Templat data pemrosesan faktur untuk proses pembelian hingga pembayaran

Microsoft Dynamics 365
Templat data pemrosesan faktur untuk proses pembelian hingga pembayaran

Templat data pemrosesan faktur untuk proses pembelian hingga pembayaran

Templat ini memandu Anda mengekstrak data penting untuk menganalisis proses pembelian hingga pembayaran, khususnya pemrosesan faktur di Microsoft Dynamics 365. Templat ini menjelaskan atribut penting yang perlu dikumpulkan, aktivitas utama yang perlu dilacak, serta cara mengekstrak data. Gunakan panduan ini untuk mengumpulkan data yang diperlukan guna menganalisis dan mengoptimalkan proses.
  • Atribut yang disarankan untuk analisis mendalam
  • Aktivitas utama yang perlu dilacak selama siklus pemrosesan faktur
  • Panduan mengekstrak data dari Microsoft Dynamics 365
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut pemrosesan faktur untuk proses pembelian hingga pembayaran

Berikut kolom data yang disarankan untuk disertakan dalam log peristiwa agar proses pemrosesan faktur untuk pembelian hingga pembayaran dapat dianalisis.
5 Wajib 7 Disarankan 10 Opsional
Nama Deskripsi
Nama aktivitas
ActivityName
Nama peristiwa bisnis atau tugas tertentu yang terjadi pada waktu tertentu dalam proses pengolahan faktur.
Deskripsi

Nama aktivitas menjelaskan langkah atau perubahan status tertentu dalam proses faktur, seperti 'Faktur didaftarkan', 'Faktur dikirim untuk persetujuan', atau 'Pembayaran dijalankan'. Data ini penting untuk menyusun peta proses dan memahami urutan peristiwa.

Analisis atribut ini menunjukkan alur proses, jalur yang umum dilalui, serta penyimpangan atau hambatan. Atribut ini digunakan untuk menghitung waktu siklus antaraktivitas, seperti durasi dari persetujuan hingga pembukuan, dan mengukur frekuensi peristiwa tertentu, seperti penolakan atau pemblokiran pembayaran.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam peta proses, sehingga alur proses dapat divisualisasikan dan perpindahan antaraktivitas dapat dianalisis.

Sumber data

Atribut ini biasanya diperoleh dari gabungan kolom status, jenis transaksi, atau entri log perubahan di berbagai tabel Dynamics 365 yang terkait dengan pengolahan faktur.

Contoh
Faktur dikirim untuk persetujuanSelisih pencocokan ditemukanPembayaran dijalankan
Nomor faktur
InvoiceNumber
Pengenal unik untuk setiap faktur pemasok, yang berfungsi sebagai ID kasus utama untuk melacak seluruh prosesnya.
Deskripsi

Nomor faktur adalah kunci unik yang menghubungkan semua aktivitas terkait satu faktur pemasok. Nomor ini memungkinkan Anda melacak perjalanan faktur dari awal hingga akhir, mulai dari penerimaan dan pendaftaran hingga pencocokan, persetujuan, dan pembayaran.

Dalam analisis process mining, atribut ini sangat penting karena menentukan kasus dan memungkinkan rekonstruksi alur setiap faktur. Dengan begitu, Anda dapat menghitung total waktu siklus, menemukan variasi proses, serta menganalisis karakteristik dan hasil setiap faktur.

Mengapa ini penting

Ini adalah ID kasus utama yang menghubungkan semua peristiwa terkait, sehingga seluruh proses setiap faktur dapat dianalisis.

Sumber data

Biasanya ditemukan di tabel utama faktur pemasok, seperti kolom Num pada VendInvoiceInfoTable.

Contoh
INV-10056773245-AUS-001-98432
Waktu peristiwa
EventTime
Stempel waktu yang menunjukkan secara tepat kapan aktivitas atau peristiwa tertentu terjadi.
Deskripsi

Waktu peristiwa, atau stempel waktu, mencatat tanggal dan waktu persis saat aktivitas berlangsung. Komponen penting dalam event log ini menyediakan urutan waktu untuk menyusun aktivitas dengan benar dan menghitung durasinya.

Dalam analisis, stempel waktu menjadi dasar semua metrik terkait waktu. Data ini digunakan untuk menghitung durasi aktivitas, waktu siklus antarlangkah seperti waktu persetujuan, dan total waktu pengolahan setiap faktur dari awal hingga akhir. Data ini juga memungkinkan analisis tren dari waktu ke waktu.

Mengapa ini penting

Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa, menghitung semua waktu siklus dan durasi, serta menemukan hambatan proses.

Sumber data

Data ini bersumber dari berbagai kolom tanggal dan waktu di beberapa tabel, seperti kolom createdDateTime atau modifiedDateTime pada VendInvoiceInfoTable, VendTrans, atau tabel riwayat alur kerja.

Contoh
2023-04-15T09:00:12Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T11:05:45Z
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdate
Stempel waktu yang menunjukkan kapan terakhir kali data proses ini diperbarui dari sistem sumber.
Deskripsi

Atribut ini mencatat kapan dataset terakhir kali diekstrak dan diperbarui dari Microsoft Dynamics 365. Biasanya, nilainya sama untuk semua catatan dalam satu pemuatan data.

Informasi ini membantu pengguna mengetahui seberapa baru data yang sedang dianalisis. Informasi ini memberi konteks tentang kebaruan insight proses dan penting untuk mengelola jadwal pembaruan data serta memvalidasi alur data.

Mengapa ini penting

Memberi tahu pengguna seberapa baru data yang digunakan, kapan analisis terakhir diperbarui, dan kapan pembaruan data berikutnya diharapkan.

Sumber data

Stempel waktu ini dibuat dan ditambahkan ke dataset oleh proses ekstraksi data atau ETL saat dijalankan.

Contoh
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Sistem sumber
SourceSystem
Sistem pencatatan asal ekstraksi data peristiwa.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan aplikasi sumber tempat data aktivitas berasal. Untuk proses ini, sumbernya biasanya 'Microsoft Dynamics 365'.

Jika lingkungan Anda menggunakan beberapa sistem, seperti solusi OCR atau pencatatan eksternal, kolom ini membantu membedakan sistem tempat setiap langkah proses berlangsung. Dengan begitu, asal-usul data tetap jelas dan masalah ekstraksi data lebih mudah ditelusuri.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberikan konteks penting tentang asal data, yang berguna untuk validasi data dan memahami lanskap sistem dalam proses.

Sumber data

Nilai statis 'Microsoft Dynamics 365' yang ditambahkan saat transformasi data untuk menandai asal dataset.

Contoh
Microsoft Dynamics 365
Jumlah faktur
InvoiceAmount
Nilai total faktur.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan total tagihan yang tercantum pada faktur vendor. Ini merupakan data keuangan dasar untuk setiap kasus.

Jumlah faktur banyak digunakan untuk pengelompokan dan analisis. Atribut ini dapat menunjukkan apakah faktur bernilai tinggi melalui proses persetujuan yang berbeda dan lebih ketat, atau membutuhkan waktu pemrosesan lebih lama. Dasbor juga menggunakannya untuk menganalisis volume faktur berdasarkan nilai. Nilainya dapat dijumlahkan untuk mengetahui total pengeluaran yang dianalisis.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis berdasarkan nilai keuangan, membantu memprioritaskan perbaikan proses untuk faktur bernilai tinggi dan memahami faktor penyebab biaya.

Sumber data

Terdapat di tabel header faktur, misalnya VendInvoiceInfoTable, pada kolom seperti InvoiceAmount atau Amount.

Contoh
1500.00250.7512500.50
Nomor pemasok
VendorNumber
Pengenal unik vendor atau pemasok yang mengirimkan faktur.
Deskripsi

Nomor Vendor adalah kode unik untuk mengidentifikasi pemasok dalam data induk. Kode ini menghubungkan transaksi faktur dengan vendor tertentu, sehingga analisis dapat dilakukan berdasarkan vendor.

Atribut ini penting untuk mengelompokkan data proses menurut vendor. Anda dapat menggunakannya untuk menjawab pertanyaan seperti, “Vendor mana yang waktu persetujuannya paling lama?” atau “Apakah ketidaksesuaian pencocokan lebih sering terjadi pada vendor tertentu?” Analisis kinerja per vendor dapat menunjukkan peluang untuk bekerja sama dengan pemasok dan memperbaiki proses.

Mengapa ini penting

Memungkinkan penyaringan dan analisis akar masalah berdasarkan vendor, sehingga masalah kinerja atau pola yang terkait dengan pemasok tertentu dapat diketahui.

Sumber data

Biasanya terdapat di header tabel faktur vendor, seperti VendInvoiceInfoTable, yang terhubung ke data induk vendor utama di VendTable.

Contoh
V-1001V-2050V-8342
Nomor pesanan pembelian
PurchaseOrderNumber
Pengenal Purchase Order (PO) yang terkait dengan faktur.
Deskripsi

Nomor Purchase Order menghubungkan faktur dengan dokumen pengadaan aslinya. Nomor ini penting dalam proses pencocokan 2 arah atau 3 arah antara faktur, PO, dan penerimaan barang.

Atribut ini memungkinkan analisis faktur dengan PO dan tanpa PO, yang sering mengikuti alur proses berbeda. Atribut ini juga penting untuk memahami efektivitas pencocokan, menyelidiki ketidaksesuaian, dan mengukur tingkat pemrosesan langsung untuk faktur yang didukung PO.

Mengapa ini penting

Membedakan faktur yang didukung PO dari faktur tanpa PO. Perbedaan ini menjadi penyebab utama variasi proses dan penting dalam analisis pencocokan.

Sumber data

Terdapat di tabel header faktur, seperti VendInvoiceInfoTable, biasanya pada kolom seperti PurchId.

Contoh
PO-001234PO-005678PO-009101
Pengguna
User
ID pengguna atau nama orang yang melakukan aktivitas.
Deskripsi

Atribut ini mengidentifikasi karyawan atau pengguna sistem yang bertanggung jawab menjalankan langkah proses tertentu. Untuk langkah otomatis, pengguna dapat berupa akun sistem atau akun layanan.

Analisis proses berdasarkan pengguna membantu Anda memahami pembagian beban kerja, mengetahui kebutuhan pelatihan, dan membandingkan kinerja antarindividu atau tim. Atribut ini penting untuk menganalisis proses pengerjaan ulang, saat pekerjaan berpindah bolak-balik antar pengguna, serta memahami perbedaan cara pengguna menyelesaikan tugas yang sama.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis kinerja dan beban kerja berdasarkan pengguna atau tim, serta membantu mengetahui tingkat otomatisasi dan sumber pengerjaan ulang.

Sumber data

Bersumber dari kolom ID pengguna di tabel transaksi atau riwayat workflow, seperti kolom createdby atau modifiedby. Informasi ini mungkin tersedia di tabel pelacakan workflow.

Contoh
j.doea.smithAX_Admin
Status faktur
InvoiceStatus
Status faktur saat ini ketika data diekstrak.
Deskripsi

Status faktur menunjukkan posisi faktur dalam siklus prosesnya, seperti “Menunggu persetujuan”, “Disetujui”, “Dibukukan”, atau “Dibayar”. Status ini memberikan gambaran kemajuan faktur saat ini.

Atribut ini terutama digunakan untuk membuat dasbor operasional yang menampilkan beban kerja dan pekerjaan tertunda saat ini. Atribut ini membantu manajer mengetahui jumlah faktur di setiap tahap proses, sehingga mereka dapat mengalokasikan sumber daya dan memantau operasional. Atribut ini penting untuk dasbor “Volume pemrosesan dan status faktur”.

Mengapa ini penting

Menampilkan kondisi terkini semua faktur, yang penting untuk pemantauan operasional, pengelolaan beban kerja, dan mengetahui hambatan saat ini.

Sumber data

Biasanya ditentukan dari kolom status pada tabel faktur utama, seperti VendInvoiceInfoTable.

Contoh
Menunggu persetujuanDibukukanDibayar
Tanggal jatuh tempo pembayaran
PaymentDueDate
Tanggal batas pembayaran faktur sesuai dengan ketentuan pembayaran yang disepakati.
Deskripsi

Tanggal jatuh tempo pembayaran dihitung berdasarkan tanggal faktur dan ketentuan pembayaran vendor. Tanggal ini merupakan batas waktu pembayaran sesuai kontrak.

Tanggal ini penting untuk mengukur kinerja keuangan dan mengelola hubungan dengan vendor. Tanggal ini menjadi acuan untuk menghitung KPI “Tingkat pembayaran tepat waktu” dengan membandingkannya dengan tanggal aktual “Pembayaran dilakukan”. Analisis ini membantu menemukan masalah sistemik yang menyebabkan keterlambatan pembayaran, yang dapat merusak hubungan dengan vendor atau membuat organisasi kehilangan diskon pembayaran lebih awal.

Mengapa ini penting

Menjadi acuan untuk mengukur ketepatan waktu pembayaran, KPI penting bagi kesehatan keuangan dan hubungan dengan vendor.

Sumber data

Tanggal ini sering dihitung oleh sistem dan disimpan di tabel transaksi vendor, seperti VendTrans, berdasarkan tanggal faktur dan ketentuan pembayaran.

Contoh
2023-05-152023-06-302023-07-20
Waktu selesai
EndTime
Stempel waktu yang menunjukkan secara tepat kapan aktivitas atau peristiwa tertentu selesai.
Deskripsi

Waktu selesai mencatat kapan suatu aktivitas berakhir. Jika digabungkan dengan waktu mulai (EventTime), data ini memungkinkan penghitungan durasi setiap langkah secara tepat.

Atribut ini penting untuk menghitung “ProcessingTime” setiap aktivitas, metrik utama dalam analisis kinerja. Atribut ini membantu menemukan langkah proses yang paling banyak menyita waktu, sehingga perbaikan dapat diarahkan dengan tepat. Misalnya, durasi persis untuk langkah pengodean manual atau persetujuan dapat diukur.

Mengapa ini penting

Memungkinkan penghitungan langsung waktu pemrosesan aktivitas, yang menjadi dasar untuk menemukan langkah proses yang paling lama.

Sumber data

Seperti StartTime, data ini bersumber dari berbagai kolom tanggal dan waktu. Untuk beberapa aktivitas, data ini mungkin menggunakan StartTime aktivitas berikutnya. Dalam kasus lain, data ini dapat berasal dari stempel waktu khusus seperti “tanggal selesai”.

Contoh
2023-04-15T09:15:20Z2023-05-20T18:00:00Z2023-06-01T11:05:45Z
Alasan pemblokiran pembayaran
PaymentBlockReason
Kode alasan yang menjelaskan mengapa pembayaran faktur diblokir.
Deskripsi

Pemblokiran pembayaran mencegah faktur dibayar. Atribut ini mencatat alasan pemblokiran, yang biasanya berupa kode standar pilihan pengguna, seperti “Tagihan disengketakan” atau “Menunggu penerimaan barang”.

Atribut ini penting untuk dasbor “Frekuensi dan durasi pemblokiran pembayaran”. Analisis alasan pemblokiran yang paling umum membantu menemukan masalah mendasar dalam proses P2P. Mengatasi akar masalah tersebut dapat mengurangi keterlambatan pembayaran secara signifikan dan memperbaiki hubungan dengan vendor.

Mengapa ini penting

Menjelaskan alasan pembayaran sengaja ditunda, sehingga masalah di tahap sebelumnya yang menyebabkan pemblokiran dapat diketahui dan diatasi.

Sumber data

Biasanya berupa kolom pada catatan transaksi vendor atau faktur, yang sering terkait dengan status pemblokiran pembayaran. Periksa tabel seperti VendTrans.

Contoh
Sengketa kualitasMenunggu nota kreditPemblokiran manual
Alasan penolakan
RejectionReason
Alasan yang diberikan pemberi persetujuan saat menolak faktur.
Deskripsi

Saat faktur ditolak dalam workflow persetujuan, pemberi persetujuan biasanya menyertakan alasan. Atribut ini mencatat penjelasan tersebut, yang dapat berupa kode pilihan atau teks bebas.

Atribut ini penting untuk dasbor “Analisis penolakan faktur”. Informasi ini membantu memahami akar penyebab penolakan, seperti “Nomor PO salah”, “Faktur duplikat”, atau “Harga tidak sesuai”. Analisis alasan penolakan membantu menentukan tindakan untuk mengurangi tingkat penolakan.

Mengapa ini penting

Memberikan gambaran langsung tentang alasan faktur ditolak, sehingga tindakan yang tepat dapat mengurangi pengerjaan ulang dan meningkatkan tingkat penyelesaian yang benar sejak awal.

Sumber data

Biasanya terdapat di komentar atau log riwayat pada tabel pemrosesan workflow.

Contoh
Jumlah tidak sesuaiFaktur duplikatMelebihi batas persetujuan
Departemen
Department
Pusat biaya atau departemen tempat biaya faktur dialokasikan.
Deskripsi

Departemen menunjukkan unit bisnis atau pusat biaya yang bertanggung jawab atas pengeluaran pada faktur. Informasi ini biasanya ditentukan saat aktivitas pengodean faktur.

Analisis proses berdasarkan departemen penting untuk memahami perbedaan pengeluaran, waktu persetujuan, dan kepatuhan antar departemen. Analisis ini membantu mengetahui departemen dengan pengecualian faktur terbanyak atau siklus persetujuan terlama, sehingga komunikasi dan pelatihan dapat diarahkan ke bagian yang tepat.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis biaya dan proses berdasarkan departemen, serta menunjukkan perbedaan kinerja dan kepatuhan di seluruh organisasi.

Sumber data

Bersumber dari dimensi keuangan yang terkait dengan baris atau header faktur. Untuk mengambilnya, Anda perlu mengkueri struktur data terkait dimensi.

Contoh
PenjualanPemasaranOperasional TI
Jenis ketidaksesuaian
MatchingDiscrepancyType
Mengelompokkan jenis ketidaksesuaian yang ditemukan saat mencocokkan faktur dengan PO.
Deskripsi

Jika terjadi ketidaksesuaian saat pencocokan 2 arah atau 3 arah, atribut ini menunjukkan jenis masalahnya, misalnya “Harga tidak sesuai”, “Jumlah tidak sesuai”, atau “Penerimaan barang tidak ditemukan”.

Data ini menjadi dasar dasbor “Waktu penyelesaian ketidaksesuaian pencocokan”. Dengan menganalisis frekuensi setiap jenis ketidaksesuaian, bisnis dapat menemukan akar penyebab kegagalan pencocokan. Misalnya, ketidaksesuaian harga yang sering terjadi dapat menunjukkan masalah pada data induk yang sudah usang, sedangkan ketidaksesuaian jumlah dapat mengindikasikan masalah pengiriman.

Mengapa ini penting

Mengelompokkan kegagalan pencocokan agar akar masalah dapat dianalisis, tingkat ketidaksesuaian dapat dikurangi, dan pemrosesan langsung dapat ditingkatkan.

Sumber data

Data ini mungkin disimpan di tabel khusus untuk pencocokan atau log pengecualian, atau perlu ditentukan dari pesan status maupun komentar workflow.

Contoh
Harga tidak sesuaiJumlah tidak sesuaiPenerimaan barang tidak ditemukan
Ketentuan pembayaran
PaymentTerms
Ketentuan pembayaran yang disepakati dengan vendor, seperti “Net 30” atau “2% 10, Net 30”.
Deskripsi

Ketentuan pembayaran menetapkan syarat yang disepakati untuk membayar vendor, termasuk jangka waktu dan kemungkinan diskon. Informasi ini biasanya bersumber dari data induk vendor atau pesanan pembelian.

Atribut ini memberikan konteks penting untuk tanggal jatuh tempo pembayaran dan KPI tingkat pembayaran tepat waktu. Analisis hubungan antara ketentuan pembayaran tertentu dan keterlambatan pembayaran dapat menunjukkan tantangan operasional. Informasi ini juga membantu perencanaan keuangan dan pengelolaan modal kerja.

Mengapa ini penting

Memberikan konteks untuk tanggal jatuh tempo pembayaran dan membantu menganalisis dampak keuangan dari waktu pembayaran serta tingkat pemanfaatan diskon.

Sumber data

Informasi ini disimpan dalam data induk vendor (VendTable) dan disalin ke tabel transaksi seperti VendInvoiceInfoTable.

Contoh
Net 30Net 602% 10, Net 30
Kode perusahaan
CompanyCode
Pengenal badan hukum atau perusahaan dalam organisasi yang memproses faktur.
Deskripsi

Kode perusahaan menunjukkan badan hukum tertentu yang bertanggung jawab secara keuangan atas faktur. Dalam organisasi yang terdiri dari beberapa perusahaan, data ini penting untuk pengelompokan keuangan.

Atribut ini memungkinkan analisis proses disaring atau dibandingkan berdasarkan badan hukum. Analisis dapat menunjukkan apakah kinerja proses, kebijakan, atau hambatan hanya terjadi pada perusahaan tertentu dalam grup, sehingga perbaikan proses dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis proses dikelompokkan berdasarkan badan hukum, yang penting bagi organisasi besar dengan banyak perusahaan.

Sumber data

Ini adalah kolom standar di sebagian besar tabel keuangan Dynamics 365, yang sering disebut DataAreaId.

Contoh
USMFDEMFGBSI
Mata uang faktur
InvoiceCurrency
Kode mata uang untuk jumlah faktur, misalnya USD atau EUR.
Deskripsi

Mata uang faktur menunjukkan mata uang yang digunakan untuk menyatakan jumlah faktur. Informasi ini penting bagi organisasi multinasional yang bekerja dengan pemasok dari berbagai negara.

Atribut ini memberikan konteks yang diperlukan untuk memahami jumlah faktur. Atribut ini juga digunakan untuk penyaringan dan pelaporan, terutama dalam operasional global. Dengan begitu, nilai keuangan dapat ditafsirkan dengan benar dan dianalisis menurut mata uang atau dikonversi ke mata uang pelaporan standar.

Mengapa ini penting

Memberikan konteks penting untuk nilai keuangan, sehingga nilai faktur dari berbagai wilayah dapat ditafsirkan dan dianalisis dengan tepat.

Sumber data

Terdapat di tabel header faktur, bersama jumlah faktur, misalnya pada kolom CurrencyCode di VendInvoiceInfoTable.

Contoh
USDEURGBP
Otomatis
IsAutomated
Penanda yang menunjukkan apakah aktivitas dilakukan otomatis oleh sistem atau oleh pengguna.
Deskripsi

Atribut boolean ini (true/false) membedakan peristiwa yang dijalankan sistem dari tugas manual pengguna. Misalnya, pencocokan faktur mungkin otomatis, sedangkan penanganan ketidaksesuaian dilakukan secara manual.

Analisis atribut ini penting untuk memahami tingkat otomatisasi proses. Atribut ini membantu mengukur keberhasilan inisiatif otomatisasi, menemukan hambatan manual yang masih ada, dan menunjukkan peluang otomatisasi lebih lanjut untuk meningkatkan efisiensi serta mengurangi kesalahan.

Mengapa ini penting

Membantu mengukur tingkat otomatisasi proses, menemukan hambatan manual, dan mengetahui peluang untuk meningkatkan efisiensi.

Sumber data

Biasanya ditentukan berdasarkan atribut “Pengguna”. Jika pengguna merupakan akun sistem atau layanan yang dikenal, penanda ini diatur ke true.

Contoh
truefalse
Pembayaran tepat waktu
IsOnTimePayment
Penanda hasil perhitungan yang menunjukkan apakah faktur dibayar pada atau sebelum tanggal jatuh tempo.
Deskripsi

Atribut boolean ini ditentukan dengan membandingkan stempel waktu aktivitas “Pembayaran dilakukan” dengan “Tanggal jatuh tempo pembayaran”. Jika tanggal pembayaran sama dengan atau lebih awal dari tanggal jatuh tempo, nilainya true. Jika tidak, nilainya false.

Atribut ini mendukung KPI “Tingkat pembayaran tepat waktu” dan dasbor “Kepatuhan terhadap ketentuan pembayaran”. Atribut ini menyederhanakan analisis dengan memberikan hasil yang jelas untuk setiap faktur. Anda dapat dengan mudah menyaring pembayaran terlambat dan menyelidiki akar masalahnya berdasarkan vendor, departemen, atau negara.

Mengapa ini penting

Mengukur kepatuhan terhadap ketentuan pembayaran secara langsung, sehingga penghitungan KPI tingkat pembayaran tepat waktu dan analisis terkait menjadi lebih mudah.

Sumber data

Atribut ini dihitung pada lapisan transformasi data. Logikanya: (Stempel waktu aktivitas “Pembayaran dilakukan”) <= (Tanggal jatuh tempo pembayaran).

Contoh
truefalse
Total waktu siklus
TotalCycleTime
Total durasi pemrosesan satu faktur dari awal hingga akhir, mulai dari penerimaan sampai pembayaran.
Deskripsi

Total waktu siklus mengukur seluruh durasi faktur dalam proses. Nilainya dihitung dari selisih waktu antara aktivitas pertama, misalnya “Faktur didaftarkan”, dan aktivitas terakhir, misalnya “Pembayaran dilakukan”, untuk setiap nomor faktur.

Ini adalah KPI utama untuk mengukur efisiensi proses secara keseluruhan. Metrik ini memberikan gambaran umum kinerja dan digunakan dalam dasbor “Waktu siklus faktur dari awal hingga akhir”. Analisis tren metrik ini dan pengelompokan berdasarkan atribut seperti vendor atau jumlah faktur dapat membantu menemukan peluang perbaikan yang lebih luas.

Mengapa ini penting

Menjadi KPI utama untuk mengukur kecepatan dan efisiensi proses secara keseluruhan, serta merangkum kinerja setiap faktur.

Sumber data

Nilai ini dihitung pada tingkat kasus di dalam alat process mining atau saat menyiapkan data. Nilainya adalah selisih waktu antara stempel waktu peristiwa pertama dan terakhir untuk setiap CaseId.

Contoh
P15DP22DT5H30MP7D
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas pemrosesan faktur untuk proses pembelian hingga pembayaran

Berikut langkah dan tonggak utama proses yang perlu dicatat dalam log peristiwa agar alur kerja pemrosesan faktur dapat ditemukan dan dianalisis secara akurat.
6 Disarankan 8 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Faktur cocok dengan pesanan pembelian
Menandai selesainya proses pencocokan, saat detail faktur sesuai dengan pesanan pembelian dan informasi penerimaan barang. Peristiwa ini disimpulkan saat status pencocokan faktur diperbarui menjadi 'Lulus'.
Mengapa ini penting

Pencocokan yang berhasil menjadi tonggak penting bagi faktur yang terkait dengan PO. Ini memastikan keabsahan tagihan sebelum pembayaran dan penting untuk memantau efisiensi serta tingkat otomatisasi pencocokan.

Sumber data

Disimpulkan dari perubahan kolom status pencocokan pada header atau baris faktur pemasok, misalnya VendInvoiceInfoTable, menjadi 'Lulus' atau 'Berhasil dicocokkan'.

Pengumpulan data

Stempel waktu perubahan status menjadi 'Lulus' pada detail validasi pencocokan faktur.

Jenis peristiwa inferred
Faktur dibukukan
Ini adalah peristiwa akuntansi resmi saat faktur yang disetujui dicatat di General Ledger dan membentuk kewajiban. Peristiwa transaksi ini tercatat secara eksplisit di sistem.
Mengapa ini penting

Pembukuan adalah langkah terakhir sebelum pembayaran dan menjadi titik kontrol keuangan yang penting. Waktu dari 'Faktur disetujui' hingga 'Faktur dibukukan' mengukur efisiensi langkah akuntansi terakhir.

Sumber data

Ini adalah peristiwa eksplisit yang tercatat saat transaksi pemasok dibukukan di tabel seperti VendTrans, beserta catatan GeneralJournalEntry dan LedgerEntry terkait.

Pengumpulan data

Stempel waktu pembuatan catatan di tabel transaksi pemasok (VendTrans).

Jenis peristiwa explicit
Faktur didaftarkan
Ini adalah pencatatan awal faktur ke dalam sistem, yang membuat catatan sementara sebelum detail lengkapnya diproses. Aktivitas ini tercatat saat catatan baru dibuat di jurnal register faktur pemasok.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai dimulainya proses pengolahan faktur secara resmi. Dengan menganalisis waktu sejak tahap ini, Anda dapat mengukur total durasi pengolahan dan menemukan keterlambatan pada tahap awal.

Sumber data

Ini adalah peristiwa eksplisit yang tercatat saat catatan dibuat di register faktur pemasok, biasanya di VendInvoiceRegisterJournalTable atau tabel faktur tertunda yang serupa.

Pengumpulan data

Stempel waktu pembuatan catatan di Jurnal Register Faktur Pemasok.

Jenis peristiwa explicit
Faktur dikirim untuk persetujuan
Aktivitas ini menandai pengajuan resmi faktur ke alur kerja untuk ditinjau dan disetujui. Mesin alur kerja Dynamics 365 mencatat peristiwa pengajuan ini secara eksplisit.
Mengapa ini penting

Ini menjadi titik awal untuk mengukur seluruh siklus persetujuan. Anda dapat mengetahui berapa lama faktur menunggu sebelum proses persetujuan dimulai dan menggunakannya sebagai pemicu KPI terkait persetujuan.

Sumber data

Ini adalah peristiwa eksplisit yang tercatat di tabel riwayat alur kerja, misalnya WorkflowTrackingStatusTable, saat faktur diajukan ke alur kerja.

Pengumpulan data

Stempel waktu pembuatan catatan pengajuan alur kerja di riwayat alur kerja.

Jenis peristiwa explicit
Faktur disetujui
Menandai persetujuan akhir faktur dalam alur kerja, yang mengizinkan faktur dibukukan dan dibayar. Mesin alur kerja mencatat peristiwa ini secara eksplisit saat proses selesai.
Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang mengakhiri proses persetujuan. Waktu dari 'Faktur dikirim untuk persetujuan' hingga peristiwa ini menjadi ukuran utama efisiensi persetujuan dan membantu menemukan hambatan.

Sumber data

Ini adalah peristiwa eksplisit yang tercatat di tabel riwayat alur kerja, misalnya WorkflowTrackingStatusTable, saat status alur kerja berubah menjadi 'Disetujui'.

Pengumpulan data

Stempel waktu entri status 'Disetujui' di riwayat alur kerja.

Jenis peristiwa explicit
Pembayaran dijalankan
Ini adalah aktivitas terakhir, yaitu pembukuan jurnal pembayaran yang membuat pembayaran dan melunasi faktur. Peristiwa transaksi ini tercatat secara eksplisit dan menutup proses faktur.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai berakhirnya proses faktur hingga pembayaran. Data ini menjadi dasar untuk mengukur 'Tingkat pembayaran tepat waktu' dan total waktu siklus dari awal hingga akhir.

Sumber data

Ini adalah peristiwa eksplisit yang tercatat saat jurnal pembayaran dibukukan. Informasi pelunasan dicatat di tabel seperti VendSettlement, yang menghubungkan pembayaran dengan faktur.

Pengumpulan data

Stempel waktu pembukuan jurnal pembayaran yang melunasi transaksi pemasok.

Jenis peristiwa explicit
Blokir pembayaran dilepas
Menandai pelepasan penahanan pembayaran sehingga faktur dapat dilanjutkan ke penjadwalan pembayaran. Aktivitas ini tercatat saat kolom blokir pembayaran dikosongkan atau diubah ke status tidak diblokir.
Mengapa ini penting

Mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah penyebab penahanan pembayaran. Jeda yang lama antara penetapan dan pelepasan blokir menunjukkan proses penyelesaian masalah yang kurang efisien.

Sumber data

Disimpulkan dari perubahan yang mengosongkan kolom penahanan atau blokir pembayaran pada transaksi pemasok yang sudah dibukukan (VendTrans). Log perubahan dapat menunjukkan stempel waktunya.

Pengumpulan data

Stempel waktu pembaruan yang mengosongkan kolom blokir pembayaran pada transaksi pemasok.

Jenis peristiwa inferred
Blokir pembayaran ditetapkan
Aktivitas ini terjadi saat faktur ditahan sehingga tidak dapat dibayar. Perubahan ini tercatat pada kolom blokir pembayaran atau status penahanan di catatan faktur yang sudah dibukukan.
Mengapa ini penting

Blokir pembayaran menjadi salah satu penyebab utama keterlambatan pembayaran. Menganalisis kapan dan mengapa blokir ditetapkan sangat penting untuk meningkatkan ketepatan waktu pembayaran dan hubungan dengan pemasok.

Sumber data

Disimpulkan dari perubahan kolom penahanan atau blokir pembayaran pada transaksi pemasok yang sudah dibukukan (VendTrans). Log perubahan dapat digunakan untuk mencatat stempel waktunya.

Pengumpulan data

Stempel waktu pembaruan yang menetapkan kolom blokir pembayaran pada transaksi pemasok.

Jenis peristiwa inferred
Data faktur dicatat
Menandai selesainya input data faktur, termasuk detail header dan baris, sebelum faktur diajukan untuk pencocokan atau persetujuan. Aktivitas ini sering disimpulkan saat status catatan faktur berubah dari 'baru' atau 'terdaftar' menjadi 'siap diproses'.
Mengapa ini penting

Pelacakan aktivitas ini membantu mengukur efisiensi input data, baik yang dilakukan secara manual maupun otomatis dengan OCR. Keterlambatan pada tahap ini dapat berdampak pada seluruh proses.

Sumber data

Disimpulkan dari perubahan status pada catatan faktur pemasok tertunda, misalnya VendInvoiceInfoTable. Peristiwa ini terjadi saat semua kolom wajib terisi dan faktur siap melanjutkan ke tahap berikutnya.

Pengumpulan data

Deteksi perubahan status pada tabel faktur tertunda yang menandakan input data telah selesai.

Jenis peristiwa inferred
Faktur ditolak
Menandakan bahwa pemberi persetujuan menolak faktur, sehingga proses terhenti dan faktur biasanya dikembalikan untuk diperbaiki. Mesin alur kerja mencatat peristiwa penolakan ini secara eksplisit.
Mengapa ini penting

Dengan melacak penolakan, Anda dapat mengukur pekerjaan ulang dan menemukan penyebab umum, seperti kode akun yang salah atau pelanggaran kebijakan. Data ini mendukung KPI 'Tingkat penolakan faktur'.

Sumber data

Ini adalah peristiwa eksplisit yang tercatat di tabel riwayat alur kerja, misalnya WorkflowTrackingStatusTable, saat status alur kerja berubah menjadi 'Ditolak' atau 'Dibatalkan'.

Pengumpulan data

Stempel waktu entri status 'Ditolak' di riwayat alur kerja.

Jenis peristiwa explicit
Kode akun faktur ditetapkan
Aktivitas ini menandakan bahwa distribusi akun General Ledger telah ditetapkan ke baris faktur. Biasanya, aktivitas ini disimpulkan dari pembuatan atau finalisasi distribusi akun buku besar yang terkait dengan faktur.
Mengapa ini penting

Pemberian kode akun merupakan langkah penting untuk menjaga akurasi keuangan. Dengan mengukur waktu yang dibutuhkan untuk memberi kode pada faktur, Anda dapat menemukan hambatan dalam proses peninjauan akuntansi dan memantau KPI 'Rata-rata waktu dari pencatatan data hingga pemberian kode'.

Sumber data

Disimpulkan dari pembuatan dan validasi catatan di tabel distribusi akuntansi, misalnya AccountingDistribution, yang terkait dengan faktur pemasok tertunda.

Pengumpulan data

Stempel waktu saat distribusi akuntansi untuk faktur disimpan dan divalidasi.

Jenis peristiwa inferred
Pembayaran dijadwalkan
Aktivitas ini terjadi saat faktur yang sudah dibukukan dimasukkan ke proposal pembayaran atau jurnal pembayaran, sebelum pembayaran dijalankan. Tindakan ini tercatat secara eksplisit saat baris jurnal pembayaran dibuat.
Mengapa ini penting

Tahap ini menandai peralihan dari Utang Usaha ke operasional Treasury. Analisis tahap ini dapat mengungkap keterlambatan antara pembukuan faktur dan dimulainya pembayaran.

Sumber data

Ini adalah peristiwa eksplisit yang tercatat saat baris dibuat di jurnal pembayaran (LedgerJournalTrans) untuk melunasi transaksi pemasok yang sudah dibukukan.

Pengumpulan data

Stempel waktu pembuatan baris jurnal pembayaran yang merujuk pada faktur.

Jenis peristiwa explicit
Selisih pencocokan ditangani
Menandai penyelesaian selisih pencocokan yang ditemukan sebelumnya agar faktur dapat diproses lebih lanjut. Aktivitas ini disimpulkan saat faktur dengan status pencocokan 'Gagal' berhasil dicocokkan ulang atau statusnya diubah secara manual.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini mengakhiri subproses penyelesaian selisih. Waktu antara 'Selisih pencocokan ditemukan' dan peristiwa ini menjadi KPI penting untuk mengukur efisiensi penyelesaian.

Sumber data

Disimpulkan dari peristiwa pencocokan yang berhasil ('Faktur cocok dengan pesanan pembelian') setelah peristiwa 'Selisih pencocokan ditemukan' untuk faktur yang sama.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu status pencocokan 'Lulus' yang muncul setelah stempel waktu status 'Gagal'.

Jenis peristiwa inferred
Selisih pencocokan ditemukan
Aktivitas ini terjadi saat proses pencocokan faktur gagal karena detail faktur, pesanan pembelian, atau penerimaan barang tidak sesuai. Aktivitas ini tercatat saat status pencocokan faktur berubah menjadi 'Gagal' atau 'Selisih'.
Mengapa ini penting

Mengetahui kapan dan mengapa selisih terjadi sangat penting untuk KPI 'Tingkat selisih pencocokan'. Aktivitas ini menandai dimulainya proses penyelesaian, yang sering menjadi sumber keterlambatan besar.

Sumber data

Disimpulkan dari perubahan kolom status pencocokan pada faktur pemasok, misalnya VendInvoiceInfoTable, menjadi 'Gagal'. Alasan kegagalan juga sering dicatat.

Pengumpulan data

Stempel waktu perubahan status menjadi 'Gagal' atau 'Selisih' saat pencocokan.

Jenis peristiwa inferred
Disarankan Opsional

Panduan ekstraksi

Cara mengambil data dari Microsoft Dynamics 365

Siap memulai?

Gunakan templat ini untuk memulai process mining dan menemukan cara mempercepat serta meningkatkan akurasi pemrosesan faktur. Mulai tingkatkan operasional Anda hari ini.

Mulai optimalkan pemrosesan faktur untuk pembelian hingga pembayaran hari ini

Temukan inefisiensi dan pangkas waktu siklus faktur hingga 30% atau lebih.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Mulai dalam hitungan menit.