Templat data pengelolaan perubahan Anda

BMC Helix ITSM
Templat data pengelolaan perubahan Anda

Templat data pengelolaan perubahan Anda

Templat ini memandu Anda mengumpulkan data penting untuk menganalisis proses pengelolaan perubahan. Di dalamnya terdapat atribut yang disarankan, aktivitas utama yang perlu dipantau, serta panduan praktis untuk mengambil data langsung dari sistem Anda. Gunakan panduan ini untuk menyiapkan inisiatif process mining yang efektif.
  • Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan agar analisis lebih mendalam
  • Aktivitas utama dan tonggak proses yang perlu dipantau
  • Panduan khusus untuk mengambil data dari sistem sumber yang relevan
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut pengelolaan perubahan

Berikut kolom data yang disarankan untuk disertakan dalam event log agar Anda dapat menganalisis proses pengelolaan perubahan dan memahami proses tersebut dengan lebih baik.
5 Wajib 6 Disarankan 11 Opsional
Nama Deskripsi
Aktivitas
ActivityName
Nama peristiwa atau tugas tertentu yang dilakukan dalam proses manajemen perubahan.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan satu langkah atau perubahan status dalam siklus change request, seperti 'Change Request diajukan' atau 'Change Request disetujui'. Aktivitas ini membentuk peta proses.

Analisis urutan dan durasi aktivitas membantu menemukan alur proses, melihat penyimpangan dari prosedur standar, dan menunjukkan hambatan. Nama aktivitas biasanya berasal dari perubahan status yang tercatat dalam log audit sistem.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah proses agar alur proses dapat divisualisasikan dan dianalisis, yang merupakan inti process mining.

Sumber data

Diperoleh dari perubahan status pada formulir 'CHG:ChangeRequest_AuditLog' atau dengan melacak perubahan kolom 'Status' pada formulir 'CHG:Infrastructure Change'.

Contoh
Change Request diajukanPenilaian risiko dilakukanChange Request disetujuiPerubahan diterapkan
ID Change Request
ChangeRequestID
Pengenal unik yang dibuat sistem untuk change request dan digunakan sebagai ID kasus utama.
Deskripsi

ID Change Request adalah kunci unik untuk mengenali setiap inisiatif perubahan sepanjang siklusnya. ID ini mengelompokkan semua aktivitas, persetujuan, dan tugas terkait, sehingga menjadi dasar satu kasus dalam process mining.

Analisis proses berdasarkan ID ini memberikan gambaran menyeluruh tentang pengelolaan perubahan, dari permintaan awal hingga penutupan akhir. Hal ini penting untuk melacak waktu siklus, menemukan hambatan, dan memahami variasi proses pada setiap perubahan.

Mengapa ini penting

Atribut ini menghubungkan semua peristiwa terkait ke satu instans proses, sehingga analisis proses manajemen perubahan dari awal hingga akhir dapat dilakukan.

Sumber data

Tersedia pada kolom 'Infrastructure Change ID' (Field ID 1000000182) di formulir 'CHG:Infrastructure Change'.

Contoh
CRQ0000001234567CRQ0000001234568CRQ0000001234569
Waktu mulai
EventStartTime
Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas atau peristiwa tertentu dimulai.
Deskripsi

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu tepat saat aktivitas terjadi. Misalnya, atribut ini mencatat kapan perubahan diajukan, disetujui, atau ditutup.

Stempel waktu ini penting untuk menganalisis linimasa proses. Data ini digunakan untuk menghitung waktu siklus antaraktivitas, mengukur waktu tunggu, melihat tren kinerja dari waktu ke waktu, dan menentukan urutan peristiwa. Stempel waktu yang akurat menjadi dasar analisis proses berbasis waktu.

Mengapa ini penting

Atribut ini menyediakan dimensi waktu yang diperlukan untuk menghitung durasi, menganalisis kinerja, dan memahami urutan peristiwa dalam proses.

Sumber data

Bersumber dari kolom 'Audit Date' pada formulir 'CHG:ChangeRequest_AuditLog' atau 'Last Modified Date' yang terkait dengan perubahan status tertentu.

Contoh
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdate
Stempel waktu yang menunjukkan kapan data untuk catatan ini terakhir kali diperbarui dari sistem sumber.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan tanggal dan waktu terakhir data diambil dari BMC Helix ITSM. Ini bukan waktu terjadinya peristiwa, melainkan waktu pengambilan data. Informasi ini penting untuk mengetahui seberapa baru data yang dianalisis dan mengelola siklus pembaruan data.

Dalam dasbor dan laporan, stempel waktu ini memberi tahu pengguna seberapa mutakhir analisis yang ditampilkan. Informasi ini sangat penting untuk memantau proses yang sedang berjalan.

Mengapa ini penting

Atribut ini menunjukkan kebaruan data, yang penting untuk memastikan analisis dan dasbor mencerminkan kondisi proses terkini.

Sumber data

Kolom metadata ini biasanya dibuat dan diisi oleh alat ETL atau pipeline data saat data diambil.

Contoh
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z2023-11-03T02:00:00Z
Sistem sumber
SourceSystem
Nama sistem tempat data diambil.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan asal data proses. Dalam konteks ini, sumbernya adalah 'BMC Helix ITSM'. Informasi ini membantu tata kelola dan pelacakan data, terutama saat analisis menggabungkan data dari beberapa sistem.

Misalnya, jika data perubahan nantinya digabungkan dengan data dari sistem keuangan atau manajemen proyek, kolom ini membantu membedakan sumber data dengan jelas.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberikan konteks penting tentang asal data, sehingga data dapat dilacak dan ditafsirkan dengan tepat, terutama dalam analisis yang melibatkan beberapa sistem.

Sumber data

Biasanya, nilai statis ini ditambahkan saat proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL) untuk menandai asal kumpulan data.

Contoh
BMC Helix ITSMHelix ITSM ProdBMC Remedy AR System
Grup pemberi persetujuan
ApproverGroup
Tim atau grup yang bertanggung jawab menyetujui permintaan perubahan pada tahap tertentu.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan grup yang ditugaskan untuk meninjau dan menyetujui perubahan. Karena perubahan dapat melalui beberapa tahap persetujuan, grup yang terlibat bisa berbeda di setiap tahap, misalnya tim persetujuan teknis dan dewan persetujuan bisnis.

Atribut ini penting untuk dasbor 'Hambatan persetujuan perubahan' karena Anda dapat mengelompokkan waktu persetujuan berdasarkan grup yang bertanggung jawab. Dengan begitu, Anda bisa menemukan tim tertentu yang kewalahan atau bekerja kurang efisien sehingga proses tertunda.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu menemukan hambatan dalam proses persetujuan dengan memungkinkan analisis durasi persetujuan untuk setiap tim yang bertanggung jawab.

Sumber data

Data berasal dari formulir 'AP:Signature' yang mengelola persetujuan dan terhubung ke permintaan perubahan. Grup pemberi persetujuan tercatat di formulir ini.

Contoh
Dewan Penasihat PerubahanKeamanan TIRekayasa JaringanPengembangan Aplikasi
Jenis perubahan
ChangeType
Klasifikasi perubahan, seperti Standard, Normal, atau Emergency.
Deskripsi

Atribut ini mengelompokkan change request berdasarkan sifatnya dan proses yang harus diikuti. Jenis yang umum mencakup Standard (telah disetujui sebelumnya dan berisiko rendah), Normal (memerlukan penilaian dan persetujuan lengkap), serta Emergency (perlu ditangani lebih cepat karena masalah mendesak).

Analisis berdasarkan jenis perubahan penting untuk memahami variasi proses. Misalnya, dasbor 'Volume dan Dampak Perubahan Darurat' menggunakan kolom ini untuk melacak perubahan mendesak dan dampaknya terhadap stabilitas layanan. Atribut ini juga membantu menilai apakah setiap jenis perubahan mengikuti jalur yang ditetapkan.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan proses dikelompokkan untuk menganalisis dan membandingkan alur kerja perubahan yang berbeda. Hal ini penting untuk analisis kepatuhan dan kinerja.

Sumber data

Tersedia pada kolom 'Change Type' di formulir 'CHG:Infrastructure Change'.

Contoh
StandarNormalDaruratTanpa dampak
Prioritas
Priority
Tingkat prioritas yang diberikan pada change request untuk menunjukkan kepentingannya bagi bisnis.
Deskripsi

Prioritas biasanya ditentukan berdasarkan Dampak dan Urgensi. Prioritas menentukan urutan dan kecepatan penanganan change request. Perubahan dengan prioritas lebih tinggi biasanya perlu diproses lebih cepat dan mungkin memiliki perjanjian tingkat layanan (SLA) yang lebih ketat.

Atribut ini digunakan dalam dasbor 'Kinerja SLA Perubahan' untuk mengelompokkan dan menganalisis kinerja berdasarkan tingkat prioritas. Atribut ini membantu menjawab pertanyaan seperti, 'Apakah SLA untuk perubahan berprioritas tinggi terpenuhi?' dan menjadi panduan dalam mengambil keputusan alokasi sumber daya.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis kinerja berdasarkan tingkat kepentingan bisnis, sehingga perubahan yang paling penting dapat diproses secara efisien dan memenuhi target.

Sumber data

Tersedia pada kolom 'Priority' di formulir 'CHG:Infrastructure Change'.

Contoh
KritisTinggiSedangRendah
Status
Status
Kondisi atau tahap terkini change request dalam siklusnya.
Deskripsi

Kolom Status menunjukkan tahap change request pada waktu tertentu, seperti 'Draft', 'Request For Authorization', atau 'Completed'. Aktivitas ditentukan dari perubahan antarstatus, sedangkan status itu sendiri berguna untuk menganalisis beban kerja saat ini.

Atribut ini penting untuk dasbor 'Jumlah Perubahan dan Status Saat Ini', yang menampilkan jumlah perubahan pada setiap tahap alur proses. Informasi ini membantu manajer memahami pekerjaan yang sedang berlangsung dan alokasi sumber daya.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberikan gambaran terkini tentang alur perubahan, sehingga pekerjaan yang sedang berlangsung dan kondisi semua change request dapat dianalisis.

Sumber data

Tersedia pada kolom 'Status' di formulir 'CHG:Infrastructure Change'.

Contoh
DrafMeminta otorisasiDijadwalkanPenerapan sedang berlangsungSelesai
Tim penerapan
ImplementationTeam
Tim yang bertanggung jawab melaksanakan penerapan perubahan.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan grup teknis atau operasional yang ditugaskan untuk mengerjakan permintaan perubahan. Pada tahap penerapan dalam siklus perubahan, grup ini biasanya tercatat sebagai 'Assigned Group'.

Informasi ini penting untuk dasbor 'Hambatan sumber daya dalam proses perubahan'. Dengan menganalisis durasi dan volume aktivitas setiap tim penerapan, manajer dapat menemukan ketimpangan beban kerja, kesenjangan keterampilan, atau kendala sumber daya lain yang menunda penerapan perubahan.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu menemukan hambatan terkait sumber daya pada tahap penerapan dengan memungkinkan analisis kinerja setiap tim yang bertanggung jawab.

Sumber data

Terdapat di kolom 'ASGRP' (Assigned Group) pada formulir 'CHG:Infrastructure Change'.

Contoh
Operasional ServerAdministrator Basis DataTim SAP BasisInfrastruktur Cloud
Tingkat risiko
RiskLevel
Penilaian terhadap potensi risiko yang terkait dengan penerapan perubahan.
Deskripsi

Tingkat risiko adalah penilaian kualitatif atau kuantitatif atas kemungkinan dampak negatif jika perubahan diterapkan. Atribut ini menjadi masukan penting dalam proses persetujuan. Perubahan berisiko tinggi akan ditinjau lebih ketat.

Atribut ini menjadi dasar dasbor 'Analisis Profil Risiko Perubahan', yang membantu pemangku kepentingan memahami paparan risiko keseluruhan dari portofolio perubahan. Atribut ini juga digunakan untuk menemukan siklus pengerjaan ulang saat penilaian risiko awal kurang memadai dan perlu dinilai kembali.

Mengapa ini penting

Atribut ini menjadi dimensi penting untuk menganalisis kepatuhan dan efisiensi proses, serta membantu memastikan perubahan berisiko tinggi mendapat peninjauan yang sesuai.

Sumber data

Tersedia pada kolom 'Risk Level' di formulir 'CHG:Infrastructure Change'.

Contoh
1 - Kritis2 - Tinggi3 - Sedang4 - Rendah5 - Perencanaan
Apakah pengerjaan ulang
IsRework
Penanda yang menunjukkan apakah suatu aktivitas merupakan pengulangan pekerjaan atau langkah mundur dalam proses.
Deskripsi

Atribut boolean ini bernilai true saat permintaan perubahan kembali ke tahap sebelumnya dalam siklusnya, misalnya dari 'Terjadwal' kembali ke 'Penilaian risiko'. Pergerakan mundur seperti ini menunjukkan pengerjaan ulang yang sering menjadi sumber inefisiensi.

Penanda ini digunakan untuk menghitung KPI 'Tingkat pengerjaan ulang perubahan' dan mendukung dasbor 'Pengerjaan ulang perubahan dan efisiensi penilaian'. Anda dapat mengukur seberapa sering pengerjaan ulang terjadi dan menemukan langkah proses yang paling sering mengalaminya. Hasilnya dapat menunjukkan bagian yang perlu diperbaiki dalam perencanaan dan penilaian awal.

Mengapa ini penting

Atribut ini menandai aktivitas yang termasuk dalam siklus pengerjaan ulang, sehingga Anda dapat menemukan inefisiensi proses dan menentukan perbaikan yang tepat.

Sumber data

Atribut ini dihitung dengan menganalisis urutan aktivitas dalam suatu kasus. Logika transformasi data digunakan untuk mendeteksi pergerakan mundur dalam alur proses.

Contoh
truefalse
Apakah perubahan darurat
IsEmergencyChange
Penanda boolean yang bernilai true jika jenis perubahan adalah 'Darurat'.
Deskripsi

Penanda turunan ini memudahkan analisis dengan menunjukkan secara jelas apakah perubahan bersifat darurat. Nilainya ditentukan berdasarkan atribut 'ChangeType'.

Atribut ini terutama digunakan untuk mendukung dasbor 'Volume dan dampak perubahan darurat' serta KPI 'Persentase perubahan darurat'. Anda dapat memfilter dan menggabungkan data perubahan darurat dengan mudah, lalu melacak frekuensi dan trennya dari waktu ke waktu tanpa perlu membuat logika filter yang rumit di alat analisis.

Mengapa ini penting

Atribut ini memudahkan analisis perubahan darurat, termasuk memfilter data, menampilkannya di dasbor, dan menghitung KPI terkait jenis perubahan penting ini.

Sumber data

Atribut ini dibuat saat transformasi data. Logikanya: IF 'ChangeType' = 'Emergency' THEN true ELSE false.

Contoh
truefalse
Dampak
Impact
Dampak perubahan yang dinilai terhadap layanan bisnis dan infrastruktur TI.
Deskripsi

Dampak mengukur kemungkinan pengaruh perubahan terhadap operasional bisnis, layanan, dan pengguna. Bersama Urgensi, Dampak menjadi faktor penting dalam menentukan Prioritas change request.

Dalam analisis, Dampak digunakan pada dasbor 'Analisis Profil Risiko Perubahan' untuk memberikan gambaran tentang kemungkinan konsekuensi bisnis dari portofolio perubahan. Memahami sebaran perubahan berdampak tinggi dapat membantu menyusun strategi manajemen risiko dan perencanaan sumber daya.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu mengukur kemungkinan konsekuensi perubahan bagi bisnis, sehingga risiko dapat dianalisis dan prioritas ditentukan berdasarkan tingkat dampak terhadap layanan.

Sumber data

Tersedia pada kolom 'Impact' di formulir 'CHG:Infrastructure Change'.

Contoh
1 - Luas/menyeluruh2 - Signifikan/besar3 - Sedang/terbatas4 - Kecil/setempat
ID insiden terkait
RelatedIncidentID
ID insiden yang disebabkan oleh perubahan ini, jika ada.
Deskripsi

Atribut ini menghubungkan permintaan perubahan dengan insiden yang mungkin terjadi setelahnya. Relasi ini penting untuk memahami dampak perubahan terhadap stabilitas layanan.

Atribut ini menjadi data utama untuk menghitung KPI 'Tingkat insiden akibat perubahan'. Dengan melacak relasi tersebut, organisasi dapat mengukur kualitas proses perubahan dan menemukan jenis perubahan, tim, atau layanan yang berkaitan dengan lebih banyak masalah setelah penerapan.

Mengapa ini penting

Atribut ini mengukur langsung dampak negatif perubahan. KPI ini penting untuk menilai kualitas perubahan dan efektivitas pengelolaan risiko.

Sumber data

Relasi ini biasanya dibuat pada formulir Insiden ('HPD:Help Desk'), tempat insiden dapat dihubungkan ke permintaan perubahan yang menjadi penyebabnya.

Contoh
INC000000987654INC000000987655INC000000987656
Kode penutupan
CloseCode
Kode yang menunjukkan hasil akhir perubahan saat ditutup.
Deskripsi

Kode penutupan memberikan alasan standar untuk menutup permintaan perubahan, seperti 'Berhasil', 'Berhasil dengan kendala', 'Dibatalkan setelah diterapkan', atau 'Dibatalkan'. Atribut ini memberikan gambaran hasil perubahan yang lebih terperinci daripada status akhir saja.

Analisis kode penutupan dapat membantu menilai kualitas dan tingkat keberhasilan perubahan yang diterapkan. Misalnya, banyaknya perubahan yang 'Dibatalkan setelah diterapkan' dapat menunjukkan masalah dalam perencanaan atau pengujian. Informasi ini berguna untuk perbaikan proses.

Mengapa ini penting

Atribut ini mencatat hasil setiap perubahan secara jelas dan terstruktur. Anda dapat menganalisis tingkat keberhasilan serta alasan kegagalan atau pembatalan.

Sumber data

Terdapat di kolom 'Status Reason' atau kolom kode penutupan serupa pada formulir 'CHG:Infrastructure Change'. Kolom ini aktif pada tahap akhir.

Contoh
BerhasilBerhasil dengan kendalaDibatalkan setelah diterapkanDibatalkan
Layanan terdampak
AffectedService
Layanan bisnis atau teknis yang terdampak oleh perubahan.
Deskripsi

Atribut ini menghubungkan permintaan perubahan dengan layanan tertentu yang tercatat di Configuration Management Database (CMDB). Layanan tersebut bisa berupa layanan bisnis yang digunakan pengguna, seperti 'Layanan Email', atau layanan teknis di sisi belakang, seperti 'Layanan Autentikasi'.

Atribut ini digunakan dalam dasbor 'Volume dan dampak perubahan darurat' untuk menghubungkan perubahan dengan layanan yang terdampak. Informasi ini membantu Anda memahami stabilitas tiap layanan dan menemukan layanan yang sering memerlukan penanganan darurat.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberikan konteks bisnis yang penting dengan menghubungkan perubahan teknis ke dampaknya pada layanan bisnis. Anda juga dapat menganalisis proses berdasarkan layanan.

Sumber data

Data berasal dari kolom 'ServiceCI' atau relasi Configuration Item (CI) terkait pada formulir 'CHG:Infrastructure Change'.

Contoh
Email perusahaanSAP ERPManajemen hubungan pelangganPortal perbankan online
Pengaju perubahan
ChangeSubmitter
Orang yang membuat dan mengajukan permintaan perubahan.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan orang yang memulai permintaan perubahan. Biasanya, sistem mencatatnya sebagai pengguna 'Submitter' atau 'Reported By'.

Atribut ini bukan selalu dimensi analisis utama, tetapi dapat membantu Anda memahami asal permintaan perubahan. Misalnya, analisis tentang apakah sebagian besar perubahan berasal dari departemen atau jabatan tertentu dapat memberi gambaran tentang kebutuhan bisnis dan proses perencanaan.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu menemukan pihak yang mengajukan permintaan perubahan. Informasi ini dapat digunakan untuk menganalisis pola permintaan dan perilaku pengguna dalam proses.

Sumber data

Terdapat di kolom 'Submitter' pada formulir 'CHG:Infrastructure Change'.

Contoh
Allen AllbrookMary MannBob Baxter
Status SLA
SLAState
Status permintaan perubahan yang dihitung berdasarkan target SLA.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan apakah permintaan perubahan yang telah selesai memenuhi SLA, berisiko melewati batas SLA, atau telah melewati batas tersebut. Status dihitung dengan membandingkan waktu penyelesaian sebenarnya dengan 'SLATargetDate'.

Atribut ini menjadi metrik utama untuk dasbor 'Kinerja SLA perubahan'. Atribut ini mengukur kinerja terhadap komitmen layanan secara jelas dan ringkas. Anda dapat mengelompokkan data berdasarkan prioritas, jenis perubahan, atau tim untuk menemukan bagian yang kurang memenuhi SLA.

Mengapa ini penting

Atribut ini mengukur langsung kinerja terhadap komitmen layanan, sehingga menjadi indikator penting efisiensi proses dan kualitas layanan.

Sumber data

Atribut ini dihitung saat transformasi data dengan membandingkan waktu aktivitas terakhir dengan 'SLATargetDate'.

Contoh
Tepat waktuBerisikoMelewati batas SLA
Tanggal target SLA
SLATargetDate
Tanggal dan waktu target penyelesaian permintaan perubahan.
Deskripsi

Tanggal target Service Level Agreement (SLA) adalah batas waktu penyelesaian permintaan perubahan, yang ditentukan berdasarkan prioritas dan jenisnya. Waktu ini menjadi patokan untuk mengukur waktu penyelesaian sebenarnya.

Atribut ini menjadi dasar dasbor 'Kinerja SLA perubahan'. Dengan membandingkan waktu penutupan sebenarnya dengan target, Anda dapat mengetahui apakah perubahan memenuhi SLA. Analisis kinerja SLA membantu menilai efisiensi proses secara keseluruhan dan kepatuhan terhadap komitmen tingkat layanan.

Mengapa ini penting

Atribut ini menjadi patokan pengukuran kinerja. Anda dapat menghitung tingkat kepatuhan SLA dan menemukan perubahan yang berisiko tidak memenuhi target.

Sumber data

Informasi ini biasanya disimpan di formulir pengelolaan SLA terkait dan dihubungkan ke permintaan perubahan. Sering kali, informasi tersebut juga terlihat langsung pada formulir perubahan.

Contoh
2023-11-10T17:00:00Z2023-11-15T09:00:00Z2023-12-01T17:00:00Z
Urgensi
Urgency
Tingkat urgensi perubahan yang menunjukkan seberapa cepat perubahan perlu diterapkan.
Deskripsi

Urgensi menunjukkan seberapa cepat perubahan perlu diterapkan. Bersama Dampak, Urgensi digunakan untuk menghitung Prioritas keseluruhan change request.

Urgensi menjadi atribut penting dalam dasbor 'Analisis Profil Risiko Perubahan' karena menunjukkan tekanan waktu dalam proses manajemen perubahan. Analisis tren urgensi dapat membantu menemukan masalah mendasar yang mendorong tingginya jumlah permintaan yang harus segera ditangani.

Mengapa ini penting

Atribut ini menunjukkan seberapa mendesak perubahan perlu dilakukan, sehingga Anda dapat menganalisis apakah proses menangani permintaan dengan tingkat urgensi yang berbeda secara efektif.

Sumber data

Tersedia pada kolom 'Urgency' di formulir 'CHG:Infrastructure Change'.

Contoh
1 - Kritis2 - Tinggi3-Sedang4-Rendah
Waktu selesai
EventEndTime
Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas atau peristiwa tertentu berakhir.
Deskripsi

Waktu selesai menandai berakhirnya suatu aktivitas. Dalam process mining, waktu ini sering dihitung dari waktu mulai aktivitas berikutnya dalam kasus yang sama, sehingga durasi langkah sebelumnya dapat diketahui dengan jelas. Untuk aktivitas terakhir dalam suatu kasus, waktu selesai bisa sama dengan waktu mulainya atau menggunakan stempel waktu penutupan tertentu.

Atribut ini penting untuk menghitung ProcessingTime setiap aktivitas, metrik utama dalam analisis kinerja dan identifikasi hambatan. Dengan atribut ini, Anda dapat menganalisis durasi setiap langkah secara terperinci.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan penghitungan durasi aktivitas secara akurat, yang menjadi dasar untuk menemukan hambatan dan mengukur kinerja proses.

Sumber data

Atribut ini dihitung saat transformasi data, biasanya dengan menggunakan waktu mulai peristiwa berikutnya dalam urutan untuk kasus yang sama.

Contoh
2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z2023-10-27T11:20:00Z
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas pengelolaan perubahan

Catat langkah dan tonggak utama proses ini dalam event log agar proses dapat ditemukan secara akurat dan hambatan lebih mudah diidentifikasi.
7 Disarankan 7 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Change Request dibuat
Aktivitas ini menandai pembuatan awal catatan change request di sistem. Peristiwa ini dicatat berdasarkan stempel waktu pembuatan entri change request pada formulir CHG:Change.
Mengapa ini penting

Ini adalah titik awal setiap change request, yang penting untuk mengukur durasi siklus secara keseluruhan dan menganalisis jumlah perubahan yang masuk.

Sumber data

Peristiwa ini dicatat berdasarkan 'Submit Date' atau stempel waktu pembuatan catatan dalam log audit formulir CHG:Change (misalnya, HPD:Help Desk Audit Log).

Pengumpulan data

Gunakan stempel waktu pembuatan catatan dari formulir CHG:Change.

Jenis peristiwa explicit
Change Request disetujui
Ini adalah tonggak penting saat change request mendapat persetujuan resmi untuk dilanjutkan. Peristiwa ini disimpulkan dari perubahan status, biasanya menjadi 'Scheduled' atau 'Planning In Progress' setelah persetujuan akhir.
Mengapa ini penting

Tahap ini menandai berakhirnya proses persetujuan dan penting untuk mengukur hambatan persetujuan serta KPI Rata-rata Waktu Persetujuan Perubahan. Ini juga menjadi titik pengambilan keputusan penting dalam proses.

Sumber data

Disimpulkan dari riwayat perubahan status pada formulir CHG:Change, khususnya saat permintaan keluar dari status persetujuan seperti 'Request For Authorization'.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu saat kolom 'Status' pada CHG:Change melewati tahap persetujuan akhir, misalnya berubah menjadi 'Scheduled'.

Jenis peristiwa inferred
Pengujian dilakukan
Menandakan bahwa pengujian atau validasi setelah penerapan telah selesai. Aktivitas ini sering dicatat saat tugas pengujian khusus yang terkait dengan change request ditutup.
Mengapa ini penting

Pelacakan aktivitas ini penting untuk mengukur KPI Rata-rata Waktu Siklus Pengujian dan memastikan kualitas. Aktivitas ini membantu menemukan hambatan dalam proses validasi sebelum verifikasi akhir.

Sumber data

Disimpulkan dari penyelesaian catatan tugas pengujian di formulir CHG:Task yang tertaut ke permintaan perubahan induk.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu saat tugas 'Testing' atau 'Validation' yang tertaut di CHG:Task ditandai 'Closed' atau 'Completed'.

Jenis peristiwa inferred
Penilaian risiko dilakukan
Aktivitas ini menandai selesainya penilaian risiko untuk perubahan yang diajukan. Biasanya, aktivitas ini dicatat saat status change request diperbarui atau tugas penilaian risiko tertentu ditutup.
Mengapa ini penting

Pelacakan aktivitas ini penting untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen perubahan. Aktivitas ini membantu menemukan keterlambatan pada tahap penilaian dan menganalisis KPI Tingkat Pengerjaan Ulang Perubahan jika proses kembali ke tahap ini.

Sumber data

Disimpulkan dari perubahan status pada formulir CHG:Change, misalnya saat status berubah menjadi 'Request For Change', atau dari penyelesaian tugas terkait di formulir CHG:Task.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu saat tugas 'Risk Assessment' yang tertaut di CHG:Task ditandai 'Closed' atau 'Completed'.

Jenis peristiwa inferred
Perubahan dijadwalkan
Aktivitas ini menandai saat perubahan yang telah disetujui resmi dijadwalkan untuk diterapkan. Peristiwa ini dicatat saat status di sistem berubah menjadi 'Scheduled'.
Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang menandakan perubahan siap diterapkan. Titik ini menjadi awal pengukuran KPI Waktu Siklus Penerapan Perubahan dan Rata-rata Waktu Tunggu Penerapan.

Sumber data

Disimpulkan dari riwayat perubahan status pada formulir CHG:Change saat status berubah menjadi 'Scheduled'.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu saat kolom 'Status' pada CHG:Change diperbarui menjadi 'Scheduled'.

Jenis peristiwa inferred
Perubahan diterapkan
Aktivitas ini menandai selesainya pekerjaan penerapan perubahan dengan sukses. Biasanya, aktivitas ini dicatat saat status diperbarui menjadi 'Completed' dengan alasan yang menunjukkan keberhasilan.
Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang menandai berakhirnya tahap penerapan. Aktivitas ini diperlukan untuk menghitung Waktu Siklus Penerapan Perubahan dan menganalisis insiden akibat perubahan.

Sumber data

Disimpulkan dari formulir CHG:Change saat 'Status' diatur ke 'Completed' dan 'Status Reason' diatur ke 'Successful'.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu saat kolom 'Status' pada CHG:Change diperbarui menjadi 'Completed'.

Jenis peristiwa inferred
Perubahan ditutup
Ini adalah aktivitas terakhir yang menandai penutupan resmi change request di sistem. Peristiwa ini dicatat saat status change request diatur menjadi 'Closed'.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai berakhirnya siklus perubahan dengan sukses. Aktivitas ini penting untuk mengukur durasi proses dari awal hingga akhir dan jumlah perubahan yang diselesaikan.

Sumber data

Disimpulkan dari riwayat perubahan status pada formulir CHG:Change saat status berubah menjadi 'Closed'.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu saat kolom 'Status' pada CHG:Change diperbarui menjadi 'Closed'.

Jenis peristiwa inferred
Analisis dampak dilakukan
Menandai selesainya analisis dampak untuk menentukan kemungkinan konsekuensi perubahan. Biasanya, aktivitas ini disimpulkan dari pembaruan status atau penutupan tugas terkait.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini penting untuk memahami efisiensi perencanaan dan dampaknya terhadap pengerjaan ulang. Analisis durasi dan frekuensinya membantu meningkatkan tahap penilaian awal.

Sumber data

Disimpulkan dari stempel waktu penyelesaian tugas 'Impact Analysis' di formulir CHG:Task atau dari perubahan status tertentu di formulir CHG:Change.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu saat tugas 'Impact Analysis' yang tertaut di CHG:Task ditandai 'Closed' atau 'Completed'.

Jenis peristiwa inferred
Change Request diajukan
Menandai pengajuan resmi change request untuk ditinjau dan mendapat persetujuan. Biasanya, aktivitas ini disimpulkan saat status change request berubah dari 'Draft' menjadi 'Request For Authorization'.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini memulai proses persetujuan. Pelacakan penting untuk mengukur waktu tunggu permintaan sebelum peninjauan awal dan menganalisis KPI Waktu Persetujuan Perubahan.

Sumber data

Disimpulkan dari riwayat perubahan status change request pada formulir CHG:Change, khususnya saat status berubah menjadi 'Request For Authorization'.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu saat kolom 'Status' pada CHG:Change berubah dari 'Draft' menjadi 'Request For Authorization'.

Jenis peristiwa inferred
Change Request ditolak
Aktivitas ini menandai penolakan resmi change request oleh pemberi persetujuan. Aktivitas ini dicatat saat status berubah menjadi 'Rejected' dan menunjukkan status akhir.
Mengapa ini penting

Pelacakan penolakan membantu menemukan alasan permintaan ditolak, seperti informasi yang tidak lengkap atau risiko yang tinggi. Analisis ini dapat meningkatkan kualitas pengajuan perubahan berikutnya.

Sumber data

Disimpulkan dari riwayat perubahan status pada formulir CHG:Change, khususnya saat status berubah menjadi 'Rejected'.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu saat kolom 'Status' pada CHG:Change diperbarui menjadi 'Rejected'.

Jenis peristiwa inferred
Perubahan dibatalkan
Menandai pembatalan change request sebelum penerapan atau penyelesaiannya. Aktivitas ini dicatat saat status change request diperbarui menjadi 'Cancelled'.
Mengapa ini penting

Pelacakan pembatalan memberi gambaran tentang alasan perubahan ditarik. Hal ini dapat menunjukkan masalah seperti perencanaan awal yang kurang matang, perubahan prioritas, atau keterbatasan sumber daya.

Sumber data

Disimpulkan dari riwayat perubahan status pada formulir CHG:Change saat status berubah menjadi 'Cancelled'.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu saat kolom 'Status' pada CHG:Change diperbarui menjadi 'Cancelled'.

Jenis peristiwa inferred
Perubahan diverifikasi
Aktivitas ini menandakan bahwa pemangku kepentingan telah memverifikasi secara resmi keberhasilan perubahan setelah penerapan dan pengujian. Biasanya, aktivitas ini ditunjukkan oleh perubahan status sebelum penutupan akhir.
Mengapa ini penting

Verifikasi adalah pemeriksaan kualitas terakhir sebelum perubahan ditutup. Tahap ini memastikan perubahan mencapai tujuannya dan tidak menimbulkan dampak negatif yang tidak diinginkan.

Sumber data

Disimpulkan dari perubahan status pada formulir CHG:Change, misalnya dari 'Completed' menjadi 'Verification' atau 'Closed'.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu saat kolom 'Status' pada CHG:Change berubah menjadi 'Closed' setelah aktivitas penerapan selesai.

Jenis peristiwa inferred
Rencana penerapan disusun
Menandakan bahwa rencana terperinci untuk menerapkan perubahan telah dibuat dan didokumentasikan. Biasanya, aktivitas ini dicatat saat tugas perencanaan yang terkait dengan perubahan selesai.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini harus selesai sebelum penjadwalan dan penerapan. Analisis durasinya membantu menemukan keterlambatan pada tahap perencanaan sebelum perubahan diterapkan.

Sumber data

Disimpulkan dari penyelesaian catatan tugas perencanaan tertentu di formulir CHG:Task yang tertaut ke permintaan perubahan induk.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu saat tugas 'Implementation Planning' yang tertaut di CHG:Task ditandai 'Closed' atau 'Completed'.

Jenis peristiwa inferred
Tinjauan setelah penerapan
Menandai selesainya tinjauan resmi setelah perubahan diterapkan. Aktivitas ini biasanya dicatat saat tugas tinjauan setelah penerapan (PIR) ditutup.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini penting untuk pembelajaran organisasi dan perbaikan proses. Pengukuran KPI Tingkat Tinjauan Setelah Penerapan membantu memastikan organisasi mengambil pelajaran dari perubahan.

Sumber data

Disimpulkan dari penyelesaian tugas 'Post-Implementation Review' di formulir CHG:Task yang tertaut ke permintaan perubahan induk.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu saat tugas 'PIR' yang tertaut di CHG:Task ditandai 'Closed' atau 'Completed'.

Jenis peristiwa inferred
Disarankan Opsional

Panduan pengambilan data

Cara mengambil data dari BMC Helix ITSM

Siap memulai?

Mulai tingkatkan proses pengelolaan perubahan Anda hari ini dengan menyiapkan data menggunakan templat ini. Temukan wawasan penting dan tingkatkan efisiensi operasional.

Tingkatkan pengelolaan perubahan sekarang dan cegah gangguan

Tingkatkan keberhasilan perubahan hingga 95% dan hindari gangguan layanan yang merugikan.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Penyiapan hanya perlu beberapa menit.