dan tanggal pembayaran diterima. | ||
| Deskripsi Days Sales Outstanding (DSO) adalah metrik keuangan penting yang mengukur rata-rata jumlah hari untuk menerima pembayaran setelah faktur diterbitkan. Atribut ini dihitung untuk setiap faktur agar analisis dapat dilakukan secara terperinci. DSO sering dirangkum sebagai KPI tingkat tinggi. Namun, data DSO untuk setiap faktur memungkinkan analisis yang lebih mendalam. Anda dapat menggunakannya untuk menemukan pelanggan, wilayah, atau jenis faktur dengan DSO tertinggi. Dashboard 'Tren DSO' menggunakan metrik ini untuk menampilkan efisiensi penagihan dari waktu ke waktu dan memberikan wawasan penting untuk pengelolaan modal kerja. Mengapa ini penting Atribut ini mengukur efisiensi penagihan untuk setiap faktur, sehingga akar penyebab DSO yang tinggi dan dampaknya terhadap arus kas dapat dianalisis secara terperinci. Sumber data Dihitung dengan mengurangi 'InvoiceDate' dari waktu aktivitas 'Customer Payment Received'. Contoh 294562 | |||
| Ketentuan pembayaran PaymentTerms | Ketentuan pembayaran yang disepakati perusahaan dan pelanggan. | ||
| Deskripsi Ketentuan Pembayaran menentukan kapan dan bagaimana pelanggan diharapkan membayar invoice, misalnya 'Net 30' atau 'Due on receipt'. Informasi ini digunakan untuk menghitung tanggal jatuh tempo invoice secara otomatis. Atribut ini penting untuk dasbor 'Kepatuhan terhadap Ketentuan Pembayaran'. Analisis tingkat pembayaran tepat waktu berdasarkan ketentuan pembayaran membantu menilai efektivitasnya. Misalnya, analisis dapat menunjukkan apakah pelanggan dengan ketentuan 'Net 15' membayar lebih cepat daripada pelanggan dengan 'Net 30'. Informasi ini dapat menjadi bahan pertimbangan dalam negosiasi kontrak dan kebijakan kredit. Mengapa ini penting Atribut ini penting untuk menganalisis efektivitas berbagai ketentuan pembayaran dan dampaknya terhadap ketepatan waktu pembayaran pelanggan. Sumber data Sesuai dengan kolom 'Terms' pada catatan transaksi Invoice di NetSuite. Contoh Net 30Net 60Jatuh tempo saat diterima | |||
| Mata uang Currency | Kode mata uang untuk nilai invoice. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan mata uang yang digunakan untuk nilai invoice, misalnya USD, EUR, atau GBP. Informasi ini penting untuk memahami setiap nilai uang. Bagi organisasi multinasional, analisis berdasarkan mata uang penting untuk memahami kinerja keuangan di berbagai pasar. Atribut ini memastikan nilai uang ditafsirkan dengan benar dan memungkinkan penggabungan serta perbandingan yang tepat setelah konversi mata uang, jika diperlukan. Mengapa ini penting Atribut ini memberi konteks yang diperlukan untuk semua nilai uang. Informasi ini penting untuk pelaporan dan analisis keuangan yang akurat, terutama dalam operasional multinasional. Sumber data Sesuai dengan kolom 'Currency' pada catatan transaksi Invoice di NetSuite. Contoh USDEURGBP | |||
| Nomor pesanan penjualan SalesOrderNumber | Pengenal pesanan penjualan yang menjadi sumber pembuatan invoice. | ||
| Deskripsi Atribut ini menyediakan tautan langsung ke pesanan penjualan asal dan menghubungkan proses penagihan dengan proses penjualan serta pemenuhan pesanan sebelumnya. Dengan menyertakan Nomor Pesanan Penjualan, Anda dapat melihat siklus Order-to-Cash secara lebih menyeluruh. Analisis dapat menelusuri masalah penagihan hingga ke sumbernya dalam proses penjualan. Misalnya, koreksi invoice yang sering terjadi mungkin terkait dengan kesalahan entri data pada jenis pesanan penjualan tertentu. Mengapa ini penting Atribut ini menghubungkan proses penagihan dengan proses penjualan. Dengan begitu, analisis Order-to-Cash dari awal hingga akhir dapat membantu menemukan akar masalah penagihan. Sumber data Tersedia di kolom 'Created From' atau subtab 'Related Records' pada transaksi Invoice di NetSuite. Contoh SO-0009876SO-0009877SO-0009878 | |||
| Pembayaran tepat waktu IsOnTimePayment | Penanda yang menunjukkan apakah pembayaran pelanggan diterima pada atau sebelum tanggal jatuh tempo faktur. | ||
| Deskripsi Penanda boolean hasil perhitungan ini membandingkan waktu aktivitas 'Customer Payment Received' dengan 'DueDate' faktur. Nilainya true jika pembayaran diterima tepat waktu atau lebih awal, dan false jika terlambat. Atribut ini menjadi dasar KPI 'Tingkat Pembayaran Tepat Waktu' dan dashboard 'Kepatuhan terhadap Syarat Pembayaran'. Atribut ini memberikan ukuran biner yang jelas tentang perilaku pembayaran pelanggan, sehingga analisis dan pelaporan lebih mudah. Tim dapat segera melihat tren ketepatan waktu pembayaran dan menilai efektivitas strategi penagihan. Mengapa ini penting Atribut ini memberikan ukuran keberhasilan penagihan yang jelas, mendukung perhitungan KPI Tingkat Pembayaran Tepat Waktu dan analisis perilaku pelanggan. Sumber data Atribut ini dihitung dengan membandingkan waktu peristiwa pembayaran dengan atribut 'DueDate' di tingkat kasus. Contoh truefalse | |||
| Pengerjaan ulang IsRework | Penanda hasil perhitungan untuk mengidentifikasi aktivitas yang tergolong pengerjaan ulang atau siklus koreksi. | ||
| Deskripsi Penanda boolean ini bernilai true untuk aktivitas yang menunjukkan pengerjaan ulang tanpa nilai tambah, seperti 'Invoice Corrected' atau peristiwa 'Invoice Approved' kedua dalam kasus yang sama. Biasanya, penanda ini ditentukan berdasarkan nama aktivitas atau pengulangan aktivitas. Atribut ini penting untuk dashboard 'Analisis Pengerjaan Ulang dan Penolakan Faktur' serta KPI 'Tingkat Kesalahan Faktur'. Atribut ini memudahkan penghitungan pengerjaan ulang dan membantu menyoroti masalah kualitas proses. Dengan memfilter aktivitas pengerjaan ulang, tim dapat segera menemukan akar penyebab kesalahan dan mengukur dampak inisiatif perbaikan proses. Mengapa ini penting Atribut ini mengukur kualitas proses secara langsung dengan menandai siklus pengerjaan ulang yang tidak efisien. Dengan begitu, tim dapat menganalisis akar penyebab dan dampak finansial kesalahan penagihan. Sumber data Atribut ini dihitung saat transformasi data. Logika tertentu digunakan untuk mengenali pengerjaan ulang, misalnya dengan menandai nama aktivitas tertentu ('Invoice Corrected') atau aktivitas yang berulang. Contoh truefalse | |||
| Status invoice InvoiceStatus | Status invoice saat ini dalam siklusnya. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan kondisi invoice saat ini, seperti 'Open', 'Paid in Full', atau 'Voided'. Atribut ini memberikan gambaran posisi invoice dalam proses pada waktu tertentu. Dasbor 'Ikhtisar Status Invoice Terbuka' menggunakan atribut ini sebagai dasar. Dasbor tersebut membantu tim keuangan memantau piutang usaha secara real-time, mengelola penagihan, dan memperkirakan arus kas masuk. Analisis status akhir juga membantu memahami hasil proses. Mengapa ini penting Atribut ini memberikan gambaran kondisi piutang usaha saat ini dan mendukung dasbor untuk memantau invoice terbuka serta kemajuan penagihan secara keseluruhan. Sumber data Sesuai dengan kolom 'Status' pada catatan transaksi Invoice di NetSuite. Contoh TerbukaLunasDibatalkanMenunggu persetujuan | |||
Aktivitas Order to Cash - Penagihan dan Faktur
| Aktivitas | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
| Invoice dibuat | Menandai pembuatan resmi catatan transaksi invoice di NetSuite. Peristiwa ini menjadi titik awal proses penagihan untuk setiap nomor invoice dan diambil dari stempel waktu pembuatan transaksi. | ||
| Mengapa ini penting Ini adalah peristiwa awal utama dalam proses penagihan. Analisis waktu dari peristiwa ini ke peristiwa lain menunjukkan efisiensi proses secara keseluruhan dan menjadi dasar KPI Waktu Siklus Pembuatan Invoice. Sumber data Diambil dari stempel waktu 'Date Created' pada catatan transaksi Invoice. Catatan sistem NetSuite untuk invoice juga mencatat peristiwa pembuatan dan pengguna yang melakukannya. Pengumpulan data Peristiwa dicatat saat catatan transaksi Invoice dibuat. Jenis peristiwa explicit | |||
| Invoice dikirim kepada pelanggan | Menandakan invoice telah dikirim kepada pelanggan, biasanya melalui email. Peristiwa ini dicatat dengan melacak saat pengguna menjalankan tindakan 'Email' dari catatan invoice. | ||
| Mengapa ini penting Peristiwa ini menandai awal periode penagihan kepada pelanggan dan menjadi titik awal utama untuk menghitung Days Sales Outstanding (DSO). Sumber data Disimpulkan dari kolom 'Date Last Emailed' yang terisi pada catatan Invoice. Peristiwa ini juga dapat dicatat dari pembuatan catatan pesan email di subtab Communication. Pengumpulan data Disimpulkan dari terisinya kolom 'Date Last Emailed' atau dari pembuatan catatan komunikasi. Jenis peristiwa inferred | |||
| Invoice disetujui | Invoice telah disetujui secara resmi dan siap dikirim kepada pelanggan. Peristiwa ini dicatat saat status persetujuan berubah dari 'Pending Approval' menjadi 'Approved', biasanya melalui tindakan workflow. | ||
| Mengapa ini penting Ini adalah tonggak penting yang menentukan apakah invoice dapat dikirim kepada pelanggan. Peristiwa ini penting untuk mengukur waktu siklus persetujuan dan menghitung KPI 'Rasio Penagihan Otomatis'. Sumber data Disimpulkan dari perubahan kolom 'Approval Status' pada catatan Invoice menjadi 'Approved'. Stempel waktu yang tepat tercatat di catatan sistem transaksi. Pengumpulan data Disimpulkan dari perubahan kolom 'Approval Status' menjadi 'Approved' yang tercatat di catatan sistem. Jenis peristiwa inferred | |||
| Invoice lunas | Status invoice berubah menjadi 'Paid In Full', yang menandakan saldonya kini nol. Ini menandai selesainya proses penagihan dan penagihan pembayaran untuk invoice tersebut. | ||
| Mengapa ini penting Ini adalah peristiwa akhir utama yang menandakan proses berhasil. Analisis waktu total hingga mencapai status ini menunjukkan waktu siklus menyeluruh dalam siklus konversi kas. Sumber data Disimpulkan dari perubahan kolom 'Status' pada catatan Invoice menjadi 'Paid In Full'. Stempel waktu perubahan status ini tersedia di catatan sistem transaksi. Pengumpulan data Disimpulkan dari perubahan kolom 'Status' menjadi 'Paid In Full' yang tercatat di catatan sistem. Jenis peristiwa inferred | |||
| Pembayaran pelanggan diterima | Pembayaran dari pelanggan telah diterima dan dicatat di sistem. Peristiwa ini dicatat saat transaksi 'Customer Payment' dibuat di NetSuite. Pembayaran tersebut dapat diterapkan ke satu atau beberapa invoice. | ||
| Mengapa ini penting Menandai penerimaan dana, tetapi belum tentu penerapannya ke invoice tertentu. Ini adalah langkah pertama dalam proses pencatatan pembayaran dan menjadi peristiwa penting untuk menghitung DSO. Sumber data Diambil dari tanggal pembuatan catatan transaksi 'Customer Payment'. Hubungan dengan invoice tercatat di subtab 'Apply' pada pembayaran. Pengumpulan data Pembuatan catatan transaksi Customer Payment. Jenis peristiwa explicit | |||
| Invoice diajukan untuk persetujuan | Menunjukkan perubahan status invoice menjadi 'Pending Approval'. Peristiwa ini dicatat saat pengguna mengajukan invoice melalui workflow persetujuan yang telah dikonfigurasi, sebuah penyesuaian yang umum dilakukan. | ||
| Mengapa ini penting Aktivitas ini menandai awal potensi hambatan persetujuan. Waktu tunggu persetujuan menjadi bagian penting dari keseluruhan waktu siklus pemrosesan invoice. Sumber data Disimpulkan dari perubahan kolom 'Approval Status' pada catatan Invoice menjadi 'Pending Approval'. Stempel waktu perubahan ini dapat ditemukan di jejak audit catatan sistem untuk invoice. Pengumpulan data Disimpulkan dari perubahan kolom 'Approval Status' yang tercatat di catatan sistem. Jenis peristiwa inferred | |||
| Invoice dibatalkan | Invoice telah dibatalkan sehingga transaksi tidak berlaku dan dampaknya pada buku besar dibalik. Tindakan ini biasanya dilakukan untuk invoice yang keliru dibuat sebelum dibayar. | ||
| Mengapa ini penting Menandai pengecualian proses dan status akhir. Memahami alasan invoice dibatalkan dapat mengungkap kesalahan entri data atau proses yang perlu diperbaiki di tahap sebelumnya. Sumber data Ini adalah tindakan langsung pengguna. Peristiwa ini dapat diambil dari catatan sistem pada catatan invoice, yang mencatat waktu transaksi dibatalkan dan pengguna yang melakukannya. Pengumpulan data Tindakan 'Void' secara langsung tercatat di catatan sistem invoice. Jenis peristiwa explicit | |||
| Invoice ditutup | Transaksi invoice telah ditutup, sering kali sebagai bagian dari proses akuntansi akhir periode. Tindakan ini mencegah perubahan lebih lanjut setelah invoice lunas dan direkonsiliasi. | ||
| Mengapa ini penting Meski biasanya terjadi setelah status 'Paid In Full', penutupan dapat menjadi langkah administrasi terakhir. Analisis keterlambatan antara pembayaran dan penutupan dapat membantu menilai ketepatan waktu pelaporan keuangan. Sumber data Disimpulkan dari perubahan kolom 'Status' menjadi 'Closed' atau status serupa. Stempel waktu perubahan ini diambil dari catatan sistem. Pengumpulan data Disimpulkan dari perubahan kolom 'Status' yang tercatat di catatan sistem. Jenis peristiwa inferred | |||
| Memo kredit dibuat | Transaksi memo kredit telah dibuat dan diterapkan pada invoice sehingga mengurangi saldo yang belum dibayar. Hal ini biasanya menandakan pengembalian produk, keluhan layanan, atau koreksi harga. | ||
| Mengapa ini penting Peristiwa ini menyoroti pengerjaan ulang, masalah kualitas, atau sengketa pelanggan. Jika sering terjadi, hal ini dapat menunjukkan masalah mendasar dan menjadi indikator penting di dasbor 'Analisis Pengerjaan Ulang dan Penolakan Invoice'. Sumber data Diambil dari pembuatan transaksi Credit Memo. Tautan ke invoice asal terdapat di kolom 'Created From' atau di subtab 'Apply' pada memo kredit. Pengumpulan data Pembuatan catatan Credit Memo yang tertaut ke invoice asal. Jenis peristiwa explicit | |||
| Pembayaran diterapkan ke invoice | Pembayaran dari pelanggan telah diterapkan secara khusus ke invoice ini sehingga jumlah yang harus dibayar berkurang. Hal ini tercatat saat penerapan disimpan di catatan Customer Payment. | ||
| Mengapa ini penting Peristiwa ini menghubungkan penerimaan dana dengan pelunasan invoice. Durasi dari 'Payment Received' hingga peristiwa ini menjadi dasar KPI 'Waktu Siklus Pencatatan Pembayaran'. Sumber data Diambil dari catatan sistem atau jejak audit transaksi Customer Payment, tepatnya saat penerapan ke baris invoice disimpan. Stempel waktu penerapan ini penting. Pengumpulan data Dicatat saat catatan Customer Payment disimpan dengan penerapan ke invoice. Jenis peristiwa explicit | |||
| Pengingat pembayaran dikirim | Pesan tentang pembayaran yang belum dilunasi telah dikirim kepada pelanggan. Peristiwa ini dicatat sebagai aktivitas atau email yang dikirim dari catatan invoice atau pelanggan, sering kali melalui solusi penagihan otomatis. | ||
| Mengapa ini penting Peristiwa ini penting untuk mengevaluasi efektivitas strategi penagihan. Analisis dampaknya terhadap pembayaran berikutnya membantu menentukan frekuensi dan waktu pengiriman pengingat yang tepat. Sumber data Diambil dari pembuatan catatan email di subtab Communication > Messages pada catatan Invoice atau Customer. Solusi penagihan otomatis juga dapat mencatatnya sebagai catatan khusus atau tugas. Pengumpulan data Dicatat sebagai email atau aktivitas yang terkait dengan invoice. Jenis peristiwa explicit | |||
| Tanggal jatuh tempo pembayaran tercapai | Peristiwa hasil perhitungan yang terjadi saat tanggal saat ini sama dengan tanggal jatuh tempo invoice. Peristiwa ini bukan tindakan langsung pengguna atau sistem, melainkan diturunkan dari data yang tersedia saat analisis. | ||
| Mengapa ini penting Peristiwa ini menjadi tolok ukur penting untuk mengukur ketepatan waktu pembayaran. Peristiwa ini diperlukan untuk menghitung KPI 'Tingkat Pembayaran Tepat Waktu' dan menganalisis perilaku pembayaran pelanggan. Sumber data Peristiwa ini tidak tercatat secara langsung di NetSuite. Peristiwa dihitung dengan membandingkan stempel waktu di log peristiwa dengan kolom 'Due Date' pada catatan transaksi Invoice. Pengumpulan data Dihitung saat stempel waktu peristiwa sama dengan kolom 'Due Date' pada invoice. Jenis peristiwa calculated | |||
Panduan ekstraksi
Langkah
- Masuk ke NetSuite: Buka akun NetSuite Anda menggunakan peran dengan izin yang memadai untuk membuat dan menjalankan Saved Searches pada rekaman transaksi.
- Buka Saved Searches: Buka Reports > Saved Searches > All Saved Searches > New. Pilih 'Transaction' dari daftar jenis pencarian. Pencarian ini menjadi dasar untuk membuat beberapa pencarian, masing-masing untuk satu jenis peristiwa.
- Buat pencarian 'Invoice Created': Pencarian utama ini merekam pembuatan faktur.
- Pada tab 'Criteria', di bagian 'Standard', atur filter 'Type' ke 'is Invoice'.
- Tambahkan filter 'Main Line', lalu atur ke 'is true' agar hanya ada satu rekaman per faktur.
- Pada tab 'Results', tambahkan kolom yang diperlukan. Gunakan formula untuk membuat field standar seperti 'ActivityName'. Misalnya, tambahkan field 'Formula (Text)' dengan formula
_UTF8'Invoice Created'.
- Buat pencarian untuk perubahan status (persetujuan, pembayaran, pembatalan, penutupan): Cara paling andal untuk merekam timestamp yang tepat adalah melalui System Notes.
- Buat Transaction Saved Search baru.
- Pada tab 'Criteria', atur 'Type' ke 'is Invoice'.
- Di subtab 'Standard', tambahkan filter 'System Notes : Field' dan pilih field status yang relevan, misalnya 'Approval Status'.
- Tambahkan filter 'System Notes : New Value' dan atur ke status tujuan, misalnya 'Disetujui'.
- Pada tab 'Results', petakan 'System Notes : Date' ke
EventTimestampdan 'System Notes : Set by' kePengguna. - Ulangi langkah ini untuk setiap aktivitas berbasis status: 'Invoice Submitted for Approval', 'Invoice Approved', 'Invoice Paid In Full', 'Invoice Voided', dan 'Invoice Closed'. Sesuaikan filter field dan nilai untuk setiap aktivitas.
- Buat pencarian 'Invoice Sent to Customer': Peristiwa ini biasanya direkam dengan melacak pesan email yang dikirim dari rekaman faktur.
- Buat Transaction Saved Search baru dengan 'Type' diatur ke 'is Invoice'.
- Pada tab 'Criteria', di bagian 'Related Records', tambahkan filter 'Messages : Date Sent' dan atur ke 'is not empty'.
- Pada tab 'Results', petakan 'Messages : Date Sent' ke
EventTimestampdan 'Messages : Author' kePengguna.
- Buat pencarian untuk aktivitas pembayaran dan nota kredit: Aktivitas ini melibatkan jenis transaksi terpisah yang terkait dengan faktur.
- Untuk 'Customer Payment Received', buat pencarian dengan 'Type' bernilai 'Customer Payment'. Gunakan tanggal pembuatan sebagai timestamp peristiwa.
- Untuk 'Payment Applied To Invoice', gunakan pencarian 'Customer Payment' yang sama, tetapi gabungkan dengan field 'Applied To Transaction'. Gunakan 'Date Created' pada transaksi pembayaran sebagai timestamp. Hasilnya akan memuat satu baris untuk setiap penerapan pembayaran ke faktur.
- Untuk 'Credit Memo Created', buat pencarian dengan 'Type' bernilai 'Credit Memo' dan hubungkan ke field 'Created From' untuk mendapatkan nomor faktur asal.
- Jalankan dan ekspor setiap Saved Search: Jalankan setiap Saved Search yang telah dibuat. Dari halaman hasil, klik ikon ekspor (CSV, Excel, atau PDF), lalu pilih CSV. Jika hasilnya melebihi batas ekspor NetSuite, Anda mungkin perlu mengekspornya dalam beberapa bagian.
- Gabungkan dan transformasikan data: Satukan semua file CSV yang diekspor menjadi satu file menggunakan alat seperti Microsoft Excel, skrip Python, atau alat persiapan data.
- Buat peristiwa 'Payment Due Date Reached': Dalam file gabungan, buat satu baris baru untuk setiap peristiwa 'Invoice Created'. Atur
ActivityNameke 'Payment Due Date Reached', isiEventTimestampdengan nilai dari fieldDueDatefaktur, lalu salin atribut faktur lain yang relevan. - Selesaikan log peristiwa: Samakan semua header kolom dengan skema wajib, misalnya
InvoiceNumber,ActivityName, danEventTimestamp. Pastikan format timestamp konsisten. Tambahkan kolomSourceSystemdanLastDataUpdatedengan nilai tetap untuk batch ekstraksi ini. Simpan file gabungan akhir sebagai CSV untuk diunggah.
Konfigurasi
- Prasyarat: Anda memerlukan peran pengguna dengan izin untuk membuat, mengedit, dan menjalankan Saved Search jenis 'Transaction'. Anda juga perlu akses untuk melihat catatan Invoice, Customer Payment, Credit Memo, dan System Notes.
- Jenis pencarian: Jenis pencarian utama untuk semua ekstraksi adalah 'Transaction'. Jenis ini menyediakan akses ke semua catatan dan relasi yang diperlukan.
- Filter rentang tanggal: Untuk mengelola kinerja dan volume data, terapkan filter rentang tanggal pada setiap pencarian. Untuk analisis awal, sebaiknya gunakan filter 'Date Created' untuk 3 hingga 6 bulan terakhir.
- Filter Main Line: Atur kriteria 'Main Line' ke 'true' untuk peristiwa di tingkat header dokumen, seperti 'Invoice Created'. Atur ke 'false' jika Anda perlu menganalisis detail baris item, yang tidak diperlukan untuk proses ini.
- System Notes: Pencatatan perubahan status sangat bergantung pada System Notes. Pastikan audit diaktifkan untuk kolom transaksi utama seperti 'Status' dan 'Approval Status' dalam konfigurasi NetSuite Anda (Setup > Company > Enable Features > SuiteCloud > SuiteAudit Trail).
- Pertimbangan kinerja: Pencarian rumit dengan banyak gabungan dan kolom formula dalam rentang tanggal yang panjang dapat berjalan lambat di antarmuka NetSuite. Sebaiknya jalankan dan ekspor pencarian di luar jam sibuk. Jika pencarian kehabisan waktu, persempit rentang tanggal dan ekspor data dalam beberapa bagian.
Contoh kueri sql
/*
This section describes the configuration for multiple NetSuite Saved Searches needed to generate the complete event log. Each block represents a separate Saved Search that must be created in the UI, exported, and then combined externally.
*/
-- Search 1: Invoice Created
Activity Name: 'Invoice Created'
Saved Search Type: Transaction
Criteria:
- Type is Invoice
- Main Line is true
Results Columns (Mapped to Event Log Attributes):
- InvoiceNumber: Document Number
- ActivityName: Formula (Text) = 'Invoice Created'
- EventTimestamp: Date Created
- User: Created By
- InvoiceDate: Date
- DueDate: Due Date
- InvoiceTotalAmount: Amount (Gross)
- CustomerName: Name
-- Search 2: Invoice Submitted for Approval
Activity Name: 'Invoice Submitted for Approval'
Saved Search Type: Transaction
Criteria:
- Type is Invoice
- System Notes : Field is Approval Status
- System Notes : New Value is [Your 'Pending Approval' status]
Results Columns:
- InvoiceNumber: Document Number
- ActivityName: Formula (Text) = 'Invoice Submitted for Approval'
- EventTimestamp: System Notes : Date
- User: System Notes : Set by
- CustomerName: Name
- InvoiceTotalAmount: Amount (Gross)
-- Search 3: Invoice Approved
Activity Name: 'Invoice Approved'
Saved Search Type: Transaction
Criteria:
- Type is Invoice
- System Notes : Field is Approval Status
- System Notes : New Value is [Your 'Approved' status]
Results Columns:
- InvoiceNumber: Document Number
- ActivityName: Formula (Text) = 'Invoice Approved'
- EventTimestamp: System Notes : Date
- User: System Notes : Set by
- CustomerName: Name
- InvoiceTotalAmount: Amount (Gross)
-- Search 4: Invoice Sent to Customer
Activity Name: 'Invoice Sent to Customer'
Saved Search Type: Transaction
Criteria:
- Type is Invoice
- Messages : Date Sent is not empty
Results Columns:
- InvoiceNumber: Document Number
- ActivityName: Formula (Text) = 'Invoice Sent to Customer'
- EventTimestamp: Messages : Date Sent (use Maximum summary type if multiple)
- User: Messages : Author (use Maximum summary type)
- CustomerName: Name
- InvoiceTotalAmount: Amount (Gross)
-- Search 5: Payment Reminder Issued
Activity Name: 'Payment Reminder Issued'
Saved Search Type: Transaction
Criteria:
- Type is Invoice
- User Notes : Note contains [Your dunning/reminder keyword]
Results Columns:
- InvoiceNumber: Document Number
- ActivityName: Formula (Text) = 'Payment Reminder Issued'
- EventTimestamp: User Notes : Date
- User: User Notes : Author
- CustomerName: Name
- InvoiceTotalAmount: Amount (Gross)
-- Search 6: Credit Memo Created
Activity Name: 'Credit Memo Created'
Saved Search Type: Transaction
Criteria:
- Type is Credit Memo
- Main Line is true
Results Columns:
- InvoiceNumber: Created From : Document Number
- ActivityName: Formula (Text) = 'Credit Memo Created'
- EventTimestamp: Date Created
- User: Created By
- CustomerName: Name
- InvoiceTotalAmount: Amount (Gross)
-- Search 7: Customer Payment Received
Activity Name: 'Customer Payment Received'
Saved Search Type: Transaction
Criteria:
- Type is Customer Payment
- Main Line is true
Results Columns:
- InvoiceNumber: Applied to Transaction : Document Number
- ActivityName: Formula (Text) = 'Customer Payment Received'
- EventTimestamp: Date Created
- User: Created By
- CustomerName: Name
-- Search 8: Payment Applied To Invoice
Activity Name: 'Payment Applied To Invoice'
Saved Search Type: Transaction
Criteria:
- Type is Customer Payment
- Main Line is false
Results Columns:
- InvoiceNumber: Applied to Transaction : Document Number
- ActivityName: Formula (Text) = 'Payment Applied To Invoice'
- EventTimestamp: Date Created
- User: Created By
- CustomerName: Name
-- Search 9: Invoice Paid In Full
Activity Name: 'Invoice Paid In Full'
Saved Search Type: Transaction
Criteria:
- Type is Invoice
- System Notes : Field is Status
- System Notes : New Value is Paid In Full
Results Columns:
- InvoiceNumber: Document Number
- ActivityName: Formula (Text) = 'Invoice Paid In Full'
- EventTimestamp: System Notes : Date
- User: System Notes : Set by
- CustomerName: Name
- InvoiceTotalAmount: Amount (Gross)
-- Search 10: Invoice Voided
Activity Name: 'Invoice Voided'
Saved Search Type: Transaction
Criteria:
- Type is Invoice
- Status is Invoice : Voided
- System Notes : Field is Status
- System Notes : New Value is Voided
Results Columns:
- InvoiceNumber: Document Number
- ActivityName: Formula (Text) = 'Invoice Voided'
- EventTimestamp: System Notes : Date
- User: System Notes : Set by
- CustomerName: Name
-- Search 11: Invoice Closed
Activity Name: 'Invoice Closed'
Saved Search Type: Transaction
Criteria:
- Type is Invoice
- System Notes : Field is Status
- System Notes : New Value contains Closed
Results Columns:
- InvoiceNumber: Document Number
- ActivityName: Formula (Text) = 'Invoice Closed'
- EventTimestamp: System Notes : Date
- User: System Notes : Set by
- CustomerName: Name
- InvoiceTotalAmount: Amount (Gross)
-- Event to be Derived Post-Extraction: Payment Due Date Reached
/*
This event is not extracted directly. After combining all other CSVs, create a new row for each unique invoice.
Set ActivityName to 'Payment Due Date Reached'.
Set EventTimestamp to the DueDate value from the 'Invoice Created' event for that invoice.
Copy other attributes like InvoiceNumber, CustomerName, etc.
*/Langkah
- Prasyarat: Aktifkan SuiteAnalytics Connect: Pastikan modul SuiteAnalytics Connect memiliki lisensi dan diaktifkan di instans NetSuite Anda. Biasanya, administrator NetSuite mengaktifkannya melalui Setup > Company > Enable Features > Analytics.
- Unduh dan konfigurasi driver ODBC: Buka dashboard beranda NetSuite dan cari portlet 'Settings'. Klik tautan 'Set Up SuiteAnalytics Connect' untuk mengunduh driver ODBC yang sesuai dengan sistem operasi Anda. Ikuti petunjuk instalasi NetSuite untuk memasang dan mengonfigurasi driver. Masukkan host layanan, port, Account ID, Role ID, email, dan kata sandi.
- Buat koneksi database: Gunakan alat klien SQL yang mendukung koneksi ODBC, seperti DBeaver, Tableau, atau Power BI. Buat koneksi ODBC baru menggunakan driver yang telah dikonfigurasi pada langkah sebelumnya. Uji koneksi untuk memastikan autentikasi berhasil dan database replika baca NetSuite dapat diakses.
- Siapkan kueri SQL: Salin seluruh kueri SQL yang tersedia di bagian 'Query' dokumen ini. Kueri ini dirancang untuk mengekstrak semua aktivitas dan atribut yang diperlukan dalam proses penagihan Order to Cash.
- Atur parameter kueri: Sebelum menjalankan kueri, cari nilai placeholder di dalamnya. Ganti
'YYYY-MM-DD'dengan tanggal mulai dan akhir yang diinginkan untuk periode ekstraksi. Ganti juga[Your Subsidiary ID]dengan ID internal anak perusahaan NetSuite yang ingin dianalisis. - Jalankan kueri: Jalankan kueri yang telah diubah di klien SQL Anda. Waktu eksekusi bergantung pada rentang tanggal dan volume transaksi di akun NetSuite Anda.
- Tinjau hasilnya: Setelah kueri selesai, hasilnya berupa tabel datar yang mewakili log peristiwa. Setiap baris menunjukkan aktivitas tertentu dalam siklus faktur. Periksa kelengkapan dan keakuratan data.
- Ekspor log peristiwa: Ekspor hasil kueri dari klien SQL ke file CSV. Pastikan file menggunakan encoding UTF-8 agar karakter tidak bermasalah.
- Siapkan data untuk diunggah: Sebelum mengunggah data ke alat process mining, pastikan header kolom sesuai dengan nama atribut yang diperlukan, seperti InvoiceNumber, ActivityName, dan EventTimestamp. Periksa konsistensi format tanggal dan waktu.
Konfigurasi
- Lisensi SuiteAnalytics Connect: Anda wajib memiliki lisensi SuiteAnalytics Connect yang valid untuk mengakses database replika baca NetSuite. Tanpa lisensi ini, akses SQL langsung tidak dapat dilakukan.
- Peran dan pengguna khusus: Sebaiknya buat peran NetSuite khusus dengan izin yang sesuai untuk SuiteAnalytics Connect. Peran ini harus memiliki akses hanya-baca ke catatan yang diperlukan, termasuk Transactions, Customers, dan System Notes. Tetapkan pengguna khusus ke peran ini untuk ekstraksi, demi keamanan dan kemudahan audit.
- Filter rentang tanggal: Kueri yang disediakan menyertakan klausa
WHEREpada tanggal pembuatan faktur (Transaction.TRANDATE). Untuk ekstraksi awal, sebaiknya mulai dengan rentang yang lebih pendek, misalnya 3 hingga 6 bulan terakhir, agar kinerja dan volume data tetap terkendali. Contoh:AND T.TRANDATE BETWEEN '2023-01-01' AND '2023-06-30'. - Filter anak perusahaan: Jika akun memiliki beberapa anak perusahaan, filter berdasarkan anak perusahaan tertentu penting untuk menjaga kinerja dan relevansi data. Kueri menyertakan placeholder
WHERE T.SUBSIDIARY_ID = [Your Subsidiary ID]yang perlu dikonfigurasi. - Kebaruan data: Database SuiteAnalytics Connect adalah replika baca. Data biasanya diperbarui beberapa kali dalam satu jam, tetapi tidak secara real-time. Perlu diingat, jeda antara transaksi di NetSuite dan kemunculannya di database Connect dapat mencapai beberapa jam.
Contoh kueri sql
WITH Invoices AS (
SELECT
T.TRANSACTION_ID,
T.TRANID AS InvoiceNumber,
T.TRANDATE AS InvoiceDate,
T.DUEDATE AS DueDate,
T.FOREIGN_TOTAL AS InvoiceTotalAmount,
C.COMPANYNAME AS CustomerName,
BUILTIN.DF(C.LOCATION) AS Region,
T.CREATED_DATE AS InvoiceCreationDate,
CREATOR.FIRST_NAME || ' ' || CREATOR.LAST_NAME AS CreatorUser
FROM
TRANSACTIONS T
JOIN
CUSTOMERS C ON T.ENTITY_ID = C.CUSTOMER_ID
LEFT JOIN
EMPLOYEES CREATOR ON T.CREATED_BY_ID = CREATOR.EMPLOYEE_ID
WHERE
T.TRANSACTION_TYPE = 'Invoice'
AND T.TRANDATE BETWEEN TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('2023-12-31', 'YYYY-MM-DD')
-- AND T.SUBSIDIARY_ID = [Your Subsidiary ID] -- Add your subsidiary filter if needed
)
-- 1. Invoice Created
SELECT
I.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
'Invoice Created' AS "ActivityName",
I.InvoiceCreationDate AS "EventTimestamp",
I.InvoiceCreationDate AS "EventEndTime",
I.CreatorUser AS "User",
'NetSuite' AS "SourceSystem",
SYSDATE AS "LastDataUpdate",
I.InvoiceDate AS "InvoiceDate",
I.DueDate AS "DueDate",
I.InvoiceTotalAmount AS "InvoiceTotalAmount",
I.CustomerName AS "CustomerName",
I.Region AS "Region",
CASE WHEN I.CreatorUser LIKE '%System%' THEN 1 ELSE 0 END AS "IsAutomated"
FROM
Invoices I
UNION ALL
-- 2. Invoice Submitted for Approval & 3. Invoice Approved
SELECT
I.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
CASE WHEN SN.NEW_VALUE = 'Pending Approval' THEN 'Invoice Submitted for Approval' ELSE 'Invoice Approved' END AS "ActivityName",
SN.DATE_CREATED AS "EventTimestamp",
SN.DATE_CREATED AS "EventEndTime",
SN_AUTHOR.FIRST_NAME || ' ' || SN_AUTHOR.LAST_NAME AS "User",
'NetSuite' AS "SourceSystem",
SYSDATE AS "LastDataUpdate",
I.InvoiceDate AS "InvoiceDate",
I.DueDate AS "DueDate",
I.InvoiceTotalAmount AS "InvoiceTotalAmount",
I.CustomerName AS "CustomerName",
I.Region AS "Region",
CASE WHEN SN.AUTHOR_ID < 0 THEN 1 ELSE 0 END AS "IsAutomated"
FROM
Invoices I
JOIN
SYSTEM_NOTES SN ON I.TRANSACTION_ID = SN.TRANSACTION_ID
LEFT JOIN
EMPLOYEES SN_AUTHOR ON SN.AUTHOR_ID = SN_AUTHOR.EMPLOYEE_ID
WHERE
SN.FIELD = 'TRANSACTION.APPROVALSTATUS' AND SN.NEW_VALUE IN ('Pending Approval', 'Approved')
UNION ALL
-- 4. Invoice Sent to Customer
SELECT
I.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
'Invoice Sent to Customer' AS "ActivityName",
M.MESSAGE_DATE AS "EventTimestamp",
M.MESSAGE_DATE AS "EventEndTime",
MSG_AUTHOR.FIRST_NAME || ' ' || MSG_AUTHOR.LAST_NAME AS "User",
'NetSuite' AS "SourceSystem",
SYSDATE AS "LastDataUpdate",
I.InvoiceDate AS "InvoiceDate",
I.DueDate AS "DueDate",
I.InvoiceTotalAmount AS "InvoiceTotalAmount",
I.CustomerName AS "CustomerName",
I.Region AS "Region",
0 AS "IsAutomated"
FROM
Invoices I
JOIN
MESSAGES M ON I.TRANSACTION_ID = M.TRANSACTION_ID
LEFT JOIN
EMPLOYEES MSG_AUTHOR ON M.AUTHOR_ID = MSG_AUTHOR.EMPLOYEE_ID
WHERE
M.INCOMING = 'F' -- Indicates an outgoing message
UNION ALL
-- 5. Payment Due Date Reached
SELECT
I.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
'Payment Due Date Reached' AS "ActivityName",
I.DueDate AS "EventTimestamp",
I.DueDate AS "EventEndTime",
'System' AS "User",
'NetSuite' AS "SourceSystem",
SYSDATE AS "LastDataUpdate",
I.InvoiceDate AS "InvoiceDate",
I.DueDate AS "DueDate",
I.InvoiceTotalAmount AS "InvoiceTotalAmount",
I.CustomerName AS "CustomerName",
I.Region AS "Region",
1 AS "IsAutomated"
FROM
Invoices I
WHERE
I.DueDate IS NOT NULL AND I.DueDate < SYSDATE
UNION ALL
-- 6. Payment Reminder Issued (based on Messages table, requires a specific subject line convention)
SELECT
I.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
'Payment Reminder Issued' AS "ActivityName",
M.MESSAGE_DATE AS "EventTimestamp",
M.MESSAGE_DATE AS "EventEndTime",
MSG_AUTHOR.FIRST_NAME || ' ' || MSG_AUTHOR.LAST_NAME AS "User",
'NetSuite' AS "SourceSystem",
SYSDATE AS "LastDataUpdate",
I.InvoiceDate AS "InvoiceDate",
I.DueDate AS "DueDate",
I.InvoiceTotalAmount AS "InvoiceTotalAmount",
I.CustomerName AS "CustomerName",
I.Region AS "Region",
CASE WHEN M.AUTHOR_ID < 0 THEN 1 ELSE 0 END AS "IsAutomated"
FROM
Invoices I
JOIN
MESSAGES M ON I.TRANSACTION_ID = M.TRANSACTION_ID
LEFT JOIN
EMPLOYEES MSG_AUTHOR ON M.AUTHOR_ID = MSG_AUTHOR.EMPLOYEE_ID
WHERE
M.INCOMING = 'F' AND UPPER(M.SUBJECT) LIKE '%PAYMENT REMINDER%'
UNION ALL
-- 7. Credit Memo Created & Applied
SELECT
I.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
'Credit Memo Created' AS "ActivityName",
CM.CREATED_DATE AS "EventTimestamp",
CM.CREATED_DATE AS "EventEndTime",
CM_CREATOR.FIRST_NAME || ' ' || CM_CREATOR.LAST_NAME AS "User",
'NetSuite' AS "SourceSystem",
SYSDATE AS "LastDataUpdate",
I.InvoiceDate AS "InvoiceDate",
I.DueDate AS "DueDate",
I.InvoiceTotalAmount AS "InvoiceTotalAmount",
I.CustomerName AS "CustomerName",
I.Region AS "Region",
0 AS "IsAutomated"
FROM
Invoices I
JOIN
TRANSACTION_LINES T_LINES ON I.TRANSACTION_ID = T_LINES.APPLIED_TO_TRANSACTION_ID
JOIN
TRANSACTIONS CM ON T_LINES.TRANSACTION_ID = CM.TRANSACTION_ID
LEFT JOIN
EMPLOYEES CM_CREATOR ON CM.CREATED_BY_ID = CM_CREATOR.EMPLOYEE_ID
WHERE
CM.TRANSACTION_TYPE = 'Credit Memo'
UNION ALL
-- 8. Customer Payment Received & 9. Payment Applied to Invoice
SELECT
I.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
'Customer Payment Received' AS "ActivityName", -- Can also create a separate 'Payment Applied' event if needed
PAYMENT.CREATED_DATE AS "EventTimestamp",
PAYMENT.CREATED_DATE AS "EventEndTime",
PMT_CREATOR.FIRST_NAME || ' ' || PMT_CREATOR.LAST_NAME AS "User",
'NetSuite' AS "SourceSystem",
SYSDATE AS "LastDataUpdate",
I.InvoiceDate AS "InvoiceDate",
I.DueDate AS "DueDate",
I.InvoiceTotalAmount AS "InvoiceTotalAmount",
I.CustomerName AS "CustomerName",
I.Region AS "Region",
0 AS "IsAutomated"
FROM
Invoices I
JOIN
TRANSACTION_LINES T_LINES ON I.TRANSACTION_ID = T_LINES.APPLIED_TO_TRANSACTION_ID
JOIN
TRANSACTIONS PAYMENT ON T_LINES.TRANSACTION_ID = PAYMENT.TRANSACTION_ID
LEFT JOIN
EMPLOYEES PMT_CREATOR ON PAYMENT.CREATED_BY_ID = PMT_CREATOR.EMPLOYEE_ID
WHERE
PAYMENT.TRANSACTION_TYPE = 'Customer Payment'
UNION ALL
-- 10. Invoice Paid In Full, 11. Invoice Voided, 12. Invoice Closed
SELECT
I.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
CASE
WHEN SN.NEW_VALUE_ID = 'Invoice:B' THEN 'Invoice Paid In Full' -- 'B' is status 'Paid In Full'
WHEN SN.FIELD = 'TRANSACTION.VOIDED' AND SN.NEW_VALUE = 'T' THEN 'Invoice Voided'
WHEN SN.FIELD = 'TRANSACTION.CLOSED' AND SN.NEW_VALUE = 'T' THEN 'Invoice Closed'
END AS "ActivityName",
SN.DATE_CREATED AS "EventTimestamp",
SN.DATE_CREATED AS "EventEndTime",
SN_AUTHOR.FIRST_NAME || ' ' || SN_AUTHOR.LAST_NAME AS "User",
'NetSuite' AS "SourceSystem",
SYSDATE AS "LastDataUpdate",
I.InvoiceDate AS "InvoiceDate",
I.DueDate AS "DueDate",
I.InvoiceTotalAmount AS "InvoiceTotalAmount",
I.CustomerName AS "CustomerName",
I.Region AS "Region",
CASE WHEN SN.AUTHOR_ID < 0 THEN 1 ELSE 0 END AS "IsAutomated"
FROM
Invoices I
JOIN
SYSTEM_NOTES SN ON I.TRANSACTION_ID = SN.TRANSACTION_ID
LEFT JOIN
EMPLOYEES SN_AUTHOR ON SN.AUTHOR_ID = SN_AUTHOR.EMPLOYEE_ID
WHERE
(SN.FIELD = 'TRANSACTION.STATUS' AND SN.NEW_VALUE_ID = 'Invoice:B')
OR (SN.FIELD = 'TRANSACTION.VOIDED' AND SN.NEW_VALUE = 'T')
OR (SN.FIELD = 'TRANSACTION.CLOSED' AND SN.NEW_VALUE = 'T');Siap memulai?
Gunakan templat ini untuk memulai inisiatif process mining dan mendapatkan wawasan tentang operasional penagihan dan faktur. Mulailah mengoptimalkan proses Order to Cash Anda hari ini.
Optimalkan penagihan dan faktur NetSuite sekarang untuk mempercepat arus kas
Kurangi waktu siklus penagihan NetSuite hingga 30% dan tingkatkan arus kas Anda.
Tidak perlu kartu kredit. Siapkan dalam hitungan menit.