Templat data Record to Report, penutupan periode dan rekonsiliasi

Nama Aktivitas menjelaskan satu langkah dalam proses penutupan dan rekonsiliasi periode, seperti 'Entri Jurnal Dibukukan', 'Rekonsiliasi Disetujui', atau 'Periode Ditutup'. Aktivitas ini membentuk urutan peristiwa dalam proses menyeluruh untuk suatu periode keuangan.

Analisis urutan dan durasi aktivitas merupakan inti process mining. Analisis ini membantu mengungkap alur proses yang sebenarnya, menemukan hambatan saat aktivitas memakan waktu terlalu lama, dan mendeteksi penyimpangan dari prosedur standar. Nama aktivitas yang berbeda juga memungkinkan Anda memilah proses untuk berfokus pada subproses tertentu, seperti rekonsiliasi atau konsolidasi.

Atribut ini penting untuk memvisualisasikan peta proses, menemukan hambatan, dan memahami urutan peristiwa dalam siklus penutupan.

Diambil dari kode transaksi, log peristiwa, deskripsi tugas di alat workflow, atau perubahan status dokumen dalam sistem keuangan.

Periode Keuangan menunjukkan periode akuntansi tertentu, seperti '2023-12' atau 'Q4-2023', yang menjadi acuan semua aktivitas penutupan. Periode ini berfungsi sebagai kasus utama yang menghubungkan berbagai peristiwa, mulai dari penutupan subledger hingga pembuatan laporan akhir, dalam satu rangkaian proses menyeluruh.

Dalam process mining, analisis aktivitas yang dikelompokkan berdasarkan Periode Keuangan membantu mengukur total waktu siklus akhir periode. Anda dapat membandingkan periode yang berbeda untuk menemukan tren, perbaikan, atau penurunan kinerja. Dengan menjadikannya ID kasus, semua entri jurnal, rekonsiliasi, dan persetujuan terkait tercatat dalam upaya penutupan yang sama.

Pengenal kasus utama ini mengelompokkan semua aktivitas terkait, sehingga Anda dapat menganalisis waktu siklus dan efisiensi proses penutupan periode secara menyeluruh.

Biasanya terdapat di bagian header atau data umum dokumen keuangan dan sistem manajemen tugas terkait penutupan periode.

Waktu Peristiwa mencatat tanggal dan waktu tepat saat suatu aktivitas dimulai. Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menyusun kembali alur proses untuk setiap periode keuangan. Waktu ini menjadi titik awal bagi semua analisis process mining berbasis waktu.

Ketepatan Waktu Peristiwa sangat penting untuk menghitung indikator kinerja utama, seperti waktu siklus dan waktu tunggu antaraktivitas. Dengan menganalisis selisih waktu antara peristiwa yang berurutan, perusahaan dapat menemukan keterlambatan dan memahami dinamika waktu dalam proses penutupan. Informasi ini membantu menemukan peluang untuk mempercepat penutupan dan meningkatkan efisiensi.

Stempel waktu wajib ini diperlukan untuk mengurutkan peristiwa dengan benar, menghitung waktu siklus antaraktivitas, dan mengukur durasi keseluruhan proses penutupan.

Biasanya tercatat sebagai 'Tanggal Pembuatan', 'Tanggal Pembukuan', atau 'Tanggal Mulai' di log transaksi, header dokumen, atau tabel peristiwa sistem workflow.

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu pembaruan terakhir kumpulan data. Informasi ini memberi konteks penting untuk analisis, termasuk seberapa baru data tersebut dan batas waktu peristiwa yang tercakup. Untuk proses dinamis seperti penutupan periode, informasi ini penting bagi dashboard pemantauan waktu nyata.

Pemangku kepentingan yang menggunakan analisis process mining untuk mengambil keputusan perlu mengetahui seberapa baru data yang tersedia. Dengan begitu, mereka tahu apakah data yang dilihat merupakan gambaran historis yang lengkap atau rekaman hampir waktu nyata dari proses penutupan yang masih berlangsung. Stempel waktu ini juga menjadi metadata penting untuk menjaga integritas data dan kepercayaan pengguna.

Memberi konteks tentang kebaruan data, sehingga pengguna memahami seberapa mutakhir analisis proses yang mereka lihat.

Biasanya berupa metadata yang dihasilkan selama proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL).

Atribut Sistem Sumber menunjukkan aplikasi atau modul asal tempat aktivitas dicatat. Dalam lingkungan TI yang kompleks, proses penutupan periode sering melibatkan beberapa sistem, seperti ERP untuk entri jurnal, alat rekonsiliasi untuk validasi akun, dan sistem konsolidasi untuk pelaporan.

Mencatat sistem sumber setiap peristiwa membantu Anda memahami sistem teknologi yang digunakan dalam proses. Informasi ini dapat menunjukkan ketergantungan antarsistem dan mengungkap masalah integrasi data atau kinerja sistem tertentu. Tim TI dan keuangan dapat menggunakannya untuk menyederhanakan lanskap aplikasi atau mendiagnosis keterlambatan proses yang disebabkan oleh sistem tertentu.

Menunjukkan sistem tempat setiap langkah proses berlangsung, sehingga Anda dapat memahami perpindahan antar sistem dan mendiagnosis hambatan terkait teknologi.

Informasi ini sering tercantum dalam kerangka ekstraksi data atau metadata teknis di tabel sumber.

ID Entri Jurnal adalah nomor atau kode unik yang mengidentifikasi satu dokumen akuntansi. Dokumen ini menjadi sarana utama untuk mencatat transaksi keuangan, termasuk entri rutin, akrual, dan penyesuaian selama penutupan periode.

Atribut ini memungkinkan analisis terperinci atas pemrosesan entri jurnal. Dengan menghubungkan aktivitas ke ID Entri Jurnal tertentu, Anda dapat melacak siklus jurnal dari pembuatan hingga pembukuan, termasuk tahap peninjauan dan persetujuan. Atribut ini penting untuk dashboard yang berfokus pada penyesuaian manual karena membantu mengukur jumlah, nilai, dan dampaknya terhadap proses penutupan.

Mengidentifikasi dokumen akuntansi secara unik, sehingga jumlah entri jurnal, pengerjaan ulang, dan waktu siklus persetujuan dapat dianalisis secara terperinci.

Kolom kunci utama di tabel header dokumen akuntansi, sering diberi nama 'Nomor Dokumen' atau 'ID Jurnal'.

Kode Perusahaan menunjukkan badan hukum atau anak perusahaan tertentu dalam suatu grup perusahaan yang menjalani proses penutupan periode. Konsolidasi keuangan sering mengharuskan pembukuan beberapa entitas ditutup sebelum laporan tingkat grup dibuat.

Atribut ini penting untuk penyaringan dan pembandingan berdasarkan organisasi. Analis dapat membandingkan efisiensi dan ketepatan waktu proses penutupan di berbagai perusahaan dalam organisasi. Hasilnya membantu menemukan praktik baik dari entitas berkinerja tinggi yang dapat diterapkan di tempat lain, serta entitas yang mungkin memerlukan dukungan tambahan atau perbaikan proses.

Memungkinkan perbandingan dan tolok ukur proses penutupan di berbagai badan hukum, sehingga praktik baik dan area yang perlu diperbaiki dapat ditemukan.

Kolom organisasi standar yang terdapat di header hampir semua tabel transaksi keuangan dalam sistem ERP.

Nilai Transaksi menunjukkan nilai keuangan suatu peristiwa, biasanya terkait dengan entri jurnal atau penyesuaian. Nilainya dapat berupa total dokumen, nilai satu baris, atau jumlah penyesuaian dalam rekonsiliasi.

Atribut ini menambahkan konteks bisnis penting ke analisis proses. Anda dapat memprioritaskan masalah berdasarkan dampak keuangannya. Misalnya, analisis nilai entri jurnal manual dapat membantu memusatkan upaya otomatisasi pada penyesuaian yang paling signifikan. Atribut ini juga membantu menilai risiko dengan menemukan transaksi bernilai tinggi yang mungkin memerlukan kontrol atau persetujuan lebih ketat.

Memberi konteks keuangan pada peristiwa proses, sehingga dampak penyesuaian dalam nilai uang dapat dianalisis dan perbaikan dapat diprioritaskan berdasarkan nilainya.

Terdapat di tabel baris atau header dokumen keuangan, sering kali pada kolom mata uang lokal dan mata uang grup.

Atribut ini menunjukkan karyawan atau pengguna sistem yang bertanggung jawab menjalankan tugas tertentu dalam proses penutupan periode. Misalnya, akuntan yang membukukan entri jurnal, manajer yang menyetujui rekonsiliasi, atau analis yang membuat laporan keuangan.

Analisis proses berdasarkan Pengguna yang Bertanggung Jawab membantu memahami pembagian beban kerja dan kinerja tim, serta menemukan kebutuhan pelatihan. Analisis ini dapat menunjukkan apakah pekerjaan menumpuk pada orang tertentu atau terbagi tidak merata di dalam tim. Informasi tentang peran setiap orang membantu pengelolaan sumber daya dan meningkatkan produktivitas tim selama periode penutupan yang padat.

Membantu menganalisis pembagian beban kerja dan produktivitas tim, serta menemukan peluang pelatihan atau keterbatasan sumber daya.

Tercatat di kolom seperti 'Nama Pengguna', 'Dibuat Oleh', 'ID Karyawan', atau 'Pemilik' pada header dokumen keuangan dan log tugas workflow.

Status Rekonsiliasi menunjukkan keadaan rekonsiliasi akun pada waktu tertentu. Status yang umum mencakup 'Belum Dimulai', 'Sedang Berlangsung', 'Diajukan untuk Ditinjau', 'Ditolak', dan 'Disetujui'. Status ini sering kali sesuai dengan aktivitas dalam proses.

Analisis perubahan status menjadi cara utama untuk menyusun kembali alur proses rekonsiliasi. Status ini penting untuk mengukur indikator kinerja seperti Tingkat Rekonsiliasi Sekali Lulus, yang menunjukkan persentase rekonsiliasi yang disetujui tanpa penolakan. Status juga membantu menemukan akun atau departemen dengan tingkat penolakan tinggi, yang dapat menandakan masalah kualitas atau kebutuhan pelatihan.

Melacak kemajuan rekonsiliasi, sehingga tingkat pengerjaan ulang, waktu persetujuan, dan efisiensi keseluruhan subproses rekonsiliasi dapat diukur.

Kolom status pada tugas atau objek rekonsiliasi di sistem manajemen rekonsiliasi.

Waktu Selesai mencatat tanggal dan waktu tepat saat suatu aktivitas berakhir. Waktu Mulai menunjukkan kapan aktivitas dimulai, sedangkan Waktu Selesai diperlukan untuk mengetahui durasinya. Informasi ini terutama berguna untuk tugas yang memiliki durasi terukur, seperti membuat laporan kompleks atau melakukan rekonsiliasi manual.

Dalam process mining, Waktu Mulai dan Waktu Selesai digunakan bersama untuk menghitung waktu pengerjaan aktivitas. Metrik ini menjadi dasar untuk menemukan inefisiensi dan langkah yang menyita banyak sumber daya. Analisis waktu pengerjaan membantu membedakan waktu yang digunakan untuk mengerjakan tugas dari waktu tunggu sebelum langkah berikutnya dimulai, sehingga kinerja proses terlihat lebih jelas.

Memungkinkan penghitungan waktu pengerjaan aktivitas, yang penting untuk menemukan tugas yang tidak efisien dan hambatan sumber daya.

Dapat ditemukan sebagai 'Tanggal Penyelesaian', 'Tanggal Perubahan Terakhir', atau stempel waktu perubahan status di tabel transaksi atau log sistem sumber.

Akun General Ledger merupakan unsur penting dalam akuntansi keuangan. Akun ini mewakili jenis aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan, atau beban tertentu. Dalam proses penutupan periode, aktivitas seperti entri jurnal dan rekonsiliasi selalu terkait dengan satu atau beberapa akun GL.

Analisis proses berdasarkan Akun GL memberikan gambaran penutupan yang lebih terperinci. Anda dapat menemukan akun yang paling sulit atau lama direkonsiliasi, serta akun yang paling sering memerlukan entri penyesuaian. Temuan ini dapat membantu menyederhanakan bagan akun atau memperbaiki praktik akuntansi untuk akun berisiko tinggi atau bervolume besar.

Memungkinkan analisis terperinci untuk menemukan akun yang paling rumit atau lama direkonsiliasi, sehingga perbaikan proses dapat diarahkan dengan tepat.

Terdapat di rincian baris tabel entri jurnal dan menjadi atribut utama dalam sistem rekonsiliasi akun.

Atribut Departemen menunjukkan unit bisnis yang bertanggung jawab atas aktivitas tertentu, seperti Keuangan, Pengendalian, atau Utang Usaha. Atribut ini memberikan sudut pandang fungsional terhadap proses, melengkapi sudut pandang badan hukum dari Kode Perusahaan.

Analisis proses berdasarkan departemen membantu memahami perpindahan pekerjaan dan kolaborasi antartim. Analisis ini dapat menunjukkan keterlambatan akibat menunggu departemen lain menyelesaikan tugas prasyarat. Informasi tersebut berguna untuk meningkatkan komunikasi lintas fungsi dan menyederhanakan alur kerja yang melibatkan beberapa tim.

Membantu menganalisis perpindahan pekerjaan dan kinerja antar tim fungsional, serta menemukan peluang untuk meningkatkan kolaborasi lintas departemen.

Dapat diambil dari data induk pengguna, informasi pusat biaya yang terhubung ke transaksi, atau data yang dicantumkan langsung di sistem manajemen workflow.

Atribut Diotomatisasi adalah penanda boolean (true/false) yang membedakan tugas yang dilakukan seseorang dari tugas yang dijalankan proses sistem, seperti pekerjaan batch terjadwal atau bot robotic process automation (RPA). Atribut ini penting untuk memahami tingkat otomatisasi dalam proses penutupan.

Analisis proses dengan dimensi ini membantu mengukur dampak inisiatif otomatisasi. Perusahaan dapat melacak persentase aktivitas otomatis dan manual, menemukan kandidat utama untuk otomatisasi berikutnya, serta memastikan otomatisasi yang sudah ada berjalan sesuai harapan. Informasi ini penting bagi organisasi yang ingin menjalankan transformasi digital dan meningkatkan efisiensi fungsi keuangan.

Membedakan tugas yang dilakukan manusia dan sistem, sehingga tingkat otomatisasi dapat diukur dan peluang otomatisasi baru dapat ditemukan.

Dapat ditentukan dari ID pengguna, misalnya pengguna sistem atau bot, kode transaksi yang terkait dengan pekerjaan batch, atau penanda khusus dari alat workflow.

ID Rekonsiliasi mengidentifikasi satu proses rekonsiliasi secara unik, misalnya rekonsiliasi rekening bank tertentu untuk periode tertentu. ID ini berfungsi sebagai subkasus dalam proses penutupan periode secara keseluruhan dan mengelompokkan aktivitas seperti persiapan, peninjauan, dan persetujuan untuk rekonsiliasi tersebut.

ID ini penting untuk analisis terperinci atas subproses rekonsiliasi. Anda dapat mengukur waktu siklus rekonsiliasi dari awal hingga persetujuan akhir. ID ini juga membantu menghitung tingkat pengerjaan ulang dengan menemukan rekonsiliasi yang ditolak dan dikembalikan untuk diperbaiki.

Memungkinkan analisis terperinci atas subproses rekonsiliasi, termasuk waktu siklus, tingkat pengerjaan ulang, dan hambatan pada setiap rekonsiliasi.

Pengenal utama dalam sistem atau modul khusus untuk rekonsiliasi akun.

Jenis Entri Jurnal mengelompokkan dokumen akuntansi berdasarkan tujuan atau sifatnya. Jenis yang umum mencakup entri standar dari subledger, penyesuaian manual, akrual, reklasifikasi, dan entri pembalik. Klasifikasi ini memberi konteks penting tentang alasan jurnal dibuat.

Analisis proses berdasarkan Jenis Entri Jurnal membantu membedakan pembukuan rutin yang otomatis dari intervensi manual yang tidak standar. Banyaknya entri 'Penyesuaian' atau 'Manual' dapat menandakan masalah pada proses sebelumnya atau kurangnya otomatisasi. Analisis ini membantu menemukan peluang untuk menstandarkan proses dan mengurangi pekerjaan manual selama penutupan.

Mengelompokkan jurnal untuk membedakan entri rutin dan pengecualian, sehingga dampak penyesuaian manual dapat diukur dan dianalisis.

Biasanya tersimpan sebagai kolom klasifikasi 'Jenis Dokumen' atau nama serupa di header dokumen akuntansi.

Atribut ini mengelompokkan rekonsiliasi berdasarkan sifatnya. Jenis yang umum mencakup rekonsiliasi Neraca, Bank, Antarperusahaan, Aset Tetap, atau Laba Rugi. Setiap jenis dapat memiliki tingkat kerumitan, risiko, dan prosedur standar yang berbeda.

Analisis berdasarkan Jenis Rekonsiliasi memungkinkan perbandingan kinerja yang lebih bermakna. Misalnya, rekonsiliasi Antarperusahaan biasanya lebih rumit dan memakan waktu daripada rekonsiliasi bank sederhana. Atribut ini membantu menetapkan target kinerja yang realistis dan menemukan tantangan khusus pada setiap kategori pekerjaan rekonsiliasi.

Memungkinkan pembandingan kinerja berbagai kategori rekonsiliasi, sehingga tantangan proses dan efisiensi dapat dipahami dengan lebih jelas.

Diambil dari properti Akun GL atau disimpan sebagai kolom kategori khusus di alat manajemen rekonsiliasi.

Tanggal Penyelesaian yang Direncanakan, atau tanggal target, adalah batas waktu untuk menyelesaikan seluruh proses penutupan periode atau tonggak utama tertentu di dalamnya. Tanggal ini menjadi bagian penting dari kalender penutupan yang digunakan tim keuangan untuk mengelola pekerjaan.

Dengan membandingkan tanggal penyelesaian aktual dengan tanggal yang direncanakan, organisasi dapat mengukur Tingkat Penutupan Tepat Waktu, KPI penting bagi fungsi keuangan. Analisis penyimpangan dari rencana membantu tim memahami penyebab keterlambatan dan memperbaiki perencanaan serta pelaksanaan pada periode berikutnya. Dengan begitu, analisis proses tidak hanya menjelaskan apa yang terjadi, tetapi juga membantu tim memenuhi tenggat.

Memungkinkan pengukuran ketepatan waktu berdasarkan kalender penutupan, sehingga keterlambatan berulang dapat ditemukan dan perencanaan ke depan dapat diperbaiki.

Disimpan di aplikasi manajemen penutupan atau manajemen tugas, atau mungkin di kalender pusat maupun spreadsheet.