Perancangan proses bisnis | ProcessMind

Model proses memperlihatkan alur kerja yang direncanakan. Model ini menjadi acuan bersama bagi tim untuk membahas aktivitas, keputusan, serah terima, dan tanggung jawab.

Acuan ini tetap berguna sebelum Anda memiliki data untuk dianalisis. Model membantu mencatat pengetahuan tim, mengidentifikasi hal yang perlu dibahas, dan menyepakati cakupan proses. Model mencatat desain yang telah disepakati, bukan menyatakan bahwa setiap kasus selalu berjalan persis seperti itu.

Libatkan orang-orang yang memahami pekerjaan dan sistem pendukungnya:

Pemilik proses: Menentukan cakupan, mengonfirmasi proses yang direncanakan, serta menyelesaikan pertanyaan tentang penanggung jawab dan standar. Analis: Memfasilitasi diskusi, mencatat alur, dan menjaga agar model tetap jelas dan konsisten. Tim IT: Menjelaskan langkah dalam sistem, data, dan batasan teknis yang memengaruhi pelaksanaan pekerjaan.

Libatkan ahli lain jika proses melibatkan beberapa tim atau memerlukan pengetahuan khusus. Anda tetap bisa menyepakati model yang berguna tanpa mencatat setiap pengecualian dalam sesi pertama.

Mulai dari desain jika Anda perlu menetapkan cara kerja suatu proses. Sepakati cakupan dan konvensinya, lalu buat dan tinjau model. Gunakan Process Mining saat data peristiwa tersedia dan Anda ingin membandingkan pekerjaan yang tercatat dengan alur yang direncanakan.

Keduanya menjawab pertanyaan yang berbeda:

Desain proses: Bagaimana seharusnya proses berjalan? Process Mining: Apa yang ditunjukkan data peristiwa tentang cara proses berjalan?

Anda tidak memerlukan data peristiwa untuk membuat model pertama. Saat siap menganalisis pelaksanaan proses, desain yang telah disepakati memberi tim Anda acuan yang jelas.

Sepakati beberapa konvensi sebelum membuat pustaka model yang besar. Selaraskan konvensi tersebut dengan arsitektur proses dan standar dokumentasi Anda.

Gunakan BPMN 2.0 secara konsisten. Terapkan makna yang sama untuk aktivitas, peristiwa, keputusan, dan alur di semua model. Pilih nama yang jelas. Ikuti konvensi penamaan organisasi dan terapkan secara konsisten. Tentukan tingkat detail yang sesuai. Fokuskan model tingkat tinggi pada tahapan utama. Tambahkan detail dalam model tingkat bawah jika diperlukan pembaca. Tetapkan batas proses. Jelaskan titik awal dan akhir proses serta hal-hal di luar cakupannya. Tunjukkan penanggung jawab dan serah terima. Gunakan lane dan elemen BPMN lain yang relevan agar tanggung jawab terlihat. Tinjau bersama orang yang menjalankan pekerjaan. Pastikan model mencerminkan maksud yang telah disepakati sebelum menjadikannya acuan. Perbarui model saat pekerjaan berubah. Tetapkan penanggung jawab pembaruan agar acuan bersama tetap terkini.

Mulai dari satu proses dan diskusi yang terarah. Catat alur utamanya, lalu sempurnakan model bersama orang-orang yang bertanggung jawab, menganalisis, dan mendukung pekerjaan tersebut.

Tentukan cakupan. Sepakati nama proses, titik awal dan akhir, serta tingkat detailnya. Petakan alur utama. Identifikasi aktivitas inti, keputusan, peristiwa, dan serah terima. Terapkan konvensi bersama. Gunakan standar penamaan dan tingkat detail yang telah disepakati organisasi. Tinjau model. Minta pemilik proses, analis, tim IT, dan ahli terkait menyelesaikan kekurangan atau perbedaan pendapat. Simpan versi yang disepakati. Simpan model di tempat yang mudah ditemukan tim dan perbarui saat proses berubah.

ProcessMind menyediakan pemodel BPMN 2.0 berbasis browser untuk membuat dan meninjau model. Anda juga dapat mengimpor dan mengekspor file BPMN 2.0.

Lihat fitur pemodel BPMN

Standardisasi dimulai dengan kesepakatan bersama: cara menamai proses, tingkat detail setiap model, dan elemen BPMN 2.0 yang digunakan untuk menggambarkan pekerjaan.

Jika tim menerapkan kesepakatan ini secara konsisten, mereka dapat membandingkan model dan menemukan proses terkait dengan lebih mudah. Pustaka proses bersama memberi tim satu tempat untuk menemukan versi terbaru yang telah disepakati, tanpa bergantung pada salinan terpisah atau catatan pribadi.

Standardisasi bukan berarti semua tim harus bekerja dengan cara yang persis sama. Standardisasi memberi tim struktur bersama untuk mendokumentasikan perbedaan dan menentukan praktik yang dapat diterapkan bersama.

Setelah pemilik proses dan tim menyepakati desain, Anda dapat menyimpan dan memelihara model dalam pustaka proses yang lebih luas. Jika kelak tersedia data peristiwa, gunakan Process Mining untuk membandingkan pelaksanaan dengan proses yang direncanakan. Dashboard dan KPI membantu meninjau kinerja, sedangkan simulasi membantu menjelajahi berbagai skenario.

Mulai dengan desain saja, lalu tambahkan analisis saat Anda siap.

Jelajahi arsitektur proses perusahaan

Untuk pengantar praktis tentang BPMN 2.0, pelajari arti BPMN 2.0 dalam pemodelan proses. Anda juga dapat meninjau langkah-langkah membuat diagram BPMN sebelum menyusun model pertama.