Templat data Purchase to Pay - Requisition Anda

SAP S/4HANA
Templat data Purchase to Pay - Requisition Anda

Templat data Purchase to Pay - Requisition Anda

Templat ini memandu Anda mengumpulkan data yang diperlukan untuk menganalisis proses Purchase to Pay - Requisition. Templat ini menjelaskan atribut dan aktivitas penting yang perlu dilacak, serta panduan ekstraksi praktis untuk SAP S/4HANA. Gunakan sumber daya ini untuk membuat log peristiwa yang mendukung analisis process mining.
  • Atribut yang disarankan untuk analisis terperinci
  • Aktivitas utama yang perlu dilacak untuk menemukan proses
  • Panduan ekstraksi data dari SAP S/4HANA
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut Purchase to Pay - Requisition

Berikut kolom data yang disarankan untuk log peristiwa agar analisis Purchase to Pay - Requisition lebih menyeluruh.
3 Wajib 6 Disarankan 11 Opsional
Nama Deskripsi
ID permintaan pembelian
PurchaseRequisitionId
Pengenal unik untuk dokumen permintaan pembelian.
Deskripsi

ID permintaan pembelian adalah kunci utama yang membedakan setiap permintaan barang atau jasa di SAP S/4HANA. ID ini menjadi pengenal utama untuk kasus tersebut dan menghubungkan semua aktivitas serta perubahan terkait, mulai dari pembuatan hingga status akhir, seperti disetujui, ditolak, atau dikonversi menjadi pesanan pembelian.

Dalam process mining, atribut ini menjadi dasar untuk menyusun kembali siklus hidup setiap permintaan dari awal hingga akhir. Dengan mengelompokkan semua peristiwa terkait berdasarkan satu ID permintaan pembelian, analis dapat mengukur waktu siklus secara akurat, melacak perubahan status, dan menganalisis berbagai jalur yang dilalui permintaan selama proses persetujuan.

Mengapa ini penting

Pengenal kasus utama ini menghubungkan semua langkah proses terkait sehingga siklus hidup permintaan pembelian dapat dilihat secara utuh dan runtut.

Sumber data

Ini adalah Nomor Permintaan Pembelian yang terdapat pada tabel EBAN, kolom BANFN.

Contoh
100178901001789110017892
Nama aktivitas
ActivityName
Nama aktivitas bisnis yang terjadi pada tahap tertentu dalam proses permintaan pembelian.
Deskripsi

Nama Aktivitas menjelaskan peristiwa atau tugas tertentu dalam siklus hidup permintaan pembelian. Aktivitas ini diambil dari log sistem, seperti dokumen perubahan dan riwayat alur kerja, lalu menunjukkan tonggak penting dalam proses, misalnya 'Permintaan pembelian dibuat', 'Tahap persetujuan dimulai', atau 'Pesanan pembelian dibuat'.

Analisis aktivitas membantu memvisualisasikan alur proses, menemukan hambatan, dan mengukur waktu yang dihabiskan pada setiap tahap. Memahami urutan dan frekuensi aktivitas seperti 'Permintaan pembelian diubah' atau 'Permintaan pembelian ditolak' penting untuk menemukan ketidakefisienan dan peluang perbaikan proses.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam proses. Langkah tersebut menjadi dasar peta proses dan memungkinkan analisis alur, variasi, serta hambatan.

Sumber data

Atribut ini diturunkan dengan menafsirkan data dari tabel dokumen perubahan (CDHDR, CDPOS) dan log alur kerja (misalnya SWWLOGHIST).

Contoh
Permintaan pembelian dibuatTahap persetujuan selesaiPermintaan pembelian disetujuiPesanan pembelian dibuat
Waktu peristiwa
EventTime
Tanggal dan waktu tepat saat aktivitas tertentu terjadi.
Deskripsi

Waktu Peristiwa adalah cap waktu yang mencatat kapan suatu aktivitas terjadi. Data ini penting untuk mengurutkan peristiwa dalam satu kasus dan menjadi dasar semua perhitungan durasi serta kinerja dalam process mining. Contohnya, selisih waktu antara peristiwa 'Permintaan pembelian diajukan' dan 'Permintaan pembelian disetujui' menunjukkan waktu siklus persetujuan.

Cap waktu yang akurat penting untuk menganalisis kinerja proses, menemukan keterlambatan, dan memantau kepatuhan terhadap perjanjian tingkat layanan. Atribut ini mendukung dashboard untuk menampilkan waktu siklus, melacak permintaan yang tertahan, dan membandingkan kinerja dari waktu ke waktu.

Mengapa ini penting

Cap waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa, menghitung waktu siklus, serta menganalisis kinerja proses dan hambatan.

Sumber data

Cap waktu biasanya bersumber dari header dokumen perubahan (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) atau log peristiwa alur kerja.

Contoh
2023-04-15T10:05:30Z2023-04-15T14:22:01Z2023-04-16T09:00:15Z
Departemen
Department
Departemen atau pusat biaya yang menanggung biaya permintaan pembelian.
Deskripsi

Atribut Departemen, yang sering diwakili oleh Pusat Biaya di SAP, menunjukkan unit bisnis yang bertanggung jawab atas pembelian yang diminta. Informasi keuangan dan organisasi ini penting dan ditetapkan pada tingkat item permintaan.

Dalam process mining, atribut ini penting untuk menganalisis kinerja tiap departemen. Atribut ini mendukung dashboard untuk membandingkan metrik utama, seperti waktu siklus, tingkat perubahan, dan tingkat penolakan antar departemen. Analisis ini membantu menemukan departemen berkinerja baik yang praktiknya dapat diterapkan di tempat lain, serta departemen yang mungkin memerlukan pelatihan atau dukungan proses tambahan.

Mengapa ini penting

Memungkinkan perbandingan kinerja antar unit bisnis. Perbedaan waktu siklus atau tingkat penolakan dapat menunjukkan praktik yang baik dan area yang perlu diperbaiki.

Sumber data

Ini adalah Pusat Biaya, yang biasanya terdapat pada tabel penetapan akun EBKN, kolom KOSTL.

Contoh
FIN-1001IT-2005MKT-3010
ID pemberi persetujuan
ApproverId
Pengenal pengguna yang menyetujui atau menolak permintaan.
Deskripsi

ID Pemberi Persetujuan menunjukkan secara khusus pengguna yang menyelesaikan aktivitas persetujuan atau penolakan. Berbeda dari ID Pengguna umum, atribut ini hanya berfokus pada pengambil keputusan dalam alur kerja persetujuan. Informasi ini penting untuk menganalisis proses persetujuan secara terperinci.

Atribut ini membantu menganalisis perilaku persetujuan, misalnya menemukan manajer yang membutuhkan waktu lama untuk menyetujui atau sering menolak permintaan. Data ini menjadi dasar dashboard yang berfokus pada waktu siklus setiap tahap persetujuan dan analisis hambatan alur kerja. Dengan begitu, Anda dapat menemukan orang atau peran tertentu yang menyebabkan keterlambatan.

Mengapa ini penting

Menunjukkan pengambil keputusan pada setiap tahap persetujuan sehingga waktu siklus dan hambatan dapat dianalisis berdasarkan individu atau peran.

Sumber data

Informasi ini biasanya diambil dari tabel SAP Business Workflow seperti SWW_WI2OBJ dan SWWLOGHIST, yang menghubungkan item kerja dengan pengguna yang menyelesaikannya.

Contoh
MJOHNSONCWILLIAMSLBLACK
ID pengguna
UserId
Pengenal pengguna yang membuat permintaan pembelian atau melakukan aktivitas tertentu.
Deskripsi

ID Pengguna menunjukkan karyawan atau pengguna sistem yang bertanggung jawab atas suatu peristiwa dalam siklus hidup permintaan pembelian. Pengguna tersebut bisa jadi orang yang membuat permintaan, manajer yang menyetujuinya, atau petugas yang mengubahnya. Untuk langkah otomatis, ID ini dapat berupa ID pengguna sistem atau pengguna batch.

Analisis berdasarkan ID Pengguna membantu memahami perilaku pengguna, pembagian beban kerja, dan kinerja. Data ini penting untuk menemukan kebutuhan pelatihan, mengenali kinerja yang baik, dan memastikan akuntabilitas dalam proses. Jika digabungkan dengan data induk pengguna, atribut ini juga mendukung analisis kinerja departemen.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis kinerja pengguna, pembagian beban kerja, dan kepatuhan proses. Atribut ini penting untuk menemukan kebutuhan pelatihan dan hambatan terkait sumber daya.

Sumber data

ID pembuat terdapat di EBAN-ERNAM. Untuk perubahan berikutnya, ID pengguna tercatat di CDHDR-USERNAME. Untuk persetujuan, datanya terdapat di log alur kerja.

Contoh
JSMITHRROEWF-BATCH
Jenis permintaan pembelian
RequisitionType
Kode yang mengelompokkan permintaan pembelian, misalnya untuk barang standar, jasa, atau belanja modal.
Deskripsi

Jenis Permintaan Pembelian, yang juga dikenal sebagai Jenis Dokumen di SAP, adalah kolom konfigurasi penting untuk mengelompokkan permintaan pembelian. Jenis yang berbeda dapat memicu alur kerja persetujuan yang berbeda, memiliki pengaturan kolom tersendiri, dan digunakan untuk kebutuhan bisnis yang berbeda, seperti barang stok standar, jasa eksternal, atau pembelian aset.

Dengan menganalisis proses berdasarkan Jenis Permintaan Pembelian, organisasi dapat memahami cara menangani berbagai jenis permintaan. Analisis ini memungkinkan perbandingan kinerja, waktu siklus, dan jalur persetujuan antar kategori. Hasilnya dapat menunjukkan jenis permintaan yang lebih atau kurang efisien dan membantu menentukan perbaikan proses yang sesuai.

Mengapa ini penting

Mengelompokkan permintaan untuk perbandingan, sehingga Anda dapat mengetahui apakah jenis permintaan yang berbeda memiliki alur proses, hambatan, atau waktu siklus yang berbeda.

Sumber data

Ini adalah kolom Jenis Dokumen pada tabel EBAN, kolom BSART.

Contoh
NBFORV
Nilai permintaan pembelian
RequisitionAmount
Total nilai uang dari permintaan pembelian.
Deskripsi

Nilai Permintaan Pembelian menunjukkan perkiraan total biaya barang atau jasa yang diminta. Nilai ini sering menentukan tingkat kerumitan dan lamanya alur kerja persetujuan. Permintaan bernilai tinggi biasanya memerlukan lebih banyak tingkat persetujuan.

Analisis atribut ini memungkinkan proses dikelompokkan berdasarkan nilai. Anda dapat menjawab pertanyaan seperti, 'Apakah permintaan bernilai tinggi membutuhkan waktu lebih lama untuk disetujui?' atau 'Berapa nilai permintaan yang sering ditolak?'. Atribut ini penting untuk memahami dampak finansial dari ketidakefisienan proses.

Mengapa ini penting

Membantu mengelompokkan proses berdasarkan dampak finansial, yang sering berkaitan dengan kerumitan persetujuan dan waktu siklus. Atribut ini penting untuk analisis proses berdasarkan nilai.

Sumber data

Total nilai terdapat pada tabel EBAN, kolom GFWERT. Nilai per item terdapat pada EBAN-PREIS.

Contoh
1500.0075000.50250.75
Status permintaan pembelian
RequisitionStatus
Status pemrosesan atau persetujuan terkini dari permintaan pembelian.
Deskripsi

Status Permintaan Pembelian menunjukkan posisi permintaan dalam siklus hidupnya. Di SAP, status ini sering diwakili oleh Indikator Pelepasan, yang menunjukkan apakah permintaan diblokir, sedang menunggu persetujuan, disetujui sebagian, atau disetujui sepenuhnya. Status berubah seiring permintaan bergerak melalui alur kerja.

Melacak status dari waktu ke waktu penting untuk memahami alur proses. Data ini membantu menemukan permintaan yang tertahan dan mengetahui berapa lama permintaan tersebut tertahan. Analisis perubahan status memberikan gambaran terperinci tentang proses persetujuan dan variasinya.

Mengapa ini penting

Menunjukkan posisi terkini permintaan pembelian. Informasi ini penting untuk melacak kemajuan, menemukan hambatan, dan menganalisis alur proses.

Sumber data

Status pelepasan biasanya ditentukan oleh Indikator Pelepasan pada tabel EBAN, kolom FRGZU.

Contoh
B1S
Alasan penolakan
RejectionReason
Alasan yang diberikan saat permintaan pembelian ditolak.
Deskripsi

Alasan Penolakan menjelaskan mengapa pemberi persetujuan menolak permintaan pembelian. Alasannya dapat berupa anggaran terlampaui, informasi yang salah, ketidakpatuhan terhadap kebijakan, atau permintaan duplikat. Informasi ini memberikan konteks penting untuk memahami kegagalan proses.

Analisis alasan penolakan membantu menemukan akar penyebab ketidakefisienan proses dan pengerjaan ulang. Misalnya, jika 'Pusat Biaya Salah' sering menjadi alasan, hal ini menunjukkan perlunya pelatihan pengguna yang lebih baik atau validasi sistem. Atribut ini menjadi dasar dashboard Analisis Penolakan Permintaan dan penting untuk perbaikan proses yang terarah.

Mengapa ini penting

Menunjukkan akar penyebab kegagalan proses sehingga perbaikan dapat diarahkan untuk mengurangi pengerjaan ulang dan meningkatkan tingkat permintaan yang benar sejak awal.

Sumber data

Alasan ini sering kali tidak tersedia sebagai kolom standar. Informasinya mungkin tercatat dalam elemen kontainer alur kerja, teks panjang yang terkait dengan permintaan, atau kolom khusus.

Contoh
Anggaran terlampauiPemasok tidak sesuaiPermintaan duplikat
Apakah pengerjaan ulang
IsRework
Penanda yang menunjukkan apakah suatu aktivitas termasuk pengerjaan ulang, misalnya perubahan setelah pengajuan.
Deskripsi

Is Rework adalah penanda boolean hasil perhitungan yang mengidentifikasi aktivitas yang tidak menambah nilai atau mengulang pekerjaan. Contoh umum dalam proses ini adalah aktivitas 'Permintaan pembelian diubah' setelah permintaan diajukan untuk persetujuan, sehingga proses persetujuan harus dimulai kembali.

Atribut ini penting untuk menghitung jumlah pengerjaan ulang dan dampaknya terhadap waktu siklus secara keseluruhan. Dasbor Requisition Amendment and Rework Rate menggunakan penanda ini untuk menunjukkan inefisiensi proses. Mengurangi pengerjaan ulang sering menjadi sasaran utama perbaikan proses karena dapat menghemat waktu dan tenaga secara langsung.

Mengapa ini penting

Menandai aktivitas yang membuang waktu atau mengulang pekerjaan, sehingga jumlah pengerjaan ulang dan dampaknya terhadap efisiensi proses dapat diukur secara langsung.

Sumber data

Atribut ini dihitung. Logikanya biasanya menandai setiap aktivitas 'Permintaan pembelian diubah' yang terjadi setelah aktivitas 'Permintaan pembelian diajukan untuk persetujuan' pertama sebagai pengerjaan ulang.

Contoh
truefalse
Diproses otomatis
IsAutomated
Penanda yang menunjukkan apakah aktivitas dilakukan oleh pengguna sistem, bukan oleh manusia.
Deskripsi

Atribut Is Automated adalah penanda boolean yang bernilai true jika aktivitas dijalankan oleh sistem atau pengguna batch, seperti 'WF-BATCH' untuk tindakan workflow. Atribut ini membantu membedakan langkah manual dan otomatis dalam proses.

Atribut ini penting untuk mengukur tingkat otomatisasi proses permintaan pembelian dan menghitung KPI 'Automated Approval Rate'. Dengan memfilter langkah otomatis atau manual, analis dapat membandingkan efisiensinya dan menemukan peluang untuk meningkatkan otomatisasi, mengurangi waktu pemrosesan, serta mengurangi pekerjaan manual.

Mengapa ini penting

Membedakan aktivitas yang dilakukan manusia dan sistem. Informasi ini penting untuk mengukur tingkat otomatisasi dan menemukan peluang mengotomatisasi tugas manual.

Sumber data

Atribut turunan ini biasanya ditentukan dengan aturan yang memeriksa apakah User ID suatu peristiwa termasuk dalam daftar pengguna sistem atau batch yang diketahui.

Contoh
truefalse
Mata uang
Currency
Kode mata uang untuk nilai permintaan pembelian.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan mata uang yang digunakan untuk menyatakan nilai permintaan pembelian, misalnya USD, EUR, atau JPY. Informasi ini melengkapi atribut Nilai Permintaan Pembelian, terutama bagi organisasi multinasional yang menggunakan beberapa mata uang.

Mata uang perlu diperhitungkan agar analisis dan pelaporan keuangan akurat. Sebelum menggabungkan atau membandingkan nilai permintaan, semua jumlah perlu dikonversi ke mata uang yang sama. Atribut ini diperlukan untuk melakukan konversi tersebut.

Mengapa ini penting

Memberikan konteks penting untuk Nilai Permintaan Pembelian sehingga analisis dan perbandingan keuangan tetap akurat saat menggunakan beberapa mata uang.

Sumber data

Data ini terdapat pada tabel EBAN, kolom WAERS.

Contoh
USDEURGBP
Nama tahap persetujuan
ApprovalStepName
Nama atau keterangan khusus untuk suatu tahap persetujuan dalam workflow.
Deskripsi

Nama tahap persetujuan memberikan keterangan yang mudah dipahami untuk setiap tahap dalam workflow persetujuan, seperti 'Persetujuan manajer' atau 'Persetujuan VP keuangan'. Keterangan ini lebih jelas daripada aktivitas umum seperti 'Tahap persetujuan selesai'.

Atribut ini penting untuk dasbor Approval Step Cycle Time dan Workflow Bottleneck Analysis. Atribut ini menampilkan proses persetujuan secara terperinci, sehingga Anda dapat mengetahui tahap mana yang paling banyak menyebabkan keterlambatan dan penumpukan pekerjaan. Informasi ini diperlukan agar perbaikan dapat dilakukan pada bagian rantai persetujuan yang tepat.

Mengapa ini penting

Menampilkan detail setiap tahap persetujuan agar hambatan dalam workflow persetujuan bertingkat dapat ditemukan dengan tepat.

Sumber data

Informasi ini diambil dari deskripsi tugas workflow, yang dapat ditemukan dengan menghubungkan log workflow ke tabel definisi tugas seperti T528T.

Contoh
Persetujuan manajerPersetujuan direkturPersetujuan VP keuangan
Nomor pesanan pembelian
PurchaseOrderNumber
Nomor pesanan pembelian yang dibuat dari permintaan.
Deskripsi

Nomor Pesanan Pembelian adalah pengenal dokumen pembelian resmi yang dibuat dari permintaan yang telah disetujui. Pembuatan pesanan pembelian sering menjadi hasil akhir yang diharapkan dari permintaan, karena menandakan bahwa permintaan telah menjadi pesanan resmi kepada pemasok.

Atribut ini penting untuk mengukur KPI Waktu dari Permintaan ke Pesanan Pembelian dan tingkat konversi keseluruhan. Atribut ini menghubungkan proses permintaan dengan proses pengadaan berikutnya sehingga seluruh siklus Purchase-to-Pay dapat dilihat dari awal hingga akhir.

Mengapa ini penting

Menghubungkan permintaan dengan dokumen pengadaan berikutnya sehingga tingkat konversi permintaan menjadi PO dan waktu penyelesaiannya dapat diukur.

Sumber data

Terdapat pada tabel EBAN, kolom EBELN, setelah PO dibuat dari item permintaan pembelian.

Contoh
450001789045000178914500017892
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdate
Cap waktu yang menunjukkan kapan data untuk rekaman ini terakhir diperbarui dari sistem sumber.
Deskripsi

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu ekstraksi atau pembaruan data terakhir dari sistem sumber. Metadata ini penting untuk mengetahui seberapa baru data yang dianalisis. Analis dan pengguna bisnis mengandalkan cap waktu ini untuk memastikan data proses mencerminkan kondisi operasional terkini.

Dalam analisis proses, mengetahui kebaruan data penting untuk mengambil keputusan yang tepat. Atribut ini membantu menyelaraskan ekspektasi pengguna dan memastikan kesimpulan dibuat berdasarkan data yang cukup mutakhir untuk kebutuhan analisis.

Mengapa ini penting

Menunjukkan kebaruan data, yang penting untuk mempercayai hasil analisis dan mengambil keputusan bisnis tepat waktu.

Sumber data

Cap waktu ini dibuat dan ditambahkan selama proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL).

Contoh
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Sistem sumber
SourceSystem
Menunjukkan instans SAP S/4HANA tertentu yang menjadi sumber ekstraksi data.
Deskripsi

Atribut Sistem Sumber menunjukkan sistem asal tempat data proses dihasilkan. Di organisasi yang menggunakan beberapa instans SAP, misalnya sistem terpisah untuk pengembangan, jaminan kualitas, dan produksi, atau untuk wilayah yang berbeda, kolom ini penting untuk tata kelola data dan konteks analisis.

Atribut ini membedakan data dari berbagai sumber, mencegah penggabungan yang keliru, dan memungkinkan analisis khusus untuk setiap sistem. Atribut ini wajib untuk menjaga asal-usul data dan memastikan data proses dapat ditelusuri.

Mengapa ini penting

Memberikan konteks penting tentang asal data dan tata kelolanya, terutama saat organisasi menggunakan beberapa sistem, serta memastikan data dapat ditelusuri.

Sumber data

Biasanya berupa SAP System ID (SID), yang dapat diambil dari variabel sistem atau tabel konfigurasi.

Contoh
S4PECCS4H_PROD_01
Tanggal dibutuhkan
RequiredByDate
Tanggal saat pemohon membutuhkan barang atau jasa yang diminta.
Deskripsi

Tanggal Dibutuhkan, atau Tanggal Pengiriman di SAP, menunjukkan kapan barang atau jasa pada item permintaan diperlukan. Pemohon menetapkan tanggal ini sebagai target untuk seluruh proses pengadaan.

Atribut ini penting untuk menghitung KPI 'Tingkat Penyelesaian Permintaan Tepat Waktu'. Dengan membandingkan Tanggal Dibutuhkan dengan tanggal persetujuan akhir atau pembuatan PO, organisasi dapat mengukur kemampuannya memenuhi tingkat layanan internal dan kebutuhan bisnis. Analisis permintaan yang melewati tanggal ini dapat mengungkap keterlambatan sistemis dalam proses pengadaan.

Mengapa ini penting

Menetapkan tanggal target penyelesaian permintaan sehingga ketepatan waktu pemenuhan dan kepatuhan terhadap tingkat layanan internal dapat diukur.

Sumber data

Ini adalah Tanggal Pengiriman pada tingkat item di tabel EBAN, kolom LFDAT.

Contoh
2023-11-152023-12-012024-01-20
Tingkat urgensi
UrgencyLevel
Klasifikasi tingkat urgensi permintaan pembelian yang dapat memengaruhi prioritas pemrosesannya.
Deskripsi

Tingkat urgensi menunjukkan prioritas permintaan pembelian. Meski tidak ada kolom khusus yang standar, beberapa organisasi menggunakan kolom seperti Requirement Tracking Number untuk mencatat informasi ini. Dengan begitu, pemohon dapat menandai kebutuhan mendesak yang mungkin perlu diproses lebih cepat.

Analisis dampak urgensi membantu menilai apakah proses benar-benar memprioritaskan permintaan penting. Dasbor Urgency Level Impact Analysis menggunakan atribut ini untuk membandingkan waktu siklus dan tingkat persetujuan permintaan mendesak dengan permintaan biasa. Hasilnya membantu Anda menilai apakah penanganan prioritas sudah berjalan sesuai harapan.

Mengapa ini penting

Membantu menganalisis perbedaan kinerja proses untuk permintaan berprioritas tinggi dan memastikan apakah permintaan mendesak benar-benar diproses lebih cepat.

Sumber data

Tidak ada kolom urgensi standar. Beberapa perusahaan menggunakan Requirement Tracking Number (EBAN-BEDAR) untuk keperluan ini. Informasi tersebut juga dapat disimpan dalam kolom khusus.

Contoh
TinggiSedangRendah
Waktu selesai
EndTime
Tanggal dan waktu tepat saat suatu aktivitas selesai.
Deskripsi

EndTime adalah stempel waktu yang mencatat kapan suatu aktivitas selesai. Banyak peristiwa yang dibuat sistem berlangsung seketika, sehingga StartTime sama dengan EndTime. Namun, tugas yang dilakukan manusia, seperti persetujuan, dapat memiliki waktu mulai dan selesai yang berbeda. Stempel waktu ini menandai selesainya pekerjaan tersebut.

EndTime yang terpisah membantu mengukur waktu pemrosesan aktif dengan lebih akurat dibandingkan waktu tunggu. Nilai ini digunakan bersama StartTime untuk menghitung metrik ProcessingTime. Detail ini juga membantu menganalisis pemanfaatan sumber daya dan efisiensi tugas manual.

Mengapa ini penting

Menandai selesainya aktivitas, sehingga waktu pemrosesan aktif dapat dihitung dan durasi tugas dapat dianalisis lebih terperinci.

Sumber data

Nilai ini diambil dari log workflow yang dapat mencatat waktu pembuatan item pekerjaan (StartTime) dan waktu penyelesaiannya (EndTime).

Contoh
2023-04-15T10:20:30Z2023-04-15T14:25:01Z2023-04-16T11:00:45Z
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas Purchase to Pay - Requisition

Berikut langkah dan tonggak proses utama yang perlu dicatat dalam log peristiwa agar proses dapat ditemukan dengan akurat.
6 Disarankan 6 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Permintaan pembelian dibuat
Menandai saat dokumen permintaan pembelian pertama kali dibuat di sistem. Peristiwa ini tercatat secara eksplisit saat pengguna menyimpan permintaan baru untuk pertama kalinya, beserta waktu pembuatannya.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi titik awal utama untuk menganalisis siklus permintaan pembelian. Data ini penting untuk mengukur waktu siklus dari identifikasi kebutuhan hingga persetujuan akhir atau konversi menjadi pesanan pembelian.

Sumber data

Peristiwa ini tercatat secara eksplisit dari tabel EBAN, menggunakan kolom tanggal pembuatan (ERDAT) dan waktu pembuatan (ERZEIT) untuk nomor permintaan pembelian (BANFN) terkait.

Pengumpulan data

Gunakan kolom waktu pembuatan (ERDAT, ERZEIT) dari tabel EBAN untuk setiap permintaan pembelian (BANFN).

Jenis peristiwa explicit
Permintaan pembelian disetujui
Menandai persetujuan akhir dan penuh atas permintaan pembelian sehingga permintaan tersebut dapat dikonversi menjadi pesanan pembelian. Tonggak ini disimpulkan saat status pelepasan keseluruhan mencapai status persetujuan akhir.
Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak keberhasilan yang penting dan sering menjadi titik akhir analisis waktu siklus. Artinya, permintaan pembelian telah melewati semua pemeriksaan dan siap ditindaklanjuti oleh bagian pengadaan.

Sumber data

Disimpulkan dari perubahan status pada tabel EBAN, khususnya saat indikator pelepasan keseluruhan (FRGZU) atau status pemrosesan (PROCSTAT) diperbarui ke nilai akhir 'Approved'.

Pengumpulan data

Temukan waktu saat kode pelepasan terakhir diterapkan atau status keseluruhan permintaan pembelian berubah menjadi 'Approved'.

Jenis peristiwa inferred
Permintaan pembelian ditolak
Menandai penolakan akhir atas permintaan pembelian oleh pemberi persetujuan sehingga proses dihentikan. Peristiwa ini tercatat melalui pembaruan status khusus yang menunjukkan penolakan.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai titik akhir kegagalan yang penting. Analisis frekuensi, alasan, dan tahap penolakan dapat mengungkap masalah terkait kepatuhan kebijakan, anggaran, atau kualitas permintaan.

Sumber data

Disimpulkan dari perubahan status pada tabel EBAN. Status pemrosesan (PROCSTAT) atau indikator pelepasan diatur ke nilai yang secara eksplisit berarti 'Rejected'.

Pengumpulan data

Temukan waktu saat status keseluruhan di EBAN diperbarui menjadi 'Rejected' melalui dokumen perubahan.

Jenis peristiwa inferred
Permintaan pembelian ditutup
Menunjukkan bahwa item permintaan pembelian telah selesai diproses dan tidak dapat lagi digunakan untuk membuat pesanan pembelian. Status ini biasanya ditetapkan otomatis setelah seluruh jumlah barang dipesan.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai penyelesaian akhir yang berhasil dalam siklus hidup item permintaan pembelian. Artinya, kebutuhan bisnis telah sepenuhnya diterjemahkan menjadi pesanan pengadaan.

Sumber data

Disimpulkan dari tabel EBAN. Peristiwa ini terjadi saat indikator 'Closed' (EBAKZ) ditetapkan, biasanya setelah jumlah yang dipesan melalui PO sama dengan jumlah pada permintaan.

Pengumpulan data

Temukan peristiwa saat indikator 'Closed' (EBAKZ) ditetapkan pada tabel EBAN melalui dokumen perubahan.

Jenis peristiwa inferred
Pesanan pembelian dibuat
Menunjukkan bahwa pesanan pembelian dibuat dengan merujuk pada item permintaan pembelian. Peristiwa sistem ini secara eksplisit menghubungkan permintaan dengan dokumen pengadaan berikutnya.
Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting dan hasil yang diharapkan dari proses permintaan pembelian. Waktu antara persetujuan permintaan dan pembuatan PO merupakan KPI penting untuk mengukur efisiensi pengadaan.

Sumber data

Tercatat secara eksplisit saat item pesanan pembelian dibuat. Hubungannya tersimpan di tabel EKPO (Item Pesanan Pembelian), yang memuat nomor permintaan pembelian sumber (BANFN) dan nomor item (BNFPO).

Pengumpulan data

Gabungkan tabel EKPO dengan EBAN berdasarkan nomor permintaan dan item. Tanggal pembuatan item PO menandai peristiwa ini.

Jenis peristiwa explicit
Tahap persetujuan selesai
Terjadi saat pemberi persetujuan menyetujui permintaan pembelian dan menyelesaikan satu tahap dalam alur kerja persetujuan bertingkat. Peristiwa ini disimpulkan dari perubahan status pelepasan permintaan.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini memungkinkan analisis terperinci atas alur kerja persetujuan, termasuk pengukuran waktu yang dibutuhkan pada setiap tahap. Analisis ini membantu membedakan pemberi persetujuan yang efisien dari hambatan dalam proses.

Sumber data

Disimpulkan dari dokumen perubahan (CDHDR/CDPOS) untuk tabel EBAN. Peristiwa ini ditandai dengan perubahan status kode pelepasan (misalnya pada kolom FRGZU) dari belum dilepas menjadi dilepas untuk kode tertentu.

Pengumpulan data

Lacak perubahan pada kolom status pelepasan di EBAN untuk setiap kode pelepasan yang ditetapkan dalam strategi.

Jenis peristiwa inferred
Permintaan pembelian diajukan untuk persetujuan
Menandai saat pemohon secara resmi mengajukan permintaan pembelian sehingga alur kerja persetujuan dimulai. Peristiwa ini biasanya disimpulkan saat strategi pelepasan permintaan ditentukan dan status berubah menjadi 'In Approval'.
Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang memulai penghitungan KPI waktu siklus persetujuan. Analisis waktu antara pembuatan dan pengajuan dapat mengungkap keterlambatan pada tahap persiapan permintaan pembelian.

Sumber data

Disimpulkan dari dokumen perubahan (CDHDR/CDPOS) untuk tabel EBAN, khususnya saat kolom strategi pelepasan (misalnya FRGST) terisi atau status keseluruhan (PROCSTAT) berubah menjadi status persetujuan.

Pengumpulan data

Temukan entri dokumen perubahan pertama yang menunjukkan dimulainya alur kerja persetujuan atau perubahan status menjadi 'In Approval'.

Jenis peristiwa inferred
Permintaan pembelian ditarik
Terjadi saat pemohon awal membatalkan atau menghapus permintaan pembelian sebelum proses selesai. Biasanya, tindakan ini secara eksplisit menetapkan tanda penghapusan pada item permintaan.
Mengapa ini penting

Melacak penarikan membantu memahami perubahan kebutuhan dan alasan pembatalan. Penarikan menandai status akhir permintaan pembelian sehingga proses lebih lanjut tidak dapat dilakukan.

Sumber data

Tercatat secara eksplisit saat kolom indikator penghapusan (LOEKZ) pada tabel EBAN ditetapkan untuk item permintaan pembelian. Perubahan ini dicatat di CDHDR/CDPOS.

Pengumpulan data

Temukan peristiwa saat indikator penghapusan (LOEKZ) pada tabel EBAN ditetapkan ke 'L'.

Jenis peristiwa explicit
Permintaan pembelian diubah
Terjadi saat pengguna mengubah kolom penting pada permintaan pembelian setelah pertama kali dibuat, seperti jumlah, harga, atau material. Perubahan ini tercatat secara eksplisit di sistem dokumen perubahan SAP.
Mengapa ini penting

Melacak perubahan penting untuk menemukan siklus pengerjaan ulang dan dampaknya terhadap waktu siklus. Perubahan yang sering terjadi dapat menandakan masalah kualitas data atau perubahan kebutuhan, yang perlu menjadi fokus perbaikan proses.

Sumber data

Tercatat secara eksplisit di tabel dokumen perubahan SAP (CDHDR dan CDPOS) untuk perubahan pada tabel EBAN. Setiap perubahan pada kolom yang dipantau akan membuat entri.

Pengumpulan data

Ekstrak peristiwa perubahan dari CDHDR/CDPOS dengan kelas objek BANF untuk permintaan pembelian.

Jenis peristiwa explicit
Persetujuan diatur ulang
Menandai saat seluruh alur kerja persetujuan diatur ulang, biasanya karena perubahan besar pada permintaan pembelian. Proses persetujuan pun harus dimulai lagi dari tingkat pertama.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menunjukkan pengerjaan ulang besar yang sangat memengaruhi waktu siklus. Menemukan penyebab pengaturan ulang persetujuan penting untuk menyederhanakan proses dan mengurangi keterlambatan.

Sumber data

Disimpulkan dari dokumen perubahan (CDHDR/CDPOS) pada tabel EBAN. Peristiwa ini terdeteksi saat kolom status pelepasan (seperti FRGKZ atau FRGZU) dikosongkan setelah sebelumnya terisi sebagian atau seluruhnya.

Pengumpulan data

Cari perubahan status pelepasan dari sudah dilepas kembali menjadi belum dilepas di log perubahan.

Jenis peristiwa inferred
Sumber pasokan ditetapkan
Menandai tindakan pembeli yang menetapkan pemasok, kontrak, atau catatan informasi tertentu ke item permintaan pembelian yang telah disetujui. Ini adalah langkah penting untuk menyiapkan permintaan menjadi pesanan pembelian.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menghubungkan tahap persetujuan dengan pemesanan. Mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menetapkan sumber pasokan dapat mengungkap keterlambatan dalam beban kerja pembeli dan efisiensi pencarian sumber.

Sumber data

Disimpulkan saat nilai dimasukkan ke kolom terkait sumber pasokan pada tabel EBAN, seperti pemasok tetap (LIFNR), catatan informasi (INFNR), atau kontrak (KONNR).

Pengumpulan data

Lacak pengisian kolom seperti LIFNR, INFNR, atau KONNR pada tabel EBAN melalui dokumen perubahan.

Jenis peristiwa inferred
Tahap persetujuan dimulai
Menunjukkan bahwa permintaan pembelian menunggu tindakan dari pemberi persetujuan atau kelompok persetujuan tertentu. Peristiwa ini disimpulkan saat status permintaan menunjukkan bahwa kode pelepasan tertentu sedang ditunggu.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini penting untuk menemukan hambatan dalam rangkaian persetujuan. Dengan menganalisis durasi status ini, Anda dapat menemukan permintaan yang tertahan dan pemberi persetujuan yang kelebihan beban.

Sumber data

Disimpulkan dari kolom status pelepasan pada tabel EBAN (misalnya FRGZU) dan konfigurasi strategi pelepasan yang mendasarinya. Peristiwa dimulai saat kode pelepasan tertentu menjadi kode berikutnya yang harus diproses.

Pengumpulan data

Tentukan kapan permintaan pembelian memasuki status menunggu persetujuan untuk kode pelepasan tertentu berdasarkan log alur kerja atau kolom status.

Jenis peristiwa inferred
Disarankan Opsional

Panduan ekstraksi

Cara mengambil data dari SAP S/4HANA

Siap memulai?

Gunakan templat ini untuk menyiapkan data dengan yakin dan memanfaatkan process mining dalam proses Purchase to Pay - Requisition Anda. Mulai tingkatkan efisiensi hari ini!

Atasi keterlambatan permintaan pembelian P2P, optimalkan alur kerja Anda sekarang!

Sederhanakan proses, persingkat waktu tunggu, dan kurangi waktu siklus hingga 30%.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit, penyiapan hanya 5 menit.