Templat Data Pemrosesan Faktur Utang Usaha

ID faktur adalah kode alfanumerik unik yang diberikan untuk setiap faktur dari pemasok. ID ini menjadi acuan utama bagi semua aktivitas dan data yang terkait dengan faktur tersebut, mulai dari penerimaan hingga pembayaran dan pelunasan.

Dalam process mining, ID faktur sangat penting. ID ini berfungsi sebagai ID Kasus yang memungkinkan perangkat lunak menggabungkan rangkaian peristiwa, seperti 'Faktur Diterima', 'Disetujui', dan 'Dibayar', menjadi alur proses yang utuh untuk satu faktur. Dengan begitu, Anda dapat menganalisis variasi proses, durasi siklus, dan hambatan untuk setiap faktur, serta melihat dengan jelas bagaimana tiap faktur ditangani.

Ini adalah atribut terpenting karena menghubungkan semua langkah proses terkait ke dalam satu kasus, sehingga analisis dan visualisasi proses dari awal hingga akhir dapat dilakukan.

Biasanya terdapat di data header faktur atau tabel transaksi utang usaha pada sistem sumber.

Nama Aktivitas menjelaskan tindakan, perubahan status, atau tahap tertentu dalam siklus pemrosesan faktur. Setiap peristiwa yang tercatat untuk sebuah faktur, seperti 'Faktur Divalidasi', 'Diajukan untuk Persetujuan', atau 'Pembayaran Dilakukan', memiliki nama aktivitas tersendiri.

Atribut ini menjadi dasar peta proses. Setiap nilai unik menjadi simpul dalam visualisasi alur proses. Analisis urutan, frekuensi, dan durasi antaraktivitas merupakan inti process mining. Analisis ini membantu menemukan jalur yang umum, penyimpangan, dan pengerjaan ulang, serta memahami apa yang sebenarnya terjadi dalam proses.

Menentukan langkah-langkah dalam peta proses agar alur proses, hambatan, dan variasinya dapat divisualisasikan dan dianalisis.

Biasanya berasal dari kode transaksi, log peristiwa, kolom perubahan status, atau catatan tindakan pengguna tertentu di sistem sumber.

Waktu Peristiwa mencatat saat tepat suatu aktivitas terjadi dalam siklus faktur. Setiap aktivitas, mulai dari 'Faktur Diterima' hingga 'Faktur Dilunasi', memiliki stempel waktu.

Atribut ini penting untuk analisis kinerja. Anda dapat menghitung durasi siklus antaraktivitas, seperti waktu persetujuan dan waktu pembayaran, serta total waktu pemrosesan setiap faktur dari awal hingga akhir. Dengan menganalisis durasi tersebut, organisasi dapat menemukan hambatan, mengukur kinerja berdasarkan perjanjian tingkat layanan (SLA), dan menentukan peluang untuk mempercepat proses. Urutan kronologis peristiwa juga dapat digunakan untuk merekonstruksi alur proses secara akurat.

Atribut ini penting untuk menghitung durasi siklus, menemukan hambatan, dan menganalisis urutan kronologis peristiwa proses.

Dapat ditemukan di log sistem, kolom tanggal pembuatan atau perubahan transaksi, atau catatan stempel waktu peristiwa yang terkait dengan dokumen faktur.

Stempel waktu Pembaruan Data Terakhir menunjukkan waktu terbaru data diekstrak dari sistem sumber dan dimuat ke lingkungan process mining. Waktu ini bukan waktu terjadinya peristiwa bisnis, melainkan menunjukkan seberapa baru data yang dianalisis.

Atribut ini penting untuk tata kelola data dan membantu pengguna memahami seberapa mutakhir wawasan yang tersedia. Atribut ini memastikan analisis menggunakan informasi terbaru dan dapat digunakan untuk memantau kondisi serta frekuensi alur data. Dengan begitu, pemangku kepentingan mengetahui usia data saat mengambil keputusan berdasarkan dashboard dan analisis proses.

Penting untuk tata kelola data dan memastikan pengguna mengetahui seberapa mutakhir data yang dianalisis, sehingga mereka dapat lebih memercayai wawasan yang diperoleh.

Stempel waktu ini biasanya dibuat dan ditambahkan selama proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL).

Atribut ini menunjukkan sistem TI asal tempat data peristiwa dibuat atau dicatat, seperti ERP, sistem manajemen dokumen, atau alat alur kerja. Jika proses utang usaha melibatkan beberapa sistem, kolom ini membantu membedakan asal setiap aktivitas.

Analisis berdasarkan Sistem Sumber berguna untuk memahami fragmentasi proses dan tantangan integrasi data. Analisis ini dapat menunjukkan apakah keterlambatan atau masalah terjadi saat pekerjaan berpindah antar sistem. Atribut ini juga penting untuk tata kelola dan validasi data, agar gambaran proses mencerminkan kontribusi setiap sistem secara akurat.

Memberikan konteks tentang asal data, yang penting untuk validasi data, pemecahan masalah, dan analisis variasi proses di berbagai sistem.

Biasanya berupa nilai tetap yang ditambahkan saat ekstraksi data atau tersedia di header log sistem.

Jumlah Faktur menunjukkan total nilai bruto faktur yang diajukan pemasok. Ini adalah metrik keuangan penting untuk setiap kasus.

Atribut ini banyak digunakan dalam analisis keuangan dan kinerja. Anda dapat memfilter proses berdasarkan nilai transaksi, misalnya untuk menganalisis faktur bernilai tinggi secara terpisah, menemukan hambatan persetujuan untuk faktur di atas ambang tertentu, dan menghitung dampak finansial dari inefisiensi proses. Contohnya, atribut ini dapat digunakan untuk menghitung nilai faktur yang tertahan atau menentukan prioritas otomatisasi untuk faktur bervolume tinggi dan bernilai rendah. Atribut ini menjadi dimensi dasar bagi hampir semua dasbor utang usaha.

Mendukung analisis dampak finansial, seperti menghitung nilai pembayaran yang tertahan, dan membantu menentukan prioritas faktur berdasarkan nilai transaksinya.

Biasanya terdapat di tabel header atau item baris pada data transaksi faktur.

Kode Perusahaan adalah kunci unik yang mewakili badan hukum atau perusahaan tertentu dalam suatu organisasi. Faktur diproses dan dibukukan atas nama kode perusahaan tertentu.

Atribut ini menjadi dimensi dasar untuk perbandingan dalam organisasi dengan banyak entitas. Anda dapat membandingkan kinerja proses utang usaha di berbagai perusahaan, anak perusahaan, atau unit bisnis. Analisis dapat menunjukkan apakah entitas tertentu bekerja lebih efisien, memiliki tingkat otomatisasi lebih tinggi, atau lebih sering mengalami pemblokiran pembayaran. Hasilnya membantu organisasi menyelaraskan praktik terbaik dan menemukan masalah khusus wilayah atau entitas.

Mendukung perbandingan proses antar badan hukum atau unit bisnis, sehingga praktik dapat diselaraskan dan masalah setempat dapat ditemukan.

Terdapat di header dokumen keuangan atau transaksi faktur, sebagai penanda entitas pembukuan.

Nama Pemasok menunjukkan nama resmi atau nama dagang pemasok barang atau jasa. Atribut ini memberikan konteks bisnis penting untuk setiap faktur.

Dengan mengelompokkan analisis berdasarkan Nama Pemasok, Anda dapat menilai kinerja dan hubungan dengan pemasok tertentu. Anda dapat menjawab pertanyaan seperti: 'Pemasok mana yang waktu persetujuannya paling lama?', 'Apakah faktur dari pemasok tertentu sering tidak sesuai?', atau 'Apakah kita sudah memanfaatkan diskon pembayaran awal untuk pemasok utama dengan baik?'. Informasi ini penting bagi tim pengadaan dan pengelola hubungan pemasok.

Memungkinkan analisis kinerja berdasarkan pemasok, sehingga Anda dapat menemukan masalah dalam hubungan dengan pemasok, kepatuhan terhadap ketentuan pembayaran, dan variasi proses untuk tiap pemasok.

Tersimpan di tabel data induk pemasok dan terhubung ke data transaksi faktur melalui ID pemasok.

Nama Pengguna menunjukkan pegawai atau pengguna sistem yang bertanggung jawab menjalankan langkah proses tertentu, seperti memasukkan, menyetujui, atau membukukan faktur. Untuk langkah otomatis, nama ini dapat berupa ID pengguna sistem atau batch.

Atribut ini membantu Anda melihat proses dari sisi orang yang menjalankannya. Gunakan untuk menganalisis pembagian beban kerja dan kinerja individu atau tim, serta menemukan kebutuhan pelatihan. Dengan melacak aktivitas berdasarkan pengguna, organisasi dapat menemukan pengerjaan ulang yang dipicu oleh pengguna tertentu, mengetahui titik tertahannya persetujuan, dan memastikan pemisahan tugas berjalan dengan baik. Atribut ini penting untuk memahami peran manusia dalam proses utang usaha.

Mendukung analisis kinerja tim dan individu serta pembagian beban kerja, sekaligus membantu menemukan kebutuhan pelatihan atau masalah kepatuhan.

Biasanya terdapat di log peristiwa atau kolom 'Changed By' / 'Created By' pada tabel transaksi.

Nomor Pesanan Pembelian adalah ID referensi dokumen yang pertama kali mengesahkan pembelian barang atau jasa dari pemasok. Faktur dapat menggunakan PO atau tanpa PO.

Atribut ini penting untuk menganalisis proses pencocokan faktur. Anda dapat membedakan faktur berbasis PO dan non-PO, yang sering kali mengikuti alur proses berbeda. Analisis dapat berfokus pada efisiensi pencocokan tiga arah (PO, penerimaan barang, dan faktur), menemukan penyebab kegagalan pencocokan, serta mengukur KPI Tingkat Pencocokan pada Upaya Pertama. Nomor PO yang tidak tercantum pada faktur yang seharusnya memilikinya sering menandakan masalah kepatuhan proses.

Penting untuk menganalisis efisiensi pencocokan faktur, membedakan proses faktur berbasis PO dan non-PO, serta menemukan masalah kepatuhan.

Terdapat di data transaksi faktur, biasanya pada kolom referensi yang menghubungkannya dengan modul pembelian.

Tanggal Jatuh Tempo Faktur adalah tanggal batas pembayaran kepada pemasok agar pembayaran dianggap tepat waktu dan terhindar dari biaya atau denda keterlambatan. Tanggal ini biasanya dihitung dari tanggal faktur dan ketentuan pembayaran yang disepakati, misalnya net 30.

Atribut ini penting untuk mengukur kinerja pembayaran. Atribut ini menjadi dasar penghitungan KPI Tingkat Pembayaran Tepat Waktu dan untuk menemukan pembayaran yang terlambat. Dengan membandingkan tanggal jatuh tempo dan tanggal pembayaran aktual, organisasi dapat menganalisis ketepatan waktu pembayaran, memperbaiki hubungan dengan pemasok, menghindari denda, dan mengelola arus kas secara strategis.

Penting untuk mengukur ketepatan waktu pembayaran, mengelola arus kas, dan menghindari denda keterlambatan.

Tanggal ini sering dihitung oleh sistem sumber berdasarkan tanggal faktur dan ketentuan pembayaran, lalu disimpan di header faktur.

Alasan Pemblokiran adalah kode atau keterangan yang menjelaskan mengapa faktur sengaja dihentikan sebelum masuk ke tahap pembayaran. Penyebab umum meliputi selisih jumlah atau harga, bukti penerimaan barang yang belum ada, atau pemeriksaan kualitas yang masih diperlukan.

Atribut ini penting untuk menganalisis akar penyebab pengecualian dan pengerjaan ulang. Dengan menganalisis frekuensi dan dampak berbagai alasan pemblokiran, organisasi dapat menemukan sumber inefisiensi terbesar dalam proses utang usaha. Temuan ini membantu mengarahkan upaya perbaikan, misalnya meningkatkan akurasi PO bersama pemasok atau menyederhanakan proses penerimaan barang. Mengurangi pemblokiran pembayaran juga menjadi faktor penting untuk meningkatkan tingkat pemrosesan langsung (STP).

Penting untuk menganalisis akar penyebab pemblokiran pembayaran dan menemukan pemicu utama inefisiensi serta pengerjaan ulang dalam proses.

Terdapat di dokumen faktur atau tabel status terkait, dan biasanya diisi saat aktivitas 'Blocked' terjadi.

Atribut boolean ini menunjukkan apakah langkah proses tertentu dijalankan oleh pengguna sistem, seperti otomatisasi, workflow, atau tugas batch, atau oleh pengguna manusia. Atribut ini membantu membedakan aktivitas manual dan otomatis.

Analisis atribut ini penting untuk memahami tingkat otomatisasi proses utang usaha dan mengukur hasil inisiatif transformasi digital. Atribut ini membantu menghitung tingkat pemrosesan langsung (STP) dengan mengenali faktur yang diproses tanpa campur tangan manual. Perbandingan jalur otomatis dan manual dapat mendukung rencana investasi otomatisasi berikutnya dengan menunjukkan penghematan waktu dan biaya.

Mendukung pengukuran tingkat otomatisasi, misalnya tingkat pemrosesan langsung, dan membantu menghitung dampak otomatisasi terhadap efisiensi proses.

Sering ditentukan dengan memeriksa apakah 'UserName' untuk suatu aktivitas cocok dengan ID pengguna sistem atau batch yang dikenal.

Ketentuan Pembayaran menetapkan syarat pembayaran faktur. Ketentuan ini biasanya mencakup jumlah hari hingga jatuh tempo, misalnya 30 hari, serta diskon untuk pembayaran lebih awal, misalnya diskon 2% jika dibayar dalam 10 hari.

Atribut ini memberikan konteks penting untuk analisis kinerja keuangan. Gunakan untuk menghitung Tanggal Jatuh Tempo Faktur dan menemukan peluang memperoleh diskon pembayaran lebih awal. Dengan menganalisis kinerja proses berdasarkan ketentuan pembayaran, organisasi dapat mengetahui apakah waktu siklus internal yang panjang membuat mereka sering kehilangan peluang diskon. Analisis ini menghubungkan efisiensi proses secara langsung dengan penghematan biaya.

Menjadi dasar penghitungan tanggal jatuh tempo faktur dan penting untuk menganalisis tingkat perolehan diskon pembayaran lebih awal, sehingga efisiensi proses dapat dikaitkan dengan penghematan biaya.

Biasanya diambil dari data induk pemasok dan disalin ke header transaksi faktur saat faktur dibuat.

Mata Uang Faktur menunjukkan satuan uang yang digunakan untuk menyatakan jumlah faktur. Atribut ini sangat penting bagi organisasi multinasional yang bertransaksi dengan pemasok di berbagai negara.

Dalam analisis, atribut ini diperlukan agar Jumlah Faktur dapat ditafsirkan dengan benar dan perhitungan keuangan tetap akurat. Anda dapat memfilter proses berdasarkan mata uang untuk memahami perbedaan antarwilayah atau kendala yang terkait dengan mata uang tertentu. Jika digabungkan dengan data nilai tukar, nilai keuangan dapat disetarakan ke satu mata uang pelaporan untuk analisis global yang konsisten.

Memberi konteks yang diperlukan untuk memahami jumlah faktur, sehingga analisis keuangan dan segmentasi proses organisasi global dapat dilakukan dengan akurat.

Biasanya terdapat di header tabel transaksi faktur, bersama jumlah faktur.

Tanggal Pembayaran adalah penanda waktu saat dana untuk faktur tertentu dikirimkan kepada pemasok. Ini merupakan tonggak penting yang sering menandai berakhirnya alur pemrosesan utama.

Dalam analisis process mining, tanggal ini dibandingkan dengan Tanggal Jatuh Tempo Faktur untuk mengetahui apakah pembayaran dilakukan tepat waktu, lebih awal, atau terlambat. Tanggal ini menjadi komponen utama untuk menghitung KPI penting seperti Tingkat Pembayaran Tepat Waktu dan menganalisis peluang diskon pembayaran lebih awal. Selisih antara persetujuan faktur dan tanggal pembayaran juga dapat menunjukkan inefisiensi dalam pelaksanaan pembayaran atau fungsi perbendaharaan.

Penting untuk menghitung tingkat pembayaran tepat waktu, menganalisis perilaku pembayaran, dan menemukan peluang memperoleh diskon pembayaran lebih awal.

Terdapat di data pembayaran atau dokumen kliring yang terhubung dengan transaksi faktur asli.