Kiến trúc quy trình: cấu trúc, quyền sở hữu và quản trị

Kiến trúc quy trình là cách nhìn có cấu trúc về các quy trình trong tổ chức và mối liên hệ giữa chúng. Kiến trúc giúp bạn nhóm quy trình nhất quán, phân công người phụ trách và quản trị thay đổi, để mọi người thấy công việc liên kết với nhau thế nào từ chiến lược đến thực thi.

Sơ đồ kiến trúc quy trình cho bạn cái nhìn tổng quan về hệ thống phân cấp và các mối liên kết. Sơ đồ phát huy hiệu quả nhất khi các nhóm thống nhất về định nghĩa và quy tắc phân công trách nhiệm. Nếu không, sơ đồ có thể chỉ là một ảnh chụp tại một thời điểm mà mỗi người hiểu theo một cách khác nhau.

Bạn có thể tùy chỉnh số cấp độ. Một khung phân cấp thường có năm cấp (L1–L5). Trước khi bắt đầu sơ đồ hóa, hãy thống nhất ý nghĩa của từng cấp. Dùng chung định nghĩa trong toàn tổ chức và tránh xếp cùng một quy trình ở các cấp khác nhau giữa các phòng ban.

Cấp 1: Các nhóm quy trình ở cấp cao nhất của tổ chức. Cấp 2: Các quy trình chính trong những nhóm đó. Cấp 3: Các hoạt động hoặc quy trình con cấu thành một quy trình. Cấp 4: Các tác vụ và quyết định trong những hoạt động đó. Cấp 5: Các bước chi tiết để hoàn thành một tác vụ.

Những định nghĩa này giúp các nhóm cùng điều hướng từ tổng quan cấp cao đến công việc chi tiết. Hãy áp dụng nhất quán trong kiến trúc và các tài liệu liên quan đến năng lực.

Một khung kiến trúc quy trình thiết thực xác định cách bạn sắp xếp, phân công trách nhiệm và duy trì thông tin quy trình. Hãy xác định:

Phạm vi: Bao gồm những bộ phận nào trong tổ chức và những loại quy trình nào? Cấp độ: Mỗi cấp trong hệ thống phân cấp thể hiện điều gì, và quy trình chuyển giữa các cấp ra sao? Mối liên hệ: Bạn sẽ thể hiện sự phụ thuộc, bàn giao công việc và liên kết với năng lực hoặc mục tiêu như thế nào? Người phụ trách: Ai duy trì từng quy trình và ai phê duyệt thay đổi? Quản trị: Bạn sẽ rà soát quy trình bao lâu một lần và điều gì khiến quy trình cần được cập nhật? Kiểm soát thay đổi: Các nhóm sẽ đề xuất, rà soát, phê duyệt và thông báo thay đổi như thế nào?

Ghi lại những quyết định này trước khi xây dựng danh mục lớn. Một số quy tắc chung sẽ giúp mọi người dễ hiểu kiến trúc hơn khi kiến trúc phát triển.

RACI làm rõ ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc (Responsible), ai chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả (Accountable), ai được tham vấn (Consulted) và ai cần được thông báo (Informed). Phân công một người chịu trách nhiệm cuối cùng cho mỗi quy trình, sau đó xác định các vai trò tham gia duy trì hoặc thay đổi quy trình.

Giữ ma trận thiết thực. Nếu quá nhiều người cùng chịu trách nhiệm cuối cùng, việc ra quyết định có thể chậm lại. Rà soát phân công vai trò khi trách nhiệm thay đổi và đảm bảo người phụ trách quy trình biết cách yêu cầu cập nhật.

Kiểm soát thay đổi xác định cách một đề xuất cập nhật quy trình trở thành phiên bản được phê duyệt và thông báo đến mọi người. Cách làm hiệu quả cần làm rõ ai có thể yêu cầu thay đổi, ai rà soát và phê duyệt, cũng như cách chuyển quy trình đã cập nhật đến những người cần dùng.

Thiết lập chu kỳ rà soát dựa trên quy trình và mức độ rủi ro. Đồng thời, xác định những sự kiện cần kích hoạt việc rà soát, chẳng hạn như thay đổi chính sách, hệ thống, trách nhiệm hoặc cách vận hành. Mục tiêu không phải là thêm bước phê duyệt cho có. Mục tiêu là giúp mọi người thấy rõ thay đổi và cùng làm theo quy trình hiện hành.

Bắt đầu bằng cách xác định phạm vi và lập danh sách các quy trình đã biết. Nhóm chúng theo các cấp độ đã thống nhất, xác định người phụ trách và ghi lại mối liên hệ giữa các quy trình. Sau đó, xác nhận bản đồ với những người thực hiện và quản trị công việc.

Phiên bản đầu tiên không cần bao quát mọi quy trình. Hãy bắt đầu với một lĩnh vực, ghi lại các giả định và điểm còn thiếu, rồi hoàn thiện hệ thống phân cấp khi các nhóm rà soát. Liên kết bản đồ với mô hình quy trình và tài liệu hỗ trợ để mọi người có thể chuyển từ phần tổng quan đến chi tiết.

Tìm hiểu các cấp độ trong kiến trúc quy trình doanh nghiệp

Kiến trúc quy trình là phương pháp: hệ thống phân cấp, quyền sở hữu, quản trị và kiểm soát thay đổi mà bạn xác định. Tính năng kiến trúc quy trình doanh nghiệp là phần mềm giúp bạn áp dụng và duy trì phương pháp đó, bao gồm mô hình, danh mục và quy trình làm việc quản trị.

Trang này giải thích phương pháp. Truy cập trang tính năng kiến trúc quy trình doanh nghiệp để xem ProcessMind hỗ trợ phương pháp đó như thế nào.

Kiến trúc quy trình mô tả cách bạn sắp xếp và quản trị quy trình. Process mining dùng dữ liệu sự kiện để cho thấy công việc diễn ra thế nào trong thực tế. So sánh hai nguồn này giúp bạn tìm ra điểm khác biệt giữa thực tế và quy trình đã ghi lại, cũng như xác định nơi cần tìm hiểu thêm.

Dùng kiến trúc làm tài liệu tham chiếu chung, sau đó phân tích quy trình để xem xét hiệu suất vận hành và cơ hội cải tiến.