Templat data Purchase to Pay - Requisition Anda

ID permintaan pembelian adalah kunci unik yang diberikan kepada setiap dokumen permintaan saat dibuat. ID ini menjadi acuan utama untuk semua aktivitas, perubahan, dan persetujuan yang terkait dengan satu permintaan, dari awal hingga selesai.

Dalam process mining, ID ini penting untuk menghubungkan data kasus. Sistem menggunakannya untuk menyusun kembali perjalanan setiap permintaan dari awal hingga akhir, dengan mengaitkan berbagai peristiwa seperti 'Permintaan dibuat', 'Tahap persetujuan disetujui', dan 'Pesanan pembelian dibuat' menjadi satu alur proses yang utuh. Tanpa pengenal kasus yang konsisten dan unik, analisis variasi proses, waktu siklus, dan hasil tidak dapat dilakukan.

Kunci ini penting untuk melacak seluruh siklus permintaan dan menghubungkan semua peristiwa terkait ke dalam satu instans proses.

Biasanya terdapat di data header transaksi permintaan pembelian atau tabel dokumen.

Nama aktivitas menjelaskan satu langkah atau perubahan status dalam siklus permintaan pembelian. Nama ini memberi label yang mudah dipahami untuk peristiwa seperti 'Permintaan diajukan', 'Tahap persetujuan dimulai', atau 'Permintaan ditolak', yang menjadi bagian dasar peta proses.

Atribut ini penting untuk menemukan dan menganalisis proses. Dengan menyusun aktivitas secara berurutan, alat process mining dapat menampilkan alur proses yang sebenarnya, menemukan penyimpangan dari prosedur standar, serta menunjukkan hambatan atau siklus pengerjaan ulang. Nama aktivitas yang konsisten dan jelas membantu menghasilkan model proses yang mudah dipahami dan ditindaklanjuti.

Atribut ini menentukan tiap langkah proses, yang diperlukan untuk menampilkan peta proses dan menganalisis alurnya.

Sering kali diambil dari log peristiwa, tabel perubahan status, atau kode transaksi yang terkait dengan dokumen permintaan.

Waktu peristiwa, yang sering disebut stempel waktu, mencatat saat tepat suatu aktivitas berlangsung. Data ini penting untuk mengurutkan peristiwa dengan benar dan melakukan semua analisis proses berbasis waktu, termasuk menghitung waktu siklus, menemukan hambatan, dan memantau kinerja.

Dalam process mining, stempel waktu digunakan untuk mengurutkan aktivitas dalam setiap kasus dan mengukur durasi antar langkah. Analisis durasi membantu menemukan keterlambatan, memahami penyebab waktu siklus yang panjang, dan menilai apakah perjanjian tingkat layanan terpenuhi. Data stempel waktu yang akurat dan lengkap diperlukan untuk analisis kinerja yang bermakna.

Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa, menghitung waktu siklus, serta menganalisis kinerja dan hambatan proses.

Biasanya tercatat dalam jejak audit sistem, log peristiwa, atau sebagai tanggal pembuatan maupun perubahan pada catatan transaksi.

Stempel waktu pembaruan data terakhir menunjukkan seberapa baru data yang dianalisis. Informasi ini mencatat kapan data terakhir diekstrak dari sistem sumber dan dimuat ke lingkungan process mining.

Atribut ini penting untuk pemantauan operasional dan memastikan analisis menggunakan informasi terkini. Atribut ini membantu pengguna memahami jeda antara peristiwa di lapangan dan pencatatannya dalam model proses. Dashboard dan KPI untuk memantau operasional yang sedang berjalan mengandalkan informasi ini agar dapat memberikan wawasan yang tepat waktu dan relevan.

Informasi ini menunjukkan seberapa baru data yang tersedia, sehingga analisis tetap relevan dan terkini.

Biasanya ditambahkan oleh alat integrasi data atau ETL (Extract, Transform, Load) saat data dimuat.

Atribut sistem sumber menunjukkan asal data proses. Di organisasi yang menggunakan beberapa sistem, seperti ERP pusat dan alat e-procurement khusus, kolom ini membantu membedakan data dari tiap sumber.

Informasi ini berguna untuk memvalidasi data, mencari penyebab masalah, dan memahami variasi proses yang mungkin bergantung pada sistem. Misalnya, permintaan dari satu sistem mungkin mengikuti jalur persetujuan yang berbeda atau memiliki waktu siklus lebih singkat dibandingkan permintaan dari sistem lain. Analisis berdasarkan sistem sumber dapat mengungkap masalah integrasi atau peluang untuk menggabungkan sistem.

Informasi ini memberi konteks tentang asal data, yang penting untuk validasi data dan analisis perbedaan proses di berbagai sistem.

Biasanya berupa nilai tetap yang ditambahkan saat data diekstrak, atau tersedia di kolom metadata teknis.

Atribut departemen menunjukkan unit organisasi yang bertanggung jawab atas pembelian, seperti 'Pemasaran', 'TI', atau 'Keuangan'. Informasi ini penting untuk keuangan dan organisasi, termasuk penyusunan anggaran dan alokasi biaya.

Dalam process mining, analisis data berdasarkan departemen merupakan teknik yang umum digunakan. Analisis ini memungkinkan perbandingan kinerja antarunit bisnis, sehingga Anda dapat mengetahui departemen yang paling efisien dan yang mungkin membutuhkan dukungan. Analisis ini juga dapat mengungkap perbedaan waktu siklus, tingkat persetujuan, atau kepatuhan yang berkaitan dengan kebiasaan pembelian atau proses internal departemen tertentu.

Atribut ini memungkinkan perbandingan kinerja dan analisis biaya antarunit bisnis, serta menunjukkan pola proses yang khas di tiap departemen.

Biasanya tersedia di data header atau baris item permintaan pembelian, dan terhubung dengan struktur organisasi perusahaan.

ID pesanan pembelian adalah nomor unik dokumen PO yang dibuat dari permintaan pembelian yang telah disetujui. Kolom ini menghubungkan proses permintaan dengan proses pengadaan dan pembayaran berikutnya.

Atribut ini penting untuk menganalisis efisiensi konversi permintaan menjadi PO. Atribut ini memastikan permintaan berhasil menghasilkan pesanan pembelian dan memungkinkan pengukuran waktu yang dibutuhkan untuk konversi tersebut. Dengan menganalisis permintaan yang memiliki PO terkait, perusahaan dapat menilai efektivitas tahap sebelum pengadaan dan menemukan permintaan yang telah disetujui tetapi tidak pernah dipenuhi.

Atribut ini menghubungkan permintaan dengan proses pengadaan berikutnya, sehingga tingkat dan waktu konversi permintaan menjadi PO dapat dianalisis.

Biasanya terdapat di data dokumen permintaan setelah PO dibuat, terkadang di tabel dokumen terkait atau alur dokumen.

Jenis permintaan mengelompokkan permintaan pembelian berdasarkan sifat atau tujuannya. Contohnya, permintaan bahan standar, jasa, belanja modal, atau barang dari katalog tertentu. Klasifikasi ini sering menentukan alur persetujuan dan perlakuan akuntansi.

Analisis berdasarkan jenis permintaan membantu Anda memahami apakah tiap jenis permintaan mengikuti jalur yang berbeda atau memiliki tingkat efisiensi yang berbeda. Misalnya, permintaan belanja modal mungkin memiliki waktu siklus lebih panjang karena memerlukan lapisan persetujuan tambahan, sedangkan permintaan barang standar dari katalog mungkin sangat otomatis. Analisis ini membantu merancang dan mengoptimalkan variasi proses untuk tiap jenis permintaan.

Atribut ini memungkinkan analisis jalur proses yang berbeda, karena jenis permintaan sering menentukan alur persetujuan dan tingkat kerumitannya.

Informasi ini biasanya disimpan sebagai jenis dokumen atau kode kategori di data header permintaan.

Atribut mata uang menunjukkan satuan uang untuk nilai permintaan. Di organisasi multinasional, permintaan dapat dibuat dalam berbagai mata uang, bergantung pada lokasi pemohon atau pemasok.

Kolom ini penting untuk pelaporan dan analisis keuangan yang akurat. Informasi ini memastikan nilai uang ditafsirkan dengan benar dan dapat dikonversi saat data dari berbagai wilayah digabungkan. Setiap analisis nilai permintaan perlu memperhitungkan mata uang agar satuan uang yang berbeda tidak dibandingkan secara langsung.

Informasi ini memberi konteks yang diperlukan untuk data keuangan, sehingga nilai permintaan dari berbagai wilayah dapat ditafsirkan dan digabungkan dengan akurat.

Biasanya terdapat di data header transaksi permintaan pembelian, bersama kolom nilai.

Nama pemohon menunjukkan orang yang memulai permintaan pembelian. Biasanya, orang ini adalah pengguna bisnis yang membutuhkan barang atau jasa.

Analisis proses berdasarkan pemohon dapat membantu menemukan pola pada individu atau kelompok tertentu. Misalnya, analisis dapat menunjukkan pemohon yang sering mengajukan permintaan tidak lengkap atau tidak sesuai ketentuan sehingga perlu dikerjakan ulang. Informasi ini dapat digunakan untuk memberikan pelatihan yang sesuai atau menyederhanakan proses permintaan bagi kelompok pengguna tertentu, sehingga efisiensi dan kepatuhan meningkat.

Atribut ini membantu menemukan pola perilaku pengguna, sehingga pelatihan dan perbaikan proses dapat diarahkan kepada individu atau tim yang tepat.

Terdapat di data header permintaan pembelian dan sering kali terhubung dengan data induk karyawan.

Nilai permintaan menunjukkan total nilai keuangan semua barang dan jasa yang diminta dalam permintaan pembelian. Ini adalah metrik keuangan penting dalam proses pengadaan.

Dalam analisis proses, atribut ini penting untuk pemfilteran dan analisis berdasarkan nilai. Anda dapat mengelompokkan permintaan bernilai tinggi dan rendah, yang sering memiliki alur persetujuan dan tingkat risiko berbeda. Analisis waktu siklus atau tingkat penolakan berdasarkan nilai permintaan dapat menunjukkan bahwa permintaan bernilai tinggi membutuhkan waktu lebih lama untuk disetujui atau lebih sering ditolak. Temuan ini dapat menjadi titik awal perbaikan proses.

Atribut ini memungkinkan analisis berdasarkan nilai, membantu Anda memprioritaskan permintaan bernilai tinggi dan memahami dampak nilai keuangan terhadap proses.

Biasanya terdapat di data header transaksi permintaan pembelian atau tabel dokumen.

Status permintaan menunjukkan kondisi permintaan pada waktu tertentu atau hasil akhirnya. Status yang umum meliputi 'Sedang diproses', 'Menunggu persetujuan', 'Disetujui', 'Ditolak', dan 'Ditutup'.

Atribut ini penting untuk analisis hasil dan pemantauan operasional. Analis dapat memfilter permintaan berdasarkan status akhirnya untuk menghitung metrik seperti tingkat penolakan atau tingkat konversi ke PO. Dalam operasional, tim dapat melihat beban kerja saat ini, misalnya jumlah permintaan yang menunggu persetujuan, lalu menentukan prioritas dan mengelola sumber daya dengan lebih baik.

Atribut ini memperjelas hasil permintaan, sehingga Anda dapat menghitung metrik penting seperti tingkat penolakan dan mengelola beban kerja operasional.

Biasanya terdapat di kolom status header dokumen permintaan pembelian.

Alasan penolakan adalah kolom teks atau kode yang menjelaskan mengapa permintaan ditolak. Pemberi persetujuan mengisi informasi ini sebagai masukan bagi pemohon, yang mungkin perlu mengubah dan mengajukan ulang permintaan.

Atribut ini sangat berguna untuk mencari akar penyebab kegagalan proses. Dengan mengelompokkan dan menganalisis alasan penolakan, organisasi dapat menemukan masalah umum seperti 'Kode GL salah', 'Anggaran terlampaui', atau 'Pemasok tidak memenuhi ketentuan'. Temuan ini dapat mendorong perbaikan yang terarah, seperti pelatihan pemohon yang lebih baik, komunikasi kebijakan yang lebih jelas, atau penyempurnaan sistem untuk mencegah kesalahan umum.

Atribut ini menunjukkan secara langsung alasan permintaan gagal, sehingga Anda dapat mencari akar penyebab, mengurangi pekerjaan ulang, dan meningkatkan tingkat persetujuan pada pengajuan pertama.

Biasanya dicatat di kolom komentar atau catatan yang terkait dengan aktivitas 'Ditolak' atau perubahan status.

Nama pemberi persetujuan menunjukkan individu, peran, atau kelompok yang melakukan tahap persetujuan atau penolakan dalam alur kerja. Pihak ini berbeda dari pemohon atau pengguna umum yang mungkin melakukan aktivitas lain.

Atribut ini penting untuk menganalisis proses persetujuan. Anda dapat mengukur kinerja pemberi persetujuan, misalnya waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan. Atribut ini juga dapat menunjukkan pembagian beban kerja dan apakah pemberi persetujuan tertentu menjadi hambatan dalam proses. Analisis ini mendukung alokasi sumber daya dan pengelolaan kinerja yang lebih baik dalam rangkaian persetujuan.

Atribut ini memungkinkan analisis alur persetujuan secara terperinci, termasuk beban kerja dan kinerja pemberi persetujuan serta hambatan dalam proses.

Tercatat dalam log peristiwa atau log audit untuk aktivitas terkait persetujuan. Data ini mungkin perlu digabungkan dengan data induk karyawan.

Nama pengguna menunjukkan orang yang bertanggung jawab atas setiap aktivitas dalam log proses. Atribut umum ini dapat mencatat pemohon, editor, pemberi persetujuan, atau siapa pun yang berinteraksi dengan permintaan pembelian.

Atribut ini penting untuk menganalisis sumber daya dan otomatisasi. Anda dapat menggunakannya untuk memahami prinsip empat mata, yaitu serah terima pekerjaan antar pengguna, serta menghitung tingkat otomatisasi dengan mengenali aktivitas yang dilakukan oleh pengguna sistem atau batch. Analisis aktivitas berdasarkan pengguna juga membantu Anda memahami interaksi berbagai peran dalam proses.

Atribut ini penting untuk memahami serah terima antar pengguna, menganalisis otomatisasi, dan mengaitkan setiap langkah proses dengan pelakunya.

Biasanya tersedia di jejak audit atau data log peristiwa untuk setiap transaksi, dan sering disimpan sebagai User ID.

Pemohon menetapkan Tanggal dibutuhkan sebagai tenggat pemenuhan. Tanggal ini menjadi target untuk seluruh proses pengadaan, mulai dari persetujuan permintaan hingga barang atau jasa diterima.

Atribut ini membantu Anda menganalisis ketepatan waktu proses dan kesesuaiannya dengan kebutuhan bisnis. Bandingkan Tanggal dibutuhkan dengan tanggal pembuatan Purchase Order atau tanggal pengiriman aktual untuk mengukur kemampuan organisasi memenuhi tingkat layanan internal. Atribut ini juga membantu menjawab pertanyaan penting, seperti apakah proses pengadaan cukup cepat untuk memenuhi tenggat bisnis.

Atribut ini menjadi acuan untuk mengukur kinerja proses terhadap tenggat bisnis dan menilai kemampuan memenuhi kebutuhan tepat waktu.

Biasanya diisi oleh pengguna saat membuat permintaan pembelian dan disimpan di bagian header atau detail baris permintaan.

Tingkat urgensi, yang terkadang disebut prioritas, adalah kolom yang digunakan pemohon untuk menunjukkan seberapa cepat barang atau jasa dibutuhkan. Klasifikasi ini dapat memengaruhi cara tim pengadaan dan pemberi persetujuan mengarahkan serta memprioritaskan permintaan.

Analisis kinerja proses berdasarkan tingkat urgensi membantu menilai apakah proses tanggap terhadap kebutuhan bisnis. Misalnya, Anda dapat memeriksa apakah permintaan berurgensi 'Tinggi' benar-benar diproses lebih cepat daripada permintaan berurgensi 'Rendah'. Jika tidak, mungkin ada hambatan atau mekanisme penentuan prioritas yang tidak berjalan dan perlu diperbaiki.

Atribut ini membantu menilai apakah proses memprioritaskan permintaan mendesak dengan baik dan apakah tingkat urgensi yang dicantumkan sesuai dengan kecepatan pemrosesan.

Biasanya berupa kolom opsional atau wajib pada formulir pembuatan permintaan, dan disimpan di header permintaan.