Templat data pencatatan hingga pelaporan, penutupan periode dan rekonsiliasi

SAP ECC
Templat data pencatatan hingga pelaporan, penutupan periode dan rekonsiliasi

Templat data pencatatan hingga pelaporan, penutupan periode dan rekonsiliasi

Templat ini memandu Anda mengumpulkan data penting untuk menganalisis proses pencatatan hingga pelaporan, penutupan periode dan rekonsiliasi. Templat ini mencantumkan atribut dan aktivitas utama yang diperlukan untuk menyusun log peristiwa. Anda juga akan menemukan panduan praktis untuk mengekstrak data tersebut dari SAP ECC.
  • Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan
  • Aktivitas utama yang perlu dilacak
  • Panduan ekstraksi
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut pencatatan hingga pelaporan, penutupan periode dan rekonsiliasi

Berikut kolom data yang disarankan untuk disertakan dalam log peristiwa agar Anda dapat menganalisis proses pencatatan hingga pelaporan, penutupan periode dan rekonsiliasi.
5 Wajib 7 Disarankan 9 Opsional
Nama Deskripsi
Periode keuangan
FinancialPeriod
Pengenal unik untuk siklus pelaporan keuangan, biasanya menggabungkan tahun fiskal dan periode pembukuan.
Deskripsi

Periode keuangan menjadi pengenal utama kasus yang mengelompokkan semua aktivitas penutupan dan rekonsiliasi akun untuk siklus pelaporan tertentu, misalnya '2023-12' untuk Desember 2023. Dengan begitu, Anda dapat menganalisis seluruh proses penutupan periode dari awal hingga akhir untuk setiap periode.

Dalam analisis, periode ini membantu melacak waktu siklus penutupan dari awal hingga akhir, membandingkan kinerja antarperiode, serta menemukan tren atau anomali. Dengan menjadikan setiap periode keuangan sebagai kasus unik, Anda dapat melihat dan mengukur efisiensi, hambatan, serta variasi dalam proses penutupan dari waktu ke waktu.

Mengapa ini penting

Ini merupakan pengenal utama kasus yang menjadi dasar analisis. Anda dapat membandingkan waktu siklus penutupan, beban kerja, dan kepatuhan proses antarperiode.

Sumber data

Atribut ini biasanya diperoleh dengan menggabungkan Tahun Fiskal (GJAHR) dan Periode Pembukuan (MONAT) dari header dokumen keuangan, misalnya dari tabel BKPF.

Contoh
2023-122024-032023-Q4
Aktivitas
ActivityName
Nama peristiwa bisnis atau tugas tertentu yang dilakukan selama proses penutupan periode.
Deskripsi

Atribut ini mencatat langkah-langkah dalam siklus Record to Report, seperti 'Jurnal penyesuaian dibukukan' atau 'Laporan keuangan dibuat'. Atribut ini menjadi dasar peta proses karena menunjukkan urutan peristiwa dalam penutupan periode.

Analisis aktivitas merupakan bagian penting dari process mining. Analisis ini membantu memvisualisasikan alur proses, melihat urutan tugas, menemukan variasi proses, serta mengukur frekuensi dan durasi setiap langkah. Dengan begitu, Anda dapat menemukan hambatan, jalur proses yang tidak standar, dan peluang untuk melakukan standardisasi atau otomatisasi.

Mengapa ini penting

Atribut ini wajib untuk membuat peta proses dan memvisualisasikan serta menganalisis urutan tugas dalam penutupan periode.

Sumber data

Atribut ini diperoleh dari kombinasi kode transaksi SAP (TCODE), jenis dokumen (BLART), atau eksekusi program tertentu (misalnya, FAGL_FCV untuk valuasi mata uang asing).

Contoh
Jurnal penyesuaian dibukukanRekonsiliasi akun dimulaiPeriode ditutup untuk pembukuan
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdate
Stempel waktu saat data terakhir kali diperbarui atau diambil dari sistem sumber.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan seberapa baru data yang dianalisis. Atribut ini mencantumkan tanggal dan waktu terakhir kali pipeline data dijalankan, sehingga Anda tahu kapan insight proses diperbarui.

Untuk dashboard, terutama yang memantau progres secara real-time, stempel waktu ini membantu pengguna mengetahui apakah informasi yang dilihat merupakan data terkini atau data dari hari sebelumnya. Dengan begitu, pengguna dapat memahami konteks dan menafsirkan analisis dengan tepat.

Mengapa ini penting

Memberi tahu pengguna seberapa baru data yang digunakan. Ini penting agar analisis dan dashboard tetap tepat waktu dan relevan.

Sumber data

Stempel waktu ini dibuat dan ditambahkan oleh alat ekstraksi data atau ETL setelah setiap proses pemuatan data selesai.

Contoh
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
Sistem sumber
SourceSystem
Pengenal sistem sumber tempat data diambil.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan asal data peristiwa, seperti nama atau ID instans SAP ECC tertentu. Di organisasi yang menggunakan beberapa ERP atau sistem keuangan, kolom ini penting untuk membedakan data dari tiap sumber.

Meski hanya menggunakan satu sistem, atribut ini tetap menjadi metadata penting untuk tata kelola data, audit, dan pemecahan masalah. Atribut ini memastikan asal data dapat ditelusuri, sehingga analisis lebih tepercaya dan alur data jelas.

Mengapa ini penting

Menunjukkan asal data untuk mendukung tata kelola dan pelacakan alur data. Atribut ini juga penting untuk membedakan proses di lingkungan dengan beberapa sistem.

Sumber data

Biasanya, nilai statis ini ditambahkan saat ekstraksi data untuk menunjukkan klien SAP dan ID sistem tertentu (misalnya, dari tabel T000).

Contoh
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
Waktu peristiwa
EventTime
Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas atau peristiwa terjadi.
Deskripsi

Waktu peristiwa memberikan tanggal dan waktu yang tepat untuk setiap aktivitas dalam proses, sehingga analisis dapat disusun secara kronologis. Biasanya, waktu ini menggabungkan tanggal dan waktu pembuatan dokumen.

Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa dengan benar dan merekonstruksi alur proses. Data ini digunakan untuk menghitung semua metrik durasi, termasuk waktu siklus antaraktivitas, waktu tunggu, dan total durasi penutupan periode. Analisis stempel waktu membantu menemukan keterlambatan dan memahami sebaran pekerjaan dari sisi waktu.

Mengapa ini penting

Atribut wajib ini menunjukkan urutan kronologis peristiwa, yang diperlukan untuk menghitung waktu siklus dan menemukan hambatan proses.

Sumber data

Biasanya, data ini diambil dari tanggal entri dokumen (CPUDT) dan waktu entri (CPUTM) di tabel BKPF untuk dokumen keuangan.

Contoh
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
Akun GL
HKONT
Nomor akun buku besar tempat pos baris dibukukan.
Deskripsi

Akun buku besar (GL) merupakan elemen utama data induk keuangan untuk mengelompokkan transaksi. Setiap pembukuan keuangan menggunakan satu atau beberapa akun GL.

Dalam penutupan periode, analisis aktivitas berdasarkan akun GL penting untuk dashboard 'Hambatan Rekonsiliasi Akun' dan 'Analisis Volume Entri Penyesuaian'. Analisis ini membantu menemukan akun yang paling sulit direkonsiliasi, paling sering memerlukan penyesuaian, atau memiliki risiko salah saji material tertinggi. Dengan begitu, tim dapat memprioritaskan akun yang bermasalah.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis terarah atas rekonsiliasi dan entri penyesuaian, serta membantu menemukan akun bermasalah yang menyebabkan keterlambatan atau sering memerlukan koreksi.

Sumber data

Tersedia di tabel pos baris dokumen keuangan, BSEG (HKONT).

Contoh
113100400500750000
Jenis dokumen
BLART
Kode untuk mengelompokkan berbagai jenis dokumen akuntansi.
Deskripsi

SAP menggunakan jenis dokumen untuk membedakan berbagai transaksi bisnis, seperti faktur pemasok (KR), pembayaran pelanggan (DZ), dan pembukuan buku besar (SA). Jenis dokumen juga mengatur properti seperti rentang nomor dokumen.

Untuk analisis penutupan akhir periode, jenis dokumen berguna sebagai filter. Anda dapat menggunakannya untuk memisahkan aktivitas tertentu, seperti akrual, provisi, atau entri pembalik. Dengan begitu, Anda dapat menganalisis volume dan dampak keuangan berbagai transaksi terkait penutupan, serta menentukan aktivitas tertentu dalam model proses.

Mengapa ini penting

Membantu mengelompokkan dan memfilter transaksi agar Anda dapat memisahkan serta menganalisis aktivitas tertentu, seperti akrual, pembalikan, atau pembukuan antarperusahaan.

Sumber data

Tersedia di tabel header dokumen, BKPF (BLART).

Contoh
SAABKR
Jenis jurnal
JournalEntryType
Pengelompokan jurnal, seperti 'Standar', 'Penyesuaian', 'Akrual', atau 'Pembalikan'.
Deskripsi

Atribut turunan ini mengelompokkan dokumen keuangan berdasarkan tujuan bisnisnya dalam proses penutupan. Penentuannya sering menggunakan kombinasi Jenis Dokumen (BLART), Alasan Pembalikan (STGRD), atau akun GL tertentu.

Pengelompokan ini penting untuk dashboard 'Analisis Volume Entri Penyesuaian' dan KPI terkait. Dengan mengenali entri penyesuaian atau akrual secara jelas, analis dapat mengukur jumlah dan nilainya, melacak tren dari waktu ke waktu, serta menyelidiki alasan entri tersebut diperlukan. Pengelompokan ini membedakan pembukuan operasional rutin dari penyesuaian akhir periode.

Mengapa ini penting

Mengelompokkan pembukuan untuk analisis terarah. Anda dapat melacak dan mengukur jenis entri penting, seperti penyesuaian dan akrual, yang menunjukkan kondisi proses.

Sumber data

Kolom ini merupakan atribut turunan. Logikanya perlu ditentukan berdasarkan aturan bisnis, biasanya dengan menggunakan kolom seperti Jenis Dokumen (BLART) dari BKPF.

Contoh
PenyesuaianAkrualPembalikanStandar
Jumlah dalam mata uang lokal
DMBTR
Nilai keuangan suatu pos transaksi dalam mata uang lokal kode perusahaan.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan nilai uang yang terkait dengan pembukuan keuangan. Nilai ini menjadi ukuran kuantitatif utama untuk mengetahui dampak transaksi terhadap buku besar.

Analisis jumlah penting untuk menentukan prioritas masalah dan memahami risiko keuangan. Misalnya, dashboard 'Analisis Volume Entri Penyesuaian' akan lebih berguna jika dapat membedakan banyak penyesuaian bernilai rendah dari sedikit penyesuaian bernilai tinggi. Dengan begitu, perhatian dapat difokuskan pada transaksi yang berdampak material secara keuangan.

Mengapa ini penting

Mengukur dampak keuangan transaksi dan mendukung analisis berdasarkan materialitas, misalnya untuk menemukan entri penyesuaian bernilai tinggi.

Sumber data

Tersedia di tabel pos baris dokumen, BSEG (DMBTR).

Contoh
1500.75-25000.00123456.00
Kode perusahaan
BUKRS
Unit organisasi yang mewakili badan hukum dan menjadi dasar pembuatan laporan keuangan.
Deskripsi

Kode perusahaan merupakan unit organisasi utama di SAP Financials. Kode ini mewakili perusahaan independen dengan pembukuan seimbangnya sendiri. Semua transaksi keuangan dibukukan pada tingkat kode perusahaan.

Dalam process mining, filter berdasarkan kode perusahaan penting untuk membandingkan proses penutupan periode antarentitas hukum dalam satu grup. Anda dapat menemukan praktik terbaik di entitas berkinerja tinggi dan mengidentifikasi entitas yang mengalami keterlambatan, banyak penyesuaian, atau penyimpangan proses. Kode perusahaan menjadi dimensi penting untuk membagi analisis.

Mengapa ini penting

Memungkinkan Anda membandingkan kinerja penutupan periode dan kepatuhan antarentitas hukum. Ini penting untuk analisis keuangan tingkat grup.

Sumber data

Kolom ini tersedia di hampir semua tabel dokumen keuangan SAP, terutama BKPF (Header) dan BSEG (Pos Baris).

Contoh
10002000US01DE01
Nomor dokumen
BELNR
Pengenal unik untuk dokumen akuntansi dalam satu tahun fiskal dan kode perusahaan.
Deskripsi

Nomor Dokumen Akuntansi merupakan kunci utama untuk pembukuan keuangan di SAP. Setiap jurnal, faktur, atau dokumen pembayaran memiliki nomor unik.

Nomor dokumen biasanya tidak digunakan untuk analisis proses tingkat tinggi, tetapi sangat berguna untuk menelusuri detail. Dari dashboard process mining, analis dapat menggunakan nomor ini untuk membuka transaksi terkait langsung di SAP dan menyelidiki anomali, seperti entri penyesuaian bernilai besar atau pos rekonsiliasi yang terlambat. Nomor ini menghubungkan insight langsung ke transaksi sumber.

Mengapa ini penting

Menghubungkan analisis proses langsung ke transaksi sumber di SAP, sehingga Anda dapat menelusuri detail entri akuntansi tertentu.

Sumber data

Tersedia di tabel BKPF (BELNR) sebagai kunci utama.

Contoh
100000456719000001233000008901
Pengguna yang bertanggung jawab
USNAM
ID pengguna SAP yang membuat atau menjalankan transaksi.
Deskripsi

Kolom ini mencatat pengguna yang membukukan dokumen, menjalankan laporan, atau menjalankan program terkait penutupan. Kolom ini menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas suatu aktivitas.

Analisis berdasarkan pengguna penting untuk memahami pembagian beban kerja, menemukan kebutuhan pelatihan, dan menyelidiki penyimpangan proses. Dashboard yang menampilkan aktivitas per pengguna dapat menunjukkan anggota tim yang kelebihan beban atau pengguna yang mengikuti prosedur tidak standar. Data ini juga membantu pengelolaan kinerja dan alokasi sumber daya dalam tim keuangan.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis pembagian beban kerja dan kinerja tim, serta membantu menemukan penyimpangan proses yang terkait dengan pengguna tertentu.

Sumber data

Tersedia di tabel BKPF (USNAM) untuk pembuatan dokumen. Untuk batch job, kolom ini tersedia di TBTCO (SDLUNAME).

Contoh
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
Alasan pembalikan
ReversalReason
Kode yang menunjukkan alasan dokumen keuangan dibalik.
Deskripsi

Saat dokumen dibalik di SAP, kode alasan dapat ditetapkan untuk menjelaskan tujuan pembalikan, misalnya 'Pembalikan pada periode berjalan' atau 'Entri salah'.

Atribut ini memberi konteks penting tentang penyebab pengerjaan ulang. Analisis alasan pembalikan membantu menemukan pola kesalahan, seperti entri data yang keliru atau tanggal yang salah. Temuan ini dapat digunakan untuk menerapkan langkah pencegahan, meningkatkan pelatihan, atau memperkuat kontrol sistem agar kesalahan dan pembalikan berikutnya berkurang, sehingga proses penutupan lebih efisien.

Mengapa ini penting

Memberi gambaran langsung tentang akar penyebab kesalahan dan pengerjaan ulang, serta membantu menemukan peluang untuk memperbaiki proses dan mencegah kesalahan.

Sumber data

Tersedia di tabel header dokumen, BKPF (STGRD).

Contoh
010205
Departemen
Department
Departemen fungsional atau pusat biaya yang bertanggung jawab atas aktivitas atau transaksi.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan departemen bisnis, seperti 'Keuangan', 'Penjualan', atau 'Logistik', yang terkait dengan transaksi. Informasi ini sering diperoleh dari data induk Pusat Biaya yang terhubung ke pembukuan atau dari data induk pengguna.

Analisis berdasarkan departemen mendukung dashboard 'Pembagian Beban Kerja Tim Penutupan'. Analisis ini membantu memahami kontribusi tiap fungsi bisnis terhadap beban kerja akhir periode, terutama transaksi yang dimulai oleh departemen lain dan mungkin memerlukan penyesuaian atau rekonsiliasi. Anda juga dapat melihat area di luar tim keuangan inti yang berdampak pada proses penutupan.

Mengapa ini penting

Membantu menganalisis beban kerja dan kepatuhan proses di berbagai fungsi bisnis, serta menunjukkan dampak tiap departemen terhadap efisiensi penutupan keuangan.

Sumber data

Sering diperoleh dari Pusat Biaya (KOSTL) di BSEG atau dari data induk SDM pengguna yang bertanggung jawab. Proses ini mungkin memerlukan penggabungan beberapa tabel.

Contoh
Keuangan korporatUtang usahaFP&A
Diotomatisasi
IsAutomated
Penanda yang menunjukkan apakah aktivitas dilakukan oleh pengguna atau sistem otomatis.
Deskripsi

Atribut boolean ini membedakan tugas manual dari tugas yang dijalankan otomatis oleh sistem, seperti pekerjaan batch terjadwal untuk valuasi mata uang asing atau bot yang membukukan jurnal berulang. Status ini sering ditentukan dengan menganalisis nama pengguna yang terkait dengan transaksi, misalnya 'BATCHUSER'.

Memahami tingkat otomatisasi membantu Anda menemukan peluang untuk meningkatkan efisiensi. Analisis atribut ini menunjukkan bagian proses yang masih manual dan berpotensi diotomatisasi. Informasi ini juga membantu mengukur beban kerja manusia dengan lebih akurat karena aktivitas yang dibuat sistem dapat dikecualikan.

Mengapa ini penting

Membedakan aktivitas manual dan aktivitas yang dijalankan sistem. Informasi ini penting untuk menemukan peluang otomatisasi dan mengukur beban kerja manual secara akurat.

Sumber data

Atribut ini diturunkan dari data lain. Logikanya biasanya menggunakan User Name (USNAM). Daftar ID pengguna sistem atau batch yang diketahui menandai tugas sebagai otomatis.

Contoh
truefalse
Merupakan pengerjaan ulang
IsRework
Penanda hasil perhitungan untuk mengidentifikasi aktivitas yang menunjukkan pengerjaan ulang, seperti pembalikan atau rekonsiliasi yang ditolak.
Deskripsi

Atribut boolean ini menandai kejadian atau rangkaian kejadian yang menunjukkan pengulangan atau koreksi yang tidak efisien dalam proses. Contohnya, aktivitas 'Rekonsiliasi ditinjau' yang diikuti dengan 'Jurnal penyesuaian dibukukan' lagi pada akun yang sama dapat ditandai sebagai pengerjaan ulang.

Atribut ini penting untuk mengukur pemborosan proses dan mendukung dashboard 'Kasus Pengerjaan Ulang Rekonsiliasi' serta KPI 'Tingkat Pengerjaan Ulang Rekonsiliasi'. Dengan memisahkan aktivitas pengerjaan ulang, tim dapat menyelidiki penyebabnya, mengukur dampaknya terhadap waktu siklus, dan memantau efektivitas upaya perbaikan proses agar pekerjaan benar sejak awal.

Mengapa ini penting

Mengukur ketidakefisienan proses dengan menandai aktivitas yang berupa koreksi atau pengulangan. Informasi ini membantu mengukur dan mengurangi upaya yang terbuang.

Sumber data

Atribut ini dihitung di alat process mining berdasarkan rangkaian aktivitas tertentu, misalnya pengulangan, atau atribut tertentu, misalnya ReversalReason tidak bernilai null.

Contoh
truefalse
Mitra dagang
VBUND
Pengenal perusahaan afiliasi dalam grup yang terlibat dalam transaksi antarperusahaan.
Deskripsi

ID Mitra Dagang digunakan untuk mengenali kode perusahaan lain yang terlibat dalam transaksi antarperusahaan. Informasi ini penting untuk merekonsiliasi akun antarentitas hukum yang berelasi.

Atribut ini mendukung dashboard 'Alur Rekonsiliasi Antarperusahaan' dan KPI 'Waktu Siklus Rekonsiliasi Antarperusahaan'. Dengan memfilter transaksi yang memiliki Mitra Dagang, analisis dapat berfokus pada efisiensi dan ketepatan waktu proses rekonsiliasi antarperusahaan, yang sering menjadi kendala utama saat penutupan periode.

Mengapa ini penting

Mengidentifikasi transaksi antarperusahaan secara khusus, sehingga Anda dapat menganalisis proses rekonsiliasi antarperusahaan yang sering kali rumit dan memakan waktu.

Sumber data

Tersedia di tabel pos baris dokumen, BSEG (VBUND).

Contoh
1000US013000
Status rekonsiliasi
ReconciliationStatus
Status terkini rekonsiliasi akun, seperti 'Terbuka', 'Sedang ditinjau', atau 'Disetujui'.
Deskripsi

Atribut ini melacak status rekonsiliasi akun sepanjang alur kerjanya. Status ini menunjukkan apakah rekonsiliasi sudah dimulai, diajukan untuk ditinjau, disetujui, atau ditolak.

Atribut ini penting untuk memantau progres aktivitas rekonsiliasi secara real-time. Anda dapat mengetahui rekonsiliasi yang tertahan dan berapa lama, serta mendukung KPI seperti 'Waktu Siklus Rekonsiliasi Akun'. Atribut ini memperlihatkan proses persetujuan dan penting untuk dashboard yang memantau hambatan rekonsiliasi serta beban kerja tim.

Mengapa ini penting

Memperlihatkan alur kerja rekonsiliasi, sehingga Anda dapat melacak progres, menemukan hambatan, serta mengukur waktu peninjauan dan persetujuan.

Sumber data

Informasi ini biasanya tersimpan di alat rekonsiliasi terpisah, misalnya SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine, atau di kolom status khusus. Informasi ini biasanya bukan kolom standar di BKPF/BSEG.

Contoh
Belum dimulaiSedang berlangsungDisetujuiDitolak
Tahun fiskal
GJAHR
Tahun fiskal saat transaksi dibukukan.
Deskripsi

Tahun fiskal menjadi dasar untuk mengelompokkan data keuangan. Tahun ini juga merupakan bagian penting dari ID kasus Financial Period dan memberi konteks untuk semua transaksi.

Tahun fiskal sering menjadi bagian dari ID kasus, tetapi menyimpannya sebagai atribut terpisah berguna untuk analisis tren jangka panjang. Anda dapat membandingkan waktu siklus penutupan, volume penyesuaian, atau KPI lainnya dari tahun ke tahun. Perbandingan ini membantu menemukan peningkatan atau penurunan kinerja selama beberapa tahun.

Mengapa ini penting

Memberikan konteks waktu yang penting dan memungkinkan perbandingan kinerja proses penutupan dari tahun ke tahun.

Sumber data

Tersedia di tabel header dokumen BKPF (GJAHR).

Contoh
202320242022
Tanggal target penyelesaian
TargetCompletionDate
Batas waktu yang direncanakan untuk suatu aktivitas atau seluruh proses penutupan periode.
Deskripsi

Tanggal target penyelesaian menunjukkan jadwal yang menjadi acuan pengukuran proses penutupan periode. Tanggal ini menjadi batas waktu penyelesaian tonggak tertentu atau seluruh proses penutupan.

Atribut ini penting untuk analisis kinerja maupun kepatuhan. Sistem menggunakannya untuk menghitung KPI 'Tingkat Penutupan Periode Tepat Waktu' dan mengisi dashboard 'Kepatuhan Penutupan dan Tugas Terlambat'. Dengan membandingkan waktu kejadian aktual dengan tanggal target, sistem dapat menentukan apakah tugas berjalan sesuai jadwal, terlambat, atau berisiko terlambat. Informasi ini membantu Anda mengelola proses penutupan secara proaktif.

Mengapa ini penting

Mendukung pemantauan kepatuhan dan kinerja dengan menyediakan acuan untuk mengukur ketepatan waktu penyelesaian aktivitas penutupan serta KPI pengiriman tepat waktu.

Sumber data

Data induk ini biasanya dikelola di kalender terpisah, alat closing cockpit seperti SAP Financial Closing cockpit, atau spreadsheet. Data ini bukan bagian dari data transaksi.

Contoh
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
Terlambat
IsOverdue
Penanda hasil perhitungan yang menunjukkan apakah aktivitas selesai setelah tanggal target yang direncanakan.
Deskripsi

Atribut boolean ini membandingkan waktu penyelesaian aktual suatu aktivitas (EventTime) dengan batas waktu yang direncanakan (TargetCompletionDate). Jika waktu kejadian melewati tanggal target, penanda ini bernilai true.

Atribut ini mendukung dashboard 'Kepatuhan Penutupan dan Tugas Terlambat' serta KPI 'Tingkat Penutupan Periode Tepat Waktu'. Atribut ini langsung menunjukkan penyimpangan jadwal sehingga manajer dapat segera menemukan tugas yang terlambat, memahami dampaknya terhadap jadwal keseluruhan, dan meminta tim memenuhi tenggat.

Mengapa ini penting

Menunjukkan dengan jelas ketidakpatuhan terhadap jadwal. Anda dapat segera menemukan tugas yang terlambat dan mengukur kinerja ketepatan waktu.

Sumber data

Atribut ini dihitung di alat process mining dengan membandingkan EventTime dan TargetCompletionDate.

Contoh
truefalse
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas pencatatan hingga pelaporan, penutupan periode dan rekonsiliasi

Catat langkah proses dan tonggak utama ini dalam log peristiwa untuk menemukan dan mengoptimalkan aktivitas penutupan periode secara akurat.
6 Disarankan 6 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Jurnal penyesuaian dibukukan
Jurnal penyesuaian dibukukan untuk mengoreksi saldo akun setelah pemrosesan transaksi awal periode selesai. SAP mencatat peristiwa ini sebagai pembukuan dokumen keuangan standar.
Mengapa ini penting

Data ini penting untuk Analisis Volume Entri Penyesuaian. Volume penyesuaian yang tinggi dapat menunjukkan masalah akurasi pada proses sebelumnya dan menjadi sasaran utama inisiatif perbaikan proses.

Sumber data

Tersedia di tabel BKPF dan BSEG. Entri ini biasanya dikenali dari jenis dokumen tertentu (BKPF-BLART) yang dikhususkan untuk penyesuaian, atau karena dibukukan pada periode penutupan khusus, seperti periode 13 hingga 16.

Pengumpulan data

Filter BKPF untuk dokumen yang dibukukan pada periode khusus atau menggunakan jenis dokumen penyesuaian.

Jenis peristiwa explicit
Laporan keuangan dibuat
Menandai waktu pembuatan laporan keuangan resmi, seperti laporan laba rugi dan neraca. Aktivitas ini biasanya dicatat dengan memantau eksekusi program pelaporan tertentu.
Mengapa ini penting

Ini merupakan tonggak penting yang menandai berakhirnya pemrosesan data dan dimulainya tahap peninjauan serta persetujuan akhir. Waktu dari peristiwa ini hingga persetujuan menjadi KPI penting.

Sumber data

Disimpulkan dari log audit sistem, seperti STAD, yang mencatat eksekusi program pembuatan laporan keuangan, biasanya melalui transaksi F.01.

Pengumpulan data

Dari log sistem (STAD) yang mencatat eksekusi transaksi laporan keuangan F.01.

Jenis peristiwa inferred
Periode dibuka untuk pencatatan
Ini menandai dimulainya periode keuangan secara resmi, sehingga transaksi dapat dibukukan ke buku besar. Pengguna yang berwenang melakukan perubahan konfigurasi ini secara eksplisit untuk membuka periode tertentu agar transaksi dapat dibukukan di satu atau beberapa kode perusahaan.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi peristiwa awal yang pasti untuk kasus proses penutupan periode. Dengan menganalisis waktu sejak titik ini, Anda dapat memahami seluruh siklus periode keuangan.

Sumber data

Perubahan periode pembukuan melalui transaksi OB52 dicatat. Perubahan ini dapat diambil dengan menganalisis dokumen perubahan untuk tabel konfigurasi T001B, biasanya menggunakan tabel CDHDR dan CDPOS.

Pengumpulan data

Ambil dari dokumen perubahan (CDHDR/CDPOS) untuk tabel T001B.

Jenis peristiwa explicit
Periode ditutup untuk pembukuan
Menandai penutupan resmi periode pembukuan, yang mencegah entri jurnal operasional berikutnya. Langkah ini menjaga keutuhan data keuangan untuk periode yang ditutup dan dilakukan melalui perubahan konfigurasi eksplisit.
Mengapa ini penting

Ini merupakan peristiwa akhir yang pasti untuk proses penutupan periode. Data ini penting untuk menghitung total Waktu Siklus Penutupan Periode secara akurat dan mengukur ketepatan waktu.

Sumber data

Penutupan periode melalui transaksi OB52 tercatat. Perubahan ini dapat ditemukan dengan menganalisis dokumen perubahan (tabel CDHDR dan CDPOS) untuk tabel konfigurasi T001B.

Pengumpulan data

Ambil dari dokumen perubahan (CDHDR/CDPOS) untuk tabel T001B.

Jenis peristiwa explicit
Proses valuasi mata uang asing dijalankan
Ini mencatat pelaksanaan program untuk menilai kembali pos terbuka dan saldo dalam mata uang asing menggunakan kurs akhir periode. Program ini biasanya dijalankan sebagai batch job dalam rangkaian langkah penutupan akhir periode.
Mengapa ini penting

Langkah ini penting untuk memastikan pelaporan keuangan yang akurat di organisasi multinasional. Dengan menganalisis waktu dan durasinya, Anda dapat menemukan peluang untuk otomatisasi dan peningkatan kinerja.

Sumber data

Diambil dari log eksekusi program valuasi mata uang asing, seperti FAGL_FCV atau F.05. Detail batch job dari tabel seperti TBTCO dan TBTCP menyediakan stempel waktu eksekusi.

Pengumpulan data

Dari log batch job (tabel TBTCO) untuk program FAGL_FC_VALUATION atau SAPF100.

Jenis peristiwa explicit
Rekonsiliasi akun dimulai
Menandai dimulainya proses rekonsiliasi untuk sekumpulan akun GL dalam suatu periode. Di SAP ECC standar, peristiwa ini tidak dicatat secara terpisah dan biasanya disimpulkan dari aktivitas terkait, seperti saat laporan utama dijalankan untuk pertama kalinya.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menetapkan tonggak penting untuk mengukur durasi seluruh tahap rekonsiliasi. Mengetahui kapan rekonsiliasi dimulai penting untuk KPI Waktu Siklus Rekonsiliasi Akun.

Sumber data

Peristiwa ini tidak dicatat secara eksplisit. Peristiwa ini harus disimpulkan dari sumber data lain, seperti log audit sistem (transaksi STAD) untuk eksekusi pertama laporan tampilan saldo seperti FAGLB03 atau FS10N.

Pengumpulan data

Simpulkan dari eksekusi pertama transaksi laporan terkait (misalnya, FAGLB03) di log sistem.

Jenis peristiwa inferred
Akrual atau provisi dibukukan
Ini mencatat pembukuan jurnal akrual, penangguhan, atau provisi, yang biasanya dilakukan menjelang akhir periode. SAP tidak mencatatnya sebagai jenis peristiwa tersendiri. Peristiwa ini disimpulkan dengan mengenali jurnal tertentu berdasarkan karakteristiknya.
Mengapa ini penting

Dengan memisahkan entri ini, Anda dapat menganalisis subproses pengelolaan estimasi. Volume akrual yang tinggi atau penyesuaian yang sering dapat menunjukkan area yang perlu diperbaiki.

Sumber data

Disimpulkan dari tabel dokumen keuangan BKPF dan BSEG. Entri dapat dikenali dengan memfilter jenis dokumen tertentu (BKPF-BLART), akun GL tertentu (BSEG-HKONT), atau kata kunci pada teks header (BKPF-BKTXT).

Pengumpulan data

Filter tabel BKPF/BSEG berdasarkan jenis dokumen, akun GL tertentu, atau kolom teks.

Jenis peristiwa inferred
Dokumen antarperusahaan diselesaikan
Aktivitas ini menandai penyelesaian pos terbuka antara dua kode perusahaan yang berbeda. Artinya, transaksi antarperusahaan telah dilunasi atau direkonsiliasi. SAP mencatatnya sebagai pembukuan keuangan eksplisit, biasanya berupa dokumen penyelesaian.
Mengapa ini penting

Keterlambatan menyelesaikan pos antarperusahaan sering menjadi hambatan dalam proses penutupan. Pantau aktivitas ini untuk mengukur dan memperbaiki waktu siklus rekonsiliasi antarperusahaan.

Sumber data

Diidentifikasi dari dokumen keuangan di BKPF dan BSEG. Dokumen penyelesaian menghubungkan dan menutup pos terbuka. Tanggal penyelesaiannya (BSEG-AUGDT) digunakan sebagai stempel waktu peristiwa. Transaksi antarperusahaan dikenali melalui kolom mitra dagang.

Pengumpulan data

Identifikasi dokumen penyelesaian di BKPF/BSEG yang melibatkan pos dengan mitra dagang.

Jenis peristiwa explicit
Entri pembalik dibukukan
Aktivitas ini mencatat pembukuan dokumen yang membalik jurnal yang sudah dibukukan, sering kali untuk memperbaiki kesalahan. SAP membuat tautan eksplisit antara dokumen pembalik dan dokumen aslinya.
Mengapa ini penting

Jumlah pembalikan yang tinggi dapat menunjukkan masalah akurasi entri data atau kontrol proses. Pantau peristiwa ini untuk mengukur tingkat benar sejak awal dan menemukan area yang perlu diperbaiki.

Sumber data

Dokumen pembalik tersedia di tabel BKPF. Dokumen ini sering dibuat menggunakan transaksi FB08 dan mencantumkan nomor dokumen yang dibalik di kolom BKPF-STBLG.

Pengumpulan data

Identifikasi dokumen yang kolom BKPF-STBLG-nya terisi atau yang dibuat melalui kode transaksi pembalikan.

Jenis peristiwa explicit
Laporan neraca saldo dibuat
Menandai eksekusi laporan untuk membuat neraca saldo. Langkah ini penting untuk memastikan total debit sama dengan total kredit sebelum laporan keuangan resmi dibuat.
Mengapa ini penting

Ini merupakan pemeriksaan kualitas penting sebelum pelaporan akhir. Jika laporan ini dijalankan berulang kali, mungkin ada masalah pada data dasar yang ditemukan dan diperbaiki, sehingga berpotensi menimbulkan keterlambatan.

Sumber data

Disimpulkan dari log audit sistem, seperti transaksi STAD, yang dapat mencatat eksekusi transaksi pelaporan neraca saldo seperti S_ALR_87012277 atau F.01.

Pengumpulan data

Dari log sistem (STAD) yang mencatat eksekusi kode transaksi pelaporan.

Jenis peristiwa inferred
Proses penyelesaian GR/IR dijalankan
Ini mencatat pelaksanaan program penyelesaian otomatis untuk akun Goods Receipt/Invoice Receipt. Program ini mencocokkan penerimaan barang dengan penerimaan faktur yang sesuai, lalu menyelesaikan pos-pos tersebut.
Mengapa ini penting

Akun GR/IR sering menjadi sumber masalah rekonsiliasi. Pantau aktivitas ini untuk memastikan langkah otomatis berjalan dengan benar dan mengukur jumlah pengecualian yang perlu ditindaklanjuti secara manual.

Sumber data

Eksekusi tercatat di log batch job (transaksi SM37). Program yang digunakan biasanya SAPF124, dijalankan melalui transaksi F.13. Tabel log job seperti TBTCO menyediakan stempel waktu yang diperlukan.

Pengumpulan data

Dari log batch job (tabel TBTCO) untuk program penyelesaian SAPF124.

Jenis peristiwa explicit
Rekonsiliasi ditinjau
Menunjukkan bahwa rekonsiliasi untuk akun atau kelompok akun tertentu telah ditinjau dan dikonfirmasi. Di SAP ECC standar, peristiwa ini tidak dicatat secara eksplisit dan sering dikelola melalui kontrol di luar sistem atau solusi khusus.
Mengapa ini penting

Pantau waktu peninjauan untuk memahami hambatan pada tahap kontrol dan pengawasan dalam proses penutupan. Data ini dapat menunjukkan keterlambatan akibat ketersediaan manajemen atau pengerjaan ulang.

Sumber data

Informasi ini tidak tersedia di tabel ECC standar. Anda memerlukan solusi khusus, seperti kolom status di tabel Z khusus, workflow sederhana, atau integrasi dengan alat rekonsiliasi pihak ketiga.

Pengumpulan data

Catat perubahan status dari workflow khusus atau tabel Z jika diterapkan.

Jenis peristiwa inferred
Disarankan Opsional

Panduan ekstraksi

Cara mengambil data dari SAP ECC

Siap memulai?

Gunakan templat data ini untuk memulai process mining dan mendapatkan wawasan penting tentang operasional penutupan keuangan Anda. Mulai optimalkan proses pencatatan hingga pelaporan hari ini.

Optimalkan penutupan pencatatan hingga pelaporan, kurangi waktu siklus sekarang

Hilangkan hambatan dan pangkas waktu siklus penutupan pencatatan hingga pelaporan sebesar 30%.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Mulai uji coba gratis selama 14 hari.