Templat data pengelolaan kontrak Anda

Contract ID adalah kunci unik untuk satu siklus hidup kontrak. ID ini menghubungkan setiap peristiwa, mulai dari permintaan awal hingga kontrak kedaluwarsa atau dihentikan. Semua aktivitas, seperti penyusunan draf, tinjauan, persetujuan, dan penandatanganan, terkait dengan ID ini.

Dalam analisis process mining, Contract ID menjadi dasar untuk merekonstruksi perjalanan setiap kontrak dari awal hingga akhir. ID ini membantu alat mengelompokkan peristiwa terkait ke dalam satu kasus, sehingga seluruh alur proses dapat divisualisasikan dan dianalisis. Tanpa Contract ID yang konsisten, waktu siklus sulit diukur secara akurat, hambatan sulit ditemukan, dan variasi proses sulit dianalisis.

Pengenal ini penting untuk melacak kontrak sepanjang siklus hidupnya, serta mendukung penemuan proses dan pengukuran kinerja yang akurat.

Biasanya terdapat di bagian header atau rekaman utama objek kontrak dalam sistem Contract Lifecycle Management (CLM).

Nama Aktivitas menjelaskan satu langkah dalam proses pengelolaan kontrak. Aktivitas ini mewakili tugas tertentu, seperti 'Draf Kontrak Dibuat', 'Tinjauan Hukum Selesai', atau 'Kontrak Ditandatangani'. Urutan aktivitas berdasarkan waktu untuk satu Contract ID membentuk alur proses.

Atribut ini penting untuk membuat peta proses, visualisasi utama dalam process mining. Dengan menganalisis urutan dan frekuensi aktivitas, analis dapat memahami alur proses yang sebenarnya, menemukan penyimpangan dari prosedur standar, serta mengidentifikasi pekerjaan ulang atau inefisiensi, seperti revisi yang berulang.

Atribut ini menentukan langkah-langkah proses, sehingga siklus hidup kontrak dapat divisualisasikan dan penyimpangan proses serta hambatan dapat ditemukan.

Biasanya terdapat di log peristiwa, jejak audit, atau tabel riwayat status yang terkait dengan rekaman kontrak utama.

Waktu Mulai Peristiwa menandai awal suatu aktivitas dalam siklus hidup kontrak. Waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menghitung durasi aktivitas serta waktu siklus proses secara keseluruhan. Informasi waktu ini membantu Anda memahami alur proses dari waktu ke waktu.

Dalam analisis, waktu ini digunakan untuk menyusun peta proses dan menghitung indikator kinerja utama, seperti 'Rata-rata Waktu Siklus Kontrak' dan 'Rata-rata Durasi Persetujuan'. Data ini membantu menemukan hambatan dengan menunjukkan langkah yang paling banyak memakan waktu. Dengan membandingkan waktu mulai antaraktivitas, Anda dapat memeriksa waktu perpindahan secara terperinci dan menemukan jeda antarlangkah proses.

Waktu ini menjadi dasar untuk mengurutkan peristiwa, menghitung waktu siklus proses, dan menemukan hambatan yang berkaitan dengan durasi.

Tersedia di log audit sistem, rekaman transaksi, atau tabel riwayat peristiwa yang mencatat waktu setiap langkah proses.

Waktu Pembaruan Data Terakhir menunjukkan seberapa baru data yang dianalisis. Waktu ini mencatat kapan proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL) terakhir dijalankan, sehingga Anda dapat mengetahui seberapa mutakhir hasil analisis. Waktu ini berbeda dari waktu peristiwa, yang mencatat kapan aktivitas bisnis terjadi.

Atribut ini penting untuk tata kelola data dan memberi tahu pemangku kepentingan seberapa baru informasi yang tersedia. Atribut ini membantu pengguna mengetahui apakah data yang dilihat merupakan informasi terkini atau rekaman dari hari atau minggu sebelumnya. Konteks ini penting untuk mengambil keputusan tepat waktu berdasarkan dashboard process mining.

Memberi konteks penting tentang kebaruan data, sehingga pemangku kepentingan memahami seberapa mutakhir informasi proses yang tersedia.

Waktu ini biasanya dibuat dan disimpan oleh alat integrasi data atau ETL saat data dimuat.

Atribut Sistem Sumber menunjukkan asal data peristiwa. Di banyak organisasi, siklus hidup kontrak dapat melibatkan beberapa sistem, seperti platform CLM, CRM untuk memulai proses, dan sistem ERP untuk data keuangan. Mencatat sistem sumber setiap peristiwa penting untuk memvalidasi data dan memahami sistem yang digunakan dalam proses.

Dalam analisis process mining, atribut ini membantu menemukan proses yang tersebar di beberapa sistem. Atribut ini dapat menunjukkan apakah keterlambatan atau masalah terjadi saat data berpindah di antara aplikasi tertentu. Informasi ini juga penting untuk tata kelola data dan melacak sumber masalah kualitas data.

Menunjukkan asal data. Informasi ini penting untuk memvalidasi data, memahami proses yang tersebar di beberapa sistem, dan menelusuri masalah kualitas data.

Informasi ini biasanya ditambahkan saat data diekstrak atau tersedia sebagai kolom standar di log sistem.

Atribut Departemen menunjukkan tim atau unit bisnis internal yang bertanggung jawab atas atau terkait dengan kontrak. Biasanya, departemen ini adalah tempat pemilik kontrak bekerja atau tim yang mengajukan permintaan kontrak.

Atribut ini penting untuk membandingkan kinerja internal dan menganalisis beban kerja. Informasi ini membantu memahami perbedaan proses pengelolaan kontrak di berbagai bagian organisasi. Dashboard 'Beban Kerja dan Produktivitas Tim' dapat difilter berdasarkan departemen untuk membandingkan kinerja, menemukan kebutuhan sumber daya, dan mengetahui departemen yang mungkin memerlukan pelatihan atau dukungan proses tambahan. Atribut ini membantu menjawab pertanyaan seperti, 'Departemen mana yang memiliki siklus persetujuan paling lama?' atau 'Bagaimana proses di Penjualan dibandingkan dengan Pengadaan?'.

Memungkinkan perbandingan kinerja proses antarunit bisnis, sehingga hambatan internal dapat ditemukan dan praktik yang baik dapat dibagikan.

Biasanya terkait dengan profil pengguna pemilik kontrak atau tercantum sebagai kolom pada rekaman kontrak.

Jenis Kontrak adalah atribut kategori untuk mengelompokkan kontrak berdasarkan sifat dan tujuan hukumnya. Jenis yang umum mencakup NDA, MSA, SOW, serta perjanjian penjualan atau pengadaan. Klasifikasi ini memberi konteks bisnis penting untuk memahami siklus hidup kontrak.

Atribut ini berguna untuk analisis perbandingan. Analis dapat memfilter peta proses dan KPI untuk melihat apakah jenis kontrak tertentu memiliki alur proses berbeda, waktu siklus lebih lama, atau lebih banyak pekerjaan ulang. Misalnya, analisis dapat menunjukkan bahwa tinjauan hukum untuk MSA memakan waktu jauh lebih lama daripada NDA. Temuan ini dapat mendorong perancangan ulang proses untuk jenis perjanjian yang lebih rumit.

Memungkinkan proses dikelompokkan dan dibandingkan, sehingga Anda dapat melihat pengaruh jenis kontrak terhadap waktu siklus, kerumitan, dan risiko.

Kolom ini biasanya tersedia di rekaman kontrak utama dalam sistem CLM.

Nama Pengguna menunjukkan orang yang bertanggung jawab menyelesaikan tugas tertentu dalam siklus hidup kontrak. Orang tersebut dapat berupa pemilik kontrak, peninjau hukum, pemberi persetujuan, atau penanda tangan. Atribut ini menghubungkan aktivitas proses dengan orang yang melakukannya.

Dalam process mining, atribut ini membantu melihat kinerja tim dan individu. Data ini digunakan di dashboard seperti 'Beban Kerja dan Produktivitas Tim' untuk menganalisis pembagian pekerjaan, menemukan karyawan atau tim yang kelebihan beban, dan menilai kinerja. Atribut ini juga membantu memahami bagaimana perbedaan cara kerja pengguna dapat menyebabkan variasi atau keterlambatan proses, sehingga pelatihan atau alokasi sumber daya dapat disesuaikan.

Menghubungkan aktivitas proses dengan individu, sehingga pembagian beban kerja, kinerja tim, dan alokasi sumber daya dapat dianalisis.

Biasanya tersedia di rekaman transaksi, log audit, atau kolom penugasan tugas dalam sistem sumber.

Nama Pihak Lain menunjukkan entitas eksternal yang menjalin perjanjian dengan organisasi. Pihak tersebut dapat berupa pelanggan, pemasok, atau mitra. Informasi ini memberi konteks penting tentang hubungan bisnis yang diatur dalam kontrak.

Sebagai dimensi analisis, informasi pihak lain sangat berguna. Bisnis dapat menganalisis kinerja proses berdasarkan vendor atau pelanggan. Misalnya, analisis dapat menunjukkan bahwa negosiasi dengan pihak tertentu selalu memakan waktu lebih lama dari rata-rata. Temuan ini dapat membantu menyusun strategi negosiasi, mengelola hubungan, dan membuat templat kontrak khusus untuk mitra strategis agar proses lebih cepat.

Menunjukkan pihak eksternal, sehingga waktu siklus dan pola negosiasi dapat dianalisis berdasarkan pelanggan atau vendor.

Kolom standar pada rekaman kontrak, biasanya ditautkan ke rekaman data induk pelanggan atau pemasok.

Nilai Kontrak menunjukkan besarnya nilai finansial suatu kontrak. Nilai ini memberi konteks bisnis penting untuk membantu menentukan prioritas kontrak dan memahami dampaknya bagi organisasi. Nilai biasanya dinyatakan dalam mata uang tertentu.

Dalam process mining, atribut ini digunakan untuk menganalisis dampak bisnis dari kinerja proses. Dashboard 'Dampak Bisnis dan Volume Proses' menggunakan data ini untuk menunjukkan nilai kontrak yang sedang diproses, tertahan, atau ditandatangani. Data ini membantu memprioritaskan kontrak bernilai tinggi dan menjawab pertanyaan seperti, 'Apakah kontrak bernilai tertinggi tertahan dalam proses persetujuan?' atau 'Berapa nilai kontrak yang melewati tanggal perpanjangan?'.

Mengukur dampak finansial kontrak, sehingga Anda dapat menentukan prioritas dan menganalisis pengaruh inefisiensi proses terhadap perjanjian bernilai tinggi.

Terdapat di bagian detail keuangan pada rekaman kontrak utama dalam sistem CLM atau ERP.

Status Kontrak menunjukkan posisi kontrak dalam siklus hidupnya pada waktu tertentu. Atribut ini biasanya diperbarui saat kontrak melewati pencapaian penting. Status ini memberikan ringkasan umum tentang kemajuan kontrak.

Atribut ini berguna untuk memfilter kasus dan menganalisis bagian tertentu dari portofolio kontrak. Misalnya, analis dapat berfokus pada kontrak 'Active' untuk mengelola kewajiban atau kontrak 'Stalled' untuk memahami penyebab keterlambatan. Atribut ini menjadi bagian penting dari dashboard 'Kinerja Siklus Hidup Kontrak', yang membantu memvisualisasikan jumlah kontrak di setiap tahap dan mengukur KPI 'Tingkat Kontrak Tertahan'.

Memberikan gambaran umum tentang tahap kontrak saat ini, sehingga portofolio kontrak dapat difilter dan dianalisis berdasarkan tahap siklus hidup.

Kolom status utama pada rekaman kontrak dalam sistem CLM.

Waktu Akhir Peristiwa menandai selesainya suatu aktivitas. Jika dipasangkan dengan Waktu Mulai Peristiwa, data ini dapat digunakan untuk menghitung durasi setiap langkah dalam siklus hidup kontrak secara akurat. Tingkat perincian ini penting untuk menganalisis kinerja secara mendalam.

Atribut ini digunakan untuk menghitung durasi aktivitas, yang menjadi dasar untuk menemukan hambatan. Dashboard seperti 'Analisis Hambatan Persetujuan dan Tinjauan' menggunakan data ini untuk menunjukkan langkah yang menyebabkan keterlambatan kontrak. Dengan memahami durasi setiap aktivitas, organisasi dapat memusatkan upaya perbaikan pada bagian proses yang paling lama, seperti tinjauan hukum atau negosiasi.

Memungkinkan penghitungan durasi setiap aktivitas, yang penting untuk menemukan lokasi hambatan proses secara tepat.

Tersedia di log audit sistem atau tabel riwayat peristiwa. Jika tidak dicatat secara langsung, waktu ini mungkin perlu ditentukan dari waktu mulai peristiwa berikutnya.

Jumlah Revisi mencatat banyaknya pekerjaan ulang pada kontrak sebelum ditandatangani. Jumlah ini bertambah setiap kali dokumen diedit dan versi baru dibuat. Angka ini dapat menunjukkan kerumitan dan alotnya proses negosiasi.

Atribut ini mengukur efisiensi secara langsung dan digunakan untuk menghitung KPI 'Tingkat Pengerjaan Ulang Kontrak'. Dashboard 'Efisiensi Negosiasi dan Pengerjaan Ulang' menggunakan data ini untuk menemukan kontrak, pihak lain, atau jenis kontrak yang memerlukan terlalu banyak revisi. Jumlah revisi yang tinggi sering berkaitan dengan waktu siklus yang lebih lama. Hal ini dapat menandakan persyaratan yang kurang jelas, taktik negosiasi yang agresif, atau perlunya templat standar yang lebih baik.

Mengukur tingkat pengerjaan ulang dan kerumitan negosiasi, sehingga penyebab inefisiensi dan waktu siklus yang panjang dapat ditemukan.

Data dapat diambil dari kolom nomor versi dokumen kontrak atau dihitung berdasarkan jumlah aktivitas 'Kontrak Direvisi' untuk setiap kasus.

Tanggal Kedaluwarsa adalah kolom tanggal penting yang menandai akhir masa kontrak. Tanggal ini menentukan siklus hidup kontrak aktif dan menjadi pemicu utama untuk proses perpanjangan atau penghentian. Pengelolaan tanggal kedaluwarsa yang baik membantu mencegah layanan atau pendapatan terhenti tanpa sengaja.

Dalam process mining, atribut ini penting untuk dashboard 'Pengelolaan Kewajiban dan Perpanjangan'. Atribut ini digunakan untuk menghitung KPI 'Tingkat Perpanjangan Tepat Waktu' dengan membandingkan tanggal aktivitas perpanjangan dengan tanggal kedaluwarsa. Dengan menganalisis kontrak yang mendekati tanggal kedaluwarsa, organisasi dapat mengelola rencana perpanjangan lebih awal dan mencegah hilangnya pendapatan atau gangguan operasional.

Tanggal ini penting untuk mengelola perpanjangan dan mengurangi risiko. Informasi ini membantu melacak pencapaian kontrak dan memastikan tindakan dilakukan tepat waktu.

Kolom tanggal penting pada rekaman kontrak utama dalam sistem CLM.