Templat data onboarding karyawan

ID kasus orientasi menjadi kunci utama untuk melacak seluruh proses orientasi seorang karyawan baru dari awal hingga akhir. Setiap proses perekrutan memiliki pengenal unik, mulai dari penerimaan tawaran kerja hingga penyelesaian semua tugas wajib. ID ini menghubungkan semua peristiwa, tugas, dan tahap terkait.

Dalam process mining, atribut ini menjadi dasar untuk menghubungkan kasus. Perangkat lunak menggunakannya untuk menyusun kembali alur proses menyeluruh setiap karyawan baru, dengan menggabungkan peristiwa terpisah seperti 'Pemeriksaan latar belakang dimulai' dan 'Peralatan dikirim' ke dalam satu rangkaian waktu yang utuh. Analisis proses per kasus tidak dapat dilakukan tanpa pengenal kasus yang andal.

Kunci penting ini menghubungkan semua peristiwa terkait dalam proses orientasi seorang karyawan baru, sehingga analisis proses dari awal hingga akhir dapat dilakukan.

Biasanya dibuat oleh sistem utama SDM atau pengelolaan orientasi saat proses perekrutan karyawan baru dimulai.

Atribut ini menjelaskan satu langkah atau peristiwa dalam keseluruhan proses orientasi karyawan baru. Contohnya termasuk 'Tawaran kerja diterima', 'Pemeriksaan latar belakang selesai', atau 'Permintaan penyiapan TI diajukan'. Penamaan aktivitas yang jelas dan konsisten sangat penting untuk membuat peta proses yang akurat dan mudah dipahami.

Dalam analisis, nama aktivitas digunakan untuk memvisualisasikan alur proses, menemukan hambatan di antara langkah tertentu, dan mengukur frekuensi setiap aktivitas. Atribut ini menjadi dasar peta proses dan membantu analis memahami apa yang terjadi di setiap tahap orientasi. Analisis urutan dan frekuensi aktivitas membantu mengungkap penyimpangan dan inefisiensi proses.

Atribut ini menjelaskan setiap langkah dalam proses, sehingga Anda dapat membuat peta proses dan menganalisis alur kerja, hambatan, serta penyimpangan.

Diambil dari log peristiwa, modul pengelolaan tugas, atau jejak audit dalam sistem SDM, TI, dan orientasi karyawan baru.

Waktu peristiwa adalah cap waktu yang mencatat saat tepat suatu aktivitas terjadi. Cap waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menghitung durasi antar langkah dalam proses. Waktu yang dicatat sebaiknya menunjukkan saat aktivitas selesai atau saat peristiwa sesaat terjadi.

Atribut ini menjadi dasar semua analisis berbasis waktu dalam process mining. Atribut ini digunakan untuk menghitung indikator kinerja utama, seperti waktu siklus, waktu tunggu, dan waktu pemrosesan. Dengan menganalisis cap waktu, Anda dapat menemukan hambatan, mengukur kinerja proses berdasarkan perjanjian tingkat layanan, dan memahami sebaran waktu aktivitas.

Cap waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa, menghitung metrik berbasis waktu seperti waktu siklus dan waktu tunggu, serta menemukan hambatan proses.

Ditemukan dalam log sistem atau catatan transaksi yang terkait dengan setiap tugas atau tahap orientasi, biasanya dengan label tanggal penyelesaian atau tanggal pembuatan.

Atribut ini mencatat waktu terakhir data disinkronkan dari sistem sumber. Kolom metadata ini penting untuk mengetahui seberapa baru data yang sedang dianalisis. Waktu ini berbeda dari Waktu peristiwa, yang mencatat kapan aktivitas bisnis benar-benar terjadi.

Waktu pembaruan data terakhir penting untuk tata kelola data dan memastikan analisis menggunakan informasi terkini. Pengguna dashboard dapat mengetahui apakah data yang dilihat bersifat real-time atau merupakan rekaman dari waktu tertentu. Informasi ini juga penting untuk menelusuri masalah pada pipeline data dan memastikan proses ekstraksi berjalan sesuai jadwal.

Atribut ini menunjukkan seberapa baru data yang tersedia. Informasi ini penting untuk tata kelola data dan memastikan analisis proses mencerminkan kondisi operasional terkini.

Waktu ini biasanya dibuat dan dicatat oleh alat ETL atau pipeline data saat data dimasukkan.

Atribut ini menunjukkan sistem informasi asal untuk setiap peristiwa dalam dataset, seperti HRIS, Applicant Tracking System (ATS), atau perangkat IT Service Management (ITSM). Karena proses onboarding sering melibatkan beberapa sistem, mencatat sumber data penting untuk memvalidasi data dan memahami interaksi antar sistem.

Dalam analisis process mining, informasi tentang sistem sumber membantu menemukan masalah kualitas data dan memahami perpindahan pekerjaan antar platform. Misalnya, analisis jeda waktu antara aktivitas di sistem HR dan aktivitas terkait di sistem IT dapat mengungkap masalah integrasi atau keterlambatan pemindahan data secara manual. Informasi ini juga membantu menjelaskan mengapa langkah tertentu dalam proses berlangsung seperti yang terlihat.

Atribut ini menunjukkan asal setiap peristiwa. Informasi tersebut penting untuk menelusuri masalah kualitas data dan menganalisis perpindahan pekerjaan antar sistem perusahaan.

Informasi ini biasanya ditambahkan saat proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL), atau tersedia sebagai kolom standar di gudang data terpusat.

Atribut ini menunjukkan unit organisasi tempat karyawan baru bergabung, seperti 'Penjualan', 'Teknik', atau 'Keuangan'. Informasi ini memberikan konteks bisnis yang penting untuk setiap kasus onboarding.

Dalam analisis process mining, departemen menjadi dimensi penting untuk memfilter dan membandingkan proses. Analis dapat mengelompokkan proses onboarding berdasarkan departemen untuk melihat perbedaan kinerja di berbagai bagian organisasi. Misalnya, Anda dapat membandingkan rata-rata waktu siklus onboarding di departemen Teknik dan Pemasaran untuk menemukan praktik yang baik atau bagian yang membutuhkan dukungan. Informasi ini juga membantu memahami alokasi sumber daya dan menemukan hambatan khusus di departemen tertentu.

Atribut ini memungkinkan Anda membandingkan efisiensi onboarding, variasi proses, dan pengalaman karyawan baru di berbagai unit bisnis, serta menemukan peluang untuk menyeragamkan proses.

Biasanya diambil dari profil karyawan baru atau data permintaan tenaga kerja di sistem HR.

ID karyawan adalah kode unik yang diberikan kepada karyawan baru saat data mereka resmi dimasukkan ke sistem informasi sumber daya manusia perusahaan (HRIS). ID ini berbeda dari ID kasus onboarding dan menjadi kunci utama untuk rekam karyawan permanen.

ID kasus onboarding melacak proses, sedangkan ID karyawan menghubungkan aktivitas onboarding dengan orang tertentu. Dengan begitu, Anda dapat melakukan analisis jangka panjang, misalnya mengaitkan pengalaman onboarding dengan kinerja, keterlibatan, atau retensi karyawan di kemudian hari. ID ini juga digunakan untuk melengkapi data onboarding dengan atribut lain dari sistem HR utama, seperti masa kerja atau perubahan jabatan.

Atribut ini menghubungkan proses onboarding dengan rekam karyawan permanen. Dengan begitu, Anda dapat menganalisis dampak onboarding terhadap retensi dan kinerja karyawan dalam jangka panjang.

Diambil dari Human Resources Information System (HRIS) utama atau file data induk karyawan setelah profil karyawan baru dibuat.

Atribut Jabatan menunjukkan nama resmi posisi yang akan diisi karyawan baru, seperti 'Software Engineer', 'Account Manager', atau 'HR Generalist'. Informasi ini membuat analisis proses onboarding lebih terperinci.

Analisis berdasarkan jabatan atau tingkat posisi dapat mengungkap pola penting. Misalnya, proses onboarding untuk posisi eksekutif mungkin jauh berbeda dan lebih lama daripada untuk posisi tingkat pemula. Atribut ini memungkinkan Anda membuat tampilan proses khusus untuk kelompok karyawan yang berbeda. Dengan begitu, Anda dapat membandingkan posisi yang setara dan merancang jalur onboarding sesuai peran.

Atribut ini membantu menganalisis perbedaan proses onboarding untuk berbagai peran, menemukan kebutuhan perbaikan proses yang sesuai dengan peran, dan menyesuaikan proses.

Diambil dari permintaan tenaga kerja atau detail posisi karyawan di Human Resources Information System (HRIS).

Atribut ini menunjukkan lokasi geografis atau fisik tempat karyawan baru akan bekerja. Lokasi dapat berupa kota, negara, gedung kantor tertentu, atau keterangan seperti 'Jarak jauh'.

Lokasi merupakan dimensi penting dalam analisis karena proses onboarding dapat berbeda menurut wilayah. Perbedaan ini bisa disebabkan oleh persyaratan hukum, kebutuhan kantor, atau praktik manajemen setempat. Dengan memfilter atau membandingkan proses berdasarkan lokasi, organisasi dapat menemukan perbedaan antarwilayah, memastikan kepatuhan terhadap peraturan setempat, dan menyeragamkan pengalaman onboarding jika sesuai. Atribut ini sangat penting bagi perusahaan global yang perlu menyeimbangkan kebutuhan lokal dengan standar perusahaan.

Atribut ini memungkinkan analisis perbedaan proses onboarding antarwilayah. Informasi ini penting untuk memastikan kepatuhan dan menyeragamkan pengalaman di organisasi global.

Informasi ini biasanya tersimpan di profil karyawan dalam sistem HR dan sering ditentukan berdasarkan permintaan tenaga kerja.

Atribut Manajer perekrutan menunjukkan atasan langsung karyawan baru. Orang ini bertanggung jawab terutama atas proses adaptasi, pelatihan, dan kinerja awal karyawan.

Dalam process mining, analisis aktivitas berdasarkan manajer perekrutan dapat menunjukkan perbedaan keterlibatan dan efektivitas manajer selama onboarding. Analisis ini dapat membantu menemukan manajer yang menyelesaikan tugas onboarding dengan efisien dan manajer yang mungkin membutuhkan dukungan atau pelatihan tambahan. Informasi ini penting untuk meningkatkan akuntabilitas manajer dan menjaga konsistensi pengalaman karyawan baru, yang sangat dipengaruhi oleh atasan langsung.

Atribut ini membantu menilai kinerja dan konsistensi manajer dalam menjalankan tanggung jawab onboarding. Hal ini berdampak langsung pada pengalaman karyawan baru dan waktu yang dibutuhkan hingga mereka dapat bekerja secara produktif.

Diambil dari data permintaan tenaga kerja atau struktur pelaporan karyawan yang tercatat di sistem HR.

Atribut ini menunjukkan siapa atau apa yang menjalankan suatu aktivitas. Pelaksananya dapat berupa pengguna tertentu, seperti manajer perekrutan, peran seperti 'Dukungan IT', atau sistem maupun bot otomatis. Informasi ini penting untuk memahami keterlibatan sumber daya dan perpindahan pekerjaan dalam proses.

Analisis pelaksana peristiwa membantu membuat peta jaringan sosial atau organisasi yang menunjukkan interaksi dan beban kerja. Analisis ini dapat menemukan departemen atau individu yang menjadi hambatan, serta peluang otomatisasi dengan mengidentifikasi tugas manual yang berulang. Memahami siapa mengerjakan apa merupakan dasar untuk mengoptimalkan sumber daya dan meningkatkan kolaborasi lintas fungsi.

Atribut ini menunjukkan siapa yang menjalankan setiap tugas, sehingga Anda dapat menganalisis pembagian beban kerja, efisiensi perpindahan pekerjaan, dan peluang otomatisasi.

Tersedia di jejak audit atau data log peristiwa sistem sumber, biasanya dengan nama kolom seperti 'ID Pengguna', 'Diubah oleh', atau 'Agen Sistem'.

Atribut ini mencatat tanggal resmi karyawan baru mulai bekerja. Tanggal ini menjadi tonggak penting dalam proses onboarding dan acuan utama untuk berbagai metrik kinerja.

Tanggal mulai kerja karyawan digunakan untuk membedakan tahap sebelum dan sesudah karyawan mulai bekerja. Tanggal ini penting untuk menghitung KPI seperti 'Kesiapan hari pertama' dan 'Waktu siklus sebelum mulai bekerja'. Dengan membandingkan waktu aktivitas seperti 'Peralatan dikirim' dengan tanggal mulai kerja, perusahaan dapat mengukur seberapa baik persiapan untuk menyambut karyawan baru. Tanggal ini menjadi tenggat penting bagi semua aktivitas sebelum karyawan mulai bekerja.

Tanggal ini menjadi batas antara aktivitas sebelum dan sesudah karyawan mulai bekerja. Tanggal ini juga penting untuk mengukur 'Kesiapan hari pertama' dan KPI utama lainnya.

Kolom tanggal dasar ini tersimpan dalam kontrak atau profil karyawan di Human Resources Information System (HRIS).

Waktu akhir peristiwa mencatat kapan aktivitas berdurasi selesai. Banyak peristiwa onboarding terjadi seketika, tetapi beberapa tugas, seperti 'Pemeriksaan latar belakang' atau 'Pelatihan wajib', memiliki waktu mulai dan selesai yang jelas. Atribut ini mencatat waktu berakhirnya tugas tersebut.

Dalam process mining, waktu mulai dan waktu selesai memungkinkan penghitungan durasi pengerjaan aktivitas secara akurat. Durasi ini berbeda dari waktu tunggu, yaitu jeda antara aktivitas. Analisis durasi pengerjaan membantu menemukan tugas tertentu yang paling lama diselesaikan, bukan sekadar jeda panjang antar langkah. Informasi ini penting untuk membuat model pemanfaatan sumber daya yang akurat dan menganalisis hambatan pada tugas tertentu secara terperinci.

Atribut ini memungkinkan penghitungan akurat atas waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas tertentu (durasi pengerjaan). Informasi ini penting untuk analisis sumber daya dan menemukan tugas yang tidak efisien.

Biasanya tersedia di sistem manajemen tugas atau alur kerja yang mencatat status aktivitas secara terpisah, seperti 'Sedang dikerjakan' dan 'Selesai'.

Atribut ini mengelompokkan jenis hubungan kerja karyawan baru dengan perusahaan. Nilai yang umum mencakup 'Penuh waktu', 'Paruh waktu', 'Kontraktor', atau 'Magang'. Jenis hubungan kerja sering menentukan tingkat kerumitan dan persyaratan proses onboarding.

Analisis proses berdasarkan jenis hubungan kerja penting untuk memahami variasi proses. Misalnya, onboarding kontraktor mungkin jauh lebih singkat dan mencakup langkah hukum serta IT yang berbeda dibandingkan onboarding karyawan penuh waktu. Pengelompokan berdasarkan atribut ini memastikan metrik kinerja dibandingkan secara adil dan membantu organisasi memperbaiki jalur onboarding untuk berbagai jenis pekerja.

Atribut ini memungkinkan proses onboarding dikelompokkan berdasarkan jenis pekerja, sehingga perbandingan kinerja lebih adil dan jalur proses yang berbeda dapat diperbaiki.

Atribut inti ini tersedia dalam data pekerjaan atau posisi karyawan di sistem HR utama.

Atribut ini berisi nama lengkap karyawan baru. Nama tersebut menjadi identitas yang mudah dikenali untuk setiap kasus onboarding, sehingga pengguna dapat memeriksa kasus tertentu tanpa perlu mencocokkan nomor ID.

Nama karyawan baru biasanya tidak digunakan untuk analisis proses secara agregat, tetapi sangat berguna untuk pemantauan operasional dan menelusuri kasus satu per satu. Misalnya, dashboard langsung yang memantau progres onboarding dapat menampilkan nama karyawan baru yang tertahan di tahap tertentu. Staf HR atau manajer pun dapat segera menindaklanjuti. Atribut ini membuat dashboard process mining lebih mudah digunakan.

Atribut ini memberikan identitas yang mudah dikenali untuk setiap kasus, sehingga manajer dan staf HR dapat melacak dan memeriksa proses onboarding karyawan tertentu dengan lebih mudah.

Diambil dari profil karyawan baru di Applicant Tracking System (ATS) atau Human Resources Information System (HRIS).

Atribut ini merangkum posisi kasus onboarding dalam siklus proses. Status yang umum mencakup 'Sedang dikerjakan', 'Selesai', 'Dibatalkan', atau 'Ditunda'. Status ini biasanya berlaku untuk seluruh kasus dan berubah seiring proses berjalan.

Status onboarding berguna untuk pemantauan operasional dan pembuatan dashboard tingkat tinggi. Pemangku kepentingan dapat melihat dengan cepat jumlah proses onboarding yang sedang berjalan, selesai, atau mengalami masalah. Dalam process mining, atribut ini dapat digunakan untuk memfilter kasus yang belum selesai atau dibatalkan, lalu mencari penyebabnya dan memahami mengapa proses onboarding tidak berhasil diselesaikan.

Atribut ini memberikan gambaran umum tentang progres kasus, mendukung pemantauan operasional, dan membantu mencari penyebab proses onboarding yang belum selesai atau dibatalkan.

Status ini biasanya dikelola dan diperbarui di sistem utama untuk onboarding atau manajemen alur kerja HR.