Templat data pemrosesan retur dan pengembalian dana Anda

SAP S/4HANA
Templat data pemrosesan retur dan pengembalian dana Anda

Templat data pemrosesan retur dan pengembalian dana Anda

Templat ini merangkum elemen data penting untuk menganalisis pemrosesan retur dan pengembalian dana. Templat ini menjelaskan atribut utama yang perlu dikumpulkan, aktivitas penting yang perlu dilacak, serta panduan praktis untuk mengekstrak data. Gunakan panduan ini untuk menyiapkan data bagi process mining dan perbaikan proses.
  • Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan
  • Aktivitas utama yang perlu dilacak
  • Panduan ekstraksi
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut pemrosesan retur dan pengembalian dana

Berikut kolom data yang disarankan untuk log peristiwa agar Anda dapat menganalisis pemrosesan retur dan pengembalian dana di SAP S/4HANA.
5 Wajib 6 Disarankan 13 Opsional
Nama Deskripsi
ID kasus pengembalian
ReturnCaseId
Pengenal unik untuk satu proses pengembalian pelanggan, yang menghubungkan semua aktivitas terkait dari awal hingga selesai.
Deskripsi

ID kasus pengembalian menjadi pengenal utama untuk mengelompokkan semua peristiwa dan aktivitas dalam satu kasus pengembalian. Setiap permintaan pengembalian pelanggan mendapat ID unik agar seluruh proses dapat dilacak dari awal hingga selesai.

Dalam process mining, atribut ini menjadi dasar untuk merekonstruksi alur proses. Dengan menghubungkan peristiwa yang berbeda, seperti 'Permintaan pengembalian diajukan', 'Barang diterima', dan 'Pengembalian dana diproses', ke dalam satu rangkaian waktu untuk setiap retur, Anda dapat menganalisis durasi kasus, variasi proses, dan hambatan.

Mengapa ini penting

Kunci penting untuk melacak pengembalian dari awal hingga selesai. Kunci ini mendukung semua analisis di tingkat kasus, termasuk waktu siklus dan penemuan variasi proses.

Sumber data

Biasanya berupa nomor dokumen penjualan (VBELN) dari tabel header pesanan retur VBAK, dengan kategori dokumen (VBTYP) yang menunjukkan retur.

Contoh
600001896000019060000191
Nama aktivitas
ActivityName
Nama aktivitas bisnis atau peristiwa tertentu yang terjadi dalam proses pengembalian dan pengembalian dana.
Deskripsi

Atribut ini menjelaskan satu langkah atau tonggak dalam siklus pengembalian. Aktivitas menggambarkan pekerjaan yang dilakukan, seperti 'Pesanan retur disetujui' atau 'Pemeriksaan barang selesai'. Aktivitas ini diperoleh dari perubahan status, pembuatan dokumen, atau tindakan pengguna tertentu yang tercatat di SAP S/4HANA.

Menganalisis urutan dan frekuensi aktivitas merupakan inti process mining. Analisis ini membantu memvisualisasikan peta proses, menemukan jalur proses yang umum maupun jarang, serta menunjukkan aktivitas yang sering diulang dan menandakan pengerjaan ulang atau inefisiensi.

Mengapa ini penting

Aktivitas menjadi dasar peta proses untuk memvisualisasikan dan menganalisis alur proses, hambatan, serta variasinya.

Sumber data

Nama aktivitas biasanya ditentukan dari gabungan beberapa data, seperti perubahan status dokumen di tabel VBUK/VBUP, peristiwa pembuatan di tabel header seperti VBAK (dokumen penjualan) dan BKPF (dokumen akuntansi), serta status pergerakan barang di MSEG.

Contoh
Permintaan pengembalian diajukanBarang diterima di gudangNota kredit dibuatPengembalian dana diproses
Waktu peristiwa
EventTime
Stempel waktu yang menunjukkan secara tepat kapan aktivitas tertentu terjadi.
Deskripsi

Waktu peristiwa mencatat tanggal dan waktu saat peristiwa bisnis direkam di sistem. Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan aktivitas secara kronologis dan melakukan semua analisis berbasis waktu.

Dalam process mining, atribut ini digunakan untuk menghitung waktu siklus antaraktivitas, mengukur durasi setiap langkah, dan menganalisis kinerja proses dari waktu ke waktu. Data ini menjadi dasar untuk menemukan hambatan, memantau kepatuhan terhadap SLA, dan memahami perubahan proses pengembalian dari waktu ke waktu.

Mengapa ini penting

Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa, menghitung durasi dan waktu siklus, serta menemukan keterlambatan proses.

Sumber data

Biasanya diambil dari kolom tanggal dan waktu yang terkait dengan pembuatan dokumen atau perubahan status, seperti ERDAT (Tanggal Pembuatan) dan ERZET (Waktu Pembuatan) di tabel VBAK, LIKP, dan BKPF, atau tanggal posting (BUDAT) di dokumen akuntansi.

Contoh
2023-10-26T10:05:00Z2023-10-27T14:30:15Z2023-10-28T09:00:00Z
ID sistem sumber
SourceSystemId
Pengenal sistem sumber tempat data diekstrak.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan sistem pencatatan asal data peristiwa. Untuk proses ini, biasanya berupa ID instans SAP S/4HANA.

Di lingkungan dengan beberapa sistem, kolom ini penting untuk melacak asal-usul data, memecahkan masalah, dan memastikan integritas data. Kolom ini membantu membedakan data jika retur diproses di beberapa instans ERP atau terhubung dengan sistem eksternal, seperti sistem manajemen gudang.

Mengapa ini penting

Memberikan konteks penting tentang asal dan riwayat data, terutama di lingkungan dengan beberapa sistem, sehingga data dapat dilacak dan dipercaya.

Sumber data

Nilai ini biasanya tetap dan dikonfigurasi saat ekstraksi data. Nilai ini dapat diambil dari informasi administratif sistem SAP, seperti System ID (SID).

Contoh
S4H_PROD_100S4Q_DEV_200
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdateTimestamp
Stempel waktu yang menunjukkan kapan data untuk peristiwa ini terakhir diperbarui atau diekstrak.
Deskripsi

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu ekstraksi atau pembaruan data terakhir. Informasi ini menunjukkan seberapa baru data yang dianalisis.

Atribut ini membantu Anda memahami kemutakhiran analisis process mining. Pengguna dapat melihat seberapa baru data yang tersedia. Hal ini terutama penting untuk pemantauan operasional dan dashboard yang melacak kasus yang sedang berjalan.

Mengapa ini penting

Menunjukkan kemutakhiran data, yang penting agar analisis dan dashboard menggunakan informasi terbaru.

Sumber data

Biasanya, alat ETL atau alur data membuat dan menambahkan stempel waktu ini ke kumpulan data saat ekstraksi.

Contoh
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z
Alasan pengembalian
ReturnReason
Alasan yang diberikan pelanggan untuk mengembalikan barang.
Deskripsi

Atribut ini mencatat alasan yang disampaikan pelanggan untuk mengembalikan barang, seperti 'Barang cacat', 'Ukuran salah', atau 'Tidak lagi dibutuhkan'. Biasanya, pelanggan memilih alasan dari daftar kode yang telah ditentukan saat mengajukan pengembalian.

Menganalisis alasan pengembalian penting untuk menemukan masalah kualitas produk, memperbaiki deskripsi produk, atau menyempurnakan proses penjualan. Informasi ini memberi gambaran langsung tentang ketidakpuasan pelanggan dan membantu menentukan prioritas perbaikan bisnis untuk menurunkan tingkat pengembalian.

Mengapa ini penting

Memberi gambaran penting tentang penyebab pengembalian, sehingga akar masalah terkait kualitas produk, kesalahan pemenuhan pesanan, atau perbedaan ekspektasi pelanggan dapat ditemukan.

Sumber data

Biasanya disimpan di tabel item pesanan penjualan retur (VBAP), pada kolom ABGRU (Alasan penolakan dokumen penjualan).

Contoh
001 - Kualitas buruk002 - Rusak dalam pengiriman005 - Barang yang dikirim tidak sesuai
ID pelanggan
CustomerId
Pengenal unik untuk pelanggan yang mengajukan pengembalian.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan pelanggan yang meminta pengembalian. Atribut ini menghubungkan satu kasus proses dengan pihak tertentu dalam data master pelanggan.

Menganalisis pengembalian berdasarkan pelanggan membantu menemukan pola, seperti pelanggan dengan tingkat pengembalian yang tidak biasa tingginya, yang mungkin menandakan penipuan atau ketidakpuasan. Anda juga dapat mengelompokkan proses pengembalian berdasarkan jenis, nilai, atau riwayat pelanggan untuk menyesuaikan tingkat layanan.

Mengapa ini penting

Menghubungkan pengembalian dengan pelanggan tertentu, sehingga perilaku pelanggan dan segmentasi dapat dianalisis serta pelanggan yang sering mengembalikan barang dapat ditemukan.

Sumber data

Terdapat di kolom nomor pelanggan (KUNNR) pada tabel header pesanan retur (VBAK).

Contoh
CUST-001234CUST-005678CUST-009012
ID produk
ProductId
Pengenal unik untuk barang yang dikembalikan.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan material atau produk yang dikembalikan. Atribut ini menghubungkan proses pengembalian dengan barang tertentu di katalog produk.

Menganalisis pengembalian berdasarkan produk penting untuk menemukan barang dengan tingkat pengembalian tinggi, yang mungkin menandakan cacat kualitas, deskripsi produk yang kurang jelas, atau masalah produksi. Data ini membantu bisnis mengambil keputusan terkait desain produk, pengelolaan pemasok, dan strategi inventaris.

Mengapa ini penting

Menghubungkan proses pengembalian dengan produk tertentu, sehingga tingkat pengembalian per barang dapat dianalisis dan masalah kualitas atau deskripsi dapat ditemukan.

Sumber data

Terdapat di kolom nomor material (MATNR) pada tabel item pesanan retur (VBAP) atau tabel item pengiriman retur (LIPS).

Contoh
FG-10023HW-45981SW-LICENSE-PREM
Jumlah pengembalian dana
RefundAmount
Nilai akhir pengembalian dana yang diberikan kepada pelanggan.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan jumlah yang benar-benar dikreditkan atau dikembalikan kepada pelanggan setelah proses pengembalian selesai. Nilai ini tercatat di dokumen keuangan, seperti nota kredit.

Ini adalah metrik keuangan penting untuk berbagai analisis. Metrik ini diperlukan oleh dashboard 'Analisis selisih jumlah pengembalian dana' untuk membandingkan jumlah yang diminta dengan jumlah yang dibayarkan. Anda juga dapat mengelompokkan retur berdasarkan nilai untuk mengetahui apakah retur bernilai tinggi mengikuti proses yang berbeda atau membutuhkan waktu lebih lama.

Mengapa ini penting

Melacak dampak keuangan dari pengembalian dan penting untuk menganalisis keakuratan pengembalian dana, menemukan kasus bernilai tinggi, serta memahami biaya keseluruhan.

Sumber data

Diambil dari kolom nilai bersih (NETWR) pada dokumen nota kredit, yang terdapat di tabel seperti VBRK (Header Dokumen Penagihan) atau BSEG (Segmen Dokumen Akuntansi).

Contoh
125.50999.0049.99
Nama pengguna
UserName
ID pengguna karyawan yang menjalankan aktivitas.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan pengguna atau agen sistem yang bertanggung jawab menyelesaikan tugas, seperti menyetujui retur atau membuat nota kredit. Di SAP, informasi ini biasanya tercatat di kolom yang menyimpan pengguna yang membuat atau mengubah dokumen.

Analisis berdasarkan pengguna membantu menemukan individu atau tim berkinerja tinggi, kebutuhan pelatihan, dan pembagian beban kerja. Informasi ini juga penting untuk menyelidiki penyimpangan karena menghubungkan tindakan dalam proses dengan orang tertentu, sehingga mendukung kepatuhan dan audit.

Mengapa ini penting

Mengaitkan aktivitas proses dengan pengguna tertentu, sehingga kinerja tim, beban kerja, dan kepatuhan dapat dianalisis.

Sumber data

Informasi ini biasanya ditemukan di tabel header dokumen, seperti ERNAM (Dibuat oleh) di VBAK (Pesanan Penjualan), LIKP (Pengiriman), dan BKPF (Dokumen Akuntansi). Detail pengguna dapat dilengkapi dari tabel master pengguna USR21.

Contoh
CBROWNASMITHWF_BATCH
Waktu akhir peristiwa
EventEndTime
Stempel waktu yang menandai selesainya suatu aktivitas dan digunakan untuk menghitung durasinya.
Deskripsi

StartTime (EventTime) menandai awal aktivitas, sedangkan EventEndTime menandai akhirnya. Untuk banyak peristiwa yang dibuat sistem, waktu mulai dan selesai sama karena peristiwanya terjadi seketika. Namun, atribut ini penting untuk aktivitas yang memiliki durasi terukur, seperti 'Pemeriksaan barang'.

Atribut ini memungkinkan penghitungan langsung waktu pemrosesan aktivitas. Ini penting untuk analisis kinerja karena membantu menemukan langkah tertentu yang paling banyak menyita waktu, bukan hanya jeda di antara langkah.

Mengapa ini penting

Memungkinkan penghitungan durasi setiap aktivitas secara tepat, sehingga inefisiensi pada langkah proses tertentu dapat ditemukan.

Sumber data

Nilai ini sering kali diturunkan. Untuk beberapa aktivitas, nilainya mungkin tersedia di kolom terpisah. Namun, biasanya nilai ini menggunakan StartTime aktivitas berikutnya dalam kasus yang sama.

Contoh
2023-10-26T11:25:30Z2023-10-27T15:00:00Z2023-10-28T09:10:45Z
Hasil inspeksi barang
ItemInspectionOutcome
Hasil pemeriksaan fisik barang yang diretur.
Deskripsi

Atribut ini mencatat hasil inspeksi setelah barang diterima di gudang. Hasil yang umum antara lain 'Diterima', 'Ditolak - Rusak', atau 'Diterima - Dapat dijual kembali'.

Data ini memberi konteks penting untuk langkah proses berikutnya. Hasil inspeksi menentukan apakah pengembalian dana diberikan penuh, sebagian, atau tidak diberikan. Analisis hasil ini membantu menemukan penyebab penolakan dan memberi masukan terkait kemasan produk atau mitra pengiriman jika barang sering rusak dalam perjalanan.

Mengapa ini penting

Menjelaskan dasar keputusan untuk menyetujui atau menolak pengembalian dana, sekaligus memberikan data tentang kondisi barang dan alasan penyesuaian jumlah pengembalian dana.

Sumber data

Informasi ini mungkin tercatat dalam lot inspeksi di modul manajemen kualitas (QM), atau sebagai status maupun kode alasan pada item baris pengiriman retur (LIPS). Informasi ini juga mungkin tersimpan di kolom khusus.

Contoh
Diterima - Dapat dijual kembaliDiterima - Perlu diperbaruiDitolak - Kerusakan akibat pelangganDitolak - Barang yang dikembalikan salah
ID Kebijakan Retur
ReturnPolicyId
ID kebijakan retur yang berlaku untuk kasus retur ini.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan kebijakan retur atau kumpulan aturan yang berlaku untuk transaksi. Kebijakan dapat berbeda berdasarkan jenis produk, segmen pelanggan, atau waktu sejak pembelian.

Data ini penting untuk 'Ikhtisar Kepatuhan Kebijakan Retur'. Dengan mengaitkan setiap kasus ke kebijakan yang berlaku, sistem dapat memeriksa kepatuhan terhadap aturan secara otomatis, seperti batas waktu retur atau persyaratan kondisi barang, lalu menandai penyimpangan untuk dianalisis.

Mengapa ini penting

Memungkinkan pemeriksaan kepatuhan terhadap aturan bisnis secara otomatis, sehingga retur diproses secara konsisten sesuai kebijakan.

Sumber data

Kolom ini biasanya tidak tersedia sebagai kolom standar SAP. Nilainya mungkin perlu ditentukan berdasarkan logika bisnis dan data seperti jenis produk, pelanggan, serta tanggal penjualan. Jika diterapkan, nilainya dapat disimpan di kolom khusus.

Contoh
STD-30DAYELEC-90DAY-WARRANTYFINAL-SALE-DEFECT
Jumlah pengembalian dana yang diminta
RequestedRefundAmount
Jumlah pengembalian dana yang diminta atau diperkirakan pada awal proses.
Deskripsi

Atribut ini mencatat nilai barang yang dikembalikan berdasarkan permintaan awal. Nilai ini menjadi acuan untuk dibandingkan dengan jumlah akhir yang dikembalikan.

Kolom ini diperlukan khusus untuk dashboard 'Analisis selisih jumlah pengembalian dana'. Membandingkan jumlah yang diminta dengan jumlah pengembalian dana sebenarnya membantu menemukan masalah, seperti pengembalian sebagian karena barang rusak, biaya pengisian ulang stok, atau penyesuaian lain. Dengan begitu, keakuratan dan transparansi keuangan tetap terjaga.

Mengapa ini penting

Menjadi acuan untuk mengukur akurasi pengembalian dana serta membantu menemukan dan menganalisis selisih antara nilai pengembalian dana yang diharapkan dan yang sebenarnya.

Sumber data

Biasanya diambil dari nilai neto item pada pesanan penjualan retur awal. Nilai ini adalah nilai neto (NETWR) dari item baris terkait di tabel VBAP.

Contoh
125.501050.0049.99
Kepatuhan SLA pengembalian dana
RefundSlaAdherence
Penanda yang menunjukkan apakah pengembalian dana diproses sesuai target Service Level Agreement (SLA).
Deskripsi

Atribut hasil perhitungan ini memeriksa apakah aktivitas 'Pengembalian Dana Diproses' terjadi pada atau sebelum 'Tanggal Target SLA Pengembalian Dana'. Atribut ini menunjukkan secara sederhana apakah setiap kasus memenuhi SLA.

Atribut ini menjadi metrik utama untuk dasbor 'Pemantauan Kepatuhan SLA Pengembalian Dana' dan KPI 'Tingkat Kepatuhan SLA Pengembalian Dana'. Atribut ini membantu mengukur kinerja terhadap komitmen kepada pelanggan dan menemukan kasus yang tidak memenuhi harapan, sehingga penyebab keterlambatan dapat dianalisis.

Mengapa ini penting

Mengukur langsung kinerja terhadap komitmen kepada pelanggan. Karena itu, atribut ini menjadi indikator penting kualitas layanan dan kepuasan pelanggan.

Sumber data

Dihitung dengan membandingkan EventTime aktivitas 'Pengembalian Dana Diproses' dengan 'RefundSlaTargetDate' untuk setiap kasus.

Contoh
truefalse
Kepatuhan terhadap kebijakan pengembalian
ReturnPolicyAdherence
Penanda yang menunjukkan apakah kasus retur mematuhi kebijakan retur yang ditetapkan.
Deskripsi

Atribut boolean hasil perhitungan ini menunjukkan apakah retur memenuhi kriteria dalam kebijakan yang berlaku. Logikanya dapat memeriksa, misalnya, apakah retur diajukan dalam batas waktu yang diizinkan atau apakah alasan retur sesuai untuk produk tersebut.

Atribut ini mendukung dasbor 'Ikhtisar Kepatuhan Kebijakan Retur'. Atribut ini mengukur tingkat kepatuhan dan memungkinkan Anda menelusuri kasus yang tidak patuh untuk memahami penyebab penyimpangan, sehingga kebijakan dapat diterapkan dengan lebih efektif.

Mengapa ini penting

Mengukur kepatuhan terhadap aturan bisnis dan membantu menemukan serta mengurangi pelanggaran kebijakan yang dapat mengurangi keuntungan atau menimbulkan pengecualian dalam proses.

Sumber data

Dihitung berdasarkan aturan bisnis. Contohnya, (Tanggal Pengajuan Retur - Tanggal Pembelian Awal) <= [Jumlah Hari Retur yang Diizinkan]. Perhitungan ini memerlukan Tanggal Pembelian Awal dan aturan kebijakan.

Contoh
truefalse
Nomor nota kredit
CreditMemoNumber
Pengenal unik untuk dokumen nota kredit yang mengotorisasi pengembalian dana.
Deskripsi

Nota kredit adalah dokumen penagihan yang secara resmi mengkredit akun pelanggan untuk barang yang dikembalikan. Atribut ini berisi nomor unik dokumen keuangan tersebut.

Melacak nomor nota kredit penting untuk menganalisis penyelesaian keuangan dalam proses pengembalian. Nomor ini menandai tonggak penting yang sering memicu pembayaran pengembalian dana dan diperlukan untuk rekonsiliasi keuangan serta audit.

Mengapa ini penting

Menunjukkan transaksi keuangan resmi untuk pengembalian dana. Informasi ini penting untuk melacak tahap akhir proses dan keperluan audit keuangan.

Sumber data

Ini adalah nomor dokumen penagihan (VBELN) dari tabel header dokumen penagihan (VBRK), dengan kategori dokumen yang menunjukkan nota kredit.

Contoh
900003459000034690000347
Nomor pengiriman retur
ReturnDeliveryNumber
Pengenal unik untuk dokumen pengiriman retur.
Deskripsi

Saat pelanggan mengembalikan barang secara fisik, dokumen pengiriman retur dibuat di SAP untuk mengelola logistik barang masuk. Atribut ini berisi nomor unik dokumen tersebut.

ID ini penting untuk melacak perpindahan fisik barang retur. ID ini menghubungkan aspek keuangan dan logistik dalam proses pengembalian, sehingga tahap penerimaan barang dan pemeriksaan dapat dianalisis secara terperinci.

Mengapa ini penting

Menjadi penghubung penting antara pesanan retur dan penerimaan fisik barang, serta membantu menganalisis logistik dan waktu pemrosesan di gudang.

Sumber data

Ini adalah nomor dokumen pengiriman (VBELN) dari tabel header pengiriman (LIKP), dengan kategori dokumen yang menunjukkan pengiriman retur.

Contoh
840000128400001384000014
Organisasi penjualan
SalesOrganization
Unit organisasi yang bertanggung jawab atas penjualan awal dan pengembalian.
Deskripsi

Organisasi penjualan adalah elemen penting dalam struktur organisasi SAP yang mewakili unit penanggung jawab penjualan dan distribusi produk serta layanan. Unit ini ditetapkan pada transaksi retur.

Atribut ini memungkinkan Anda memfilter dan membandingkan proses pengembalian di berbagai unit bisnis, wilayah, atau divisi. Atribut ini membantu menemukan organisasi penjualan dengan tingkat pengembalian lebih tinggi atau proses penanganan retur yang kurang efisien, sehingga kinerja organisasi dapat dianalisis.

Mengapa ini penting

Memungkinkan perbandingan kinerja dan tingkat pengembalian di berbagai unit bisnis, wilayah, atau saluran penjualan.

Sumber data

Terdapat di kolom organisasi penjualan (VKORG) pada tabel header pesanan retur (VBAK).

Contoh
10002100US01
Otomatis
IsAutomated
Penanda yang menunjukkan apakah aktivitas dilakukan oleh sistem atau manusia.
Deskripsi

Atribut boolean ini membedakan aktivitas yang dijalankan otomatis oleh sistem, seperti workflow atau pekerjaan latar belakang, dari aktivitas yang dilakukan pengguna secara manual.

Atribut ini penting untuk menghitung KPI 'Tingkat Persetujuan Pengembalian Dana Otomatis' dan menemukan peluang untuk meningkatkan otomatisasi. Dengan menyaring tugas manual, bisnis dapat memusatkan upaya perbaikan proses pada area yang paling diuntungkan dari otomatisasi, baik dari segi kecepatan, biaya, maupun akurasi.

Mengapa ini penting

Membedakan tugas manual dan otomatis. Informasi ini penting untuk menemukan peluang otomatisasi dan mengukur dampak transformasi digital.

Sumber data

Nilai ini biasanya ditentukan berdasarkan Nama Pengguna. Misalnya, jika penggunanya 'WF_BATCH' atau ID sistem lainnya, aktivitas akan ditandai sebagai otomatis.

Contoh
truefalse
Pengerjaan ulang
IsRework
Penanda yang menunjukkan apakah suatu aktivitas dalam kasus merupakan pengulangan aktivitas sebelumnya.
Deskripsi

Atribut boolean hasil perhitungan ini menandai pengerjaan ulang, yaitu saat aktivitas dilakukan lebih dari sekali dalam kasus yang sama. Contohnya, inspeksi barang harus diulang atau nota kredit dibuat, dibatalkan, lalu dibuat kembali.

Atribut ini penting untuk dasbor 'Analisis Pengerjaan Ulang Pemrosesan Pengembalian Dana' dan KPI 'Tingkat Pengerjaan Ulang Pengembalian Dana'. Atribut ini membantu mengukur ketidakefisienan proses dengan menyoroti aktivitas yang rentan terhadap kesalahan atau perlu dilakukan berulang kali. Hasilnya menunjukkan area yang memerlukan kontrol atau pelatihan lebih baik.

Mengapa ini penting

Menandai pekerjaan berulang untuk menunjukkan ketidakefisienan dan kesalahan dalam proses, sehingga perbaikan dapat diarahkan untuk mengurangi pemborosan dan keterlambatan.

Sumber data

Penanda ini biasanya dihitung oleh alat process mining atau dapat dihitung terlebih dahulu saat transformasi data. Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui apakah nama aktivitas yang sama sudah muncul sebelumnya dalam kasus tersebut.

Contoh
truefalse
Petugas pemroses
ProcessingAgent
Petugas atau kelompok sumber daya yang bertanggung jawab menangani aktivitas manual.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan orang atau tim yang mengerjakan tugas tertentu. Informasinya dapat lebih spesifik daripada 'Nama Pengguna' karena merujuk pada peran atau tim, terutama di lingkungan layanan bersama.

Data ini berguna untuk menganalisis kinerja tiap petugas atau tim melalui dasbor 'Efisiensi Persetujuan Pengembalian Dana'. Data ini membantu memahami pembagian beban kerja, menemukan kebutuhan pelatihan, serta mengenali petugas atau tim berkinerja tinggi yang dapat berbagi praktik terbaik.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis kinerja pada tingkat petugas atau tim, sehingga Anda dapat mengelola beban kerja, menemukan kebutuhan pelatihan, dan meningkatkan efisiensi.

Sumber data

Informasi ini mungkin tersedia melalui fungsi SAP Business Partner jika petugas telah ditetapkan. Informasi tersebut juga dapat ditentukan dari departemen atau peran pengguna dalam struktur organisasi HR.

Contoh
Dukungan tingkat 1Tim inspeksi gudangDepartemen keuangan - AP
Status pesanan retur
ReturnOrderStatus
Status terkini keseluruhan kasus retur.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan status umum kasus retur pada waktu tertentu, seperti 'Terbuka', 'Sedang diproses', atau 'Ditutup'. Status ini sering kali dirangkum dari pencapaian utama terakhir yang telah selesai.

Informasi ini penting untuk 'Dasbor status kasus retur saat ini', yang menampilkan kondisi beban kerja dan pembagian kasus terkini. Manajer dapat melihat jumlah kasus di setiap tahap proses, lalu mengatur sumber daya dan beban kerja dengan lebih baik.

Mengapa ini penting

Menunjukkan posisi setiap kasus dalam proses. Informasi ini penting bagi dasbor operasional yang memantau beban kerja dan status terkini.

Sumber data

Ditentukan dari kolom status pada dokumen terkait. Misalnya, dari status header (GBSTK) atau status item (LFSTK) pada dokumen pesanan penjualan (VBUK/VBUP) atau pengiriman terkait.

Contoh
Menunggu penerimaan barangMenunggu inspeksiMenunggu pengembalian danaDitutup
Tanggal target SLA pengembalian dana
RefundSlaTargetDate
Tanggal batas pemrosesan pengembalian dana untuk kasus retur.
Deskripsi

Atribut ini menetapkan tenggat Service Level Agreement (SLA) untuk memproses pengembalian dana. Tanggal ini biasanya dihitung berdasarkan aturan bisnis, misalnya beberapa hari setelah retur disetujui atau barang diterima.

Kolom ini menjadi dasar dasbor 'Pemantauan Kepatuhan SLA Pengembalian Dana' dan KPI terkait. Anda dapat memantau lebih awal kasus yang berisiko melewati tenggat SLA dan menganalisis penyebab keterlambatan. Hasilnya dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan.

Mengapa ini penting

Menjadi acuan untuk mengukur kepatuhan SLA, memantau kinerja, memprioritaskan kasus yang tertunda, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Sumber data

Kolom ini hampir selalu merupakan hasil perhitungan. Logikanya menggunakan tanggal acuan, misalnya tanggal pembuatan permintaan retur, ditambah durasi yang ditetapkan oleh aturan bisnis. Durasi tersebut dapat bergantung pada faktor seperti jenis pelanggan atau alasan retur.

Contoh
2023-11-10T23:59:59Z2023-11-15T23:59:59Z2023-11-20T23:59:59Z
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas pemrosesan retur dan pengembalian dana

Berikut langkah dan tonggak proses utama yang perlu dicatat dalam log peristiwa agar Anda dapat menemukan dan menganalisis proses retur secara akurat.
7 Disarankan 5 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Barang diterima di gudang
Peristiwa ini menandai penerimaan fisik barang retur di gudang atau pusat pemrosesan. Peristiwa tercatat secara eksplisit saat Post Goods Receipt (PGR) dijalankan untuk pengiriman retur dan menghasilkan dokumen material.
Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang memulai penghitungan waktu pemeriksaan dan penentuan tindak lanjut. Keterlambatan sebelum tahap ini dipengaruhi pelanggan, sedangkan keterlambatan setelahnya berasal dari proses internal.

Sumber data

Aktivitas ini tercatat di tabel dokumen material MSEG dan MKPF untuk jenis pergerakan penerimaan barang yang terkait dengan retur. Tanggal posting (MKPF-BUDAT) menunjukkan waktu peristiwa.

Pengumpulan data

Peristiwa ini menunjukkan posting penerimaan barang untuk pengiriman retur.

Jenis peristiwa explicit
Kasus pengembalian ditutup
Ini adalah aktivitas terakhir yang menandakan proses pengembalian selesai dan tidak ada tindakan lanjutan untuk kasus tersebut. Biasanya, aktivitas ini disimpulkan saat status dokumen pesanan retur di sistem berubah menjadi selesai atau ditutup.
Mengapa ini penting

Peristiwa ini menandai akhir siklus proses dan memungkinkan penghitungan waktu siklus dari awal hingga selesai. Peristiwa ini memastikan kasus telah ditangani sepenuhnya.

Sumber data

Aktivitas ini disimpulkan saat status keseluruhan pesanan retur di tabel VBAK atau itemnya di VBAP mencapai status 'Selesai' atau 'Ditutup'. Status ini ditentukan oleh konfigurasi manajemen status sistem.

Pengumpulan data

Aktivitas ini disimpulkan saat status dokumen pesanan retur berubah menjadi 'Selesai'.

Jenis peristiwa inferred
Nota kredit dibuat
Aktivitas ini menandai pembuatan dokumen penagihan resmi yang mengkredit akun pelanggan untuk barang yang dikembalikan. Peristiwa tercatat secara eksplisit saat nota kredit dibuat dari permintaan nota kredit.
Mengapa ini penting

Pembuatan nota kredit merupakan tonggak penting dalam proses keuangan. Tahap ini memastikan jumlah yang akan dikembalikan dan mengizinkan proses pembayaran dimulai.

Sumber data

Aktivitas ini tercatat saat dokumen penagihan dengan kategori dokumen nota kredit dibuat di tabel VBRK. Dokumen ini ditautkan ke permintaan nota kredit di tabel VBFA.

Pengumpulan data

Peristiwa tercatat saat dokumen penagihan nota kredit baru disimpan, misalnya melalui transaksi VF01.

Jenis peristiwa explicit
Pemeriksaan barang selesai
Aktivitas ini menandai selesainya penilaian kualitas dan kondisi barang retur. Dalam Advanced Returns Management, tahap ini sering dicatat secara eksplisit, termasuk hasil pemeriksaan dan tindakan selanjutnya, seperti pengembalian dana atau penghapusan barang.
Mengapa ini penting

Durasi dan hasil pemeriksaan berdampak langsung pada waktu pemrosesan pengembalian dana dan pengelolaan inventaris. Aktivitas ini penting untuk menganalisis efisiensi pemeriksaan dan pengerjaan ulang.

Sumber data

Di SAP Advanced Returns Management (ARM), aktivitas ini dapat tercatat secara eksplisit dari transaksi pemeriksaan. Aktivitas ini juga dapat disimpulkan dari perubahan status item pesanan retur yang menunjukkan hasil pemeriksaan.

Pengumpulan data

Aktivitas ini tercatat dari log transaksi atau perubahan status yang terkait dengan aktivitas tindak lanjut logistik di ARM.

Jenis peristiwa explicit
Pengembalian dana diproses
Aktivitas ini menandai tahap akhir proses pengembalian dana. Kredit keuangan diselesaikan, yang berarti pembayaran telah dikirim kepada pelanggan. Aktivitas ini disimpulkan dari pembuatan dokumen penyelesaian di modul keuangan yang melunasi kredit terbuka pada akun pelanggan.
Mengapa ini penting

Pada tahap ini, pelanggan benar-benar menerima pembayaran. Waktu dari pengajuan retur hingga tahap ini sangat memengaruhi kepuasan pelanggan dan menjadi ukuran penting untuk memantau kepatuhan terhadap SLA.

Sumber data

Aktivitas ini disimpulkan dari informasi dokumen penyelesaian di tabel item baris akuntansi keuangan BSEG. Tanggal penyelesaian (BSEG-AUGDT) pada item baris pelanggan yang terkait dengan nota kredit menunjukkan kapan pengembalian dana diproses.

Pengumpulan data

Aktivitas ini disimpulkan saat kolom tanggal penyelesaian terisi untuk dokumen akuntansi yang terkait dengan nota kredit.

Jenis peristiwa inferred
Permintaan nota kredit dibuat
Setelah pemeriksaan berhasil, aktivitas ini menandai pembuatan permintaan kredit untuk pelanggan. Aktivitas ini tercatat sebagai dokumen penjualan baru berupa permintaan nota kredit yang merujuk pada pesanan retur awal.
Mengapa ini penting

Tahap ini memulai penyelesaian keuangan dalam proses pengembalian. Dengan menganalisis waktu dari pemeriksaan hingga tahap ini, Anda dapat melihat efisiensi serah terima dari bagian logistik ke keuangan.

Sumber data

Aktivitas ini tercatat saat dokumen penjualan dengan kategori dokumen permintaan nota kredit dibuat di tabel VBAK. Tautan ke retur disimpan di tabel alur dokumen VBFA.

Pengumpulan data

Peristiwa tercatat saat dokumen permintaan nota kredit baru disimpan.

Jenis peristiwa explicit
Permintaan pengembalian diajukan
Ini adalah awal proses pengembalian, saat pesanan retur resmi dibuat di sistem. SAP S/4HANA mencatat peristiwa ini secara eksplisit saat dokumen penjualan baru dengan jenis pesanan retur disimpan.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai dimulainya siklus kasus pengembalian secara resmi. Menganalisis waktu dari peristiwa ini hingga kasus ditutup penting untuk mengukur waktu siklus pengembalian secara keseluruhan dan pengalaman pelanggan.

Sumber data

Peristiwa ini tercatat secara eksplisit saat dokumen penjualan dibuat di tabel VBAK dan kategori dokumen (VBAK-VBTYP) menunjukkan pesanan retur. Waktu pembuatannya tercatat di VBAK-ERDAT.

Pengumpulan data

Peristiwa tercatat saat pesanan penjualan retur baru disimpan, misalnya melalui transaksi VA01.

Jenis peristiwa explicit
Dokumen akuntansi dibuat
Peristiwa ini terjadi saat nota kredit berhasil diposting ke modul akuntansi keuangan. Entri terkait dibuat di buku besar, sehingga kredit tersebut resmi dari sisi akuntansi.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini memastikan kredit telah tercatat di sistem keuangan. Waktu antara pembuatan nota kredit dan posting akuntansi dapat menunjukkan masalah pada antarmuka penagihan dan keuangan.

Sumber data

Aktivitas ini tercatat saat header dokumen dibuat di tabel akuntansi BKPF dan ditautkan ke nota kredit di VBRK (VBRK-BELNR).

Pengumpulan data

Peristiwa tercatat saat dokumen penagihan berhasil diposting ke Financial Accounting.

Jenis peristiwa explicit
Dokumen pengiriman retur dibuat
Aktivitas ini menandai pembuatan dokumen pengiriman masuk yang digunakan untuk mengelola penerimaan fisik barang retur. Sistem mencatatnya secara eksplisit saat dokumen pengiriman yang merujuk pada pesanan retur dibuat.
Mengapa ini penting

Tahap ini merupakan tonggak penting dalam logistik. Waktu antara persetujuan retur dan pembuatan dokumen pengiriman menunjukkan seberapa efisien informasi retur disampaikan kepada gudang atau bagian penerimaan.

Sumber data

Aktivitas ini tercatat saat header pengiriman dibuat di tabel LIKP dan ditautkan ke pesanan retur sebelumnya melalui tabel alur dokumen VBFA.

Pengumpulan data

Peristiwa tercatat saat dokumen pengiriman retur baru disimpan, misalnya melalui transaksi VL01N.

Jenis peristiwa explicit
Pengembalian ditolak
Barang retur tidak memenuhi kriteria kebijakan pengembalian, sehingga permintaan pengembalian dana atau kredit ditolak. Biasanya, penolakan tercatat melalui status atau kode alasan tertentu pada item pesanan retur setelah pemeriksaan.
Mengapa ini penting

Melacak penolakan membantu menganalisis kepatuhan terhadap kebijakan pengembalian dan menemukan alasan umum penolakan. Ini merupakan jalur pengecualian penting dalam proses.

Sumber data

Aktivitas ini disimpulkan saat alasan penolakan (VBAP-ABGRU) diisi pada item pesanan retur atau saat status tertentu diberikan selama pemeriksaan di Advanced Returns Management.

Pengumpulan data

Aktivitas ini disimpulkan saat alasan penolakan atau status khusus 'ditolak' ditetapkan pada item dokumen retur.

Jenis peristiwa inferred
Pesanan penukaran dibuat
Aktivitas ini menunjukkan penyelesaian alternatif: alih-alih menerima pengembalian dana, pelanggan mendapat barang pengganti melalui pesanan penjualan baru. Aktivitas tercatat saat pesanan penjualan baru dibuat dengan merujuk pada retur awal.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini membantu membedakan retur untuk pengembalian dana dan retur untuk penukaran. Keduanya memiliki jalur proses dan hasil bagi pelanggan yang berbeda. Informasi ini penting untuk menganalisis variasi proses.

Sumber data

Aktivitas ini tercatat saat dokumen penjualan baru dibuat di VBAK dan ditautkan ke pesanan retur dalam tabel alur dokumen (VBFA).

Pengumpulan data

Peristiwa tercatat saat dokumen pesanan penjualan baru untuk barang pengganti disimpan.

Jenis peristiwa explicit
Pesanan retur disetujui
Aktivitas ini menandai persetujuan atau pelepasan resmi pesanan retur agar dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya. Biasanya, aktivitas ini disimpulkan dari perubahan status pada header atau item dokumen penjualan yang menunjukkan bahwa blokir telah dilepas.
Mengapa ini penting

Tahap persetujuan dapat menjadi sumber keterlambatan yang signifikan. Dengan melacak aktivitas ini, Anda dapat menemukan hambatan pada tahap otorisasi awal proses pengembalian.

Sumber data

Aktivitas ini disimpulkan dari tabel manajemen status atau kolom status langsung di tabel VBAK atau VBAP. Perubahan status pelepasan atau penghapusan blokir pengiriman (VBAP-LIFSP) dapat menandakan persetujuan.

Pengumpulan data

Aktivitas ini disimpulkan dari perubahan kolom status header atau item pesanan retur yang menunjukkan pelepasan atau persetujuan.

Jenis peristiwa inferred
Disarankan Opsional

Panduan ekstraksi

Cara mengambil data dari SAP S/4HANA

Siap memulai?

Dengan templat ini, Anda mendapat dasar untuk mengekstrak dan menganalisis data pemrosesan retur dan pengembalian dana. Mulai tingkatkan proses Anda hari ini.

Tingkatkan pemrosesan retur dan pengembalian dana di SAP S/4HANA sekarang

Temukan inefisiensi, kurangi waktu siklus hingga 30%, dan tingkatkan kepuasan.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Mulai tingkatkan proses Anda hari ini.