Templat data pengelolaan kontrak Anda

Atribut ini menjelaskan satu langkah atau tonggak dalam proses pengelolaan kontrak, seperti 'Draf Kontrak Dibuat', 'Peninjauan Hukum Dimulai', atau 'Kontrak Ditandatangani'. Aktivitas ini menjadi bagian dasar dalam peta proses.

Menganalisis urutan dan frekuensi aktivitas ini merupakan dasar process mining. Analisis ini membantu menemukan alur proses yang sebenarnya, melihat penyimpangan dari prosedur standar, serta mengetahui aktivitas yang paling lama atau paling sering diulang.

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam proses sehingga alur kerja kontrak, hambatan, dan variasinya dapat divisualisasikan dan dianalisis.

Biasanya, data ini berasal dari log peristiwa atau jejak audit di DocuSign CLM, yang mencatat tindakan pada dokumen kontrak atau alur kerja.

ID Kontrak berfungsi sebagai pengenal kasus utama yang menghubungkan semua peristiwa dan aktivitas terkait dengan satu kontrak, dari awal hingga selesai. Di DocuSign CLM, ID ini dapat berupa Envelope ID atau kolom pengenal kontrak khusus.

Atribut ini penting untuk process mining karena memungkinkan rekonstruksi perjalanan setiap kontrak dari awal hingga akhir. Dengan mengelompokkan semua aktivitas terkait di bawah satu ID Kontrak, analis dapat memvisualisasikan seluruh alur proses, mengukur waktu penyelesaian, dan menganalisis variasi antar kontrak.

ID ini adalah kunci utama yang menghubungkan semua peristiwa proses terkait, sehingga seluruh siklus satu kontrak dapat ditelusuri dan dianalisis.

Biasanya, ini adalah pengenal utama untuk objek kontrak atau amplop di DocuSign CLM. Namanya mungkin Envelope ID atau kolom khusus yang dikonfigurasi untuk mengenali kontrak.

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu persis saat suatu aktivitas terjadi. Data waktu menjadi dasar process mining dan memungkinkan analisis kinerja proses dari waktu ke waktu.

Dengan mengurutkan peristiwa berdasarkan waktu mulai, Anda dapat membuat catatan kronologis untuk setiap kasus. Data ini memungkinkan penghitungan waktu siklus antaraktivitas, durasi setiap langkah, dan durasi proses dari awal hingga akhir. Informasi ini penting untuk menemukan hambatan, mengukur waktu tunggu, dan menilai efisiensi proses berdasarkan SLA.

Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menghitung semua metrik berbasis waktu, seperti waktu siklus dan durasi.

Informasi ini biasanya tercatat untuk setiap tindakan dalam log peristiwa atau jejak audit DocuSign CLM.

Atribut ini menunjukkan kapan kumpulan data terakhir diperbarui. Informasi ini memberi konteks tentang kebaruan dan ketepatan waktu analisis, sehingga pengguna tahu seberapa mutakhir datanya.

Informasi ini penting untuk tata kelola data dan kepercayaan pengguna pada dashboard dan laporan. Analis dapat mengetahui apakah data yang dilihat bersifat real-time atau merupakan rekam data dari waktu tertentu. Hal ini membantu mereka mengambil keputusan yang tepat pada waktunya.

Memberi konteks penting tentang kebaruan data, sehingga pengguna tahu seberapa mutakhir analisis proses yang mereka lihat.

Atribut metadata ini biasanya dibuat dan disimpan oleh alat ETL (Extract, Transform, Load) atau pipeline data saat data dimasukkan.

Atribut ini menunjukkan asal data proses. Untuk tampilan ini, nilainya biasanya 'DocuSign CLM' atau pengenal serupa.

Dalam analisis yang hanya menggunakan satu sistem, kolom ini mungkin tampak berulang. Namun, praktik yang baik adalah tetap menyertakannya. Kolom ini penting saat menggabungkan data dari beberapa sistem, misalnya data kontrak dari CRM dengan data alur kerja dari DocuSign. Dengan begitu, asal-usul dan keterlacakan data tetap jelas.

Menjaga keterlacakan data dan penting untuk analisis yang menggabungkan data dari beberapa sistem perusahaan.

Biasanya, nilai statis ini ditambahkan saat data diekstrak dan ditransformasi untuk menandai asal kumpulan data.

Atribut ini mengelompokkan kontrak berdasarkan tujuan hukum atau bisnisnya. Jenis kontrak yang berbeda sering kali memiliki alur kerja dan persyaratan persetujuan yang berbeda, serta tingkat kerumitan yang beragam.

Mengelompokkan analisis proses berdasarkan jenis kontrak penting untuk memahami perbedaan kinerja. Analis dapat membandingkan waktu siklus, tingkat kepatuhan, dan pola negosiasi untuk berbagai jenis perjanjian. Misalnya, waktu siklus NDA seharusnya jauh lebih singkat daripada Master Services Agreement yang rumit. Atribut ini memungkinkan perbandingan tersebut.

Memungkinkan perbandingan kinerja proses untuk berbagai kategori kontrak, yang sering kali memiliki alur kerja dan tingkat kerumitan berbeda.

Kolom metadata penting ini biasanya dipilih dari daftar tarik-turun saat kontrak dibuat di DocuSign CLM.

Atribut ini menunjukkan nilai finansial perjanjian, baik berupa jumlah sekali bayar maupun nilai berulang. Nilai kontrak sering menentukan tingkat pemeriksaan yang diperlukan dan kerumitan jalur persetujuannya.

Analisis proses berdasarkan nilai kontrak penting untuk memprioritaskan kesepakatan bernilai tinggi dan mengetahui apakah prosesnya tertunda tanpa alasan yang jelas. Atribut ini juga dapat digunakan untuk memeriksa kepatuhan, misalnya memastikan kontrak di atas nilai tertentu telah mendapat persetujuan CFO. Dengan begitu, upaya perbaikan dapat difokuskan pada kontrak yang paling berdampak secara finansial.

Mendukung penentuan prioritas dan penilaian risiko, karena kontrak bernilai tinggi sering memerlukan pemeriksaan lebih ketat dan berdampak lebih besar pada bisnis.

Biasanya, kolom ini berisi angka atau nilai mata uang dalam metadata kontrak di DocuSign CLM.

Pemilik kontrak menjadi kontak utama dan bertanggung jawab atas kemajuan kontrak. Biasanya, orang ini mengajukan permintaan kontrak atau bertanggung jawab atas hubungan bisnis terkait.

Analisis kinerja berdasarkan pemilik kontrak dapat menunjukkan pola efisiensi, tingkat pengerjaan ulang, dan waktu siklus. Hasilnya membantu menemukan individu atau tim berkinerja tinggi, serta pihak yang mungkin memerlukan pelatihan atau dukungan tambahan. Atribut ini juga menjadi dimensi penting untuk mengelompokkan data di dashboard seperti 'Analisis Waktu Siklus Kontrak'.

Memungkinkan analisis kinerja per individu atau tim, sehingga Anda dapat menemukan praktik yang baik dan peluang perbaikan dalam aktivitas yang dilakukan pengguna.

Biasanya, ini adalah kolom pengguna pada objek kontrak yang berisi nama pengguna pembuat atau pemilik alur kerja.

Atribut ini menunjukkan organisasi lain yang terlibat dalam perjanjian. Setiap pihak mungkin memiliki gaya negosiasi, persyaratan hukum, dan waktu respons yang berbeda. Hal ini dapat berdampak besar pada siklus hidup kontrak.

Analisis kinerja proses berdasarkan pihak lawan kontrak membantu mengetahui mitra mana yang mudah diajak bekerja sama dan mana yang kerap menyebabkan keterlambatan. Informasi ini dapat digunakan untuk memperbaiki pengelolaan hubungan dan menetapkan ekspektasi yang realistis untuk negosiasi berikutnya. Atribut ini juga menjadi dimensi penting dalam analisis 'Pengerjaan Ulang dan Frekuensi Revisi Kontrak'.

Membantu menganalisis dampak interaksi dengan pihak eksternal yang berbeda terhadap waktu negosiasi, jumlah revisi, dan waktu siklus secara keseluruhan.

Informasi ini merupakan bagian penting dari catatan kontrak dan sering disimpan di kolom khusus 'Nama Pihak Lawan Kontrak' atau 'Perusahaan'.

Atribut ini menunjukkan status keseluruhan kontrak pada waktu tertentu, misalnya 'Draf', 'Sedang Ditinjau', 'Menunggu Tanda Tangan', atau 'Ditandatangani'. Status ini memberi gambaran umum tentang posisi kontrak dalam proses.

Dalam process mining, status berguna untuk memfilter kasus dan membuat dashboard yang melacak jumlah kontrak di setiap tahap. Dashboard 'Pelacak Status Kontrak Real-Time' menggunakan atribut ini untuk menampilkan kontrak yang sedang berjalan dan menemukan bagian proses tempat pekerjaan menumpuk.

Memberi gambaran kemajuan kontrak, yang penting untuk melacak status, mengelola beban kerja, dan menemukan hambatan.

Informasi ini biasanya tersedia sebagai atribut utama pada objek kontrak atau alur kerja di DocuSign CLM.

Atribut ini menyimpan tanggal berakhirnya kontrak. Informasi ini penting untuk mengelola portofolio kontrak secara proaktif, terutama untuk kontrak dengan pendapatan berulang atau perjanjian layanan jangka panjang.

Tanggal ini menjadi dasar dashboard 'Proyeksi Perpanjangan dan Kedaluwarsa Kontrak'. Dengan memantau kontrak yang mendekati tanggal kedaluwarsa, organisasi dapat memulai alur kerja perpanjangan tepat waktu. Tanggal ini juga menjadi masukan penting untuk menghitung KPI 'Tingkat Perpanjangan Kontrak Tepat Waktu', sehingga organisasi dapat mencegah hilangnya pendapatan dan gangguan layanan.

Penting untuk mengelola kontrak secara proaktif, memperpanjangnya tepat waktu, dan mencegah kontrak berakhir tanpa disengaja.

Ini adalah kolom metadata standar yang sebaiknya diisi untuk setiap kontrak dengan masa berlaku tertentu di DocuSign CLM.

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu persis saat suatu aktivitas selesai. Waktu mulai menandai awal aktivitas, sedangkan waktu selesai menandai akhirnya. Keduanya memungkinkan penghitungan durasi setiap aktivitas secara akurat.

Menganalisis waktu selesai penting untuk menghitung waktu pemrosesan aktivitas, yaitu waktu kerja aktif yang digunakan untuk mengerjakan tugas. Dengan begitu, Anda dapat membedakan waktu kerja aktif dari waktu tunggu, lalu memahami efisiensi penggunaan sumber daya dan dampak sebenarnya dari keterlambatan. Misalnya, atribut ini dapat digunakan untuk menghitung durasi aktivitas 'Peninjauan Hukum' secara tepat.

Memungkinkan penghitungan durasi setiap aktivitas secara akurat dan membantu membedakan waktu pemrosesan aktif dari waktu tunggu.

Dalam sistem seperti DocuSign CLM, waktu ini mungkin tercatat langsung di jejak audit atau perlu diperkirakan dari waktu mulai peristiwa berikutnya.

Atribut ini menunjukkan departemen internal, seperti Penjualan, Pemasaran, atau TI, yang mengajukan atau bertanggung jawab atas kontrak. Proses dan kebutuhan setiap departemen dapat berbeda, sehingga pola pengelolaan kontraknya pun beragam.

Mengelompokkan analisis berdasarkan departemen penting untuk memahami cara tiap bagian bisnis menggunakan proses pengelolaan kontrak. Hasilnya dapat digunakan untuk membuat laporan yang lebih terarah, seperti 'Laporan Hambatan Persetujuan Kontrak', guna mengetahui apakah keterlambatan terkonsentrasi di unit bisnis tertentu. Perbaikan proses pun dapat disesuaikan dengan kebutuhan tiap departemen.

Memungkinkan perbandingan kinerja antarunit bisnis dan menunjukkan perbedaan efisiensi, kepatuhan, serta beban kerja.

Informasi ini mungkin tersedia sebagai kolom metadata pada kontrak atau diambil dari departemen pengguna yang menjadi pemilik kontrak.

Atribut ini mencatat apakah kontrak ditandatangani menggunakan alat tanda tangan elektronik terintegrasi seperti DocuSign eSignature, atau melalui cara luring, misalnya tanda tangan basah lalu dipindai.

Atribut ini mendukung KPI 'Tingkat Penggunaan Tanda Tangan Elektronik'. Dengan menganalisis proporsi kontrak yang ditandatangani secara elektronik, bisnis dapat mengukur keberhasilan inisiatif transformasi digitalnya. Tingkat penggunaan yang lebih tinggi biasanya berkaitan dengan proses penandatanganan yang lebih cepat, biaya administrasi yang lebih rendah, serta kepatuhan dan pelacakan dokumen yang lebih baik.

Mengukur penggunaan proses digital dan membantu menghitung peningkatan efisiensi dari penggunaan kemampuan tanda tangan elektronik terintegrasi.

Hal ini dapat diketahui dengan memeriksa apakah peristiwa 'Kontrak Ditandatangani' berasal dari layanan DocuSign eSignature yang terintegrasi.

Metrik ini menghitung total waktu yang dihabiskan kontrak dalam tahap persetujuan, mulai dari saat kontrak pertama kali dikirim untuk persetujuan internal hingga persetujuan terakhir yang diperlukan diperoleh. Durasi ini dapat dihitung dengan menjumlahkan durasi semua aktivitas persetujuan atau menghitung waktu antara awal aktivitas persetujuan pertama dan akhir aktivitas terakhir.

Atribut ini menjadi ukuran utama untuk KPI 'Rata-Rata Durasi Tahap Persetujuan'. Atribut ini membantu memisahkan keterlambatan yang disebabkan proses persetujuan dari keterlambatan saat penyusunan draf atau negosiasi. Dengan melacak durasi ini, organisasi dapat memahami dampak matriks persetujuan dan menemukan cara untuk menyederhanakannya.

Memisahkan waktu yang digunakan untuk persetujuan, sehingga hambatan dalam rangkaian persetujuan lebih mudah ditemukan dan ditangani.

Dihitung di alat process mining dengan menemukan semua peristiwa terkait persetujuan, misalnya 'Persetujuan Internal Dikirim' dan 'Persetujuan Internal Diterima', lalu mengukur waktu antara peristiwa pertama dan terakhir untuk setiap kasus.

Atribut hasil perhitungan ini menandai kontrak yang mengalami pengerjaan ulang, misalnya ketika kontrak dikembalikan untuk disunting setelah persetujuan internal diberikan. Biasanya, atribut ini ditentukan dengan mencari urutan aktivitas tertentu yang tidak diinginkan.

Penanda ini memudahkan analisis inefisiensi proses. Anda dapat langsung menghitung KPI 'Tingkat Pengerjaan Ulang Kontrak' dan memfilter kontrak yang memerlukan upaya tambahan untuk dianalisis. Hasilnya membantu menemukan penyebab utama pengerjaan ulang, seperti persyaratan awal yang kurang jelas atau poin negosiasi yang sulit.

Membantu mengukur dan menganalisis frekuensi pengerjaan ulang, yang menjadi indikator penting inefisiensi proses dan biaya tersembunyi.

Atribut ini dihitung di alat process mining dengan menetapkan aturan untuk menemukan siklus pengerjaan ulang, misalnya peristiwa 'Kontrak Disunting' yang terjadi setelah peristiwa 'Persetujuan Internal Diterima'.

Atribut ini menunjukkan orang tertentu di departemen hukum yang bertanggung jawab meninjau dan menyetujui kontrak. Peran ini berbeda dari pemilik kontrak, yang biasanya berasal dari bagian bisnis.

Dengan menugaskan peninjauan kepada penasihat hukum tertentu, Anda dapat menganalisis kinerja tahap peninjauan hukum secara terperinci. Data ini membantu menyusun dashboard 'Kinerja Peninjauan Hukum' untuk mengukur dan membandingkan jumlah pekerjaan yang diselesaikan serta waktu siklus tiap anggota tim hukum. Hasilnya dapat digunakan untuk menyeimbangkan beban kerja dan menemukan peluang peningkatan efisiensi di departemen hukum.

Memungkinkan analisis terperinci atas tahap peninjauan hukum, membantu menyeimbangkan beban kerja dan mengukur kinerja tim hukum.

Data ini dapat diambil dari penugasan tugas dalam alur kerja DocuSign CLM untuk mengetahui siapa yang ditugaskan pada tugas 'Peninjauan Hukum'.

Atribut ini menunjukkan status terperinci khusus untuk tahap persetujuan dalam siklus hidup kontrak. Status kontrak menunjukkan status kasus secara umum, sedangkan status persetujuan melacak hasil setiap aktivitas persetujuan.

Atribut ini penting untuk 'Laporan Hambatan Persetujuan Kontrak' dan 'Pelacak Status Kontrak Real-Time'. Anda dapat melihat kontrak yang menunggu persetujuan, kontrak yang ditolak dan perlu dikerjakan ulang, serta kontrak yang berhasil melewati tahap persetujuan. Analisis perubahan status membantu menemukan titik masalah atau keterlambatan tertentu dalam rangkaian persetujuan.

Memberi gambaran terperinci tentang tahap persetujuan, sehingga Anda dapat mengetahui kontrak mana yang tertahan dan penyebabnya.

Nilai ini menunjukkan hasil tugas persetujuan atau langkah alur kerja di DocuSign CLM.

Atribut ini melacak versi dokumen kontrak selama proses revisi dan penyuntingan. Setiap kali versi baru diunggah atau disimpan, nomornya seharusnya bertambah.

Melacak versi dokumen merupakan cara langsung untuk mengukur pengerjaan ulang dan kerumitan negosiasi. Banyaknya versi kontrak menunjukkan adanya proses bolak-balik yang panjang antara para pihak. Atribut ini menjadi masukan utama untuk menghitung KPI 'Rata-Rata Jumlah Revisi Dokumen' dan menganalisis dashboard 'Pengerjaan Ulang dan Frekuensi Revisi Kontrak'.

Mengukur langsung jumlah pengerjaan ulang dan upaya negosiasi dengan melacak berapa kali dokumen direvisi.

DocuSign CLM menyediakan kontrol versi dokumen. Atribut ini dapat diambil dari riwayat versi dokumen.