Templat data orientasi karyawan
Templat data orientasi karyawan
- Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan
- Aktivitas utama yang perlu dilacak
- Panduan ekstraksi
Atribut orientasi karyawan
| Nama | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
|
Kasus orientasi karyawan baru
OnboardingCaseId
|
ID unik untuk proses orientasi seorang karyawan baru, yang mengelompokkan semua aktivitas terkait. | ||
|
Deskripsi
ID Kasus Orientasi adalah pengenal utama yang menghubungkan semua peristiwa dan titik data dalam proses orientasi seorang karyawan baru. ID ini dibuat saat proses orientasi dimulai dan berakhir saat proses ditandai selesai. Dalam process mining, atribut ini penting untuk menyusun kembali alur proses dari awal hingga akhir bagi setiap karyawan baru. Atribut ini memungkinkan analisis jalur yang berbeda (variasi), waktu siklus, dan hasil untuk setiap kasus, serta menjadi dasar seluruh analisis.
Mengapa ini penting
Atribut ini menentukan cakupan analisis. Tanpanya, perjalanan karyawan baru tidak dapat ditelusuri dan indikator kinerja utama seperti total waktu orientasi tidak dapat diukur.
Sumber data
Biasanya, ini adalah ID instans proses yang dibuat di modul SAP SuccessFactors Onboarding saat proses orientasi karyawan baru dimulai.
Contoh
ONB-2024-00123ONB-2024-00124ONB-2024-00125
|
|||
|
Nama aktivitas
ActivityName
|
Nama tugas atau tonggak tertentu yang terjadi dalam proses orientasi karyawan baru. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menjelaskan peristiwa atau langkah tertentu dalam alur kerja orientasi, seperti 'Pemeriksaan latar belakang dimulai' atau 'Tugas manajer diberikan'. Aktivitas ini membentuk peta proses. Analisis urutan dan frekuensi aktivitas membantu menemukan alur proses yang sebenarnya, melihat penyimpangan dari prosedur standar, dan mengidentifikasi hambatan yang membuat proses terhenti. Atribut ini menjadi bagian inti dalam penemuan dan analisis proses.
Mengapa ini penting
Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam peta proses. Analisis urutan aktivitas menjadi cara utama untuk memahami dan mengoptimalkan alur kerja orientasi.
Sumber data
Informasi ini dicatat dalam tabel riwayat proses atau jejak audit di modul SAP SuccessFactors Onboarding untuk setiap kasus.
Contoh
Proses orientasi karyawan baru dimulaiPemeriksaan latar belakang selesaiPermintaan penyediaan TI diajukanPertemuan tindak lanjut 30 hari dilakukan
|
|||
|
Stempel waktu peristiwa
EventTimestamp
|
Tanggal dan waktu tepat saat aktivitas selesai atau tonggak tercapai. | ||
|
Deskripsi
Stempel waktu peristiwa mencatat waktu tepat saat suatu aktivitas terjadi. Data ini penting untuk mengurutkan peristiwa dengan benar dan melakukan analisis berbasis waktu, seperti menghitung waktu siklus, waktu tunggu, dan durasi antar langkah. Dalam process mining, stempel waktu digunakan untuk mengurutkan aktivitas dalam setiap kasus dan menyusun gambaran alur proses yang akurat dari waktu ke waktu. Data ini menjadi dasar analisis kinerja, pemantauan SLA, dan identifikasi hambatan.
Mengapa ini penting
Atribut ini diperlukan untuk menghitung semua metrik terkait waktu, termasuk waktu siklus dan durasi hambatan, yang penting untuk analisis kinerja.
Sumber data
Biasanya, data ini dicatat bersama setiap aktivitas dalam log peristiwa atau jejak audit modul SAP SuccessFactors Onboarding.
Contoh
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-03T14:30:00Z2023-10-05T11:25:10Z
|
|||
|
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdateTimestamp
|
Stempel waktu yang menunjukkan kapan data untuk peristiwa ini terakhir diperbarui atau diambil dari sumbernya. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini mencatat tanggal dan waktu pengambilan data terakhir dari sistem sumber. Atribut ini bukan waktu terjadinya peristiwa, melainkan waktu terakhir catatan peristiwa diperbarui dalam kumpulan data yang digunakan untuk analisis. Kolom metadata ini penting untuk mengetahui seberapa baru data yang tersedia. Analis dan pengguna bisnis dapat mengetahui seberapa mutakhir analisis proses dan kapan data baru akan muncul di dasbor.
Mengapa ini penting
Membantu pengguna memahami kemutakhiran data, yang penting untuk mengambil keputusan berdasarkan hasil analisis.
Sumber data
Stempel waktu ini biasanya dibuat dan ditambahkan ke setiap catatan saat data diekstrak.
Contoh
2024-06-10T05:00:00Z2024-06-11T05:00:00Z2024-06-12T05:00:00Z
|
|||
|
Sistem sumber
SourceSystem
|
Menunjukkan sistem tempat data diambil. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan asal data, dalam hal ini 'SAP SuccessFactors Onboarding'. Atribut ini berguna terutama saat data dari beberapa sistem digabungkan untuk memberikan gambaran proses yang lebih luas. Dalam analisis, atribut ini membantu tata kelola data, pemecahan masalah, dan memastikan data dikaitkan dengan sumber yang tepat. Atribut ini juga memberikan konteks saat membandingkan proses atau data dari aplikasi yang berbeda.
Mengapa ini penting
Memberikan konteks penting tentang asal data untuk mendukung tata kelola, validasi, dan integrasi dengan sistem lain.
Sumber data
Biasanya, nilai tetap ini ditambahkan saat data diekstrak dan ditransformasikan untuk menandai kumpulan data.
Contoh
SAP SuccessFactors OnboardingSFSF_ONB_PRODSuccessFactors_Onboarding_US
|
|||
|
Departemen
Department
|
Departemen atau unit bisnis tempat karyawan baru akan bergabung. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan unit organisasi tempat karyawan baru ditempatkan, seperti 'Penjualan', 'Teknik', atau 'Keuangan'. Ini adalah bagian penting dari data organisasi. Analisis proses berdasarkan departemen sering diperlukan. Analisis ini membantu membandingkan kinerja, menemukan hambatan khusus departemen (misalnya, penyediaan TI untuk staf teknik memerlukan waktu lebih lama), dan memahami perbedaan proses orientasi di seluruh organisasi. Segmentasi ini penting untuk dasbor Tolok Ukur Orientasi per Departemen.
Mengapa ini penting
Memungkinkan segmentasi dan perbandingan penting atas proses orientasi di berbagai bagian organisasi.
Sumber data
Informasi ini tercantum dalam permintaan posisi dan data karyawan baru di SAP SuccessFactors.
Contoh
Penjualan dan PemasaranRiset dan PengembanganKeuanganDukungan Pelanggan
|
|||
|
ID karyawan baru
NewHireEmployeeId
|
ID unik yang diberikan kepada karyawan baru. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini adalah pengenal resmi dan permanen karyawan baru di sistem HR perusahaan. Biasanya, ID diberikan setelah profil HR dibuat dan tetap digunakan selama karyawan bekerja di perusahaan. ID Kasus Orientasi melacak proses, sedangkan ID Karyawan menghubungkan proses orientasi dengan catatan permanen karyawan. Dengan begitu, analisis jangka panjang dapat dilakukan, misalnya membandingkan pengalaman orientasi dengan kinerja atau retensi karyawan di kemudian hari.
Mengapa ini penting
Menghubungkan proses orientasi sementara dengan catatan karyawan permanen sehingga dampak jangka panjang dapat dianalisis.
Sumber data
Tersedia dalam catatan data karyawan baru di modul Onboarding atau Employee Central SAP SuccessFactors.
Contoh
100523100524100525
|
|||
|
Jabatan
PositionTitle
|
Nama jabatan resmi karyawan baru, misalnya 'Software Engineer' atau 'Account Manager'. | ||
|
Deskripsi
Jabatan menjelaskan peran spesifik yang akan dijalankan karyawan baru. Informasi ini lebih terperinci daripada nama departemen saja. Atribut ini digunakan untuk menganalisis perbedaan proses orientasi bagi berbagai jabatan. Misalnya, proses untuk eksekutif mungkin memiliki langkah atau SLA yang berbeda dari proses untuk karyawan tingkat pemula. Informasi ini penting bagi dashboard analisis variasi proses orientasi agar penyimpangan proses berdasarkan jabatan dapat diketahui.
Mengapa ini penting
Membantu menganalisis variasi proses berdasarkan jabatan, sehingga pengalaman orientasi dapat disesuaikan dan distandardisasi.
Sumber data
Kolom ini tersedia secara standar dalam permintaan tenaga kerja dan informasi kepegawaian karyawan baru di SAP SuccessFactors.
Contoh
Senior Software EngineerAnalis KeuanganMitra Bisnis SDMPerwakilan Pengembangan Penjualan
|
|||
|
Koordinator Orientasi
OnboardingCoordinator
|
Profesional atau koordinator SDM yang bertanggung jawab mengelola kasus orientasi. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan orang, biasanya dari tim SDM, yang mengawasi proses orientasi karyawan baru. Orang tersebut bertanggung jawab memastikan tugas selesai tepat waktu dan menangani masalah yang muncul. Data ini penting untuk mengelola beban kerja dan mengalokasikan sumber daya dalam tim SDM. Dashboard 'Beban Kerja Koordinator Orientasi' menggunakan atribut ini untuk menyeimbangkan pembagian kasus dan menemukan koordinator yang mungkin kelebihan beban atau bekerja dengan sangat efisien.
Mengapa ini penting
Penting untuk menganalisis beban kerja tim SDM, merencanakan kapasitas, dan menemukan praktik terbaik di antara para koordinator.
Sumber data
Kolom ini kemungkinan berupa peran atau pengguna yang ditetapkan dalam instans proses orientasi SAP SuccessFactors.
Contoh
Robert JohnsonEmily WhiteMichael Brown
|
|||
|
Manajer Perekrutan
HiringManager
|
Nama manajer yang akan menjadi atasan karyawan baru. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan manajer perekrutan yang bertanggung jawab atas karyawan baru. Manajer perekrutan biasanya mendapat tugas tertentu selama proses orientasi, seperti memperkenalkan karyawan baru kepada tim atau menetapkan sasaran 30 hari. Analisis berdasarkan manajer perekrutan membantu menemukan hambatan dalam tugas yang bergantung pada manajer dan menilai keterlibatan mereka dalam proses orientasi. Informasi ini mendukung dashboard 'Keterlambatan Tugas Orientasi oleh Manajer' dengan menyoroti manajer yang mungkin memerlukan dukungan atau pelatihan tambahan.
Mengapa ini penting
Membantu menemukan hambatan pada tugas yang bergantung pada manajer dan mengukur keterlibatan manajer dalam proses orientasi.
Sumber data
Informasi ini merupakan bagian dari data pekerjaan inti dan struktur pelaporan yang ditetapkan di SAP SuccessFactors.
Contoh
Jane DoeDavid LeeSusan Chen
|
|||
|
Tanggal Mulai Resmi
OfficialStartDate
|
Hari pertama resmi karyawan baru bekerja. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini mencatat tanggal mulai kerja yang disepakati dalam kontrak karyawan baru. Tanggal ini menjadi tenggat penting bagi berbagai kegiatan sebelum mulai bekerja, seperti menyiapkan akses dan peralatan TI, menyelesaikan dokumen, serta melakukan pemeriksaan latar belakang. Dalam analisis, tanggal ini menjadi patokan untuk mengukur ketepatan waktu kegiatan sebelum karyawan mulai bekerja. Tanggal ini penting bagi KPI 'Kesiapan Sumber Daya TI pada Hari Pertama' dan dashboard yang memantau kesiapan perusahaan menyambut karyawan baru.
Mengapa ini penting
Menjadi tenggat dan patokan penting untuk menilai ketepatan waktu serta keberhasilan seluruh kegiatan sebelum karyawan mulai bekerja.
Sumber data
Kolom tanggal ini merupakan bagian penting dari catatan kepegawaian karyawan baru di SAP SuccessFactors.
Contoh
2024-07-012024-07-152024-08-01
|
|||
|
Waktu selesai
EndTime
|
Stempel waktu yang menandai selesainya suatu aktivitas, terutama tugas yang durasinya dapat diukur. | ||
|
Deskripsi
StartTime (EventTimestamp) menandai waktu aktivitas dimulai atau terjadi, sedangkan EndTime mencatat waktu aktivitas berakhir. Untuk peristiwa tunggal, StartTime dan EndTime dapat sama. Untuk aktivitas seperti 'Pemeriksaan latar belakang', waktu mulai dan selesai yang berbeda sangat penting. Atribut ini memungkinkan penghitungan langsung waktu pengerjaan setiap aktivitas, bukan hanya waktu tunggu di antaranya. Dengan begitu, waktu kerja aktif dapat dibedakan dari waktu menganggur sehingga efisiensi proses terlihat lebih jelas.
Mengapa ini penting
Memungkinkan penghitungan waktu pengerjaan aktivitas secara akurat dan membantu menemukan tugas tertentu yang memakan waktu.
Sumber data
Data ini mungkin tersedia di log proses untuk tugas yang berlangsung lama atau dapat dihitung dari waktu mulai aktivitas berikutnya.
Contoh
2023-10-01T17:00:00Z2023-10-04T10:00:00Z2023-10-06T12:00:00Z
|
|||
|
Dilakukan Otomatis
IsAutomated
|
Penanda yang menunjukkan apakah aktivitas dilakukan oleh sistem atau pengguna. | ||
|
Deskripsi
Atribut boolean ini membedakan aktivitas yang dijalankan otomatis oleh sistem, misalnya 'Dokumen Sebelum Hari Pertama Dikirim', dari aktivitas yang dilakukan secara manual oleh pengguna, misalnya 'Pemeriksaan 30 Hari Dilakukan'. Analisis atribut ini membantu memahami tingkat otomatisasi proses. Data ini dapat digunakan untuk menemukan peluang otomatisasi lebih lanjut dengan menyoroti tugas manual yang berulang. Atribut ini juga membantu mengaitkan waktu pemrosesan dengan tepat, baik pada sistem maupun upaya manusia.
Mengapa ini penting
Membantu mengukur tingkat otomatisasi proses dan menemukan peluang untuk mengganti tugas manual dengan alur kerja otomatis.
Sumber data
Informasi ini sering kali dapat diketahui dari kolom 'Pengguna' yang terkait dengan suatu peristiwa. Jika penggunanya adalah akun sistem atau layanan, berarti peristiwa tersebut dilakukan secara otomatis.
Contoh
truefalse
|
|||
|
ID Pengguna
UserId
|
Identitas pengguna yang melakukan aktivitas. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini mencatat ID orang atau akun sistem yang menjalankan tugas tertentu dalam proses. Penggunanya dapat berupa karyawan baru, manajer perekrutan, koordinator SDM, atau pengguna sistem untuk langkah otomatis. Atribut ini memungkinkan analisis pembagian kerja dan kinerja di tingkat pengguna. Misalnya, data ini dapat menunjukkan koordinator orientasi yang menangani tugas terbanyak atau manajer yang paling cepat menyelesaikan tugasnya. Informasi ini menjadi dasar analisis kinerja berdasarkan sumber daya dan pengguna.
Mengapa ini penting
Memungkinkan analisis terperinci tentang pembagian beban kerja dan kinerja setiap pengguna atau kelompok pengguna.
Sumber data
Informasi ini biasanya tersedia di jejak audit atau log peristiwa modul SAP SuccessFactors Onboarding, dengan label seperti 'Diselesaikan Oleh' atau 'Pengguna'.
Contoh
jdoedleeSYSTEM
|
|||
|
Jenis Kepegawaian
EmploymentType
|
Menunjukkan status kepegawaian karyawan baru, seperti penuh waktu, paruh waktu, atau kontrak. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini mengelompokkan karyawan baru berdasarkan kontrak kerjanya. Proses orientasi dapat sangat berbeda menurut jenis kontrak. Misalnya, proses untuk pekerja kontrak mungkin lebih sederhana dan memiliki lebih sedikit langkah. Atribut ini digunakan untuk mengelompokkan data dalam analisis proses dan membandingkan alur kerja serta efisiensi untuk berbagai jenis karyawan baru. Dengan begitu, variasi proses dapat dipahami dan jalur orientasi yang sesuai dapat diterapkan untuk setiap jenis kepegawaian.
Mengapa ini penting
Membantu membandingkan dan mengoptimalkan proses orientasi untuk berbagai kategori pekerja, seperti karyawan penuh waktu dan pekerja kontrak.
Sumber data
Kolom ini tersedia secara standar dalam informasi pekerjaan karyawan di SAP SuccessFactors.
Contoh
Karyawan penuh waktuKaryawan paruh waktuPekerja kontrakPeserta magang
|
|||
|
Kepatuhan Terlambat
IsComplianceOverdue
|
Penanda hasil perhitungan yang bernilai true jika kegiatan kepatuhan selesai setelah tenggatnya. | ||
|
Deskripsi
Atribut boolean ini dihitung dengan membandingkan waktu penyelesaian aktual kegiatan terkait kepatuhan, misalnya 'Pemeriksaan Latar Belakang Selesai', dengan 'Tenggat Kepatuhan' yang sesuai. Jika kegiatan selesai setelah tenggat, penanda ini bernilai 'true'. Atribut ini penting bagi dashboard 'Pemantauan Kepatuhan Kritis'. Atribut ini memudahkan identifikasi dan pengukuran pelanggaran kepatuhan, sehingga organisasi dapat mengurangi risiko dan meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan serta peraturan.
Mengapa ini penting
Memudahkan identifikasi dan pelaporan kegagalan kepatuhan secara langsung, sehingga risiko dapat dikelola lebih awal.
Sumber data
Nilai ini dihitung di alat process mining dengan logika: Timestamp(ComplianceActivity) > ComplianceDueDate.
Contoh
truefalse
|
|||
|
Lokasi
Location
|
Lokasi kerja fisik, kantor, atau negara tempat karyawan baru bekerja. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan lokasi geografis tempat karyawan baru akan bekerja. Persyaratan orientasi, seperti dokumen kepatuhan atau pengiriman peralatan TI, dapat sangat berbeda menurut lokasi atau negara. Analisis proses berdasarkan lokasi membantu menemukan perbedaan regional dalam efisiensi dan kepatuhan. Misalnya, pemeriksaan latar belakang mungkin memerlukan waktu lebih lama di negara tertentu, atau dokumen hukum yang diperlukan bisa berbeda. Pengelompokan ini membantu menyesuaikan dan meningkatkan proses orientasi di setiap wilayah.
Mengapa ini penting
Membantu menemukan dan menangani perbedaan regional dalam proses orientasi, persyaratan kepatuhan, dan kinerja.
Sumber data
Informasi ini termasuk dalam data pekerjaan dan lokasi karyawan baru di SAP SuccessFactors.
Contoh
New York, ASLondon, InggrisSingapuraBerlin, Jerman
|
|||
|
Nama karyawan baru
NewHireName
|
Nama lengkap karyawan yang sedang menjalani proses orientasi. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menyimpan nama lengkap karyawan baru. Nama tersebut menjadi pengenal kasus yang mudah dibaca, sehingga mitra bisnis HR atau koordinator orientasi dapat mencari dan membahas kasus tertentu dengan lebih mudah. Di dasbor dan laporan, nama karyawan baru yang ditampilkan bersama ID kasus membuat data lebih mudah diakses dan dipahami oleh pengguna operasional yang perlu memantau perkembangan setiap orang.
Mengapa ini penting
Memberikan pengenal yang mudah dipahami untuk setiap kasus dan memudahkan penggunaan dasbor untuk pemantauan operasional.
Sumber data
Ini adalah kolom standar pada profil karyawan baru di SAP SuccessFactors Onboarding.
Contoh
John SmithMaria GarciaChen Wei
|
|||
|
Siap pada Hari Pertama
IsDayOneReady
|
Penanda hasil perhitungan yang menunjukkan apakah sumber daya TI siap pada atau sebelum tanggal mulai karyawan baru. | ||
|
Deskripsi
Atribut boolean ini dihitung dengan membandingkan waktu penyelesaian kegiatan penting sebelum karyawan mulai bekerja, seperti 'Permintaan Penyediaan TI' dan 'Peralatan Dikirim', dengan 'Tanggal Mulai Resmi'. Nilai 'true' berarti semua kebutuhan karyawan baru sudah siap pada hari pertama. Atribut ini menjadi indikator kinerja utama di dashboard 'Kesiapan Sumber Daya TI pada Hari Pertama'. Atribut ini memberi sasaran yang jelas dan terukur bagi tim TI dan SDM, serta menilai langsung kesiapan mereka dalam menyambut karyawan baru.
Mengapa ini penting
Mengukur langsung keberhasilan kegiatan sebelum karyawan mulai bekerja, yang sangat memengaruhi produktivitas dan pengalaman awal karyawan baru.
Sumber data
Kolom ini tidak tersedia di sistem sumber. Nilainya dihitung di alat process mining dengan logika: (Timestamp('Equipment Delivered') <= OfficialStartDate) AND (Timestamp('IT Provisioning Completed') <= OfficialStartDate).
Contoh
truefalse
|
|||
|
Status Orientasi
OnboardingStatus
|
Status keseluruhan kasus orientasi saat ini, seperti 'Sedang Berlangsung' atau 'Selesai'. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini merangkum tahap kasus orientasi dalam siklus prosesnya. Statusnya menunjukkan apakah proses masih berjalan, sudah selesai, atau dibatalkan. Status ini berguna untuk memfilter data di dashboard, misalnya untuk melihat kasus yang masih aktif atau menganalisis hasil kasus yang sudah selesai. Di dashboard 'Progres Orientasi Karyawan Baru', status ini memberi gambaran singkat sebelum Anda menelusuri satu tingkat lebih dalam ke riwayat aktivitas.
Mengapa ini penting
Memudahkan pemfilteran dan pelaporan status keseluruhan kasus orientasi, sehingga beban kerja yang masih aktif dapat dikelola.
Sumber data
Status ini biasanya dikelola dan diperbarui oleh mesin alur kerja dalam modul SAP SuccessFactors Onboarding.
Contoh
Sedang BerlangsungSelesaiDibatalkanDitangguhkan
|
|||
|
Status Pemeriksaan Latar Belakang
BackgroundCheckStatus
|
Hasil atau status terkini pemeriksaan latar belakang. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini mencatat hasil pemeriksaan latar belakang, salah satu langkah penting untuk memenuhi kepatuhan. Nilainya dapat berupa 'Dimulai', 'Sedang Berlangsung', 'Lolos', atau 'Temuan yang Merugikan'. Data ini penting untuk memantau potensi hambatan dan risiko kepatuhan. Dashboard 'Waktu Siklus Pemeriksaan Latar Belakang' dan 'Pemantauan Kepatuhan Kritis' menggunakan status ini untuk melacak progres dan menandai kasus yang perlu segera ditangani.
Mengapa ini penting
Melacak progres dan hasil salah satu langkah kepatuhan penting yang sering kali memerlukan waktu lama dalam proses orientasi.
Sumber data
Informasi ini biasanya diperbarui di modul Onboarding, sering kali melalui integrasi dengan penyedia pemeriksaan latar belakang pihak ketiga.
Contoh
LolosMenungguTemuan yang MerugikanBelum Dimulai
|
|||
|
Tenggat Kepatuhan
ComplianceDueDate
|
Batas waktu untuk menyelesaikan semua kegiatan kepatuhan wajib. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menetapkan tanggal target penyelesaian tugas kepatuhan penting, seperti pemeriksaan latar belakang atau pelatihan wajib. Tenggat ini biasanya ditentukan oleh kebijakan perusahaan atau persyaratan peraturan. Atribut ini digunakan untuk mengukur kepatuhan terhadap ketentuan dan menjadi komponen penting KPI 'Tingkat Kelengkapan Dokumentasi Kepatuhan'. Dengan membandingkan tanggal penyelesaian aktual kegiatan kepatuhan dengan tenggat, sistem dapat menandai tugas yang terlambat dan mengukur kondisi kepatuhan proses secara keseluruhan.
Mengapa ini penting
Menetapkan tenggat yang jelas untuk mengukur kepatuhan terhadap kebijakan dan membantu menemukan kasus berisiko lebih awal.
Sumber data
Tanggal ini dapat ditetapkan secara dinamis oleh alur kerja Onboarding berdasarkan tanggal mulai karyawan baru dan jenis tugas, atau diisi sebagai kolom tetap.
Contoh
2024-06-302024-07-142024-07-31
|
|||
Aktivitas orientasi karyawan
| Aktivitas | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
|
Dokumen sebelum hari pertama selesai
|
Menandai saat karyawan baru menyelesaikan semua formulir dan tugas prakerja yang diperlukan melalui portal orientasi. Peristiwa ini dicatat saat sistem mendeteksi bahwa semua tugas pada langkah 'Sebelum hari pertama' atau 'Dokumen karyawan baru' telah selesai. | ||
|
Mengapa ini penting
Tonggak ini menunjukkan bahwa karyawan baru telah terlibat dan menyelesaikan langkah administrasi penting. Setelah itu, kegiatan berikutnya seperti pembuatan profil HR dan penyediaan akses TI dapat dimulai.
Sumber data
Peristiwa ini dicatat saat status proses pengumpulan dokumen atau serangkaian tugas terkait berubah menjadi 'Selesai'. Stempel waktu penyelesaian tugas terakhir yang diwajibkan dapat digunakan.
Pengumpulan data
Disimpulkan dari stempel waktu saat kelompok tugas induk 'Dokumen' ditandai selesai di sistem.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Hari pertama berlangsung
|
Peristiwa hasil perhitungan yang menandai tanggal resmi karyawan baru mulai bekerja. Peristiwa ini bukan tindakan pengguna secara langsung, melainkan diambil dari atribut 'Tanggal Mulai Resmi' pada kasus orientasi. | ||
|
Mengapa ini penting
Tonggak ini penting untuk menganalisis kegiatan sebelum dan sesudah hari pertama. Tanggal ini menjadi acuan untuk menilai ketepatan waktu kegiatan lain, seperti penyiapan TI dan orientasi.
Sumber data
Peristiwa ini dihitung langsung dari kolom 'Tanggal Mulai Resmi' pada catatan karyawan baru di modul Onboarding atau Employee Central.
Pengumpulan data
Diambil dari atribut 'Tanggal Mulai Resmi' pada catatan karyawan.
Jenis peristiwa
calculated
|
|||
|
Pemeriksaan latar belakang selesai
|
Menandai selesainya pemeriksaan latar belakang dan diterimanya hasil pemeriksaan. Peristiwa ini dicatat saat status tugas pemeriksaan latar belakang di modul SuccessFactors Onboarding berubah menjadi 'Selesai' atau 'Lolos'. | ||
|
Mengapa ini penting
Ini adalah tonggak penting dalam kepatuhan dan menjadi prasyarat untuk menyelesaikan penawaran kerja di banyak organisasi. Keterlambatan pada tahap ini dapat berdampak besar pada tanggal mulai bekerja dan keseluruhan waktu orientasi karyawan baru.
Sumber data
Peristiwa ini dapat disimpulkan dari stempel waktu saat status tugas pemeriksaan latar belakang berubah ke status akhir, seperti 'Selesai'. Status ini sering diperbarui melalui API dari penyedia layanan pihak ketiga.
Pengumpulan data
Disimpulkan dari stempel waktu penyelesaian yang terkait dengan tugas pemeriksaan latar belakang dalam rencana orientasi.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Pertemuan tindak lanjut 30 hari dilakukan
|
Menandai selesainya pertemuan terjadwal antara karyawan baru dan manajer atau HR, biasanya sekitar hari ke-30. Peristiwa ini dicatat saat manajer atau perwakilan HR menandai butir daftar periksa terkait sebagai selesai. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini sering digunakan sebagai penanda berakhirnya masa orientasi awal yang intensif. Tonggak ini penting untuk mengukur waktu yang dibutuhkan karyawan baru agar produktif dan durasi keseluruhan proses.
Sumber data
Peristiwa ini disimpulkan dari stempel waktu penyelesaian tugas atau formulir 'Pertemuan tindak lanjut 30 hari' di daftar periksa proses orientasi SuccessFactors.
Pengumpulan data
Disimpulkan dari stempel waktu penyelesaian tugas 'Pertemuan tindak lanjut 30 hari'.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Profil HR dibuat
|
Aktivitas ini menandai pembuatan profil resmi karyawan baru di sistem HR inti, SAP SuccessFactors Employee Central. Peristiwa ini dicatat saat proses 'Kelola karyawan yang akan direkrut' selesai dan catatan karyawan menjadi aktif. | ||
|
Mengapa ini penting
Pembuatan profil HR adalah titik integrasi penting yang memungkinkan pengelolaan penggajian, tunjangan, dan fungsi HR inti lainnya. Pelacakan aktivitas ini membantu memantau efisiensi administrasi HR dan menemukan pengerjaan ulang jika terjadi berulang kali.
Sumber data
Peristiwa ini dicatat secara eksplisit dengan stempel waktu pembuatan pada profil karyawan di Employee Central. Biasanya, administrator HR melakukan tindakan ini melalui alat 'Kelola karyawan yang akan direkrut'.
Pengumpulan data
Diambil dari tanggal pembuatan profil pengguna di Employee Central.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Proses orientasi karyawan baru dimulai
|
Aktivitas ini menandai dimulainya proses orientasi karyawan baru. Biasanya, proses terpicu otomatis saat status kandidat di modul SAP SuccessFactors Recruiting berubah menjadi 'Siap direkrut', lalu datanya diteruskan ke modul Onboarding. | ||
|
Mengapa ini penting
Ini adalah peristiwa awal utama untuk kasus orientasi karyawan baru. Peristiwa ini digunakan untuk mengukur total waktu siklus orientasi dan menjadi titik acuan bagi semua langkah proses berikutnya.
Sumber data
Peristiwa ini biasanya diambil dari stempel waktu pembuatan catatan karyawan baru atau instans proses di modul SuccessFactors Onboarding (objek Process). Tanggal dan waktu dimulainya proses biasanya dicatat secara eksplisit.
Pengumpulan data
Diambil dari stempel waktu pembuatan instans proses orientasi.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Proses orientasi karyawan baru selesai
|
Ini adalah aktivitas terakhir yang menandai penutupan kasus orientasi karyawan baru di sistem. Peristiwa ini dicatat saat administrator HR atau proses otomatis mengubah status proses orientasi menjadi 'Selesai'. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menutup proses secara resmi dan menjadi peristiwa akhir utama untuk analisis. Data ini digunakan untuk menghitung waktu siklus dari awal hingga akhir dan tingkat penyelesaian.
Sumber data
Peristiwa ini disimpulkan dari stempel waktu saat status keseluruhan proses orientasi di modul SuccessFactors Onboarding berubah menjadi 'Selesai' atau 'Direkrut'.
Pengumpulan data
Disimpulkan dari stempel waktu perubahan status terakhir proses orientasi ke status akhir.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Tugas manajer diberikan
|
Menandai saat sejumlah tanggung jawab orientasi diberikan kepada manajer perekrutan. Peristiwa ini dicatat saat sistem otomatis memicu dan memberikan tugas seperti 'Siapkan ruang kerja' atau 'Jadwalkan sambutan tim' kepada manajer. | ||
|
Mengapa ini penting
Keterlibatan manajer sangat penting untuk pengalaman orientasi yang baik. Aktivitas ini membantu menganalisis seberapa cepat manajer menerima pemberitahuan dan mengukur waktu yang mereka perlukan untuk menyelesaikan tugas berikutnya.
Sumber data
Peristiwa ini dapat diketahui dari stempel waktu pemberian tugas pertama kepada peran manajer perekrutan dalam alur kerja proses orientasi.
Pengumpulan data
Stempel waktu saat tugas khusus untuk manajer dibuat dan diberikan dalam instans proses.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Dokumen sebelum hari pertama dikirim
|
Menandai saat kumpulan awal dokumen dan formulir yang diperlukan, seperti formulir kepatuhan dan pengumpulan data pribadi, dikirim kepada karyawan baru. Langkah ini biasanya berjalan otomatis dalam alur kerja orientasi yang telah ditetapkan di SuccessFactors. | ||
|
Mengapa ini penting
Pelacakan aktivitas ini membantu mengukur efisiensi persiapan administrasi. Waktu antara langkah ini dan 'Dokumen selesai' menjadi KPI penting untuk menemukan keterlambatan yang disebabkan oleh sistem atau karyawan baru.
Sumber data
Peristiwa ini sering dicatat secara eksplisit atau ditandai dengan perubahan status pada 'Aktivitas karyawan baru' atau tugas serupa di objek proses Onboarding. Stempel waktu saat tugas diberikan atau dipicu biasanya tersedia.
Pengumpulan data
Ditentukan dari stempel waktu saat tugas dokumen diberikan atau dimulai di portal orientasi karyawan baru.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Pelatihan wajib diberikan
|
Menandai pemberian pelatihan kepatuhan atau pelatihan sesuai jabatan ke rencana belajar karyawan baru. Peristiwa ini dicatat saat integrasi antara SuccessFactors Onboarding dan Learning Management System (LMS) memberikan kursus. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini memulai proses pelatihan kepatuhan. Menganalisis waktu dari tahap ini hingga pelatihan selesai membantu memahami keterlibatan peserta dan menemukan risiko kepatuhan.
Sumber data
Peristiwa ini dicatat dari stempel waktu tanggal pemberian materi pelatihan wajib di modul SuccessFactors Learning, yang ditautkan ke ID pengguna karyawan baru.
Pengumpulan data
Diambil dari tanggal pemberian kursus di modul SuccessFactors Learning yang terintegrasi.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Pelatihan wajib selesai
|
Aktivitas ini menandai saat karyawan baru menyelesaikan semua pelatihan wajib yang diberikan. Peristiwa ini dicatat saat modul SuccessFactors Learning mengubah status semua kursus wajib menjadi 'Selesai'. | ||
|
Mengapa ini penting
Penyelesaian pelatihan wajib adalah titik pemeriksaan penting untuk kepatuhan. Pelacakan tonggak ini diperlukan untuk keperluan audit dan memastikan perusahaan memenuhi kewajiban regulasinya.
Sumber data
Peristiwa ini dicatat dari stempel waktu tanggal penyelesaian materi pelatihan wajib terakhir di modul SuccessFactors Learning.
Pengumpulan data
Diambil dari tanggal penyelesaian kursus di modul SuccessFactors Learning yang terintegrasi.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Pemeriksaan latar belakang dimulai
|
Aktivitas ini menandai dimulainya proses pemeriksaan latar belakang secara resmi, sering kali melalui layanan pihak ketiga yang terintegrasi. Peristiwa ini dicatat saat tugas atau langkah proses terkait dipicu dalam alur kerja SuccessFactors. | ||
|
Mengapa ini penting
Pemeriksaan latar belakang adalah langkah kepatuhan yang penting dan sering memakan waktu. Mengukur durasi dari awal hingga selesai membantu menemukan hambatan dalam proses internal atau pada penyedia layanan eksternal.
Sumber data
Biasanya dicatat sebagai perubahan status pada tugas 'Pemeriksaan Latar Belakang' di alur kerja proses Onboarding. Stempel waktu perubahan status menandai peristiwa ini.
Pengumpulan data
Disimpulkan dari stempel waktu saat status tugas pemeriksaan latar belakang berubah menjadi 'Sedang berlangsung' atau status serupa.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Perangkat dipesan
|
Aktivitas ini menandai saat permintaan perangkat keras fisik, seperti laptop atau ponsel, diajukan. Peristiwa ini diambil dari stempel waktu tugas permintaan perangkat di daftar periksa SuccessFactors Onboarding. | ||
|
Mengapa ini penting
Perangkat harus siap pada hari pertama karyawan baru agar mereka dapat bekerja produktif dan mendapat pengalaman yang baik. Pelacakan aktivitas ini membantu menemukan keterlambatan dalam proses pengadaan dan penyediaan perangkat keras.
Sumber data
Peristiwa ini dapat disimpulkan dari perubahan status tugas 'Pesan Perangkat' dalam proses orientasi. Stempel waktu saat status berubah menjadi 'Diajukan' atau 'Selesai' menandai peristiwa ini.
Pengumpulan data
Disimpulkan dari stempel waktu penyelesaian tugas 'Pesan Perangkat' dalam daftar periksa manajer atau tim TI.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Perangkat diterima
|
Memastikan perangkat fisik untuk karyawan baru telah dikirim ke lokasi yang ditentukan. Peristiwa ini dicatat saat anggota tim TI atau manajer mengubah status tugas 'Pengiriman Perangkat' menjadi 'Selesai'. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menjadi indikator penting kesiapan hari pertama. Membandingkan stempel waktunya dengan tanggal mulai bekerja membantu mengukur KPI 'Tingkat Kesiapan Sumber Daya TI pada Hari Pertama'.
Sumber data
Disimpulkan dari stempel waktu saat status tugas 'Perangkat Dikirim' atau 'Penyiapan Perangkat' ditandai 'Selesai' dalam rencana proses orientasi.
Pengumpulan data
Disimpulkan dari stempel waktu penyelesaian tugas konfirmasi pengiriman perangkat.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Permintaan penyediaan TI diajukan
|
Menandai pengajuan resmi permintaan sumber daya TI untuk karyawan baru, seperti akun pengguna, email, dan akses sistem. Permintaan ini sering dipicu otomatis setelah dokumen selesai dan dicatat melalui integrasi atau tugas yang dimasukkan secara manual. | ||
|
Mengapa ini penting
Ini adalah titik awal jalur penting yang menentukan apakah karyawan baru dapat bekerja produktif sejak hari pertama. Pelacakan aktivitas ini membantu mengukur dan mengoptimalkan waktu persiapan TI.
Sumber data
Biasanya, ini berupa tugas khusus dalam proses orientasi. Peristiwa ini dicatat dari stempel waktu pembuatan atau dimulainya tugas 'Penyediaan TI', yang dapat mengirim pemberitahuan ke sistem layanan TI seperti ServiceNow.
Pengumpulan data
Diambil dari stempel waktu pembuatan permintaan atau tugas penyediaan TI.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
Panduan ekstraksi
Siap memulai?
Gunakan templat ini untuk menyiapkan data dan mendapatkan wawasan berharga tentang proses orientasi karyawan. Mulai optimalkan perjalanan karyawan baru hari ini.
Wujudkan orientasi karyawan yang lancar. Mulai sekarang!
Capai penyelesaian kepatuhan 95% dan kurangi karyawan yang keluar lebih awal dengan cepat.
Tidak perlu kartu kredit. Uji coba gratis selama 14 hari.