Templat data pengelolaan kontrak Anda

Contract ID berfungsi sebagai pengenal kasus yang pasti dan menghubungkan semua peristiwa serta aktivitas untuk kontrak tertentu. Setiap catatan dalam log peristiwa mewakili tindakan pada sebuah kontrak. ID ini mengelompokkan semua tindakan tersebut.

Dalam analisis process mining, atribut ini menjadi dasar untuk merekonstruksi perjalanan setiap kontrak dari awal hingga akhir. Anda dapat melihat alur proses, menghitung waktu siklus dari permintaan hingga penandatanganan, dan membagi analisis berdasarkan karakteristik tiap kontrak.

Kunci penting untuk melacak seluruh perjalanan kontrak. Tanpanya, Anda tidak dapat menganalisis alur proses dari awal hingga akhir atau menghitung KPI per kasus.

Biasanya berupa primary key pada tabel Contracts utama di Agiloft.

Atribut ini menjelaskan langkah yang dilakukan dalam proses, seperti 'Draf Kontrak Dibuat', 'Peninjauan Hukum Dilakukan', atau 'Kontrak Ditandatangani'. Aktivitas ini membentuk peta proses.

Analisis urutan dan frekuensi aktivitas membantu menemukan alur proses utama, penyimpangan atau pengerjaan ulang, serta langkah yang paling sering dilakukan atau paling lama. Informasi ini penting untuk membuat dasbor seperti 'Ikhtisar Siklus Hidup Kontrak' dan 'Variasi Proses Penyusunan Kontrak'.

Aktivitas menentukan langkah-langkah dalam peta proses. Atribut ini diperlukan untuk menampilkan alur proses dan memahami pekerjaan yang dilakukan.

Diambil dari tindakan atau perubahan status yang tercatat dalam riwayat kontrak atau tabel jejak audit di Agiloft.

Atribut ini mencatat stempel waktu ekstraksi data terbaru. Informasi ini penting untuk mengetahui seberapa baru data yang dianalisis dan mengatur jadwal pembaruan data.

Pengguna mengandalkan stempel waktu ini untuk memastikan informasi yang dilihat sudah terbaru dan mengetahui rentang waktu yang dicakup analisis. Ini merupakan metadata penting untuk analisis berbasis data yang dapat diandalkan.

Membantu pengguna mengetahui kebaruan data, yang penting untuk mengambil keputusan bisnis secara tepat waktu dan akurat.

Stempel waktu ini dibuat dan ditambahkan selama proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL).

Atribut ini menunjukkan asal data pengelolaan kontrak. Untuk proses ini, nilainya selalu 'Agiloft'.

Dalam analisis perusahaan yang menggabungkan data dari beberapa sistem, kolom ini penting untuk melacak asal-usul data dan memastikan cakupan analisis sudah tepat. Kolom ini memberi konteks dan memudahkan penelusuran data.

Menunjukkan asal data. Informasi ini penting untuk tata kelola data, pemecahan masalah, dan penggabungan data dari berbagai sumber.

Nilai tetap ini perlu ditambahkan selama proses ekstraksi dan transformasi data.

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu setiap aktivitas dalam riwayat kontrak. Informasi ini menentukan urutan kronologis peristiwa, yang penting untuk menemukan dan menganalisis proses.

Waktu Mulai digunakan untuk menghitung durasi antaraktivitas, menemukan hambatan, dan mengukur waktu siklus. Atribut ini menjadi dasar bagi hampir semua KPI berbasis waktu, seperti 'Rata-rata Waktu Siklus Kontrak' dan 'Rata-rata Durasi Tahap Persetujuan'.

Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa, menghitung durasi, dan menganalisis kinerja proses dari waktu ke waktu. Tanpanya, process mining tidak dapat dilakukan.

Nilai ini sesuai dengan stempel waktu tindakan yang tercatat dalam riwayat kontrak atau tabel jejak audit di Agiloft.

Atribut ini memberikan konteks departemen untuk kontrak, seperti 'Penjualan', 'Hukum', 'Pengadaan', atau 'Keuangan'. Informasi ini dapat dikaitkan dengan pemilik kontrak atau pengguna yang melakukan aktivitas tertentu.

Dimensi ini penting untuk dasbor 'Faktor Variasi Waktu Siklus Kontrak'. Anda dapat memfilter dan membandingkan kinerja proses antar-departemen untuk mengetahui apakah departemen tertentu memiliki waktu siklus lebih lama, lebih banyak pengerjaan ulang, atau alur proses yang berbeda. Misalnya, Anda dapat membandingkan waktu peninjauan hukum untuk kontrak dari Penjualan dan Pengadaan.

Memungkinkan perbandingan kinerja antarunit bisnis untuk menemukan masalah proses atau praktik terbaik di departemen tertentu.

Informasi ini dapat digabungkan dari tabel profil pengguna atau disimpan langsung pada catatan kontrak di Agiloft.

Jenis Kontrak mengelompokkan perjanjian berdasarkan sifat dan templatnya. Tiap jenis kontrak sering memiliki variasi proses dan tingkat kerumitan yang berbeda, serta melibatkan pemangku kepentingan yang berbeda.

Atribut ini penting untuk analisis perbandingan dan menjadi faktor utama dalam dasbor 'Faktor Variasi Waktu Siklus Kontrak' dan 'Frekuensi Usulan Perubahan dalam Negosiasi'. Dengan mengelompokkan proses berdasarkan jenis kontrak, analis dapat mengetahui alasan jenis tertentu membutuhkan waktu lebih lama, memerlukan lebih banyak revisi, atau lebih sering menyimpang dari proses standar.

Menjelaskan perbedaan besar dalam kerumitan, durasi, dan risiko proses. Atribut ini menjadi dasar untuk membagi proses secara bermakna.

Kolom standar pada tabel Contracts utama di Agiloft.

Atribut ini menunjukkan orang yang bertanggung jawab menyelesaikan langkah proses, seperti penyusun draf kontrak atau pengacara yang melakukan peninjauan hukum. Biasanya, datanya berasal dari informasi pengguna yang terkait dengan tindakan dalam jejak audit sistem.

Analisis berdasarkan pengguna penting untuk dasbor 'Analisis Beban Kerja Sumber Daya Kontrak'. Analisis ini membantu melihat pembagian beban kerja, perbedaan kinerja antarindividu, dan peluang pelatihan. Anda juga dapat menelusuri siapa yang bertanggung jawab atas tindakan tertentu.

Mendukung analisis beban kerja dan perbandingan kinerja, serta membantu menemukan hambatan khusus pada sumber daya atau praktik terbaik.

Biasanya ditemukan di tabel riwayat kontrak atau jejak audit, dan ditautkan ke pengguna yang melakukan perubahan.

Atribut ini menunjukkan organisasi atau individu lain yang menandatangani kontrak. Pihak lawan kontrak dapat sangat memengaruhi proses negosiasi, jangka waktu, dan ketentuan perjanjian.

Analisis kinerja proses berdasarkan pihak lawan kontrak menjadi tujuan utama dasbor 'Faktor Variasi Waktu Siklus Kontrak' dan 'Frekuensi Usulan Perubahan dalam Negosiasi'. Analisis ini membantu menemukan mitra yang membuat negosiasi lebih lama atau memerlukan lebih banyak revisi sehingga Anda dapat menyesuaikan strategi negosiasi dan mengelola hubungan dengan lebih baik.

Membantu mengetahui pengaruh tiap mitra eksternal terhadap waktu dan kerumitan negosiasi kontrak, sehingga perkiraan dan strategi dapat disusun dengan lebih baik.

Kolom standar pada tabel Contracts utama atau ditautkan dari tabel Companies/Accounts di Agiloft.

Atribut ini menunjukkan total nilai finansial kontrak, baik berupa pendapatan, biaya, maupun komitmen. Nilai ini sering menentukan tingkat pemeriksaan dan kerumitan proses persetujuan.

Nilai Kontrak penting untuk dasbor 'Tren Nilai dan Volume Kontrak yang Ditandatangani' karena mendukung analisis dampak finansial dari kinerja proses. Anda juga dapat membandingkan nilai kontrak dengan waktu siklus untuk mengetahui apakah kontrak bernilai tinggi membutuhkan waktu pemrosesan yang jauh lebih lama. Informasi ini membantu memprioritaskan kontrak bernilai tinggi dan menyempurnakan alur kerjanya.

Memberi konteks finansial pada proses sehingga Anda dapat menganalisis dan memprioritaskan berdasarkan nilai, serta memahami dampak bisnis dari keterlambatan.

Kolom standar pada tabel Contracts utama di Agiloft.

Atribut ini menunjukkan tahap kontrak saat ini, seperti 'Drafting', 'In Review', 'Executed', 'Expired', atau 'Terminated'. Atribut ini memberikan gambaran posisi kontrak pada waktu tertentu.

Dalam process mining, perubahan status dari waktu ke waktu sering kali menentukan aktivitas itu sendiri. Sebagai atribut tingkat kasus, status berguna untuk memfilter analisis agar hanya mencakup kontrak aktif, yang telah ditandatangani, atau yang kedaluwarsa. Atribut ini mendukung dasbor 'Tenggat dan Status Kontrak Mendatang'.

Memberikan gambaran singkat tentang tahap kontrak saat ini dan memungkinkan Anda memfilter serta mengelompokkan kasus yang masih berjalan dan yang sudah selesai.

Kolom standar pada tabel Contracts utama di Agiloft.

Tanggal Kedaluwarsa adalah kolom tanggal penting yang menentukan akhir masa aktif kontrak. Informasi ini penting untuk mengelola perpanjangan dan penghentian, serta mencegah kontrak berakhir atau diperpanjang otomatis tanpa disengaja.

Atribut ini menjadi dasar dasbor 'Tenggat dan Status Kontrak Mendatang' serta KPI 'Tingkat Tindakan Kontrak Tepat Waktu'. Bisnis dapat mengelola akhir masa kontrak secara proaktif, memastikan perpanjangan atau penghentian ditangani tepat waktu, dan mencegah tenggat terlewat.

Penting untuk mengelola kontrak secara proaktif dan membantu bisnis mencegah tenggat perpanjangan atau penghentian terlewat.

Kolom tanggal standar pada tabel Contracts utama di Agiloft.

Waktu Mulai menunjukkan kapan aktivitas dimulai, sedangkan Waktu Selesai menandai kapan aktivitas tersebut berakhir. Selisih keduanya menunjukkan waktu pemrosesan aktivitas itu.

Dalam process mining, data Waktu Mulai dan Waktu Selesai memungkinkan analisis yang lebih terperinci tentang penggunaan sumber daya dan waktu tunggu dibandingkan waktu kerja aktif. Misalnya, Anda dapat membedakan waktu yang digunakan untuk meninjau dokumen hukum dari waktu dokumen tersebut menunggu dalam antrean. Data ini mendukung KPI 'Waktu Pemrosesan Peninjauan Hukum'.

Memungkinkan Anda menghitung waktu pemrosesan aktivitas yang sebenarnya dengan memisahkan waktu kerja aktif dari waktu tunggu. Hasilnya, analisis hambatan menjadi lebih akurat.

Di beberapa sistem, nilai ini tersedia secara langsung. Sering kali, nilainya disimpulkan dari Waktu Mulai aktivitas berikutnya dalam kasus yang sama. Untuk Agiloft, nilai ini mungkin perlu diturunkan dari jejak audit.

Atribut ini diperoleh dengan membandingkan waktu penyelesaian aktual aktivitas peninjauan (misalnya, 'Internal Review Performed') dengan 'ReviewSlaDueDate'. Nilainya 'true' jika peninjauan selesai tepat waktu dan 'false' jika terlambat.

Penanda ini menjadi dasar dashboard 'Kepatuhan SLA untuk Peninjauan Kontrak' sehingga tingkat kepatuhan mudah dilihat. Penanda ini juga menyederhanakan perhitungan KPI 'Tingkat Kepatuhan SLA untuk Peninjauan' dengan menghitung jumlah nilai true dan false.

Menunjukkan dengan jelas apakah SLA dipenuhi atau tidak, sehingga kepatuhan terhadap tenggat internal mudah diukur, divisualisasikan, dan dilaporkan.

Dihitung dengan membandingkan 'EventTime' aktivitas penyelesaian peninjauan dengan 'ReviewSlaDueDate' untuk setiap kontrak.

Atribut ini membedakan aktivitas yang dilakukan manusia dari aktivitas yang dijalankan sistem, seperti pembaruan status otomatis, notifikasi, atau workflow yang dipicu sistem.

Dalam analisis, atribut ini membantu Anda memahami tingkat otomatisasi dalam proses pengelolaan kontrak. Atribut ini dapat digunakan untuk mengukur dampak inisiatif otomatisasi, menemukan peluang otomatisasi lebih lanjut, dan memastikan langkah otomatis berjalan sesuai harapan tanpa menimbulkan hambatan.

Membantu mengukur tingkat otomatisasi proses dan mengetahui langkah yang dilakukan oleh sistem maupun manusia.

Ditentukan dengan mencari akun pengguna sistem tertentu, seperti 'System' atau 'Admin', dalam riwayat aktivitas, atau dengan menandai jenis aktivitas otomatis tertentu.

Metrik ini mengukur waktu sejak negosiasi dengan pihak eksternal dimulai (misalnya, 'Counterparty Negotiation Started') hingga kesepakatan akhir tercapai dan disetujui oleh pihak tersebut.

Metrik ini menjadi ukuran utama untuk dashboard 'Waktu Siklus Tahap Negosiasi' dan KPI 'Rata-rata Waktu Tahap Negosiasi'. Analisis durasi ini membantu Anda memahami efisiensi proses negosiasi, mengetahui jenis kontrak atau pihak lawan yang membuat negosiasi berlarut-larut, serta menemukan peluang untuk menyederhanakan interaksi.

Mengukur efisiensi tahap negosiasi dan memberi gambaran untuk membantu mempersingkat waktu interaksi dengan pihak eksternal.

Dihitung dari log peristiwa dengan mengukur waktu antara aktivitas 'Counterparty Negotiation Started' dan aktivitas penutup, seperti 'Counterparty Approval Received'.

Metrik ini mengukur waktu yang dibutuhkan kontrak untuk memperoleh semua persetujuan internal dan hukum yang diperlukan. Biasanya, pengukuran dimulai saat aktivitas peninjauan pertama dimulai (misalnya, 'Internal Review Submitted') dan berakhir saat persetujuan terakhir yang diwajibkan diterima.

Atribut ini menjadi dasar KPI 'Rata-rata Durasi Tahap Persetujuan' dan komponen utama dashboard 'Analisis Hambatan Peninjauan & Persetujuan'. Dengan mengukur tahap penting dalam siklus kontrak ini secara terpisah, Anda dapat menganalisis penyebab keterlambatan peninjauan dan persetujuan.

Mengukur waktu yang dihabiskan pada tahap persetujuan secara terpisah, sehingga hambatan pada tahap penting ini lebih mudah ditemukan dan diatasi.

Dihitung dari log peristiwa dengan mencari selisih waktu antara awal aktivitas persetujuan pertama dan akhir aktivitas persetujuan terakhir untuk setiap kontrak.

Atribut ini melacak jumlah revisi kontrak, terutama selama tahap penyusunan draf dan negosiasi. Jumlah revisi yang tinggi sering menunjukkan masalah pada templat, negosiasi yang rumit, atau persyaratan awal yang kurang jelas.

Metrik ini mendukung dasbor 'Frekuensi Usulan Perubahan dalam Negosiasi' dan KPI 'Frekuensi Usulan Perubahan Kontrak'. Analisis jumlah revisi membantu menemukan jenis kontrak atau pihak lawan kontrak yang paling sering terlibat dalam proses bolak-balik, sehingga penyusunan draf dan negosiasi dapat disederhanakan.

Mengukur pengerjaan ulang dan kerumitan negosiasi, serta membantu menemukan peluang untuk memperbaiki kualitas templat dan strategi negosiasi.

Biasanya dihitung dengan menghitung kemunculan aktivitas 'Kontrak Diberi Usulan Perubahan/Direvisi' untuk setiap Contract ID dalam log peristiwa.

Atribut ini menunjukkan templat standar yang digunakan sebagai dasar penyusunan kontrak, jika ada. Penggunaan templat secara konsisten penting untuk mempercepat proses penyusunan draf.

Analisis atribut ini mendukung KPI 'Tingkat Pengerjaan Ulang Penyusunan Draf Kontrak' dan 'Tingkat Persetujuan Internal pada Pengajuan Pertama'. Dengan membandingkan kinerja kontrak yang dibuat menggunakan templat berbeda atau tanpa templat, organisasi dapat mengetahui templat yang paling efektif dan bagian yang paling membutuhkan standardisasi.

Membantu menilai efektivitas templat standar dan mendorong standardisasi, sehingga waktu penyusunan dan pengerjaan ulang dapat berkurang secara signifikan.

Ini mungkin berupa kolom pada catatan kontrak di Agiloft yang terisi saat kontrak dibuat dari templat.

Atribut ini menunjukkan sumber daya hukum yang bertanggung jawab atas aktivitas 'Peninjauan Hukum Dilakukan'. Informasi ini memberikan gambaran beban kerja yang lebih terperinci dibandingkan kolom umum 'Pengguna', yang dapat mencakup banyak peran berbeda.

Atribut ini berguna untuk dasbor 'Analisis Beban Kerja Sumber Daya Kontrak' karena memungkinkan analisis terarah terhadap kapasitas dan kinerja tim hukum. Atribut ini membantu menjawab pertanyaan tentang keseimbangan beban kerja dalam tim dan apakah peninjau tertentu terkait dengan waktu peninjauan yang lebih lama. Informasi ini mendukung KPI 'Rata-rata Waktu Pemrosesan Peninjauan Hukum'.

Mendukung analisis terperinci tentang beban kerja dan kinerja fungsi peninjauan hukum, sehingga sumber daya tim hukum dapat dikelola dengan baik.

Informasi ini dapat berasal dari kolom khusus pada kontrak untuk penasihat hukum yang ditugaskan, atau disimpulkan dari nama pengguna yang terkait dengan aktivitas peninjauan hukum.

Atribut ini menetapkan tenggat Service Level Agreement (SLA) untuk aktivitas peninjauan tertentu. Tenggat ini menetapkan target waktu penyelesaian yang jelas dan digunakan untuk mengukur kinerja terhadap sasaran internal.

Tanggal ini penting untuk dasbor 'Kepatuhan SLA untuk Peninjauan Kontrak' dan KPI terkait, 'Tingkat Kepatuhan SLA untuk Peninjauan'. Dengan membandingkan waktu penyelesaian aktual dengan tanggal jatuh tempo, sistem dapat menentukan apakah proses memenuhi sasaran tingkat layanan dan menunjukkan bagian yang sering melanggar SLA.

Memungkinkan pengukuran kinerja terhadap tenggat internal. Ini penting untuk menegakkan SLA dan mempercepat penyelesaian peninjauan.

Di Agiloft, nilai ini dapat dihitung berdasarkan tanggal pengajuan kontrak dan aturan SLA yang telah ditetapkan, atau diisi secara manual.