Templat data pengelolaan insiden Anda

BMC Helix ITSM
Templat data pengelolaan insiden Anda

Templat data pengelolaan insiden Anda

Templat ini memandu Anda mengumpulkan data penting untuk mengoptimalkan proses pengelolaan insiden. Templat ini menjelaskan atribut dan aktivitas utama yang perlu dilacak, serta cara praktis mengekstrak datanya. Gunakan panduan ini untuk menyiapkan data dengan lebih mudah dan mempercepat analisis proses.
  • Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan
  • Aktivitas utama yang perlu dilacak dalam proses
  • Panduan mengekstrak data dari sistem Anda
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut pengelolaan insiden

Berikut kolom data yang disarankan untuk disertakan dalam log peristiwa agar proses pengelolaan insiden dapat dianalisis secara menyeluruh.
3 Wajib 8 Disarankan 10 Opsional
Nama Deskripsi
ID Insiden
IncidentId
Pengenal unik untuk setiap catatan insiden.
Deskripsi

ID Insiden menjadi kunci utama untuk setiap insiden dan membedakannya dari saat dibuat hingga ditutup. ID ini menghubungkan semua aktivitas, log, dan perubahan terkait sehingga Anda dapat melihat seluruh siklus hidup insiden dari awal hingga akhir.

Dalam process mining, atribut ini menjadi dasar penentuan kasus. Setiap peristiwa dengan ID Insiden yang sama dianggap bagian dari satu instans proses. Dengan demikian, penanganan setiap insiden dapat direkonstruksi dan dianalisis.

Mengapa ini penting

Ini adalah pengenal kasus utama yang menghubungkan semua peristiwa dalam siklus hidup insiden sehingga analisis proses dari awal hingga akhir dapat dilakukan.

Sumber data

Ini adalah kolom 'Incident Number' (Field ID: 1000000161) pada formulir 'HPD:Help Desk'.

Contoh
INC000001234567INC000002345678INC000003456789
Nama aktivitas
ActivityName
Nama peristiwa atau tugas tertentu yang terjadi dalam siklus hidup insiden.
Deskripsi

Atribut ini menjelaskan aktivitas yang dilakukan pada waktu tertentu dalam penanganan insiden, seperti 'Insiden dilaporkan', 'Grup ditugaskan', atau 'Insiden diselesaikan'. Aktivitas-aktivitas ini membentuk peta proses.

Dengan menganalisis urutan dan frekuensi aktivitas, Anda dapat melihat alur proses yang sebenarnya, menemukan jalur yang umum, dan menyoroti penyimpangan dari prosedur standar. Informasi ini penting untuk memahami tindakan yang dilakukan guna menyelesaikan insiden.

Mengapa ini penting

Aktivitas menentukan langkah-langkah dalam peta proses, sehingga alur kerja Manajemen Insiden dapat divisualisasikan dan dianalisis.

Sumber data

Biasanya diperoleh dari perubahan pada kolom 'Status' (Field ID: 7) dan 'Status_Reason' di formulir 'HPD:Help Desk', atau dari formulir 'HPD:Help Desk Audit Log'.

Contoh
Insiden dilaporkanGrup ditugaskanSolusi diterapkanInsiden ditutup
Stempel waktu peristiwa
EventTimestamp
Tanggal dan waktu persis saat aktivitas terjadi.
Deskripsi

Stempel waktu ini mencatat kapan peristiwa tertentu terjadi dalam siklus hidup insiden. Urutan waktunya digunakan untuk merekonstruksi alur proses dari data mentah.

Stempel waktu peristiwa penting untuk semua analisis berbasis waktu, termasuk menghitung waktu siklus antaraktivitas, menemukan hambatan saat insiden lama tertahan, dan mengukur waktu penyelesaian keseluruhan. Data ini menjadi dasar kronologis analisis proses.

Mengapa ini penting

Stempel waktu ini menunjukkan urutan kronologis peristiwa. Informasi ini penting untuk menghitung durasi, menemukan hambatan, dan memahami linimasa proses.

Sumber data

Kolom 'Last Modified Date' (Field ID: 6) atau kolom tanggal tertentu dari formulir 'HPD:Help Desk'. Untuk peristiwa historis, waktunya diambil dari kolom stempel waktu pada log audit.

Contoh
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T10:15:32Z2023-10-27T14:22:05Z
Dibuka Kembali
IsReopened
Penanda yang menunjukkan apakah insiden dibuka kembali setelah berstatus 'Resolved'.
Deskripsi

Atribut boolean ini bernilai true jika status insiden kembali aktif, seperti 'In Progress', setelah sebelumnya ditandai 'Resolved'. Ini menunjukkan bahwa perbaikan awal belum efektif atau belum tuntas.

Atribut ini mengukur pekerjaan ulang secara langsung dan digunakan untuk menghitung KPI 'Tingkat Pekerjaan Ulang Insiden'. Analisis insiden yang dibuka kembali membantu menemukan perbaikan yang kurang baik, pengujian yang tidak memadai, atau masalah berulang yang belum ditangani dengan tepat. Hasilnya mendukung dasbor Jalur Pekerjaan Ulang dan Eskalasi.

Mengapa ini penting

Mengukur pekerjaan ulang dan kualitas penyelesaian secara langsung. Tingkat pembukaan kembali yang tinggi menunjukkan perbaikan yang tidak efektif dan kelemahan proses.

Sumber data

Dihitung dengan menganalisis urutan aktivitas dalam suatu insiden. Jika aktivitas 'Incident Reopened' atau aktivitas serupa muncul setelah 'Resolution Implemented', penanda ini bernilai true.

Contoh
truefalse
Grup yang ditugaskan
AssignedGroup
Grup dukungan yang bertanggung jawab menangani insiden.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan tim atau departemen yang ditugaskan menangani insiden, seperti 'Service Desk', 'Tim Jaringan', atau 'Administrator Basis Data'. Dengan melacak penugasan, Anda dapat memahami alur kerja antar tim.

Gunakan atribut ini untuk menganalisis serah terima antar tim, menemukan hambatan yang disebabkan grup tertentu, dan mengukur tingkat penugasan ulang insiden. Atribut ini membantu memetakan perjalanan insiden di seluruh organisasi serta menunjukkan proses pengalihan yang tidak efisien atau kesenjangan pengetahuan.

Mengapa ini penting

Dengan melacak grup yang ditugaskan, Anda dapat menganalisis serah terima, menemukan siklus penugasan ulang, dan mengidentifikasi hambatan di tim tertentu.

Sumber data

Ini adalah kolom 'Assigned Group' (ID kolom: 1000000217) pada formulir 'HPD:Help Desk'.

Contoh
Meja layananOperasional JaringanDukungan Aplikasi Tingkat 2Layanan Infrastruktur
Kategori Insiden
IncidentCategory
Klasifikasi insiden, biasanya disusun dalam beberapa tingkat.
Deskripsi

Pengategorian insiden menyediakan cara terstruktur untuk mengklasifikasikan insiden, biasanya dengan hierarki bertingkat, misalnya Tingkat 1: Perangkat keras, Tingkat 2: Laptop, Tingkat 3: Baterai. Data ini penting untuk pengalihan, pelaporan, dan analisis tren.

Dalam process mining, kategori digunakan untuk menganalisis berbagai jenis insiden secara terpisah. Data ini mendukung dasbor Akurasi Pengategorian Insiden dengan membandingkan kategori awal dan akhir, serta membantu menemukan tren untuk dasbor Tren Akar Masalah.

Mengapa ini penting

Pengategorian membantu mengarahkan insiden dengan tepat, menganalisis tren, dan membandingkan kinerja berbagai jenis insiden.

Sumber data

Ini adalah kolom 'Operational Categorization Tier 1/2/3' pada formulir 'HPD:Help Desk'.

Contoh
Perangkat keras > Laptop > BateraiPerangkat lunak > Aplikasi perusahaan > Kesalahan loginJaringan > Konektivitas > Wi-Fi
Layanan
Service
Layanan bisnis atau teknis yang terdampak insiden.
Deskripsi

Atribut ini menghubungkan insiden dengan layanan tertentu yang tercatat di Configuration Management Database (CMDB), seperti 'Layanan Email', 'Akses VPN', atau 'SAP Financials'.

Hubungan ini penting untuk memahami dampak insiden terhadap bisnis. Analisis insiden berdasarkan layanan membantu menemukan layanan bermasalah yang menghasilkan banyak insiden, mengungkap masalah berulang yang terkait dengan teknologi tertentu, dan mendukung analisis tren untuk pengelolaan masalah.

Mengapa ini penting

Menghubungkan insiden dengan layanan bisnis penting untuk menganalisis dampak dan menemukan layanan yang paling sering mengalami masalah.

Sumber data

Ini adalah kolom 'ServiceCI' atau kolom serupa yang menunjukkan Configuration Item (CI) terdampak pada formulir 'HPD:Help Desk'.

Contoh
Email PerusahaanSAP ERPVPN Akses Jarak JauhPortal Sumber Daya Manusia
Petugas yang ditugaskan
Assignee
Pengguna yang ditugaskan untuk menangani insiden.
Deskripsi

Assignee adalah agen dukungan atau teknisi tertentu yang bertanggung jawab menangani insiden pada waktu tertentu. Informasi ini lebih terperinci daripada Assigned Group.

Analisis kinerja berdasarkan petugas yang ditugaskan dapat membantu menemukan karyawan berkinerja tinggi, agen yang mungkin memerlukan pelatihan tambahan, serta ketimpangan pembagian beban kerja. Informasi ini juga digunakan untuk menelusuri urutan tindakan yang dilakukan setiap orang saat menangani insiden kompleks.

Mengapa ini penting

Menampilkan pembagian beban kerja dan kinerja setiap orang secara terperinci, sehingga Anda dapat menemukan karyawan berkinerja tinggi atau agen yang membutuhkan dukungan.

Sumber data

Ini adalah kolom 'Assignee' (ID kolom: 1000000218) pada formulir 'HPD:Help Desk'.

Contoh
Bob SmithAlice JohnsonCharlie Brown
Prioritas
Priority
Tingkat prioritas yang diberikan kepada insiden untuk menentukan seberapa mendesak penanganannya.
Deskripsi

Prioritas biasanya ditentukan berdasarkan dampak dan urgensi, lalu digunakan untuk menentukan urutan serta kecepatan penyelesaian insiden. Nilai yang umum berkisar dari 'Kritis' hingga 'Rendah'.

Dalam process mining, analisis insiden berdasarkan prioritas penting untuk menilai kinerja. Analisis ini membantu menjawab pertanyaan seperti, 'Apakah SLA untuk insiden berprioritas tinggi terpenuhi?' dan 'Apakah insiden berprioritas rendah mengalami keterlambatan lebih lama?'. Dengan memfilter berdasarkan prioritas, Anda dapat berfokus pada masalah bisnis yang paling penting.

Mengapa ini penting

Atribut ini penting untuk memisahkan analisis agar insiden berprioritas tinggi ditangani lebih cepat dan memenuhi target tingkat layanan yang berlaku.

Sumber data

Ini adalah kolom 'Priority' (ID kolom: 1000000164) pada formulir 'HPD:Help Desk'.

Contoh
KritisTinggiSedangRendah
SLA Terlewati
IsSlaBreached
Penanda yang menunjukkan apakah insiden diselesaikan setelah tanggal target SLA.
Deskripsi

Atribut boolean ini bernilai true jika waktu penyelesaian insiden melewati SLA yang ditetapkan. Atribut ini menunjukkan hasil kinerja SLA setiap insiden secara langsung.

Penanda ini penting untuk membuat dasbor Ikhtisar Kinerja SLA Insiden dan menghitung KPI 'Tingkat Kepatuhan SLA Insiden'. Anda dapat memfilter dan mengelompokkan semua insiden yang tidak memenuhi target tingkat layanan, lalu menyelidiki penyebabnya.

Mengapa ini penting

Penanda ini memudahkan analisis kepatuhan SLA. Anda dapat memfilter semua insiden yang melewati tenggat dan menyelidiki akar masalahnya.

Sumber data

Dihitung dengan membandingkan stempel waktu peristiwa 'Incident Resolved' dengan 'SlaTargetDate'. Jika waktu penyelesaian melewati tanggal target, penanda ini bernilai true.

Contoh
truefalse
Status insiden
IncidentStatus
Status insiden saat ini atau historis ketika peristiwa terjadi.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan keadaan insiden, seperti 'New', 'In Progress', 'Pending', 'Resolved', atau 'Closed'. Status ini memberikan gambaran posisi insiden dalam siklus hidupnya.

Menganalisis perubahan status merupakan dasar untuk memahami proses Manajemen Insiden. Data ini digunakan untuk menentukan aktivitas, mengukur durasi dalam berbagai status, misalnya berapa lama insiden berstatus 'Pending', serta menemukan insiden yang mungkin tertahan atau tidak aktif.

Mengapa ini penting

Melacak perubahan status penting untuk memahami perkembangan insiden dan mengukur durasinya dalam status tertentu, seperti 'Pending' atau 'In Progress'.

Sumber data

Ini adalah kolom 'Status' (Field ID: 7) pada formulir 'HPD:Help Desk'.

Contoh
BaruDitugaskanDalam prosesMenungguSelesaiDitutup
Akar Masalah
RootCause
Penyebab mendasar atau penyebab utama insiden.
Deskripsi

Root Cause adalah masalah mendasar yang, jika ditangani, dapat mencegah insiden terulang. Penyebab ini biasanya ditemukan dalam proses investigasi masalah terkait.

Tidak semua insiden memiliki akar masalah yang terdokumentasi. Namun, analisis atribut ini penting untuk pengelolaan masalah secara proaktif. Atribut ini mendukung KPI 'Tingkat Identifikasi Akar Masalah' dan membantu membuat dasbor untuk melacak tren masalah berulang, sehingga upaya penerapan solusi permanen lebih terarah.

Mengapa ini penting

Menemukan akar masalah penting untuk pengelolaan masalah dan analisis yang bertujuan mengurangi insiden berulang.

Sumber data

Informasi ini mungkin tercatat di kolom khusus 'Root Cause' pada insiden atau, lebih sering, di formulir 'PBI:Problem Investigation' yang tertaut.

Contoh
Ruang disk server tidak mencukupiKesalahan konfigurasi jaringanBug perangkat lunak pada versi 2.1Sertifikat keamanan kedaluwarsa
Dampak
Impact
Ukuran dampak insiden terhadap proses bisnis.
Deskripsi

Impact mengukur seberapa besar dampak buruk insiden terhadap bisnis. Biasanya, dampak dinilai dengan skala seperti 'Luas/Menyeluruh', 'Signifikan/Besar', 'Sedang/Terbatas', atau 'Kecil/Lokal'.

Bersama Urgency, Impact menentukan prioritas insiden. Analisis berdasarkan dampak membantu Anda memahami insiden yang paling mengganggu bisnis, terlepas dari tingkat kerumitan teknisnya. Informasi ini penting untuk menentukan prioritas perbaikan proses.

Mengapa ini penting

Membantu mengukur tingkat keparahan insiden bagi bisnis. Informasi ini menjadi dasar penentuan prioritas dan membantu memusatkan analisis pada masalah berdampak besar.

Sumber data

Ini adalah kolom 'Impact' (ID kolom: 1000000163) pada formulir 'HPD:Help Desk'.

Contoh
1-Luas/Menyeluruh2-Signifikan/Besar3-Sedang/Terbatas4-Kecil/Lokal
Deskripsi Penyelesaian
Resolution
Uraian bebas tentang langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan insiden.
Deskripsi

Kolom ini berisi ringkasan terperinci yang ditulis oleh petugas tentang penyelesaian akhir. Isinya menjelaskan tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki masalah dan memulihkan layanan bagi pengguna.

Meski tidak terstruktur, teks ini dapat dianalisis dengan teknik penambangan teks untuk menemukan pola penyelesaian yang umum, mengambil kata kunci terkait masalah tertentu, atau melengkapi analisis akar masalah. Teks ini memberikan konteks kualitatif yang sering tidak tersedia di kolom data terstruktur.

Mengapa ini penting

Memberikan detail kualitatif tentang penyelesaian. Penambangan teks dapat digunakan untuk menemukan pola yang tidak terlihat dalam data terstruktur.

Sumber data

Ini adalah kolom 'Resolution' (ID kolom: 1000000156) pada formulir 'HPD:Help Desk'.

Contoh
Kata sandi pengguna diatur ulang melalui Active Directory.Cache dan cookie browser dihapus, sehingga masalah login teratasi.Switch jaringan di ruang IDF 3B dinyalakan ulang.
Jumlah Penugasan Ulang
ReassignmentCount
Jumlah total insiden yang dialihkan ke grup lain.
Deskripsi

Metrik ini menghitung berapa kali kolom 'AssignedGroup' berubah selama siklus hidup insiden. Jumlah yang tinggi dapat menunjukkan masalah pada pengalihan awal, rendahnya penyelesaian pada kontak pertama, atau masalah kompleks yang memerlukan masukan dari beberapa tim.

Atribut ini mendukung KPI 'Tingkat Penugasan Ulang Insiden' dan dasbor 'Analisis Siklus Penugasan Ulang Insiden'. Atribut ini mengukur pola bolak-balik saat tiket berpindah antar tim, yang dapat menyebabkan keterlambatan dan proses yang tidak efisien.

Mengapa ini penting

Mengukur pengalihan dan serah terima yang tidak efisien, sehingga Anda dapat menemukan insiden yang berulang kali berpindah antar tim.

Sumber data

Dihitung dengan menghitung berapa kali nilai 'AssignedGroup' berubah untuk Incident ID tertentu di log peristiwa.

Contoh
0135
Kanal
Channel
Cara yang digunakan untuk melaporkan insiden.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan cara insiden dilaporkan, misalnya melalui telepon, email, portal layanan mandiri, atau datang langsung. Atribut ini menandai jalur masuk insiden ke proses dukungan.

Analisis insiden berdasarkan kanal dapat menunjukkan kanal yang paling efektif atau kanal yang menghasilkan insiden yang lebih mudah maupun lebih sulit diselesaikan. Hasilnya juga dapat membantu menentukan investasi untuk otomatisasi atau pelatihan pengguna. Misalnya, Anda dapat mendorong penggunaan portal layanan mandiri yang mengumpulkan data awal dengan lebih baik.

Mengapa ini penting

Memahami kanal pelaporan membantu Anda menganalisis efisiensi berbagai cara penerimaan insiden dan menentukan investasi untuk layanan mandiri atau otomatisasi.

Sumber data

Ini adalah kolom 'Reported Source' (ID kolom: 1000000215) pada formulir 'HPD:Help Desk'.

Contoh
EmailTeleponLayanan MandiriInput Langsung
Kode Penutupan
CloseCode
Kode yang dipilih saat insiden ditutup untuk menunjukkan hasil penyelesaiannya.
Deskripsi

Close Code merangkum cara penyelesaian insiden dalam format terstruktur. Contohnya, 'Diselesaikan oleh Pengguna', 'Tidak Ditemukan Masalah', 'Insiden Duplikat', atau 'Perbaikan Permanen Diterapkan'.

Atribut ini berguna untuk menganalisis efektivitas dan hasil penyelesaian. Anda dapat menemukan insiden yang ditutup tanpa perbaikan nyata atau kategori yang sering diselesaikan sendiri oleh pengguna. Temuan ini dapat menunjukkan perlunya artikel basis pengetahuan atau alat layanan mandiri yang lebih baik.

Mengapa ini penting

Menyediakan data terstruktur tentang hasil penyelesaian, sehingga Anda dapat menganalisis efektivitas perbaikan dan menemukan tren cara insiden ditutup.

Sumber data

Biasanya, informasi ini tercantum pada bagian penyelesaian atau penutupan di formulir 'HPD:Help Desk'.

Contoh
Diselesaikan dari Jarak JauhMasalah DuplikatKesalahan PenggunaTidak Perlu Tindakan
Pelapor
Submitter
Orang yang pertama kali melaporkan insiden.
Deskripsi

Submitter adalah pengguna akhir atau pelanggan yang mengalami masalah dan melaporkannya. Perannya berbeda dari assignee yang menangani insiden.

Analisis berdasarkan pelapor atau departemennya dapat membantu menemukan kelompok pengguna yang memerlukan pelatihan tambahan atau terdampak oleh jenis masalah tertentu. Analisis ini memberikan sudut pandang yang berfokus pada pelanggan terhadap proses pengelolaan insiden.

Mengapa ini penting

Menunjukkan pengguna yang melaporkan masalah, sehingga Anda dapat menganalisis tren berdasarkan departemen, lokasi, atau peran pengguna.

Sumber data

Informasi ini dicatat di kolom 'Submitter' atau kolom informasi pelanggan pada formulir 'HPD:Help Desk'.

Contoh
John DoeJane SmithPeter Jones
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdate
Stempel waktu yang menunjukkan kapan data untuk peristiwa ini terakhir diperbarui dari sistem sumber.
Deskripsi

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu ekstraksi data terbaru. Informasi ini menunjukkan seberapa baru data yang dianalisis dan membantu Anda memahami seberapa mutakhir temuan proses.

Waktu pembaruan terakhir penting untuk pelaporan dan dashboard. Informasi ini memberi tahu pengguna kapan data diperbarui dan membantu menetapkan ekspektasi tentang apakah aktivitas insiden terbaru sudah tercakup.

Mengapa ini penting

Menunjukkan seberapa baru data, sehingga pengguna memahami kemutakhiran analisis proses dan temuan yang dihasilkan.

Sumber data

Nilai ini biasanya dibuat dan dicatat pada kumpulan data selama proses ekstraksi data (ETL).

Contoh
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z2023-11-03T02:00:00Z
Sistem sumber
SourceSystem
Sistem tempat data insiden diekstrak.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan asal data, terutama jika lingkungan Anda menggunakan beberapa alat ITSM atau sistem terintegrasi. Atribut ini memastikan data berasal dari sumber yang diharapkan, seperti instans BMC Helix ITSM tertentu.

Dalam analisis, atribut ini membantu membedakan proses atau karakteristik data yang mungkin berbeda antara sistem produksi, pengembangan, atau lama. Dengan begitu, asal-usul data tetap jelas dan dapat dipercaya.

Mengapa ini penting

Menunjukkan asal data. Informasi ini penting untuk memvalidasi data dan mengelola analisis di beberapa sistem terintegrasi.

Sumber data

Biasanya, nilai statis ini ditambahkan selama proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL).

Contoh
BMCHelixITSM_ProdITSM-EU-InstanceServiceManagement-APAC
Tanggal target SLA
SlaTargetDate
Tanggal dan waktu batas penyelesaian insiden sesuai SLA.
Deskripsi

Atribut ini menyimpan tenggat penyelesaian insiden sesuai Service Level Agreement (SLA) yang berlaku. Tenggat dihitung berdasarkan prioritas insiden dan jam layanan yang ditetapkan.

Waktu ini menjadi patokan untuk mengukur waktu penyelesaian aktual. Data ini penting untuk menghitung KPI 'Tingkat Kepatuhan SLA Insiden' dan membuat dasbor kinerja SLA. Anda juga dapat memantau insiden yang mendekati tenggat secara proaktif.

Mengapa ini penting

Menjadi patokan untuk mengukur kepatuhan SLA. Data ini membantu menentukan apakah insiden diselesaikan tepat waktu atau melewati tenggat yang disepakati.

Sumber data

Data ini biasanya disimpan di formulir 'SLM:Measurement' dan ditautkan ke insiden. Kolom ini tidak tersedia langsung di 'HPD:Help Desk'.

Contoh
2023-10-26T14:00:00Z2023-10-27T09:00:00Z2023-11-01T17:00:00Z
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas pengelolaan insiden

Berikut langkah dan tonggak utama proses yang perlu dicatat dalam log peristiwa agar proses dapat ditemukan dan alurnya divisualisasikan dengan akurat.
5 Disarankan 9 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Grup ditugaskan
Aktivitas ini menandai penugasan awal insiden kepada grup dukungan tertentu untuk diselidiki. Aktivitas ini disimpulkan dari waktu pertama kolom 'Assigned Group' diisi setelah insiden dibuat.
Mengapa ini penting

Tonggak ini menandai dimulainya pekerjaan aktif. Melacak waktu hingga penugasan pertama penting untuk menilai waktu respons dan efisiensi pengalihan awal.

Sumber data

Disimpulkan dari log audit ('HPD:HelpDesk_AuditLogSystem') untuk formulir 'HPD:Help Desk', yang mencatat pengisian pertama kolom 'Assigned Group'.

Pengumpulan data

Diambil dari stempel waktu saat kolom 'Assigned Group' pertama kali diisi.

Jenis peristiwa inferred
Insiden dilaporkan
Aktivitas ini menandai saat catatan insiden pertama kali dibuat di sistem. Waktu aktivitas diambil langsung dari stempel waktu pembuatan insiden pada formulir utama Manajemen Insiden.
Mengapa ini penting

Ini adalah peristiwa awal utama dalam siklus hidup insiden. Data ini penting untuk menghitung waktu penyelesaian keseluruhan dan memahami tingkat masuknya insiden.

Sumber data

Peristiwa ini sesuai dengan pembuatan catatan pada formulir 'HPD:Help Desk'. Stempel waktunya biasanya diambil dari kolom 'Submit Date' atau 'Reported Date'.

Pengumpulan data

Diambil dari stempel waktu 'Submit Date' pada formulir HPD:Help Desk.

Jenis peristiwa explicit
Insiden diselesaikan
Aktivitas ini menandai penyelesaian resmi insiden dari sudut pandang service desk, sebelum penutupan akhir. Aktivitas ini tercatat saat status insiden diatur menjadi 'Resolved'.
Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak terpenting untuk mengukur kepatuhan SLA dan waktu penyelesaian. Status ini menandakan bahwa layanan bagi pengguna telah pulih.

Sumber data

Peristiwa ini sesuai dengan kolom 'Status' pada formulir 'HPD:Help Desk' yang diatur menjadi 'Resolved'. Stempel waktunya tercatat pada kolom 'Last Resolved Date' dan log audit.

Pengumpulan data

Diambil dari stempel waktu perubahan status menjadi 'Resolved' pada log audit.

Jenis peristiwa inferred
Insiden ditutup
Ini adalah aktivitas terakhir yang menandai penutupan resmi catatan insiden setelah penyelesaian dikonfirmasi atau masa konfirmasi berakhir. Aktivitas ini tercatat saat status diatur menjadi 'Closed'.
Mengapa ini penting

Ini adalah peristiwa akhir dalam siklus hidup insiden. Jeda antara 'Resolved' dan 'Closed' menunjukkan waktu untuk konfirmasi pengguna dan penyelesaian administrasi.

Sumber data

Peristiwa ini sesuai dengan kolom 'Status' pada formulir 'HPD:Help Desk' yang diatur menjadi 'Closed'. Stempel waktunya tercatat pada kolom 'Closed Date' dan log audit.

Pengumpulan data

Diambil dari stempel waktu 'Closed Date' atau perubahan status menjadi 'Closed'.

Jenis peristiwa inferred
Investigasi dimulai
Menunjukkan bahwa agen dukungan mulai menangani insiden secara aktif. Aktivitas ini biasanya disimpulkan dari perubahan status 'Assigned' menjadi 'In Progress'.
Mengapa ini penting

Tonggak ini menandai peralihan dari menunggu dalam antrean ke diagnosis aktif. Analisis waktu tunggu sebelum investigasi dimulai membantu menemukan hambatan sumber daya dan mendukung dasbor 'Hambatan Diagnosis & Investigasi'.

Sumber data

Disimpulkan dari perubahan status pada formulir 'HPD:Help Desk'. Peristiwa ini terjadi saat kolom 'Status' berubah menjadi 'In Progress', dengan stempel waktu yang diambil dari log audit.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan status menjadi 'In Progress' pada HPD:HelpDesk_AuditLogSystem.

Jenis peristiwa inferred
Dialihkan ke grup lain
Aktivitas ini terjadi saat insiden dialihkan dari satu grup dukungan ke grup lain. Aktivitas ini diketahui dari perubahan kolom 'Assigned Group' setelah penugasan awal.
Mengapa ini penting

Pengalihan yang sering terjadi dapat menandakan kesalahan pengalihan awal atau kesenjangan pengetahuan. Melacak aktivitas ini penting untuk dasbor 'Analisis Siklus Pengalihan Insiden' dan KPI 'Tingkat Pengalihan Insiden'.

Sumber data

Disimpulkan dari log audit ('HPD:HelpDesk_AuditLogSystem') dengan mengidentifikasi perubahan berikutnya pada kolom 'Assigned Group' di formulir 'HPD:Help Desk' setelah kolom tersebut pertama kali diisi.

Pengumpulan data

Identifikasi perubahan pada kolom 'Assigned Group' setelah penugasan awal.

Jenis peristiwa inferred
Insiden dibatalkan
Aktivitas ini menandai penghentian insiden yang dibuat karena kesalahan atau sudah tidak relevan. Aktivitas ini tercatat saat status insiden diatur menjadi 'Cancelled'.
Mengapa ini penting

Ini adalah status akhir insiden, berbeda dari penyelesaian yang berhasil. Analisis insiden yang dibatalkan dapat mengungkap masalah pada kanal pembuatan insiden atau pelaporan duplikat.

Sumber data

Disimpulkan dari formulir 'HPD:Help Desk' saat kolom 'Status' diperbarui menjadi 'Cancelled'. Stempel waktunya tercatat pada log audit.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Cancelled' pada log audit.

Jenis peristiwa inferred
Insiden dibuka kembali
Menandai insiden yang sebelumnya berstatus selesai, tetapi diaktifkan kembali karena masalah masih terjadi. Aktivitas ini disimpulkan dari perubahan status 'Resolved' kembali ke status aktif seperti 'In Progress' atau 'Assigned'.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini mengukur pekerjaan ulang dan efektivitas solusi awal secara langsung. Banyaknya insiden yang dibuka kembali menjadi indikator utama kualitas perbaikan yang buruk dan mendukung KPI 'Tingkat Pekerjaan Ulang Insiden'.

Sumber data

Disimpulkan dari log audit ('HPD:HelpDesk_AuditLogSystem') dengan mendeteksi perubahan 'Status' dari 'Resolved' menjadi 'In Progress' atau 'Assigned' untuk ID Insiden tertentu.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan status 'Resolved' ke status aktif.

Jenis peristiwa inferred
Insiden dikategorikan
Menandai saat insiden telah diklasifikasikan berdasarkan kategori operasional dan produk, serta diberi prioritas. Aktivitas ini biasanya disimpulkan dari pengisian atau perubahan terakhir pada kolom kategori.
Mengapa ini penting

Kategori yang akurat dan tepat waktu penting untuk pengalihan dan pelaporan yang efisien. Analisis aktivitas ini membantu menemukan keterlambatan atau ketidakakuratan dalam triase awal, serta mendukung dasbor 'Akurasi Kategorisasi Insiden'.

Sumber data

Disimpulkan dari log audit ('HPD:HelpDesk_AuditLogSystem') yang mencatat perubahan kolom seperti 'Operational Categorization Tier 1-3', 'Product Categorization Tier 1-3', dan 'Priority' pada formulir 'HPD:Help Desk'.

Pengumpulan data

Diambil dari stempel waktu pembaruan terakhir pada kolom kategori atau prioritas setelah insiden dibuat.

Jenis peristiwa inferred
Konfirmasi pengguna diterima
Menandai saat pengguna secara aktif mengonfirmasi bahwa solusi yang diberikan telah mengatasi masalahnya. Konfirmasi ini dapat tercatat sebagai peristiwa tersendiri atau disimpulkan dari catatan maupun tindakan terkait di sistem sebelum insiden ditutup.
Mengapa ini penting

Melacak aktivitas ini memberikan gambaran proses validasi pengguna yang lebih akurat daripada hanya menunggu penutupan otomatis. Data ini membantu mengukur KPI 'Rata-rata Waktu Konfirmasi Pengguna' dan menemukan kesenjangan komunikasi.

Sumber data

Konfirmasi ini mungkin sulit dicatat secara konsisten. Aktivitasnya dapat disimpulkan dari entri log pekerjaan atau pembaruan alasan status tertentu sebelum insiden diubah menjadi 'Closed'. Analisis formulir 'HPD:WorkLog' mungkin diperlukan.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari entri log pekerjaan tertentu atau pembaruan alasan status sebelum penutupan.

Jenis peristiwa inferred
Menunggu konfirmasi pengguna
Aktivitas ini terjadi setelah solusi diterapkan, saat tim dukungan menunggu pengguna mengonfirmasi bahwa masalah telah teratasi. Biasanya, aktivitas ini ditandai dengan status 'Resolved', yang memulai hitung mundur penutupan otomatis.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini penting untuk dasbor 'Keterlambatan Konfirmasi & Verifikasi Pengguna'. Data ini membantu mengukur jeda antara pemberian solusi dan validasi pengguna, yang dapat memperpanjang siklus hidup insiden.

Sumber data

Status ini dimulai saat kolom 'Status' pada formulir 'HPD:Help Desk' berubah menjadi 'Resolved'. Durasi dihitung dari 'Last Resolved Date' hingga insiden berstatus 'Closed' atau 'Reopened'.

Pengumpulan data

Dimulai saat status berubah menjadi 'Resolved' dan berakhir saat status berubah menjadi 'Closed' atau 'In Progress'.

Jenis peristiwa inferred
Menunggu masukan pelanggan
Menandai saat penanganan insiden terhenti sementara karena menunggu informasi atau tindakan dari pengguna. Aktivitas ini disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Pending'.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini membantu membedakan waktu kerja agen dari waktu tunggu pelanggan. Menganalisis durasi dalam status ini penting untuk memahami dampak keterlambatan respons pengguna terhadap waktu penyelesaian keseluruhan.

Sumber data

Disimpulkan dari formulir 'HPD:Help Desk' saat kolom 'Status' diperbarui menjadi 'Pending'. Alasan spesifiknya biasanya tercantum pada kolom 'Status_Reason'.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Pending' pada HPD:HelpDesk_AuditLogSystem.

Jenis peristiwa inferred
SLA dilanggar
Peristiwa terhitung ini terjadi saat waktu penyelesaian insiden melebihi target Service Level Agreement yang ditetapkan. Peristiwa ini ditentukan dengan membandingkan stempel waktu penyelesaian dengan tanggal jatuh tempo SLA.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi dasar bagi dasbor 'Ringkasan Kinerja SLA Insiden' dan KPI 'Tingkat Kepatuhan SLA Insiden'. Aktivitas ini menandai secara langsung insiden yang tidak memenuhi komitmen layanan.

Sumber data

Dihitung dengan membandingkan 'Last Resolved Date' dengan 'Target Date' (tanggal jatuh tempo SLA) pada formulir 'HPD:Help Desk'. Jika insiden belum diselesaikan, perhitungan dapat menggunakan waktu saat ini.

Pengumpulan data

Peristiwa terhitung: terjadi jika 'Last Resolved Date' > 'Target Date'.

Jenis peristiwa calculated
Solusi diterapkan
Aktivitas ini menandakan bahwa tim dukungan telah menerapkan perbaikan atau solusi sementara. Biasanya, aktivitas ini disimpulkan saat status insiden berubah menjadi 'Resolved'.
Mengapa ini penting

Tonggak penting ini menandakan bahwa solusi telah diberikan. Data ini digunakan untuk mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan perbaikan setelah investigasi selesai.

Sumber data

Aktivitas ini biasanya disimpulkan saat kolom 'Status' pada formulir 'HPD:Help Desk' berubah menjadi 'Resolved'. Stempel waktunya tercatat pada kolom 'Last Resolved Date' dan log audit.

Pengumpulan data

Diambil dari stempel waktu 'Last Resolved Date' atau perubahan status menjadi 'Resolved'.

Jenis peristiwa inferred
Disarankan Opsional

Panduan ekstraksi

Cara mengambil data dari BMC Helix ITSM

Siap memulai?

Gunakan templat ini untuk memulai process mining dan menemukan wawasan berharga dari data pengelolaan insiden Anda. Mulai optimalkan operasional Anda hari ini.

Atasi insiden berulang di BMC Helix ITSM sekarang!

Kurangi MTTR hingga 35% dan cegah pelanggaran SLA untuk meningkatkan kepuasan pengguna.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Uji coba gratis selama 14 hari.