> Cải tiến quy trình liên tục > Quản lý thay đổi > BMC Helix ITSM

Cải thiện quy trình quản lý thay đổi

Tinh gọn quy trình quản lý thay đổi trong BMC Helix ITSM với hướng dẫn 6 bước.

Tải mẫu dữ liệu

Quản lý thay đổi

BMC Helix ITSM

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(12)Mục tiêu(12)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(4)

Cải thiện quản lý thay đổi trong BMC Helix ITSM để phát hành nhanh và đúng quy định

ProcessMind giúp bạn phát hiện những điểm kém hiệu quả khó thấy trong quy trình quản lý thay đổi. Dễ dàng tìm ra điểm nghẽn, hiểu nguyên nhân phê duyệt chậm và xác định xung đột về tài nguyên làm chậm hoạt động vận hành. Theo dõi các trường hợp không tuân thủ chính sách để giảm rủi ro. Thực hiện những cải tiến thiết thực để đẩy nhanh triển khai và giúp hoạt động vận hành trôi chảy hơn.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Vì sao nên cải tiến quản lý thay đổi trong BMC Helix ITSM?

Quản lý thay đổi giúp hoạt động CNTT ổn định, bảo đảm các thay đổi đối với dịch vụ và hạ tầng được triển khai suôn sẻ, ít gián đoạn. Trong môi trường phức tạp sử dụng BMC Helix ITSM, quản lý thay đổi hiệu quả giúp duy trì độ tin cậy của dịch vụ, tăng cường bảo mật và đẩy nhanh việc cung cấp tính năng mới hoặc bản cập nhật quan trọng. Tuy nhiên, việc quản lý thay đổi có thể gây nhiều khó khăn, dẫn đến hồ sơ chờ phê duyệt, dịch vụ ngừng hoạt động ngoài dự kiến và vi phạm yêu cầu tuân thủ. Quy trình kém hiệu quả trong BMC Helix ITSM có thể làm giảm khả năng thích ứng của tổ chức, tăng chi phí vận hành và ảnh hưởng đến uy tín. Hiểu rõ luồng thay đổi thực tế, từ “Đã tạo yêu cầu thay đổi” đến “Đã đóng thay đổi”, là bước đầu tiên để cải thiện việc cung cấp dịch vụ CNTT.

Process mining giúp quản lý thay đổi hiệu quả hơn

Process mining phân tích quy trình quản lý thay đổi trong BMC Helix ITSM dựa trên dữ liệu, thay vì chỉ dựa vào báo cáo chủ quan. Công nghệ này cho bạn thấy hành trình thực tế của từng yêu cầu thay đổi. Bằng cách phân tích nhật ký sự kiện từ BMC Helix ITSM, cụ thể là dữ liệu từ các biểu mẫu như CHG:Change, CHG:Task và CHG:Activity, process mining tái dựng toàn bộ luồng quy trình từ đầu đến cuối. Bạn có thể thấy yêu cầu thay đổi bị mắc ở đâu, bước phê duyệt nào gây chậm trễ nhiều nhất và nhóm nào thường gặp khó khăn khi triển khai. Bạn cũng có thể xác định điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt, chẳng hạn như quá nhiều lần bàn giao hoặc một số nhóm phê duyệt trở thành khâu gây tắc nghẽn. Ngoài ra, process mining giúp phát hiện các trường hợp không tuân theo chính sách thay đổi đã đặt ra, như bỏ qua đánh giá rủi ro hoặc không thực hiện đầy đủ các bước kiểm thử. Khả năng phân tích này rất cần thiết nếu tổ chức muốn rút ngắn thời gian xử lý thay đổi và cải thiện mức độ tuân thủ quy trình.

Các lĩnh vực cần cải tiến được process mining phát hiện

Khai thác dữ liệu quản lý thay đổi trong BMC Helix ITSM bằng process mining có thể giúp bạn nhận ra một số lĩnh vực cần cải tiến:

Đơn giản hóa phê duyệt: Xác định bước hoặc nhóm phê duyệt nào gây chậm trễ lâu nhất. Sau đó, bạn có thể xem xét lại ma trận phê duyệt, tự động hóa một số thay đổi ít rủi ro hoặc đào tạo đúng nhóm để rút ngắn thời gian phê duyệt.
Giảm làm lại và thất bại: Theo dõi các thay đổi thất bại hoặc được mở lại để tìm nguyên nhân phổ biến, chẳng hạn như phân tích tác động chưa đầy đủ, kế hoạch triển khai kém hoặc kiểm thử chưa đạt yêu cầu. Từ đó, bạn có thể áp dụng biện pháp phòng ngừa và nâng tỷ lệ thay đổi thành công.
Phân bổ tài nguyên hợp lý: Tìm hiểu khối lượng công việc của các nhóm triển khai và từng loại tài nguyên. Qua đó, bạn có thể nhận ra tài nguyên đang quá tải hoặc chưa được sử dụng hết, lập kế hoạch năng lực tốt hơn và giao nhiệm vụ hiệu quả hơn.
Tăng cường tuân thủ và giảm thiểu rủi ro: Tự động phát hiện các trường hợp thay đổi không theo chính sách đã đặt ra, chẳng hạn triển khai khi chưa đánh giá rủi ro đầy đủ hoặc thực hiện thay đổi trái phép. Nhờ đó, bạn có thể chủ động bảo đảm tuân thủ và giảm đáng kể rủi ro liên quan đến thay đổi.
Rút ngắn thời gian xử lý: Xác định chính xác hoạt động và bước chuyển nào kéo dài thời gian xử lý yêu cầu thay đổi nhất, để tập trung cải tiến vào những khâu có tác động lớn nhất.

Kết quả kỳ vọng khi cải tiến quy trình quản lý thay đổi

Triển khai process mining cho quy trình quản lý thay đổi trong BMC Helix ITSM có thể mang lại lợi ích rõ ràng, đo lường được cho tổ chức. Bạn có thể rút ngắn đáng kể thời gian xử lý thay đổi, qua đó triển khai bản cập nhật quan trọng và dịch vụ mới nhanh hơn. Điều này góp phần trực tiếp nâng cao độ ổn định của dịch vụ và mức độ hài lòng của khách hàng. Việc tuân thủ chính sách thay đổi chặt chẽ hơn cũng giúp tổ chức đáp ứng tốt hơn các yêu cầu pháp lý, đồng thời giảm mạnh nguy cơ gián đoạn dịch vụ và sự cố bảo mật. Sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn giúp tiết kiệm chi phí và cải thiện hoạt động vận hành. Quan trọng hơn, cách tiếp cận này giúp xây dựng văn hóa cải tiến liên tục, trong đó mỗi thay đổi đều đóng góp tích cực cho hoạt động CNTT.

Sẵn sàng cải thiện quy trình quản lý thay đổi?

Tìm những điểm kém hiệu quả và tiềm năng chưa được khai thác trong quy trình quản lý thay đổi của BMC Helix ITSM. Cách tiếp cận chuyên biệt của chúng tôi cung cấp thông tin cần thiết để bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, giảm rủi ro liên quan đến thay đổi và tiến tới hoạt động CNTT linh hoạt, tuân thủ tốt hơn. Bắt đầu cải tiến quy trình quản lý thay đổi ngay hôm nay.

Quản lý thay đổi Thay đổi ITSM Quản lý phát hành Vận hành IT Kiểm tra tuân thủ Giảm thiểu rủi ro Hiệu quả quy trình Cung cấp dịch vụ Quản lý phiếu yêu cầu Quản lý phiếu Hội đồng tư vấn thay đổi CAB Lập kế hoạch phát hành Yêu cầu thay đổi Hạ tầng CNTT

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Thời gian phê duyệt kéo dài thường làm chậm đáng kể việc triển khai các thay đổi quan trọng, ảnh hưởng đến việc cung cấp dịch vụ và thời gian đưa tính năng mới ra thị trường. Tình trạng này có thể khiến bạn lỡ hạn chót, tăng chi phí vận hành và gây khó chịu cho cả nhóm CNTT lẫn các bên liên quan trong doanh nghiệp.
ProcessMind phân tích nhật ký sự kiện từ BMC Helix ITSM để xác định chính xác giai đoạn hoặc nhóm phê duyệt nào gây chậm trễ nhiều nhất. Bằng cách trực quan hóa luồng phê duyệt và phát hiện các vòng lặp làm lại phổ biến, nền tảng giúp bạn điều chỉnh ma trận phê duyệt và đẩy nhanh việc triển khai thay đổi.

Các thay đổi thường đi chệch khỏi quy trình làm việc đã được phê duyệt, gây thiếu nhất quán và tăng rủi ro. Những sai lệch này có thể dẫn đến lỗi, lỗ hổng bảo mật và gây khó khăn cho việc kiểm toán, làm suy giảm tính toàn vẹn của quy trình quản lý thay đổi.
ProcessMind lập bản đồ luồng thay đổi thực tế từ đầu đến cuối trong BMC Helix ITSM, cho thấy mọi sai lệch trực tiếp và gián tiếp so với mô hình quy trình dự kiến. Nhờ đó, bạn có thể phát hiện các bước tắt trái phép hoặc cách làm ngoài quy trình thường gặp, từ đó củng cố quy trình vận hành chuẩn và giảm rủi ro vận hành.

Không tuân thủ yêu cầu pháp lý hoặc chính sách nội bộ khi triển khai thay đổi khiến tổ chức đối mặt với rủi ro kiểm toán đáng kể và nguy cơ bị phạt. Khi không nắm rõ tình trạng tuân thủ của từng thay đổi, bạn sẽ khó chứng minh tổ chức đã thực hiện đầy đủ trách nhiệm.
ProcessMind cung cấp dấu vết kiểm toán cho mọi hoạt động thay đổi trong BMC Helix ITSM, đối chiếu việc thực hiện thực tế với các quy tắc và chính sách tuân thủ đã định. Nền tảng chỉ rõ những trường hợp bỏ qua hoặc chưa hoàn tất bước kiểm tra tuân thủ, giúp tăng cường quản trị quy trình quản lý thay đổi.

Số lượng thay đổi khẩn cấp cao thường cho thấy vấn đề tiềm ẩn trong khâu lập kế hoạch, quản lý sự cố hoặc quy trình phát hành, làm tăng rủi ro và gây áp lực lên tài nguyên. Thay đổi khẩn cấp thường bỏ qua các bước rà soát tiêu chuẩn, làm tăng khả năng dịch vụ bị gián đoạn ngoài dự kiến.
ProcessMind phân tích các luồng xử lý cụ thể trong BMC Helix ITSM để đo lường tần suất và tác động của thay đổi khẩn cấp. Nền tảng giúp tìm nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn như sự cố tái diễn hoặc kiểm thử chưa đầy đủ ở các giai đoạn trước, để bạn chủ động giảm số lần phát sinh và ổn định hoạt động.

Thay đổi được thực hiện kém hoặc kiểm thử chưa đầy đủ thường gây ra sự cố, ngừng dịch vụ và ảnh hưởng tiêu cực đến các dịch vụ kinh doanh quan trọng. Điều này tác động trực tiếp đến mức độ hài lòng của người dùng, đồng thời có thể gây thiệt hại tài chính và ảnh hưởng đến uy tín.
ProcessMind theo dõi toàn bộ vòng đời thay đổi trong BMC Helix ITSM, đối chiếu từng thay đổi với các sự cố hoặc suy giảm hiệu suất xảy ra sau đó. Bằng cách phát hiện quy luật và điểm thường dẫn đến thất bại trong quy trình quản lý thay đổi, nền tảng giúp ngăn ngừa gián đoạn dịch vụ trong tương lai và cải thiện độ ổn định của dịch vụ.

Phân bổ tài nguyên không phù hợp hoặc quá tải khi triển khai thay đổi có thể gây chậm trễ, kiệt sức và sử dụng chưa hiệu quả nhân sự có chuyên môn. Tình trạng này làm tăng chi phí và cản trở khả năng triển khai thay đổi đúng hạn, hiệu quả.
ProcessMind trực quan hóa mức sử dụng tài nguyên giữa các hoạt động thay đổi và nhóm khác nhau trong BMC Helix ITSM, giúp phát hiện tài nguyên quá tải hoặc thời gian nhàn rỗi. Thông tin này hỗ trợ bạn lập kế hoạch và cân bằng khối lượng công việc tốt hơn, bảo đảm có đúng tài nguyên vào đúng thời điểm để quản lý thay đổi.

Tổng thời gian từ khi bắt đầu yêu cầu thay đổi đến khi triển khai thành công quá dài, làm chậm việc tạo ra giá trị và ảnh hưởng đến khả năng thích ứng của doanh nghiệp. Chu kỳ kéo dài khiến tài nguyên bị chiếm dụng, cản trở việc cải tiến và điều chỉnh nhanh hơn.
ProcessMind cung cấp cái nhìn từ đầu đến cuối về thời gian xử lý thay đổi trong BMC Helix ITSM, đồng thời phân tích thời lượng của từng hoạt động và lần bàn giao. Nền tảng giúp xác định giai đoạn hoặc bước chuyển tiếp gây chậm trễ nhiều nhất, để bạn tập trung cải tiến và đẩy nhanh quy trình quản lý thay đổi.

Các bên liên quan thường không nắm được trạng thái và tiến độ thay đổi đang diễn ra theo thời gian thực. Điều này gây khó chịu, tạo cảm giác không chắc chắn và khiến mọi người phải thường xuyên cập nhật trạng thái thủ công. Thiếu minh bạch cũng cản trở việc ra quyết định và phối hợp hiệu quả.
ProcessMind trực quan hóa hành trình theo thời gian thực của từng yêu cầu thay đổi trong BMC Helix ITSM, bao gồm trạng thái hiện tại, lịch sử hoạt động và các bước tiếp theo. Nhờ đó, mọi bên liên quan đều có thể theo dõi rõ ràng, không cần phỏng đoán và phối hợp tốt hơn trong suốt vòng đời quản lý thay đổi.

Thay đổi thường phải được đánh giá lại hoặc lặp lại các bước vì phân tích rủi ro hoặc tác động ban đầu chưa đầy đủ hay chưa chính xác. Việc làm lại nhiều lần tiêu tốn thời gian và tài nguyên, khiến vòng đời thay đổi kéo dài không cần thiết.
ProcessMind xác định các trường hợp thay đổi quay lại giai đoạn đánh giá hoặc rà soát trong BMC Helix ITSM, cho thấy chất lượng đầu vào còn hạn chế. Bằng cách phân tích các hoạt động và thuộc tính trước đó, nền tảng giúp tìm nguyên nhân phổ biến khiến việc đánh giá chưa đầy đủ, để bạn cải thiện khâu chuẩn bị trong quy trình quản lý thay đổi.

Việc rà soát sau triển khai thường chỉ làm qua loa, bị bỏ qua hoặc không ghi nhận được bài học hữu ích. Điều này khiến vấn đề tái diễn và bỏ lỡ cơ hội cải tiến, cản trở việc cải thiện liên tục quy trình quản lý thay đổi.
ProcessMind theo dõi việc thực hiện và mức độ hoàn tất các hoạt động rà soát sau triển khai trong BMC Helix ITSM, đồng thời phát hiện những trường hợp rà soát thường xuyên bị chậm, rút ngắn hoặc bỏ qua. Nền tảng giúp củng cố quy trình rà soát, xây dựng văn hóa học hỏi và cải tiến liên tục trong quản lý thay đổi.

Quy trình làm việc chưa tối ưu, quá nhiều thao tác thủ công và chu kỳ thay đổi kéo dài trực tiếp làm tăng chi phí vận hành cho công tác quản lý thay đổi. Những khoản chi phí khó nhận thấy này làm hao hụt ngân sách và ảnh hưởng đến tình hình tài chính chung của hoạt động CNTT.
ProcessMind đo lường tác động tài chính của những điểm kém hiệu quả trong quy trình bằng cách phân tích thời gian xử lý, công việc phải làm lại và dữ liệu sử dụng tài nguyên từ BMC Helix ITSM. Nền tảng cho thấy chi phí phát sinh không cần thiết ở đâu, cung cấp thông tin hữu ích để giảm tổng chi phí quản lý quy trình thay đổi.

Các giai đoạn kiểm thử hoặc xác nhận thường trở thành điểm nghẽn, kéo dài đáng kể thời gian triển khai thay đổi. Nguyên nhân có thể là thiếu tài nguyên, yêu cầu chưa rõ ràng hoặc bàn giao kém hiệu quả, làm ảnh hưởng đến mức độ sẵn sàng của dịch vụ.
ProcessMind xác định chính xác nơi xảy ra chậm trễ trong các hoạt động kiểm thử và xác nhận của quy trình quản lý thay đổi trong BMC Helix ITSM. Nền tảng chỉ ra hàng đợi, hạn chế về tài nguyên hoặc hoạt động trước đó gây ra tình trạng này, giúp bạn cải tiến đúng chỗ và đẩy nhanh việc triển khai.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Thời gian phê duyệt kéo dài thường làm chậm các bản cập nhật và đợt phát hành quan trọng, ảnh hưởng đến khả năng thích ứng và thời gian đưa sản phẩm ra thị trường. Rút ngắn thời gian này giúp triển khai giá trị nhanh hơn. ProcessMind phân tích dữ liệu quản lý thay đổi trong BMC Helix ITSM để xác định chính xác điểm nghẽn trong chuỗi phê duyệt, tìm ra vai trò hoặc nhóm gây chậm trễ và các luồng phê duyệt có thể không tuân thủ. Nền tảng giúp bạn đo lường và giảm thời gian phê duyệt trung bình bằng cách phát hiện các bước kém hiệu quả.

Sai lệch khỏi quy trình thay đổi tiêu chuẩn có thể dẫn đến lỗi, vấn đề tuân thủ và kết quả khó dự đoán. Quy trình làm việc nhất quán giúp giảm rủi ro và tăng khả năng dự đoán trong vận hành. ProcessMind tự động phát hiện các luồng xử lý thay đổi thực tế trong BMC Helix ITSM. Nền tảng trực quan hóa mọi sai lệch so với quy trình vận hành chuẩn đã định, giúp bạn duy trì quy trình làm việc nhất quán, tuân thủ và loại bỏ cách làm tùy tiện.

Trong quản lý thay đổi, việc tuân thủ nghiêm ngặt chính sách nội bộ và quy định bên ngoài là rất quan trọng. Thiếu sót khi thực hiện có thể dẫn đến phát hiện đáng kể trong kiểm toán và làm dịch vụ kém ổn định. ProcessMind cung cấp dấu vết kiểm toán đầy đủ cho từng thay đổi, xác định hoạt động hoặc bước vi phạm quy tắc tuân thủ trong dữ liệu BMC Helix ITSM. Nền tảng giúp bạn theo dõi việc tuân thủ yêu cầu pháp lý và quy định quản trị nội bộ.

Số lượng thay đổi khẩn cấp cao thường cho thấy vấn đề tiềm ẩn trong khâu lập kế hoạch hoặc quản lý vấn đề chủ động. Giảm số lần thay đổi khẩn cấp giúp quy trình thay đổi được kiểm soát và lên kế hoạch tốt hơn. ProcessMind phân tích nguyên nhân gốc rễ của các thay đổi khẩn cấp trong BMC Helix ITSM, liên kết chúng với sự cố trước đó hoặc giai đoạn lập kế hoạch chưa đầy đủ. Nhờ đó, bạn có thể áp dụng biện pháp chủ động để hạn chế các trường hợp này.

Thời gian triển khai thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến việc cung cấp tính năng mới và bản sửa lỗi. Rút ngắn thời gian này giúp người dùng nhận được giá trị sớm hơn. ProcessMind cung cấp thông tin chi tiết về thời gian ở từng giai đoạn triển khai trong quy trình quản lý thay đổi, giúp xác định hoạt động hoặc lần bàn giao gây chậm trễ trong BMC Helix ITSM. Nền tảng hỗ trợ tinh gọn quy trình triển khai thực tế.

Gián đoạn dịch vụ ngoài dự kiến sau khi thay đổi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh và mức độ hài lòng của khách hàng. Giảm những ảnh hưởng này là yếu tố thiết yếu để duy trì dịch vụ ổn định. ProcessMind phân tích mối liên hệ giữa các thay đổi đã thực hiện trong BMC Helix ITSM với sự cố hoặc suy giảm dịch vụ xảy ra sau đó. Nền tảng giúp bạn cải thiện đánh giá rủi ro và kế hoạch trước khi thay đổi để ngăn ngừa kết quả bất lợi.

Phân bổ nhân sự và các tài nguyên khác chưa hiệu quả trong quá trình quản lý thay đổi có thể làm chậm dự án hoặc khiến năng lực không được sử dụng hết, từ đó tăng chi phí vận hành. ProcessMind cho thấy điểm nghẽn về tài nguyên và thời gian nhàn rỗi giữa các nhóm, vai trò tham gia thay đổi trong BMC Helix ITSM. Thông tin này giúp bạn phân bổ lại tài nguyên hợp lý, bố trí nhân sự phù hợp và tránh quá tải.

Thiếu thông tin rõ ràng, cập nhật về tiến độ thay đổi sẽ cản trở việc ra quyết định và trao đổi với các bên liên quan, gây bất an và chậm trễ. ProcessMind dựng lại toàn bộ hành trình từ đầu đến cuối của từng yêu cầu thay đổi trong BMC Helix ITSM, cho biết trạng thái hiện tại và phát hiện nguy cơ chậm trễ tiếp theo. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi quy trình quản lý thay đổi minh bạch hơn.

Phải làm lại do đánh giá ban đầu hoặc khâu lập kế hoạch chưa đầy đủ sẽ lãng phí thời gian, tăng chi phí và có thể làm chậm toàn bộ đợt triển khai thay đổi. Giảm việc làm lại giúp quy trình hiệu quả hơn. ProcessMind phát hiện các trường hợp thay đổi trong BMC Helix ITSM thường quay lại giai đoạn đánh giá hoặc lập kế hoạch trước đó. Nền tảng chỉ ra những thiếu sót trong phân tích ban đầu, giúp bạn cải thiện khâu đánh giá và giảm các vòng lặp tốn kém.

Rà soát sau triển khai hiệu quả giúp cải tiến liên tục và rút kinh nghiệm từ những thay đổi trước đó. Rà soát kém hiệu quả khiến bạn bỏ lỡ cơ hội ngăn ngừa vấn đề trong tương lai. ProcessMind phân tích việc thực hiện và thời điểm tiến hành các hoạt động rà soát sau triển khai trong quy trình quản lý thay đổi của BMC Helix ITSM. Nền tảng giúp xác định việc rà soát có được thực hiện đầy đủ hay không và bài học kinh nghiệm có được đưa vào kế hoạch thay đổi sau này hay không.

Quy trình kém hiệu quả, công việc phải làm lại và thời gian xử lý kéo dài làm tăng đáng kể chi phí quản lý thay đổi, gây áp lực lên ngân sách CNTT. ProcessMind xác định các hoạt động lãng phí, lần bàn giao không cần thiết và thời gian chờ kéo dài trong quy trình quản lý thay đổi của BMC Helix ITSM, những yếu tố làm tăng chi phí vận hành. Cải tiến các khâu này có thể giúp tiết kiệm đáng kể chi phí.

Chậm trễ ở các giai đoạn kiểm thử và xác nhận có thể kéo dài đáng kể thời gian cung cấp thay đổi, ảnh hưởng đến lịch phát hành và thời gian tạo ra giá trị. ProcessMind phân tích thời lượng và hoạt động trong các giai đoạn kiểm thử, xác nhận đối với thay đổi trong BMC Helix ITSM. Nền tảng phát hiện điểm nghẽn, các vòng kiểm thử lặp lại hoặc thời gian chờ quá lâu để bạn cải tiến và đẩy nhanh việc triển khai.

Lộ trình cải tiến quản lý thay đổi gồm 6 bước

Tải mẫu xuống

Xuất dữ liệu thay đổi

Tải tập dữ liệu lên

Phân tích quy trình thay đổi

Thực hiện cải tiến

Theo dõi quy trình

Tải mẫu xuống

Việc cần làm

Tải mẫu Excel được thiết kế riêng cho dữ liệu quy trình quản lý thay đổi. Mẫu này giúp bạn sắp xếp dữ liệu đúng cấu trúc để phân tích.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Mẫu chuẩn giúp đơn giản hóa khâu chuẩn bị dữ liệu, giảm lỗi và bảo đảm thu thập đủ thông tin cần thiết để phân tích quy trình.

Kết quả dự kiến

Mẫu Excel có thể điền sẵn, dành cho dữ liệu quy trình quản lý thay đổi.

THÔNG TIN CHI TIẾT VỀ QUY TRÌNH

Tìm ra những chậm trễ khó thấy trong quy trình thay đổi

ProcessMind cho thấy quy trình quản lý thay đổi thực tế diễn ra như thế nào, bao gồm mọi chậm trễ và sai lệch. Trực quan hóa hoạt động thực tế để xác định điểm cần cải thiện và tinh gọn việc triển khai.

Trực quan hóa luồng thực tế của quy trình thay đổi
Xác định chính xác điểm nghẽn trong khâu phê duyệt
Theo dõi sai lệch chính sách và rủi ro về tuân thủ
Tìm cơ hội đẩy nhanh triển khai

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Nâng cao hiệu quả vận hành trong quản lý thay đổi

Những kết quả này cho thấy các tổ chức có thể cải thiện cụ thể ra sao khi áp dụng process mining vào dữ liệu quản lý thay đổi trong BMC Helix ITSM. Phân tích ID yêu cầu thay đổi thực tế giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả.

0 % faster

Phê duyệt thay đổi nhanh hơn

Mức giảm trung bình của thời gian phê duyệt

Tinh gọn quy trình ra quyết định bằng cách xác định và loại bỏ điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt thay đổi, giúp đưa các thay đổi quan trọng vào môi trường vận hành nhanh hơn.

0 % higher

Tuân thủ quy trình tốt hơn

Mức tăng về việc tuân thủ quy trình tiêu chuẩn

Bảo đảm các thay đổi tuân theo chính sách và quy trình đã định, giảm hoạt động không tuân thủ và tăng cường quản trị đối với mọi yêu cầu thay đổi.

0 % fewer

Giảm thay đổi khẩn cấp

Mức giảm của các thay đổi mang tính ứng phó

Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của các thay đổi khẩn cấp để chủ động lập kế hoạch và lịch triển khai, giảm gián đoạn và tăng độ ổn định của dịch vụ.

0 % less

Giảm việc làm lại khi thay đổi

Mức giảm của các thay đổi được mở lại

Xác định những khâu đánh giá ban đầu chưa đầy đủ hoặc lập kế hoạch chưa phù hợp, từ đó giảm đáng kể số lần thay đổi phải quay lại các giai đoạn trước.

0 % faster

Triển khai nhanh hơn

Mức giảm trung bình của thời gian triển khai

Tối ưu toàn bộ vòng đời triển khai thay đổi, từ lên lịch đến xác minh, để triển khai thay đổi nhanh hơn và giảm chi phí vận hành liên quan.

0 % lower

Giảm số sự cố dịch vụ

Giảm gián đoạn do thay đổi gây ra

Xác định các kiểu thay đổi có rủi ro cao và cải thiện khâu xác thực trước khi triển khai để giảm đáng kể số sự cố dịch vụ trực tiếp do thay đổi gây ra.

Kết quả tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình, chất lượng dữ liệu và bối cảnh cụ thể của tổ chức. Đây là những mức cải thiện thường thấy qua nhiều lần triển khai.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với các thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất do hệ thống tạo cho một yêu cầu thay đổi, dùng làm mã nhận diện chính của hồ sơ.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là thuộc tính cốt lõi liên kết mọi sự kiện liên quan thành một phiên bản quy trình, giúp phân tích toàn bộ quy trình quản lý thay đổi từ đầu đến cuối.

Tên sự kiện hoặc tác vụ cụ thể được thực hiện trong quy trình quản lý thay đổi.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích luồng quy trình, nền tảng của process mining.

Dấu thời gian cho biết một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể bắt đầu khi nào.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cung cấp dữ liệu thời gian cần thiết để tính thời lượng, phân tích hiệu suất và hiểu trình tự các sự kiện trong quy trình.

Phân loại thay đổi, chẳng hạn Standard, Normal hoặc Emergency.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho phép chia quy trình thành các nhóm để phân tích và so sánh những quy trình làm việc khác nhau, rất cần thiết khi phân tích tuân thủ và hiệu suất.

Trạng thái hoặc giai đoạn hiện tại của yêu cầu thay đổi trong vòng đời.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cung cấp cái nhìn cập nhật về luồng xử lý thay đổi, giúp phân tích công việc đang thực hiện và trạng thái hiện tại của mọi yêu cầu thay đổi.

Mức độ ưu tiên được gán cho yêu cầu thay đổi, thể hiện tầm quan trọng đối với hoạt động kinh doanh.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho phép phân tích hiệu suất theo tầm quan trọng đối với hoạt động kinh doanh, giúp xử lý hiệu quả các thay đổi quan trọng nhất và đáp ứng mục tiêu.

Đánh giá rủi ro tiềm ẩn khi triển khai thay đổi.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cung cấp khía cạnh quan trọng để phân tích mức độ tuân thủ và hiệu quả của quy trình, giúp bảo đảm các thay đổi rủi ro cao được xem xét phù hợp.

Nhóm chịu trách nhiệm phê duyệt yêu cầu thay đổi ở một giai đoạn cụ thể.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp xác định điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt bằng cách phân tích thời gian phê duyệt của từng nhóm phụ trách.

Nhóm chịu trách nhiệm thực hiện việc triển khai thay đổi.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp xác định điểm nghẽn về tài nguyên trong giai đoạn triển khai bằng cách phân tích hiệu suất của từng nhóm phụ trách.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Hoạt động này ghi nhận thời điểm tạo bản ghi yêu cầu thay đổi đầu tiên trong hệ thống. Sự kiện được lấy từ dấu thời gian tạo mục yêu cầu thay đổi trong biểu mẫu CHG:Change.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm bắt đầu của mọi yêu cầu thay đổi, cần thiết để đo tổng thời gian vòng đời và phân tích số lượng yêu cầu thay đổi mới.

Hoạt động này đánh dấu việc hoàn tất đánh giá rủi ro của thay đổi được đề xuất. Sự kiện thường được ghi nhận khi trạng thái yêu cầu thay đổi được cập nhật hoặc một tác vụ đánh giá rủi ro cụ thể được đóng.

Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi hoạt động này rất quan trọng để bảo đảm tuân thủ chính sách quản lý thay đổi. Việc này giúp phát hiện chậm trễ trong giai đoạn đánh giá và phân tích KPI Tỷ lệ làm lại do thay đổi nếu quy trình quay lại bước này.

Đây là cột mốc quan trọng, đánh dấu yêu cầu thay đổi được phê duyệt chính thức để tiếp tục. Sự kiện được xác định từ thay đổi trạng thái, thường là sang 'Scheduled' hoặc 'Planning In Progress' sau khi hoàn tất phê duyệt cuối cùng.

Vì sao điều này quan trọng

Cột mốc này đánh dấu kết thúc giai đoạn phê duyệt, rất quan trọng để đo điểm nghẽn phê duyệt và KPI Thời gian phê duyệt thay đổi trung bình. Đây cũng là thời điểm đưa ra quyết định quan trọng trong quy trình.

Hoạt động này đánh dấu thời điểm thay đổi đã được phê duyệt và chính thức lên lịch triển khai. Sự kiện được lấy từ lần chuyển trạng thái sang 'Scheduled' trong hệ thống.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng, cho biết thay đổi đã sẵn sàng triển khai. Đây cũng là điểm bắt đầu để đo KPI Thời gian chu trình triển khai thay đổi và Thời gian chờ triển khai trung bình.

Hoạt động này ghi nhận việc hoàn tất thành công công việc triển khai thay đổi. Thông thường, sự kiện được ghi lại khi trạng thái chuyển thành 'Completed' và lý do cho biết đã thành công.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc lớn, đánh dấu kết thúc giai đoạn triển khai. Cột mốc này cần thiết để tính Thời gian chu trình triển khai thay đổi và phân tích các sự cố do thay đổi gây ra.

Cho biết việc kiểm thử hoặc xác thực sau triển khai đã hoàn tất. Sự kiện thường được ghi nhận khi đóng tác vụ kiểm thử riêng liên kết với yêu cầu thay đổi.

Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi hoạt động này giúp đo KPI Thời gian chu trình kiểm thử trung bình và bảo đảm chất lượng. Việc này giúp phát hiện điểm nghẽn trong quy trình xác thực trước khi kiểm tra lần cuối.

Đây là hoạt động cuối cùng, đánh dấu yêu cầu thay đổi được chính thức đóng trong hệ thống. Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái yêu cầu chuyển thành 'Closed'.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu kết thúc thành công vòng đời thay đổi. Đây là mốc cần thiết để đo tổng thời gian quy trình từ đầu đến cuối và thông lượng tổng thể.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining có thể cải thiện quy trình quản lý thay đổi trong BMC Helix ITSM như thế nào?

Process mining phân tích dữ liệu mã định danh yêu cầu thay đổi để trực quan hóa luồng thay đổi thực tế. Công nghệ này xác định điểm nghẽn, phát hiện các luồng không theo chuẩn và chỉ ra thiếu sót về tuân thủ, giúp bạn đẩy nhanh phê duyệt và chuẩn hóa quy trình làm việc. Nhờ đó, bạn có thể phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn, rút ngắn thời gian triển khai, giảm việc làm lại và hạn chế gián đoạn dịch vụ.

Cần dữ liệu nào từ BMC Helix ITSM để thực hiện process mining?

Để bắt đầu, bạn cần nhật ký sự kiện liên quan đến các yêu cầu thay đổi trong BMC Helix ITSM. Dữ liệu quan trọng gồm mã định danh yêu cầu thay đổi để xác định từng trường hợp, tên hoạt động và dấu thời gian của mỗi hoạt động. Thông tin về người dùng hoặc nhóm chịu trách nhiệm cũng rất hữu ích khi phân tích việc phân bổ tài nguyên và hiệu suất của nhóm.

Process mining thường mang lại lợi ích gì cho quy trình quản lý thay đổi?

Bạn có thể rút ngắn thời gian phê duyệt thay đổi và giảm số lượng thay đổi khẩn cấp. Process mining cũng giúp tăng cường tuân thủ, giảm ảnh hưởng của thay đổi đến dịch vụ và hạ chi phí vận hành bằng cách phát hiện những điểm kém hiệu quả. Nhiều tổ chức sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn và theo dõi tiến độ thay đổi theo thời gian thực tốt hơn, giúp quy trình dễ dự đoán và hiệu quả hơn.

Cần đáp ứng yêu cầu kỹ thuật hoặc có phần mềm cụ thể nào để bắt đầu không?

Trước hết, bạn cần quyền truy cập vào hệ thống BMC Helix ITSM để trích xuất dữ liệu quản lý thay đổi liên quan. Giải pháp process mining sẽ đảm nhiệm phần lớn công việc phân tích và thường được cung cấp dưới dạng dịch vụ đám mây, chỉ cần trình duyệt web thông thường để truy cập. Thông thường, bạn không cần cài đặt phần mềm phức tạp tại chỗ để sử dụng nền tảng của chúng tôi.

Làm thế nào để trích xuất dữ liệu cần thiết từ BMC Helix ITSM?

Thông thường, bạn có thể trích xuất dữ liệu bằng tính năng báo cáo tích hợp của BMC Helix ITSM, truy vấn trực tiếp cơ sở dữ liệu hoặc dùng công cụ tích hợp. Chúng tôi hướng dẫn bạn xác định bảng và trường dữ liệu liên quan, chẳng hạn như CHG:Infrastructure Change, để thu thập đầy đủ các thuộc tính cần thiết trong nhật ký sự kiện. Mục tiêu chính là lấy được chuỗi sự kiện đầy đủ theo trình tự thời gian cho từng yêu cầu thay đổi.

Mất bao lâu để triển khai process mining và thấy kết quả?

Quá trình thiết lập ban đầu, gồm trích xuất dữ liệu và tạo mô hình, thường hoàn tất trong vài tuần, tùy vào mức độ sẵn có và độ phức tạp của dữ liệu. Bạn thường có thể thấy những thông tin ban đầu và xác định cơ hội cải tiến trước mắt trong tháng đầu tiên phân tích. Sau đó, việc theo dõi liên tục sẽ đưa ra đề xuất tối ưu thường xuyên, giúp duy trì cải tiến quy trình.

Thiết lập process mining có khó không? Có cần kỹ năng kỹ thuật chuyên sâu không?

Process mining sử dụng phương pháp phân tích nâng cao, nhưng các công cụ hiện đại giúp giảm bớt phần lớn độ phức tạp. Cách tiếp cận của chúng tôi đơn giản hóa việc thiết lập bằng cách tập trung vào dữ liệu quản lý thay đổi cụ thể trong BMC Helix ITSM. Chúng tôi hướng dẫn bạn trong suốt quá trình, giảm nhu cầu về kỹ năng kỹ thuật chuyên sâu nội bộ, ngoài khả năng truy cập dữ liệu cơ bản và hiểu quy trình của bạn.

Nếu dữ liệu quản lý thay đổi trong BMC Helix ITSM chưa hoàn toàn sạch thì sao?

Dữ liệu thực tế thường có điểm không nhất quán và các công cụ process mining được thiết kế để xử lý tình trạng này. Bản thân công cụ cũng có thể phát hiện vấn đề về chất lượng dữ liệu, cung cấp thông tin hữu ích để cải thiện quản trị dữ liệu. Chúng tôi phối hợp với bạn để làm sạch và chuyển đổi dữ liệu, giúp phân tích vẫn đáng tin cậy dù dữ liệu ban đầu còn thiếu sót.

Cải thiện quy trình quản lý thay đổi ngay hôm nay, hạn chế gián đoạn

Nâng tỷ lệ thay đổi thành công lên 95% và tránh gián đoạn dịch vụ tốn kém.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ mất vài phút.