Value Stream Mapping: Hubungkan strategi dengan kinerja
Pelajari cara value stream mapping menghubungkan arsitektur proses dari awal hingga akhir, data proses nyata, dan upaya perbaikan di ProcessMind.
Value Stream Mapping (VSM) memberi Anda gambaran alur kerja dari awal hingga akhir, mulai dari permintaan awal hingga hasil diterima pelanggan melalui berbagai proses dan serah terima. Lokakarya membantu tim menyepakati cara kerja alur tersebut. Data proses kemudian dapat menunjukkan bagian peta yang sesuai dengan kenyataan, bagian yang masih mengandalkan perkiraan, serta titik waktu tunggu atau pengerjaan ulang yang perlu diperhatikan.
Apa itu Value Stream Mapping?
Value stream mapping adalah metode Lean untuk menunjukkan aliran pekerjaan, informasi, dan material di dalam organisasi saat menghasilkan produk atau layanan. Value stream map biasanya menampilkan pelanggan, pemasok, tahapan proses, aliran informasi, antrean atau persediaan, serta garis waktu yang membandingkan total lead time dengan waktu kerja bernilai tambah.
Peta ini bukan sekadar diagram alur. Peta ini memberi tim gambaran bersama tentang keseluruhan sistem dari sudut pandang pelanggan: di mana nilai tercipta, di mana pekerjaan tertunda, di mana serah terima menambah hambatan, serta di mana pengerjaan ulang atau variasi menghabiskan kapasitas.
Value stream mapping bermula di bidang manufaktur, tetapi juga dapat digunakan untuk layanan, perangkat lunak, layanan kesehatan, keuangan, pengadaan, dukungan pelanggan, dan proses kerja berbasis pengetahuan lainnya. Hal yang mengalir bisa berupa pesanan, faktur, klaim, permintaan, atau keputusan, bukan hanya barang fisik. Peta dapat mencakup beberapa tim, sistem, dan departemen, bukan hanya proses dalam satu tim.
Mengapa value stream map tradisional cepat usang
Peta yang dibuat dalam lokakarya menyatukan orang-orang dan mencatat pemahaman mereka tentang pekerjaan. Ini menjadi titik awal yang berguna, tetapi peta dapat cepat usang:
- Dokumen dan diagram hanya merekam kondisi pada satu waktu. Proses, sistem, tanggung jawab, dan permintaan terus berubah.
- Orang mungkin menjelaskan proses yang seharusnya berjalan, bukan jalur yang benar-benar dilalui kasus.
- Peta dapat menampilkan aktivitas tanpa menghubungkannya dengan objek yang ditangani, seperti pesanan, faktur, produk, pelanggan, atau kasus.
- Peta mungkin menunjukkan masalah tanpa menjelaskan seberapa sering masalah itu terjadi, seberapa besar dampaknya pada kinerja, atau apakah trennya berubah.
Tetap adakan lokakarya. Kegiatan ini memberi tim cara bersama untuk membahas alur dan menyepakati hal yang perlu ditelusuri. Setelah itu, hubungkan peta dengan arsitektur proses dan bukti operasional agar asumsi di dalamnya dapat ditinjau ulang, bukan dianggap sebagai fakta.
Di ProcessMind, Anda dapat memodelkan value stream secara umum dan menghubungkan tahapannya dengan proses di bawahnya, dari tampilan menyeluruh hingga elemen proses terperinci. Anda juga dapat menghubungkan proses dengan objek yang dibuat, diperbarui, disetujui, atau diserahterimakan, serta dengan sistem, tim, peran, kebijakan, dan dokumentasi terkait.
Sekilas tentang simbol Value Stream Mapping
Simbol VSM memberi tim bahasa visual yang sama. Bentuk-bentuk berikut mencakup elemen umum dalam value stream map dan pertanyaan yang dapat dijawab dengan masing-masing elemen.
| Simbol | Yang diwakili | Yang dapat Anda lihat |
|---|---|---|
| Kotak proses | Langkah proses atau area kerja | Di mana pekerjaan dilakukan |
| Customer | Penerima produk atau layanan | Di mana nilai disampaikan |
| Supplier | Sumber material, informasi, atau permintaan | Di mana alur dimulai |
| Persediaan atau antrean | Pekerjaan yang menunggu di antara langkah | Di mana lead time bertambah |
| Supermarket | Titik persediaan terkontrol | Di mana tahap berikutnya dapat mengambil yang dibutuhkan |
| Kanban post | Sinyal visual untuk perpindahan atau pengisian ulang | Cara sistem tarik dikendalikan |
| Production control | Perencanaan dan penjadwalan | Cara pekerjaan dilepas dan dikoordinasikan |
| Panah dorong | Pekerjaan yang dikirim ke langkah berikutnya sesuai jadwal | Di mana pekerjaan bergerak tanpa sinyal dari tahap berikutnya |
| Panah tarik | Pekerjaan yang dimulai berdasarkan permintaan dari tahap berikutnya | Di mana permintaan mengatur alur |
| Aliran informasi manual | Informasi yang disampaikan seseorang | Di mana serah terima dapat menambah keterlambatan |
| Aliran informasi elektronik | Informasi yang dikirim melalui sistem | Di mana sistem mendukung alur |
| Worker | Orang yang menjalankan suatu langkah | Di mana kapasitas dan tanggung jawab berada |
| Kotak data | Ukuran untuk langkah proses | Hal yang dipantau tim |
| Lead Time Ladder | Garis waktu pemrosesan dan waktu tunggu | Perbandingan waktu kerja aktif dengan total waktu |
| Kaizen burst | Peluang perbaikan | Hal yang ingin ditelusuri tim |
| Penanda hambatan | Kendala yang membatasi throughput | Titik yang mungkin membatasi alur |
ProcessMind menyediakan bentuk VSM dalam palet khusus, berdampingan dengan bentuk BPMN. Dengan begitu, Anda dapat menyimpan peta menyeluruh dan model proses terperinci di ruang kerja yang sama. Lihat dokumentasi value stream mapping untuk mengetahui semua pilihan bentuk dan koneksi.
Value stream, objek, dan elemen proses
Value stream map yang berguna memperjelas tiga hal:
- Hasil apa yang ingin Anda berikan? Misalnya, pesanan yang terpenuhi, faktur yang dibayar, atau insiden yang terselesaikan.
- Objek apa yang bergerak dalam alur atau berubah selama proses? Contohnya pelanggan, pesanan, produk, pengiriman, faktur, klaim, atau permintaan layanan.
- Elemen proses apa yang menghasilkan hasil tersebut? Elemen ini mencakup aktivitas, keputusan, kejadian, dan serah terima yang dilakukan orang atau sistem.
Satu value stream dapat melibatkan beberapa objek yang saling terkait. Pesanan dapat menghasilkan pengiriman dan faktur. Kasus pelanggan dapat melibatkan beberapa interaksi, tugas, dan persetujuan. Jika Anda hanya memetakan satu alur, hubungan antarobjek tersebut mungkin terlewat.
Pertahankan gambaran value stream dari awal hingga akhir, lalu hubungkan dengan elemen proses dan objek yang terlibat. Dengan begitu, Anda dapat menelusuri hasil yang diterima pelanggan hingga pekerjaan di baliknya tanpa memasukkan semua detail operasional ke dalam satu diagram.
Cara membuat value stream map di ProcessMind
Ikuti tujuh langkah ini untuk membuat peta bersama tim. Di setiap langkah, lokakarya membantu menyamakan pemahaman, sementara data proses dapat digunakan untuk memeriksa asumsi. Data proses memberikan bukti, tetapi tidak menggantikan lokakarya atau orang yang memahami pekerjaan.
1. Tentukan hasil bagi pelanggan dan cakupannya
Lokakarya: Sepakati produk, layanan, atau hasil yang ingin diperbaiki. Tentukan titik awal dan akhir yang jelas, misalnya dari permintaan pelanggan hingga pengiriman, atau dari pelaporan insiden hingga penyelesaiannya.
Data proses menambahkan: Jika data kejadian mencatat kejadian awal dan akhir yang relevan, Anda dapat mengukur waktu yang berlalu dalam cakupan tersebut dan melihat apakah kasus mengikuti jalur yang berbeda. Ini membantu memeriksa apakah batas yang Anda tentukan sesuai dengan cara pekerjaan dicatat.
2. Susun arsitektur kondisi saat ini
Lokakarya: Petakan tahapan utama dan proses yang menjalankan pekerjaan. Susun dalam hierarki yang konsisten agar tim dapat beralih dari value stream tingkat tinggi ke detailnya. Catat pemilik proses dan peran RACI selagi semua pihak terkait berkumpul.
Data proses menambahkan: Data kejadian dapat menunjukkan aktivitas yang terjadi, urutannya, dan seberapa sering kasus mengambil jalur berbeda. Data ini membantu Anda melihat apakah tahapan yang terdokumentasi perlu diperinci atau apakah alur nyata berbeda dari pemahaman bersama dalam lokakarya.
3. Hubungkan objek, sistem, dan bukti
Lokakarya: Identifikasi objek yang ditangani pada setiap tahap, seperti pesanan, faktur, atau kasus. Catat sistem, kebijakan, instruksi kerja, dan tim yang terlibat, lalu hubungkan dengan elemen proses yang relevan.
Data proses menambahkan: Catatan kejadian dapat membantu memvalidasi objek dan sistem yang muncul dalam alur teramati, lokasi serah terima, serta langkah proses yang tercatat. Data hanya menunjukkan hal yang direkam oleh sistem sumber Anda. Gunakan lokakarya untuk menambahkan konteks yang tidak tercantum dalam log.
4. Validasi peta dengan data kinerja nyata
Lokakarya: Tinjau peta bersama orang yang menjalankan pekerjaan. Tanyakan di mana antrean, pengerjaan ulang, dan serah terima terjadi, lalu catat perkiraan tim untuk lead time, cycle time, dan volume.
Data proses menambahkan: Process mining dapat menghitung lead time, cycle time, waktu tunggu, throughput, dan pengerjaan ulang yang teramati dari data kejadian. Bandingkan hasilnya dengan perkiraan lokakarya untuk melihat langkah atau variasi yang paling banyak menyebabkan keterlambatan. Hasilnya bergantung pada kejadian dan cap waktu yang tersedia dalam data Anda.
5. Rancang dan tentukan prioritas kondisi mendatang
Lokakarya: Sepakati alur sasaran dan perubahan yang diperlukan untuk mencapainya. Pertimbangkan serah terima yang tidak perlu, tanggung jawab, permintaan, dan kapasitas. Tandai peluang seperti otomatisasi, standardisasi, perubahan kebijakan, atau integrasi sistem, lalu tentukan prioritas berdasarkan dampak bagi pelanggan dan kinerja yang dapat diukur.
Data proses menambahkan: Analisis kondisi saat ini memberi Anda dasar pengukuran untuk menentukan prioritas. Analisis ini dapat menunjukkan seberapa sering keterlambatan atau pola pengerjaan ulang terjadi dan kasus yang terdampak. Data tidak menentukan kondisi mendatang yang seharusnya, tim Anda yang menetapkan arahnya.
6. Uji perubahan sebelum diterapkan
Lokakarya: Tinjau perubahan yang diusulkan bersama orang yang memahami pekerjaan dan tim yang bertanggung jawab menerapkannya. Bahas kemungkinan kompromi dan hal yang perlu diverifikasi sebelum penerapan.
Data proses menambahkan: Simulasi ProcessMind memungkinkan Anda menguji jumlah staf, volume kedatangan, perutean, dan perubahan proses berdasarkan kondisi saat ini. Gunakan hasilnya untuk menelaah kemungkinan kompromi dan menyusun rencana kondisi mendatang. Simulasi membantu perencanaan, tetapi tidak menerapkan perubahan atau menjamin hasilnya.
7. Kelola dan lakukan perbaikan berkelanjutan
Lokakarya: Sepakati siapa yang memiliki peta, siapa yang meninjaunya, dan kapan peta perlu ditinjau ulang. Perbarui model saat tanggung jawab, sistem, kebijakan, atau cara kerja berubah.
Data proses menambahkan: Anda dapat memantau ukuran proses dari waktu ke waktu dan memeriksa perubahan alur atau kinerja setelah perbaikan. Hubungkan peta, bukti, dan daftar perbaikan agar tim dapat meninjau kemajuan berdasarkan pemahaman bersama yang sama.
Kondisi saat ini dan kondisi mendatang
Kondisi saat ini menggambarkan alur kerja sekarang. Kondisi mendatang menggambarkan alur yang diusulkan setelah perubahan terpilih dilakukan. Anda memerlukan keduanya: satu untuk memahami titik awal, satu lagi untuk memandu perbaikan.
Buat peta kondisi saat ini bersama orang yang menjalankan pekerjaan. Catat jalur, antrean, serah terima, dan pengerjaan ulang yang mereka temui. Jika data proses tersedia, bandingkan perkiraan dari lokakarya dengan lead time, waktu tunggu, dan variasi kasus yang teramati. Lokakarya dapat menjelaskan penyebab antrean, sedangkan log menunjukkan seberapa sering antrean terjadi dan berapa lama kasus menunggu.
Peta kondisi mendatang adalah rancangan, bukan prediksi. Peta ini perlu menunjukkan perubahan yang ingin dilakukan tim, pihak yang perlu bertindak, dan hasil yang ingin dipengaruhi, seperti lead time, biaya, atau tingkat layanan. Gunakan kondisi saat ini yang sudah diukur sebagai dasar. Jika Anda menyimulasikan perubahan yang diusulkan, anggap hasilnya sebagai perkiraan berdasarkan asumsi dalam model.
Perbedaan antara kedua peta menjadi daftar perbaikan. Tetapkan penanggung jawab dan ukuran untuk setiap perubahan, lalu tinjau hasilnya seiring pekerjaan berjalan. Bedakan dengan jelas antara perkiraan, hasil teramati, dan keluaran simulasi.
Ukuran yang perlu dipantau dalam value stream map
Value stream map sering membandingkan waktu bernilai tambah dengan waktu tunggu dan waktu lain yang tidak menambah nilai. Pilih ukuran yang membantu Anda memahami hasil bagi pelanggan dan menemukan keterlambatan dalam alur.
| Ukuran | Informasi yang diberikan | Hal yang perlu diperiksa |
|---|---|---|
| Lead time | Total waktu yang berlalu dari awal hingga akhir alur | Tetapkan kejadian awal dan akhir secara konsisten |
| Cycle time | Waktu untuk menyelesaikan langkah atau kasus | Jelaskan apakah yang dimaksud waktu kerja aktif atau total waktu |
| Waktu tunggu | Waktu yang dihabiskan kasus untuk menunggu di antara aktivitas atau tahapan | Periksa cap waktu yang dapat membedakan waktu tunggu dari waktu kerja |
| Waktu bernilai tambah dan %VA | Bagian dari total waktu yang digunakan untuk menghasilkan nilai bagi pelanggan | Sepakati pekerjaan yang termasuk bernilai tambah |
| Benar pada percobaan pertama atau hasil lolos pertama | Seberapa sering pekerjaan selesai tanpa koreksi atau pengerjaan ulang | Tentukan kriteria keberhasilan pada percobaan pertama |
| Throughput dan permintaan | Jumlah pekerjaan yang selesai dan jumlah yang masuk | Gunakan periode waktu yang sama untuk kedua ukuran |
| Tingkat WIP dan antrean | Jumlah pekerjaan yang belum selesai dalam alur | Periksa apakah data mencakup pekerjaan yang masih terbuka |
| Tingkat pengerjaan ulang dan variasi | Seberapa sering pekerjaan diulang atau mengikuti jalur berbeda | Pastikan kejadian membedakan jalur yang relevan |
| Takt | Kecepatan kerja yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan | Bandingkan waktu kerja yang tersedia dengan permintaan untuk periode yang sama |
Data proses hanya dapat mengukur hal yang dicatat oleh sistem sumber Anda. Gunakan lokakarya untuk menafsirkan hasil, menyepakati arti setiap ukuran, dan mengenali konteks yang tidak tercantum dalam log peristiwa.
Value Stream Mapping dan pemetaan proses
Kedua metode menggunakan diagram untuk menjelaskan pekerjaan, tetapi menjawab pertanyaan yang berbeda.
Pemetaan proses menggambarkan langkah, keputusan, dan peran dalam suatu proses. Dengan peta ini, Anda dapat menjelaskan bagaimana pekerjaan dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab. Peta proses juga dapat memuat detail operasional tentang aktivitas dan keputusan di dalam proses tersebut.
Pemetaan aliran nilai melihat proses dari awal hingga akhir, yaitu bagaimana suatu objek seperti pesanan, klaim, atau kasus melewati berbagai proses hingga menghasilkan sesuatu bagi pelanggan. Pemetaan ini menyoroti aliran kerja, waktu tunggu, serah terima, dan kinerja di seluruh aliran nilai.
Gunakan peta aliran nilai untuk menentukan bagian mana dari alur menyeluruh yang perlu diperhatikan. Lalu, hubungkan tahap tersebut ke peta proses atau model BPMN untuk melihat detailnya. Untuk memahami metode lainnya lebih jauh, baca penjelasan tentang pemetaan proses.
VSM dan process mining saling melengkapi
Lokakarya membantu tim menyepakati cakupan dan membahas bagaimana nilai seharusnya mengalir. Process mining menggunakan data peristiwa untuk menunjukkan pergerakan kasus di dalam sistem. Jika digunakan bersama, keduanya membantu Anda menguji asumsi tanpa menganggap log peristiwa dapat menggantikan orang yang memahami pekerjaan.
- Mulai dengan aliran nilai untuk menentukan cakupan perbaikan dari awal hingga akhir.
- Gunakan process mining untuk memeriksa jalur yang tercatat, keterlambatan, pengerjaan ulang, dan hambatan.
- Gunakan arsitektur proses untuk menghubungkan setiap tahap dengan model terperinci, pemilik proses, dan dokumentasi.
- Gunakan simulasi untuk menjajaki dampak perubahan yang diusulkan dengan membandingkannya terhadap kondisi awal sebelum penerapan.
Lokakarya membantu tim memahami konteks dan merancang kondisi yang diinginkan. Data membantu mengukur apa yang terjadi dalam proses yang tercatat. Simulasi membantu menjajaki kemungkinan hasil berdasarkan asumsi yang dinyatakan. Jika peran masing-masing jelas, Anda dapat mengambil keputusan perbaikan dengan memadukan pengetahuan operasional dan bukti.
Ukur aliran kerja dengan data Anda sendiri untuk melihat bagaimana process mining dapat membantu memvalidasi peta kondisi saat ini. Untuk panduan langkah demi langkah tentang model VSM dan bentuk-bentuknya, lihat dokumentasi Value Stream Mapping.
Kesalahan umum dalam pemetaan aliran nilai
- Hanya memetakan satu departemen: Sertakan tahap dan serah terima yang diperlukan untuk menghasilkan sesuatu bagi pelanggan, termasuk yang melintasi batas tim atau sistem.
- Menyamakan aktivitas dengan nilai bagi pelanggan: Suatu langkah mungkin diperlukan, tetapi belum tentu langsung memberi nilai dari sudut pandang pelanggan. Jelaskan perbedaannya.
- Menganggap perkiraan sebagai fakta terukur: Tandai perkiraan dari lokakarya dan bandingkan dengan data proses jika peristiwa terkait tersedia.
- Hanya memetakan jalur yang umum: Tanyakan tentang pengecualian dan variasi, lalu gunakan data peristiwa untuk memeriksa seberapa sering jalur yang tercatat berbeda.
- Terlalu banyak detail pada peta tingkat atas: Fokuskan aliran nilai pada tahap dan aliran kerja. Hubungkan ke model proses terperinci untuk melihat logika operasional.
- Berhenti setelah memetakan kondisi saat ini: Sepakati rancangan kondisi mendatang, pemilik proses, dan ukuran kinerja agar peta dapat menjadi panduan tindakan.
- Tidak menetapkan pemilik peta: Tetapkan jadwal peninjauan dan perbarui peta saat proses, sistem, atau tanggung jawab berubah.
Memulai
Mulailah dengan satu produk, layanan, perjalanan pelanggan, atau jenis permintaan. Tentukan titik awal dan akhir yang jelas, lalu libatkan orang-orang yang memahami pekerjaan di sepanjang cakupan tersebut.
- Pilih satu objek dan satu hasil. Misalnya, pesanan yang dikirim, faktur yang dibayar, atau insiden yang diselesaikan.
- Petakan tahap sesuai jalannya pekerjaan. Sertakan antrean dan serah terima, lalu periksa asumsi bersama orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut.
- Catat hal yang diketahui dan sumber pengetahuannya. Bedakan perkiraan dari lokakarya dengan ukuran yang dihitung dari data proses.
- Tentukan beberapa prioritas perbaikan. Fokus pada keterlambatan atau kendala yang berdampak bagi pelanggan dan dapat ditelusuri.
- Tentukan pemilik dan tanggal peninjauan. Perbarui peta saat proses berubah dan pantau ukuran yang terkait dengan sasaran perbaikan.
ProcessMind menghubungkan aliran nilai dengan arsitektur proses perusahaan dan model proses yang mendasarinya. Anda dapat menyimpan tampilan menyeluruh, model pendukung, dan bukti kinerja dalam satu tempat, tanpa harus mengelola diagram yang terpisah-pisah.
Mulai buat peta aliran nilai yang terus diperbarui
Gunakan ProcessMind untuk memodelkan aliran nilai, menghubungkan tahap-tahapnya ke proses terperinci, dan mengaitkan peta dengan data proses. Tim Anda dapat menggunakan model bersama untuk membahas aliran kerja, memvalidasi asumsi dari lokakarya, dan menentukan hal yang perlu ditelusuri berikutnya.
Langkah berikutnya
Lokakarya membantu memetakan aliran kerja, tetapi tidak dapat mengukur setiap waktu tunggu antarlangkah. Gunakan data proses untuk melihat berapa lama kasus menunggu dalam proses yang tercatat.
Petakan aliran nilai Anda visible
Hubungkan proses, objek, dan data kinerja di ProcessMind. Petakan, analisis, dan tingkatkan aliran nilai dari awal hingga akhir.
transparansi
wawasan
hambatan
menjadi tindakan
