Templat data pemrosesan faktur utang usaha

SAP S/4HANA
Templat data pemrosesan faktur utang usaha

Templat data pemrosesan faktur utang usaha

Templat ini memandu Anda mengumpulkan data yang diperlukan untuk menganalisis pemrosesan faktur utang usaha. Templat ini menjelaskan atribut dan aktivitas penting untuk membuat log peristiwa yang andal. Anda juga akan menemukan panduan praktis untuk mengambil data dari sistem sumber, agar Anda dapat memulai process mining dengan lancar.
  • Atribut yang disarankan untuk analisis menyeluruh
  • Aktivitas proses utama yang perlu dilacak
  • Panduan langkah demi langkah untuk mengambil data
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut pemrosesan faktur utang usaha

Sertakan kolom data penting ini dalam log peristiwa untuk menganalisis proses utang usaha secara mendalam dan mendapatkan wawasan yang berguna.
5 Wajib 6 Disarankan 9 Opsional
Nama Deskripsi
Aktivitas
ActivityName
Nama peristiwa atau langkah bisnis tertentu yang terjadi selama siklus pemrosesan faktur.
Deskripsi

Aktivitas menunjukkan tahap atau tindakan tertentu dalam proses utang usaha, seperti 'Faktur diterima', 'Faktur dibukukan', atau 'Pembayaran dijalankan'. Aktivitas ini menjadi bagian dasar peta proses.

Analisis aktivitas merupakan inti process mining. Analisis ini membantu memvisualisasikan alur proses, menemukan jalur yang umum, mendeteksi penyimpangan dari proses standar, serta mengukur frekuensi dan durasi setiap langkah. Urutan aktivitas untuk suatu faktur membentuk perjalanan prosesnya.

Mengapa ini penting

Aktivitas menentukan langkah-langkah proses sehingga Anda dapat memvisualisasikan dan menganalisis alur proses, menemukan hambatan, serta mendeteksi siklus pengerjaan ulang.

Sumber data

Diambil dari berbagai sumber, termasuk perubahan status dokumen (misalnya BKPF-BSTAT), dokumen perubahan (tabel CDHDR/CDPOS), atau log workflow. Biasanya, data ini memerlukan logika ekstraksi khusus.

Contoh
Faktur diterimaFaktur disetujuiPembayaran dijalankanFaktur diblokir untuk pembayaran
Faktur
Invoice
Pengenal unik dokumen faktur yang berfungsi sebagai ID kasus utama untuk proses utang usaha.
Deskripsi

Faktur adalah objek utama yang menghubungkan semua aktivitas terkait, dari penerimaan hingga pembayaran. Di SAP S/4HANA, faktur biasanya menggunakan kunci gabungan yang terdiri dari Kode Perusahaan (BUKRS), Nomor Dokumen unik (BELNR), dan Tahun Fiskal (GJAHR).

Analisis berdasarkan faktur memberikan gambaran lengkap tentang siklus faktur dari awal hingga akhir. Ini menjadi dasar untuk menghitung metrik utama seperti total waktu siklus, menemukan hambatan pada faktur tertentu, dan memahami berbagai jalur yang dapat dilalui faktur dalam proses.

Mengapa ini penting

Faktur menjadi penanda unik untuk setiap perjalanan faktur. Dengan begitu, Anda dapat menelusuri seluruh siklusnya dan menganalisis kinerja proses untuk setiap kasus.

Sumber data

Kunci gabungan ini berasal dari tabel BKPF (Header Dokumen Akuntansi) atau RBKP (Header Dokumen: Penerimaan Faktur), menggunakan kolom BUKRS, BELNR, dan GJAHR.

Contoh
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Waktu peristiwa
EventTime
Tanggal dan waktu persis saat aktivitas terjadi.
Deskripsi

Waktu peristiwa adalah stempel waktu untuk setiap aktivitas yang menunjukkan urutan kronologis peristiwa pada suatu faktur. Data ini penting untuk memahami alur proses dan melakukan analisis berbasis waktu.

Dalam analisis, Waktu peristiwa digunakan untuk mengurutkan aktivitas dengan benar, menghitung waktu siklus antar langkah, menemukan waktu tunggu, dan menganalisis kinerja proses dalam periode tertentu, misalnya dari bulan ke bulan. Data ini menjadi dasar semua KPI berbasis durasi.

Mengapa ini penting

Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menghitung semua metrik berbasis waktu, seperti waktu siklus dan durasi, yang menjadi dasar process mining.

Sumber data

Bersumber dari berbagai kolom tanggal dan waktu di tabel SAP, seperti Tanggal Pembuatan (BKPF-CPUDT), Tanggal Pembukuan (BKPF-BUDAT), Tanggal Kliring (BSAK-AUGDT), atau stempel waktu log perubahan (CDHDR-UDATE/UTIME).

Contoh
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdate
Stempel waktu yang menunjukkan kapan data untuk catatan ini terakhir diperbarui dari sistem sumber.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan tanggal dan waktu ekstraksi atau pembaruan data terbaru dari SAP S/4HANA. Kolom metadata ini penting untuk mengetahui seberapa baru data yang dianalisis.

Informasi ini membantu pengguna memahami seberapa mutakhir analisis proses. Data ini juga membantu menetapkan ekspektasi tentang jeda pembaruan data, menjadwalkan pembaruan data, dan menjaga integritas data.

Mengapa ini penting

Menunjukkan kemutakhiran data agar pengguna mengetahui seberapa baru analisis proses yang mereka lihat.

Sumber data

Nilai ini dibuat dan dicatat pada setiap rekaman saat data diambil dari sistem sumber.

Contoh
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Sistem sumber
SourceSystem
Sistem tempat data diambil.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan asal data proses. Untuk tampilan ini, nilainya biasanya 'SAP S/4HANA'.

Di lingkungan dengan beberapa ERP atau sistem terintegrasi, kolom ini penting untuk menelusuri asal data dan memisahkan data. Kolom ini memastikan analisis menggunakan kumpulan data yang tepat dan membantu mencari masalah kualitas data hingga ke sumbernya.

Mengapa ini penting

Menunjukkan asal data. Informasi ini penting untuk tata kelola data, pemecahan masalah, dan lingkungan dengan beberapa sistem.

Sumber data

Biasanya berupa nilai statis yang ditambahkan saat ekstraksi data untuk menandai asal kumpulan data.

Contoh
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Jumlah faktur
InvoiceAmount
Jumlah bruto faktur dalam mata uang asli dokumen.
Deskripsi

Ini adalah total nilai faktur yang diajukan pemasok. Jumlah ini mencakup biaya barang atau jasa, pajak, dan biaya lainnya sebelum potongan atau diskon.

Jumlah faktur merupakan atribut keuangan penting untuk berbagai analisis. Data ini membantu memprioritaskan faktur bernilai tinggi, memahami dampak keuangan dari keterlambatan proses, seperti biaya keterlambatan pada faktur bernilai besar, dan mengelompokkan proses, misalnya 'Apakah faktur bernilai tinggi mengikuti jalur persetujuan yang berbeda?'. Data ini juga penting untuk menemukan kemungkinan pembayaran ganda.

Mengapa ini penting

Memberikan konteks keuangan untuk proses, sehingga Anda dapat menganalisis berdasarkan nilai, memprioritaskan faktur bernilai tinggi, dan mengukur dampak keuangan.

Sumber data

Ditemukan di tabel seperti RBKP-RMWWR (Jumlah bruto faktur) untuk faktur MM, atau dihitung dari item baris di BSEG (kolom WRBTR) untuk faktur FI.

Contoh
1500.00250.7512345.50
Kode perusahaan
CompanyCode
Unit organisasi tempat faktur diproses.
Deskripsi

Kode Perusahaan adalah unit organisasi terkecil yang dapat menyusun laporan keuangan lengkap dan mandiri untuk pelaporan eksternal. Dalam proses utang usaha, kode ini mewakili badan hukum yang berutang kepada pemasok.

Analisis berdasarkan Kode Perusahaan memungkinkan Anda membandingkan kinerja proses antar badan hukum dalam organisasi. Dengan begitu, Anda dapat menemukan bagian bisnis yang mengikuti proses standar dan bagian yang memiliki efisiensi lebih rendah, waktu siklus lebih lama, atau tingkat pengerjaan ulang lebih tinggi.

Mengapa ini penting

Memungkinkan perbandingan kinerja proses antar badan hukum, sehingga Anda dapat menemukan masalah dan praktik baik yang spesifik untuk wilayah atau unit bisnis tertentu.

Sumber data

Ditemukan di tabel header dokumen, terutama BKPF-BUKRS untuk faktur FI dan RBKP-BUKRS untuk faktur MM.

Contoh
10001710US01DE01
Nama pemasok
VendorName
Nama pemasok yang mengirimkan faktur.
Deskripsi

Atribut ini memuat nama resmi pemasok. Nama tersebut ditautkan melalui Nomor Pemasok yang tersimpan di dokumen faktur.

Analisis pemasok penting untuk mengelola hubungan dengan pemasok dan menemukan masalah proses yang terkait dengan pemasok tertentu. Analisis ini dapat menjawab pertanyaan seperti 'Pemasok mana yang paling sering mengirim faktur dengan selisih?' atau 'Apakah kita selalu membayar pemasok strategis tertentu tepat waktu?'. Bersama nomor dan jumlah faktur, atribut ini juga penting untuk mendeteksi kemungkinan pembayaran ganda.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis kinerja proses berdasarkan pemasok, sehingga Anda dapat menemukan pemasok bermasalah dan mengelola hubungan dengan pemasok strategis secara efektif.

Sumber data

Diambil dari tabel data induk pemasok LFA1 (kolom NAME1), dengan menautkan Nomor Pemasok (LIFNR) yang ditemukan di BKPF atau RBKP.

Contoh
Office Supplies Inc.Global Consulting GroupMachine Parts GmbH
Nama pengguna
UserName
ID pengguna yang melakukan aktivitas.
Deskripsi

Atribut ini mencatat ID pengguna SAP yang bertanggung jawab atas aktivitas tertentu, seperti membukukan, menyetujui, atau melunasi faktur. Atribut ini menghubungkan langkah proses dengan pengguna tertentu.

Analisis berdasarkan Nama pengguna penting untuk memahami pembagian beban kerja, menemukan pengguna dengan kinerja terbaik, dan mengidentifikasi pengguna yang mungkin memerlukan pelatihan tambahan. Atribut ini juga penting untuk menganalisis hambatan persetujuan di dashboard karena membantu menemukan pemberi persetujuan tertentu yang menyebabkan keterlambatan proses.

Mengapa ini penting

Mengaitkan aktivitas dengan orang tertentu sehingga Anda dapat menganalisis kinerja pengguna, beban kerja, dan kepatuhan terhadap kebijakan pemisahan tugas.

Sumber data

Biasanya ditemukan di tabel header seperti BKPF-USNAM (Dimasukkan oleh) atau di tabel dokumen perubahan CDHDR-USERNAME (Diubah oleh).

Contoh
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Nomor pesanan pembelian
PurchaseOrderNumber
Pengenal unik pesanan pembelian yang terkait dengan faktur, jika ada.
Deskripsi

Atribut ini menghubungkan faktur dengan pesanan pembelian (PO) yang telah disetujui sebelumnya. Adanya nomor PO menjadi dasar proses pencocokan 3 arah (PO-faktur-penerimaan barang).

Atribut ini penting untuk analisis kepatuhan dan efisiensi. Atribut ini digunakan untuk menghitung KPI 'Persentase faktur tanpa PO', yang mengukur kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan. Atribut ini juga menjadi dasar dashboard 'Kinerja pencocokan 3 arah' untuk menganalisis proses pencocokan faktur yang didukung PO.

Mengapa ini penting

Penting untuk menganalisis efisiensi pencocokan 3 arah dan mengukur kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan dengan menemukan faktur yang diproses tanpa PO.

Sumber data

Ditemukan di tabel item baris faktur, seperti RSEG-EBELN (untuk faktur MM) atau BSEG-EBELN (untuk faktur FI).

Contoh
45000012344500005678
Tanggal jatuh tempo faktur
InvoiceDueDate
Tanggal batas pembayaran faktur kepada pemasok.
Deskripsi

Tanggal jatuh tempo faktur adalah batas waktu pembayaran kepada pemasok agar terhindar dari biaya keterlambatan dan hubungan dengan pemasok tetap terjaga. Tanggal ini dihitung berdasarkan tanggal dasar faktur dan ketentuan pembayaran yang disepakati dengan pemasok.

Tanggal ini penting untuk dashboard 'Kepatuhan pembayaran dan umur utang' serta KPI 'Tingkat pembayaran tepat waktu'. Dengan membandingkan tanggal jatuh tempo dan tanggal pembayaran aktual, analisis dapat menunjukkan apakah pembayaran dilakukan tepat waktu, lebih awal, atau terlambat. Hal ini berdampak langsung pada keuangan dan hubungan dengan pemasok.

Mengapa ini penting

Tanggal ini menjadi dasar utama analisis pembayaran tepat waktu. Data ini membantu mengukur kinerja pembayaran dan dampaknya terhadap hubungan dengan pemasok serta biaya keterlambatan.

Sumber data

Tanggal ini sering kali dihitung. Tanggal jatuh tempo bersih tersedia di kolom BSEG-NETDT. Tanggal ini juga dapat dihitung dari tanggal dasar pembayaran (BSEG-ZFBDT) dan ketentuan pembayaran (BSEG-ZTERM).

Contoh
2023-10-312023-11-152024-01-10
Alasan pemblokiran
BlockingReason
Alasan faktur diblokir agar tidak dibayar, yang menunjukkan adanya ketidaksesuaian.
Deskripsi

Jika faktur tidak lolos pemeriksaan validasi dalam pencocokan 3 arah atau tahap verifikasi lainnya, faktur akan diblokir agar tidak dibayar. Alasan pemblokiran menjelaskan jenis masalahnya, seperti perbedaan jumlah, selisih harga, atau tanda terima barang yang belum ada.

Atribut ini penting untuk dashboard 'Analisis Pengerjaan Ulang akibat Ketidaksesuaian Faktur'. Analisis frekuensi berbagai alasan pemblokiran membantu menemukan akar penyebab proses yang tidak efisien. Misalnya, jika 'Selisih harga' sering menjadi alasan, hal ini mungkin menunjukkan masalah pada data induk di sistem pembelian.

Mengapa ini penting

Menunjukkan secara langsung akar penyebab ketidaksesuaian faktur dan pengerjaan ulang, sehingga upaya perbaikan proses dapat diarahkan dengan tepat.

Sumber data

Tersimpan di tabel item baris faktur seperti RSEG, pada kolom yang diawali SPGR* (misalnya, SPGRP, SPGRQ, SPGRT). Data ini juga dapat ditemukan di RBKP_BLOCKED.

Contoh
Selisih hargaPerbedaan jumlahTanda terima barang belum ada
Apakah terlambat dibayar
IsLatePayment
Penanda boolean yang menunjukkan apakah faktur dibayar setelah tanggal jatuh tempo.
Deskripsi

Atribut hasil perhitungan ini berupa penanda benar/salah yang menunjukkan apakah faktur dibayar setelah tanggal jatuh tempo resmi. Nilainya diperoleh dengan membandingkan 'Tanggal pelunasan' dengan 'Tanggal jatuh tempo faktur'.

Penanda ini memudahkan analisis untuk dashboard 'Kepatuhan Pembayaran dan Umur Utang' serta KPI 'Tingkat Pembayaran Tepat Waktu'. Anda dapat memfilter dan mengelompokkan data untuk menghitung jumlah pembayaran terlambat, persentase pembayaran tepat waktu, serta mengidentifikasi vendor atau kode perusahaan dengan tingkat keterlambatan tinggi.

Mengapa ini penting

Mengukur kepatuhan terhadap syarat pembayaran secara langsung, memudahkan penghitungan KPI pembayaran tepat waktu, dan membantu menemukan area dengan kinerja pembayaran yang buruk.

Sumber data

Atribut hasil perhitungan. Logikanya: IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false.

Contoh
truefalse
Diotomatisasi
IsAutomated
Penanda yang menunjukkan apakah aktivitas dilakukan otomatis oleh sistem, bukan oleh pengguna.
Deskripsi

Atribut boolean ini membedakan aktivitas yang dimulai oleh manusia dari aktivitas yang dijalankan oleh pekerjaan sistem, workflow, atau bot. Misalnya, proses pembayaran otomatis atau pembukuan faktur yang dibuat sistem akan ditandai sebagai otomatis.

Analisis atribut ini membantu memahami tingkat otomatisasi dalam proses utang usaha. Atribut ini dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan inisiatif otomatisasi, membandingkan efisiensi langkah otomatis dan manual, serta menemukan peluang otomatisasi lainnya.

Mengapa ini penting

Membantu mengukur tingkat otomatisasi proses, menganalisis efektivitasnya, dan menemukan peluang untuk perbaikan lebih lanjut.

Sumber data

Disimpulkan berdasarkan Nama pengguna, misalnya ID pengguna sistem seperti 'SAP_SYSTEM' atau 'BATCHUSER', atau kode transaksi tertentu yang terkait dengan pekerjaan otomatis.

Contoh
truefalse
Diskon diperoleh
DiscountTaken
Penanda boolean yang menunjukkan apakah diskon pembayaran awal berhasil diperoleh.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan apakah diskon tunai benar-benar diperoleh saat faktur dibayar. Atribut ini penting untuk mengukur efisiensi keuangan dalam proses utang usaha.

Penanda ini menjadi dasar KPI 'Tingkat Pemanfaatan Diskon Pembayaran Awal'. Filter faktur yang memenuhi syarat untuk mendapatkan diskon berdasarkan syarat pembayaran, lalu analisis penanda ini untuk menghitung dengan tepat jumlah penghematan dan peluang penghematan yang terlewat. Hasilnya memberi ukuran kinerja utang usaha yang jelas dan terukur.

Mengapa ini penting

Mengukur langsung keberhasilan memperoleh diskon pembayaran awal yang tersedia, yang berdampak langsung pada laba perusahaan.

Sumber data

Diperoleh dengan memeriksa apakah kolom jumlah diskon (BSEG-SKNTO) lebih besar dari nol pada dokumen pembayaran.

Contoh
truefalse
Jenis dokumen faktur
InvoiceDocumentType
Klasifikasi dokumen faktur yang menentukan cara dokumen tersebut diproses di SAP.
Deskripsi

Jenis Dokumen adalah elemen konfigurasi utama di SAP yang mengelompokkan dokumen akuntansi. Misalnya, 'KR' biasanya digunakan untuk faktur pemasok, 'RE' untuk faktur MM, dan 'KG' untuk nota kredit pemasok. Jenis ini menentukan hal-hal seperti rentang nomor dan kolom yang wajib diisi.

Dalam analisis proses, pemfilteran berdasarkan Jenis Dokumen memungkinkan Anda membandingkan alur proses untuk berbagai jenis faktur. Misalnya, proses persetujuan nota kredit mungkin berbeda dari proses untuk faktur biasa. Informasi ini berguna untuk dashboard 'Variasi rute persetujuan faktur'.

Mengapa ini penting

Memungkinkan proses dikelompokkan berdasarkan penanganan tiap jenis faktur, sehingga variasi jalur pemrosesan dan waktu siklus dapat terlihat.

Sumber data

Diambil langsung dari kolom BKPF-BLART pada tabel header dokumen.

Contoh
KRREKG
Mata uang faktur
InvoiceCurrency
Kode mata uang untuk jumlah faktur (misalnya, USD, EUR).
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan mata uang yang digunakan untuk menyatakan jumlah faktur. Informasi ini penting untuk memahami setiap nilai keuangan.

Di organisasi multinasional, analisis faktur tanpa mempertimbangkan mata uang dapat menghasilkan kesimpulan yang keliru. Kolom ini memungkinkan data keuangan ditangani dengan tepat, baik dengan mengonversi semua jumlah ke satu mata uang pelaporan maupun dengan mengelompokkan analisis berdasarkan mata uang untuk memahami aktivitas keuangan di tiap wilayah.

Mengapa ini penting

Memberi konteks yang diperlukan untuk memahami jumlah faktur dan mendukung analisis serta pelaporan keuangan yang akurat, terutama di organisasi multinasional.

Sumber data

Tersedia di tabel header dokumen, terutama BKPF-WAERS atau RBKP-WAERS.

Contoh
USDEURGBPJPY
Nomor faktur vendor
VendorInvoiceNumber
Nomor faktur yang dicantumkan vendor pada dokumennya.
Deskripsi

Nomor referensi dari sistem akuntansi vendor, yang tercetak pada faktur fisik atau elektronik. Nomor ini dimasukkan secara manual atau diambil dengan OCR saat faktur diterima.

Kolom ini sangat penting untuk keperluan operasional dan analisis, terutama untuk dashboard 'Potensi Pembayaran Faktur Duplikat'. Salah satu cara umum untuk mendeteksi duplikat adalah mencari beberapa dokumen faktur internal dengan Nama Vendor, Nomor Faktur Vendor, dan Jumlah Faktur yang sama. Nomor ini menjadi referensi eksternal utama untuk sebuah faktur.

Mengapa ini penting

Kolom penting untuk mendeteksi potensi pembayaran duplikat dan menjadi referensi eksternal utama saat berkomunikasi dengan vendor.

Sumber data

Tersimpan di kolom 'Referensi' pada header dokumen, biasanya BKPF-XBLNR.

Contoh
INV-2023-9876733401120231015-001
Syarat pembayaran
PaymentTerms
Ketentuan yang disepakati dengan vendor untuk membayar faktur, sering kali termasuk peluang mendapatkan diskon.
Deskripsi

Syarat pembayaran menetapkan aturan tanggal jatuh tempo dan kemungkinan diskon untuk pembayaran lebih awal. Contohnya, syarat seperti 'Z001' dapat berarti 'Dibayar dalam 30 hari, diskon 2% jika dibayar dalam 10 hari'.

Atribut ini menjadi dasar bagi dashboard 'Tingkat Pemanfaatan Diskon Pembayaran Awal'. Dengan menganalisis syarat pembayaran, Anda dapat mengidentifikasi semua faktur yang memenuhi syarat untuk mendapatkan diskon. Bandingkan dengan diskon yang benar-benar diperoleh untuk mengetahui peluang penghematan yang terlewat dan mengukur efisiensi proses pembayaran.

Mengapa ini penting

Atribut ini penting untuk menganalisis peluang diskon pembayaran awal, mengukur kinerja keuangan proses pembayaran, dan mengidentifikasi penghematan yang terlewat.

Sumber data

Tersedia di item baris vendor, tabel BSEG-ZTERM, atau di header faktur pada RBKP-ZTERM.

Contoh
Z0010001NT30
Tanggal pelunasan
ClearingDate
Tanggal pembayaran dilakukan dan faktur dilunasi dari item terbuka.
Deskripsi

Tanggal pelunasan menandai penyelesaian keuangan faktur. Pada tanggal ini, aktivitas 'Pembayaran Dilunasi' terjadi, yang menjadi langkah terakhir dalam sebagian besar proses faktur yang berhasil.

Tanggal ini digunakan untuk menghitung tanggal pembayaran aktual dan membandingkannya dengan tanggal jatuh tempo faktur. Karena itu, tanggal ini penting untuk menghitung KPI 'Tingkat Pembayaran Tepat Waktu' dan menganalisis kinerja pembayaran. Tanggal ini juga menjadi titik akhir untuk menghitung waktu siklus faktur dari awal hingga akhir.

Mengapa ini penting

Menandai pelunasan akhir faktur, menjadi titik akhir penghitungan waktu siklus dan dasar analisis pembayaran tepat waktu.

Sumber data

Tersedia di tabel item yang telah dilunasi, seperti BSAK-AUGDT untuk vendor.

Contoh
2023-10-282023-11-142024-01-09
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas pemrosesan faktur utang usaha

Catat langkah dan tonggak penting proses ini dalam log peristiwa untuk menemukan proses dan mengoptimalkannya secara akurat.
7 Disarankan 8 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Faktur dibatalkan
Dokumen faktur dibalik sehingga dampak keuangannya dibatalkan. Ini merupakan kemungkinan status akhir proses, biasanya karena entri yang keliru atau sengketa dengan pemasok.
Mengapa ini penting

Pelacakan pembatalan membantu menemukan penyebab kegagalan proses, seperti pengiriman ganda atau data faktur yang keliru. Temuan ini dapat menunjukkan masalah pada tahap sebelumnya.

Sumber data

Peristiwa ini tercatat secara eksplisit saat dokumen pembalik dibuat. Header dokumen asli (BKPF) akan memuat nomor dokumen pembalik (STBLG) dan alasan pembalikan.

Pengumpulan data

Temukan tanggal pembukuan dokumen pembalik yang ditautkan di header dokumen asli (BKPF-STBLG).

Jenis peristiwa explicit
Faktur diblokir untuk pembayaran
Sistem memblokir faktur, secara otomatis atau manual, sehingga faktur tidak dapat dibayar. Biasanya, pemblokiran terjadi karena selisih harga atau kuantitas, atau karena persetujuan belum lengkap.
Mengapa ini penting

Ini merupakan indikator penting adanya masalah dan pengerjaan ulang. Analisis alasan dan durasi pemblokiran membantu menemukan akar penyebab keterlambatan pembayaran dan inefisiensi proses.

Sumber data

Status ini tercatat secara eksplisit di kolom Kunci Blokir Pembayaran (ZLSPR) pada item baris pemasok dalam dokumen akuntansi (tabel BSEG).

Pengumpulan data

Dicatat melalui dokumen perubahan saat kolom BSEG-ZLSPR diisi dengan alasan pemblokiran.

Jenis peristiwa explicit
Faktur dibukukan
Faktur dicatat secara resmi di buku besar, sehingga menimbulkan kewajiban keuangan. Dokumen yang ditangguhkan berubah menjadi dokumen yang dibukukan, atau faktur langsung dibukukan.
Mengapa ini penting

Ini merupakan tahap penting dalam pencatatan keuangan. Tahap ini menegaskan kewajiban perusahaan untuk membayar dan sering menjadi prasyarat untuk menjadwalkan pembayaran.

Sumber data

Peristiwa ini dikenali dari Tanggal Pembukuan (BUDAT) pada header dokumen (BKPF). Dokumen yang sudah dibukukan memiliki status dokumen (BKPF-BSTAT) kosong.

Pengumpulan data

Gunakan stempel waktu pembukuan (BKPF-BUDAT) untuk dokumen yang tidak ditangguhkan (BKPF-BSTAT kosong).

Jenis peristiwa explicit
Faktur disetujui
Faktur telah menerima semua persetujuan yang diperlukan dalam sistem workflow. Ini biasanya menjadi langkah terakhir sebelum faktur dapat dibukukan atau blokir pembayarannya dihapus.
Mengapa ini penting

Tahap penting ini menandai berakhirnya siklus persetujuan. Waktu antara penerusan dan persetujuan menjadi metrik penting untuk mengukur efisiensi.

Sumber data

Peristiwa ini diambil dari log SAP Business Workflow sebagai langkah penyelesaian atau persetujuan akhir. Peristiwa ini juga dapat disimpulkan dari penghapusan blokir pembayaran setelah faktur diteruskan untuk persetujuan.

Pengumpulan data

Ambil peristiwa penyelesaian workflow dari log SAP workflow atau temukan peristiwa 'release' terakhir.

Jenis peristiwa explicit
Faktur diterima
Aktivitas ini menandai pembuatan dokumen faktur di SAP, baik secara manual maupun melalui antarmuka otomatis seperti OCR/VIM. Peristiwa ini biasanya diambil dari tanggal dan waktu pembuatan header dokumen akuntansi.
Mengapa ini penting

Sebagai titik awal proses, aktivitas ini penting untuk menghitung waktu siklus faktur dari awal hingga akhir dan mengukur throughput seluruh proses utang usaha.

Sumber data

Peristiwa ini diambil dari tabel header dokumen akuntansi (BKPF), menggunakan tanggal pembuatan dokumen (CPUDT) dan waktu (CPUTM).

Pengumpulan data

Gunakan stempel waktu pembuatan dokumen faktur (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).

Jenis peristiwa explicit
Pembayaran dijalankan
Pembayaran untuk faktur telah dilakukan. Peristiwa ini tercatat saat proses pembayaran selesai dan dokumen pembayaran dibuat serta dibukukan.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini penting untuk analisis arus kas dan pengukuran KPI 'Tingkat pembayaran tepat waktu' dengan membandingkan tanggal pembayaran dengan tanggal jatuh tempo faktur.

Sumber data

Peristiwa ini diambil dari tanggal pembukuan dokumen pembayaran yang melunasi faktur. Nomor dokumen pembayaran ditautkan melalui kolom dokumen kliring (AUGBL) pada item baris faktur (BSEG).

Pengumpulan data

Temukan tanggal pembukuan (BUDAT) dokumen pembayaran yang melunasi item baris faktur.

Jenis peristiwa explicit
Pembayaran dikliring
Aktivitas ini menandai penutupan akhir faktur. Pembayaran dan faktur direkonsiliasi dalam subbuku besar, yang menandakan proses telah selesai.
Mengapa ini penting

Sebagai akhir proses yang pasti, aktivitas ini penting untuk menghitung waktu siklus dari awal hingga akhir secara akurat. Aktivitas ini menegaskan bahwa kewajiban telah dilunasi.

Sumber data

Peristiwa ini tercatat secara eksplisit saat kolom Tanggal Kliring (AUGDT) diisi pada item baris pemasok di dokumen faktur (tabel BSEG).

Pengumpulan data

Gunakan tanggal kliring (BSEG-AUGDT) dari item baris faktur.

Jenis peristiwa explicit
Faktur ditangguhkan
Faktur telah dimasukkan ke sistem, tetapi belum dibukukan ke buku besar. Penangguhan biasanya dilakukan untuk menyimpan dokumen yang belum lengkap agar dapat diproses atau disetujui nanti.
Mengapa ini penting

Dengan melacak faktur yang ditangguhkan, Anda dapat menemukan keterlambatan sebelum proses pembukuan resmi dimulai. Data ini juga dapat menunjukkan masalah kelengkapan data atau validasi awal.

Sumber data

Status ini disimpulkan dari kolom status dokumen pada header dokumen akuntansi (BKPF-BSTAT = 'V' untuk Parked). Peristiwa terjadi saat status tersebut ditetapkan.

Pengumpulan data

Temukan dokumen perubahan untuk tabel BKPF saat kolom BSTAT diisi 'V' (Vor-erfasst/Pre-entered).

Jenis peristiwa inferred
Faktur diteruskan untuk persetujuan
Faktur dikirim ke workflow untuk mendapatkan persetujuan yang diwajibkan sesuai aturan bisnis. Ini menandai dimulainya subproses persetujuan.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi titik awal untuk mengukur KPI 'Rata-rata waktu persetujuan faktur' dan menganalisis hambatan persetujuan.

Sumber data

Peristiwa ini dapat diambil dari log SAP Business Workflow (tabel SWW*) yang mencatat dimulainya instans workflow yang ditautkan ke objek faktur, misalnya BUS2081.

Pengumpulan data

Ambil peristiwa awal workflow dari log SAP workflow, misalnya tabel SWW_WIHEAD, yang ditautkan ke dokumen faktur.

Jenis peristiwa explicit
Faktur ditolak
Pemberi persetujuan menolak faktur dalam workflow persetujuan. Biasanya, faktur dikembalikan kepada petugas pemroses untuk diperbaiki atau diklarifikasi.
Mengapa ini penting

Pelacakan penolakan membantu menemukan siklus pengerjaan ulang dalam proses persetujuan dan dapat menunjukkan masalah kepatuhan terhadap kebijakan atau pengodean faktur yang keliru.

Sumber data

Peristiwa ini dicatat sebagai hasil khusus dalam log SAP Business Workflow yang terkait dengan faktur.

Pengumpulan data

Ambil peristiwa status 'rejected' dari log SAP workflow.

Jenis peristiwa explicit
Penerimaan barang cocok
Aktivitas ini menandakan bahwa kuantitas dan nilai faktur berhasil dicocokkan dengan dokumen penerimaan barang terkait. Ini merupakan validasi terakhir dalam pencocokan 3 arah.
Mengapa ini penting

Pelacakan aktivitas ini membantu menemukan inefisiensi dalam proses pencocokan 3 arah dan mengidentifikasi selisih antara barang yang diterima dan barang yang ditagihkan pemasok.

Sumber data

Peristiwa ini disimpulkan dari adanya referensi dokumen material (penerimaan barang) pada item baris faktur, yang sering kali ditautkan melalui riwayat item pesanan pembelian.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari adanya referensi dokumen Penerimaan Barang pada item baris faktur, misalnya di RSEG untuk faktur MIRO.

Jenis peristiwa inferred
Pesanan pembelian cocok
Aktivitas ini menandakan bahwa faktur berhasil dicocokkan dengan pesanan pembelian terkait. Ini merupakan langkah penting dalam proses pencocokan 3 arah untuk faktur berbasis pengadaan.
Mengapa ini penting

Analisis aktivitas ini membantu mengukur efisiensi proses pencocokan dan menjadi dasar KPI 'Kinerja pencocokan 3 arah' serta 'Persentase faktur tanpa PO'.

Sumber data

Peristiwa ini disimpulkan saat item baris faktur di tabel BSEG atau ACDOCA memuat nomor Pesanan Pembelian (EBELN) dan item (EBELP) yang valid.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari adanya referensi Pesanan Pembelian (BSEG-EBELN) pada dokumen faktur saat dibuat.

Jenis peristiwa inferred
Selisih diselesaikan
Aktivitas ini menunjukkan bahwa masalah yang sebelumnya ditemukan, dan kemungkinan menyebabkan pemblokiran pembayaran, telah diperiksa dan diselesaikan. Peristiwa ini tercatat saat blokir pembayaran pada faktur dihapus.
Mengapa ini penting

Melacak siklus pengerjaan ulang ini penting untuk dashboard 'Analisis pengerjaan ulang akibat selisih faktur'. Data ini membantu mengukur waktu dan upaya yang digunakan untuk memperbaiki kesalahan.

Sumber data

Peristiwa ini disimpulkan dari dokumen perubahan yang menunjukkan penghapusan blokir pembayaran. Sumber utamanya adalah log perubahan untuk kolom BSEG-ZLSPR.

Pengumpulan data

Temukan dokumen perubahan untuk tabel BSEG saat nilai kolom ZLSPR diubah menjadi kosong.

Jenis peristiwa inferred
Tanggal jatuh tempo faktur terlewati
Peristiwa hasil perhitungan yang menandakan tanggal jatuh tempo bersih faktur telah lewat, tetapi pembayaran belum digunakan untuk melunasinya. Ini menunjukkan pembayaran terlambat atau tertunggak.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini penting untuk dashboard 'Kepatuhan pembayaran dan umur utang'. Data ini membantu menemukan dan menangani faktur yang terlambat dibayar, serta menganalisis akar penyebab keterlambatan.

Sumber data

Peristiwa ini tidak tercatat secara eksplisit di SAP. Peristiwa dihitung dengan membandingkan tanggal saat ini di sistem dengan Tanggal Jatuh Tempo Bersih, yang dihitung dari BSEG-ZFBDT atau tanggal dasar dan ketentuan pembayaran.

Pengumpulan data

Peristiwa hasil perhitungan yang dipicu saat stempel waktu peristiwa melewati tanggal jatuh tempo bersih faktur.

Jenis peristiwa calculated
Usulan pembayaran dibuat
Faktur telah dimasukkan ke usulan pembayaran sebagai bagian dari proses pembayaran, misalnya F110. Faktur kini dijadwalkan untuk dibayar setelah proses pembayaran dijalankan.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menunjukkan perubahan dari kewajiban yang masih terbuka menjadi item yang sedang disiapkan untuk dibayar. Data ini membantu menganalisis efisiensi operasional pembayaran.

Sumber data

Peristiwa ini dicatat secara eksplisit dalam tabel data proses pembayaran, khususnya REGUP (Item yang Diproses oleh Program Pembayaran) dan REGUH (Header).

Pengumpulan data

Temukan saat faktur muncul di tabel REGUP untuk proses pembayaran yang tercatat di REGUH.

Jenis peristiwa explicit
Disarankan Opsional

Panduan ekstraksi

Cara mengambil data dari SAP S/4HANA

Siap memulai?

Gunakan templat ini untuk memulai inisiatif process mining dan meningkatkan efisiensi operasional utang usaha. Mulai analisis Anda hari ini untuk menyederhanakan proses dan meningkatkan kinerjanya.

Hindari denda keterlambatan, optimalkan pemrosesan faktur utang usaha hari ini

Kurangi biaya pemrosesan hingga 60% dan cegah pembayaran ganda dengan mudah.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Anda bisa mulai dalam hitungan menit.