Templat data proses retur dan pengembalian dana

ID Kasus Retur menjadi pengenal utama untuk setiap proses retur. ID ini menghubungkan semua aktivitas yang terkait dengan retur atau permintaan pengembalian dana tertentu, mulai dari pembuatan pesanan retur hingga kasus ditutup.

Dalam analisis proses, ID ini menjadi dasar untuk menyusun kembali perjalanan setiap retur dari awal hingga akhir. Anda dapat melacak seluruh siklus, mengukur total waktu proses, dan menganalisis perbedaan antar kasus. Semua peristiwa, data, dan metrik dihimpun serta dihubungkan menggunakan ID ini.

ID ini menghubungkan semua langkah proses, sehingga setiap retur dapat dilacak dan dianalisis dari awal hingga akhir.

Biasanya berupa nomor Return Material Authorization (RMA) atau nomor Sales Order bertipe 'Returned Order' di modul 'Sales and marketing'. Nomor ini dapat ditemukan di tabel seperti 'SalesTable' dengan 'SalesType' bernilai 'Returned Order'.

Waktu peristiwa, atau stempel waktu, mencatat tanggal dan waktu persis saat suatu aktivitas berlangsung. Setiap aktivitas dalam log peristiwa memiliki stempel waktu yang menunjukkan urutan kronologis peristiwa.

Atribut ini penting untuk semua analisis process mining berbasis waktu. Data ini digunakan untuk menghitung waktu siklus antar aktivitas, menemukan waktu tunggu dan hambatan, mengukur durasi keseluruhan kasus, serta memeriksa kepatuhan terhadap perjanjian tingkat layanan (SLA). Akurasi stempel waktu berpengaruh langsung terhadap keandalan analisis kinerja.

Stempel waktu ini penting untuk menghitung semua metrik durasi, seperti waktu siklus dan waktu tunggu, yang menjadi dasar analisis kinerja.

Mengacu pada kolom tanggal pembuatan atau perubahan di berbagai tabel, seperti 'SalesTable.createdDateTime' untuk pembuatan pesanan atau 'WMSJournalTrans.createdDateTime' untuk jurnal gudang.

Atribut ini menjelaskan langkah atau peristiwa tertentu dalam siklus retur dan pengembalian dana, seperti 'Pesanan retur dibuat', 'Barang diterima', atau 'Nota kredit diposting'. Setiap aktivitas mewakili satu tahap proses yang tercatat di sistem.

Analisis urutan dan frekuensi aktivitas merupakan inti process mining. Analisis ini membantu memetakan proses, menemukan hambatan antar langkah, serta mengidentifikasi variasi proses yang umum maupun jarang terjadi. Kumpulan aktivitas menentukan cakupan proses yang dianalisis.

Atribut ini menentukan langkah-langkah proses, sehingga alur proses dapat dipetakan dan hambatan, pekerjaan ulang, serta penyimpangan dapat ditemukan.

Atribut konseptual ini berasal dari peristiwa sistem. Atribut dapat dibuat dengan memetakan perubahan status di tabel seperti 'SalesTable' dan 'WMSJournalTable', atau dari log peristiwa tertentu ke nama yang mudah dipahami pengguna.

Product ID, yang sering berupa Stock Keeping Unit (SKU), mengidentifikasi barang tertentu yang diretur pelanggan. Setiap baris pesanan retur terkait dengan Product ID.

Analisis retur berdasarkan produk penting untuk menemukan barang dengan tingkat retur tinggi. Hal ini dapat menunjukkan masalah pengendalian kualitas, deskripsi produk yang tidak akurat, atau cacat produksi. Hasil analisis membantu Anda menentukan produk yang perlu diselidiki dan diperbaiki lebih dahulu.

Memungkinkan analisis retur per produk untuk menemukan barang yang bermasalah dari sisi kualitas atau memiliki volume retur tinggi.

Kolom ini sesuai dengan kolom 'ItemId' di tabel 'SalesLine' untuk pesanan retur.

Atribut ini menunjukkan kanal yang digunakan pelanggan untuk memulai proses retur, misalnya 'Portal online', 'Toko', 'Panggilan layanan pelanggan', atau 'Surat'.

Analisis proses berdasarkan kanal retur membantu Anda menilai kinerja dan efisiensi setiap kanal. Bisnis dapat membandingkan waktu siklus, biaya, dan kepuasan pelanggan untuk menemukan praktik yang baik serta area yang perlu ditingkatkan atau mendapat investasi. Data ini penting untuk dashboard 'Kinerja Pemanfaatan Kanal Retur'.

Memungkinkan perbandingan kinerja antar kanal retur, sehingga Anda dapat mengoptimalkan kanal yang paling efisien dan hemat biaya.

Informasi ini mungkin disimpan di header pesanan retur ('SalesTable') atau ditentukan dari pengguna yang membuat pesanan. Anda mungkin perlu menambahkan logika khusus atau kolom tersendiri.

Return Reason Code mencatat alasan yang disampaikan pelanggan untuk mengembalikan barang, misalnya 'Barang cacat', 'Ukuran salah', 'Tidak sesuai deskripsi', atau 'Tidak lagi dibutuhkan'. Informasi ini biasanya dikumpulkan saat pelanggan mengajukan retur.

Analisis alasan retur penting untuk menemukan akar masalah. Dari sini, bisnis dapat mengidentifikasi masalah kualitas produk, deskripsi produk yang tidak akurat, atau kesalahan logistik. Temuan ini dapat menjadi dasar perbaikan desain produk, pemasaran, dan operasional rantai pasok agar jumlah retur berkurang.

Menunjukkan alasan terjadinya retur sehingga bisnis dapat mencari akar masalah, mengurangi tingkat retur, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Informasi ini biasanya disimpan pada tingkat baris pesanan retur. Cari kolom kode alasan di tabel 'SalesLine' untuk pesanan retur.

Kode disposisi ditetapkan saat barang retur menjalani pemeriksaan kualitas. Kode ini menentukan langkah proses berikutnya, seperti 'Credit', 'Replace', 'Scrap', atau 'Return to Customer'.

Atribut ini menjadi titik pengambilan keputusan penting dalam proses retur. Analisis berdasarkan kode disposisi membantu perusahaan memahami hasil retur, melacak dampak keuangan dari penghapusan barang, dan membandingkan efisiensi berbagai jalur penyelesaian, seperti penggantian barang atau pengembalian dana.

Kode ini menentukan jalur yang akan ditempuh kasus retur setelah pemeriksaan. Karena itu, kode ini penting untuk menganalisis variasi proses dan dampaknya terhadap bisnis.

Kolom ini penting dalam modul manajemen kualitas. Kolom ini terkait dengan pemrosesan Quality Order atau Inspection Order.

Atribut ini menunjukkan orang yang bertanggung jawab menjalankan langkah proses. Orang tersebut dapat berupa petugas gudang yang menerima barang, pemeriksa kualitas, atau staf keuangan yang memposting nota kredit.

Analisis proses berdasarkan pengguna membantu memahami pembagian beban kerja, menemukan karyawan berkinerja tinggi, dan mengetahui kebutuhan pelatihan. Analisis ini juga dapat digunakan untuk memeriksa kasus yang ditangani orang atau tim tertentu serta memastikan pemisahan tugas yang tepat.

Atribut ini memungkinkan analisis pembagian beban kerja dan kinerja individu atau tim, serta membantu menemukan peluang pelatihan atau pengalokasian sumber daya.

Ditemukan di kolom 'created by' atau 'modified by' pada rekaman transaksi, seperti 'SalesTable.createdBy' atau ID pengguna yang terhubung di tabel jurnal.

Atribut ini menunjukkan gudang fisik atau pusat retur tertentu yang memproses barang retur. Setiap lokasi mungkin memiliki proses, sumber daya, atau tingkat kinerja yang berbeda.

Analisis proses berdasarkan gudang memungkinkan Anda membandingkan kinerja antar lokasi. Analisis ini dapat menunjukkan fasilitas yang paling efisien dalam memproses retur, menyoroti hambatan di wilayah tertentu, dan membantu pengambilan keputusan tentang alokasi sumber daya serta standardisasi proses di seluruh jaringan logistik.

Memungkinkan perbandingan kinerja antar gudang atau pusat retur untuk menemukan hambatan di wilayah tertentu dan praktik yang baik.

Informasi ini disimpan di kolom 'InventLocationId' pada transaksi terkait inventaris, seperti Arrival Journal ('WMSJournalTable') atau 'SalesLine'.

Saat pengembalian dana diproses, sistem membuat dokumen keuangan yang disebut nota kredit atau memo kredit. Atribut ini menyimpan ID unik dokumen tersebut.

ID ini menghubungkan proses retur operasional langsung dengan catatan keuangan di sistem akuntansi. ID ini berguna untuk audit dan penelusuran selisih keuangan secara terperinci. Analis dapat menelusuri kasus retur hingga ke transaksi keuangan yang menyelesaikannya.

Menghubungkan proses retur operasional dengan transaksi keuangan terkait. Hal ini penting untuk audit dan rekonsiliasi keuangan.

Nomor nota kredit biasanya terdapat di kolom 'InvoiceId' pada tabel 'CustInvoiceJour', dengan jenis transaksi 'Credit note'. Data ini dapat ditautkan kembali ke pesanan retur.

Customer ID adalah pengenal unik untuk akun pelanggan yang terkait dengan retur. ID ini menghubungkan transaksi retur dengan pelanggan tertentu di CRM atau basis data pelanggan.

Analisis retur berdasarkan pelanggan membantu menemukan pelanggan dengan aktivitas retur yang tidak biasa tingginya. Hal ini dapat mengindikasikan penipuan atau ketidakpuasan yang berulang. Data ini juga dapat digunakan untuk mengelompokkan pelanggan, misalnya dengan menawarkan layanan retur premium kepada pelanggan bernilai tinggi.

Menghubungkan proses retur dengan pelanggan tertentu, sehingga Anda dapat menganalisis pola retur per pelanggan dan mendeteksi potensi penipuan.

Kolom ini adalah 'CustAccount' di tabel 'SalesTable' untuk pesanan retur.

Atribut ini mengelompokkan kasus retur berdasarkan jenis penyelesaian yang diminta pelanggan atau ditawarkan bisnis. Jenis yang umum mencakup pengembalian dana, penggantian barang, atau perbaikan.

Pengelompokan ini berguna untuk menganalisis jalur proses yang berbeda. Proses pengembalian dana sangat berbeda dari proses pengiriman barang pengganti. Dengan mengelompokkan data berdasarkan jenis retur, Anda dapat menganalisis waktu siklus dan hambatan secara lebih akurat untuk setiap jalur penyelesaian.

Memungkinkan analisis berdasarkan hasil yang dituju, karena proses pengembalian dana dan penggantian barang memiliki langkah serta waktu siklus yang berbeda.

Informasi ini mungkin berupa kolom khusus di header pesanan retur atau ditentukan dari kode disposisi maupun transaksi berikutnya, seperti pembuatan pesanan penjualan pengganti.

Atribut ini menunjukkan jumlah akhir yang telah dikonfirmasi dan dikembalikan kepada pelanggan. Nilainya dicatat saat nota kredit dibuat dan dibukukan.

Atribut ini penting untuk analisis keuangan dan digunakan langsung dalam dashboard 'Analisis Selisih Jumlah Pengembalian Dana' serta KPI 'Tingkat Ketepatan Jumlah Pengembalian Dana'. Analisis data ini membantu Anda memahami dampak finansial retur dan penyesuaian yang dilakukan selama proses.

Menunjukkan dampak finansial aktual dari retur. Nilai ini penting untuk menghitung ketepatan pengembalian dana dan memahami hasil keuangan.

Nilai ini dapat ditemukan di detail transaksi nota kredit yang telah dibukukan. Data terkait terdapat di tabel 'CustTrans' dan 'CustInvoiceJour' untuk nota kredit.

Atribut ini menunjukkan jumlah pengembalian dana awal yang diminta atau diperkirakan pada awal proses retur. Jumlahnya biasanya didasarkan pada harga pembelian awal barang yang diretur.

Nilai ini menjadi acuan untuk 'Analisis Selisih Jumlah Pengembalian Dana'. Dengan membandingkan jumlah yang diminta dan jumlah yang benar-benar dikembalikan, bisnis dapat menemukan selisih akibat biaya pengisian ulang stok, pengembalian dana sebagian untuk barang rusak, atau penyesuaian lainnya. Perbandingan ini membantu memantau ketepatan keuangan dan kepatuhan terhadap kebijakan.

Menjadi acuan untuk mengukur ketepatan keuangan dengan membandingkannya terhadap jumlah pengembalian dana yang benar-benar diproses.

Biasanya berupa jumlah baris atau jumlah total dari baris pesanan penjualan awal yang diretur. Nilainya terdapat di 'SalesLine.LineAmount'.

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu terakhir kali data diambil dari sistem sumber dan diperbarui di alat process mining. Informasi ini menunjukkan seberapa baru data yang dianalisis.

Waktu pembaruan data terakhir membantu Anda memahami seberapa mutakhir analisis yang ditampilkan. Dengan mengetahui waktu tersebut, pengguna dapat menafsirkan dashboard dan KPI dengan tepat, serta membedakan data waktu nyata dari rekaman data pada waktu tertentu. Informasi ini penting untuk pemantauan operasional.

Menunjukkan seberapa baru data, sehingga analis mengetahui kemutakhiran wawasan proses yang digunakan.

Atribut metadata ini dibuat dan disimpan selama alur pemuatan data. Biasanya, nilainya menunjukkan stempel waktu saat tugas ETL selesai.

Atribut boolean hasil perhitungan ini menunjukkan apakah retur memenuhi semua kriteria dalam kebijakan retur perusahaan. Penilaiannya dapat didasarkan pada masa retur, kondisi barang, atau alasan retur.

Atribut ini mendukung dashboard 'Ringkasan Kepatuhan Persetujuan Retur' dan KPI 'Tingkat Persetujuan Retur yang Mematuhi Kebijakan'. Bisnis dapat mengukur kepatuhan terhadap kebijakan, menemukan kasus yang disetujui sebagai pengecualian, serta menganalisis alasan dan frekuensi pengecualian tersebut. Informasi ini penting untuk tata kelola dan pengendalian biaya.

Mengukur kepatuhan terhadap aturan bisnis secara langsung, sehingga Anda dapat menemukan dan mengurangi persetujuan retur yang tidak sesuai kebijakan dan berpotensi menyebabkan hilangnya pendapatan.

Atribut ini diturunkan dari data lain. Logikanya perlu dibuat dengan membandingkan atribut retur, misalnya tanggal retur dengan tanggal pembelian atau alasan retur, terhadap aturan bisnis yang telah ditetapkan.

Atribut ini menunjukkan sistem informasi asal data. Dalam konteks ini, sistem sumber utamanya adalah 'Microsoft Dynamics 365'.

Di organisasi besar, suatu proses dapat melibatkan beberapa sistem. Mencatat sistem sumber untuk setiap peristiwa penting untuk tata kelola data, penanganan masalah pengambilan data, dan pemahaman tentang sistem yang digunakan dalam proses. Informasi ini memastikan asal data yang dianalisis dapat diketahui.

Atribut ini memberi konteks penting tentang asal data, yang diperlukan untuk tata kelola dan validasi data serta untuk memahami sistem yang digunakan dalam proses.

Biasanya, nilai statis ini ditambahkan saat proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL) untuk menandai asal kumpulan data.

Atribut ini menunjukkan status terkini header pesanan retur, misalnya 'Terbuka', 'Ditagih', atau 'Dibatalkan'. Status ini memberi gambaran umum tentang tahap yang sedang dijalani kasus.

Aktivitas menunjukkan langkah proses secara terperinci, sedangkan status keseluruhan berguna untuk memfilter dan mengelompokkan kasus. Misalnya, analis dapat berfokus pada kasus yang masih 'Terbuka' untuk memahami beban kerja saat ini, atau menganalisis alur proses kasus yang akhirnya 'Dibatalkan'.

Memberi ringkasan status kasus untuk membantu Anda memfilter kasus dan memahami hasilnya, termasuk pembatalan.

Informasi ini terdapat di kolom 'SalesStatus' atau 'DocumentStatus' pada 'SalesTable'.

Atribut hasil perhitungan ini menunjukkan status kepatuhan SLA secara ringkas, biasanya 'Tepat waktu' atau 'Terlambat'. Status ditentukan dengan membandingkan waktu aktivitas terakhir, misalnya 'Pesanan retur ditutup', dengan 'RefundSlaTargetDate'.

Atribut ini memudahkan pelaporan kinerja di dashboard seperti 'Kinerja SLA Penyelesaian Pengembalian Dana'. Pengguna tidak perlu membandingkan tanggal sendiri karena statusnya ditampilkan secara langsung dan mudah dipahami. Anda dapat memfilter dan mengelompokkan data dengan cepat untuk menghitung 'Tingkat Kepatuhan SLA Penyelesaian' secara keseluruhan.

Memberi gambaran singkat tentang kepatuhan SLA, sehingga Anda dapat dengan mudah memfilter kasus yang terlambat dan menganalisis akar penyebab keterlambatan.

Atribut ini diturunkan dari data lain dengan membandingkan waktu aktivitas penyelesaian akhir dengan atribut 'RefundSlaTargetDate'.

Atribut ini menetapkan tenggat Service Level Agreement (SLA) untuk menyelesaikan kasus retur. Pada tanggal ini, pelanggan diharapkan sudah menerima penyelesaian akhir, seperti pengembalian dana yang dibukukan atau barang pengganti yang dikirim.

Tanggal target ini penting untuk memantau kinerja terhadap komitmen layanan. Tanggal ini digunakan untuk menghitung KPI 'Tingkat Kepatuhan SLA Penyelesaian' dan mendukung dashboard 'Kinerja SLA Penyelesaian Pengembalian Dana'. Dengan membandingkan tanggal target dan tanggal penyelesaian aktual, bisnis dapat menemukan kasus yang melewati tenggat SLA dan menangani kasus yang belum selesai tepat waktu.

Menjadi tolok ukur kinerja proses, sehingga Anda dapat memantau kepatuhan SLA dan menemukan kasus yang terlambat.

Kolom ini mungkin bukan kolom standar. Nilainya sering dihitung dari tanggal pembuatan retur ditambah periode SLA yang ditetapkan, misalnya 14 hari. Nilainya mungkin disimpan di kolom khusus.

Waktu selesai menunjukkan stempel waktu saat suatu aktivitas berakhir. StartTime menandai awal aktivitas, sedangkan EndTime menandai akhirnya. Dengan demikian, waktu pemrosesan untuk tugas tersebut dapat dihitung.

Atribut ini penting untuk analisis kinerja terperinci, terutama pada tugas yang memiliki durasi terukur, seperti 'Pemeriksaan barang'. Dengan membandingkan StartTime dan EndTime, analis dapat mengukur waktu kerja aktif secara tepat dan membedakannya dari waktu tunggu antar tugas. Ini membantu menemukan inefisiensi dalam aktivitas tertentu, bukan hanya di antara aktivitas.

Atribut ini membantu menghitung waktu kerja aktif untuk setiap aktivitas, sehingga waktu tunggu dapat dibedakan dari waktu kerja sebenarnya.

Nilai ini sering kali perlu diturunkan dari data lain. Misalnya, nilainya dapat berupa 'modifiedDateTime' saat status berubah dan aktivitas berakhir, atau StartTime aktivitas berikutnya.