Templat data Hire to Retire - Manajemen Posisi

ID Posisi adalah kunci unik untuk membedakan setiap posisi. ID ini menghubungkan semua aktivitas dan peristiwa dalam siklus hidup satu posisi, mulai dari permintaan awal hingga posisi ditutup.

Dalam process mining, setiap log peristiwa memerlukan pengenal kasus untuk mengelompokkan aktivitas terkait ke dalam satu instans proses. Dengan menggunakan ID Posisi sebagai ID Kasus, analis dapat menelusuri seluruh perjalanan setiap posisi dari awal hingga akhir. Ini membantu memvisualisasikan alur proses, menghitung waktu siklus tiap posisi, serta menemukan jalur yang umum atau penyimpangan.

Atribut ini penting untuk mengelompokkan semua aktivitas terkait dalam satu instans proses, sehingga siklus hidup setiap posisi dapat dianalisis dari awal hingga akhir.

Biasanya terdapat di bagian header atau data utama pada modul pengelolaan posisi atau sistem informasi sumber daya manusia (HRIS).

Nama Aktivitas menjelaskan satu langkah atau tindakan dalam siklus hidup pengelolaan posisi. Aktivitas ini menjadi bagian penyusun peta proses dan mewakili peristiwa penting, seperti 'Permintaan Posisi Dimulai', 'Persetujuan Anggaran Diterima', atau 'Posisi Ditutup'.

Dengan melacak aktivitas ini, Anda dapat memvisualisasikan seluruh alur proses. Data ini membantu melihat urutan peristiwa, menemukan variasi proses, serta mengidentifikasi hambatan atau siklus pengerjaan ulang, misalnya aktivitas 'Permintaan Posisi Dikembalikan untuk Diperbaiki' yang berulang. Nama aktivitas yang jelas dan konsisten penting untuk membuat model proses yang akurat dan mudah dipahami.

Atribut ini menjadi dasar untuk menyusun peta proses, mengidentifikasi hambatan, dan memahami urutan peristiwa dalam siklus hidup posisi.

Dihasilkan dari log peristiwa, tabel perubahan status, atau kode transaksi di sistem HR atau pengelolaan posisi.

Waktu Peristiwa adalah stempel waktu yang mencatat saat tepat suatu aktivitas berlangsung. Informasi ini memberi urutan waktu untuk seluruh proses, sehingga peristiwa dapat disusun dengan benar untuk merekonstruksi alur proses yang terjadi.

Stempel waktu ini menjadi dasar semua analisis berbasis waktu. Data ini digunakan untuk menghitung waktu siklus antaraktivitas, mengetahui durasi langkah persetujuan, dan mengukur waktu total dari pembuatan posisi hingga posisi terisi. Stempel waktu yang akurat penting untuk dasbor seperti 'Waktu Siklus Pengelolaan Posisi' dan KPI seperti 'Rata-rata Waktu Siklus Persetujuan Posisi'.

Atribut ini penting untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menghitung semua metrik durasi, seperti waktu siklus dan waktu penyelesaian.

Biasanya terdapat di log sistem, catatan transaksi, atau kolom tanggal pembuatan dan perubahan dokumen pada sistem sumber.

Atribut ini mencatat kapan kumpulan data terakhir diperbarui dari sistem sumber. Sebagai kolom metadata, informasi ini memberi konteks penting tentang kebaruan data yang dianalisis.

Analis menggunakan informasi ini untuk memahami rentang waktu yang dicakup analisis dan memastikan data yang digunakan adalah data terbaru yang tersedia. Untuk pemantauan proses berkelanjutan, waktu pembaruan terakhir penting agar dashboard dan KPI mencerminkan kondisi operasional terkini, serta kesimpulan yang diambil didasarkan pada informasi terbaru.

Informasi ini membantu analis mengetahui seberapa baru data yang digunakan, sehingga analisis tetap relevan dan didasarkan pada informasi terbaru.

Stempel waktu ini biasanya dibuat dan disimpan selama proses ekstraksi dan transformasi data (ETL).

Atribut Sistem Sumber menunjukkan asal data proses. Di banyak organisasi, proses perekrutan hingga pensiun mencakup beberapa aplikasi, misalnya sistem HR utama untuk mengelola posisi dan sistem pelacakan pelamar (ATS) terpisah untuk perekrutan.

Mencantumkan sistem sumber penting saat menggabungkan data dari berbagai sumber untuk mendapatkan gambaran proses yang terpadu. Informasi ini membantu memvalidasi data, mengatasi masalah integrasi, dan memahami kontribusi tiap sistem terhadap keseluruhan proses. Anda juga dapat menemukan keterlambatan atau perbedaan data yang terjadi saat perpindahan antar sistem.

Atribut ini memberi konteks tentang asal data, yang penting untuk validasi data dan analisis proses yang melibatkan beberapa sistem terintegrasi.

Informasi ini biasanya tersedia dalam metadata ekstrak data atau dapat ditambahkan sebagai nilai tetap selama transformasi data.

Atribut Departemen memberi konteks organisasi dengan mengaitkan setiap posisi ke bagian tertentu dalam bisnis, seperti 'Keuangan', 'Teknik', atau 'Penjualan'. Dengan begitu, proses pengelolaan posisi dapat dipilah dan dibandingkan antarbagian perusahaan.

Dalam analisis, Anda dapat memfilter atau mengelompokkan data berdasarkan departemen. Cara ini membantu menemukan perbedaan kinerja proses, seperti waktu persetujuan yang lebih lama atau tingkat pengerjaan ulang yang lebih tinggi di departemen tertentu. Temuan ini dapat menjadi dasar perbaikan proses yang terarah dan membantu mengenali praktik baik dari departemen berkinerja tinggi untuk diterapkan di seluruh organisasi.

Atribut ini memungkinkan perbandingan proses antarunit bisnis untuk menemukan perbedaan dalam efisiensi, kepatuhan, dan biaya.

Tersedia dalam data induk posisi atau modul pengelolaan organisasi di sistem HR.

Jabatan menjelaskan peran atau fungsi posisi. Beberapa posisi dapat memiliki jabatan yang sama, tetapi atribut ini tetap memberi konteks penting tentang peran yang dikelola.

Analisis proses berdasarkan jabatan atau kelompok pekerjaan yang lebih luas dapat menunjukkan pola khusus untuk jenis peran tertentu. Misalnya, posisi senior atau yang sangat terspesialisasi mungkin memiliki siklus persetujuan lebih lama atau proses perekrutan lebih rumit dibandingkan posisi tingkat pemula. Informasi ini berguna untuk menyesuaikan strategi perekrutan dan menetapkan jadwal yang realistis.

Atribut ini memberi konteks tentang peran dan memungkinkan analisis perbedaan proses antarjenis, tingkat, atau fungsi pekerjaan.

Disimpan dalam data induk posisi dan sering kali terhubung ke katalog pekerjaan atau profil pekerjaan utama di sistem HR.

Nama Manajer menunjukkan orang yang akan mengawasi karyawan dalam posisi baru. Biasanya, orang ini mengajukan permintaan dan berperan penting dalam proses persetujuan serta perekrutan.

Atribut ini menjadi bagian utama dalam dasbor 'Analisis Hambatan Persetujuan'. Dengan mengelompokkan aktivitas berdasarkan manajer, Anda dapat menemukan orang yang mungkin memperlambat proses karena beban kerja atau kebutuhan pelatihan tambahan. Data ini juga membantu memahami keterlibatan manajer dan pola pengambilan keputusan dalam proses.

Atribut ini menunjukkan pemangku kepentingan utama untuk posisi tersebut, sehingga keterlambatan persetujuan dan pola proses tiap manajer dapat dianalisis.

Tersedia dalam detail posisi, biasanya sebagai bagian dari struktur pelaporan atau penugasan organisasi.

Nama Pengguna menunjukkan karyawan yang menjalankan tugas tertentu dalam proses, seperti manajer, mitra bisnis HR, atau penanggung jawab anggaran. Orang tersebut dapat mengajukan posisi, menyetujui langkah, atau mengubah detail posisi.

Atribut ini penting untuk menganalisis kinerja sumber daya, pembagian beban kerja, dan kepatuhan. Atribut ini membantu menjawab pertanyaan seperti 'Pengguna mana yang menangani permintaan terbanyak?' atau 'Apakah ada keterlambatan yang terkait dengan pemberi persetujuan tertentu?'. Data ini juga digunakan dalam analisis pemisahan tugas untuk memastikan tugas penting tidak dilakukan oleh orang yang sama.

Atribut ini memungkinkan analisis pembagian beban kerja, kinerja pengguna, dan kepatuhan, serta membantu menemukan kebutuhan pelatihan atau keterbatasan sumber daya.

Biasanya tersedia dalam detail transaksi, log perubahan, atau jejak audit, dan sering kali terhubung melalui ID Pengguna.

Pusat Biaya adalah dimensi keuangan yang menghubungkan posisi dengan entitas anggaran tertentu dalam bagan akun organisasi. Pusat biaya digunakan untuk perencanaan keuangan, penganggaran, dan pelaporan jumlah karyawan serta biaya tenaga kerja.

Dalam process mining, Pusat Biaya memungkinkan analisis proses pengelolaan posisi dari sisi keuangan. Data ini dapat membantu mengetahui apakah pusat biaya tertentu lebih sering mengalami perubahan posisi, memiliki waktu persetujuan lebih lama, atau menanggung biaya perekrutan lebih tinggi. Informasi ini berguna untuk menganalisis kepatuhan terhadap anggaran dan memahami dampak keuangan dari keputusan pengelolaan posisi.

Atribut ini menghubungkan posisi dengan entitas keuangan, sehingga kinerja proses dan biaya dapat dianalisis berdasarkan area anggaran.

Tersedia dalam detail penugasan keuangan atau organisasi pada data posisi di sistem HR atau ERP.

Status Posisi menunjukkan keadaan posisi dalam siklus hidupnya. Atribut ini berubah seiring posisi melewati proses. Misalnya, posisi dapat dimulai dengan status 'Menunggu Persetujuan', berubah menjadi 'Open - Recruiting', lalu 'Filled', dan akhirnya 'Closed'.

Atribut ini penting untuk analisis berdasarkan status dan untuk dasbor seperti 'Analisis Posisi Lama dan Tidak Aktif'. Dengan menganalisis durasi tiap status, organisasi dapat menemukan hambatan, misalnya posisi yang terlalu lama berstatus 'Open'. Informasi ini juga membantu perencanaan kapasitas dan pemahaman kondisi keseluruhan jalur tenaga kerja.

Atribut ini menunjukkan berapa lama posisi berada dalam tiap status. Informasi ini penting untuk menemukan posisi yang tidak kunjung berubah dan mengelola perencanaan tenaga kerja.

Biasanya disimpan dalam data utama posisi dan diperbarui saat terjadi aktivitas yang mengubah status.

Waktu Peristiwa menandai dimulainya aktivitas, sedangkan Waktu Selesai menandai saat aktivitas tersebut berakhir. Selisih keduanya menunjukkan waktu pemrosesan atau durasi tugas tersebut. Untuk peristiwa yang terjadi seketika, Waktu Selesai dapat sama dengan Waktu Mulai.

Dalam analisis, atribut ini penting untuk mengetahui aktivitas tertentu yang paling banyak menyita waktu. Informasi ini membantu menemukan langkah yang tidak efisien dan mendukung analisis hambatan secara terperinci. Misalnya, dengan menganalisis Waktu Selesai pada langkah persetujuan, organisasi dapat mengetahui persetujuan mana yang paling lama dan menentukan fokus perbaikan.

Atribut ini memungkinkan Anda menghitung waktu pemrosesan tiap aktivitas dan mengetahui tugas tertentu yang paling banyak menyita waktu.

Sering kali tersedia bersama waktu mulai dalam log peristiwa sistem atau data transaksi. Nilainya juga dapat diturunkan dari waktu mulai peristiwa berikutnya.

Alasan Perubahan mencatat penjelasan untuk peristiwa tertentu yang sering kali tidak biasa dalam proses. Contohnya, alasan permintaan ditolak, dasar klasifikasi ulang, atau komentar saat permintaan dikembalikan kepada pengaju untuk diperbaiki.

Data kualitatif ini sangat berguna untuk analisis akar masalah karena menjelaskan alasan di balik penyimpangan proses. Misalnya, analisis alasan penolakan dapat menunjukkan masalah umum dalam permintaan posisi, seperti informasi anggaran yang kurang atau deskripsi pekerjaan yang tidak jelas. Temuan ini penting untuk meningkatkan 'Tingkat Lolos pada Pengajuan Pertama' dan mengurangi 'Tingkat Pengerjaan Ulang Posisi'.

Atribut ini memberi konteks penting untuk memahami pengerjaan ulang, penolakan, dan penyimpangan lainnya, sehingga analisis akar masalah dan perbaikan proses dapat dilakukan secara terarah.

Biasanya terdapat di kolom komentar, catatan, atau kolom kode alasan khusus yang terkait dengan transaksi penolakan, pengerjaan ulang, atau perubahan.

ID Permintaan Perekrutan menghubungkan proses pengelolaan posisi dengan proses perekrutan. Setelah posisi disetujui dan siap diisi, biasanya permintaan perekrutan dibuat untuk memulai kegiatan perekrutan secara resmi.

ID ini penting untuk mendapatkan gambaran menyeluruh tentang siklus perekrutan hingga pensiun. ID ini menghubungkan data pembuatan dan persetujuan posisi dengan data perekrutan berikutnya, seperti pencarian kandidat, wawancara, dan penawaran kerja. Dengan begitu, Anda dapat menganalisis total waktu pengisian posisi, mulai dari permintaan awal hingga tanggal mulai kerja kandidat.

Atribut ini menghubungkan posisi dengan proses perekrutan, sehingga seluruh siklus akuisisi talenta dapat dianalisis dari awal hingga akhir.

Biasanya dibuat oleh Applicant Tracking System (ATS) atau modul perekrutan, lalu ditautkan ke data posisi di HRIS utama.

Kelompok Pekerjaan mengelompokkan jabatan yang saling terkait. Misalnya, 'Software Engineer', 'QA Tester', dan 'DevOps Engineer' dapat masuk dalam kelompok pekerjaan 'Teknik'. Pengelompokan ini membantu mengategorikan dan menganalisis posisi pada tingkat yang lebih luas daripada jabatan tertentu.

Dengan menggunakan Kelompok Pekerjaan dalam analisis, Anda dapat melihat tren tenaga kerja dan efisiensi proses secara strategis. Organisasi dapat membandingkan siklus hidup pengelolaan posisi antarbidang, seperti 'Keuangan' dan 'TI'. Hasilnya dapat menunjukkan hambatan atau praktik baik pada fungsi tertentu, serta menjadi masukan untuk perencanaan tenaga kerja strategis.

Atribut ini memungkinkan analisis tingkat umum dengan mengelompokkan pekerjaan serupa, sehingga tren proses di berbagai fungsi perusahaan dapat dipahami.

Ditetapkan dalam katalog pekerjaan atau arsitektur organisasi, lalu disimpan sebagai atribut pada profil pekerjaan atau data posisi.

Atribut Lokasi menunjukkan kantor, kota, negara bagian, atau negara yang terkait dengan posisi. Informasi geografis ini penting untuk memahami perbedaan proses perekrutan dan distribusi tenaga kerja antarwilayah.

Analisis proses berdasarkan lokasi dapat mengungkap temuan penting. Misalnya, perbedaan waktu siklus akibat kondisi pasar tenaga kerja setempat, perbedaan hierarki persetujuan antarnegara, atau persyaratan kepatuhan yang menambah langkah proses di wilayah tertentu. Analisis ini mendukung upaya standardisasi proses global sekaligus mengakomodasi perbedaan lokal yang diperlukan.

Atribut ini memungkinkan analisis geografis untuk menemukan perbedaan efisiensi proses, kebutuhan perekrutan, dan persyaratan kepatuhan antarwilayah.

Disimpan dalam data induk posisi sebagai bagian dari detail organisasi.