> Cải tiến quy trình liên tục > Từ mua hàng đến thanh toán: đơn đặt hàng

Cải thiện quy trình từ mua hàng đến thanh toán: đơn đặt hàng

Hướng dẫn 6 bước để tối ưu quy trình

Tải mẫu dữ liệu

Từ mua hàng đến thanh toán: đơn đặt hàng

Hệ thống chung

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(8)Mục tiêu(8)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(5)

Tối ưu quy trình mua hàng đến thanh toán: tinh gọn quy trình đơn đặt hàng

Nền tảng giúp bạn tìm ra những điểm kém hiệu quả và điểm nghẽn tiềm ẩn trong quy trình đơn đặt hàng. Nền tảng trực quan hóa các biến thể quy trình, xác định nguyên nhân gốc rễ gây chậm trễ và chỉ ra cơ hội tự động hóa cũng như cải thiện tuân thủ. Qua đó, bạn thấy rõ quy trình có thể được tinh gọn và tối ưu ở đâu để đạt hiệu suất tốt hơn.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Quy trình từ mua hàng đến thanh toán (P2P) là một phần cốt lõi trong hoạt động của mọi tổ chức. Tiểu quy trình đơn đặt hàng (PO) thường là nơi tạo ra những cải thiện đáng kể về hiệu quả, hoặc phát sinh nhiều bất cập. Dù bạn đã thiết kế một luồng quy trình lý tưởng, thực tế có thể rất khác: nhiều thao tác thủ công, cách xử lý tạm thời và những khâu phức tạp khó nhận ra. Process mining của ProcessMind giúp bạn thấy rõ cách quy trình đơn đặt hàng thực sự diễn ra. Nền tảng cho thấy hành trình của từng đơn, từ yêu cầu mua hàng ban đầu đến khi nhận hàng, bất kể bạn dùng ERP hay hệ thống nguồn nào. Nền tảng phát hiện các chậm trễ làm kéo dài thời gian xử lý và xác định điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt hoặc các khâu mua sắm. Nền tảng cũng chỉ ra những bước không tuân thủ, khi chính sách hoặc thỏa thuận hợp đồng bị bỏ qua, có thể làm tăng chi phí hoặc rủi ro tuân thủ. Ngoài ra, ProcessMind phát hiện các vòng lặp làm lại và hoạt động không cần thiết, cho thấy nguồn lực bị lãng phí do sai sót, thiếu thông tin hoặc phải lặp lại công việc. Khi những điểm trước đây khó nhìn thấy được làm rõ, bạn sẽ hiểu quy trình PO đang vận hành ra sao dựa trên dữ liệu, từ đó có cơ sở để cải tiến thực chất.

Nhiều tổ chức gặp những vấn đề quen thuộc trong quy trình đơn đặt hàng, bất kể đang dùng công nghệ nào. Các thao tác thủ công thường xuyên dễ gây lỗi và làm chậm xử lý. Quy trình phê duyệt có thể trở thành điểm nghẽn lớn, nhất là khi phải phê duyệt lần lượt hoặc người phê duyệt vắng mặt, khiến việc mua sắm cần thiết bị trì hoãn. Mua hàng ngoài quy trình được duyệt hoặc không có ủy quyền phù hợp có thể khiến giá mua cao hơn, giảm lợi thế khi làm việc với nhà cung cấp và gây khó khăn cho việc theo dõi chi phí. Việc không tuân thủ hợp đồng, chẳng hạn bỏ qua điều khoản hoặc nhà cung cấp ưu tiên, tiếp tục làm giảm khoản tiết kiệm và tăng rủi ro. Các vấn đề như đơn hàng trùng, ghi nhận hàng nhận sai hoặc chênh lệch giữa đơn đặt hàng và hóa đơn cũng thường xảy ra, khiến việc đối soát tốn thời gian. Những vấn đề mang tính hệ thống này không chỉ làm tăng chi phí vận hành và kéo dài thời gian xử lý, mà còn gây căng thẳng trong quan hệ với nhà cung cấp, cản trở quản lý dòng tiền và khiến tổ chức đối mặt với rủi ro tài chính, pháp lý không cần thiết. Hiểu rõ những khó khăn phổ biến này là bước đầu để khắc phục và xây dựng hoạt động mua sắm hiệu quả, vững chắc hơn.

Phân tích quy trình đơn đặt hàng bằng ProcessMind mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp tổ chức nâng cao hiệu quả vận hành. Trước hết, bạn có thể tìm và loại bỏ các bước không tạo ra giá trị. Nhờ đó, hoạt động được tinh gọn, thời gian xử lý PO giảm và có thêm cơ hội tự động hóa các tác vụ thường lệ, để đội ngũ tập trung vào hoạt động mua sắm mang tính chiến lược. Thứ hai, ProcessMind giúp kiểm soát chi phí tốt hơn. Khi phát hiện việc mua hàng ngoài quy trình, tối ưu điều khoản thanh toán và bảo đảm thực hiện đúng hợp đồng đã đàm phán, bạn có thể tiết kiệm đáng kể. Giảm công việc làm lại và xử lý đúng ngay từ đầu cũng trực tiếp giúp giảm chi phí vận hành. Thứ ba, nền tảng giúp củng cố việc tuân thủ. Bản đồ trực quan cho thấy mọi sai lệch so với quy trình vận hành chuẩn, giúp bạn thực thi chính sách hiệu quả hơn, giảm rủi ro và đáp ứng yêu cầu pháp lý. Tính minh bạch của ProcessMind hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu, chuẩn hóa cách làm tốt giữa các phòng ban, cải tiến quy trình liên tục và xây dựng văn hóa làm việc hiệu quả, có trách nhiệm trong bộ phận mua sắm.

Bắt đầu tối ưu quy trình đơn đặt hàng với ProcessMind rất đơn giản. Nền tảng tiếp nhận dữ liệu từ các hệ thống hiện có, dù đó là ERP chính, hệ thống mua sắm chuyên dụng hay bất kỳ nguồn nào tạo nhật ký sự kiện cho quy trình PO. Bạn không cần tích hợp phức tạp hoặc thay đổi lớn hệ thống CNTT hiện tại. Để giúp bạn bắt đầu và sớm tìm ra thông tin hữu ích, chúng tôi cung cấp mẫu dữ liệu đầy đủ. Mẫu hướng dẫn các điểm dữ liệu cần thiết để bạn chuẩn bị và gửi thông tin, từ đó tạo bản đồ tương tác chi tiết về quy trình đơn đặt hàng. Với mẫu này, bạn có thể nhanh chóng biến dữ liệu thô thành thông tin hữu ích và tìm ra cơ hội cải tiến chỉ trong vài ngày. Bắt đầu ngay hôm nay để khai thác tốt hơn hoạt động P2P, biến thách thức thành lợi thế và tạo ra giá trị có thể đo lường cho tổ chức.

Đơn đặt hàng P2P Mua sắm Process mining Hiệu quả Compliance Tối ưu hóa Khoản phải trả Mua hàng đến thanh toán Quản lý nhà cung cấp Quản lý mua hàng

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Phê duyệt đơn đặt hàng chậm là điểm nghẽn thường gặp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và khiến hàng hóa có thể giao trễ. Quy trình chậm chạp làm vốn lưu động bị giữ lại, trì hoãn các giao dịch mua cần thiết và có thể gây căng thẳng với nhà cung cấp khi đặt hàng muộn.

ProcessMind phân tích vòng đời đơn đặt hàng và lập bản đồ từng bước phê duyệt được ghi nhận trong hệ thống nguồn. Nền tảng xác định chính xác PO bị mắc ở đâu, người phê duyệt hoặc phòng ban nào gây chậm trễ và luồng phê duyệt nào kém hiệu quả nhất, giúp bạn cải tiến quy trình làm việc đúng trọng tâm.

Đơn đặt hàng thay đổi nhiều sau khi được tạo thường cho thấy vấn đề ở các khâu trước đó, đồng thời dẫn đến nhiều việc phải làm lại, nguy cơ sai sót và chậm trễ. Mỗi lần sửa đổi đều tiêu tốn nguồn lực, tăng khối lượng công việc hành chính và kéo dài toàn bộ chu kỳ mua sắm.

ProcessMind theo dõi mọi sự kiện thay đổi trong quy trình đơn đặt hàng, bất kể bạn dùng hệ thống nào. Nền tảng đo tần suất thay đổi, xác định những khâu thường phải sửa và giúp tìm nguyên nhân gốc như yêu cầu chưa rõ ràng, để bạn ổn định quy trình và giảm các lần điều chỉnh tốn kém.

Ghi nhận hàng nhận chậm hoặc thiếu chính xác khiến hàng tồn kho thực tế không khớp với dữ liệu hệ thống, thường làm chậm thanh toán cho nhà cung cấp và tạo điểm nghẽn ở các khâu sau. Điều này làm giảm hiệu quả vận hành, gây chênh lệch tồn kho và ảnh hưởng đến quan hệ với nhà cung cấp.

ProcessMind lập bản đồ toàn bộ hành trình từ khi tạo đơn đặt hàng đến khi ghi nhận hàng nhận cuối cùng trong ERP. Nền tảng làm rõ các bước, địa điểm hoặc loại đơn hàng thường xuyên bị chậm, giúp phát hiện điểm kém hiệu quả và cơ hội nhận hàng nhanh, chính xác hơn.

Đơn đặt hàng được tạo ngoài chính sách đã thiết lập hoặc không có yêu cầu mua hàng và phê duyệt phù hợp sẽ làm tăng đáng kể rủi ro tuân thủ và rủi ro tài chính. Việc thiếu kiểm soát dẫn đến chi tiêu không được quản lý và khiến tổ chức khó tận dụng chiết khấu đã đàm phán với nhà cung cấp.

ProcessMind dùng dữ liệu sự kiện trong hệ thống để theo dõi chính xác đường đi của từng đơn đặt hàng. Nền tảng tự động phát hiện các trường hợp PO bỏ qua bước phê duyệt quan trọng hoặc đi chệch quy trình chuẩn, qua đó chỉ ra những hành vi không tuân thủ cần xử lý.

Thời gian giao hàng của nhà cung cấp biến động nhiều khiến việc lập kế hoạch tồn kho và lịch sản xuất trở nên khó khăn, có thể dẫn đến hết hàng, đặt hàng gấp hoặc chi phí lưu kho cao. Sự khó lường này làm giảm khả năng phản ứng trong vận hành và gây phức tạp cho việc quản lý chuỗi cung ứng.

Bằng cách phân tích thời gian từ lúc gửi đơn đặt hàng đến khi nhận hàng, ProcessMind đo lường chính xác và so sánh thời gian giao hàng của từng nhà cung cấp. Kết quả cho thấy nhà cung cấp nào thường xuyên giao trễ, cung cấp dữ liệu khách quan để cải thiện quyết định tìm nguồn cung và đàm phán.

Khoảng thời gian dài từ lúc gửi yêu cầu mua hàng nội bộ đến khi tạo đơn đặt hàng chính thức tạo ra điểm nghẽn ở các khâu đầu, ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ mua sắm. Sự kém hiệu quả ban đầu này làm chậm việc đặt hàng và có thể dẫn đến mua gấp vào phút chót với chi phí cao hơn.

ProcessMind đo thời gian xử lý từ lúc tạo yêu cầu mua hàng đến khi đơn đặt hàng được phê duyệt, dựa trên dữ liệu từ hệ thống hiện có. Nền tảng xác định chính xác các bước, lần bàn giao và vai trò gây chậm trễ, giúp bạn tinh gọn quy trình làm việc ở các khâu đầu của hoạt động mua sắm.

Số lượng hàng trả lại nhà cung cấp cao thường cho thấy vấn đề tiềm ẩn về độ chính xác của đơn hàng, chất lượng nhà cung cấp hoặc quy trình giao hàng. Việc này phát sinh thêm chi phí vận chuyển, tăng khối lượng công việc hành chính để xử lý lại và có thể ảnh hưởng đến quan hệ với nhà cung cấp.

ProcessMind theo dõi mọi sự kiện "Hàng trả lại" trong vòng đời đơn đặt hàng như được ghi nhận trong hệ thống. Bằng cách đối chiếu hàng trả lại với các hoạt động trước đó và thuộc tính như nhà cung cấp hoặc người yêu cầu, nền tảng giúp tìm nguyên nhân gốc của vấn đề chất lượng hoặc hoàn tất đơn hàng.

Khi không biết rõ trạng thái hiện tại của từng đơn đặt hàng, các bên liên quan khó cập nhật chính xác, dự đoán vấn đề giao hàng hoặc quản lý các công việc phụ thuộc. Thiếu minh bạch khiến mọi người phải theo dõi thủ công quá nhiều, trao đổi nhiều hơn và chỉ xử lý khi vấn đề đã xảy ra.

ProcessMind cung cấp hình ảnh đầy đủ về hành trình của từng đơn đặt hàng, từ yêu cầu mua hàng đến khi hoàn tất. Khi lập bản đồ mọi hoạt động từ hệ thống nguồn, bạn có thể theo dõi tiến độ đơn hàng rõ ràng, không cần phỏng đoán và chủ động quản lý hơn.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Thời gian phê duyệt đơn đặt hàng kéo dài có thể làm chậm đáng kể hoạt động mua sắm và ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Để đạt mục tiêu này, cần giảm thời gian trung bình từ lúc gửi PO đến khi được phê duyệt cuối cùng, giúp mua được nguồn lực cần thiết sớm hơn và duy trì hoạt động liên tục. Điều này cũng giúp các bên liên quan hài lòng hơn và giảm chi phí chờ đợi.

ProcessMind xác định điểm nghẽn phê duyệt bằng cách trực quan hóa chính xác các luồng và thời lượng xử lý của từng đơn đặt hàng. Nền tảng chỉ ra người phê duyệt, phòng ban hoặc bước cụ thể gây chậm trễ, giúp bạn thiết kế lại quy trình đúng trọng tâm, chẳng hạn triển khai quy trình làm việc phê duyệt tự động hoặc thiết lập lộ trình chuyển cấp rõ ràng dựa trên dữ liệu hệ thống nguồn.

Mua hàng không tuân thủ, thường được gọi là mua hàng ngoài quy trình, tạo ra rủi ro lớn về tài chính và vận hành, làm suy yếu các hợp đồng đã đàm phán và có thể dẫn đến không đạt yêu cầu kiểm toán. Tăng cường tuân thủ nghĩa là bảo đảm mọi giao dịch mua đều theo chính sách đã thiết lập, củng cố kiểm soát nội bộ và giảm trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn.

ProcessMind tự động lập bản đồ luồng đơn đặt hàng thực tế và đối chiếu với các mô hình tuân thủ đã xác định, nhanh chóng làm rõ mọi sai lệch và hoạt động không tuân thủ. Nền tảng chỉ ra chính xác hành động không tuân thủ xảy ra ở đâu, khi nào và do ai thực hiện. Thông tin chi tiết này giúp bạn can thiệp đúng trọng tâm, củng cố chính sách và điều chỉnh cấu hình hệ thống.

Đơn đặt hàng thường xuyên thay đổi sau khi phát hành gây kém hiệu quả, tăng khối lượng công việc hành chính và có thể dẫn đến sai sót hoặc tranh chấp với nhà cung cấp. Giảm việc làm lại giúp đơn hàng chính xác, ổn định hơn, cải thiện quan hệ với nhà cung cấp và giảm chi phí vận hành trong toàn bộ quy trình từ mua hàng đến thanh toán.

ProcessMind tìm nguyên nhân gốc của các lần thay đổi đơn đặt hàng bằng cách phân tích nhật ký sự kiện trong hệ thống. Nền tảng xác định thời điểm và lý do thay đổi, đồng thời chỉ ra phòng ban, loại yêu cầu hoặc vấn đề nhập liệu góp phần nhiều nhất vào việc làm lại. Từ đó, bạn có thể chủ động cải thiện bằng cách đào tạo tốt hơn hoặc nâng cao quy trình trao đổi thông tin.

Thời gian giao hàng dài hoặc khó dự đoán ảnh hưởng trực tiếp đến mức tồn kho, lịch sản xuất và khả năng phản ứng trong vận hành. Cải thiện hiệu suất nhà cung cấp nghĩa là rút ngắn thời gian giao hàng và tăng tỷ lệ giao đúng hạn, giúp chuỗi cung ứng dễ dự đoán hơn và giảm nhu cầu vận chuyển gấp tốn kém.

ProcessMind phân tích khoảng thời gian từ lúc gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp đến khi nhận hàng tương ứng. Nền tảng cho phép so sánh chi tiết dựa trên dữ liệu giữa các nhà cung cấp, nhóm hàng hoặc khu vực. Thông tin này hỗ trợ đàm phán với nhà cung cấp dựa trên dữ liệu thực tế và tìm ra chiến lược tìm nguồn cung hiệu quả hơn.

Chuyển chậm từ yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt sang đơn đặt hàng chính thức sẽ kéo dài toàn bộ quy trình mua sắm, ảnh hưởng đến khả năng ứng phó và mức độ hài lòng của khách hàng nội bộ. Rút ngắn thời gian này giúp chuyển nhu cầu đã duyệt thành đơn hàng nhanh chóng, đẩy nhanh việc mua hàng hóa và dịch vụ cần thiết.

ProcessMind trực quan hóa toàn bộ hành trình từ khi tạo yêu cầu mua hàng đến khi gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp. Nền tảng xác định các lần bàn giao chậm, điểm nghẽn hoặc bước thủ công kéo dài giai đoạn quan trọng này. Phân tích giúp bạn cải tiến đúng trọng tâm, chẳng hạn tự động tạo PO hoặc tinh gọn quy trình rà soát.

Chậm trễ trong quy trình nhận hàng ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của tồn kho, chu kỳ thanh toán và khả năng cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho người dùng nội bộ. Đẩy nhanh quy trình giúp kiểm tra và ghi nhận hàng đã nhận vào hệ thống kịp thời, cải thiện dòng tiền và bảo đảm nguồn lực mua sắm sẵn sàng cho hoạt động vận hành.

ProcessMind cho thấy rõ toàn bộ hành trình nhận hàng của từng đơn đặt hàng, đồng thời xác định các bước, địa điểm hoặc vai trò thường gây chậm trễ. Nền tảng có thể làm rõ các yếu tố phụ thuộc, hạn chế nguồn lực hoặc thao tác thủ công cản trở hiệu quả. Dữ liệu này giúp bạn thiết kế lại quy trình, cải thiện đào tạo hoặc tự động hóa.

Tỷ lệ hàng trả lại nhà cung cấp cao cho thấy vấn đề tiềm ẩn về độ chính xác của đơn hàng, chất lượng sản phẩm hoặc hiệu suất nhà cung cấp, đồng thời làm tăng chi phí hậu cần và giảm mức độ hài lòng. Giảm tỷ lệ này giúp nâng cao chất lượng ngay từ lần đầu, giảm việc làm lại và cải thiện quan hệ với nhà cung cấp, qua đó giúp quy trình mua sắm hiệu quả và tiết kiệm hơn.

ProcessMind phân tích toàn bộ vòng đời của các đơn đặt hàng có phát sinh trả hàng, xác định những hoạt động trước đó thường gặp, nhà cung cấp cụ thể hoặc nhóm sản phẩm liên quan. Nền tảng phát hiện các mẫu liên quan đến đặt hàng thiếu chính xác hoặc chất lượng nhà cung cấp kém, hỗ trợ quản lý hiệu suất và cải thiện quy trình đặt hàng.

Khó theo dõi trạng thái đơn đặt hàng khiến các bên liên quan không chắc chắn, liên tục hỏi cập nhật và phải xử lý tình huống một cách bị động. Đạt được mục tiêu này nghĩa là mọi bên liên quan đều có thông tin cập nhật về tiến độ đơn hàng, giảm việc theo dõi thủ công và hỗ trợ ra quyết định chủ động.

ProcessMind cung cấp góc nhìn từ đầu đến cuối ở cấp độ sự kiện cho từng đơn đặt hàng, giúp tổ chức theo dõi chính xác trạng thái từ yêu cầu mua hàng đến khi hoàn tất. Nền tảng cho thấy thời gian chờ thường gặp giữa các hoạt động và có thể dự đoán chậm trễ tiềm ẩn. Thông tin rõ ràng này giúp xây dựng quy trình trao đổi tốt hơn và phát triển bảng điều khiển.

Hướng dẫn 6 bước tối ưu quy trình đơn đặt hàng

Kết nối và khám phá dữ liệu

Lập bản đồ quy trình

Xác định điểm nghẽn

Phân tích nguyên nhân gốc

Thiết kế cải tiến

Theo dõi và điều chỉnh

Kết nối và khám phá dữ liệu

Việc cần làm

Kết nối với nguồn dữ liệu và nhập nhật ký sự kiện từ ERP hoặc các hệ thống khác. Bảo đảm dữ liệu đầy đủ và đạt chất lượng để phân tích chính xác.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Dữ liệu chính xác và đầy đủ là nền tảng để thấy rõ thực trạng quy trình đơn đặt hàng và tìm cơ hội cải tiến.

Kết quả dự kiến

Dữ liệu sự kiện có cấu trúc, đã làm sạch và sẵn sàng để phân tích quy trình.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ

Khám phá những thông tin hữu ích ẩn trong quy trình kinh doanh

ProcessMind cho bạn thấy luồng vận hành thực tế, giúp phát hiện điểm kém hiệu quả và cơ hội tối ưu. Bạn sẽ có góc nhìn rõ ràng, dựa trên dữ liệu về hiệu suất thực tế của các quy trình.

Trực quan hóa luồng quy trình thực tế
Xác định điểm nghẽn và chậm trễ
Giảm việc phải làm lại và công sức thủ công
Phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong quy trình đơn đặt hàng mua

Đây là những cải thiện và hiệu quả có thể đo lường mà doanh nghiệp thường đạt được khi dùng process mining để phân tích và tối ưu quy trình đơn đặt hàng mua. Qua đó, doanh nghiệp xác định điểm nghẽn, vấn đề tuân thủ và cơ hội tự động hóa.

0 %

Phê duyệt đơn đặt hàng mua nhanh hơn

Thời gian phê duyệt giảm trung bình

Khi xác định được điểm nghẽn và khâu kém hiệu quả trong quy trình phê duyệt, doanh nghiệp có thể rút ngắn đáng kể thời gian phê duyệt đơn đặt hàng mua. Nhờ đó, hoạt động mua sắm diễn ra nhanh hơn và đơn hàng được đặt đúng lúc.

0 %

Giảm việc sửa lại đơn đặt hàng mua

Giảm số lần chỉnh sửa sau khi tạo đơn

Xác định nguyên nhân gốc rễ khiến đơn đặt hàng mua bị chỉnh sửa sau khi tạo hoặc phê duyệt giúp giảm việc xử lý lại thủ công, cải thiện độ chính xác của dữ liệu và giảm khối lượng công việc hành chính. Nhờ đó, quy trình hiệu quả hơn.

0 %

Tuân thủ tốt hơn trong quy trình đơn đặt hàng mua

Tuân thủ chính sách tốt hơn

Process mining phát hiện các bước đi chệch quy trình mua sắm đã ban hành. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thực thi chính sách tuân thủ hiệu quả hơn và giảm số đơn đặt hàng không đúng quy định. Điều này giúp giảm rủi ro và chuẩn bị tốt hơn cho các đợt kiểm toán.

0 %

Rút ngắn chu kỳ từ đầu đến cuối

Đẩy nhanh toàn bộ quy trình

Tinh gọn toàn bộ vòng đời đơn đặt hàng mua, từ lúc tạo yêu cầu đến khi hoàn tất, giúp loại bỏ các khoảng chậm trễ khó thấy và những lần bàn giao kém hiệu quả. Nhờ đó, hoạt động vận hành nhanh và linh hoạt hơn.

0 %

Giao hàng đúng hạn nhiều hơn

Cải thiện hiệu suất nhà cung cấp

Nắm rõ sự khác biệt về hiệu suất giữa các nhà cung cấp để đảm bảo hàng hóa được nhận đúng hoặc sớm hơn ngày giao dự kiến. Điều này giúp lập kế hoạch tốt hơn, giảm nguy cơ hết hàng và củng cố quan hệ với nhà cung cấp.

0 %

Nhận hàng nhanh hơn

Đẩy nhanh xử lý hàng hóa nhập kho

Phân tích quy trình nhận hàng giúp doanh nghiệp xác định và loại bỏ chậm trễ, đưa hàng vào sử dụng sớm hơn, quản lý tồn kho tốt hơn và rút ngắn thời gian thanh toán. Nhờ đó, dòng tiền được tối ưu.

Kết quả thực tế tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình, chất lượng dữ liệu và bối cảnh của từng doanh nghiệp. Các số liệu ở đây thể hiện mức cải thiện thường thấy qua nhiều lần triển khai.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với các thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất của chứng từ đơn đặt hàng mua. Mã này được dùng làm mã định danh chính cho trường hợp trong quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là thuộc tính nền tảng giúp kết nối mọi sự kiện liên quan thành một trường hợp duy nhất, nhờ đó có thể phân tích vòng đời đơn đặt hàng mua từ đầu đến cuối.

Tên của sự kiện nghiệp vụ hoặc tác vụ cụ thể diễn ra tại một thời điểm trong vòng đời đơn đặt hàng mua.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này là nền tảng của sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích luồng, các biến thể cũng như điểm kém hiệu quả trong quy trình.

Dấu thời gian chính xác cho biết một hoạt động hoặc sự kiện đã diễn ra khi nào.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này hỗ trợ mọi phân tích dựa trên thời gian, bao gồm tính thời gian chu kỳ, xác định điểm nghẽn và theo dõi hiệu suất so với các mốc chuẩn.

Tên hoặc mã người dùng thực hiện một hoạt động cụ thể, chẳng hạn tạo, phê duyệt hoặc chỉnh sửa đơn đặt hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này liên kết hoạt động trong quy trình với từng người dùng, giúp phân tích khối lượng công việc, hiệu suất và mức độ tuân thủ theo từng người.

Phòng ban, trung tâm chi phí hoặc bộ phận chức năng được tính chi phí hoặc liên kết với đơn đặt hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho phép phân tích quy trình theo đơn vị kinh doanh, giúp so sánh hiệu suất và tìm ra vấn đề hoặc cách làm hiệu quả ở từng phòng ban.

Tên nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp phân tích hiệu suất nhà cung cấp, so sánh thời gian giao hàng, chất lượng và những vướng mắc trong quy trình giữa các nhà cung cấp.

Tổng giá trị tiền tệ của đơn đặt hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này bổ sung góc nhìn tài chính cho quy trình, giúp phân tích theo giá trị để ưu tiên cải tiến và hiểu rõ các yếu tố làm phát sinh chi phí.

Phân loại hàng hóa hoặc dịch vụ được mua, chẳng hạn thiết bị công nghệ thông tin, dịch vụ chuyên môn hoặc văn phòng phẩm.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp phân tích hiệu suất quy trình và chi tiêu theo danh mục, qua đó cho thấy từng loại hàng mua ảnh hưởng thế nào đến hiệu quả quy trình.

Ngày doanh nghiệp yêu cầu nhà cung cấp giao hàng hóa hoặc dịch vụ.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc để đo hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp và là dữ liệu quan trọng để tính KPI Tỷ lệ giao hàng đúng hạn.

Trạng thái hiện tại hoặc trạng thái cuối cùng của đơn đặt hàng trong vòng đời, chẳng hạn 'Đang mở', 'Đã đóng' hoặc 'Đã hủy'.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp lọc các trường hợp theo giai đoạn trong vòng đời, để tập trung phân tích đơn hàng đang mở, đã đóng hoặc có vấn đề.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Hoạt động này ghi nhận thời điểm tạo đơn đặt hàng mua ban đầu trong hệ thống. Đây là lúc cam kết mua sắm chính thức bắt đầu, thường từ một yêu cầu đã được phê duyệt.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện bắt đầu chính của một trường hợp, rất quan trọng để đo thời gian xử lý đơn đặt hàng mua từ đầu đến cuối. Sự kiện này tạo mốc chuẩn cho các bước tiếp theo.

Cột mốc quan trọng này cho biết đơn đặt hàng mua đã hoàn tất workflow phê duyệt nội bộ. Đơn hàng được phép gửi cho nhà cung cấp, đồng thời thể hiện cam kết tài chính chính thức.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng để đo hiệu quả phê duyệt nội bộ. Chậm trễ trong khâu phê duyệt ảnh hưởng trực tiếp đến tổng thời gian xử lý và có thể gây căng thẳng trong quan hệ với nhà cung cấp.

Hoạt động này ghi nhận thời điểm đơn đặt hàng mua đã được phê duyệt và gửi chính thức cho nhà cung cấp. Đơn hàng có thể được gửi qua nhiều kênh như EDI, cổng thông tin nhà cung cấp hoặc email.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là lần tương tác đầu tiên với bên ngoài và đánh dấu thời điểm bắt đầu thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Chậm trễ giữa lúc phê duyệt nội bộ và gửi đơn cho nhà cung cấp là thời gian bị mất trong chu kỳ mua sắm.

Hoạt động này ghi nhận chính thức hàng hóa nhận được theo đơn đặt hàng mua. Sự kiện xác nhận lô hàng đã đến và được nhập vào hệ thống, thường đồng thời cập nhật mức tồn kho.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng, đánh dấu đơn hàng đã được thực hiện xét theo khâu logistics. Phân tích hiệu suất giao hàng đúng hạn phụ thuộc nhiều vào độ chính xác và kịp thời của sự kiện này.

Sự kiện này ghi nhận việc nhận và nhập hóa đơn của nhà cung cấp có tham chiếu đến đơn đặt hàng mua. Đây là lúc bắt đầu giai đoạn từ nhận hóa đơn đến thanh toán trong chu kỳ mua sắm đến thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này kết nối quy trình mua sắm với bộ phận kế toán phải trả. Thời gian từ lúc nhận hàng đến lúc nhận hóa đơn rất quan trọng để quản lý các khoản phải trích trước và dự báo tài chính.

Đây là hoạt động cuối cùng, cho biết đơn đặt hàng mua đã hoàn tất. Đơn hàng thường được đóng khi đã nhận đủ hàng và nhận đủ hóa đơn, đồng thời không còn giao dịch nào khác dự kiến phát sinh.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu kết thúc vòng đời đơn đặt hàng mua. Thời gian đến khi đóng là chỉ số quan trọng để đánh giá năng suất xử lý tổng thể và xác định các đơn hàng còn tồn đọng, không hoạt động.

Để nhận đề xuất dữ liệu phù hợp với nhu cầu, hãy chọn quy trình cụ thể.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining có thể cho biết điều gì về quy trình đơn đặt hàng của chúng tôi?

Process mining cung cấp góc nhìn dựa trên dữ liệu về luồng đơn đặt hàng thực tế, giúp xác định điểm nghẽn, hoạt động không tuân thủ và những điểm kém hiệu quả như thời gian phê duyệt kéo dài. Công cụ cho thấy quy trình đi chệch luồng lý tưởng ở đâu, qua đó làm rõ cơ hội tối ưu và tự động hóa. Nhờ vậy, bạn có thể hình dung luồng quy trình thực tế và xác định những khâu cần cải thiện hiệu quả, giảm chi phí trong hoạt động đơn đặt hàng.

Cần dữ liệu nào để thực hiện process mining cho đơn đặt hàng?

Với mỗi đơn đặt hàng, cần có mã định danh trường hợp duy nhất, tên hoạt động và dấu thời gian cho từng sự kiện đã xảy ra. Dữ liệu này thường được trích xuất từ các bảng ghi nhận sự kiện tạo, phê duyệt, sửa đổi, nhận hàng và hoàn tất đơn đặt hàng trong hệ thống mua sắm. Các thuộc tính bổ sung như người yêu cầu, người phê duyệt, giá trị và thông tin mặt hàng có thể giúp phân tích sâu hơn.

Làm thế nào để trích xuất dữ liệu cần thiết cho process mining?

Thông thường, dữ liệu được trích xuất bằng chức năng báo cáo, API của hệ thống hoặc xuất sang định dạng có cấu trúc như CSV. Cách thực hiện cụ thể tùy thuộc vào cấu hình hệ thống và khối lượng dữ liệu. Các chuyên gia của chúng tôi có thể hướng dẫn bạn thiết lập phương thức trích xuất hiệu quả, an toàn và bảo đảm dữ liệu đầy đủ.

Chúng tôi có thể kỳ vọng cải thiện những gì khi tối ưu quy trình đơn đặt hàng?

Bạn có thể kỳ vọng những cải thiện thiết thực như rút ngắn đáng kể thời gian phê duyệt đơn đặt hàng và thời gian xử lý tổng thể, đồng thời nâng cao mức độ tuân thủ quy định. Nhờ đó, tỷ lệ sửa đổi đơn đặt hàng giảm rõ rệt, việc chuyển từ yêu cầu mua hàng sang PO diễn ra tinh gọn hơn và có thêm cơ hội tự động hóa tác vụ. Cuối cùng, process mining giúp quy trình từ mua hàng đến thanh toán hiệu quả, tuân thủ và minh bạch hơn.

Thông thường, mất bao lâu để triển khai process mining và có thông tin phân tích ban đầu?

Thiết lập ban đầu, bao gồm trích xuất dữ liệu và cấu hình mô hình, thường mất vài tuần, tùy vào mức độ sẵn có và độ phức tạp của dữ liệu. Sau khi cấu hình xong, bạn thường có thể xem thông tin phân tích ban đầu và xác định các điểm nghẽn lớn chỉ trong vài ngày. Việc theo dõi liên tục sau đó giúp bạn nắm được hiệu suất và mức độ tuân thủ.

Process mining có thể xác định nguyên nhân gốc khiến chu kỳ phê duyệt đơn đặt hàng chậm và đơn hàng thường xuyên bị sửa đổi không?

Có. Process mining giúp xác định nguyên nhân gốc của điểm nghẽn trong quy trình đơn đặt hàng, chứ không chỉ cho thấy triệu chứng. Bằng cách đối chiếu sai lệch trong quy trình với các thuộc tính cụ thể, công cụ có thể chỉ ra lý do một số bước mất nhiều thời gian hơn. Thông tin chi tiết này giúp bạn can thiệp đúng trọng tâm để xử lý vấn đề cốt lõi và cải tiến quy trình lâu dài.

Process mining có thể giúp giảm tình trạng mua hàng không tuân thủ và bảo đảm quy trình được tuân thủ không?

Đúng vậy, process mining giúp phát hiện hiệu quả các giao dịch mua chưa được phê duyệt và những trường hợp làm sai chính sách mua sắm đã ban hành. Bằng cách trực quan hóa cách quy trình thực sự diễn ra, công cụ cho thấy những lần bỏ qua bước kiểm soát để bạn xác định nguyên nhân gốc rễ. Thông tin này giúp củng cố việc tuân thủ và giảm các khoản chi không đúng quy định.

Cần đáp ứng những yêu cầu kỹ thuật nào để triển khai process mining cho quy trình đơn đặt hàng mua?

Yêu cầu kỹ thuật chính là quyền truy cập an toàn vào dữ liệu trong hệ thống nguồn, thường thông qua tính năng báo cáo có sẵn hoặc API, để xuất nhật ký sự kiện cần thiết. Trong giai đoạn phân tích, thường không cần tích hợp trực tiếp hay thay đổi phức tạp trên hệ thống đang vận hành. Dữ liệu cần được cung cấp theo định dạng có cấu trúc, chẳng hạn như CSV hoặc bảng cơ sở dữ liệu.

process mining có thay thế các công cụ báo cáo hoặc business intelligence (BI) hiện có không?

process mining bổ trợ chứ không thay thế các công cụ báo cáo và BI truyền thống. BI thường cho biết “điều gì đã xảy ra”, chủ yếu qua các bản tổng hợp. Còn process mining cho thấy “quy trình diễn ra như thế nào và vì sao” bằng cách lập bản đồ luồng thực tế từ đầu đến cuối của từng đơn đặt hàng mua. Nhờ đó, bạn phát hiện được những biến thể và sai lệch khó thấy, đồng thời có góc nhìn sâu hơn về quy trình để cải tiến đúng chỗ.

Đội ngũ của bạn có cần chuyên môn kỹ thuật chuyên sâu để sử dụng process mining không?

Ban đầu, có hỗ trợ từ bộ phận CNTT để trích xuất dữ liệu sẽ hữu ích. Tuy nhiên, các công cụ process mining hiện đại được thiết kế cho người dùng nghiệp vụ. Giao diện dễ sử dụng giúp đội ngũ mua sắm và phụ trách quy trình phân tích thông tin mà không cần nền tảng chuyên sâu về khoa học dữ liệu. Thông thường, bạn cũng sẽ được hướng dẫn và hỗ trợ để đội ngũ sử dụng hiệu quả.

Tối ưu quy trình đơn đặt hàng, bắt đầu ngay hôm nay

Dùng được với mọi hệ thống, giúp xác định điểm nghẽn và rút ngắn chu kỳ đơn đặt hàng.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập trong 5 phút.