Templat data pemrosesan faktur untuk proses pembelian hingga pembayaran

Nama Aktivitas menjelaskan satu langkah atau tonggak dalam proses pemrosesan faktur. Contohnya mencakup 'Faktur diterima', 'Faktur diajukan untuk persetujuan', 'Pembayaran ditahan', dan 'Pembayaran dilakukan'. Atribut ini menceritakan apa yang terjadi pada faktur dari waktu ke waktu.

Dalam process mining, atribut ini digunakan untuk membuat peta proses yang menggambarkan alur kerja secara visual. Analisis urutan, frekuensi, dan jalur aktivitas membantu menemukan alur proses yang umum, penyimpangan, hambatan, dan siklus pekerjaan ulang. Nama aktivitas yang berkualitas dan terperinci sangat penting untuk menghasilkan analisis proses yang bermakna dan dapat ditindaklanjuti.

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam proses, menjadi dasar peta proses dan memungkinkan analisis semua hal yang berkaitan dengan alur.

Informasi ini sering diperoleh dari log perubahan status, tabel peristiwa, atau kode transaksi dalam sistem sumber.

Nomor Faktur adalah kode alfanumerik unik yang diberikan pemasok pada faktur. Dalam process mining, atribut ini sangat penting karena biasanya digunakan sebagai ID Kasus untuk mengidentifikasi perjalanan setiap faktur, dari penerimaan hingga pembayaran.

Dengan menggunakan Nomor Faktur sebagai ID Kasus, semua aktivitas terkait, seperti 'Faktur diterima', 'Faktur disetujui', dan 'Pembayaran dilakukan', dapat dihubungkan untuk menyusun kembali proses dari awal hingga akhir bagi faktur tersebut. Dengan demikian, Anda dapat menganalisis waktu siklus, jalur, dan penyimpangan setiap kasus secara terperinci. Inilah dasar seluruh analisis proses.

Ini adalah pengenal kasus utama yang menghubungkan semua peristiwa terkait sehingga siklus satu faktur dari awal hingga akhir dapat ditelusuri.

Kolom utama ini biasanya terdapat di bagian kepala tabel transaksi faktur.

Waktu Peristiwa, atau Waktu Mulai, mencatat tanggal dan waktu persis saat aktivitas bisnis berlangsung. Setiap aktivitas dalam proses, dari 'Faktur diterima' hingga 'Pembayaran dilakukan', memiliki stempel waktu. Informasi kronologis ini penting untuk mengurutkan peristiwa dan menghitung durasi.

Atribut ini digunakan untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menyusun alur proses untuk setiap kasus. Atribut ini menjadi dasar semua analisis berbasis waktu, termasuk penghitungan waktu siklus antaraktivitas, penemuan hambatan yang membuang waktu, dan pemantauan kinerja terhadap perjanjian tingkat layanan. Stempel waktu yang akurat dan tepat sangat penting agar analisis process mining dapat diandalkan.

Atribut ini menunjukkan urutan kronologis peristiwa dan menjadi dasar semua perhitungan kinerja serta durasi, seperti waktu siklus.

Biasanya terdapat dalam log peristiwa atau pada kolom 'Tanggal Pembuatan' atau 'Tanggal Entri' yang terkait dengan setiap transaksi atau perubahan status.

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu terakhir data diekstrak atau diperbarui. Sebagai kolom metadata, atribut ini menunjukkan seberapa baru data yang dianalisis.

Informasi ini tidak digunakan langsung untuk menggambar peta proses, tetapi penting untuk memahami kemutakhiran analisis. Pengguna dapat mengetahui apakah data yang dilihat merupakan data terkini atau rekaman dari waktu tertentu. Hal ini penting untuk mengambil keputusan operasional berdasarkan informasi yang tepat. Atribut ini juga berguna untuk memantau kondisi dan frekuensi alur data.

Atribut ini menunjukkan kemutakhiran data sehingga pengguna dapat mengetahui seberapa terkini analisis proses.

Stempel waktu ini biasanya dibuat dan ditambahkan ke kumpulan data selama proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL).

Atribut Sistem Sumber menunjukkan aplikasi atau platform tempat peristiwa pemrosesan faktur dicatat. Dalam lingkungan TI yang kompleks, perjalanan faktur dapat melibatkan beberapa sistem, seperti solusi pemindaian, alat alur kerja, dan sistem ERP.

Mengetahui sistem sumber memberi konteks pada data dan membantu mengatasi masalah kualitas data. Informasi ini juga memungkinkan analisis proses yang melintasi beberapa sistem, sehingga potensi kendala integrasi atau keterlambatan akibat perpindahan antar aplikasi dapat terlihat. Hal ini sangat berguna saat menggabungkan data dari sistem lama dan modern.

Atribut ini memberi konteks tentang asal data, yang penting untuk validasi data dan analisis proses yang melibatkan beberapa sistem TI.

Nilai ini sering ditambahkan secara tetap saat ekstraksi data atau diambil dari kolom dalam log sistem yang menunjukkan nama atau ID aplikasi.

Atribut ini mencatat alasan spesifik mengapa proses faktur terhenti, baik karena ditolak dalam alur kerja persetujuan maupun diblokir pembayarannya setelah disetujui. Alasannya dapat berupa 'Jumlah Tidak Sesuai', 'Harga Tidak Cocok', 'Nomor PO Tidak Ada', atau 'Faktur Duplikat'.

Atribut ini sangat penting untuk analisis akar masalah. Dengan menganalisis frekuensi tiap alasan, organisasi dapat menemukan sumber utama kendala dan inefisiensi dalam proses faktur. Wawasan berbasis data ini membantu mengatasi masalah yang mendasarinya, misalnya dengan memperbaiki komunikasi dengan pemasok, meningkatkan kepatuhan terhadap PO, atau memberikan pelatihan yang lebih baik kepada staf.

Informasi ini penting untuk analisis akar masalah dan membantu menemukan penyebab umum keterlambatan pemrosesan, pengerjaan ulang, dan inefisiensi.

Informasi ini tersedia di kolom khusus seperti 'Kode Alasan' atau 'Alasan Penahanan' dalam data transaksi faktur atau log persetujuan terkait.

Jumlah faktur mencakup nilai total faktur, termasuk semua item, pajak, dan biaya. Atribut keuangan dasar ini menunjukkan nilai setiap kasus. Anda dapat menganalisisnya bersama atribut lain untuk memahami dampaknya terhadap proses.

Atribut ini penting untuk analisis keuangan dan penentuan prioritas. Dengan memfilter faktur berdasarkan jumlahnya, analis dapat memeriksa apakah faktur bernilai tinggi melalui jalur persetujuan yang berbeda atau lebih ketat, atau lebih sering mengalami keterlambatan. Atribut ini juga diperlukan untuk dasbor yang memantau total nilai faktur yang diproses dan KPI terkait pemanfaatan diskon, karena potensi penghematan dihitung sebagai persentase dari jumlah faktur.

Atribut ini membantu menganalisis dampak keuangan, menentukan prioritas faktur bernilai tinggi, dan mengetahui apakah nilai faktur memengaruhi waktu atau jalur pemrosesan.

Kolom ini biasanya tersedia di header tabel transaksi faktur.

Atribut ini menunjukkan mata uang yang digunakan untuk menyatakan jumlah faktur. Informasi ini penting bagi organisasi yang beroperasi secara internasional dan bertransaksi dengan pemasok dari berbagai negara. Kode mata uang, yang biasanya mengikuti standar ISO 4217, memastikan data keuangan ditafsirkan dengan benar.

Dalam analisis, mata uang faktur digunakan untuk mengelompokkan data berdasarkan wilayah atau negara. Informasi ini penting untuk pelaporan keuangan agar jumlah dijumlahkan dengan benar, sering kali setelah dikonversi ke mata uang pelaporan standar. Analisis perbedaan proses berdasarkan mata uang juga dapat mengungkap kerumitan pembayaran internasional atau pengelolaan valuta asing.

Atribut ini memberi konteks yang diperlukan untuk memahami jumlah faktur, sehingga analisis keuangan dan pengelompokan data untuk operasional global dapat dilakukan dengan akurat.

Kolom ini biasanya tersedia di header tabel transaksi faktur.

Atribut ini mencatat nama pihak eksternal yang menerbitkan faktur. Informasi ini menghubungkan transaksi keuangan dengan pemasok tertentu. Data pemasok yang konsisten dan akurat penting untuk pelaporan dan analisis.

Dalam process mining, Nama pemasok menjadi dimensi penting untuk mengelompokkan data. Analis dapat memfilter proses untuk memeriksa penanganan faktur dari pemasok dengan volume tinggi atau yang sering bermasalah. Dengan begitu, Anda dapat menemukan pemasok yang kerap mengirim faktur dengan kesalahan sehingga proses tertunda dan perlu dikerjakan ulang. Data ini juga mendukung pengelolaan kinerja pemasok dan pencarian peluang untuk menjalankan program pemasok pilihan.

Atribut ini memungkinkan Anda mengelompokkan proses untuk menganalisis kinerja tiap pemasok. Informasi ini penting untuk pengelolaan pemasok dan menemukan sumber faktur bermasalah.

Informasi ini biasanya ada di data header faktur dan ditautkan ke tabel data induk pemasok melalui ID pemasok.

Atribut Pengguna menunjukkan orang atau sistem otomatis yang bertanggung jawab menjalankan langkah tertentu dalam alur kerja pemrosesan faktur. Contohnya, staf utang usaha yang memasukkan faktur, manajer yang menyetujuinya, atau bot otomatis yang mencocokkan data.

Analisis berdasarkan pengguna membantu Anda memahami pembagian beban kerja, kinerja tiap orang, dan kebutuhan pelatihan. Anda dapat memfilter peta proses untuk melihat cara tim atau individu menangani faktur dan menemukan perbedaan alur kerja. Analisis ini dapat menunjukkan pengguna berkinerja tinggi, masalah perutean, atau pengguna yang memerlukan dukungan atau pelatihan tambahan tentang prosedur perusahaan.

Atribut ini membantu menganalisis pembagian beban kerja, kinerja pengguna, dan perbedaan proses antarindividu atau tim.

Informasi ini biasanya tersedia di detail transaksi dengan label seperti 'Nama Pengguna', 'Dimasukkan Oleh', 'Diubah Oleh', atau 'Penyetuju'.

Tanggal jatuh tempo pembayaran dihitung berdasarkan tanggal faktur dan ketentuan pembayaran yang disepakati. Tanggal ini menjadi batas pembayaran kepada pemasok agar hubungan bisnis tetap baik dan denda keterlambatan dapat dihindari.

Atribut ini penting untuk memantau ketepatan waktu pembayaran. Anda dapat menggunakannya untuk menghitung KPI seperti Tingkat Pembayaran Tepat Waktu dan menemukan faktur yang berisiko terlambat. Dengan menganalisis jarak antara tanggal persetujuan faktur dan tanggal jatuh tempo, Anda dapat menilai efisiensi penjadwalan dan pelaksanaan pembayaran.

Atribut ini penting untuk mengukur ketepatan waktu pembayaran dan menganalisis penyebab keterlambatan.

Tanggal ini biasanya tercantum dalam detail transaksi faktur. Tanggal dapat dimasukkan langsung atau dihitung dari tanggal faktur dan ketentuan pembayaran.

Atribut Waktu Selesai mencatat saat yang tepat ketika suatu langkah proses berakhir. Atribut ini penting untuk menghitung durasi aktivitas secara akurat, salah satu metrik dasar dalam process mining. Dengan membandingkan Waktu Mulai dan Waktu Selesai, analis dapat mengukur durasi setiap langkah, menemukan hambatan, dan menentukan bagian yang perlu ditingkatkan efisiensinya.

Dalam analisis, Waktu Selesai digunakan untuk menghitung waktu siklus aktivitas satu per satu maupun seluruh bagian proses. Misalnya, durasi langkah 'Persetujuan faktur' dapat dihitung dengan mengurangi Waktu Mulai dari Waktu Selesai aktivitas 'Faktur disetujui'. Data ini membantu menyusun dasbor kinerja, menetapkan tolok ukur, dan memantau dampak perubahan proses.

Atribut ini memungkinkan penghitungan durasi aktivitas secara akurat, yang penting untuk menemukan hambatan dan mengukur efisiensi pemrosesan.

Terdapat dalam log sistem atau data transaksi, biasanya pada kolom 'Tanggal Penyelesaian', 'Tanggal Perubahan', atau kolom stempel waktu terpisah untuk penyelesaian aktivitas.

Ketentuan pembayaran adalah syarat pembayaran faktur yang disepakati dengan pemasok. Ketentuan ini biasanya ditulis dalam format standar, seperti 'Net 30' (pembayaran jatuh tempo dalam 30 hari) atau '2% 10, Net 30' (diskon 2% jika dibayar dalam 10 hari, jika tidak, jumlah penuh jatuh tempo dalam 30 hari).

Atribut ini penting untuk strategi keuangan dan analisis kinerja. Ketentuan pembayaran menjadi dasar untuk menghitung tanggal jatuh tempo dan menemukan peluang mendapatkan diskon pembayaran lebih awal. Analisis proses berdasarkan ketentuan pembayaran dapat menunjukkan apakah ketentuan tertentu berkaitan dengan keterlambatan pemrosesan atau apakah organisasi sudah memanfaatkan peluang diskon dengan baik.

Atribut ini penting untuk menganalisis ketepatan waktu pembayaran dan menemukan peluang mendapatkan diskon pembayaran lebih awal.

Informasi ini biasanya berasal dari data induk pemasok dan dicantumkan di header faktur.

Kode perusahaan menunjukkan badan hukum atau anak perusahaan tertentu dalam sebuah korporasi. Dalam banyak sistem keuangan, transaksi dipisahkan berdasarkan kode perusahaan untuk keperluan akuntansi dan pelaporan.

Atribut ini memungkinkan perbandingan antarunit bisnis. Analis dapat mengelompokkan peta proses berdasarkan kode perusahaan untuk membandingkan kinerja, menemukan praktik baik di satu entitas, dan mengungkap masalah sistemik di entitas lain. Organisasi dengan lebih dari satu badan hukum memerlukan atribut ini untuk memahami perbedaan proses dan memastikan kepatuhan di seluruh perusahaan.

Atribut ini membantu membandingkan proses antarberbagai badan hukum atau unit bisnis dalam organisasi.

Kolom organisasi dasar ini biasanya tersedia di header semua tabel transaksi keuangan.

Nomor pesanan pembelian menghubungkan faktur dengan dokumen pengadaan yang telah disetujui. Hubungan ini menjadi dasar proses pencocokan, saat sistem memeriksa apakah detail faktur, seperti jumlah dan harga, sesuai dengan pesanan dalam PO.

Atribut ini penting untuk menganalisis efisiensi proses pencocokan. Tingginya jumlah faktur yang didukung PO dan diproses langsung tanpa intervensi menunjukkan proses pengadaan yang berjalan baik. Sebaliknya, analisis faktur tanpa PO dapat mengungkap pembelian di luar prosedur atau bagian yang tidak mematuhi kebijakan pengadaan. Keberadaan PO sering digunakan untuk mengelompokkan proses dan membandingkan efisiensinya.

Atribut ini membantu membedakan faktur dengan PO dan tanpa PO. Keduanya sering mengikuti proses yang berbeda dan memiliki tingkat efisiensi yang berbeda.

ID ini biasanya tercantum di detail item atau header transaksi faktur dan menghubungkan faktur dengan dokumen pembelian.

Status faktur menunjukkan posisi faktur dalam siklus proses saat data diekstrak. Status yang umum antara lain 'Sedang Diproses', 'Disetujui', 'Dibayar', 'Ditolak', atau 'Diblokir'. Atribut ini memberi gambaran umum tentang kondisi faktur saat ini.

Process mining merekonstruksi seluruh perjalanan faktur, sedangkan status saat ini berguna untuk dasbor operasional yang memantau beban kerja aktif. Manajer dapat melihat jumlah faktur di setiap tahap, misalnya yang menunggu persetujuan atau diblokir. Informasi ini membantu tim mengelola alur faktur secara proaktif agar hambatan dan keterlambatan dapat dicegah.

Atribut ini memberi gambaran beban kerja saat ini dan membantu memantau jumlah faktur di berbagai tahap, seperti 'Menunggu Persetujuan' atau 'Diblokir'.

Status ini biasanya berupa kolom di tabel header faktur yang diperbarui saat faktur melewati siklus prosesnya.

Tanggal faktur adalah tanggal yang dicantumkan pemasok pada dokumen faktur. Dari sisi pemasok, tanggal ini menandai awal resmi siklus pembayaran dan sering menjadi dasar penghitungan tanggal jatuh tempo sesuai ketentuan pembayaran yang disepakati.

Analisis jeda antara tanggal faktur dan aktivitas 'Faktur Diterima' atau 'Faktur Dimasukkan' penting untuk menemukan keterlambatan pengiriman atau pencatatan faktur. Jeda penerimaan faktur ini dapat menjadi bagian tersembunyi yang cukup besar dari total waktu siklus. Menguranginya dapat meningkatkan ketepatan waktu pembayaran dan memperbesar peluang mendapatkan diskon pembayaran lebih awal.

Atribut ini membantu mengukur jeda penerimaan faktur, yaitu waktu antara penerbitan faktur oleh pemasok dan pencatatannya di sistem.

Kolom tanggal standar ini tersedia di data header faktur dan biasanya berlabel 'Tanggal Dokumen' atau 'Tanggal Faktur'.