Templat data pemrosesan faktur Procure to Pay

Atribut Aktivitas menunjukkan tahap atau tindakan tertentu dalam alur kerja pemrosesan invoice. Aktivitas ini berasal dari berbagai peristiwa sistem, seperti pembuatan dokumen, perubahan status, persetujuan, atau tindakan pengguna yang tercatat dalam log perubahan SAP.

Analisis aktivitas merupakan inti process mining. Analisis ini membantu memetakan proses, menemukan hambatan, misalnya waktu tunggu yang lama setelah 'Invoice dikirim untuk disetujui', proses berulang, misalnya siklus 'Pemblokiran pembayaran diterapkan' dan 'Pemblokiran pembayaran dilepas' yang berulang, serta penyimpangan dari aturan kepatuhan. Urutan dan frekuensi aktivitas menunjukkan alur proses yang benar-benar terjadi.

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam peta proses, sehingga alur proses dapat divisualisasikan, hambatan ditemukan, dan pengerjaan ulang diidentifikasi.

Atribut ini biasanya berasal dari beberapa sumber, termasuk kode transaksi (SY-TCODE), kolom status di tabel seperti RBKP (misalnya RBSTAT), serta peristiwa perubahan dari tabel CDHDR dan CDPOS.

Nomor invoice menjadi pengenal kasus unik untuk perjalanan pemrosesan invoice. Setiap nomor merujuk pada satu invoice dari vendor. Dengan nomor ini, semua aktivitas terkait, mulai dari pencatatan data hingga pembayaran akhir, dapat dilacak sebagai satu rangkaian proses.

Dalam analisis process mining, atribut ini menjadi dasar untuk menyusun kembali siklus setiap invoice dari awal hingga akhir. Atribut ini menghubungkan berbagai peristiwa yang tercatat di SAP, seperti pemarkiran, pembukuan, pemblokiran, dan pelunasan, menjadi urutan kronologis. Hasilnya, Anda dapat melihat dengan jelas cara setiap invoice ditangani, waktu yang dibutuhkan, dan bagian yang menyimpang dari proses standar.

Ini adalah kunci utama yang menghubungkan semua peristiwa terkait satu invoice, sehingga menjadi dasar penting untuk analisis proses dan penelusuran variasi.

Biasanya, atribut ini menggunakan Nomor Dokumen dari tabel SAP RBKP, kolom BELNR, yang sering digabungkan dengan Kode Perusahaan (BUKRS) dan Tahun Fiskal (GJAHR) agar benar-benar unik.

Waktu peristiwa mencatat saat tepat suatu aktivitas bisnis dilakukan dan dicatat di sistem sumber. Stempel waktu ini menjadi dasar urutan kronologis, yang menyusun semua aktivitas untuk setiap invoice menjadi rangkaian yang jelas.

Dalam analisis, waktu peristiwa diperlukan untuk menghitung semua metrik berbasis durasi, seperti waktu siklus, waktu tunggu, dan waktu pemrosesan antaraktivitas. Data ini mendukung dashboard seperti 'Waktu siklus invoice dari awal hingga akhir' dan 'Durasi penyelesaian pemblokiran pembayaran' dengan mengukur waktu antara dua titik dalam proses. Stempel waktu yang akurat penting untuk menemukan keterlambatan dan hambatan kinerja.

Stempel waktu ini diperlukan untuk mengurutkan peristiwa dengan benar dan menghitung semua metrik kinerja, seperti waktu siklus dan durasi hambatan.

Biasanya, atribut ini diperoleh dengan menggabungkan tanggal perubahan (UDATE) dan waktu perubahan (UTIME) dari tabel header dokumen perubahan CDHDR. Untuk peristiwa pembuatan tertentu, atribut ini dapat menggunakan tanggal dan waktu pembuatan dari tabel seperti RBKP (ERNAM, ERZET).

Jika faktur memiliki selisih atau perlu diperiksa lebih lanjut, pembayaran akan diblokir. Kode alasan pemblokiran pembayaran menjelaskan penyebabnya, misalnya selisih kuantitas, selisih harga, atau pemblokiran manual.

Atribut ini penting untuk dashboard 'Payment Block Resolution Duration'. Analisis frekuensi dan durasi pemblokiran berdasarkan alasan membantu menemukan penyebab utama keterlambatan pembayaran. Misalnya, jika 'Price Discrepancy' paling sering menyebabkan pemblokiran yang lama, mungkin ada masalah pada data induk atau proses pesanan pembelian yang perlu ditangani.

Atribut ini menjelaskan penyebab keterlambatan faktur, membantu menemukan akar masalah pemblokiran pembayaran, dan menentukan prioritas perbaikan proses.

Alasan pemblokiran pembayaran dapat ditemukan di tingkat item pada tabel RSEG (kolom SPGRS) atau di tabel dokumen akuntansi BSEG (kolom ZLSPR).

Atribut Nama pengguna menunjukkan orang yang bertanggung jawab melakukan aktivitas tertentu dalam proses. Biasanya, atribut ini menggunakan nama pengguna SAP yang tercatat bersama transaksi atau peristiwa perubahan.

Atribut ini penting untuk menganalisis kinerja pengguna atau tim. Anda dapat menjawab pertanyaan seperti 'Siapa pemberi persetujuan tercepat?' atau 'Pengguna mana yang paling sering menyebabkan pengerjaan ulang?'. Dashboard menggunakan atribut ini untuk menganalisis pembagian beban kerja, menemukan kebutuhan pelatihan, dan memahami perbedaan kinerja antarpegawai.

Atribut ini memungkinkan analisis kinerja dan beban kerja per individu atau tim, serta membantu menemukan karyawan berkinerja tinggi, kebutuhan pelatihan, dan ketimpangan sumber daya.

Atribut ini menggunakan kolom 'Diubah oleh' (USERNAME) dari tabel header dokumen perubahan CDHDR. Untuk peristiwa pembuatan, atribut ini dapat menggunakan kolom 'Dimasukkan oleh' (ERNAM) di tabel seperti RBKP.

Nilai invoice menunjukkan total nilai invoice yang diajukan vendor. Ini adalah metrik keuangan utama untuk setiap kasus invoice.

Dalam process mining, atribut ini penting untuk analisis berdasarkan nilai. Anda dapat memfilter dan mengelompokkan proses berdasarkan nilai invoice, yang sering berkaitan dengan tingkat kerumitan proses dan persyaratan persetujuan. Misalnya, invoice bernilai tinggi mungkin mengikuti jalur persetujuan yang berbeda dan lebih ketat. Atribut ini juga digunakan dalam analisis kepatuhan, misalnya untuk memeriksa apakah invoice bernilai tinggi melewati tahap persetujuan yang diwajibkan.

Atribut ini memungkinkan analisis berdasarkan nilai, membantu Anda memprioritaskan invoice bernilai tinggi dan memahami pengaruh nilai invoice terhadap alur proses serta kepatuhan.

Atribut ini menggunakan kolom 'Nilai bruto invoice' (RMWWR) dari tabel header dokumen invoice RBKP.

Nomor pesanan pembelian menghubungkan invoice dengan dokumen pengadaan asal. Atribut ini menjadi dasar pencocokan tiga arah antara PO, penerimaan barang, dan invoice, serta analisis efisiensi proses invoice yang terkait dengan PO.

Atribut ini penting untuk dashboard seperti 'Tingkat ketidaksesuaian pencocokan invoice dengan PO'. Anda dapat memisahkan invoice yang terkait dengan PO dari invoice yang tidak terkait, karena keduanya sering memiliki alur dan tingkat kerumitan yang berbeda. Analisis masalah pada PO tertentu juga dapat membantu menemukan masalah di tahap awal proses pengadaan.

Atribut ini menghubungkan invoice dengan proses pengadaan, sehingga Anda dapat menganalisis invoice yang terkait dan tidak terkait dengan PO serta menemukan ketidaksesuaian pencocokan.

Atribut ini biasanya tersedia di tingkat item baris. 'Nomor pesanan pembelian' (EBELN) terdapat di tabel item invoice RSEG. Anda mungkin perlu menggabungkannya ke tingkat header.

Nomor vendor adalah kunci data induk yang mengidentifikasi pemasok. Atribut ini menghubungkan transaksi invoice dengan mitra bisnis tertentu sehingga Anda dapat menganalisis proses berdasarkan karakteristik vendor.

Analisis berdasarkan nomor vendor dapat menunjukkan pola penting dalam hubungan dan kinerja pemasok. Misalnya, Anda dapat menemukan vendor yang sering mengirimkan invoice bermasalah hingga memicu pemblokiran pembayaran atau ketidaksesuaian, serta vendor yang invoice-nya diproses paling efisien. Informasi ini berguna untuk manajemen vendor dan strategi pengadaan.

Atribut ini memungkinkan analisis per vendor untuk menemukan pola, masalah, atau efisiensi yang terkait dengan pemasok tertentu.

Atribut ini menggunakan kolom 'Pihak penagih' (LIFNR) dari tabel header dokumen invoice RBKP.

Tanggal jatuh tempo pembayaran dihitung berdasarkan tanggal dasar faktur dan ketentuan pembayaran yang disepakati. Tanggal ini menjadi batas waktu pembayaran agar tidak terlambat, terkena denda, atau merusak hubungan dengan vendor.

Atribut ini penting untuk KPI kinerja dan kepatuhan, seperti 'On-Time Payment Rate' dan 'Cash Discount Opportunity Loss'. Dengan membandingkan tanggal pembayaran aktual (Clearing Date) dengan tanggal jatuh tempo, analisis dapat menentukan apakah pembayaran dilakukan tepat waktu, lebih awal, atau terlambat. Atribut ini juga menjadi dasar dashboard Payment Terms Adherence.

Tanggal ini menjadi acuan untuk mengukur ketepatan waktu pembayaran dan menemukan peluang memperoleh diskon pembayaran lebih awal.

Tanggal ini sering kali dihitung. Tanggal dasar pembayaran (ZFBDT) terdapat di tabel BSEG. Logika tanggal jatuh tempo juga bergantung pada ketentuan pembayaran (BSEG-ZTERM).

Clearing Date menandai tahap akhir siklus faktur, yaitu pembayaran. Tanggal ini menunjukkan kapan item faktur terbuka dilunasi melalui dokumen pembayaran di sistem. Tanggal ini mencatat waktu pembayaran benar-benar dilakukan.

Atribut ini menjadi titik akhir bagi banyak KPI penting, termasuk 'Average Invoice Cycle Time' dan 'On-Time Payment Rate'. Tanggal ini dibandingkan dengan tanggal jatuh tempo untuk mengukur kinerja pembayaran. Untuk analisis diskon tunai, tanggal ini dibandingkan dengan periode diskon guna mengetahui apakah pembayaran dilakukan tepat waktu untuk memperoleh diskon.

Tanggal ini menandai selesainya proses dan menjadi dasar untuk menghitung total waktu siklus, tingkat pembayaran tepat waktu, serta realisasi diskon tunai.

Untuk item yang telah dilunasi, ini adalah kolom 'Clearing Date' (AUGDT) dari tabel item vendor yang telah dilunasi, BSAK.

Tanggal pembukuan menjadi tanggal penting dalam proses akuntansi. Tanggal ini menentukan periode fiskal saat beban faktur diakui di General Ledger. Biasanya, staf utang usaha menetapkannya saat memproses faktur.

Dalam analisis proses, aktivitas 'Invoice Posted' yang ditandai oleh tanggal ini menjadi tonggak penting. Durasi dari penerimaan faktur hingga tanggal pembukuan merupakan bagian penting dari total waktu siklus. Tanggal ini juga menjadi dasar pelaporan keuangan dan analisis throughput, misalnya untuk melacak jumlah faktur yang dibukukan per minggu atau bulan.

Tanggal ini menandai tonggak penting dalam proses, menentukan periode keuangan transaksi, dan menjadi komponen utama dalam menghitung waktu siklus.

Ini adalah kolom 'Posting Date' (BUDAT) dari tabel header dokumen faktur RBKP.

Akun General Ledger (G/L) adalah akun tujuan dalam bagan akun tempat dampak keuangan faktur dicatat. Data ini penting untuk pelaporan keuangan dan pengelolaan biaya.

Dalam process mining, analisis akun G/L menambahkan dimensi keuangan pada alur proses. Dashboard 'General Ledger Account Usage Analysis' dapat menunjukkan pola pengeluaran, menemukan kemungkinan kesalahan pengodean faktur, dan memastikan biaya dialokasikan ke departemen atau proyek yang tepat. Analisis ini menghubungkan pelaksanaan proses dengan dampak keuangannya.

Atribut ini menambahkan dimensi keuangan pada proses, sehingga alokasi biaya, pola pengeluaran, dan kemungkinan kesalahan pengodean faktur dapat dianalisis.

Data ini terdapat di tingkat item baris. 'G/L Account Number' (HKONT) ada di tabel item faktur RSEG untuk faktur PO atau BSEG untuk faktur FI langsung.

Saat menolak faktur, pemberi persetujuan sebaiknya menyertakan alasannya. Alasannya dapat berupa kode standar atau komentar bebas yang menunjukkan masalah, seperti 'Nomor PO tidak benar', 'Faktur duplikat', atau 'Jumlah tidak benar'.

Data ini penting untuk dashboard 'Invoice Rejection Reasons & Trends'. Dengan menganalisis frekuensi setiap alasan penolakan, bisnis dapat menemukan masalah yang sering terjadi dan mengambil tindakan perbaikan. Misalnya, jika 'Nomor PO tidak benar' sering muncul, komunikasi dengan vendor mungkin perlu ditingkatkan atau staf entri data perlu mendapat pelatihan. Analisis ini membantu mengurangi pekerjaan ulang dalam proses.

Atribut ini menunjukkan penyebab utama penolakan, sehingga perbaikan proses dapat dilakukan secara terarah untuk mengurangi pekerjaan ulang dan meningkatkan tingkat penyelesaian yang benar sejak awal.

Informasi ini sering kali tidak tersimpan dalam satu kolom standar. Data mungkin terdapat di log kontainer workflow, kolom teks panjang yang terkait dengan dokumen, atau kolom khusus dalam solusi workflow kustom.

Atribut boolean ini dihitung berdasarkan ketentuan pembayaran dan tanggal pembayaran aktual. Nilainya true jika 'Payment Terms' menawarkan diskon untuk pembayaran lebih awal, tetapi 'Clearing Date' jatuh setelah periode diskon berakhir. Atribut ini mengukur langsung kerugian keuangan akibat proses yang tidak efisien.

Atribut ini menjadi dasar dashboard 'Cash Discount Opportunity Loss'. Atribut ini memudahkan penghitungan dampak keuangan dari keterlambatan pemrosesan. Dengan memfilter kasus yang bernilai true, analis dapat menyelidiki varian proses dan hambatan yang paling sering menyebabkan diskon terlewat. Hasilnya dapat menjadi dasar yang kuat untuk perbaikan proses.

Atribut ini mengukur langsung kerugian keuangan akibat keterlambatan proses dan memperkuat alasan untuk mengoptimalkan alur kerja pemrosesan faktur.

Atribut ini tidak tersedia di SAP. Nilainya dihitung saat transformasi data dengan menafsirkan 'PaymentTerms' dan membandingkan 'ClearingDate' dengan tanggal jatuh tempo diskon.

Document Type digunakan untuk mengelompokkan berbagai jenis transaksi bisnis di SAP. Dalam pemrosesan faktur, jenis yang umum antara lain 'RE' untuk faktur standar dan 'KG' untuk nota kredit vendor. Jenis dokumen mengatur beberapa aspek pembukuan, seperti rentang nomor yang digunakan.

Dalam analisis, atribut ini dapat digunakan untuk memfilter proses berdasarkan jenis transaksi tertentu. Misalnya, proses penanganan nota kredit bisa sangat berbeda dari proses faktur standar. Memisahkan alur berdasarkan Document Type menghasilkan gambaran proses yang lebih akurat dan bermakna.

Atribut ini memungkinkan pemisahan dan analisis berbagai transaksi bisnis, seperti faktur dan nota kredit, yang mengikuti proses berbeda.

Ini adalah kolom 'Document Type' (BLART) dari tabel header dokumen faktur RBKP.

Payment Terms menetapkan batas waktu pembayaran faktur dan diskon tunai yang tersedia jika pembayaran dilakukan lebih awal. Contohnya, 'Net 30 days' atau '2% 10, Net 30'. Artinya, pembayaran dalam 10 hari mendapat diskon 2%; jika tidak, jumlah penuh harus dibayar dalam 30 hari.

Atribut ini menjadi dasar dashboard 'Cash Discount Opportunity Loss' dan KPI 'Cash Discount Capture Rate'. Analisis menggunakan ketentuan pembayaran bersama tanggal pembukuan dan pembayaran untuk menentukan apakah diskon tersedia dan berhasil dimanfaatkan. Atribut ini juga penting untuk dashboard Payment Terms Adherence.

Atribut ini penting untuk menganalisis tingkat pemanfaatan diskon tunai dan memahami dampak keuangan dari keterlambatan proses.

Ini adalah kolom 'Terms of Payment Key' (ZTERM) dari tabel header dokumen faktur RBKP.

Company Code adalah unit organisasi dasar di SAP Financials yang mewakili badan hukum independen. Semua transaksi keuangan, termasuk faktur, dibukukan ke kode perusahaan tertentu.

Atribut ini memungkinkan analisis proses dipilah berdasarkan badan hukum. Atribut ini penting untuk membandingkan kinerja proses, kepatuhan, dan efisiensi antarperusahaan dalam satu grup. Filter Company Code pada dashboard menampilkan KPI pemrosesan faktur untuk perusahaan tertentu.

Atribut ini memungkinkan perbandingan proses dan tolok ukur kinerja antar badan hukum dalam organisasi.

Ini adalah kolom 'Company Code' (BUKRS) dari tabel header dokumen faktur RBKP.

Atribut Currency menunjukkan mata uang yang digunakan untuk menyatakan nilai faktur, misalnya USD, EUR, atau JPY.

Atribut ini memberi konteks penting untuk Invoice Amount. Dengan begitu, data keuangan dapat ditafsirkan dan dijumlahkan dengan tepat, terutama di organisasi global yang menggunakan beberapa mata uang. Analisis dapat difilter berdasarkan mata uang untuk membandingkan efisiensi pemrosesan atau masalah di berbagai wilayah mata uang. Agar penjumlahan keuangan bermakna, nilai mungkin perlu dikonversi ke satu mata uang pelaporan.

Atribut ini memberi konteks yang diperlukan untuk setiap nilai keuangan, sehingga dapat ditafsirkan dengan tepat serta difilter dan dianalisis berdasarkan mata uang.

Ini adalah kolom 'Currency Key' (WAERS) dari tabel header dokumen faktur RBKP.

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu ekstraksi atau pembaruan data terakhir. Atribut ini berlaku untuk seluruh kumpulan data, bukan untuk setiap peristiwa, sehingga menunjukkan dengan jelas seberapa baru data tersebut.

Metadata ini penting bagi pengguna dashboard dan analis. Atribut ini membantu mereka memahami periode yang tercakup dalam analisis dan memastikan keputusan dibuat berdasarkan informasi terbaru. Biasanya, informasi ini ditampilkan dengan jelas di dashboard agar pengguna tahu kapan data terakhir diperbarui.

Atribut ini memberi tahu pengguna seberapa baru data yang tersedia, sehingga analisis dan keputusan menggunakan informasi terkini.

Nilai ini dibuat dan dimasukkan ke dalam kumpulan data oleh alat ekstraksi data atau ETL saat data diperbarui.

Atribut Sistem sumber menunjukkan asal data peristiwa, misalnya nama instans SAP ECC tertentu. Atribut ini sangat penting jika Anda menggunakan beberapa sistem ERP atau menggabungkan data dari berbagai sumber.

Dalam analisis, atribut ini membantu membandingkan proses dan kinerja di berbagai sistem, wilayah, atau unit bisnis yang mungkin menggunakan instans terpisah. Atribut ini memperjelas asal-usul data dan memungkinkan pemfilteran serta analisis khusus untuk setiap sistem.

Atribut ini memberi konteks penting saat Anda menggunakan beberapa sistem, sehingga data dapat dipisahkan dengan tepat dan kinerja tiap sistem dapat dianalisis.

Biasanya, nilai statis ini ditambahkan saat ekstraksi data. Nilai tersebut menunjukkan ID Sistem SAP (TADIR-SRCSYSTEM) atau pengenal yang ditetapkan secara manual untuk instans SAP tertentu.

Atribut boolean ini dihitung dengan membandingkan 'Clearing Date' (tanggal pembayaran aktual) dengan 'Payment Due Date'. Jika tanggal pelunasan melewati tanggal jatuh tempo, nilainya true; jika tidak, nilainya false. Atribut ini memberikan ukuran langsung dan sederhana untuk kinerja pembayaran tepat waktu setiap faktur.

Atribut ini memudahkan analisis dan visualisasi di dashboard. Anda dapat memfilter dan mengelompokkan data untuk menghitung KPI 'On-Time Payment Rate'. Pengguna dapat dengan cepat membandingkan alur proses faktur yang terlambat dengan yang dibayar tepat waktu, lalu menemukan pola proses yang mungkin menyebabkan keterlambatan.

Atribut ini memudahkan analisis kinerja pembayaran tepat waktu dan perbandingan proses faktur yang dibayar tepat waktu dengan yang terlambat.

Atribut ini tidak tersedia di SAP. Nilainya dihitung saat transformasi data menggunakan rumus: ClearingDate > PaymentDueDate.

Atribut Waktu selesai menandai selesainya suatu aktivitas. Banyak peristiwa di SAP dicatat sebagai satu titik waktu, sehingga waktu selesai sama dengan waktu mulai. Namun, untuk aktivitas yang memiliki durasi terukur, seperti tahap persetujuan yang sedang dikerjakan, atribut ini dapat menunjukkan kapan pekerjaan tersebut selesai.

Dalam analisis proses, waktu selesai yang terpisah memungkinkan Anda mengukur waktu pemrosesan aktivitas, bukan hanya waktu tunggu sebelumnya. Dengan begitu, Anda dapat membedakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan aktivitas dari waktu kasus menunggu aktivitas dimulai, sehingga efisiensi sumber daya dapat dianalisis lebih mendalam.

Atribut ini memungkinkan penghitungan waktu pemrosesan aktivitas, membedakannya dari waktu tunggu antaraktivitas, dan membantu analisis hambatan.

Sering kali nilainya sama dengan waktu mulai dan diperoleh dari CDHDR-UDATE serta CDHDR-UTIME. Dalam beberapa kasus, nilainya dapat diambil dari log workflow yang mencatat waktu mulai dan selesai tugas secara eksplisit.