Templat data manajemen perubahan Anda

Ivanti Cherwell
Templat data manajemen perubahan Anda

Templat data manajemen perubahan Anda

Templat ini memandu Anda mengumpulkan data penting untuk menganalisis proses manajemen perubahan. Templat ini menjelaskan atribut utama yang perlu dikumpulkan, aktivitas penting yang perlu dilacak, serta cara mengambil data tersebut dari sistem sumber. Gunakan panduan ini untuk menyusun log peristiwa bagi inisiatif process mining Anda.
  • Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan
  • Aktivitas utama yang perlu dilacak
  • Panduan ekstraksi data dari Ivanti Cherwell
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut manajemen perubahan

Berikut kolom data yang disarankan untuk log peristiwa agar Anda dapat menganalisis manajemen perubahan dan memahami proses dengan lebih baik.
5 Wajib 6 Disarankan 8 Opsional
Nama Deskripsi
ID Permintaan Perubahan
ChangeRequestId
Pengenal unik untuk satu kasus permintaan perubahan, yang mengelompokkan semua aktivitas terkait dari pengajuan hingga penutupan.
Deskripsi

ID Permintaan Perubahan adalah kunci utama yang membedakan setiap inisiatif perubahan sepanjang siklusnya. Dalam process mining, ID ini berfungsi sebagai pengenal kasus yang menghubungkan semua peristiwa, seperti pengajuan, penilaian, persetujuan, dan penerapan, ke dalam satu rangkaian proses.

Analisis berdasarkan ID Permintaan Perubahan memberikan gambaran menyeluruh tentang proses manajemen perubahan. Anda dapat melacak setiap perubahan, menghitung total waktu siklus, serta menemukan penyimpangan atau hambatan yang terkait dengan permintaan tertentu.

Mengapa ini penting

Pengenal kasus ini menghubungkan semua peristiwa terkait, sehingga seluruh perjalanan permintaan perubahan dapat ditelusuri dan kinerjanya dianalisis.

Sumber data

Biasanya, ini adalah pengenal utama objek bisnis Change Request di Ivanti Cherwell.

Contoh
CR-105421CR-105422CR-105423
Nama aktivitas
ActivityName
Nama peristiwa atau tugas tertentu yang terjadi pada suatu waktu dalam proses manajemen perubahan.
Deskripsi

Nama Aktivitas menjelaskan langkah atau tonggak tertentu dalam siklus permintaan perubahan, seperti 'Change Submitted For Assessment' atau 'Change Approved by CAB'. Aktivitas ini menjadi simpul dalam peta proses yang ditemukan.

Dalam analisis, atribut ini menjadi dasar untuk memvisualisasikan alur proses, mengenali urutan peristiwa, dan menemukan penyimpangan dari prosedur standar. Atribut ini juga digunakan untuk menghitung waktu perpindahan antaraktivitas dan mengetahui titik terjadinya keterlambatan.

Mengapa ini penting

Atribut ini penting untuk menemukan dan memvisualisasikan alur proses yang sebenarnya, serta mengenali hambatan, pengulangan pekerjaan, dan jalur yang tidak mematuhi ketentuan.

Sumber data

Dihasilkan dari perubahan status, entri jurnal, atau log peristiwa tertentu yang terkait dengan objek Change Request di Ivanti Cherwell.

Contoh
Perubahan diajukan untuk penilaianPerubahan menunggu persetujuanPerubahan diterapkan
Waktu peristiwa
EventTime
Waktu yang menunjukkan kapan aktivitas atau peristiwa tertentu terjadi pada permintaan perubahan.
Deskripsi

Waktu peristiwa, atau stempel waktu, mencatat tanggal dan waktu persis saat suatu aktivitas berlangsung. Data waktu ini diperlukan untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menjadi dasar analisis process mining berbasis waktu.

Atribut ini digunakan untuk menghitung durasi antaraktivitas, mengukur waktu siklus keseluruhan kasus, serta menemukan waktu tunggu atau keterlambatan dalam proses. Atribut ini juga menjadi dasar pembuatan dashboard untuk memantau kinerja terhadap target waktu, seperti Waktu Siklus Persetujuan Perubahan.

Mengapa ini penting

Stempel waktu ini menjadi dasar analisis kinerja dan durasi. Dengan data ini, Anda dapat menghitung waktu siklus, menemukan hambatan, dan memantau SLA.

Sumber data

Biasanya tersedia dalam log perubahan status, jejak audit, atau stempel waktu entri jurnal yang terkait dengan objek Change Request di Ivanti Cherwell.

Contoh
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:15:00Z
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdate
Waktu yang menunjukkan kapan data untuk peristiwa ini terakhir diekstrak atau diperbarui dari sistem sumber.
Deskripsi

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu terakhir kali data diambil dari Ivanti Cherwell. Atribut ini bukan peristiwa dalam proses, melainkan metadata tentang kebaruan data.

Informasi ini membantu pengguna dashboard mengetahui seberapa mutakhir analisis yang ditampilkan. Atribut ini juga membantu mengatur jadwal pembaruan data dan memastikan keputusan dibuat berdasarkan data dengan usia yang diketahui.

Mengapa ini penting

Menunjukkan kebaruan data. Informasi ini penting agar pengguna dapat memercayai analisis dan memahami relevansinya terhadap kondisi operasional saat ini.

Sumber data

Stempel waktu ini dibuat dan dicantumkan pada setiap rekaman selama proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL).

Contoh
2024-05-21T02:00:00Z
Sistem sumber
SourceSystem
Sistem pencatatan asal tempat data diekstrak. Untuk tampilan ini, sistemnya adalah 'Ivanti Cherwell'.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan sistem asal data peristiwa. Dalam lingkungan dengan beragam sistem, atribut ini membantu membedakan data dari tiap sumber. Untuk model data ini, nilainya tetap dan menunjukkan bahwa data berasal dari Ivanti Cherwell.

Meski nilainya mungkin tidak berubah dalam model dengan satu sumber, atribut ini penting untuk tata kelola data, ketertelusuran, dan integrasi dengan sistem lain di masa mendatang. Atribut ini memperjelas asal data dan membantu menjaga kualitas data.

Mengapa ini penting

Memberikan konteks penting tentang asal data, yang diperlukan untuk tata kelola data, pemecahan masalah, dan memastikan data dapat ditelusuri.

Sumber data

Biasanya, nilai tetap ini ditambahkan saat proses ekstraksi dan transformasi data untuk menandai asal kumpulan data.

Contoh
Ivanti Cherwell
Jenis perubahan
ChangeType
Klasifikasi perubahan, seperti 'Standard', 'Normal', atau 'Emergency'.
Deskripsi

Jenis Perubahan mengelompokkan permintaan perubahan berdasarkan sifat, urgensi, dan dampaknya. Jenis yang umum mencakup Standard (telah disetujui sebelumnya dan berisiko rendah), Normal (memerlukan penilaian dan persetujuan penuh), serta Emergency (perlu segera diterapkan).

Atribut ini memungkinkan analisis kinerja proses berdasarkan kategori. Misalnya, Anda dapat mengetahui apakah perubahan darurat mengikuti jalur yang berbeda dan lebih cepat, atau apakah perubahan standar benar-benar diproses dengan sedikit hambatan. Atribut ini menjadi dasar dashboard 'Kinerja Jenis Perubahan Bermasalah'.

Mengapa ini penting

Mengelompokkan proses berdasarkan Jenis Perubahan penting untuk membandingkan kinerja dan mengetahui apakah kategori tertentu, seperti 'Emergency', menimbulkan hambatan atau penyimpangan.

Sumber data

Sesuai dengan kolom klasifikasi, yang kemungkinan bernama 'Change Type' atau 'Category', pada objek bisnis Change Request.

Contoh
StandarNormalDarurat
Penanggung jawab perubahan
ChangeOwner
Pengguna atau individu yang saat ini bertanggung jawab atas permintaan perubahan.
Deskripsi

Penanggung Jawab Perubahan adalah orang yang ditugaskan dan bertanggung jawab atas permintaan perubahan pada tahap tertentu. Atribut ini sering berubah seiring berjalannya permintaan, yang menunjukkan perpindahan tanggung jawab antarindividu.

Analisis Penanggung Jawab Perubahan membantu memahami beban kerja sumber daya dan menemukan hambatan yang terkait dengan individu tertentu. Atribut ini juga penting untuk menganalisis serah terima, yang dapat menjadi sumber keterlambatan. Atribut ini mendukung dashboard 'Serah Terima Perubahan dan Pemanfaatan Sumber Daya'.

Mengapa ini penting

Melacak tanggung jawab individu untuk menganalisis pembagian beban kerja, frekuensi serah terima, dan hambatan terkait sumber daya tertentu.

Sumber data

Biasanya berupa kolom 'Owned By' atau 'Assigned To' pada objek bisnis Change Request.

Contoh
Alice JohnsonBob WilliamsCharlie Brown
Status perubahan
ChangeStatus
Status permintaan perubahan saat ini atau status akhirnya, seperti 'Closed', 'Rejected', atau 'In Progress'.
Deskripsi

Status Perubahan menunjukkan keadaan permintaan perubahan pada waktu tertentu atau hasil akhirnya. Atribut ini penting untuk memahami penyelesaian kasus dan mengenali pengecualian.

Dalam analisis proses, atribut ini digunakan untuk menyaring hasil tertentu, misalnya hanya menganalisis perubahan yang ditolak atau dibatalkan. Atribut ini mendukung KPI seperti 'Tingkat Penolakan Permintaan Perubahan' dan penting untuk memahami kondisi serta efisiensi proses manajemen perubahan secara keseluruhan.

Mengapa ini penting

Menentukan hasil permintaan perubahan, sehingga Anda dapat menganalisis tingkat penolakan dan penyelesaian, serta perbandingan kasus terbuka dan tertutup.

Sumber data

Sesuai dengan kolom 'Status' pada objek bisnis Change Request di Ivanti Cherwell.

Contoh
DisetujuiDitolakDitutupDibatalkanMenunggu persetujuan
Tanggal target penyelesaian
TargetCompletionDate
Tenggat yang direncanakan atau disepakati untuk menyelesaikan penerapan perubahan.
Deskripsi

Tanggal Target Penyelesaian adalah tanggal dan waktu saat perubahan diharapkan selesai diterapkan dan diverifikasi. Tanggal ini sering tercantum dalam Perjanjian Tingkat Layanan (SLA) dan menjadi tolok ukur utama kinerja.

Atribut ini penting untuk memantau ketepatan waktu dan kepatuhan terhadap tenggat. Tanggal ini dibandingkan dengan tanggal penyelesaian aktual untuk menghitung KPI 'Tingkat Penyelesaian Perubahan Tepat Waktu' dan 'Tingkat Kepatuhan SLA Perubahan'. Atribut ini membantu mengenali lebih awal perubahan yang berisiko tidak mencapai target.

Mengapa ini penting

Menjadi acuan untuk mengukur ketepatan waktu dan kepatuhan SLA, dua indikator penting efisiensi dan keandalan proses.

Sumber data

Biasanya berupa kolom tanggal khusus pada objek Change Request, dengan nama seperti 'Target Date', 'Due Date', atau 'SLA Target'.

Contoh
2023-11-15T17:00:00Z2023-12-01T23:59:59Z2024-01-10T12:00:00Z
Tim perubahan
ChangeTeam
Tim atau kelompok yang saat ini bertanggung jawab atas permintaan perubahan.
Deskripsi

Tim Perubahan adalah kelompok atau departemen yang ditugaskan menangani permintaan perubahan. Seperti Penanggung Jawab Perubahan, tim ini dapat berganti selama proses berlangsung. Misalnya, tanggung jawab dapat berpindah dari service desk ke tim rekayasa jaringan.

Atribut ini penting untuk menganalisis serah terima antar tim dan menemukan keterlambatan sistemik yang disebabkan oleh tim tertentu. Atribut ini membantu menjawab tim mana yang kelebihan beban atau di mana komunikasi terhambat, serta mendukung analisis 'Serah Terima Perubahan dan Pemanfaatan Sumber Daya'.

Mengapa ini penting

Menunjukkan tanggung jawab di tingkat tim. Informasi ini penting untuk menganalisis hambatan proses, mengukur kinerja tim, dan memahami keterlambatan serah terima antar kelompok.

Sumber data

Informasi ini biasanya disimpan dalam kolom 'Owned By Team' atau kolom penetapan kelompok serupa pada objek Change Request.

Contoh
Operasional jaringanAdministrasi basis dataDukungan aplikasi
Tingkat risiko perubahan
ChangeRiskLevel
Tingkat risiko yang dinilai untuk perubahan, seperti 'Low', 'Medium', atau 'High'.
Deskripsi

Tingkat Risiko Perubahan adalah klasifikasi yang ditetapkan selama tahap penilaian untuk mengukur potensi dampak negatif suatu perubahan. Hasil penilaian ini sering memengaruhi proses persetujuan dan tingkat pemeriksaan yang diperlukan.

Dalam process mining, atribut ini digunakan untuk menganalisis konsistensi penilaian risiko dan kaitan antara risiko dengan perilaku proses. Misalnya, Anda dapat memeriksa apakah perubahan berisiko tinggi mengikuti jalur persetujuan yang lebih ketat atau memerlukan waktu penerapan lebih lama. Atribut ini mendukung dashboard 'Konsistensi Penilaian Risiko Perubahan'.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis tentang dampak risiko terhadap alur proses, siklus persetujuan, dan tingkat keberhasilan. Dengan begitu, perubahan berisiko tinggi dapat diperiksa secara memadai.

Sumber data

Nilai ini disimpan dalam kolom 'Risk Level' atau kolom serupa pada objek Change Request, biasanya diisi saat aktivitas penilaian risiko.

Contoh
RendahSedangTinggiKritis
Alasan penolakan
ChangeRejectionReason
Uraian atau kategori yang menjelaskan alasan permintaan perubahan ditolak.
Deskripsi

Saat permintaan perubahan ditolak, atribut ini mencatat alasan yang diberikan oleh pemberi persetujuan. Alasannya dapat dipilih dari daftar yang tersedia atau ditulis secara bebas.

Informasi ini penting untuk dashboard 'Analisis Permintaan Perubahan yang Ditolak'. Dengan mengelompokkan dan menganalisis alasan penolakan, organisasi dapat menemukan masalah umum dalam pengajuan perubahan, seperti informasi yang tidak lengkap, penilaian risiko yang kurang memadai, atau konflik bisnis. Temuan ini dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas permintaan perubahan berikutnya.

Mengapa ini penting

Memberikan gambaran langsung tentang alasan perubahan gagal, sehingga perbaikan dapat difokuskan pada proses pengajuan dan penilaian untuk mengurangi tingkat penolakan.

Sumber data

Data ini sering dicatat dalam kolom khusus 'Rejection Reason' atau kolom catatan yang diisi saat status berubah menjadi 'Rejected'.

Contoh
Rincian dalam rencana penerapan tidak memadaiPenilaian risiko belum lengkapBertentangan dengan perubahan lain yang telah dijadwalkan
Layanan terdampak
ServiceAffected
Layanan bisnis utama atau item konfigurasi (CI) yang terdampak oleh perubahan.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan layanan TI, aplikasi, atau bagian infrastruktur utama yang menjadi sasaran permintaan perubahan. Atribut ini menghubungkan proses manajemen perubahan dengan lanskap manajemen layanan TI yang lebih luas.

Analisis berdasarkan Layanan Terdampak penting untuk KPI 'Jenis Perubahan Bermasalah Teratas'. Analisis ini membantu mengetahui layanan yang paling sering mengalami perubahan dan layanan yang terkait dengan tingkat penolakan atau keterlambatan tinggi. Informasi ini membantu pemilik layanan meningkatkan stabilitas dan mengelola utang teknis.

Mengapa ini penting

Menghubungkan perubahan dengan layanan bisnis tertentu, sehingga Anda dapat mengetahui layanan yang paling tidak stabil atau paling sering mengalami perubahan bermasalah.

Sumber data

Biasanya ditautkan dari Configuration Management Database (CMDB) dan disimpan dalam kolom 'Primary CI' atau 'Service' pada objek Change Request.

Contoh
Layanan email (Exchange)Sistem ERP (SAP)Switch jaringan inti (CISCO-4500X)
Pengaju perubahan
ChangeSubmitter
Pengguna yang pertama kali membuat atau mengajukan permintaan perubahan.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan orang yang memulai permintaan perubahan. Orang ini mungkin berbeda dari Penanggung Jawab Perubahan, yang bertanggung jawab atas penerapannya pada tahap berikutnya.

Analisis Pengaju Perubahan dapat membantu menemukan pola terkait kualitas permintaan. Misalnya, analisis dapat menunjukkan bahwa individu atau tim tertentu sering mengajukan permintaan yang tidak lengkap sehingga ditolak atau perlu dikerjakan ulang. Temuan ini dapat digunakan untuk memberikan pelatihan yang sesuai dan meningkatkan kualitas pengajuan secara keseluruhan.

Mengapa ini penting

Membantu menelusuri asal permintaan perubahan, menganalisis kualitas pengajuan berdasarkan individu atau tim, dan menemukan kebutuhan pelatihan.

Sumber data

Biasanya berupa kolom 'Created By' atau 'Requested By' pada objek Change Request.

Contoh
Susan MillerDavid ChenMaria Garcia
Penyelesaian tepat waktu
IsOnTimeCompletion
Penanda hasil perhitungan yang bernilai benar jika perubahan selesai pada atau sebelum tanggal target.
Deskripsi

Atribut boolean ini dihitung dengan membandingkan 'ActualCompletionDate' dan 'TargetCompletionDate'. Atribut ini memudahkan analisis dengan menunjukkan secara jelas apakah setiap permintaan perubahan selesai tepat waktu.

Penanda ini menjadi dasar perhitungan KPI 'On-Time Change Completion Rate'. Anda dapat menggunakannya sebagai filter di dasbor untuk menyaring dan menganalisis perubahan yang terlambat, lalu menemukan penyebab umum keterlambatan.

Mengapa ini penting

Memudahkan analisis kinerja dengan menunjukkan secara jelas apakah tenggat waktu terpenuhi, sekaligus menjadi dasar KPI penyelesaian tepat waktu.

Sumber data

Atribut ini tidak tersedia di sistem sumber. Nilainya dihitung saat transformasi data dengan membandingkan 'ActualCompletionDate' <= 'TargetCompletionDate'.

Contoh
truefalse
Prioritas perubahan
ChangePriority
Tingkat prioritas permintaan perubahan yang menunjukkan urgensi dan dampak bisnisnya.
Deskripsi

Prioritas Perubahan ditentukan dengan menggabungkan urgensi dan dampak perubahan. Prioritas membantu tim menentukan urutan pekerjaan dan mengalokasikan sumber daya secara efektif, agar perubahan yang paling penting ditangani lebih dahulu.

Dalam analisis, prioritas dapat digunakan untuk melihat apakah perubahan berprioritas tinggi diproses lebih cepat daripada perubahan berprioritas rendah. Jika tidak, hal ini dapat menunjukkan inefisiensi atau hambatan dalam proses penentuan prioritas maupun pelaksanaan.

Mengapa ini penting

Membantu menganalisis apakah proses memprioritaskan perubahan berdampak tinggi dengan tepat dan apakah perubahan tersebut benar-benar dipercepat sesuai rencana.

Sumber data

Biasanya berupa kolom bernama 'Priority' pada objek Change Request. Nilainya dapat diatur secara manual atau ditentukan dari kolom dampak dan urgensi.

Contoh
1 - Kritis2 - Tinggi3 - Sedang4 - Rendah
Tanggal penyelesaian aktual
ActualCompletionDate
Waktu saat perubahan benar-benar diterapkan dan diverifikasi selesai.
Deskripsi

Tanggal Penyelesaian Aktual menandai saat pekerjaan penerapan permintaan perubahan selesai. Tonggak ini dibandingkan dengan tenggat yang direncanakan untuk mengukur kinerja.

Atribut ini digunakan bersama Tanggal Target Penyelesaian untuk mengetahui apakah perubahan selesai tepat waktu. Atribut ini menjadi masukan utama untuk menghitung KPI seperti 'Tingkat Penyelesaian Perubahan Tepat Waktu' dan menganalisis penyebab keterlambatan pada fase penerapan.

Mengapa ini penting

Mencatat waktu penyelesaian yang sebenarnya, yang diperlukan untuk menghitung tingkat penyelesaian tepat waktu dan menganalisis besarnya keterlambatan.

Sumber data

Tanggal ini sering dicatat saat status permintaan perubahan berubah menjadi 'Implemented' atau 'Completed'. Tanggal dapat disimpan dalam kolom khusus atau disimpulkan dari waktu perubahan status tersebut.

Contoh
2023-11-14T16:30:00Z2023-12-03T10:00:00Z2024-01-10T11:45:00Z
Unit bisnis
BusinessUnit
Unit bisnis atau departemen yang meminta perubahan atau akan memperoleh manfaat darinya.
Deskripsi

Atribut ini mengaitkan permintaan perubahan dengan bagian tertentu dalam organisasi, seperti 'Keuangan', 'Pemasaran', atau 'Operasional'. Dengan demikian, proses yang bersifat teknis memiliki konteks bisnis.

Analisis berdasarkan Unit Bisnis menunjukkan asal kebutuhan perubahan. Analisis ini dapat membantu penerapan model pembebanan biaya, memahami dampak perubahan TI terhadap berbagai fungsi bisnis, dan mengetahui apakah perubahan di unit tertentu lebih rumit atau lebih sering terlambat.

Mengapa ini penting

Memberikan konteks bisnis untuk menganalisis kebutuhan, dampak, dan kinerja perubahan dari sudut pandang organisasi.

Sumber data

Informasi ini dapat disimpan dalam kolom pada objek Change Request atau diambil dari profil pengguna yang mengajukan permintaan.

Contoh
KeuanganSumber daya manusiaPenjualan dan pemasaranOperasional
Waktu siklus penerapan perubahan
ImplementationCycleTime
Durasi yang dihitung sejak penerapan perubahan dimulai hingga selesai.
Deskripsi

Metrik ini mengukur waktu yang dibutuhkan pada tahap penerapan perubahan. Perhitungannya menggunakan durasi antara aktivitas 'Change Implementation Started' dan 'Change Implemented'.

Atribut ini digunakan untuk menghitung KPI 'Average Change Implementation Time' dan mendukung dasbor 'Change Implementation Flow & Delays'. Metrik ini membantu membedakan keterlambatan perencanaan dari keterlambatan pelaksanaan, sehingga tim dapat memusatkan upaya perbaikan pada pekerjaan teknis penerapan.

Mengapa ini penting

Mengukur kinerja tahap penerapan itu sendiri, sehingga hambatan teknis atau keterbatasan sumber daya dapat diketahui secara terpisah dari keterlambatan persetujuan.

Sumber data

Dihitung di alat process mining atau saat transformasi data dengan mencari selisih waktu antara stempel waktu peristiwa awal dan akhir penerapan.

Contoh
4 jam 15 menit1 hari 2 jam30 menit
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas manajemen perubahan

Catat langkah proses dan tonggak penting ini dalam log peristiwa untuk memahami proses dan mengukur kinerjanya secara akurat.
7 Disarankan 7 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Dampak dan risiko dinilai
Aktivitas ini menandai selesainya analisis risiko dan dampak untuk permintaan perubahan. Biasanya, aktivitas disimpulkan saat status permintaan perubahan beralih ke status yang menunjukkan kesiapan untuk disetujui, seperti 'Menunggu Persetujuan'.
Mengapa ini penting

Pelacakan aktivitas ini membantu mengukur durasi tahap penilaian dan memastikan analisis risiko dilakukan secara konsisten sebelum persetujuan, sebagai dukungan bagi KPI Tingkat Kepatuhan Penilaian Risiko.

Sumber data

Disimpulkan dari riwayat objek Change Request. Waktu aktivitas dicatat saat kolom 'Status' berubah dari 'Sedang Dinilai' menjadi status seperti 'Menunggu Persetujuan CAB'.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Menunggu Persetujuan CAB'.

Jenis peristiwa inferred
Permintaan perubahan dibuat
Aktivitas ini menandai dimulainya permintaan perubahan baru di sistem. Biasanya, aktivitas tercatat saat rekaman baru dibuat pada objek bisnis Change Request, yang menjadi titik awal seluruh proses.
Mengapa ini penting

Ini adalah peristiwa awal utama dalam proses. Dengan menganalisis waktu dari aktivitas ini ke aktivitas lainnya, Anda dapat mengetahui durasi seluruh siklus dan menemukan keterlambatan di tahap awal.

Sumber data

Peristiwa ini diambil dari stempel waktu pembuatan rekaman Change Request. Di Ivanti Cherwell, waktu ini biasanya tersimpan di kolom 'CreatedDateTime' pada objek bisnis Change Request.

Pengumpulan data

Diambil langsung dari stempel waktu pembuatan rekaman.

Jenis peristiwa explicit
Perubahan dijadwalkan
Aktivitas ini menandai saat tanggal dan waktu penerapan perubahan dikonfirmasi dan dicatat secara resmi. Aktivitas tercatat saat status diperbarui menjadi 'Dijadwalkan'.
Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang menandai komitmen. Tahap ini mengubah perubahan dari konsep yang disetujui menjadi tindakan yang direncanakan, sekaligus menjadi prasyarat penerapan.

Sumber data

Disimpulkan dari riwayat objek Change Request dengan mengambil waktu saat kolom 'Status' diperbarui menjadi 'Scheduled'.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Scheduled'.

Jenis peristiwa inferred
Perubahan disetujui CAB
Tahap penting saat Change Advisory Board (CAB) atau pihak berwenang yang ditunjuk menyetujui perubahan untuk dilanjutkan. Aktivitas ini disimpulkan saat status permintaan perubahan diperbarui menjadi 'Disetujui'.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi titik akhir untuk mengukur waktu siklus persetujuan. Setelah persetujuan diberikan, proses dapat berlanjut ke perencanaan dan penerapan. Aktivitas ini penting untuk KPI Waktu Siklus Persetujuan Perubahan.

Sumber data

Disimpulkan dari riwayat audit objek Change Request, khususnya stempel waktu saat kolom 'Status' berubah menjadi 'Disetujui'.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Disetujui'.

Jenis peristiwa inferred
Perubahan diterapkan
Tonggak ini menunjukkan bahwa pekerjaan teknis untuk perubahan telah selesai. Tahap ini dicatat saat status permintaan perubahan diperbarui menjadi 'Implemented' atau status serupa yang menunggu verifikasi.
Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting keberhasilan dan menjadi masukan utama untuk KPI Tingkat Penyelesaian Perubahan Tepat Waktu dan Rata-rata Waktu Penerapan Perubahan. Tahap ini menandai berakhirnya fase pelaksanaan.

Sumber data

Disimpulkan dari log audit objek Change Request, menggunakan waktu perubahan status menjadi 'Implemented' atau 'Pending Verification'.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Implemented'.

Jenis peristiwa inferred
Perubahan ditutup
Aktivitas ini menandai akhir proses manajemen perubahan yang berhasil. Tahap ini dicatat saat status permintaan perubahan diatur menjadi 'Closed', yang menunjukkan semua pekerjaan telah selesai.
Mengapa ini penting

Sebagai penanda utama keberhasilan, aktivitas ini penting untuk menghitung waktu siklus menyeluruh perubahan yang berhasil diselesaikan. Tahap ini memastikan semua langkah proses telah tuntas.

Sumber data

Disimpulkan dari waktu perubahan status terakhir menjadi 'Closed' dalam riwayat audit objek Change Request.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan status terakhir menjadi 'Closed'.

Jenis peristiwa inferred
Tinjauan pascapenerapan dilakukan
Aktivitas ini menandakan bahwa perubahan yang telah selesai ditinjau secara resmi untuk menilai keberhasilannya dan mencatat pelajaran yang diperoleh. Tahap ini sering disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Post Implementation Review'.
Mengapa ini penting

Pelacakan tahap ini memastikan umpan balik atas perubahan ditindaklanjuti. Tahap ini penting untuk perbaikan berkelanjutan dan mendukung KPI Tingkat Tinjauan Pascapenerapan secara langsung.

Sumber data

Disimpulkan dari riwayat audit objek Change Request, dengan mencatat waktu saat 'Status' berubah ke status seperti 'Post Implementation Review'.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Post Implementation Review'.

Jenis peristiwa inferred
Penerapan perubahan dimulai
Menandai dimulainya pelaksanaan teknis perubahan. Biasanya, tahap ini disimpulkan saat status permintaan perubahan berubah menjadi 'In Progress' atau 'Implementing'.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai awal periode penerapan. Jarak waktu antara tahap ini dan 'Change Implemented' menunjukkan durasi penerapan yang sebenarnya, salah satu komponen penting dalam total waktu siklus.

Sumber data

Disimpulkan dari riwayat audit objek Change Request. Waktu yang dicatat adalah saat kolom 'Status' diperbarui ke nilai seperti 'In Progress' atau 'Implementing'.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan status menjadi 'In Progress'.

Jenis peristiwa inferred
Perubahan diajukan untuk penilaian
Menandai pengajuan resmi permintaan perubahan yang baru dibuat untuk evaluasi awal. Aktivitas ini biasanya disimpulkan saat status permintaan perubahan beralih dari 'Baru' atau 'Draf' ke status seperti 'Sedang Dinilai'.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai dimulainya proses perubahan resmi setelah data awal dimasukkan. Waktu antara pembuatan dan pengajuan dapat menunjukkan perlunya pelatihan pengguna atau adanya hambatan dalam proses.

Sumber data

Disimpulkan dari log audit atau riwayat objek Change Request dengan mencari stempel waktu saat kolom 'Status' berubah menjadi nilai seperti 'Sedang Dinilai' atau 'Diajukan'.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan status dari 'Baru' menjadi 'Sedang Dinilai'.

Jenis peristiwa inferred
Perubahan dibatalkan
Menandai status akhir ketika permintaan perubahan yang telah disetujui atau sedang berjalan ditarik sebelum selesai. Peristiwa ini dicatat saat status diperbarui menjadi 'Cancelled'.
Mengapa ini penting

Ini adalah titik akhir alternatif dalam proses. Analisis alasan dan waktu pembatalan perubahan dapat mengungkap masalah dalam perencanaan, alokasi sumber daya, atau perubahan prioritas bisnis.

Sumber data

Disimpulkan dari riwayat audit dengan mencatat waktu saat kolom 'Status' pada objek Change Request diperbarui menjadi 'Cancelled'.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Cancelled'.

Jenis peristiwa inferred
Perubahan ditolak
Aktivitas ini menandai keputusan akhir untuk menolak permintaan perubahan pada tahap persetujuan. Aktivitas tercatat saat status permintaan perubahan diatur menjadi 'Ditolak'.
Mengapa ini penting

Ini adalah titik akhir yang menandai kegagalan proses. Analisis terhadap perubahan yang ditolak dan alasannya membantu meningkatkan kualitas permintaan sejak awal serta mendukung KPI Tingkat Penolakan Permintaan Perubahan.

Sumber data

Disimpulkan dari stempel waktu saat kolom 'Status' pada objek Change Request diperbarui menjadi 'Ditolak' dalam riwayat audit.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Ditolak'.

Jenis peristiwa inferred
Perubahan menunggu persetujuan
Aktivitas ini menunjukkan periode saat permintaan perubahan secara resmi menunggu keputusan dari Change Advisory Board (CAB) atau pihak berwenang lainnya. Aktivitas ini disimpulkan dari status seperti 'Menunggu Persetujuan' atau 'Menunggu CAB'.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini merupakan waktu tunggu yang penting. Dengan menganalisis durasinya, Anda dapat menemukan hambatan dalam alur kerja persetujuan, yang sering menjadi penyebab keterlambatan dalam Change Management.

Sumber data

Diambil dari stempel waktu saat kolom 'Status' pada objek bisnis Change Request diperbarui menjadi 'Menunggu Persetujuan' atau nilai yang setara.

Pengumpulan data

Diidentifikasi saat status berubah menjadi 'Menunggu Persetujuan'.

Jenis peristiwa inferred
Rencana penerapan disusun
Menandai selesainya perencanaan terperinci untuk perubahan, termasuk penentuan tugas, sumber daya, dan rencana pemulihan. Aktivitas ini sering disimpulkan saat status perubahan beralih dari 'Disetujui' menjadi 'Dijadwalkan'.
Mengapa ini penting

Durasi aktivitas ini menunjukkan efisiensi tahap perencanaan perubahan. Keterlambatan pada tahap ini dapat memengaruhi jadwal perubahan secara keseluruhan, bahkan setelah persetujuan diberikan.

Sumber data

Aktivitas ini dapat disimpulkan dari stempel waktu perubahan status dari 'Disetujui' menjadi 'Dijadwalkan'. Alternatifnya, aktivitas dapat dikaitkan dengan pengisian kolom perencanaan tertentu.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan status dari 'Disetujui' menjadi 'Dijadwalkan'.

Jenis peristiwa inferred
Verifikasi perubahan dilakukan
Menandai fase pengujian dan validasi untuk memastikan perubahan berhasil dan tidak menimbulkan dampak buruk. Tahap ini disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Verification' atau 'Testing'.
Mengapa ini penting

Analisis frekuensi dan durasi aktivitas ini membantu memastikan langkah penjaminan kualitas tidak terlewat. Tahap ini penting untuk mencegah insiden akibat perubahan.

Sumber data

Dicatat dari waktu perubahan status pada objek Change Request, misalnya saat status berubah menjadi 'Verification' atau 'User Acceptance Testing'.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Verification'.

Jenis peristiwa inferred
Disarankan Opsional

Panduan ekstraksi

Cara mengambil data dari Ivanti Cherwell

Siap memulai?

Gunakan templat ini untuk memulai analisis proses manajemen perubahan dan menemukan peluang perbaikan yang berarti. Mulai tingkatkan efisiensi pembaruan Anda hari ini.

Capai keberhasilan perubahan 95%: optimalkan Ivanti Cherwell sekarang

Atasi hambatan, kurangi risiko, dan capai tingkat keberhasilan perubahan 95%.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Anda bisa langsung memulai.