Mẫu dữ liệu quản lý chu trình doanh thu

Sự kiện thanh toán là mã định danh hồ sơ chính, liên kết mọi hoạt động liên quan đến một dịch vụ hoặc sản phẩm được cung cấp và phát sinh khoản phí. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi toàn bộ quá trình tạo doanh thu và thu tiền cho từng dịch vụ hoặc khoản mục tính phí riêng biệt.

Trong process mining, phân tích theo sự kiện thanh toán giúp tổ chức xem toàn bộ hành trình từ lúc cung cấp dịch vụ đến khi nhận khoản thanh toán cuối cùng hoặc đóng tài khoản. Góc nhìn này rất quan trọng để xác định điểm nghẽn, đo thời gian chu trình và hiểu sự khác biệt trong cách xử lý các yêu cầu thanh toán hoặc hóa đơn.

Đây là Case ID thiết yếu, liên kết mọi hoạt động liên quan trong chu trình doanh thu và cho phép phân tích quy trình từ đầu đến cuối.

Đây là khóa chính liên kết các bản ghi trong những bảng thanh toán và yêu cầu thanh toán cốt lõi của Optum360. Hãy tham khảo tài liệu Optum360 để biết tên bảng và trường cụ thể.

Tên hoạt động mô tả một bước trong quy trình chu trình doanh thu, chẳng hạn như 'Đã gửi yêu cầu thanh toán cho bên chi trả' hoặc 'Đã nhận thanh toán'. Đây là thuộc tính nền tảng của process mining vì nó xác định các nút trên sơ đồ quy trình.

Bằng cách phân tích thứ tự và tần suất hoạt động, tổ chức có thể hình dung luồng quy trình thực tế, phát hiện sai lệch so với quy trình chuẩn và xác định các vòng lặp làm lại phổ biến. Phân tích này giúp làm rõ những điểm kém hiệu quả và vấn đề tuân thủ trong quy trình.

Thuộc tính này xác định từng bước của quy trình, làm cơ sở cho sơ đồ quy trình và mọi phân tích dựa trên luồng.

Thông tin này thường được lấy từ nhật ký sự kiện, bản ghi thay đổi trạng thái hoặc mã giao dịch cụ thể trong các bảng vận hành của Optum360.

Thời điểm sự kiện là dấu thời gian gắn với từng hoạt động, ghi lại chính xác ngày giờ hoạt động diễn ra. Dữ liệu thời gian này cần thiết để sắp xếp các sự kiện theo trình tự thời gian cho từng hồ sơ.

Khi phân tích, thời điểm sự kiện được dùng để tính thời gian giữa các hoạt động, đo thời lượng xử lý hồ sơ và xác định điểm nghẽn khiến hồ sơ phải chờ lâu. Đây là nền tảng cho mọi phân tích quy trình theo thời gian và đo lường hiệu suất.

Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện chính xác và tính mọi chỉ số về thời lượng, chẳng hạn như thời gian chu trình và thời gian tại điểm nghẽn.

Thông tin này thường được lưu cùng từng giao dịch hoặc bản ghi thay đổi trạng thái trong các bảng cơ sở dữ liệu của Optum360.

Thuộc tính bộ phận thanh toán xác định nhóm hoặc bộ phận chức năng cụ thể trong hoạt động quản lý chu kỳ doanh thu chịu trách nhiệm cho một hoạt động. Ví dụ, các nhóm khác nhau có thể phụ trách mã hóa, gửi hồ sơ yêu cầu và xử lý yêu cầu bị từ chối.

Thuộc tính này rất cần thiết để so sánh hiệu suất, như trên dashboard 'Chuẩn hiệu suất của bộ phận thanh toán'. Lãnh đạo có thể so sánh hiệu quả, tốc độ và độ chính xác giữa các nhóm, tìm ra cách làm tốt và phân bổ tài nguyên để khắc phục những điểm còn yếu.

Cho phép so sánh hiệu suất giữa các nhóm thanh toán, giúp xác định nhóm làm tốt và những nơi cần cải thiện.

Có thể suy ra thông tin này từ người thực hiện tác vụ hoặc từ trường trên tài khoản cho biết nhóm phụ trách. Hãy tham khảo tài liệu Optum360.

Mã bệnh nhân là mã định danh duy nhất được gán cho mỗi bệnh nhân trong hệ thống y tế. Mã này liên kết nhiều sự kiện thanh toán với cùng một bệnh nhân, cho phép phân tích theo từng bệnh nhân.

Dùng mã bệnh nhân, chuyên viên phân tích có thể tìm hiểu các xu hướng liên quan đến từng bệnh nhân, chẳng hạn như thường xuyên tái nhập viện hoặc nhiều lần bị từ chối yêu cầu thanh toán. Mã này cũng cho phép phân nhóm quy trình theo thông tin nhân khẩu học hoặc lịch sử bệnh nhân, từ đó tìm ra thông tin hữu ích để cải thiện trải nghiệm tài chính của bệnh nhân.

Cho phép phân tích theo từng bệnh nhân, giúp hiểu toàn bộ hành trình tài chính và nhận diện xu hướng ở các nhóm bệnh nhân cụ thể.

Đây là trường cốt lõi trong dữ liệu chủ bệnh nhân và các bảng giao dịch của Optum360. Hãy tham khảo tài liệu Optum360 để biết thêm chi tiết.

Mã đơn vị chi trả xác định công ty bảo hiểm, chương trình của chính phủ như Medicare hoặc Medicaid, hay tổ chức khác chịu trách nhiệm thanh toán yêu cầu. Mỗi đơn vị chi trả thường có bộ quy tắc, yêu cầu gửi hồ sơ và cách thức thanh toán riêng.

Phân tích quy trình theo mã đơn vị chi trả rất quan trọng với RCM. Việc này giúp xác định đơn vị nào có chu kỳ thanh toán dài nhất, tỷ lệ từ chối cao nhất hoặc quy trình kháng nghị phức tạp nhất. Nhờ đó, bộ phận thanh toán có thể điều chỉnh cách xử lý cho từng đơn vị, thu tiền nhanh hơn và giảm khối lượng công việc hành chính.

Phân nhóm quy trình theo đơn vị chi trả giúp xác định đơn vị nào gây chậm trễ hoặc từ chối yêu cầu, từ đó tập trung cải tiến công tác quản lý đơn vị chi trả.

Thông tin này được lưu trong từng hồ sơ yêu cầu tại Optum360. Hãy tham khảo tài liệu Optum360 để biết tên bảng và trường liên quan đến đơn vị chi trả.

Khi từ chối một yêu cầu, đơn vị chi trả sẽ cung cấp mã lý do từ chối để giải thích vấn đề, chẳng hạn như 'Dịch vụ không được bảo hiểm' hoặc 'Yêu cầu trùng lặp'. Các mã này rất quan trọng để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ gây chậm doanh thu và phát sinh công việc làm lại.

Phân tích mã giúp nhóm xử lý yêu cầu bị từ chối ưu tiên công việc, nhận diện xu hướng và thực hiện biện pháp khắc phục. Ví dụ, nếu thường xuyên bị từ chối vì 'Thiếu thông tin', có thể quy trình lập hồ sơ yêu cầu đang có vấn đề. Phân tích này giúp giảm tỷ lệ từ chối và đẩy nhanh dòng tiền.

Cho biết nguyên nhân gốc rễ khiến yêu cầu bị từ chối, giúp bạn can thiệp đúng chỗ để ngăn các trường hợp tương tự và giảm công việc làm lại tốn kém.

Mã này có trong các tệp Electronic Remittance Advice (ERA) do đơn vị chi trả gửi và được lưu trong mô-đun quản lý yêu cầu của Optum360.

Số tiền đã lập hóa đơn là tổng phí dịch vụ đã cung cấp, trước khi trừ các khoản thanh toán, điều chỉnh hoặc xóa nợ. Đây là giá trị ban đầu của khoản phải thu phát sinh từ lần lập hóa đơn.

Thuộc tính này là cơ sở cho phân tích tài chính trong process mining. Thuộc tính được dùng để tính các KPI quan trọng như tỷ lệ điều chỉnh doanh thu, đồng thời phân nhóm hồ sơ theo giá trị để xem yêu cầu giá trị cao có được xử lý khác hoặc bị chậm nhiều hơn yêu cầu giá trị thấp hay không.

Cung cấp bối cảnh tài chính cho từng hồ sơ, giúp phân tích theo giá trị và tính các KPI tài chính quan trọng.

Đây là trường tiêu chuẩn trong mọi hồ sơ yêu cầu hoặc tài khoản bệnh nhân thuộc các bảng tài chính của Optum360.

Số tiền điều chỉnh là phần trong số tiền đã lập hóa đơn dự kiến sẽ không thu được do thỏa thuận với đơn vị chi trả, sửa lỗi thanh toán hoặc các khoản xóa nợ khác. Khoản này làm giảm doanh thu trực tiếp.

Thuộc tính này rất quan trọng đối với dashboard 'Tác động của điều chỉnh doanh thu' và KPI 'Tỷ lệ điều chỉnh doanh thu'. Phân tích các khoản điều chỉnh giúp xác định tác động tài chính của hợp đồng với đơn vị chi trả và tìm cách hạn chế thất thoát doanh thu bằng cách lập hóa đơn chính xác hơn hoặc đàm phán hợp đồng.

Đo trực tiếp mức thất thoát doanh thu, rất cần thiết để tính KPI hiệu quả tài chính và hiểu rõ khả năng sinh lời.

Thông tin này có trong hồ sơ giao dịch điều chỉnh của hệ thống tài chính Optum360.

Có làm lại là cờ đúng/sai dùng để xác định các hoạt động làm lại không tạo thêm giá trị, chẳng hạn như 'Bắt đầu xử lý lại yêu cầu bị từ chối' hoặc 'Đã gửi kháng nghị'. Những hoạt động này thường xuất hiện khi quy trình đi chệch khỏi luồng xử lý lý tưởng.

Thuộc tính này giúp định lượng khối lượng công việc làm lại, một dấu hiệu trực tiếp của sự kém hiệu quả và chi phí. Thuộc tính được dùng để tính KPI 'Tỷ lệ làm lại do lỗi thanh toán' và hỗ trợ dashboard 'Xác định điểm nghẽn và vòng lặp làm lại', giúp bạn dễ dàng lọc và trực quan hóa các vòng lặp kém hiệu quả này.

Giúp định lượng mức độ kém hiệu quả của quy trình bằng cách đánh dấu các hoạt động làm lại, nhờ đó dễ đo lường và xử lý phần lãng phí.

Thông tin này thường được suy ra bằng logic nghiệp vụ trong công cụ process mining. Ví dụ, mọi hoạt động sau sự kiện 'Đã nhận thông báo từ chối' có thể được đánh dấu là làm lại.

Thuộc tính này cho biết hệ thống nguồn đã cung cấp dữ liệu cho một sự kiện cụ thể. Trong môi trường IT phức tạp, dữ liệu RCM có thể đến từ nền tảng Optum360 cốt lõi, hệ thống hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR) được kết nối, trung tâm thanh toán hoặc cổng thông tin bệnh nhân.

Biết hệ thống nguồn sẽ giúp bạn xác thực dữ liệu, xử lý sự cố tích hợp và phân tích khác biệt trong quy trình do cách hoạt động của hệ thống hoặc cách nhập dữ liệu khác nhau.

Thuộc tính này xác định nguồn gốc dữ liệu, rất quan trọng đối với quản trị dữ liệu, đánh giá chất lượng và tìm hiểu khác biệt trong quy trình giữa các hệ thống.

Đây có thể là giá trị cố định được đặt khi trích xuất dữ liệu hoặc một trường trong các bảng nguồn cho biết nguồn gốc dữ liệu.

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ dữ liệu được trích xuất lần gần nhất từ hệ thống nguồn và tải vào công cụ process mining. Thông tin này cho biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào.

Nhờ đó, chuyên viên phân tích và người dùng nghiệp vụ biết liệu họ có đang xem thông tin mới nhất hay không. Thuộc tính này giúp đặt kỳ vọng phù hợp về độ trễ dữ liệu và là siêu dữ liệu quan trọng trong mọi dự án phân tích.

Cho biết dữ liệu mới đến mức nào, giúp người dùng hiểu phân tích có được cập nhật gần đây hay không.

Dấu thời gian này thường do quy trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL) tạo ra và lưu lại.

Mã dịch vụ là mã y tế tiêu chuẩn, xác định chính xác thủ thuật hoặc dịch vụ đã cung cấp cho bệnh nhân. Mã này bắt buộc khi lập hóa đơn và ảnh hưởng trực tiếp đến mức hoàn trả.

Phân tích quy trình theo mã dịch vụ có thể cho thấy một số thủ thuật dễ bị từ chối hơn, cần nhiều hồ sơ hơn hoặc có chu kỳ thanh toán dài hơn. Nhờ đó, bạn hiểu rõ hơn các vấn đề trong quy trình và có thể điều chỉnh chính sách mã hóa, thanh toán cho từng loại dịch vụ.

Cho phép phân tích theo loại dịch vụ y tế, giúp phát hiện các kiểu từ chối hoặc chậm thanh toán riêng ở một số thủ thuật.

Mã này là thành phần cơ bản trong hồ sơ nhập khoản phí và chi tiết yêu cầu tại Optum360.

Thuộc tính người dùng xác định cá nhân, nhóm hoặc bot tự động cụ thể chịu trách nhiệm thực hiện một hoạt động. Nhờ đó, bạn có thể phân tích hiệu suất ở cấp cá nhân hoặc nhóm.

Biết người dùng hoặc nhóm nào thực hiện một thao tác giúp đánh giá năng suất, chất lượng và mức độ tuân thủ quy trình chuẩn. Thông tin này có thể cho thấy nhu cầu đào tạo hoặc giúp ghi nhận cá nhân, nhóm có hiệu suất cao. Bạn cũng có thể phân biệt tác vụ được thực hiện thủ công với tác vụ do tự động hóa xử lý.

Xác định trách nhiệm ở từng bước quy trình và cho phép phân tích hiệu suất theo cá nhân hoặc nhóm, hỗ trợ quản lý tài nguyên và đào tạo.

ID người dùng thường được ghi lại trong nhật ký kiểm tra hoặc lịch sử giao dịch của các hồ sơ trong Optum360.

Thuộc tính này xác định nhà cung cấp cụ thể, chẳng hạn như bác sĩ, chuyên viên trị liệu hoặc khoa bệnh viện, chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ. Cách lập hóa đơn và thói quen ghi chép của mỗi nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến chu kỳ doanh thu.

Phân tích theo nhà cung cấp dịch vụ giúp tìm ra vấn đề về ghi nhận khoản phí, độ chính xác của mã hóa hoặc chất lượng hồ sơ tại nơi chăm sóc. Kết quả có thể cho thấy nhu cầu đào tạo nhà cung cấp hoặc cải tiến quy trình, để hồ sơ yêu cầu được lập chính xác ngay từ đầu.

Giúp truy nguyên vấn đề thanh toán về đúng nguồn, từ đó đưa ra phản hồi và đào tạo phù hợp cho nhân viên lâm sàng để cải thiện việc ghi nhận khoản phí và lập hồ sơ.

Thông tin này là một phần quan trọng trong hồ sơ khoản phí hoặc yêu cầu tại Optum360, thường được liên kết với dữ liệu chính về nhà cung cấp.

Số tiền đã thu là tổng tất cả khoản thanh toán được ghi nhận vào tài khoản cho một lần lập hóa đơn cụ thể. Đây là số tiền thực tế đã thu và là thước đo chính về hiệu quả của chu kỳ doanh thu.

Theo dõi số tiền đã thu trong quá trình phân tích giúp hiểu rõ dòng tiền và hiệu quả tài chính tổng thể. Bạn có thể dùng chỉ số này để phân tích tốc độ thanh toán, so sánh số tiền đã lập hóa đơn với số tiền thực thu, qua đó phát hiện tình trạng thanh toán thiếu hoặc nợ khó thu.

Thể hiện số tiền thực tế đã thu, một chỉ số kết quả quan trọng của quy trình RCM và là cơ sở để phân tích dòng tiền.

Giá trị này thường được lưu trong các bảng giao dịch thanh toán hoặc tổng hợp ở cấp tài khoản trong Optum360.

Thời điểm kết thúc đánh dấu lúc một hoạt động hoàn tất. Thời điểm bắt đầu cho biết lúc sự kiện diễn ra, còn thời điểm kết thúc cần thiết để tính thời lượng của các hoạt động có thời gian xử lý riêng, chẳng hạn như từ lúc 'Bắt đầu xử lý lại yêu cầu bị từ chối' đến khi hoàn tất.

Trong phân tích quy trình, so sánh thời điểm bắt đầu và kết thúc của hoạt động giúp tính thời gian xử lý. Nhờ đó, bạn có thể phân biệt thời gian làm việc thực tế với thời gian chờ giữa các hoạt động, qua đó hiểu rõ hơn hiệu quả quy trình.

Giúp tính chính xác thời gian xử lý từng hoạt động và phân biệt thời gian làm việc thực tế với thời gian chờ trong quy trình.

Với một số hoạt động, hệ thống nguồn có thể lưu thời điểm này trong một trường dấu thời gian riêng. Với các hoạt động khác, bạn có thể cần suy ra thời điểm kết thúc từ thời điểm bắt đầu của hoạt động tiếp theo.

Thời lượng trường hợp đo tổng thời gian từ sự kiện đầu tiên đến sự kiện cuối cùng của một sự kiện thanh toán. Đây là KPI tổng quan quan trọng để đánh giá hiệu quả chung của quy trình.

Chỉ số này hỗ trợ trực tiếp cho dashboard “Tổng quan thời gian xử lý đầu cuối của RCM” và KPI “Thời gian xử lý trung bình của RCM”. Theo dõi chỉ số theo thời gian giúp ban lãnh đạo đánh giá tác động của các sáng kiến cải tiến lên toàn bộ chu trình doanh thu.

Thể hiện thời gian xử lý từ đầu đến cuối của quy trình, một KPI quan trọng để đo tốc độ và hiệu quả tổng thể.

Chỉ số này được tính bằng cách lấy dấu thời gian của sự kiện đầu tiên trừ khỏi dấu thời gian của sự kiện cuối cùng cho mỗi mã hồ sơ 'BillingEvent' duy nhất.

Trạng thái tài khoản cho biết một lần lập hóa đơn đang ở đâu trong quy trình, chẳng hạn như 'Chờ đơn vị chi trả', 'Đã thanh toán đầy đủ' hoặc 'Đang thu hồi nợ'. Thuộc tính này giúp bạn hiểu bối cảnh của các hoạt động đang diễn ra.

Bạn có thể dùng thuộc tính này để lọc và phân nhóm hồ sơ, tập trung vào từng phần cụ thể của quy trình. Ví dụ, phân tích các tài khoản hiện 'Đang thu hồi nợ' giúp tìm hiểu nguyên nhân và khối lượng công việc ở giai đoạn tốn kém này, hỗ trợ dashboard 'Khối lượng và nguyên nhân hoạt động thu hồi nợ'.

Cho biết khái quát trạng thái hiện tại của hồ sơ, giúp lọc và phân tích các nhóm hồ sơ cụ thể, chẳng hạn như hồ sơ đang được thu hồi nợ.

Đây thường là trường tổng hợp trong hồ sơ tài khoản bệnh nhân chính hoặc hồ sơ yêu cầu tại Optum360.