Templat data entri jurnal untuk proses pencatatan hingga pelaporan

SAP S/4HANA
Templat data entri jurnal untuk proses pencatatan hingga pelaporan

Templat data entri jurnal untuk proses pencatatan hingga pelaporan

Templat ini memandu Anda mengumpulkan data yang diperlukan untuk menganalisis proses entri jurnal dari pencatatan hingga pelaporan. Templat ini menjelaskan atribut penting yang perlu dikumpulkan, aktivitas utama yang perlu dilacak, serta cara mengambil data dari sistem sumber. Gunakan panduan ini untuk memastikan data yang diperlukan tersedia bagi analisis process mining.
  • Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan
  • Aktivitas utama yang perlu dilacak
  • Panduan praktis untuk mengambil data
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut entri jurnal untuk proses pencatatan hingga pelaporan

Berikut kolom data yang disarankan untuk disertakan dalam log peristiwa agar analisis entri jurnal dari pencatatan hingga pelaporan berjalan menyeluruh.
3 Wajib 5 Disarankan 11 Opsional
Nama Deskripsi
Aktivitas
ActivityName
Nama aktivitas bisnis yang terjadi pada tahap tertentu dalam proses entri jurnal.
Deskripsi

Aktivitas menunjukkan langkah atau peristiwa tertentu dalam siklus entri jurnal, seperti 'Entri jurnal dibuat', 'Jurnal diajukan untuk ditinjau', atau 'Entri jurnal dicatat'. Aktivitas ini biasanya diambil dari log perubahan, pembaruan status, atau kode transaksi yang tercatat di sistem.

Analisis aktivitas membantu memvisualisasikan alur proses, menemukan jalur yang umum, dan mengidentifikasi penyimpangan dari prosedur standar. Aktivitas juga menjadi dasar untuk menghitung metrik seperti frekuensi aktivitas, waktu tunggu antar langkah, dan tingkat kepatuhan terhadap proses.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam proses, sehingga peta proses dapat divisualisasikan dan pola alur kerja dianalisis.

Sumber data

Diambil dari berbagai sumber, termasuk kolom status di tabel header atau item (misalnya, BKPF-BSTAT), log dokumen perubahan (CDHDR/CDPOS), dan log alur kerja.

Contoh
Entri jurnal dibuatEntri jurnal ditangguhkanJurnal diajukan untuk ditinjauEntri jurnal disetujuiEntri jurnal dicatat
ID entri jurnal
JournalEntryId
Pengenal unik untuk entri jurnal keuangan yang digunakan sebagai ID kasus utama dalam proses.
Deskripsi

ID entri jurnal adalah nomor unik yang diberikan kepada setiap dokumen akuntansi saat dibuat di SAP S/4HANA. Pengenal ini penting untuk melacak seluruh siklus entri jurnal, mulai dari pembuatan atau penangguhan, melalui alur kerja persetujuan, hingga pencatatan akhir dan kemungkinan pembalikan atau rekonsiliasi.

Dalam analisis process mining, ID ini digunakan untuk menghubungkan semua aktivitas terkait ke dalam satu kasus. Dengan mengelompokkan peristiwa berdasarkan ID entri jurnal yang sama, analis dapat merekonstruksi alur proses dari awal hingga akhir, mengukur waktu siklus, serta menemukan variasi atau hambatan pada setiap transaksi keuangan. Atribut ini menjadi dasar untuk membangun keseluruhan tampilan proses.

Mengapa ini penting

Pengenal ini menghubungkan semua langkah proses terkait, sehingga perjalanan setiap entri jurnal dari awal hingga akhir dapat dianalisis.

Sumber data

Ini adalah kunci gabungan yang biasanya dibentuk dengan menggabungkan Kode Perusahaan (BKPF-BUKRS), Nomor Dokumen (BKPF-BELNR), dan Tahun Fiskal (BKPF-GJAHR).

Contoh
1000-1000000001-20231710-1900000055-20242000-2100003412-2023
Waktu peristiwa
EventTime
Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas tertentu terjadi pada entri jurnal.
Deskripsi

Waktu peristiwa adalah tanggal dan waktu tepat saat aktivitas bisnis dilakukan dan dicatat di sistem. Setiap aktivitas dalam satu kasus memiliki stempel waktunya sendiri, sehingga membentuk urutan peristiwa secara kronologis.

Atribut ini penting untuk semua analisis proses berbasis waktu. Atribut ini digunakan untuk menghitung waktu siklus, durasi antaraktivitas, dan waktu tunggu, serta memahami sebaran pekerjaan dari waktu ke waktu. Stempel waktu yang akurat diperlukan untuk membangun model proses yang andal dan menghitung indikator kinerja utama, seperti Waktu Siklus Persetujuan.

Mengapa ini penting

Atribut ini menunjukkan urutan kronologis peristiwa, yang penting untuk menghitung semua metrik berbasis durasi dan memahami linimasa proses.

Sumber data

Diambil dari log dokumen perubahan (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME), log alur kerja, atau stempel waktu pembuatan/entri pada tabel seperti BKPF (CPUDT, CPUTM).

Contoh
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:30:15Z2024-01-20T09:00:45Z
Jenis jurnal
JournalEntryType
Mengelompokkan jurnal berdasarkan tujuan bisnisnya, seperti pembukuan aset, faktur pemasok, atau entri buku besar.
Deskripsi

Jenis jurnal, yang dalam istilah SAP disebut Document Type, adalah kode untuk mengelompokkan dokumen akuntansi. Kode ini mengatur hal-hal seperti rentang nomor dokumen dan jenis akun yang boleh digunakan untuk pembukuan.

Analisis berdasarkan jenis jurnal penting untuk memahami perbedaan proses sesuai konteksnya. Misalnya, proses persetujuan akrual sederhana (jenis SA) mungkin jauh lebih singkat daripada proses untuk akuisisi aset yang kompleks (jenis AA). Dimensi ini penting untuk dashboard 'Kepatuhan berdasarkan jenis jurnal'.

Mengapa ini penting

Mengelompokkan jurnal berdasarkan konteks bisnis agar Anda dapat menganalisis variasi dan kinerja proses untuk berbagai jenis transaksi keuangan.

Sumber data

Tabel SAP S/4HANA BKPF, kolom BLART (Document Type).

Contoh
SAKRAA
Jumlah dalam mata uang lokal
AmountInLocalCurrency
Nilai total jurnal dalam mata uang lokal kode perusahaan.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan nilai keuangan jurnal. Biasanya, nilainya dihitung dengan menjumlahkan nilai absolut semua baris debit atau kredit dalam dokumen, lalu mengonversinya ke mata uang lokal kode perusahaan.

Analisis berdasarkan jumlah memungkinkan Anda mengelompokkan proses menurut dampak keuangannya. Misalnya, jurnal bernilai tinggi mungkin memerlukan proses persetujuan yang lebih ketat daripada jurnal bernilai rendah. Dengan begitu, upaya perbaikan proses dapat diprioritaskan pada transaksi dengan risiko keuangan tertinggi.

Mengapa ini penting

Menunjukkan nilai keuangan jurnal sehingga Anda dapat menganalisis perubahan perilaku proses berdasarkan nilai transaksi.

Sumber data

Dihitung dengan menjumlahkan nilai dari tabel baris item BSEG (kolom DMBTR) untuk jurnal tertentu (BELNR), lalu mengubah hasilnya menjadi nilai positif.

Contoh
1500.75125000.0050.20
Kode perusahaan
CompanyCode
Pengenal unik perusahaan atau badan hukum tempat jurnal dibukukan.
Deskripsi

Kode perusahaan adalah unit organisasi dasar di SAP Financials yang mewakili badan hukum independen dan memiliki laporan keuangan sendiri. Setiap jurnal dikaitkan dengan kode perusahaan tertentu.

Atribut ini penting untuk memisahkan dan membandingkan kinerja proses di berbagai bagian organisasi. Analis dapat memfilter tampilan proses untuk badan hukum tertentu, membandingkan tingkat penolakan antar kode perusahaan, atau menemukan variasi proses di wilayah tertentu.

Mengapa ini penting

Memungkinkan Anda memfilter dan membandingkan proses jurnal di berbagai badan hukum atau unit bisnis dalam organisasi.

Sumber data

Tabel SAP S/4HANA BKPF, kolom BUKRS (Company Code).

Contoh
10001710US01
Pengguna pembuat
CreatedByUser
ID pengguna yang membuat jurnal.
Deskripsi

Atribut ini menyimpan pengenal unik pengguna yang memulai proses jurnal dengan membuat dokumen awal. Pengguna tersebut bisa berupa akuntan, pengguna bisnis, atau ID sistem untuk entri otomatis.

Analisis berdasarkan pembuat dapat mengungkap pola yang terkait dengan pengguna atau tim tertentu. Misalnya, tingkat penolakan yang lebih tinggi dapat menunjukkan kebutuhan pelatihan, sementara kinerja yang baik dapat menonjolkan pengguna berprestasi. Atribut ini penting untuk dashboard 'Aktivitas dan produktivitas pengguna'.

Mengapa ini penting

Mengaitkan aktivitas proses dengan pengguna tertentu untuk menganalisis kinerja, menyeimbangkan beban kerja, dan menemukan kebutuhan pelatihan.

Sumber data

Tabel SAP S/4HANA BKPF, kolom USNAM (User Name).

Contoh
ABROWNCJONESBATCH_USER
Tanggal pembukuan
PostingDate
Tanggal jurnal dicatat di buku besar, yang menentukan periode keuangannya.
Deskripsi

Tanggal pembukuan menentukan periode fiskal saat transaksi muncul dalam laporan keuangan. Tanggal ini penting dalam akuntansi dan bisa berbeda dari tanggal dokumen dibuat atau dimasukkan ke sistem.

Dalam process mining, tanggal pembukuan digunakan untuk analisis kelompok berdasarkan waktu, misalnya membandingkan proses penutupan akhir bulan atau menganalisis tren kinerja di berbagai periode keuangan. Tanggal ini juga digunakan untuk mengukur jeda antara pembuatan jurnal dan pembukuan keuangan.

Mengapa ini penting

Penting untuk memahami konteks keuangan dan menganalisis kinerja proses dalam periode akuntansi tertentu, seperti akhir bulan atau akhir tahun.

Sumber data

Tabel SAP S/4HANA BKPF, kolom BUDAT (Posting Date in the Document).

Contoh
2023-10-312023-11-012024-02-29
Alasan pembalikan
ReversalReason
Kode yang menunjukkan alasan jurnal yang sudah dibukukan dibalik.
Deskripsi

Jika jurnal yang sudah dibukukan ternyata salah, jurnal tersebut tidak dapat dihapus. Jurnal harus dibalik dengan dokumen baru. Kode alasan pembalikan menjelaskan penyebabnya, misalnya tanggal atau jumlah pembukuan yang salah.

Analisis alasan pembalikan membantu menemukan akar masalah dalam proses Record to Report. Jika alasan tertentu sering muncul, hal ini dapat menunjukkan masalah sistemik, seperti pelatihan yang kurang memadai atau kegagalan kontrol. Masalah tersebut perlu ditangani untuk meningkatkan kualitas sejak awal.

Mengapa ini penting

Membantu menemukan akar masalah yang menyebabkan pembalikan, sehingga Anda dapat mengurangi pengerjaan ulang dan meningkatkan kualitas proses.

Sumber data

Tabel SAP S/4HANA BKPF, kolom STGRD (Reason for reversal).

Contoh
010205
Kode transaksi
TransactionCode
Kode transaksi SAP yang digunakan untuk membuat atau mengubah jurnal.
Deskripsi

Kode transaksi (T-Code) adalah pintasan untuk fungsi atau program tertentu di SAP. Untuk jurnal, T-Code yang berbeda dapat menunjukkan cara jurnal dibuat. Contohnya, FB01 untuk pembukuan GL manual, FV50 untuk menyimpan sementara, atau kode otomatis untuk entri yang dibuat sistem.

Atribut ini membantu menunjukkan apakah aktivitas dilakukan secara manual oleh pengguna atau otomatis oleh sistem. Atribut ini penting untuk menghitung KPI tingkat pembukuan manual dan menemukan peluang otomatisasi.

Mengapa ini penting

Menunjukkan cara jurnal diproses, misalnya secara manual atau otomatis. Informasi ini penting untuk menganalisis otomatisasi dan memahami variasi proses.

Sumber data

Tabel SAP S/4HANA BKPF, kolom TCODE (Transaction Code).

Contoh
FB01FV50F-02
Mengalami pengerjaan ulang
IsRework
Penanda boolean yang menunjukkan apakah jurnal mengalami pengerjaan ulang, misalnya diperbaiki setelah ditolak.
Deskripsi

Atribut hasil perhitungan ini menandai jurnal yang menyimpang dari alur proses ideal. Nilainya biasanya true jika dalam kasus tersebut terjadi aktivitas seperti 'Jurnal ditolak' atau 'Jurnal diperbaiki'.

Penanda ini memudahkan analisis efisiensi proses. Anda dapat menghitung KPI tingkat pengerjaan ulang dengan cepat dan membandingkan waktu siklus serta biaya antara kasus yang mengalami pengerjaan ulang dan yang tidak. Menemukan penyebab pengerjaan ulang menjadi tujuan utama banyak inisiatif perbaikan proses.

Mengapa ini penting

Menandai kasus yang memerlukan perbaikan atau pengulangan langkah, sehingga Anda dapat mengukur dan mencari akar masalah inefisiensi proses.

Sumber data

Atribut hasil perhitungan ini ditentukan dari urutan aktivitas dalam suatu kasus. Nilainya ditandai 'true' jika terdapat aktivitas seperti 'Jurnal ditolak'.

Contoh
truefalse
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdate
Stempel waktu yang menunjukkan kapan data untuk rekaman ini terakhir kali diperbarui dari sistem sumber.
Deskripsi

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu ekstraksi atau pembaruan data terbaru dari sistem sumber. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui seberapa baru data yang dianalisis.

Waktu pembaruan terakhir membantu Anda memahami kebaruan analisis proses. Informasi ini juga membantu pengguna membaca dashboard dan KPI dengan tepat, serta mengetahui apakah data yang dilihat hampir real-time atau merupakan rekam data dari periode sebelumnya.

Mengapa ini penting

Menunjukkan kebaruan data agar pengguna mengetahui seberapa mutakhir analisis proses.

Sumber data

Atribut metadata ini biasanya dibuat dan dicatat pada setiap rekaman selama proses pemasukan data.

Contoh
2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z2024-03-12T02:00:00Z
Pembukuan manual
IsManualPosting
Penanda boolean yang menunjukkan apakah jurnal dibukukan secara manual oleh pengguna.
Deskripsi

Atribut ini mengidentifikasi jurnal yang dibukukan dengan campur tangan pengguna, bukan secara otomatis oleh pekerjaan sistem atau antarmuka. Nilainya biasanya ditentukan dari kode transaksi yang digunakan untuk membukukan dokumen.

Penanda ini digunakan untuk menghitung KPI tingkat pembukuan manual dan membantu organisasi memantau kemajuan otomatisasi proses Record to Report. Dengan memfilter jurnal yang dibukukan secara manual, analis dapat menemukan situasi yang masih memerlukan campur tangan manusia dan menilai peluang otomatisasinya.

Mengapa ini penting

Membedakan pembukuan oleh pengguna dan oleh sistem. Informasi ini penting untuk mengukur tingkat otomatisasi dan menemukan peluang otomatisasi.

Sumber data

Atribut hasil perhitungan ini ditentukan dari TransactionCode. Daftar kode transaksi manual yang telah ditetapkan, misalnya 'FB01' dan 'F-02', digunakan untuk mengatur penanda menjadi 'true'.

Contoh
truefalse
Pengguna penyetuju
ApproverUser
ID pengguna yang menyetujui atau menolak jurnal.
Deskripsi

Atribut ini mengidentifikasi pengguna yang bertanggung jawab meninjau dan memutuskan jurnal yang diajukan. Dalam alur kerja persetujuan bertingkat, satu jurnal dapat memiliki beberapa penyetuju.

Informasi ini penting untuk menganalisis proses persetujuan secara terperinci. Anda dapat mengukur beban kerja setiap penyetuju, menghitung waktu persetujuan masing-masing, dan menemukan hambatan dalam rantai persetujuan. Atribut ini mendukung dashboard 'Aktivitas dan produktivitas pengguna'.

Mengapa ini penting

Mengidentifikasi pihak yang bertanggung jawab atas persetujuan agar Anda dapat menganalisis beban kerja, kinerja, dan hambatan dalam proses persetujuan.

Sumber data

Diambil dari log alur kerja, misalnya SWW_WI2OBJ dan SWWLOG, atau tabel dokumen perubahan (CDHDR/CDPOS), dengan melacak pengguna yang menjalankan langkah persetujuan.

Contoh
DMILLERFWHITEKCHEN
Sistem sumber
SourceSystem
Menunjukkan sistem sumber tempat data entri jurnal diekstrak.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan sistem pencatatan asal data jurnal. Bagi perusahaan yang menggunakan beberapa instans ERP atau gabungan sistem lama dan modern, atribut ini membantu membedakan sumber data.

Dalam analisis, atribut ini dapat digunakan untuk membandingkan kinerja proses di berbagai sistem atau memfilter data berdasarkan sumber tertentu. Atribut ini penting untuk tata kelola data dan memastikan konteks data dipahami.

Mengapa ini penting

Memberikan konteks asal data. Informasi ini penting untuk menganalisis dan membandingkan proses secara akurat di lingkungan dengan banyak sistem.

Sumber data

Biasanya berupa nilai statis yang ditambahkan saat ekstraksi data untuk mengidentifikasi instans SAP S/4HANA tertentu, misalnya SID atau nama sistem logis.

Contoh
S4H_PROD_100ECC_FIN_200S4C_US_EAST
Status dokumen
DocumentStatus
Status pemrosesan jurnal saat ini, seperti disimpan sementara, dibukukan, atau dilunasi.
Deskripsi

Status dokumen menunjukkan posisi jurnal dalam siklus prosesnya. Misalnya, dokumen yang disimpan sementara sudah tersimpan, tetapi belum dibukukan ke buku besar. Dokumen yang sudah dibukukan telah difinalisasi.

Analisis status membantu Anda memahami alur kerja dan menemukan hambatan. Banyaknya dokumen yang lama tertahan dalam status 'disimpan sementara' atau 'menunggu persetujuan' dapat menandakan proses yang tidak efisien. Status dokumen juga menjadi sumber penting untuk menentukan aktivitas proses.

Mengapa ini penting

Menunjukkan posisi jurnal dalam siklus prosesnya agar Anda dapat menemukan antrean dan hambatan.

Sumber data

Tabel SAP S/4HANA BKPF, kolom BSTAT (Document status).

Contoh
VAB
Tahun fiskal
FiscalYear
Tahun fiskal yang mencakup jurnal tersebut.
Deskripsi

Tahun fiskal merupakan bagian dari kunci unik jurnal, bersama kode perusahaan dan nomor dokumen. Tahun ini menunjukkan tahun keuangan yang terkait dengan dokumen.

Dalam analisis, tahun fiskal digunakan untuk melihat tren jangka panjang dan memastikan pengenal kasus tetap unik. Perbandingan metrik proses antar tahun fiskal dapat menunjukkan peningkatan atau penurunan kinerja dari waktu ke waktu.

Mengapa ini penting

Menjadi bagian penting untuk mengidentifikasi dokumen secara unik dan memungkinkan analisis kinerja proses dari tahun ke tahun.

Sumber data

Tabel SAP S/4HANA BKPF, kolom GJAHR (Fiscal Year).

Contoh
202320242022
Waktu selesai
EndTime
Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas selesai.
Deskripsi

Waktu selesai menandai berakhirnya suatu aktivitas. Dalam banyak log peristiwa, waktu mulai dan waktu selesai aktivitas sama karena aktivitas tersebut terjadi seketika. Namun, untuk aktivitas yang berlangsung selama jangka waktu tertentu, seperti saat pengguna meninjau dokumen, atribut ini dapat mencatat durasinya.

Waktu selesai yang dicatat secara terpisah memungkinkan penghitungan waktu pemrosesan aktivitas dan waktu tunggu yang lebih akurat. Anda dapat membedakan waktu saat tugas benar-benar dikerjakan dari waktu saat tugas mengantre tanpa aktivitas.

Mengapa ini penting

Memungkinkan penghitungan waktu pemrosesan aktivitas secara akurat, dengan memisahkan waktu kerja aktif dari waktu tunggu.

Sumber data

Biasanya sama dengan StartTime untuk peristiwa atomik. Untuk aktivitas berdurasi, nilainya dapat diambil dari log alur kerja atau dihitung berdasarkan peristiwa berikutnya.

Contoh
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:45:20Z2024-01-20T09:10:30Z
Waktu siklus persetujuan
ApprovalCycleTime
Waktu sejak jurnal diajukan untuk disetujui hingga disetujui atau ditolak.
Deskripsi

Metrik hasil perhitungan ini mengukur durasi khusus tahap persetujuan. Pengukuran dimulai dari aktivitas 'Jurnal diajukan untuk ditinjau' hingga aktivitas berikutnya, yaitu 'Jurnal disetujui' atau 'Jurnal ditolak'.

KPI ini penting untuk menemukan hambatan dalam alur kerja persetujuan. Waktu siklus persetujuan yang panjang dapat sangat memperlambat keseluruhan proses. Analisis metrik ini berdasarkan penyetuju, kode perusahaan, atau jenis jurnal dapat menunjukkan bagian yang perlu diperbaiki.

Mengapa ini penting

Mengukur durasi tahap persetujuan secara terpisah agar Anda dapat menemukan dan mengatasi hambatan dalam alur kerja peninjauan dan persetujuan.

Sumber data

Dihitung dari selisih waktu antara peristiwa 'Jurnal diajukan untuk ditinjau' dan peristiwa 'Jurnal disetujui' atau 'Jurnal ditolak'.

Contoh
1 hari 2 jam4 jam 25 menit5 hari 0 jam
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas entri jurnal untuk proses pencatatan hingga pelaporan

Berikut langkah dan tonggak proses utama yang perlu dicatat dalam log peristiwa agar proses dapat ditemukan dan dioptimalkan dengan akurat.
6 Disarankan 6 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Entri jurnal dibuat
Aktivitas ini menandai pembuatan awal dokumen entri jurnal di sistem. Catatan dibuat di tabel header (BKPF), tetapi belum dicatat ke buku besar. Ini adalah titik awal siklus entri jurnal.
Mengapa ini penting

Ini adalah peristiwa awal utama dalam proses. Menganalisis waktu dari peristiwa ini hingga pencatatan penting untuk mengukur keseluruhan waktu siklus dan menemukan keterlambatan pada tahap awal entri data.

Sumber data

Peristiwa ini dapat diambil secara langsung dari tabel SAP BKPF menggunakan kolom tanggal pembuatan (CPUDT) dan waktu pembuatan (CPUTM) untuk nomor dokumen tertentu (BELNR).

Pengumpulan data

Gunakan BKPF-CPUDT dan BKPF-CPUTM sebagai stempel waktu peristiwa.

Jenis peristiwa explicit
Entri jurnal dicatat
Entri jurnal resmi dicatat ke buku besar dan memengaruhi laporan keuangan perusahaan. Pada tahap ini, dokumen menjadi catatan keuangan permanen.
Mengapa ini penting

Ini adalah pencapaian utama yang menandai berakhirnya siklus pemrosesan inti. Throughput entri yang dicatat dan waktu untuk mencapai tahap ini merupakan metrik penting dalam process mining.

Sumber data

Peristiwa ini tercatat secara langsung melalui Tanggal Pencatatan (BUDAT) di tabel BKPF. Status dokumen yang telah dicatat (BSTAT) kosong, berbeda dari dokumen yang ditangguhkan ('V') atau ditahan ('D').

Pengumpulan data

Gunakan Tanggal Pencatatan (BKPF-BUDAT) dan Tanggal Entri (BKPF-CPUDT) untuk menentukan stempel waktu peristiwa. BKPF-BSTAT yang kosong menandakan dokumen telah dicatat.

Jenis peristiwa explicit
Entri jurnal direkonsiliasi
Item terbuka pada baris entri jurnal ditutup dengan pencatatan lain, misalnya pembayaran yang melunasi faktur. Aktivitas ini menandai rekonsiliasi item baris tertentu hingga statusnya ditutup.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini merupakan tahap rekonsiliasi akhir bagi banyak entri jurnal, terutama yang melibatkan akun penampung atau akun yang dikelola dengan item terbuka. Menganalisis waktu dari pencatatan hingga rekonsiliasi membantu mengukur efisiensi rekonsiliasi.

Sumber data

Peristiwa ini disimpulkan dari tabel item baris (BSEG atau tampilan ACDOCA). Saat item direkonsiliasi, kolom Tanggal Rekonsiliasi (AUGDT) dan Dokumen Rekonsiliasi (AUGBL) akan terisi untuk baris tersebut.

Pengumpulan data

Gunakan tanggal rekonsiliasi (BSEG-AUGDT) untuk item baris sebagai stempel waktu peristiwa.

Jenis peristiwa inferred
Entri jurnal disetujui
Manajer berwenang memberikan persetujuan akhir atas entri jurnal untuk memastikan validitas dan akurasinya. Ini adalah tahap persetujuan terakhir sebelum dokumen dapat dicatat ke buku besar.
Mengapa ini penting

Ini adalah pencapaian penting yang mengakhiri siklus persetujuan. Waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tahap ini menjadi bagian besar dari durasi keseluruhan proses dan indikator utama efisiensi pemberi persetujuan.

Sumber data

Peristiwa ini disimpulkan dari log alur kerja yang menunjukkan tahap persetujuan akhir atau perubahan status dokumen. ID pengguna pemberi persetujuan dan stempel waktunya dapat diambil dari data alur kerja atau log perubahan.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu tahap persetujuan akhir dalam log alur kerja atau perubahan status menjadi 'Disetujui' dalam dokumen perubahan.

Jenis peristiwa inferred
Jurnal diajukan untuk ditinjau
Pembuat entri jurnal secara resmi mengajukan dokumen untuk ditinjau dan disetujui melalui alur kerja. Aktivitas ini menandai peralihan dari entri data ke proses kontrol resmi dan memulai siklus persetujuan.
Mengapa ini penting

Ini menandai awal waktu siklus persetujuan. Mengukur waktu dari tahap ini hingga persetujuan atau penolakan akhir membantu menemukan hambatan khusus pada tahap peninjauan dan persetujuan.

Sumber data

Peristiwa ini sering dicatat dalam log alur kerja (tabel SWW_WIHEAD, SWWLOG) yang ditautkan ke objek bisnis. Peristiwa ini juga dapat disimpulkan dari perubahan status pada kolom khusus di header dokumen (BKPF).

Pengumpulan data

Stempel waktu pembuatan item alur kerja atau perubahan kolom status menjadi 'Diajukan' atau 'Sedang ditinjau'.

Jenis peristiwa inferred
Pembalikan entri jurnal diproses
Entri jurnal yang telah dicatat dibalik dengan membuat dokumen baru yang berisi pencatatan berlawanan. Tindakan ini dilakukan untuk memperbaiki kesalahan pada dokumen yang telah dicatat dan tercatat secara eksplisit sehingga dapat diaudit.
Mengapa ini penting

Pembalikan menandakan adanya kesalahan pada dokumen yang telah dicatat. Tingkat pembalikan yang tinggi dapat menunjukkan masalah mendasar dalam proses persetujuan atau kualitas entri data. Memantau pembalikan membantu meningkatkan akurasi sejak awal.

Sumber data

Pembalikan merupakan peristiwa yang tercatat secara langsung. Header dokumen pembalik yang baru (BKPF) merujuk ke dokumen asli melalui kolom Nomor Dokumen yang Dibalik (STBLG). Tanggal pencatatan dokumen baru menjadi waktu peristiwanya.

Pengumpulan data

Temukan dokumen dengan kolom BKPF-STBLG yang terisi. Stempel waktu peristiwa menggunakan tanggal pencatatan dokumen pembalik.

Jenis peristiwa explicit
Dokumen pendukung dilampirkan
Pengguna melampirkan satu atau beberapa dokumen pendukung, seperti faktur atau spreadsheet, ke entri jurnal. Dokumen ini biasanya menjadi bukti dan memberikan konteks transaksi keuangan saat peninjauan dan audit.
Mengapa ini penting

Dokumen pendukung harus dilampirkan sebelum peninjauan agar kepatuhan dan efisiensi persetujuan terjaga. Aktivitas ini membantu mengukur kepatuhan terhadap kebijakan dokumentasi dan dampaknya pada waktu siklus persetujuan.

Sumber data

Peristiwa ini biasanya disimpulkan dengan memeriksa stempel waktu pembuatan lampiran yang ditautkan melalui Generic Object Services (GOS). Tabel SRGBTBREL menghubungkan objek bisnis, misalnya dokumen BKPF, dengan lampirannya.

Pengumpulan data

Telusuri tabel lampiran GOS, seperti SRGBTBREL, untuk menemukan tautan ke objek BKPF. Gunakan stempel waktu pembuatan lampiran.

Jenis peristiwa inferred
Entri jurnal diperbaiki
Pengguna mengubah entri jurnal setelah dokumen ditolak atau dikembalikan untuk diperbaiki. Aktivitas ini menunjukkan pekerjaan ulang yang diperlukan untuk mengatasi masalah dari proses peninjauan sebelum dokumen diajukan kembali.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini mengukur pekerjaan ulang. Dengan menganalisis frekuensi dan durasi perbaikan, Anda dapat menemukan sumber ketidakefisienan dan peluang untuk memberikan pelatihan atau memperjelas proses.

Sumber data

Peristiwa ini dapat disimpulkan dengan melacak tanggal 'Terakhir Diubah' (AEDAT) di tabel BKPF untuk dokumen yang sebelumnya berstatus 'Ditolak'. Dokumen perubahan memberikan detail lebih lanjut tentang perubahan yang dilakukan.

Pengumpulan data

Gunakan stempel waktu dari header dokumen perubahan (CDHDR-UDATE) untuk perubahan setelah peristiwa penolakan.

Jenis peristiwa inferred
Entri jurnal ditangguhkan
Pengguna menyimpan entri jurnal yang belum lengkap tanpa mencatatnya, agar dapat dilengkapi atau ditinjau nanti. Tindakan ini membuat catatan header dokumen dengan status 'ditangguhkan', sehingga dokumen belum tercatat.
Mengapa ini penting

Penangguhan dokumen umum dilakukan sebelum pengajuan. Dengan memantau lamanya dokumen ditangguhkan, Anda dapat menemukan keterlambatan dalam melengkapi dan menyiapkan data sebelum proses peninjauan dan persetujuan resmi dimulai.

Sumber data

Di tabel BKPF, dokumen yang ditangguhkan ditandai dengan nilai 'V' pada kolom status dokumen (BSTAT). Stempel waktu peristiwanya menggunakan tanggal pembuatan (CPUDT).

Pengumpulan data

Filter dokumen dengan BKPF-BSTAT = 'V' pada saat dibuat.

Jenis peristiwa explicit
Entri jurnal ditolak
Peninjau atau pemberi persetujuan menolak entri jurnal sehingga dokumen tidak dapat dicatat. Dokumen biasanya dikembalikan kepada pembuatnya untuk diperbaiki, sehingga pekerjaan harus diulang.
Mengapa ini penting

Memantau penolakan penting untuk memahami kualitas proses dan menemukan kesalahan yang umum terjadi. Tingkat penolakan yang tinggi dapat menunjukkan masalah pada akurasi data, pemahaman kebijakan, atau kelengkapan dokumen pendukung.

Sumber data

Peristiwa ini disimpulkan dari perubahan status dalam log alur kerja atau kolom status khusus pada dokumen entri jurnal. Log perubahan dokumen (CDHDR/CDPOS) untuk kolom status terkait dapat memberikan stempel waktunya.

Pengumpulan data

Temukan perubahan kolom status menjadi 'Ditolak' melalui dokumen perubahan (CDHDR/CDPOS) atau log alur kerja.

Jenis peristiwa inferred
Entri jurnal diubah setelah dicatat
Pengguna mengubah sejumlah kolom terbatas pada entri jurnal setelah dokumen dicatat ke buku besar. Sebagian besar data keuangan tidak dapat diubah setelah pencatatan, tetapi beberapa kolom, seperti teks atau penetapan, masih dapat diubah.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi penanda penting untuk kepatuhan. Perubahan setelah pencatatan dapat mengindikasikan upaya mengubah catatan. Pantau perubahan ini dengan cermat untuk mencegah penipuan dan menjaga integritas data.

Sumber data

Peristiwa ini dapat disimpulkan dengan andal dari tabel dokumen perubahan (CDHDR dan CDPOS). Entri di CDHDR untuk nomor dokumen dengan tanggal perubahan setelah tanggal pencatatan menandakan adanya perubahan setelah pencatatan.

Pengumpulan data

Temukan catatan di CDHDR dengan stempel waktu perubahan (UDATE/UTIME) setelah tanggal pencatatan dokumen (BKPF-BUDAT).

Jenis peristiwa inferred
Pencatatan manual teridentifikasi
Entri jurnal dicatat menggunakan kode transaksi manual, bukan melalui antarmuka otomatis atau pekerjaan batch. Ini bukan peristiwa berdasarkan waktu, melainkan klasifikasi aktivitas pencatatan.
Mengapa ini penting

Mengidentifikasi pencatatan manual penting untuk inisiatif otomatisasi. Tingginya pencatatan manual menunjukkan peluang untuk menyederhanakan proses dengan mengintegrasikan subsistem atau menggunakan program pencatatan otomatis.

Sumber data

Peristiwa ini dihitung dengan menganalisis kolom kode transaksi (TCODE) di tabel header dokumen (BKPF). Entri diklasifikasikan menggunakan daftar T-Code manual yang diketahui, seperti FB01, F-02, dan FB50.

Pengumpulan data

Klasifikasikan peristiwa berdasarkan BKPF-TCODE dengan mencocokkannya ke daftar kode transaksi manual yang telah ditetapkan pada saat pencatatan.

Jenis peristiwa calculated
Disarankan Opsional

Panduan pengambilan data

Cara mengambil data dari SAP S/4HANA

Siap memulai?

Gunakan templat ini untuk menyiapkan data dengan yakin dan mendapatkan wawasan penting tentang proses entri jurnal dari pencatatan hingga pelaporan. Mulai tingkatkan proses Anda hari ini.

Perlancar entri jurnal pencatatan hingga pelaporan agar lebih efisien

Perbaiki proses Anda dan kurangi waktu siklus entri jurnal pencatatan hingga pelaporan sebesar 30%.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Penyiapan hanya beberapa menit.