Templat data pemrosesan pembayaran utang usaha Anda
Templat data pemrosesan pembayaran utang usaha Anda
Ini template data umum kami untuk process mining Pemrosesan pembayaran utang usaha. Gunakan template khusus sistem untuk mendapatkan panduan yang lebih terarah.
Pilih sistem tertentu- Skema data standar yang kompatibel dengan berbagai sistem keuangan
- Tonggak aktivitas penting untuk melacak pembayaran dari awal hingga akhir
- Daftar atribut untuk analisis kinerja dan kepatuhan secara mendalam
Atribut pemrosesan pembayaran utang usaha
| Nama | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
| Aktivitas Activity | Langkah proses atau perubahan status tertentu yang terjadi. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu dalam siklus faktur. Contohnya meliputi Faktur Dibuat, Persetujuan Diminta, Blokir Pembayaran Diterapkan, atau Pembayaran Diterbitkan. Dalam process mining, atribut ini menentukan simpul pada peta proses. Atribut ini penting untuk memvisualisasikan alur kerja dan mengetahui urutan operasional yang dilalui faktur sebelum diselesaikan. Mengapa ini penting Atribut ini menentukan alur proses dan diperlukan untuk memvisualisasikan urutan langkah pada peta proses. Sumber data Bersumber dari log transaksi, tabel riwayat perubahan status, atau jejak audit dalam sistem sumber. Contoh Faktur dibuatFaktur disetujuiBlokir pembayaran diterapkanProses pembayaran dibuatPembayaran dilunasi | |||
| ID kasus CaseId | Pengenal unik untuk faktur tertentu yang sedang diproses. | ||
| Deskripsi Atribut ini menjadi kunci utama untuk menghubungkan semua peristiwa dalam proses utang usaha. Dalam konteks utang usaha, atribut ini hampir selalu berupa Nomor Faktur atau gabungan Nomor Vendor dan Nomor Faktur agar nilainya unik di seluruh kumpulan data. Atribut ini memungkinkan rekonstruksi alur proses dari awal hingga akhir untuk setiap dokumen faktur. Analis menggunakannya untuk membedakan setiap transaksi, lalu menghitung metrik tingkat kasus seperti waktu siklus dan jumlah pengerjaan ulang. Mengapa ini penting Atribut ini menjadi unit analisis dasar dalam process mining, sehingga setiap faktur dapat dilacak sejak diterima hingga pembayaran akhir. Sumber data Biasanya terdapat di tabel header faktur atau jurnal dokumen utama dalam sistem ERP. Contoh INV-2023-0019988776655VEND01-INV500AC-9928120231025-44 | |||
| Pembaruan data terakhir LastDataUpdate | Stempel waktu saat data diekstrak atau diperbarui. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan seberapa baru data yang digunakan dalam analisis. Biasanya, atribut ini berupa metadata yang dibuat oleh alat ekstraksi, bukan kolom dalam sistem sumber. Analis menggunakannya untuk mengetahui jeda pembaruan dashboard dan memastikan data mencerminkan kondisi proses bisnis terkini. Atribut ini sangat berguna saat menelusuri penyebab transaksi terbaru tidak muncul. Mengapa ini penting Atribut ini memastikan data tetap mutakhir dan membantu menemukan masalah sinkronisasi. Sumber data Dibuat oleh pipeline ETL atau konektor data saat proses ekstraksi dijalankan. Contoh 2023-11-10T23:59:59Z2023-11-11T06:00:00Z2023-11-11T12:00:00Z2023-11-11T18:00:00Z2023-11-12T00:00:00Z | |||
| Sistem sumber SourceSystem | Nama aplikasi atau basis data tempat catatan berasal. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan sistem ERP atau keuangan yang menghasilkan data. Organisasi dengan lingkungan yang kompleks mungkin menjalankan beberapa instans SAP, Oracle, atau sistem lama secara bersamaan. Atribut ini digunakan untuk memfilter analisis berdasarkan instans sistem dan menangani kemungkinan benturan data jika nomor faktur tidak unik di berbagai sistem. Dengan begitu, kinerja proses dapat dibandingkan di lingkungan teknis yang berbeda. Mengapa ini penting Atribut ini membedakan aliran data dalam lingkungan yang menggunakan beberapa sistem. Sumber data Biasanya berupa teks tetap yang ditambahkan saat proses ekstraksi atau transformasi data. Contoh SAP_ECC_NAOracle_Fusion_EUDynamics365_ProdNetSuite_GlobalLegacy_AS400 | |||
| Waktu peristiwa StartTime | Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas tertentu terjadi. | ||
| Deskripsi Atribut ini mencatat tanggal dan waktu persis saat suatu peristiwa terjadi. Informasi waktu ini diperlukan untuk mengurutkan aktivitas dengan benar dan menghitung durasi antar langkah. Data yang akurat sangat penting untuk menghitung waktu siklus, menemukan hambatan, dan menganalisis throughput. Atribut ini menjadi dasar semua KPI berbasis waktu, seperti waktu yang dibutuhkan untuk menyetujui faktur atau total durasi sejak faktur diterima hingga dibayar. Mengapa ini penting Atribut ini diperlukan untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menghitung semua metrik berbasis durasi. Sumber data Terdapat di log sistem, stempel waktu entri transaksi, atau tanggal perubahan data. Contoh 2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-10-16T09:15:00Z2023-11-01T10:00:00Z2023-11-05T16:20:00Z | |||
| Nama vendor VendorName | Nama pemasok atau entitas yang menerbitkan faktur. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan mitra eksternal yang terlibat dalam transaksi. Biasanya, atribut ini terhubung ke data induk yang memuat informasi lain, seperti ketentuan pembayaran dan informasi bank. Analisis atribut ini membantu menemukan vendor yang sering menyebabkan pengecualian proses, seperti ketidaksesuaian harga atau informasi yang tidak lengkap. Atribut ini juga memungkinkan penghitungan waktu siklus dan tingkat pengerjaan ulang untuk setiap vendor. Mengapa ini penting Atribut ini memungkinkan kinerja proses dikelompokkan berdasarkan pemasok untuk menemukan hubungan dengan vendor yang bermasalah. Sumber data Terdapat di header faktur atau diperoleh dengan menggabungkan data dari tabel induk vendor. Contoh Acme CorpGlobal Services LtdOffice Supplies CoTech Solutions IncLogistics Partners | |||
| Nilai faktur InvoiceAmount | Total nilai uang yang tercantum pada faktur. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan nilai bruto faktur yang harus dibayar. Biasanya, nilainya disimpan dalam mata uang dokumen dan mungkin perlu dikonversi untuk pelaporan gabungan. Atribut ini penting untuk menganalisis dampak keuangan. Pengguna dapat memprioritaskan perbaikan proses berdasarkan dampaknya terhadap modal kerja, bukan hanya jumlah kasus. Faktur bernilai tinggi mungkin mengikuti alur kerja persetujuan yang berbeda dari faktur bernilai rendah. Mengapa ini penting Atribut ini memungkinkan analisis inefisiensi proses berdasarkan nilai dan dampaknya terhadap modal kerja. Sumber data Terdapat di tabel header faktur, biasanya dengan label jumlah bruto atau jumlah total. Contoh 1500.00250.5010000.0045.99500000.00 | |||
| Nomor PO PurchaseOrderNumber | Nomor referensi pesanan pembelian yang terkait dengan faktur. | ||
| Deskripsi Atribut ini menghubungkan faktur dengan proses pengadaan. Jika terisi, artinya faktur didukung PO dan biasanya mengikuti proses pencocokan 2 arah atau 3 arah. Atribut ini digunakan untuk menghitung proporsi faktur dengan PO dan tanpa PO. Ketidaksesuaian antara data PO dan faktur sering menyebabkan pembayaran diblokir dan pekerjaan harus diulang. Mengapa ini penting Atribut ini memungkinkan analisis efisiensi pencocokan PO dan membedakan alur dengan PO dari alur tanpa PO. Sumber data Terdapat di header faktur atau tabel item baris. Contoh PO-450001450009922P100200ORD-5521PUR-2023-88 | |||
| Tanggal faktur InvoiceDate | Tanggal saat vendor menerbitkan faktur. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan tanggal dokumen yang tercetak pada faktur fisik atau digital. Tanggal ini berbeda dari tanggal entri atau tanggal pembukuan dalam sistem. Tanggal ini menjadi titik awal untuk menghitung umur faktur dan sering digunakan sebagai dasar penentuan tanggal jatuh tempo sesuai ketentuan pembayaran. Atribut ini penting untuk menganalisis jeda antara penerbitan faktur dan penerimaan atau pencatatannya. Mengapa ini penting Tanggal ini menjadi dasar penghitungan umur faktur dan kepatuhan terhadap ketentuan pembayaran. Sumber data Terdapat di header faktur sebagai tanggal dokumen. Contoh 2023-10-012023-10-102023-10-152023-10-202023-10-31 | |||
| Tanggal jatuh tempo DueDate | Tanggal batas pembayaran yang diwajibkan dalam kontrak. | ||
| Deskripsi Atribut ini menetapkan batas waktu pembayaran kepada vendor. Biasanya, sistem menghitungnya dengan menambahkan jumlah hari sesuai ketentuan pembayaran ke tanggal dasar. Dengan membandingkan tanggal pembayaran aktual dengan atribut ini, Anda dapat menghitung tingkat pembayaran tepat waktu dan metrik keterlambatan. Informasi ini penting untuk mengelola arus kas serta menghindari denda keterlambatan atau renggangnya hubungan dengan pemasok. Mengapa ini penting Atribut ini penting untuk menghitung tingkat pembayaran tepat waktu dan mengelola denda keterlambatan. Sumber data Terdapat di header faktur atau tabel jadwal pembayaran. Contoh 2023-10-312023-11-152023-11-302023-12-012023-12-15 | |||
| Tanggal pembayaran PaymentDate | Tanggal saat pembayaran benar-benar dilakukan atau diselesaikan. | ||
| Deskripsi Atribut ini mencatat kapan dana ditransfer atau cek diterbitkan. Di beberapa sistem, tanggal ini berbeda dari tanggal kliring, yaitu saat bank memproses transaksi. Tanggal ini menandai berakhirnya kewajiban utang usaha untuk faktur tersebut. Analis menggunakannya untuk menghitung waktu siklus akhir dan memastikan diskon pembayaran awal berhasil diperoleh. Mengapa ini penting Tanggal ini menandai selesainya siklus dan digunakan untuk memastikan diskon berhasil diperoleh. Sumber data Terdapat di tabel dokumen pembayaran atau kliring yang terhubung ke faktur. Contoh 2023-10-282023-11-142023-11-282023-12-052023-12-10 | |||
| Alasan pembayaran diblokir PaymentBlockReason | Kode atau alasan faktur diblokir dari pembayaran. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan alasan spesifik yang mencegah faktur dibayar, seperti selisih harga, selisih jumlah, atau tanda terima barang yang belum ada. Atribut ini menjadi indikator utama kendala dalam proses. Dengan menganalisis frekuensi dan durasi setiap alasan pemblokiran, Anda dapat menemukan penyebab utama keterlambatan pembayaran. Mengurangi pemblokiran sering menjadi cara tercepat untuk meningkatkan tingkat pemrosesan tanpa intervensi manual. Mengapa ini penting Atribut ini menunjukkan penyebab utama kendala proses dan keterlambatan pembayaran. Sumber data Terdapat di header faktur atau tabel item baris. Contoh Selisih hargaSelisih jumlahTanda terima barang tidak adaPemblokiran manualPerlu audit | |||
| Jenis dokumen DocumentType | Klasifikasi dokumen faktur. | ||
| Deskripsi Atribut ini mengelompokkan transaksi, seperti faktur standar, nota kredit, pembayaran di muka, atau debit susulan. Setiap jenis dokumen dapat memicu aturan alur kerja yang berbeda. Memahami komposisi jenis dokumen penting untuk menafsirkan metrik proses. Misalnya, nota kredit sering mengikuti alur terbalik atau jalur persetujuan khusus. Jika tidak dipisahkan dalam analisis, nota kredit dapat memengaruhi rata-rata waktu siklus. Mengapa ini penting Atribut ini membedakan faktur, nota kredit, dan dokumen keuangan lainnya. Sumber data Terdapat di tabel header faktur. Contoh Faktur standarNota kreditPembayaran di mukaFaktur tanpa POFaktur berulang | |||
| Ketentuan pembayaran PaymentTerms | Kode atau keterangan yang menetapkan waktu pembayaran dan diskon yang disepakati. | ||
| Deskripsi Atribut ini menetapkan ketentuan pembayaran dalam kontrak, seperti Net 30 atau 2/10 Net 30. Ketentuan ini menentukan kapan faktur jatuh tempo dan apakah diskon pembayaran awal berlaku. Analisis atribut ini membantu organisasi mengelola arus kas. Organisasi dapat menghindari pembayaran terlalu awal yang mengurangi modal kerja atau terlalu lambat yang menimbulkan denda, sekaligus memaksimalkan diskon. Mengapa ini penting Atribut ini menetapkan aturan tanggal jatuh tempo dan diskon, yang penting untuk mengoptimalkan arus kas. Sumber data Terdapat di header faktur dan sering kali diwarisi dari data induk vendor. Contoh NT302/10 Net 30SEGERAZ001Net 60 | |||
| Kode perusahaan CompanyCode | Pengenal entitas hukum atau anak perusahaan. | ||
| Deskripsi Atribut ini memisahkan data berdasarkan unit organisasi, seperti anak perusahaan, negara, atau entitas hukum tertentu. Atribut ini penting bagi perusahaan besar yang beroperasi di berbagai wilayah. Atribut ini memungkinkan perbandingan kinerja antarunit bisnis. Proses dapat berbeda antar kode perusahaan karena peraturan setempat atau tingkat kematangan operasional yang beragam. Mengapa ini penting Atribut ini memungkinkan perbandingan dan pemfilteran data di berbagai unit organisasi. Sumber data Terdapat di tabel header faktur. Contoh US01DE0110002000UK_OPS | |||
| Pengguna User | Pengenal orang atau akun sistem yang melakukan aktivitas. | ||
| Deskripsi Atribut ini mencatat siapa yang menjalankan langkah proses tertentu. Atribut ini dapat membedakan pengguna manusia dari otomatisasi sistem, seperti bot atau pekerjaan batch. Atribut ini digunakan untuk menghitung tingkat otomatisasi (tingkat tanpa intervensi) dan menganalisis kepatuhan terhadap pemisahan tugas. Atribut ini juga membantu menemukan kebutuhan pelatihan jika pengguna tertentu berulang kali menyebabkan pengerjaan ulang atau kesalahan. Mengapa ini penting Atribut ini memungkinkan analisis pemisahan tugas dan penghitungan tingkat otomatisasi. Sumber data Terdapat di log transaksi atau jejak audit sistem. Contoh JSMITHSYSTEM_BATCHK_DOEAP_BOT_01WORKFLOW_SYS | |||
Aktivitas pemrosesan pembayaran utang usaha
| Aktivitas | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
| Blokir pembayaran diterapkan | Faktur ditahan agar tidak disertakan dalam proses pembayaran. Penahanan dapat dilakukan secara manual karena sengketa atau otomatis karena selisih. | ||
| Mengapa ini penting Menghentikan sementara proses, sehingga berdampak langsung pada ketepatan waktu pembayaran dan hubungan dengan pemasok. Sumber data Diketahui dengan memantau perubahan pada kolom blokir pembayaran atau penanda status penahanan. Pengumpulan data Lacak pembaruan yang mengubah penanda Blokir Pembayaran atau Ditahan menjadi true Jenis peristiwa explicit | |||
| Faktur dibuat | Data faktur pemasok pertama kali dicatat di sistem ERP. Kejadian ini menandai dimulainya siklus digital kewajiban, baik data dimasukkan secara manual maupun diimpor melalui antarmuka. | ||
| Mengapa ini penting Menetapkan stempel waktu awal untuk menghitung total durasi siklus proses utang usaha. Sumber data Biasanya tercatat sebagai stempel waktu pembuatan di tabel header faktur atau sebagai entri pertama di log perubahan dokumen. Pengumpulan data Ekstrak stempel waktu pembuatan catatan header faktur Jenis peristiwa explicit | |||
| Faktur dicatat di buku besar | Transaksi keuangan dibukukan ke buku besar. Tindakan ini mencatat kewajiban resmi di sistem akuntansi. | ||
| Mengapa ini penting Menandai titik akhir perubahan pada catatan keuangan dan memperbarui saldo pemasok. Sumber data Dapat ditemukan di tabel entri buku besar atau melalui penetapan tanggal pembukuan. Pengumpulan data Ekstrak tanggal pembukuan atau stempel waktu entri dari tabel buku besar Jenis peristiwa explicit | |||
| Faktur dicocokkan dengan pesanan pembelian | Baris faktur berhasil dihubungkan dengan pesanan pembelian atau bukti penerimaan barang yang sesuai. Langkah validasi ini memastikan barang telah dipesan dan diterima sebelum pembayaran diproses. | ||
| Mengapa ini penting Penting untuk mengukur tingkat pemrosesan tanpa intervensi manual dan efisiensi pencocokan tiga arah. Sumber data Dapat ditemukan di tabel riwayat pesanan pembelian atau melalui perubahan status yang menandakan pencocokan berhasil. Pengumpulan data Lacak kejadian saat baris faktur dihubungkan dengan baris pesanan pembelian Jenis peristiwa explicit | |||
| Faktur disetujui | Persetujuan akhir diberikan oleh pemberi persetujuan yang ditunjuk atau berdasarkan aturan sistem. Langkah ini mengizinkan faktur untuk dicatat dalam pembukuan dan dibayar. | ||
| Mengapa ini penting Tahap penting yang mengakhiri siklus persetujuan dan biasanya mengizinkan faktur untuk dibayar. Sumber data Tercatat di tabel riwayat alur kerja saat tindakan persetujuan akhir dilakukan. Pengumpulan data Ekstrak stempel waktu tindakan persetujuan akhir dari log alur kerja Jenis peristiwa explicit | |||
| Pembayaran diterbitkan | Instrumen pembayaran dibuat, seperti cek cetak, transfer bank, atau berkas EFT. Tindakan ini mengurangi kewajiban yang belum dilunasi pada akun pemasok. | ||
| Mengapa ini penting Menandai akhir proses internal utang usaha untuk faktur tersebut. Sumber data Tercatat saat dokumen pembayaran dibuat atau status pembayaran berubah menjadi Terkirim. Pengumpulan data Ekstrak stempel waktu pembuatan dokumen pembayaran yang terhubung dengan faktur Jenis peristiwa explicit | |||
| Blokir pembayaran dibuka | Penahanan yang sebelumnya diterapkan dihapus sehingga faktur dapat dipilih untuk pembayaran. Biasanya, ini menandakan sengketa atau selisih telah diselesaikan. | ||
| Mengapa ini penting Menandakan pengecualian berhasil ditangani dan proses standar kembali berjalan. Sumber data Tercatat saat kolom blokir pembayaran dikosongkan atau status penahanan diubah menjadi aktif. Pengumpulan data Lacak pembaruan yang mengubah penanda Blokir Pembayaran atau Ditahan menjadi null atau false Jenis peristiwa explicit | |||
| Data faktur diperbarui | Setiap perubahan pada header atau baris faktur setelah pertama kali dibuat. Perubahan yang sering terjadi dapat menandakan pekerjaan ulang manual, kesalahan ekstraksi OCR, atau ketidakakuratan data induk. | ||
| Mengapa ini penting Frekuensi pembaruan yang tinggi menunjukkan proses yang tidak efisien dan peluang untuk meningkatkan otomatisasi. Sumber data Biasanya tercatat di log perubahan sistem atau jejak audit yang terkait dengan objek faktur. Pengumpulan data Temukan perubahan pada kolom tertentu, seperti nilai, pemasok, atau tanggal, di log audit Jenis peristiwa explicit | |||
| Faktur dibatalkan | Catatan faktur dibatalkan atau dibalik, sehingga proses berakhir tanpa pembayaran. Biasanya, hal ini terjadi karena entri duplikat atau kesalahan mendasar. | ||
| Mengapa ini penting Dengan menyoroti pembatalan, Anda dapat menemukan kegagalan proses di tahap sebelumnya dan upaya yang terbuang. Sumber data Tercatat saat status dokumen berubah menjadi Dibatalkan atau dokumen pembalik dihubungkan. Pengumpulan data Lacak perubahan status menjadi Dibatalkan atau pembuatan entri pembalik Jenis peristiwa explicit | |||
| Pembayaran dilunasi | Bank mengonfirmasi bahwa dana berhasil ditransfer. Konfirmasi ini dicocokkan dengan rekening koran di sistem. | ||
| Mengapa ini penting Mengonfirmasi dampak pada arus kas dan menuntaskan transaksi keuangan. Sumber data Dapat ditemukan di tabel rekonsiliasi bank atau saat status pembayaran berubah menjadi Dilunasi. Pengumpulan data Temukan stempel waktu saat tanggal pelunasan diisi pada catatan pembayaran Jenis peristiwa explicit | |||
| Pencocokan faktur gagal | Kesalahan validasi terjadi saat detail faktur tidak sesuai dengan pesanan pembelian atau bukti penerimaan barang dalam batas toleransi yang ditetapkan. Biasanya, hal ini memicu alur kerja penanganan pengecualian. | ||
| Mengapa ini penting Menemukan akar masalah yang menghambat proses, seperti perbedaan harga atau jumlah. Sumber data Sering kali diketahui dari log kesalahan, kode pemblokiran tertentu, atau penanda status yang menunjukkan adanya selisih. Pengumpulan data Simpulkan dari penerapan kode penahanan khusus untuk selisih atau dari pesan kesalahan Jenis peristiwa inferred | |||
| Persetujuan faktur diminta | Faktur dikirim ke mesin alur kerja untuk mendapatkan persetujuan dari manajemen. Ini menandai peralihan dari pemasukan dan validasi data ke tahap persetujuan. | ||
| Mengapa ini penting Memisahkan waktu pemrosesan teknis dari waktu pengambilan keputusan manajemen dalam siklus. Sumber data Diambil dari log riwayat alur kerja saat status berubah menjadi Menunggu Persetujuan atau status serupa. Pengumpulan data Temukan kejadian dimulainya alur kerja di tabel riwayat persetujuan Jenis peristiwa explicit | |||
| Tanggal jatuh tempo faktur terlewati | Kejadian hasil perhitungan yang menandakan tanggal saat ini telah melewati tanggal jatuh tempo bersih faktur, sementara faktur belum dibayar. Ini menandai faktur sebagai terlambat. | ||
| Mengapa ini penting Penting untuk menganalisis ketepatan waktu pembayaran dan kemungkinan denda keterlambatan. Sumber data Dihitung dengan membandingkan tanggal jatuh tempo faktur dengan tanggal pembayaran atau tanggal saat ini. Pengumpulan data Hitung saat Tanggal Jatuh Tempo lebih awal daripada stempel waktu saat ini untuk item yang masih terbuka Jenis peristiwa calculated | |||
| Usulan pembayaran dibuat | Faktur dipilih untuk dimasukkan ke dalam kelompok pembayaran atau jurnal sementara. Ini menandakan rencana pembayaran dan mencegah faktur disertakan dalam proses pembayaran lain. | ||
| Mengapa ini penting Menandai dimulainya tahap pembayaran dan membantu menganalisis efisiensi kelompok pembayaran. Sumber data Tercatat saat faktur dihubungkan dengan header usulan pembayaran atau baris jurnal pembayaran. Pengumpulan data Temukan saat ID faktur ditambahkan ke tabel usulan proses pembayaran Jenis peristiwa explicit | |||
Panduan ekstraksi
Metode ekstraksi berbeda-beda untuk setiap sistem. Untuk petunjuk lengkap,
baca panduan ETL kami atau pilih proses dan sistem tertentu.
Siap memulai?
Anda dapat langsung memulai proyek dengan kerangka umum ini, atau memilih salah satu panduan khusus kami untuk mengetahui cara mengekstrak data dari aplikasi bisnis yang Anda gunakan.
Tingkatkan proses utang usaha Anda sekarang
Lihat hambatan dengan jelas dan manfaatkan lebih banyak diskon pembayaran awal
Tidak perlu kartu kredit. Siapkan dalam hitungan menit