BPMN 2.0: panduan praktis untuk notasi

Panduan praktis BPMN 2.0: standar, simbol, dan cara menggunakannya

BPMN adalah cara standar untuk menggambarkan proses bisnis agar orang dapat melihat apa yang terjadi, siapa yang terlibat, dan bagaimana pekerjaan berpindah dari satu langkah ke langkah berikutnya. BPMN 2.0 menetapkan notasi dan format XML bersama, sehingga model proses lebih mudah dibahas, didokumentasikan, dan dipertukarkan.

Gunakan navigasi di bawah untuk langsung menuju kategori simbol yang Anda perlukan. Anda juga dapat membandingkan BPMN dengan notasi lain melalui panduan kami tentang BPMN, UML, dan flowchart.

Anda tidak harus membaca halaman ini terlebih dahulu. Buka modeler BPMN 2.0, jelaskan dalam satu kalimat proses yang sudah Anda kenal, lalu biarkan alat ini membuat draf pertama. Setelah itu, gunakan referensi di bawah untuk memperbaiki simbol satu per satu. Cara ini lebih cepat daripada mempelajari notasi saja. Anda juga dapat langsung mulai membuat model tanpa memasang apa pun.

Langsung ke referensi simbol BPMN

• Peristiwa
• Aktivitas
• Gerbang
• Objek penghubung
• Pool dan swimlane
• Artefak

Apa itu BPMN 2.0?

BPMN adalah singkatan dari Business Process Model and Notation. Object Management Group (OMG) menerbitkan dan memelihara standar ini. BPMN memberi pemodel bahasa visual bersama untuk menggambarkan proses, mulai dari titik awal dan akhir hingga tugas, keputusan, dan serah terima di antaranya.

BPMN 2.0 diterbitkan pada 2011. Salah satu tambahan pentingnya adalah serialisasi XML, cara standar untuk menyimpan model agar dapat dibaca dan dipertukarkan oleh berbagai alat. Notasinya netral terhadap vendor, sehingga simbolnya tidak dimiliki alat pemodelan tertentu. Karena itu, organisasi dan vendor memilihnya sebagai notasi manajemen proses bisnis, bukan menggunakan standar masing-masing.

Diagram BPMN dapat membantu Anda menjelaskan proses kepada rekan kerja, mendokumentasikan cara kerja yang diharapkan, atau membuat model dengan detail yang cukup untuk dijalankan oleh workflow engine. Tingkat detailnya bergantung pada tujuan Anda. Model untuk komunikasi tidak perlu menjelaskan setiap detail teknis penerapan.

Mengapa BPMN juga disebut “business process management notation”?

Nama lengkap standar ini adalah Business Process Model and Notation. Gunakan nama tersebut saat menuliskannya secara lengkap, karena Object Management Group menerbitkannya dengan nama itu. Anda juga akan melihat BPMN disebut business process management notation. Istilah ini menjelaskan kegunaan notasi, bukan kepanjangan akronimnya. Standar, simbol, dan XML yang digunakan tetap sama.

Perbedaan ini penting dalam satu hal. BPMN adalah notasi untuk menggambarkan proses, bukan untuk menjalankan, memantau, atau memperbaikinya. Pengelolaan proses bisnis berlangsung di luar diagram: menyepakati proses, menjaga agar model tetap sesuai kondisi terkini, dan membandingkannya dengan pekerjaan yang benar-benar terjadi. Di sinilah process mining berperan.

Mengapa menggunakan BPMN 2.0?

BPMN memberi tim bisnis dan teknis cara bersama untuk membahas langkah proses dan tanggung jawab. Simbolnya memiliki arti yang sudah ditentukan, sehingga pembaca tidak perlu mempelajari legenda baru untuk setiap diagram. Model BPMN juga dapat digunakan di luar alat tempat model itu dibuat.

Model BPMN dapat membantu Anda:

• Jelaskan alur kerja. Tampilkan urutan aktivitas, titik keputusan, dan hasilnya dalam satu diagram.
• Perjelas tanggung jawab. Gunakan pool dan lane untuk menunjukkan peserta dan peran yang terlibat.
• Dokumentasikan pengecualian. Modelkan jalur alternatif, event, dan berbagai hasil akhir di samping alur utama.
• Pertukarkan model. Gunakan BPMN 2.0 XML untuk memindahkan model antaralat, sambil memeriksa apakah detail khusus alat juga ikut terbawa.
• Tinjau dan perbaiki proses. Bandingkan model yang terdokumentasi dengan praktik kerja sebenarnya. process mining dapat menambahkan bukti dari data event, tetapi tidak mengubah proses dengan sendirinya.

Jika Anda sedang memilih alat, baca ikhtisar kami tentang alat BPMN. ProcessMind juga menggabungkan pemodelan proses dan process mining, sehingga Anda dapat menghubungkan proses yang terdokumentasi dengan data operasional.

Sekilas tentang elemen BPMN 2.0

Elemen BPMN terbagi dalam empat kelompok. Tabel ini menjadi panduan singkat. Buka bagian tertentu untuk melihat penjelasan lebih lanjut.

Untuk daftar elemen lengkap, lihat referensi komponen BPMN dan panduan ikon elemen BPMN. Anda juga dapat mengunduh poster BPMN 2.0 dalam bahasa Anda.

Peristiwa

Peristiwa menunjukkan sesuatu yang terjadi selama proses. Bentuknya lingkaran dengan garis tepi berbeda untuk menunjukkan kapan peristiwa terjadi:

• Peristiwa Mulai memiliki garis tepi tipis.
• Intermediate Event memiliki garis tepi ganda.
• Peristiwa Selesai memiliki garis tepi tebal.

Ketiga posisi ini hanya berbeda pada garis tepi lingkaran: tipis, ganda, dan tebal.

Peristiwa Mulai

Peristiwa Mulai menandai awal proses atau jalur. Proses dapat memiliki lebih dari satu Peristiwa Mulai jika ada beberapa pemicu yang dapat memulainya. Misalnya, proses pemesanan dapat dimulai saat pelanggan memesan secara online, melalui telepon, atau langsung.

Satu Start Event untuk setiap pemicu, sehingga model menunjukkan berbagai cara proses dapat dimulai.

Intermediate Event

Intermediate Event terjadi di antara awal dan akhir proses. Bergantung pada jenis dan posisinya, peristiwa ini dapat menangkap atau mengirim peristiwa, seperti pesan atau sinyal. Jenis peristiwa lainnya mencakup Timer, Error, Escalation, Compensation, Conditional, Cancel, Link, Terminate, Multiple, dan Parallel Multiple.

Intermediate Event digunakan untuk menunggu atau mengirim sesuatu, seperti pesan, timer, atau sinyal.

Misalnya, proses pesanan dapat menunggu pesan konfirmasi dari pelanggan sebelum dilanjutkan. Simbol event menunjukkan hal yang ditunggu atau dikirim oleh proses.

Peristiwa Selesai

Peristiwa Selesai menandai akhir suatu jalur proses. Proses dapat memiliki beberapa Peristiwa Selesai untuk menunjukkan hasil yang berbeda, misalnya pesanan selesai atau ditolak. Beri nama yang jelas untuk setiap hasil agar pembaca dapat membedakannya.

Gunakan Peristiwa Selesai terpisah untuk setiap hasil agar pembaca dapat membedakan pesanan yang selesai dan yang ditolak.

Aktivitas

Aktivitas menunjukkan pekerjaan yang dilakukan dalam proses. Jenis utamanya adalah Tugas dan Subprocess. Tugas merupakan satu unit pekerjaan, sedangkan Subprocess berisi rangkaian langkah tersendiri.

Jenis tugas

BPMN menggunakan jenis Tugas untuk menunjukkan cara pekerjaan dilakukan. Jenis ini menjelaskan aktivitas dalam model, bukan berarti ProcessMind menjalankan pekerjaan tersebut.

Tugas

Tugas adalah aktivitas serbaguna. Mulailah dengan Tugas umum untuk mencatat suatu langkah sebelum menentukan apakah jenis yang lebih spesifik sesuai.

Manual Task

Seseorang menjalankan Manual Task tanpa pengelolaan aktivitas oleh process engine. Contohnya mengatur dokumen atau menyelesaikan masalah faktur melalui telepon.

User Task

Process engine memberikan User Task kepada seseorang untuk diselesaikan dan mencatat hasilnya. Contohnya meninjau faktur, menyetujui permohonan cuti, atau menangani tiket dukungan.

Receive Task

Receive Task menggambarkan aktivitas menunggu pesan sebagai bagian tersendiri dalam proses. Simbolnya berupa amplop kosong.

Receive Task (Instantiating)

Receive Task instantiating memulai proses saat menerima pesan. Simbolnya memiliki penanda peristiwa kecil di sudut kiri atas.

Send Task

Send Task menggambarkan pengiriman pesan sebagai bagian dari proses.

Script Task

Script Task menggambarkan skrip yang dapat dijalankan process engine, dengan bahasa yang didukung oleh engine tersebut.

Service Task

Service Task menggambarkan pekerjaan yang dilakukan layanan perangkat lunak, seperti memanggil layanan web. Model menunjukkan jenis aktivitasnya, sedangkan penerapannya bergantung pada sistem yang menjalankan proses.

Business Rule Task

Business Rule Task menggambarkan aktivitas untuk mengevaluasi atau menerapkan aturan bisnis.

Subprocess dan penanda aktivitas

Subprocess memiliki alurnya sendiri. Anda dapat mengembangkannya untuk menampilkan langkah-langkah di dalamnya, atau menciutkannya agar diagram induk tetap berfokus pada alur utama. Penanda juga dapat menunjukkan aktivitas yang berulang, berjalan untuk beberapa item, atau menangani kompensasi.

Subprocess

Subprocess yang diciutkan mengelompokkan langkah-langkah dalam satu aktivitas pada diagram induk. Kembangkan Subprocess jika pembaca perlu melihat alur di dalamnya.

AdHoc Subprocess

AdHoc Subprocess menggambarkan aktivitas tanpa urutan tetap. Model menunjukkan bahwa aktivitas dapat dilakukan dalam urutan yang fleksibel.

Penanda Loop

Penanda Loop menunjukkan bahwa aktivitas berulang sampai kondisi keluarnya terpenuhi.

Penanda Multi-instance

Aktivitas Multi-instance berulang untuk sekumpulan item yang telah ditentukan. Garis vertikal menunjukkan instance paralel, sedangkan garis horizontal menunjukkan instance berurutan.

Penanda Compensation

Aktivitas Compensation menunjukkan pekerjaan untuk membatalkan atau mengimbangi dampak aktivitas sebelumnya. Hubungkan aktivitas ini ke diagram dengan Association, bukan Alur Sekuensial.

Penanda gabungan

Anda dapat menggabungkan penanda Compensation dengan penanda Loop atau Multi-instance untuk menunjukkan pengulangan aktivitas atau penerapannya pada beberapa item.

Gerbang

Gerbang mengatur percabangan atau penggabungan alur proses. Bentuknya belah ketupat. Penanda di dalamnya menunjukkan jenis Gerbang dan cara gerbang tersebut menangani jalur.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Exclusive Gateway memilih satu jalur keluar. Bentuk belah ketupatnya dapat berisi tanda X atau tanpa tanda.

Inclusive Gateway

Inclusive Gateway dapat mengaktifkan satu atau beberapa jalur keluar, bergantung pada kondisinya. Gateway yang sesuai di bagian proses berikutnya dapat menyelaraskan jalur-jalur yang telah diaktifkan.

Parallel Gateway

Saat memecah alur, Parallel Gateway mengaktifkan semua jalur keluar. Saat menggabungkan jalur, gateway ini menunggu hingga semua cabang yang masuk selesai.

Event Gateway

Event Gateway menentukan jalur proses berdasarkan peristiwa yang terjadi lebih dahulu, misalnya pesan yang diterima.

Objek penghubung

Objek penghubung menunjukkan hubungan antar elemen BPMN. Gunakan penghubung yang tepat untuk menggambarkan hubungan yang Anda maksud.

Alur Sekuensial

Message Flow

Association

Alur Sekuensial

Alur Sekuensial menunjukkan urutan aktivitas dan peristiwa dalam proses. Bentuknya garis utuh dengan ujung panah, dan dapat menunjukkan jalur bersyarat atau jalur bawaan.

Message Flow

Message Flow menunjukkan komunikasi antar peserta yang berbeda, biasanya digambarkan dalam pool terpisah. Bentuknya garis putus-putus dengan lingkaran di awal dan ujung panah terbuka di akhir. Jangan gunakan untuk menghubungkan aktivitas dalam pool yang sama.

Association

Association menghubungkan aktivitas atau event dengan artefak, seperti Data Object atau Text Annotation. Penghubung ini menambahkan konteks tanpa mengubah alur proses.

Pool dan swimlane

Pool mewakili peserta dalam proses, seperti organisasi, departemen, atau sistem. Lane membagi pool untuk menunjukkan tanggung jawab di dalam peserta tersebut.

Pool memisahkan peserta, sedangkan lane membagi satu peserta berdasarkan peran, tim, atau sistem.

Gunakan pool terpisah untuk menunjukkan peserta yang berbeda dan pertukaran di antara mereka. Gunakan lane untuk memperjelas peran atau sistem yang menangani setiap aktivitas. Untuk detail lebih lanjut, lihat dokumentasi tentang pool dan swimlane.

Pool yang diciutkan

Pool yang diciutkan menunjukkan peserta tanpa menampilkan langkah-langkah di dalamnya.

Pool yang diciutkan menunjukkan peserta tanpa menampilkan aktivitas di dalamnya. Ini berguna saat diagram perlu menunjukkan keterlibatan organisasi atau sistem eksternal, tetapi proses internalnya berada di luar cakupan model.

Artefak

Artefak menambahkan informasi dan konteks ke diagram BPMN tanpa mengubah Alur Sekuensialnya. Jenis utamanya mencakup Data Object, Data Store, Group, dan Text Annotation.

Data Objects dan Data Stores

Data Objects, Data Inputs dan Outputs, serta Data Store yang tetap ada setelah kasus berakhir.

Data Object mewakili informasi yang digunakan atau dihasilkan oleh aktivitas. Data Input dan Data Output menunjukkan informasi yang masuk atau keluar dari proses. Data Store mewakili informasi yang tetap tersimpan setelah instance proses berakhir.

Group

Group mengelompokkan elemen terkait secara visual. Group tidak mengubah alur proses.

Text Annotation

Text Annotation menambahkan penjelasan atau catatan pada diagram. Gunakan Association untuk menghubungkannya dengan elemen terkait.

Bagaimana cara membuat diagram BPMN?

Mulailah dengan menentukan pertanyaan tentang proses yang ingin dijawab oleh diagram. Lalu, susun model dari alur utama:

1. Tentukan cakupan. Pilih proses, titik awal dan akhirnya, serta tingkat detail yang dibutuhkan pembaca.
2. Catat aktivitas. Tuliskan langkah-langkah utama dengan bahasa sederhana sebelum menambahkan simbol.
3. Tambahkan peristiwa dan hasil. Tunjukkan pemicu proses, hal yang dapat terjadi di sepanjang proses, dan akhir setiap jalur.
4. Modelkan keputusan. Tambahkan Gerbang di titik percabangan atau penggabungan alur.
5. Tunjukkan peserta dan tanggung jawab. Gunakan pool dan lane agar penanggung jawabnya jelas.
6. Tambahkan pesan dan konteks. Gunakan Message Flow antar peserta dan artefak untuk data atau catatan yang relevan.
7. Tinjau model. Telusuri setiap jalur bersama orang yang memahami pekerjaan tersebut. Pastikan diagram mudah dibaca dan simbolnya sesuai dengan makna yang dimaksud.

Untuk panduan langkah demi langkah, ikuti dokumentasi tentang cara menyusun diagram BPMN. Anda juga dapat membuka contoh BPMN 2.0 di dokumentasi untuk melihat model yang sudah selesai dan menyalin pola yang sesuai dengan proses Anda.

Anda akan lebih cepat memahami notasi dengan langsung menggambar. Pilih proses yang sudah Anda kenal, jelaskan dalam satu kalimat, lalu perbaiki draf yang dibuat pemodel. Tata letak otomatis akan merapikan diagram selagi Anda melihat kembali simbol-simbol di atas.

Praktik pemodelan BPMN agar diagram tetap berguna

Model lebih mudah ditinjau dan dipelihara jika Anda:

• Sepakati tujuannya terlebih dahulu. Model untuk diskusi mungkin tidak memerlukan detail sebanyak model yang akan diterapkan.
• Gunakan simbol standar secara konsisten. Jangan membuat bentuk atau arti baru yang tidak dikenal pembaca lain.
• Beri nama elemen dengan jelas. Gunakan istilah yang dipahami tim proses Anda dan bedakan setiap hasil dengan mudah.
• Jaga agar diagram tetap fokus. Gunakan Subprocess untuk memisahkan detail dari alur utama.
• Tunjukkan perubahan tanggung jawab. Pool dan lane sebaiknya memperjelas peserta dan penanggung jawab, bukan menambah struktur kosong.
• Validasi bersama peserta proses. Telusuri alur bersama orang yang menjalankan atau mengelola pekerjaan.
• Tinjau kembali setelah ada perubahan. Diagram menggambarkan proses pada suatu waktu. Perbarui diagram saat proses berubah.

Pemodel BPMN 2.0 ProcessMind berjalan di browser dan menyediakan pembuatan model dengan AI dari deskripsi, tata letak otomatis, serta pemeriksaan kualitas model. Praktik tersebut lebih mudah dijalankan saat alat membantu sebagian pekerjaan. Mulailah dengan proses yang paling Anda kenal. Notasi, peninjauan, dan pembahasan perbaikan pertama tersedia di satu tempat. Untuk melihat bagaimana pemodelan dan data operasional dapat saling melengkapi, baca tentang manfaat gabungan pemodelan proses dan process mining.

Apa yang berubah dari BPMN 1.x ke BPMN 2.0?

Simbolnya akan tampak familier jika Anda meninjau model BPMN lama. Perbedaan utamanya terletak pada ketepatan dan portabilitas standar.

• Format XML bersama. BPMN 2.0 menetapkan format untuk menyimpan dan bertukar model. BPMN 1.x tidak menetapkan format file bersama, sehingga model lebih sulit dipindahkan antaralat.
• Definisi yang lebih terperinci. BPMN 2.0 menjelaskan elemen dan hubungannya dengan lebih terperinci.
• Dukungan untuk model yang dapat dieksekusi. BPMN 2.0 cukup terperinci agar workflow engine dapat menjalankan model. Namun, tidak semua model proses perlu dapat dieksekusi.

Untuk sebagian besar model baru, BPMN 2.0 adalah pilihan praktis karena merupakan versi terkini yang didukung alat pemodelan modern.

Apa isi BPMN 2.0 XML?

File BPMN 2.0 XML menyimpan elemen model, koneksi, nama, dan tata letak diagram. File ini dapat memuat struktur pool dan lane, Alur Sekuensial dan Message Flow, jenis peristiwa dan Gerbang, serta posisi elemen di kanvas.

Dukungan XML memungkinkan pertukaran model, tetapi tidak menjamin semua fitur khusus alat akan ikut terbawa. Alat lain mungkin menampilkan tata letak secara berbeda. Kolom khusus atau riwayat peninjauan juga mungkin tidak termasuk dalam format file standar.

ProcessMind menjelaskan cara mengimpor dan mengekspor file BPMN. Jika ingin membandingkan alat, lihat panduan kami tentang alternatif Visio untuk BPMN.

Poster BPMN 2.0 dan referensi simbol

Gunakan poster sebagai panduan singkat saat membuat model. Dokumentasi mencantumkan poster yang dapat diunduh dalam berbagai bahasa.

Poster berguna saat Anda sedang menggambar. Letakkan poster di samping model yang sedang dikerjakan: buka pemodel, lalu gunakan poster untuk memeriksa simbol sambil melihat diagram.

Unduh poster BPMN 2.0 dalam bahasa Anda

Pilih poster di bawah untuk membuka PDF. Halaman dokumentasi mencantumkan versi yang tersedia dan menjadi acuan untuk mengunduh poster.

InggrisBelandaJermanPrancisSpanyolRusiaSwediaItaliaPortugisPolandiaIbraniUkrainaMandarinHungariaPersiaInggris

Ucapan terima kasih

Poster ini dibuat pada 2010 dan diterjemahkan oleh para peneliti serta praktisi. Terima kasih kepada semua orang dan lembaga yang membantu menyediakan poster ini.

Penulis asli: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich.

Terjemahan disediakan oleh: Trisotech (bahasa Prancis); Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos, dan Marlon Dumas (bahasa Spanyol); Business Process Technology Group di Hasso-Plattner-Institute (bahasa Rusia); Birger Andersson dan Petia Wohed (bahasa Swedia); Thauris.nl (bahasa Belanda); Lucinéia Heloisa Thom dan Cirano Iochpe (bahasa Portugis); MGX Infoservice (bahasa Polandia); Ofir Nimitz dan Iftah Peretz (bahasa Ibrani); A/Prof Zhang dan Lecturer Ms Bai dari School of Software Engineering di Beijing Jiaotong University (bahasa Mandarin); Istvan Gerecs (bahasa Hungaria); serta Hamidreza Sarabadani (bahasa Persia).

Sumber: poster BPMN 2.0

Langkah selanjutnya

Anda sudah memiliki panduan simbol. Gunakan untuk membuat model, lalu periksa setiap jalur bersama orang-orang yang memahami prosesnya.