Cara menganalisis proses dan menemukan hambatan proses

Panduan ini ditulis oleh ProcessMind untuk orang-orang yang menganalisis proses di ProcessMind. Metodenya dapat digunakan di berbagai alat, tetapi setiap langkah menyebutkan layar di ruang kerja yang perlu Anda buka. Jadi, Anda bisa langsung mengikuti panduan ini dengan data sendiri, tanpa perlu menerjemahkan daftar periksa yang abstrak. Data saja tidak menunjukkan hasil mana yang penting. Enam langkah ini membantu Anda beralih dari dasbor yang sudah tersedia ke temuan hambatan proses yang didukung bukti.

Panduan ini ditujukan bagi dua jenis pembaca. Ada yang sudah tahu cara membaca proses dan hanya ingin tahu padanan langkahnya di ProcessMind: tampilan, metrik, dan filter yang perlu digunakan. Ada juga yang baru mulai menganalisis proses bisnis dan perlu memahami alasannya terlebih dahulu, agar bisa menjelaskan setiap langkah di alat tersebut. Kedua jalur ini tersedia dengan urutan yang sama.

Anda tidak perlu memulai proyek rekayasa data. Cukup gunakan ekspor yang sudah tersedia: satu baris untuk setiap peristiwa, dengan ID kasus, nama aktivitas, dan stempel waktu. Semua langkah di bawah ini menggunakan dataset di ProcessMind. Anda tidak perlu menghubungkan sistem aktif terlebih dahulu.

Seluruh panduan ini berangkat dari pertanyaan tersebut. Untuk melihat, gunakan dasbor dan Process Graph. Untuk memahami, periksa waktu, variasi, dan kasus di baliknya. Untuk melakukan perbaikan, tentukan langkah berikutnya dan cara memeriksa hasilnya.

Yang perlu disiapkan sebelum mulai

Analisis dimulai sebelum Anda membuka grafik pertama. ProcessMind hanya bisa menjawab pertanyaan yang didukung data. Luangkan dua menit untuk memeriksa data masukan.

Jika dataset belum ada di ruang kerja, unggah log peristiwa Anda, lalu konfigurasikan dataset agar ProcessMind membaca ID kasus, nama aktivitas, dan stempel waktu dengan benar. Kolom seperti biaya, sumber daya, dan status pengerjaan ulang bersifat opsional. Namun, kolom yang tidak disertakan akan membatasi pertanyaan yang bisa Anda ajukan nanti. Jadi, periksa atribut dataset sebelum mulai. Jika ekspor tidak memuat kolom yang Anda perlukan, atribut terhitung dapat mengambil nilainya dari kolom yang tersedia.

Dari dasbor menuju temuan yang didukung bukti

ProcessMind menyusun kembali proses dari data peristiwa dan menghitung metriknya. Anda bisa melihat aktivitas dengan waktu tunggu terlama, variasi yang mencakup sepertiga kasus, atau pengerjaan ulang yang terjadi pada satu dari lima kasus. Namun, ProcessMind tidak menentukan hasil mana yang penting, menjelaskan penyebab pola tersebut, atau memberi tahu Anda apa yang perlu diubah. Panduan ini membahas cara melakukan analisis itu.

Sebagian besar tim sudah memiliki dasbor. Tantangannya adalah menjadikan data di dalamnya sebagai penjelasan tentang bagaimana pekerjaan benar-benar berlangsung. Dokumentasi proses menggambarkan alur yang direncanakan, sedangkan data peristiwa menunjukkan alur yang benar-benar dilalui kasus. ProcessMind memuat keduanya: model yang Anda gambar atau buat, serta dataset yang digunakan untuk membandingkannya. Perbandingan inilah yang menjadi awal untuk menemukan hambatan proses.

Anggap perbedaan antara data dan perkiraan Anda sebagai pertanyaan, bukan kesimpulan. Pekerjaan berubah, pengecualian bertambah, dan tidak ada sistem yang mencatat semuanya. Perbandingan ini menunjukkan bagian yang layak diselidiki, dan terkadang mengungkap bahwa pemahaman Anda tentang proses sudah tidak sesuai dengan kondisi terkini.

Enam langkah analisis di ProcessMind

Setiap langkah menjawab satu pertanyaan, lalu mempersempit pertanyaan untuk langkah berikutnya. Nama tampilan di bawah ini sama dengan yang akan Anda lihat di ruang kerja. Ikuti keenam langkah secara berurutan untuk mendapatkan kerangka analisis hambatan proses yang bisa digunakan kembali pada dataset berikutnya.

1. Pahami dasbor Anda

   Pahami metrik di setiap grafik ProcessMind, lalu buka Process Graph dengan periode dan filter yang sama.

2. Jelajahi proses

   Amati alur di Process Animation, gunakan satu filter setiap kali, lalu bandingkan Process Variants.

3. Tentukan fokus analisis

   Rangkum pengamatan Anda menjadi tiga hingga lima pertanyaan yang bisa dijawab dengan data.

4. Telusuri lebih dalam dengan tampilan yang tepat

   Uji setiap pertanyaan di Process Graph, Process Variants, dan Case Explorer, lalu tandai bukti yang ditemukan.

5. Rangkum temuan Anda

   Hubungkan setiap temuan dengan tampilan, filter, dan angka. Pisahkan pengamatan dari penafsiran.

6. Tentukan langkah berikutnya

   Tentukan penanggung jawab tindak lanjut, simulasikan perubahan, dan siapkan cara memantaunya.

Langkah 1: Pahami dasbor Anda

Sebelum menyelidiki pola, pastikan Anda memahami metrik di setiap grafik. Dasbor yang tampak jelas tetap bisa menyembunyikan periode, cakupan data, atau cara perhitungannya. Saat dibuka, Process Graph juga menggunakan filter yang sama.

Pahami konteks setiap grafik

ProcessMind mengelompokkan grafik berdasarkan pertanyaan yang dijawab: waktu dan volume, pengerjaan ulang, kesesuaian proses, serta kesehatan proses. Buka dasbor yang sesuai dengan pertanyaan Anda, lalu baca setiap grafik seperti membaca laporan:

• Apa yang diukur? Waktu penyelesaian, waktu pemrosesan, waktu tunggu, jumlah kasus, atau metrik lain?
• Apa arti nilainya? Jam, hari, persentase, atau jumlah?
• Kasus mana yang disertakan? Periksa filter dan dataset yang digunakan grafik.
• Periode apa yang dicakup? Satu bulan, satu kuartal, atau seluruh data di dataset?
• Bagaimana nilai dirangkum? Nilai rata-rata bisa menyamarkan kasus yang jauh lebih cepat atau lebih lambat.

Periksa pengaturan grafik, jangan hanya mengandalkan ingatan. Jika nilainya berupa rata-rata, bandingkan dengan sebaran datanya. Satu kasus yang durasinya sangat panjang dapat menaikkan rata-rata dan membuat proses yang sebenarnya berjalan baik tampak lambat.

Periksa definisi metrik yang akan digunakan

ProcessMind membedakan tiga metrik waktu karena masing-masing mengukur hal yang berbeda: waktu penyelesaian, waktu pemrosesan, dan waktu tunggu, baik per kasus maupun per aktivitas. Jika Anda menganggap ketiganya sama, hambatan yang ditemukan bisa jadi hanya akibat perbedaan definisi. Baca apa yang dihitung oleh setiap metrik waktu sebelum membandingkannya.

Untuk meninjau seluruh proses, buka dasbor Process Health. Dasbor ini menilai proses berdasarkan lima dimensi CURES: Conformance, Uniformity, Rework, Efficiency, dan Smoothness. Dimensi dengan nilai terendah ditampilkan lebih dahulu. Dengan begitu, pertanyaan “saya harus mulai dari mana?” menjadi daftar prioritas.

Process Health menilai proses berdasarkan CURES dan menampilkan dimensi dengan nilai terendah lebih dahulu. Source: ProcessMind

Bandingkan angka dengan proses yang Anda pahami

Tanyakan apakah hasilnya sesuai dengan pemahaman Anda tentang pekerjaan. Jika dasbor menunjukkan rata-rata waktu penyelesaian pemrosesan pesanan selama lima hari, apakah itu sesuai dengan cara pekerjaan dilakukan? Jika Process Graph menunjukkan banyak kasus melewati alur yang tidak terduga, apakah Anda tahu penyebabnya?

Ketidaksesuaian bisa menjadi titik awal yang berguna. Penyebabnya mungkin masalah proses yang nyata, perbedaan cara kerja tim, log peristiwa yang tidak lengkap, atau metrik yang Anda baca dengan keliru. Catat hal yang sudah diketahui dan hal yang masih perlu diperiksa.

Periksa kasus di balik angka

Saat grafik memunculkan pertanyaan, buka Case Explorer untuk memeriksa kasus satu per satu. Pilih kasus yang menggambarkan pola tersebut, lalu telusuri peristiwanya dari awal hingga akhir.

Periksa hal-hal berikut:

• Aktivitas yang tercatat untuk setiap kasus
• Urutan terjadinya aktivitas
• Jeda panjang di antara peristiwa
• Aktivitas yang berulang atau alur yang tidak terduga
• Perbedaan antara kasus yang tampak serupa di dasbor

Bandingkan urutan yang tercatat dengan pemahaman Anda tentang proses. Mungkin ada langkah yang tidak tercatat di sistem, atau nama aktivitas memiliki arti berbeda dalam praktiknya. Satu kasus dapat membantu menjelaskan pola, tetapi periksa beberapa kasus sebelum menarik kesimpulan.

Catat hal yang sudah Anda ketahui

Buat catatan singkat tentang:

• Metrik yang diukur setiap dasbor dan grafik
• Filter dan periode yang sedang digunakan
• Keterbatasan data yang diketahui
• Pemahaman Anda tentang metrik utama
• Pertanyaan yang perlu ditindaklanjuti

Gunakan catatan ini sebagai pembanding untuk analisis berikutnya dan sebagai bahan bagi rekan kerja yang ingin memeriksa alasan di balik kesimpulan Anda.

Langkah 2: Jelajahi proses

Setelah memahami metrik di dasbor, jelajahi proses tanpa berusaha membuktikan penjelasan tertentu. Cari pola yang perlu diperiksa lebih lanjut, lalu gunakan filter dan Process Variants untuk melihat apakah pola tersebut juga muncul pada kelompok kasus yang berbeda.

Mulai dengan Process Animation

Process Animation memutar pergerakan kasus di Process Graph dari waktu ke waktu. Atur periode dan filter terlebih dahulu, lalu amati alurnya: kasus berpindah dari satu aktivitas ke aktivitas lain dan menumpuk di bagian yang mengalami waktu tunggu.

Perhatikan hal-hal berikut:

• Aktivitas tempat kasus menumpuk
• Alur berulang saat kasus kembali ke aktivitas sebelumnya
• Alur yang dilalui banyak kasus dan alur yang hanya dilalui sedikit kasus
• Perbedaan alur antara kelompok kasus

Animasi membantu Anda melihat pola, tetapi tidak menjelaskan penyebabnya. Gunakan animasi untuk menentukan hal yang perlu diselidiki, lalu pastikan pengamatan Anda sesuai dengan metrik dan data kasus.

Gunakan satu filter setiap kali

Gunakan filter untuk mempersempit dataset dan membandingkan kelompok, misalnya:

• Bulan ini dibandingkan dengan kuartal sebelumnya
• Satu pelanggan atau jenis kasus dibandingkan dengan yang lain
• Kasus yang selesai dengan baik dibandingkan dengan kasus yang tertunda
• Kasus yang mengikuti alur standar dibandingkan dengan kasus yang menyimpang

Jika memungkinkan, ubah satu filter setiap kali. Dengan begitu, Anda bisa mengaitkan perbedaan hasil dengan perubahan yang dilakukan. Perbandingannya juga lebih mudah diulang saat seseorang bertanya bagaimana Anda mendapatkan angka tersebut.

Uraikan proses berdasarkan dimensi

ProcessMind mengelompokkan proses berdasarkan atribut di dataset Anda:

• Departemen, tim, atau sumber daya
• Wilayah atau lokasi
• Kategori produk atau layanan
• Segmen pelanggan

Proses yang tampak konsisten secara keseluruhan sering kali berjalan berbeda di tiap tim atau jenis kasus. Perbedaan antarkelompok bisa menjadi petunjuk, tetapi bukan bukti bahwa kinerja satu tim lebih buruk. Periksa apakah kelompok tersebut menangani pekerjaan yang sebanding dan apakah aktivitasnya dicatat dengan cara yang sama.

Bandingkan variasi, bukan hanya rata-rata

Process Variants menampilkan berbagai alur yang dilalui kasus dan frekuensi setiap alur. Tanyakan:

• Alur mana yang paling sering diikuti?
• Penyimpangan mana yang sering terjadi, bukan hanya pengecualian?
• Bagaimana perbedaan waktu penyelesaian dan metrik lain pada tiap alur?
• Apakah alur yang jarang terjadi benar-benar pengecualian atau cara kerja alternatif yang berulang?

Biasanya, sebagian besar kasus mengikuti beberapa variasi utama, sementara variasi lainnya hanya mencakup sedikit kasus. Mulailah dari alur yang memengaruhi kasus terbanyak. Namun, periksa juga alur yang jarang terjadi jika kasusnya mahal atau lambat. Frekuensi saja tidak menentukan prioritas.

Tuliskan penjelasan sebagai hipotesis

Saat menjelajahi proses, tuliskan kemungkinan penjelasannya dengan bahasa sederhana:

• “Kasus dari wilayah ini memerlukan waktu lebih lama karena perlu persetujuan tambahan.”
• “Kasus dengan atribut ini menunggu sebelum melanjutkan ke aktivitas berikutnya.”
• “Jika langkah ini diulang, kasus akan lebih lama selesai.”

Setiap kalimat tersebut adalah hipotesis. Tanyakan bukti apa yang mendukung atau membantahnya, lalu uji dengan filter, Process Variants, dan Case Explorer. Penjelasan yang terdengar masuk akal belum menjadi temuan sampai sesuai dengan data.

Langkah 3: Tentukan fokus analisis

Saat menjelajahi proses, Anda akan menemukan lebih banyak pertanyaan daripada yang bisa dijawab dalam satu analisis. Pilih pertanyaan yang paling penting bagi pemilik proses dan yang benar-benar dapat dijawab dengan dataset Anda.

Cari pola yang berulang

Baca kembali catatan dari dua langkah pertama:

• Pola apa yang muncul lebih dari sekali?
• Apa yang mengejutkan Anda?
• Hasil mana yang masih perlu dijelaskan?
• Pertanyaan mana yang penting bagi orang-orang yang bertanggung jawab atas proses?
• Bagian mana yang menurut pakar proses sudah bermasalah atau berpeluang diperbaiki?

Gabungkan informasi dari data dengan pengetahuan orang-orang yang memahami pekerjaan. Keduanya tidak lengkap jika berdiri sendiri: data menunjukkan frekuensi dan waktu, sedangkan pemilik proses menjelaskan kebijakan, pengecualian, dan perubahan yang tidak tercatat di log peristiwa.

Prioritaskan tiga hingga lima pertanyaan

Pilih tiga hingga lima pertanyaan untuk diselidiki terlebih dahulu. Untuk setiap pertanyaan, periksa hal berikut:

1. Apakah pertanyaannya spesifik dan bisa ditindaklanjuti? Sebutkan bagian proses, kelompok kasus, atau metrik yang dimaksud.
2. Bisakah dataset ini menjawabnya? Catat kolom dan tampilan yang diperlukan.
3. Apakah jawabannya penting? Pertimbangkan jumlah kasus yang terdampak dan perubahan yang mungkin dilakukan berdasarkan hasilnya.
4. Bisakah hasil analisisnya divalidasi? Tentukan pemilik proses atau pakar yang dapat memeriksanya.

Analisis yang terarah lebih mudah diselesaikan dan dijelaskan. Simpan pertanyaan lainnya untuk analisis berikutnya.

Samakan ekspektasi

Analisis berlangsung secara bertahap. Pemangku kepentingan mungkin mengatakan bahwa mereka sudah mengetahui suatu pola. Meski begitu, hasil analisis tetap bisa menjadi bukti untuk mendukung keputusan. Mereka mungkin juga bertanya tentang penyebabnya. Jika belum bisa menjawab, sampaikan pertanyaan berikutnya yang perlu diselidiki, jangan melebih-lebihkan hasil.

Tetap fokus pada pertanyaan prioritas. Catat temuan sampingan yang menarik untuk ditindaklanjuti nanti agar tidak mengalihkan penyelidikan. Anda bisa melakukan analisis lagi di kemudian hari. Dengan menjawab pertanyaan terpenting terlebih dahulu, Anda memberi pemangku kepentingan informasi untuk mengambil keputusan.

Langkah 4: Telusuri lebih dalam dengan tampilan yang tepat

Pilih tampilan yang sesuai untuk setiap pertanyaan prioritas. Mulailah dari keseluruhan proses, persempit dataset ke kasus yang diperlukan, bandingkan kelompok yang sudah ditentukan, lalu buka kasus satu per satu jika polanya perlu dijelaskan.

Pilih tampilan sesuai pertanyaan

Telusuri bukti secara bertahap

Untuk setiap pertanyaan:

1. Mulai dari keseluruhan proses

   Periksa pola pada semua kasus sebelum mempersempit cakupan.

2. Terapkan filter

   Pilih periode, jenis kasus, atau hasil yang ingin Anda pahami.

3. Bandingkan kelompok

   Cari perbedaan antara kasus yang disebutkan dalam pertanyaan.

4. Periksa contoh kasus

   Buka kasus di balik pola tersebut melalui Case Explorer.

5. Pastikan hasilnya konsisten

   Pastikan pola muncul pada cukup banyak kasus untuk mendukung kesimpulan Anda.

Tetap berpegang pada pertanyaan selama analisis. Grafik mungkin menunjukkan pola menarik yang tidak menjawab pertanyaan awal Anda. Catat pola tersebut untuk ditindaklanjuti nanti.

Catat temuan selama analisis

Untuk setiap hasil yang berguna, catat:

• Pertanyaan yang sedang diselidiki
• Tampilan dan metrik yang digunakan
• Filter dan periode yang dipilih
• Hal yang ditunjukkan data
• Makna yang Anda simpulkan
• Hal yang masih perlu divalidasi

Simpan tampilan dengan Process Bookmarks. Bookmark menyimpan filter dan pengaturan yang sama. Jadi, Anda bisa menjawab pertanyaan lanjutan saat rapat tinjauan tanpa mengulang analisis dari awal.

Atasi atau pisahkan masalah data yang menghambat

Jika masalah data menghalangi Anda menjawab pertanyaan prioritas, tentukan apakah masalahnya bisa diperbaiki atau pertanyaannya perlu dipersempit. Stempel waktu yang hilang membuat perbandingan waktu tidak dapat diandalkan, dan analisis sebanyak apa pun tidak bisa memperbaikinya. ProcessMind mencantumkan masalah tersebut di dasbor Data Quality.

Jika masalahnya tidak memengaruhi pertanyaan, catat lalu lanjutkan. Memperbaiki setiap keterbatasan data sebelum menyelesaikan analisis hanya akan menunda temuan, tanpa memperbaiki jawaban yang Anda perlukan sekarang.

Menemukan hambatan proses: enam teknik

Hambatan proses adalah kendala yang membatasi kecepatan pekerjaan melewati proses. Analisis hambatan proses membantu Anda menemukan bagian tempat kasus menunggu, pola yang muncul bersamaan dengan keterlambatan, dan hal yang masih perlu divalidasi. Enam teknik berikut mencakup sebagian besar kebutuhan analisis, dan setiap teknik memiliki tampilan ProcessMind yang sesuai.

Durasi aktivitas yang panjang saja tidak membuktikan bahwa aktivitas tersebut menjadi kendala. Periksa antrean di depannya, alur masuk dan keluarnya, serta kasus yang terdampak sebelum menyebutnya sebagai hambatan. Process Graph juga memudahkan Anda menjelaskan hambatan kepada pemilik proses karena angka dan alurnya terlihat dalam satu tampilan.

Waktu siklus: ke mana waktu digunakan?

Pertanyaan: Berapa lama waktu yang dibutuhkan kasus, dan di bagian mana waktu tersebut digunakan?

Tampilan di ProcessMind: Process Graph dengan metrik waktu yang dipilih, serta sebaran waktu di baliknya.

1. Pilih Average Throughput Time atau Average Processing Time di Process Graph. Gunakan periode dan filter yang sama dengan dasbor yang Anda buka sebelumnya.
2. Baca nilai pada aktivitas dan koneksi: waktu kerja ditampilkan pada aktivitas, sedangkan waktu tunggu ditampilkan pada koneksi di antara dua aktivitas.
3. Bandingkan koneksi dengan durasi terpanjang dengan keseluruhan waktu penyelesaian. Biasanya, sebagian besar waktu total terkumpul pada beberapa koneksi saja.
4. Bandingkan nilai rata-rata dengan sebaran data. Sekelompok kecil kasus berdurasi panjang dapat memengaruhi nilai rata-rata.
5. Buka kasus di balik koneksi terlama melalui Case Explorer.

Perhatikan hal-hal berikut:

• Koneksi dengan waktu tunggu yang jauh lebih lama dari perkiraan
• Jeda panjang di antara aktivitas
• Perbedaan waktu penyelesaian menurut jenis kasus, wilayah, atau dimensi lain
• Perbedaan besar antara nilai rata-rata dan sebaran data

Perlu diingat: waktu penyelesaian yang panjang bukan bukti bahwa pekerjaan berjalan lambat. Kasus mungkin hanya menunggu beberapa hari sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya. Cari tahu di bagian mana waktu terpakai sebelum menyebut suatu aktivitas sebagai kendala.

Pengerjaan ulang: di bagian mana kasus mengulang langkah?

Pertanyaan: Di bagian mana kasus mengulang aktivitas, dan seberapa sering hal itu terjadi?

Tampilan di ProcessMind: Process Graph, dasbor pengerjaan ulang, Process Animation, dan Process Variants.

1. Cari koneksi yang mengarah kembali di Process Graph. Koneksi tersebut menunjukkan alur pengulangan.
2. Baca grafik pengerjaan ulang untuk melihat aktivitas yang paling sering diulang dan proporsi kasus yang mengalaminya.
3. Putar alur di Process Animation untuk melihat kasus kembali ke aktivitas sebelumnya.
4. Filter kasus yang memuat aktivitas berulang, lalu bandingkan waktu penyelesaiannya dengan kasus yang tidak mengulang aktivitas.

Dasbor pengerjaan ulang menunjukkan aktivitas yang diulang oleh kasus dan frekuensinya. Source: ProcessMind

Perhatikan hal-hal berikut:

• Aktivitas yang dikunjungi kasus lebih dari sekali
• Urutan berulang seperti Tinjau, Perbaiki, Tinjau
• Proporsi kasus yang mengalami pengerjaan ulang
• Perbedaan waktu penyelesaian antara kasus yang mengulang aktivitas dan yang tidak

Perlu diingat: pengulangan terkadang merupakan bagian dari kontrol yang memang diperlukan. Pengerjaan ulang yang sering dapat menunjukkan persyaratan yang kurang jelas, masalah kualitas, atau kendala serah terima. Namun, data peristiwa hanya menunjukkan polanya, bukan penyebabnya. Tanyakan kepada orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut.

Kesesuaian proses: di bagian mana alur menyimpang dari model?

Pertanyaan: Seberapa sering alur yang terjadi berbeda dari proses yang dimodelkan?

Tampilan di ProcessMind: dasbor kesesuaian proses, Process Graph, dan filter kesesuaian proses.

1. Sepakati aktivitas wajib dan alur yang diharapkan bersama pemilik proses. Model menjadi acuan untuk pemeriksaan ini.
2. Buka dasbor kesesuaian proses dan baca penyimpangan yang ditampilkan.
3. Gunakan filter kesesuaian proses untuk melihat aktivitas yang dilewati, ditambahkan, atau diulang.
4. Bandingkan alur yang menyimpang di Process Variants dan periksa frekuensi setiap alur.
5. Periksa apakah setiap penyimpangan merupakan pengecualian yang diizinkan atau cara kerja alternatif yang belum didokumentasikan.

Dasbor kesesuaian proses membandingkan proses yang dimodelkan dengan alur yang benar-benar dilalui kasus. Source: ProcessMind

Perhatikan hal-hal berikut:

• Aktivitas wajib yang tidak tercatat
• Aktivitas yang muncul tanpa diduga
• Alur yang berbeda dari model
• Kasus yang berakhir sebelum mencapai end event yang diharapkan

Perlu diingat: penyimpangan tidak selalu berarti ada masalah. Bisa jadi itu pengecualian yang disetujui atau cara kerja praktis yang sebaiknya didokumentasikan. Pastikan proses yang seharusnya dijalankan bersama pemiliknya sebelum menyebut variasi sebagai ketidaksesuaian.

Sumber daya: bagaimana pekerjaan dibagi antar tim?

Pertanyaan: Bagaimana pekerjaan dibagi di antara sumber daya, tim, atau departemen?

Tampilan di ProcessMind: pemilih organisasi, grafik sumber daya, dan filter.

1. Uraikan proses berdasarkan sumber daya, tim, atau departemen dengan memakai atribut organisasi dalam dataset.
2. Bandingkan volume kasus dan waktu penyelesaian antar kelompok.
3. Perhatikan perpindahan pekerjaan antar kelompok. Setiap perpindahan bisa menambah waktu tunggu dalam proses.
4. Periksa apakah kelompok-kelompok tersebut menangani kasus yang sebanding dan apakah data mencatat pekerjaan mereka dengan cara yang sama.

Perhatikan hal-hal berikut:

• Beban kerja yang tidak merata antar tim atau sumber daya
• Perbedaan waktu penyelesaian antar tim
• Perpindahan pekerjaan berulang antar departemen
• Aktivitas yang bergantung pada segelintir orang

Perlu diingat: perbedaan antar sumber daya tidak membuktikan bahwa seseorang atau tim bekerja lebih baik. Tingkat kerumitan pekerjaan, pelatihan, alat, atau cara pencatatannya mungkin berbeda. Gunakan perbandingan ini untuk menyusun pertanyaan yang lebih baik bagi pemilik proses, bukan untuk menilai individu.

Volume dan tren: kapan proses berubah?

Pertanyaan: Bagaimana volume kasus berubah dari waktu ke waktu, dan apakah kinerja ikut berubah?

Di ProcessMind: filter periode dan grafik tren.

1. Bandingkan periode yang sudah ditentukan dengan filter dan metrik yang sama.
2. Lihat apakah volume dalam dataset meningkat, menurun, atau tetap stabil.
3. Bandingkan suatu periode dengan periode yang sama pada tahun sebelumnya, jika data mencakup rentang waktu tersebut.
4. Periksa apakah perubahan volume sejalan dengan perubahan waktu penyelesaian atau KPI lainnya.

Perhatikan hal-hal berikut:

• Pola musiman pada volume
• Tren yang bertepatan dengan peristiwa bisnis yang diketahui
• Perubahan waktu penyelesaian yang sejalan dengan perubahan volume
• Perbedaan antara periode yang seharusnya sebanding

Perlu diingat: perubahan kinerja yang bertepatan dengan perubahan volume tidak membuktikan bahwa volume menjadi penyebabnya. Cari perubahan lain dan konfirmasikan waktunya kepada orang-orang yang menjalankan operasional.

Jalur dan varian: rute mana yang dilalui pekerjaan?

Pertanyaan: Rute mana yang dilalui kasus, dan apa perbedaan antar rute tersebut?

Di ProcessMind: Process Graph, Process Variants, dan filter jalur.

1. Gunakan Process Graph untuk menemukan titik keputusan dan rute alternatif setelahnya.
2. Lihat jumlah kasus yang melewati setiap rute di Process Variants.
3. Filter satu varian, lalu bandingkan waktu penyelesaian dan hasilnya dengan varian lain.
4. Periksa rute yang diharapkan oleh pemilik proses dan rute yang tidak mereka harapkan.

Perhatikan hal-hal berikut:

• Rute yang paling umum dan pengecualiannya
• Perbedaan waktu penyelesaian antar varian
• Rute dengan langkah tambahan atau pengulangan
• Rute yang ingin ditinjau oleh pemilik proses

Perlu diingat: mulailah dari varian dengan kasus terbanyak, lalu pertimbangkan dampak biaya dari rute yang jarang terjadi. Frekuensi saja tidak menentukan prioritas. Dampak rute tersebutlah yang menentukan.

Langkah 5: Rangkum temuan Anda

Analisis akan berguna jika orang yang bertanggung jawab atas proses dapat memahami temuan Anda dan menentukan langkah berikutnya. Sampaikan pertanyaan, bukti, lalu batasan kesimpulan Anda, secara berurutan.

Susun setiap temuan

Untuk setiap pertanyaan prioritas, tulis lima poin yang sama:

1. Pertanyaan: Apa yang Anda selidiki?
2. Temuan: Apa yang ditunjukkan data?
3. Bukti: Tampilan, metrik, filter, dan kasus mana yang mendukungnya?
4. Dampak: Apa arti temuan ini bagi proses?
5. Langkah berikutnya: Apa yang perlu divalidasi atau diputuskan oleh pemilik proses?

Pisahkan hal yang ditunjukkan data dari penafsiran Anda. “Rata-rata waktu penyelesaian kasus dalam kelompok ini lebih lama” adalah pengamatan. “Langkah persetujuan menyebabkan keterlambatan” adalah klaim sebab-akibat yang membutuhkan bukti tambahan, biasanya melalui simulasi atau perubahan untuk membuktikannya.

Siapkan presentasi yang mudah diikuti pemangku kepentingan

Susun tinjauan agar alur penalarannya terlihat:

1. Ringkasan: Temuan utama dan keputusan yang perlu diambil
2. Metode: Dataset, periode, dan pendekatan yang digunakan
3. Temuan: Satu bagian untuk setiap pertanyaan prioritas
4. Dampak: Arti temuan bagi proses
5. Langkah berikutnya: Hal yang perlu divalidasi dan dipertimbangkan, serta penanggung jawabnya
6. Detail pendukung: Grafik, filter, dan contoh kasus

Jika memungkinkan, tampilkan langsung dari ProcessMind agar audiens dapat melihat filter di samping angka dan meminta tampilan lain saat diskusi berlangsung. Jika Anda mengekspor grafik ke presentasi, cantumkan periode dan filter pada keterangannya. Tanpa informasi tersebut, grafik tidak dapat diverifikasi. Process Charts menjelaskan opsi ekspor, sedangkan Custom Dashboards membantu Anda menyusun tampilan sesuai kebutuhan rapat.

Perkirakan dampak dengan cermat

Jelaskan temuan dalam konteks bisnis jika didukung data: kelompok kasus dengan waktu penyelesaian lebih lama, persentase kasus tertentu yang perlu dikerjakan ulang, atau varian yang mencakup sepertiga volume.

Jelaskan dengan tepat apa yang Anda ukur. Jangan menyajikan potensi perbaikan sebagai hasil yang pasti. Jika memperkirakan dampak perubahan, sebutkan asumsinya dan tandai hasilnya sebagai perkiraan. Simulasi adalah cara yang tepat untuk menunjukkan kemungkinan dampak perubahan. Simulasi memodelkan perubahan pada proses, bukan sekadar memperkirakan hasil dari satu grafik.

Minta masukan sebelum presentasi

Tinjau temuan Anda bersama:

• Rekan kerja yang memahami data
• Pakar proses yang mengetahui cara pekerjaan dilakukan
• Pemangku kepentingan yang dapat memastikan apakah penafsiran Anda sesuai dengan kondisi operasional

Minta mereka menguji asumsi Anda dan melengkapi konteks yang belum ada. Tinjauan ini membantu menemukan masalah data dan menjadi kesempatan termudah untuk mencegah korelasi disajikan sebagai sebab-akibat.

Langkah 6: Langkah berikutnya

Setelah menyampaikan temuan, sepakati langkah berikutnya. Sebagian temuan mendorong perubahan proses, sementara yang lain membutuhkan penyelidikan lebih lanjut atau dataset yang lebih baik. Catat keputusan dan siapa yang akan menindaklanjutinya.

Pantau tindak lanjut

Tinjauan dapat menghasilkan permintaan analisis tambahan, keputusan tentang kemungkinan perbaikan, atau tugas bagi pemilik proses. Catat setiap hal beserta penanggung jawab dan langkah berikutnya. Jika tidak, tindak lanjut itu bisa terlupakan di tengah pekerjaan sehari-hari.

Simulasikan perubahan sebelum menerapkannya

Analisis membantu pengambilan keputusan, tetapi tidak menerapkan perubahan. Di ProcessMind, langkah berikutnya adalah menguji perubahan pada model: What-if analysis membandingkan skenario saat ini dan skenario yang diusulkan dengan data yang sama. Anda dapat melihat dampaknya pada waktu penyelesaian sebelum proses diubah. Halaman kemampuan simulasi menjelaskan fungsi mesin simulasi. Untuk memahami langkah lebih luas dari temuan hingga perbaikan bisnis, baca cara menerapkan optimalisasi proses.

Pantau apakah perubahan berhasil

Jika proses berubah, bandingkan periode sebelum dan sesudah dengan definisi serta filter yang sama. Periksa apakah metrik yang dituju berubah dan apakah metrik lain ikut berubah. Process Health dirancang untuk perbandingan ini. Baca juga cara memantau proses secara berkelanjutan untuk mengetahui metodenya.

Dokumentasikan analisis

Catat hal-hal berikut:

• Pertanyaan yang Anda selidiki
• Dataset dan periode yang digunakan
• Keterbatasan data yang berpengaruh
• Temuan dan bukti yang mendukungnya
• Keputusan, penanggung jawab, dan tindak lanjut

Catatan ini mempercepat analisis berikutnya dan memungkinkan orang lain memeriksa penalaran Anda.

Ulangi siklusnya

Analisis proses bukan pekerjaan sekali jalan. Data baru, perubahan cara kerja, dan pertanyaan baru akan memulai putaran berikutnya. Setiap putaran memberi kesempatan untuk mengubah temuan menjadi perbaikan bisnis. Buat daftar pertanyaan tetap singkat dan simpan bukti bersama temuan. Dengan begitu, proses analisis akan semakin cepat setiap kali dilakukan.

Mulai menggunakan ProcessMind

Anda dapat menerapkan metode ini pada data ekspor yang sudah dimiliki. ProcessMind mengolahnya menjadi dataset, memetakan proses, lalu menyediakan dashboard, Process Graph, dan Case Explorer yang digunakan dalam langkah-langkah di atas. Anda juga dapat menyimpan tampilan dengan bookmark dan membagikannya kepada pemilik proses.

Untuk menyiapkannya pertama kali, ikuti panduan memulai. Langkah-langkah di sini tidak memerlukan konektor.

Untuk memahami alur dasarnya, baca Apa itu Process Mining? untuk mengetahui cara data peristiwa menjadi proses. Panduan strategis untuk perbaikan proses berbasis data membahas program yang lebih luas, yang didukung oleh analisis ini. Sementara itu, Teknik perbaikan proses: daftar lengkap membandingkan berbagai metode terkait.