> Perbaikan proses berkelanjutan > Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian

Perbaiki proses Purchase to Pay - Pesanan Pembelian Anda

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan proses
Perbaiki proses Purchase to Pay - Pesanan Pembelian Anda
Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian
Sistem umum

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia
Proses umum 1 Dari prospek hingga pembayaran 7 Layanan pelanggan 7 Manajemen gudang 6 Manajemen kualitas 6 Manajemen Siklus Pendapatan 6 Order to Cash - Pemrosesan pesanan penjualan 8 Order to Cash, penagihan dan faktur 8 Orientasi karyawan 6 Orientasi pelanggan KYC 6 Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian 8 Pemeliharaan aset 6 Pemrosesan faktur utang usaha 7 Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran 8 Pemrosesan pembayaran 7 Pemrosesan pembayaran utang usaha 7 Pemrosesan penggajian 7 Pemrosesan retur dan pengembalian dana 7 Penanganan klaim 6 Pengajuan pinjaman 6 Pengelolaan insiden 6 Pengelolaan kontrak 6 Pengelolaan kredit dan penagihan 7 Pengelolaan masalah 6 Pengelolaan pengeluaran 6 Pengelolaan Permintaan Layanan 7 Pengelolaan persediaan 7 Pengelolaan perubahan 6 Pengelolaan rantai pasok 7 Pengelolaan transportasi 6 Perencanaan produksi 6 Perjalanan pasien 6 Piutang Usaha 7 Purchase to Pay - Permintaan pembelian 8 Record to Report - Jurnal 7 Record to Report, penutupan periode, dan rekonsiliasi 7 Rekrutmen dan akuisisi talenta 6 Rekrutmen hingga pensiun, manajemen posisi 4 Siklus hidup pengembangan perangkat lunak 6 Siklus karyawan dari perekrutan hingga pensiun 8
Sistem yang tersedia
Tantangan(8)Target(8)6 langkahPratinjauHasilDataFAQ(5)

Optimalkan proses pembelian hingga pembayaran: sederhanakan proses pesanan pembelian

Platform kami membantu Anda menemukan inefisiensi dan hambatan tersembunyi dalam proses Pesanan Pembelian. Platform ini memvisualisasikan variasi proses, menemukan penyebab utama keterlambatan, dan menunjukkan peluang untuk meningkatkan otomatisasi dan kepatuhan. Dapatkan gambaran jelas tentang bagian proses yang dapat disederhanakan dan dioptimalkan agar kinerjanya lebih baik.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Proses pembelian hingga pembayaran (P2P) menjadi bagian penting dari operasional setiap organisasi. Subproses pesanan pembelian (PO) sering kali menjadi sumber peningkatan efisiensi, tetapi juga bisa menimbulkan inefisiensi yang besar. Anda mungkin sudah memiliki alur proses ideal yang dirancang, tetapi pelaksanaannya bisa sangat berbeda, dengan banyak intervensi manual, cara kerja alternatif, dan kerumitan tersembunyi. Kemampuan process mining ProcessMind memperlihatkan bagaimana proses pesanan pembelian benar-benar berjalan. Kami menunjukkan perjalanan setiap pesanan pembelian, dari permintaan awal hingga penerimaan akhir, apa pun ERP atau sistem sumber yang Anda gunakan. Platform kami menemukan keterlambatan tersembunyi yang memperpanjang waktu siklus dan menunjukkan hambatan dalam alur persetujuan atau tahap pengadaan. Kami juga menandai langkah yang tidak patuh, saat kebijakan atau perjanjian kontrak diabaikan sehingga berpotensi meningkatkan biaya atau risiko kepatuhan. Selain itu, ProcessMind mengungkap siklus pekerjaan ulang dan aktivitas yang tidak perlu, sehingga Anda bisa melihat sumber daya yang terbuang akibat kesalahan, informasi yang tidak lengkap, atau tugas berulang. Dengan membuka bagian proses yang sebelumnya sulit terlihat, Anda mendapat gambaran berbasis data tentang cara kerja proses PO yang sebenarnya. Inilah landasan untuk melakukan perubahan yang berarti.

Banyak organisasi menghadapi masalah yang sama dalam proses pesanan pembelian, apa pun teknologi yang digunakan. Proses yang terlalu banyak bergantung pada penanganan manual dapat memicu kesalahan dan memperlambat pekerjaan. Alur persetujuan bisa menjadi hambatan besar, terutama jika persetujuan dilakukan berurutan atau pemberi persetujuan tidak tersedia. Akibatnya, pembelian penting tertunda. Pembelian di luar prosedur yang disetujui atau tanpa otorisasi yang tepat dapat membuat harga lebih tinggi, mengurangi daya tawar terhadap pemasok, dan menyulitkan pelacakan pengeluaran. Ketidakpatuhan terhadap kontrak, seperti mengabaikan ketentuan atau pemasok pilihan, juga mengurangi penghematan dan meningkatkan risiko. Masalah lain yang sering terjadi meliputi pesanan duplikat, penerimaan barang yang keliru, serta perbedaan antara pesanan pembelian dan faktur. Semua ini membutuhkan waktu untuk direkonsiliasi. Masalah sistemik tersebut meningkatkan biaya operasional dan memperpanjang waktu siklus. Dampaknya juga terasa pada hubungan dengan pemasok, pengelolaan arus kas, serta risiko keuangan dan regulasi yang sebenarnya dapat dihindari. Memahami masalah umum ini merupakan langkah awal untuk mengatasinya dan membangun proses pengadaan yang lebih andal dan efisien.

Analisis proses pesanan pembelian dengan ProcessMind memberi organisasi Anda manfaat nyata untuk meningkatkan kinerja operasional. Pertama, Anda dapat meningkatkan efisiensi dengan menemukan dan menghapus langkah yang tidak memberi nilai tambah. Operasional menjadi lebih lancar, waktu siklus PO berkurang, dan tugas rutin berpeluang untuk diotomatisasi. Dengan begitu, tim dapat berfokus pada kegiatan pengadaan yang lebih strategis. Kedua, ProcessMind membantu menekan biaya. Dengan menemukan pembelian di luar prosedur, mengoptimalkan ketentuan pembayaran, dan memastikan kontrak yang telah dinegosiasikan dipatuhi, Anda dapat mewujudkan penghematan. Mengurangi pekerjaan ulang dan meningkatkan ketepatan sejak awal juga langsung menekan biaya operasional. Ketiga, platform kami memperkuat kepatuhan. Pemetaan visual atas setiap penyimpangan dari prosedur operasi standar membantu Anda menerapkan kebijakan dengan lebih konsisten, mengurangi risiko, dan memenuhi ketentuan regulasi. Transparansi dari ProcessMind mendukung pengambilan keputusan berbasis data. Anda dapat menerapkan praktik terbaik di berbagai departemen, terus memperbaiki proses, serta membangun budaya efisiensi dan akuntabilitas dalam fungsi pengadaan.

Memulai optimalisasi proses pesanan pembelian dengan ProcessMind dirancang agar mudah dilakukan. Platform kami mengambil data dari sistem yang sudah Anda gunakan, baik ERP utama, sistem pengadaan khusus, maupun sumber lain yang menghasilkan log peristiwa untuk proses PO. Anda tidak perlu melakukan integrasi rumit atau perubahan besar pada lingkungan TI saat ini. Untuk membantu Anda memulai dan menemukan wawasan yang berguna dengan cepat, kami menyediakan templat data. Templat ini memandu Anda menyiapkan dan mengirimkan data yang diperlukan untuk membuat peta proses pesanan pembelian yang terperinci dan interaktif. Dengan templat ini, Anda dapat mengubah data mentah menjadi informasi yang dapat ditindaklanjuti dan menemukan peluang perbaikan dalam hitungan hari. Mulai sekarang untuk memaksimalkan potensi operasional P2P Anda, mengubah tantangan menjadi keunggulan strategis, dan menghasilkan nilai yang terukur bagi organisasi.

Pesanan pembelian P2P Pengadaan Process mining Efisiensi Compliance Optimalisasi Utang usaha Pengadaan hingga pembayaran Manajemen pemasok Manajemen pembelian

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Keterlambatan persetujuan pesanan pembelian merupakan hambatan yang sering terjadi. Dampaknya langsung terasa pada efisiensi operasional dan dapat menyebabkan tenggat pengiriman terlewat. Proses yang lambat dapat mengikat modal kerja, menunda pembelian penting, dan merenggangkan hubungan dengan pemasok karena pesanan terlambat dibuat.

ProcessMind menganalisis siklus pesanan pembelian dan memetakan setiap tahap persetujuan yang tercatat di sistem sumber Anda. Anda dapat melihat dengan tepat di mana PO tertahan, pemberi persetujuan atau departemen mana yang menyebabkan keterlambatan, serta jalur persetujuan mana yang paling tidak efisien. Informasi ini membantu Anda menentukan perbaikan alur kerja yang tepat.

Banyaknya perubahan pada pesanan pembelian setelah dibuat menunjukkan adanya masalah di tahap sebelumnya. Perubahan ini menambah pekerjaan ulang, berpotensi menimbulkan kesalahan, dan menyebabkan keterlambatan. Setiap perubahan menyita sumber daya, menambah beban administrasi, dan memperpanjang siklus pengadaan.

ProcessMind melacak setiap peristiwa perubahan dalam proses pesanan pembelian, apa pun sistem yang digunakan. Platform ini menghitung frekuensi perubahan, menemukan bagian yang paling sering diubah, dan membantu mengidentifikasi penyebabnya, seperti persyaratan yang kurang jelas. Dengan begitu, Anda dapat menstabilkan proses dan mengurangi perubahan yang memakan biaya.

Pencatatan penerimaan barang yang lambat atau tidak akurat membuat catatan sistem tidak sesuai dengan persediaan fisik. Hal ini dapat menunda pembayaran kepada pemasok dan menimbulkan hambatan pada tahap berikutnya. Dampaknya mencakup inefisiensi operasional, perbedaan data persediaan, dan hubungan dengan pemasok yang terganggu.

ProcessMind memetakan seluruh perjalanan dari pembuatan pesanan pembelian hingga pencatatan penerimaan barang di ERP Anda. Platform ini menunjukkan langkah, lokasi, atau jenis pesanan tertentu yang sering mengalami keterlambatan. Anda pun dapat menemukan inefisiensi proses dan peluang untuk mempercepat serta meningkatkan akurasi penerimaan barang.

Pesanan pembelian yang dibuat di luar kebijakan yang berlaku atau tanpa permintaan dan persetujuan yang tepat menimbulkan risiko kepatuhan dan paparan keuangan yang besar. Kurangnya kendali ini membuat pengeluaran sulit dikendalikan dan menghalangi organisasi memanfaatkan diskon pemasok yang telah dinegosiasikan.

ProcessMind menggunakan data peristiwa dari sistem Anda untuk menelusuri perjalanan setiap pesanan pembelian. Platform ini menemukan PO yang melewati tahap persetujuan penting atau menyimpang dari prosedur standar, lalu menandai pola ketidakpatuhan yang perlu ditangani.

Variasi waktu pengiriman pemasok yang tinggi menyulitkan perencanaan persediaan dan penjadwalan produksi. Akibatnya, stok dapat habis, pesanan mendesak meningkat, atau biaya penyimpanan membengkak. Ketidakpastian ini menghambat respons operasional dan menyulitkan pengelolaan rantai pasok.

ProcessMind mengukur dan membandingkan waktu tunggu setiap pemasok dengan menganalisis waktu antara pengiriman pesanan pembelian dan penerimaan barang. Anda dapat mengetahui pemasok mana yang sering menyebabkan keterlambatan. Data ini membantu Anda mengambil keputusan pengadaan dan bernegosiasi dengan lebih tepat.

Jeda yang panjang antara permintaan pembelian internal dan pembuatan pesanan pembelian resmi menimbulkan hambatan di tahap awal dan memengaruhi seluruh jadwal pengadaan. Inefisiensi ini memperlambat pemesanan dan dapat memicu pembelian mendesak di saat terakhir dengan biaya lebih tinggi.

ProcessMind mengukur waktu siklus dari pembuatan permintaan pembelian hingga persetujuan pesanan pembelian menggunakan data dari sistem yang sudah Anda gunakan. Kami menemukan langkah, serah terima, dan peran yang menyebabkan keterlambatan agar Anda dapat menyederhanakan alur kerja pengadaan di tahap awal.

Banyaknya barang yang dikembalikan kepada pemasok dapat menunjukkan masalah pada akurasi pesanan, kualitas pemasok, atau proses pengiriman. Retur menambah biaya pengiriman, beban administrasi untuk pekerjaan ulang, dan dapat merusak hubungan dengan pemasok.

ProcessMind melacak semua peristiwa "Barang diretur" dalam siklus pesanan pembelian sebagaimana tercatat di sistem Anda. Dengan menghubungkan retur dengan aktivitas sebelumnya dan atribut seperti pemasok atau pemohon, kami membantu menemukan penyebab masalah kualitas atau pemenuhan pesanan.

Tanpa gambaran terkini yang jelas tentang status setiap pesanan pembelian, pemangku kepentingan sulit memberikan informasi yang akurat, mengantisipasi masalah pengiriman, atau mengelola ketergantungan. Kurangnya transparansi ini memicu pelacakan manual yang berlebihan, menambah beban komunikasi, dan membuat masalah baru ditangani setelah terjadi.

ProcessMind menyajikan gambaran visual lengkap perjalanan setiap pesanan pembelian, dari permintaan hingga selesai. Dengan memetakan semua aktivitas dari sistem sumber, Anda dapat memantau perkembangan pesanan secara transparan, mengurangi perkiraan, dan mengelola proses secara proaktif.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Persetujuan pesanan pembelian yang lama dapat menunda pengadaan dan mengganggu jadwal proyek. Untuk mencapai sasaran ini, kurangi rata-rata waktu dari pengajuan PO hingga persetujuan akhir agar sumber daya lebih cepat tersedia dan operasional tetap berjalan. Hasilnya, kepuasan pemangku kepentingan meningkat dan biaya akibat waktu tunggu berkurang.

ProcessMind menemukan hambatan persetujuan dengan menampilkan jalur dan durasi setiap pesanan pembelian. Platform ini menunjukkan pemberi persetujuan, departemen, atau langkah tertentu yang menyebabkan keterlambatan. Anda dapat melakukan perbaikan proses yang terarah, seperti menerapkan alur persetujuan otomatis atau menetapkan jalur eskalasi yang jelas berdasarkan data dari sistem sumber.

Pembelian yang tidak patuh, yang sering disebut pembelian di luar prosedur, menimbulkan risiko keuangan dan operasional yang besar, melemahkan kontrak yang telah dinegosiasikan, dan dapat menyebabkan kegagalan audit. Meningkatkan kepatuhan berarti memastikan setiap pembelian mengikuti kebijakan yang berlaku, memperkuat pengendalian internal, dan mengurangi potensi kewajiban dalam lingkungan pengadaan yang aman.

ProcessMind secara otomatis memetakan alur pesanan pembelian yang sebenarnya dan membandingkannya dengan model kepatuhan yang telah ditentukan. Setiap penyimpangan dan aktivitas yang tidak patuh langsung terlihat. Anda dapat mengetahui dengan tepat di mana, kapan, dan oleh siapa tindakan tersebut dilakukan. Informasi terperinci ini membantu Anda melakukan intervensi yang tepat, memperkuat kebijakan, dan menyesuaikan konfigurasi sistem.

Perubahan yang sering dilakukan setelah pesanan pembelian diterbitkan menimbulkan inefisiensi, menambah beban administrasi, dan dapat menyebabkan kesalahan atau perselisihan dengan pemasok. Mengurangi pekerjaan ulang ini membantu menjaga akurasi dan kestabilan pesanan, memperlancar hubungan dengan pemasok, serta menekan biaya operasional dalam proses pengadaan hingga pembayaran.

ProcessMind menemukan penyebab perubahan pesanan pembelian dengan menganalisis log peristiwa dari sistem Anda. Platform ini menunjukkan kapan dan mengapa perubahan terjadi, termasuk departemen, jenis permintaan, atau masalah entri data yang paling banyak menyebabkan pekerjaan ulang. Wawasan ini membantu Anda mengambil langkah pencegahan, seperti meningkatkan pelatihan atau memperbaiki tata cara komunikasi.

Waktu tunggu pemasok yang tidak menentu atau panjang berdampak langsung pada tingkat persediaan, jadwal produksi, dan kecepatan respons operasional. Meningkatkan kinerja pemasok berarti memperpendek waktu pengiriman dan meningkatkan ketepatan waktu. Rantai pasok pun lebih mudah diprediksi dan kebutuhan pengiriman cepat yang mahal dapat dikurangi.

ProcessMind menganalisis waktu antara pengiriman pesanan pembelian kepada pemasok dan penerimaan barang terkait. Anda dapat membandingkan kinerja berbagai pemasok, kategori, atau wilayah secara terperinci berdasarkan data. Wawasan ini mendukung negosiasi dengan pemasok dan membantu menemukan strategi pengadaan yang lebih efisien.

Konversi permintaan pembelian yang telah disetujui menjadi pesanan pembelian resmi yang lambat akan menunda seluruh proses pengadaan, mengurangi kelincahan operasional, dan menurunkan kepuasan pelanggan internal. Dengan mempersingkat siklus ini, kebutuhan yang telah disetujui dapat segera menjadi pesanan yang siap diproses. Barang dan layanan yang diperlukan pun lebih cepat tersedia.

ProcessMind menampilkan seluruh perjalanan, dari pembuatan permintaan hingga pesanan pembelian dikirim kepada pemasok. Platform ini menemukan keterlambatan serah terima, hambatan, atau langkah manual yang memperpanjang tahap penting ini. Analisis tersebut membantu Anda menentukan perbaikan yang tepat, seperti mengotomatiskan pembuatan PO atau menyederhanakan proses peninjauan.

Keterlambatan penerimaan barang berdampak langsung pada akurasi persediaan, siklus pembayaran, dan ketersediaan barang atau layanan bagi pengguna internal. Mempercepat proses ini memastikan barang yang diterima segera diperiksa dan dicatat di sistem. Arus kas menjadi lebih baik dan sumber daya yang dibutuhkan operasional dapat segera digunakan.

ProcessMind memberikan gambaran jelas tentang seluruh perjalanan penerimaan barang untuk setiap pesanan pembelian. Platform ini menunjukkan langkah, lokasi, atau peran yang sering menyebabkan keterlambatan. Anda juga dapat melihat ketergantungan, keterbatasan sumber daya, atau tahapan manual yang menghambat efisiensi. Wawasan berbasis data ini mendukung perancangan ulang proses, peningkatan pelatihan, atau otomatisasi.

Tingkat retur barang kepada pemasok yang tinggi menunjukkan masalah pada akurasi pesanan, kualitas produk, atau kinerja pemasok. Hal ini meningkatkan biaya logistik dan menurunkan kepuasan. Mengurangi retur akan meningkatkan kualitas sejak awal, mengurangi pekerjaan ulang, dan memperkuat hubungan dengan pemasok. Proses pengadaan pun menjadi lebih efisien dan hemat biaya.

ProcessMind menganalisis seluruh siklus pesanan pembelian yang berujung pada retur barang. Platform ini menemukan aktivitas sebelumnya, pemasok, atau kategori produk yang paling sering terkait dengan retur. Pola yang berkaitan dengan pesanan tidak akurat atau kualitas pemasok yang buruk pun terlihat, sehingga Anda dapat meningkatkan pengelolaan kinerja dan prosedur pemesanan.

Visibilitas status pesanan pembelian yang terbatas membuat pemangku kepentingan tidak yakin, sehingga mereka terus meminta informasi dan masalah baru ditangani setelah terjadi. Dengan mencapai sasaran ini, semua pihak terkait mendapat informasi terbaru tentang perkembangan pesanan. Tindak lanjut manual berkurang dan keputusan dapat diambil secara proaktif.

ProcessMind menyajikan gambaran setiap pesanan pembelian dari awal hingga akhir, hingga tingkat peristiwa. Organisasi dapat melacak status pesanan dengan tepat, dari permintaan hingga selesai. Platform ini menunjukkan waktu tunggu yang umum di antara aktivitas dan dapat memperkirakan potensi keterlambatan. Informasi yang jelas ini membantu Anda menyusun tata cara komunikasi yang lebih baik dan mengembangkan dasbor.

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan proses pesanan pembelian

1
Hubungkan dan temukan data
2
Petakan proses Anda
3
Temukan hambatan
4
Analisis akar masalah
5
Rancang perbaikan
6
Pantau dan sesuaikan
1

Hubungkan dan temukan data

Yang perlu dilakukan

Hubungkan sumber data Anda dan impor log peristiwa dari ERP atau sistem lainnya. Pastikan data berkualitas dan lengkap agar analisis akurat.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Data yang akurat dan lengkap menjadi dasar untuk memahami kondisi sebenarnya dari proses pesanan pembelian dan menemukan peluang perbaikan.

Hasil yang diharapkan

Data peristiwa yang bersih dan terstruktur, siap untuk analisis proses.

YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Temukan wawasan tersembunyi dalam proses bisnis Anda

ProcessMind menampilkan alur operasional yang sebenarnya, termasuk inefisiensi dan peluang perbaikan. Dapatkan gambaran yang jelas dan berbasis data tentang kinerja proses Anda.
  • Visualisasikan alur proses yang sebenarnya
  • Temukan hambatan dan keterlambatan
  • Kurangi pengerjaan ulang dan pekerjaan manual
  • Optimalkan alokasi sumber daya
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Meningkatkan efisiensi dan menghemat biaya dalam proses pesanan pembelian

Hasil ini menggambarkan peningkatan dan efisiensi terukur yang biasanya dicapai organisasi saat menggunakan process mining untuk menganalisis dan mengoptimalkan proses pesanan pembelian. Analisis ini membantu menemukan hambatan, masalah kepatuhan, dan peluang otomatisasi.

0 %
Persetujuan pesanan pembelian lebih cepat

Rata-rata pengurangan waktu persetujuan

Dengan menemukan hambatan dan inefisiensi dalam alur kerja persetujuan, organisasi dapat memangkas waktu yang diperlukan untuk mengesahkan pesanan pembelian. Proses pengadaan pun lebih cepat dan pesanan dapat dibuat tepat waktu.
0 %
Pengerjaan ulang pesanan pembelian berkurang

Pengurangan perubahan setelah pesanan dibuat

Dengan menemukan penyebab utama perubahan pesanan pembelian setelah dibuat atau disetujui, Anda dapat mengurangi pengerjaan ulang manual, meningkatkan akurasi data, dan menekan beban administrasi. Hasilnya, proses menjadi lebih efisien.
0 %
Kepatuhan pesanan pembelian meningkat

Kepatuhan terhadap kebijakan meningkat

Process mining menemukan penyimpangan dari prosedur pembelian yang berlaku. Dengan begitu, perusahaan dapat menerapkan kebijakan kepatuhan dengan lebih efektif dan mengurangi pesanan pembelian yang tidak sesuai. Risiko pun berkurang dan persiapan audit menjadi lebih baik.
0 %
Siklus proses dari awal hingga akhir lebih singkat

Percepatan proses secara keseluruhan

Menyederhanakan seluruh siklus pesanan pembelian, dari permintaan awal hingga selesai, membantu menghilangkan keterlambatan tersembunyi dan serah terima yang tidak efisien. Operasional pun menjadi lebih cepat dan tangkas.
0 %
Pengiriman tepat waktu meningkat

Kinerja pemasok lebih baik

Dapatkan gambaran jelas tentang perbedaan kinerja pemasok agar barang diterima pada atau sebelum tanggal pengiriman yang diminta. Hal ini membantu perencanaan, mengurangi risiko kehabisan stok, dan memperkuat hubungan dengan pemasok.
0 %
Penerimaan barang lebih cepat

Pemrosesan barang masuk lebih cepat

Dengan menganalisis proses penerimaan barang, organisasi dapat menemukan dan menghilangkan keterlambatan. Barang pun lebih cepat tersedia, pengelolaan persediaan membaik, dan siklus pembayaran menjadi lebih singkat. Arus kas juga lebih optimal.

Hasil tentu berbeda-beda, bergantung pada kompleksitas proses, kualitas data, dan kondisi organisasi. Angka yang ditampilkan di sini mencerminkan peningkatan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulailah dengan atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan data sesuai kebutuhan.
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk dokumen pesanan pembelian. ID ini menjadi pengenal kasus utama dalam proses.

Mengapa ini penting

Atribut ini menghubungkan semua peristiwa terkait ke dalam satu kasus proses, sehingga analisis siklus pesanan pembelian dari awal hingga akhir dapat dilakukan.

Nama peristiwa bisnis atau tugas tertentu yang terjadi pada suatu waktu dalam siklus pesanan pembelian.

Mengapa ini penting

Atribut ini menjadi dasar peta proses untuk memetakan dan menganalisis alur, variasi, serta inefisiensi proses.

Stempel waktu tepat yang menunjukkan kapan suatu aktivitas atau peristiwa terjadi.

Mengapa ini penting

Atribut ini mendukung semua analisis berbasis waktu, termasuk penghitungan waktu siklus, penemuan hambatan, dan pemantauan kinerja terhadap tolok ukur.

Nama atau ID pengguna yang melakukan aktivitas tertentu, seperti membuat, menyetujui, atau mengubah pesanan pembelian.

Mengapa ini penting

Atribut ini menghubungkan aktivitas proses dengan orang yang melakukannya, sehingga beban kerja, kinerja, dan kepatuhan dapat dianalisis berdasarkan pengguna.

Departemen bisnis, pusat biaya, atau area fungsional yang menanggung biaya atau terkait dengan pesanan pembelian.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis proses berdasarkan unit bisnis, sehingga Anda dapat membandingkan kinerja dan menemukan masalah atau praktik baik yang spesifik pada tiap departemen.

Nama pemasok yang menyediakan barang atau jasa.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu menganalisis kinerja pemasok dan membandingkan waktu pengiriman, kualitas, serta kendala proses di antara pemasok.

Total nilai uang pesanan pembelian.

Mengapa ini penting

Atribut ini menambahkan dimensi keuangan pada proses, sehingga Anda dapat memprioritaskan perbaikan berdasarkan nilai dan memahami faktor pemicu biaya.

Klasifikasi barang atau jasa yang dibeli, seperti Perangkat Keras TI, Jasa Profesional, atau Perlengkapan Kantor.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis kinerja proses dan pengeluaran berdasarkan kategori, sehingga Anda dapat melihat dampak berbagai jenis pembelian terhadap efisiensi proses.

Tanggal yang diminta bisnis kepada pemasok untuk mengirimkan barang atau jasa.

Mengapa ini penting

Tanggal ini menjadi acuan untuk mengukur kinerja pengiriman pemasok dan penting untuk menghitung KPI Tingkat Pengiriman Tepat Waktu.

Status pesanan pembelian saat ini atau status akhirnya dalam siklus proses, seperti 'Terbuka', 'Ditutup', atau 'Dibatalkan'.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan Anda memfilter kasus berdasarkan tahap siklus prosesnya, sehingga analisis dapat berfokus pada pesanan terbuka, tertutup, atau bermasalah.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Aktivitas ini mencatat pembuatan awal dokumen pesanan pembelian di sistem. Ini menandai dimulainya komitmen pengadaan resmi, yang sering kali dibuat berdasarkan permintaan yang telah disetujui.

Mengapa ini penting

Sebagai peristiwa awal kasus, aktivitas ini menjadi dasar untuk mengukur waktu siklus pesanan pembelian dari awal hingga akhir. Aktivitas ini menetapkan titik awal bagi semua langkah berikutnya.

Tahap penting ini menandakan bahwa pesanan pembelian telah menyelesaikan alur kerja persetujuan internal. Pesanan kini boleh diterbitkan kepada pemasok dan menjadi komitmen keuangan resmi.

Mengapa ini penting

Tahap ini penting untuk mengukur efisiensi persetujuan internal. Keterlambatan persetujuan langsung memperpanjang waktu tunggu keseluruhan dan dapat merenggangkan hubungan dengan pemasok.

Aktivitas ini menandai saat pesanan pembelian yang telah disetujui resmi dikirim kepada pemasok. Pengiriman dapat dilakukan melalui berbagai saluran, seperti EDI, portal pemasok, atau email.

Mengapa ini penting

Ini adalah titik kontak eksternal pertama dan menandai dimulainya waktu tunggu pemasok. Jeda antara persetujuan internal dan pengiriman pesanan kepada pemasok menunjukkan waktu yang terbuang dalam siklus pengadaan.

Aktivitas ini mencatat secara resmi barang yang diterima untuk pesanan pembelian. Aktivitas ini mengonfirmasi bahwa kiriman telah tiba dan dimasukkan ke sistem, biasanya sekaligus memperbarui jumlah persediaan.

Mengapa ini penting

Tahap penting ini menandai pemenuhan pesanan dari sisi logistik. Analisis kinerja pengiriman tepat waktu sangat bergantung pada keakuratan dan ketepatan waktu pencatatan peristiwa ini.

Peristiwa ini menandai penerimaan dan pencatatan faktur pemasok yang merujuk pada pesanan pembelian. Ini mengawali tahap dari faktur hingga pembayaran dalam siklus pengadaan hingga pembayaran.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menghubungkan proses pengadaan dengan utang usaha. Waktu antara penerimaan barang dan penerimaan faktur penting untuk mengelola akrual dan membuat proyeksi keuangan.

Ini adalah aktivitas terakhir yang menandakan pesanan pembelian telah selesai. Pesanan biasanya ditutup setelah seluruh barang diterima dan seluruh faktur dicatat, serta tidak ada transaksi lain yang diharapkan.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai berakhirnya siklus pesanan pembelian. Waktu hingga penutupan menjadi metrik penting untuk mengukur kelancaran proses secara keseluruhan dan menemukan pesanan yang masih terbuka tanpa aktivitas.

Untuk rekomendasi data yang disesuaikan, pilih proses tertentu.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Process mining memberikan gambaran berbasis data tentang alur pesanan pembelian yang sebenarnya. Anda dapat menemukan hambatan, aktivitas yang tidak patuh, dan inefisiensi seperti waktu persetujuan yang panjang. Process mining menunjukkan bagian proses yang menyimpang dari jalur ideal dan menandai peluang optimalisasi serta otomatisasi. Dengan begitu, Anda dapat melihat alur proses yang sebenarnya dan menemukan cara meningkatkan efisiensi serta mengurangi biaya operasional pesanan pembelian.

Untuk setiap pesanan pembelian, kami memerlukan pengenal kasus yang unik, nama aktivitas, dan stempel waktu untuk setiap peristiwa. Data ini biasanya diambil dari tabel yang mencatat pembuatan dan persetujuan Pesanan Pembelian, perubahan, penerimaan barang, serta penyelesaian di sistem pengadaan Anda. Atribut tambahan seperti pemohon, pemberi persetujuan, nilai, dan detail barang dapat memperkaya analisis.

Data biasanya diekstrak melalui fungsi pelaporan sistem, kemampuan API, atau ekspor ke format terstruktur seperti CSV. Cara yang tepat bergantung pada konfigurasi sistem dan volume data Anda. Pakar kami dapat membantu menyiapkan metode ekstraksi yang efisien dan aman untuk memastikan data lengkap.

Anda dapat mengharapkan hasil nyata, seperti berkurangnya waktu persetujuan pesanan pembelian dan waktu siklus secara keseluruhan, serta meningkatnya kepatuhan terhadap peraturan. Tingkat perubahan pesanan pembelian dapat menurun, konversi permintaan menjadi PO menjadi lebih lancar, dan peluang otomatisasi tugas bertambah. Pada akhirnya, process mining membantu mewujudkan proses pembelian hingga pembayaran yang lebih efisien, patuh, dan transparan.

Penyiapan awal, termasuk ekstraksi data dan konfigurasi model, biasanya memerlukan waktu beberapa minggu, bergantung pada ketersediaan dan kerumitan data. Setelah konfigurasi selesai, Anda sering kali dapat melihat wawasan awal dan menemukan hambatan utama dalam hitungan hari. Pemantauan berkelanjutan kemudian memberikan gambaran kinerja dan kepatuhan dari waktu ke waktu.

Ya. Process mining membantu menemukan akar penyebab hambatan pesanan pembelian, bukan hanya gejalanya. Dengan menghubungkan penyimpangan proses dengan atribut tertentu, Anda dapat mengetahui alasan langkah tertentu memerlukan waktu lebih lama. Wawasan terperinci ini mendukung perbaikan yang terarah untuk mengatasi masalah utama dan menghasilkan perbaikan proses yang bertahan lama.

Tentu. process mining efektif untuk menemukan pembelian tanpa persetujuan dan penyimpangan dari kebijakan pengadaan yang berlaku. Dengan memetakan pelaksanaan proses yang sebenarnya, Anda dapat melihat saat kontrol dilewati dan menelusuri penyebab utamanya. Temuan ini penting untuk memperkuat kepatuhan dan mengurangi pembelian yang tidak sesuai kebijakan.

Persyaratan utamanya adalah akses aman ke data dari sistem sumber, biasanya melalui fitur pelaporan bawaan atau API, untuk mengekspor event log yang diperlukan. Pada tahap analisis, biasanya Anda tidak perlu menghubungkan sistem secara langsung atau mengubah sistem yang sedang berjalan secara besar-besaran. Data perlu disediakan dalam format terstruktur, seperti CSV atau tabel database.

Process mining melengkapi, bukan menggantikan, alat pelaporan dan BI tradisional. BI biasanya menunjukkan “apa yang terjadi”, sering kali dalam ringkasan gabungan. Sementara itu, process mining memetakan alur nyata setiap pesanan pembelian untuk menunjukkan “bagaimana dan mengapa hal itu terjadi”. Dengan begitu, Anda dapat menemukan variasi dan penyimpangan yang tersembunyi, lalu melihat proses secara lebih mendalam untuk menentukan perbaikan yang tepat.

Dukungan awal dari tim TI untuk mengekstrak data akan membantu, tetapi alat process mining modern dirancang untuk pengguna bisnis. Antarmukanya mudah digunakan, sehingga tim pengadaan dan tim proses dapat menganalisis temuan tanpa latar belakang ilmu data yang mendalam. Pelatihan dan dukungan biasanya tersedia agar tim Anda dapat menggunakannya dengan baik.

Optimalkan proses pesanan pembelian Anda, mulai hari ini

Dapat digunakan dengan sistem apa pun. Temukan hambatan dan percepat siklus pesanan pembelian.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Penyiapan hanya 5 menit.