Mẫu dữ liệu Order-to-Cash: lập hóa đơn và xuất hóa đơn
Mẫu dữ liệu Order-to-Cash: lập hóa đơn và xuất hóa đơn
- Các thuộc tính nên thu thập
- Các hoạt động chính cần theo dõi
- Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ Oracle E-Business Suite
Các thuộc tính của quy trình Order-to-Cash: lập hóa đơn và xuất hóa đơn
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Số hóa đơn
InvoiceNumber
|
Mã định danh duy nhất của từng chứng từ hóa đơn, được dùng làm mã hồ sơ chính cho quy trình lập hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Số hóa đơn là nền tảng của phân tích quy trình lập hóa đơn từ đơn hàng đến thu tiền, giúp nhận diện duy nhất từng giao dịch lập hóa đơn. Số này nhóm mọi hoạt động liên quan, như lập, duyệt, gửi, thanh toán và đóng hóa đơn, thành một trường hợp quy trình thống nhất. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi toàn bộ vòng đời hóa đơn từ đầu đến cuối. Trong process mining, phân tích theo Số hóa đơn giúp đo tổng thời gian xử lý, nhận diện các cách xử lý hóa đơn khác nhau và tìm điểm nghẽn làm chậm thanh toán. Đây là thuộc tính thiết yếu để theo dõi từng hóa đơn từ lúc tạo đến khi tất toán.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mã hồ sơ thiết yếu, kết nối mọi sự kiện liên quan để tái dựng và phân tích toàn bộ quy trình lập hóa đơn cho từng hóa đơn riêng biệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông thường, đây là số giao dịch trong bảng RA_CUSTOMER_TRX_ALL thuộc Oracle Receivables.
Ví dụ
INV-9234501788144US-2023-001293
|
|||
|
Thời gian sự kiện
EventTime
|
Ngày và giờ chính xác khi hoạt động diễn ra. | ||
|
Mô tả
Thời gian sự kiện là dấu thời gian gắn với từng hoạt động, cho biết thứ tự thời gian của các sự kiện trong một hồ sơ. Đây là dữ liệu gốc dùng cho mọi phân tích thời gian trong process mining. Thuộc tính này cần thiết để tính các chỉ số hiệu suất chính như thời gian xử lý, khoảng thời gian giữa các hoạt động và thời gian hoàn tất quy trình. Ví dụ, chênh lệch giữa Thời gian sự kiện của 'Đã lập hóa đơn' và 'Đã duyệt hóa đơn' cho biết thời gian duyệt. Dấu thời gian chính xác và đầy đủ là điều kiện quan trọng để phân tích quy trình đáng tin cậy.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cung cấp mốc thời gian cho từng sự kiện, giúp tính thời lượng, phân tích hiệu suất quy trình và phát hiện điểm nghẽn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ nhiều trường ngày tháng trong các bảng Oracle EBS, chẳng hạn CREATION_DATE hoặc LAST_UPDATE_DATE trong các bảng như RA_CUSTOMER_TRX_ALL và AR_CASH_RECEIPTS_ALL.
Ví dụ
2023-04-15T10:00:00Z2023-04-20T14:35:10Z2023-05-15T00:00:00Z
|
|||
|
Tên hoạt động
ActivityName
|
Tên của sự kiện nghiệp vụ cụ thể xảy ra tại một thời điểm trong vòng đời hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Tên hoạt động mô tả một bước hoặc cột mốc trong quy trình lập hóa đơn, chẳng hạn như 'Đã lập hóa đơn', 'Đã duyệt hóa đơn' hoặc 'Đã nhận thanh toán từ khách hàng'. Chuỗi hoạt động theo thứ tự thời gian ứng với một Số hóa đơn tạo thành luồng quy trình. Thuộc tính này đóng vai trò nền tảng trong process mining, vì được dùng để dựng sơ đồ quy trình, phân tích các biến thể và xác định sai lệch hoặc vòng lặp làm lại. Tên hoạt động cần rõ ràng và nhất quán để phân tích có ý nghĩa, chẳng hạn như tính thời gian giữa các bước cụ thể hoặc đánh giá mức độ tuân thủ quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này là cơ sở để khám phá và trực quan hóa luồng quy trình, từ đó phân tích các biến thể, điểm nghẽn và công việc phải làm lại.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông thường, thuộc tính này được xác định bằng cách ánh xạ thay đổi trạng thái, loại sự kiện hoặc sự kiện tạo/cập nhật bản ghi từ nhiều bảng Oracle EBS, chẳng hạn AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL và RA_CUSTOMER_TRX_ALL, sang các tên hoạt động tiêu chuẩn.
Ví dụ
Đã lập hóa đơnĐã duyệt hóa đơnĐến hạn thanh toánĐã nhận thanh toán từ khách hàng
|
|||
|
Mã khách hàng
CustomerId
|
Mã định danh duy nhất của khách hàng được xuất hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Mã khách hàng liên kết hóa đơn với một tài khoản khách hàng cụ thể trong dữ liệu chủ. Nhờ đó, bạn có thể tổng hợp và so sánh hiệu suất quy trình giữa các khách hàng. Với thuộc tính này, chuyên viên phân tích có thể tạo dashboard thể hiện hành vi thanh toán của khách hàng, xác định khách hàng nào thường phát sinh tranh chấp hoặc phải làm lại nhiều nhất, và so sánh thời gian xử lý hóa đơn giữa các nhóm khách hàng. Đây là chìa khóa để chuyển từ góc nhìn chỉ tập trung vào quy trình sang phân tích lấy khách hàng làm trọng tâm.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân tích lấy khách hàng làm trọng tâm, giúp xác định thói quen thanh toán, tranh chấp thường gặp hoặc biến thể quy trình riêng của từng khách hàng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong bảng RA_CUSTOMER_TRX_ALL dưới dạng SOLD_TO_CUSTOMER_ID hoặc BILL_TO_CUSTOMER_ID.
Ví dụ
CUST-100239845ACME-US-01
|
|||
|
Ngày đến hạn
DueDate
|
Ngày khách hàng dự kiến thanh toán hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Ngày đến hạn là thuộc tính ngày tháng quan trọng, xác định hạn thanh toán của hóa đơn theo điều khoản thanh toán. Đây là mốc chuẩn để đo lường tình hình thanh toán thực tế. Thuộc tính này cần thiết để tính các KPI như Tỷ lệ thanh toán đúng hạn và lập báo cáo tuổi nợ hóa đơn. Trong process mining, thuộc tính này giúp phân tích hành vi thanh toán, chẳng hạn xác định khách hàng thường xuyên trả trễ hoặc đánh giá ảnh hưởng của chậm trễ trong quy trình đến khả năng thu tiền đúng hạn.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc chuẩn để đo lường tình hình thanh toán, tính tuổi nợ hóa đơn và đánh giá rủi ro thanh toán trễ hoặc nợ khó đòi.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong cột DUE_DATE của bảng AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Ví dụ
2023-05-152023-06-302023-07-01
|
|||
|
Người dùng
User
|
Mã người dùng đã thực hiện hoạt động. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định nhân viên hoặc người dùng hệ thống cụ thể chịu trách nhiệm thực hiện một bước trong quy trình, chẳng hạn duyệt hóa đơn hoặc hạch toán tiền. Đây là thông tin thiết yếu để hiểu vai trò của con người trong quy trình. Phân tích theo Người dùng giúp xác định nhu cầu đào tạo, tình trạng phân bổ khối lượng công việc chưa cân bằng và khác biệt về hiệu suất cá nhân. Chẳng hạn, thuộc tính này có thể cho thấy người dùng nào thường liên quan đến nhiều việc phải làm lại nhất hoặc thời gian duyệt lâu nhất, từ đó hỗ trợ cải tiến quy trình đúng trọng tâm.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân tích hiệu suất ở cấp cá nhân, giúp xác định người dùng có hiệu suất cao, nhu cầu đào tạo và khả năng phân bổ công việc chưa cân bằng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ các trường mã người dùng như CREATED_BY hoặc LAST_UPDATED_BY trong nhiều bảng giao dịch. Sau đó, mã này được kết hợp với FND_USER để lấy tên người dùng.
Ví dụ
JSMITHBWILLIAMSCDAVIS
|
|||
|
Phòng ban
Department
|
Phòng ban hoặc nhóm chức năng của người dùng đã thực hiện hoạt động. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính Phòng ban cung cấp thông tin về cơ cấu tổ chức của người dùng đã thực hiện hoạt động, chẳng hạn như 'Accounts Receivable' hoặc 'Sales Operations'. Nhờ đó, bạn có thể tổng hợp phân tích ở cấp nhóm hoặc phòng ban. Thông tin này rất quan trọng để hiểu các bộ phận khác nhau trong tổ chức tương tác và ảnh hưởng đến quy trình lập hóa đơn ra sao. Thuộc tính này giúp phát hiện vấn đề mang tính hệ thống trong một phòng ban, so sánh hiệu suất giữa các nhóm và phân tích cách phân bổ tài nguyên. Ví dụ, bạn có thể xem dashboard 'Thời gian duyệt hóa đơn' theo từng phòng ban.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân tích hiệu suất quy trình theo cơ cấu tổ chức, làm rõ khác biệt giữa các nhóm và giúp xác định điểm nghẽn riêng của từng phòng ban.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thường được xác định bằng cách kết hợp thông tin người dùng với dữ liệu phân cấp nhân sự của tổ chức, thường lấy từ PER_ALL_ASSIGNMENTS_F hoặc một bảng nhân sự tương tự.
Ví dụ
Khoản phải thuVận hành tài chínhDịch vụ lập hóa đơn
|
|||
|
Tổng giá trị hóa đơn
TotalInvoiceAmount
|
Tổng giá trị tiền tệ của hóa đơn, bao gồm tất cả dòng hàng, thuế và khoản phí. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này thể hiện tổng giá trị tài chính của hóa đơn gửi cho khách hàng. Đây là chỉ số cơ bản để phân tích tài chính trong quy trình lập hóa đơn. Trong process mining, Tổng giá trị hóa đơn được dùng để phân nhóm và lọc hồ sơ. Chẳng hạn, chuyên viên phân tích có thể so sánh luồng xử lý hóa đơn giá trị cao với hóa đơn giá trị thấp để xem chúng có được xử lý khác nhau không. Thuộc tính này cũng cần thiết để phân tích tác động tài chính, chẳng hạn tính giá trị các hóa đơn đang mắc ở bước duyệt.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân tích tác động tài chính, giúp người dùng ưu tiên vấn đề theo giá trị tiền tệ và hiểu giá trị hóa đơn khác nhau ảnh hưởng đến quy trình ra sao.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể lấy từ bảng AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL (AMOUNT_DUE_ORIGINAL) hoặc tính từ RA_CUSTOMER_TRX_LINES_ALL cho hóa đơn tương ứng.
Ví dụ
1500.0012550.75500.50
|
|||
|
Trạng thái hóa đơn
InvoiceStatus
|
Trạng thái hiện tại của hóa đơn trong vòng đời xử lý. | ||
|
Mô tả
Trạng thái hóa đơn cho biết tình trạng hiện tại của hóa đơn, chẳng hạn 'Đang mở', 'Đã đóng' hoặc 'Đang tranh chấp'. Thuộc tính này cung cấp ảnh chụp nhanh tiến độ xử lý hóa đơn. Thuộc tính này cần thiết để tạo dashboard như 'Tổng quan tuổi nợ và trạng thái hóa đơn', giúp người dùng nhanh chóng xem số lượng và giá trị hóa đơn ở từng trạng thái. Thuộc tính này giúp ưu tiên thu hồi công nợ từ các hóa đơn đang mở và cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình các khoản phải thu.
Vì sao điều này quan trọng
Cung cấp thông tin hiện tại về hóa đơn, rất cần thiết cho dashboard vận hành, quản lý khối lượng công việc và ưu tiên hoạt động thu hồi công nợ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong cột STATUS của bảng AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL ('OP' là đang mở, 'CL' là đã đóng).
Ví dụ
Đang mởĐã đóngĐang tranh chấp
|
|||
|
Có làm lại
IsRework
|
Cờ được tính toán để cho biết hóa đơn có trải qua bước làm lại, chẳng hạn như chỉnh sửa hoặc phê duyệt lại hay không. | ||
|
Mô tả
Cờ đúng/sai này được đặt thành true nếu luồng quy trình của hóa đơn có các hoạt động cho thấy cần làm lại, chẳng hạn như 'Đã chỉnh sửa hóa đơn' hoặc sự kiện 'Đã phê duyệt hóa đơn' lần thứ hai. Cờ giúp nhanh chóng xác định hóa đơn đi chệch khỏi quy trình chuẩn, hiệu quả. Thuộc tính này rất quan trọng với các KPI như 'Tỷ lệ lỗi hóa đơn' và 'Tỷ lệ làm lại thủ công'. Nhà phân tích có thể dễ dàng đo tần suất làm lại, lọc các trường hợp kém hiệu quả và tìm nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn như người dùng hoặc phòng ban thường tham gia vào các hoạt động làm lại.
Vì sao điều này quan trọng
Đo mức độ kém hiệu quả của quy trình bằng cách đánh dấu các hóa đơn cần thêm bước ngoài quy trình chuẩn, giúp phân tích nguyên nhân và tác động của việc làm lại.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách phát hiện các chuỗi hoạt động cụ thể trong một trường hợp, chẳng hạn 'Đã phê duyệt hóa đơn' rồi đến 'Đã chỉnh sửa hóa đơn'.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Điều khoản thanh toán
PaymentTerms
|
Các điều khoản đã thỏa thuận, quy định thời hạn khách hàng phải thanh toán hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Điều khoản thanh toán quy định các điều kiện thanh toán, chẳng hạn như 'Net 30' hoặc 'Net 60', dùng để tính ngày đến hạn của hóa đơn. Đây là dữ liệu chủ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Phân tích theo điều khoản thanh toán giúp bạn hiểu các điều khoản khác nhau tác động thế nào đến hành vi thanh toán và số ngày phải thu (DSO). Qua đó, bạn có thể xác định khách hàng có thời hạn thanh toán ngắn hơn có trả tiền nhanh hơn không, đồng thời đưa ra quyết định phù hợp về điều khoản thanh toán cho từng nhóm khách hàng.
Vì sao điều này quan trọng
Điều khoản thanh toán ảnh hưởng trực tiếp đến ngày đến hạn của hóa đơn và dự báo dòng tiền. Phân tích dữ liệu này giúp đánh giá hiệu quả của các chính sách tín dụng khác nhau.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ bảng RA_TERMS_B, liên kết qua TERM_ID trong bảng RA_CUSTOMER_TRX_ALL.
Ví dụ
Thanh toán trong vòng 30 ngàyThanh toán trong vòng 60 ngàyThanh toán khi nhận hóa đơn
|
|||
|
Đơn vị kinh doanh
BusinessUnit
|
Đơn vị kinh doanh hoặc đơn vị vận hành cụ thể trong công ty đã phát hành hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Đơn vị kinh doanh là bộ phận chịu trách nhiệm về giao dịch. Trong Oracle EBS, đơn vị này thường được thể hiện bằng Operating Unit. Thuộc tính này giúp so sánh hiệu quả quy trình giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Bạn có thể xác định đơn vị nào hoạt động hiệu quả hơn, có tỷ lệ thanh toán đúng hạn cao hơn hoặc gặp nhiều tranh chấp hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể chia sẻ cách làm hiệu quả và đưa ra biện pháp phù hợp cho từng đơn vị.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp so sánh hiệu quả giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, qua đó xác định cách làm hiệu quả và những khó khăn riêng của từng khu vực.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin về đơn vị vận hành được xác định gián tiếp qua ORG_ID trong hầu hết các bảng giao dịch, chẳng hạn RA_CUSTOMER_TRX_ALL.
Ví dụ
Hoạt động tại Hoa KỳDịch vụ tại châu Âu, Trung Đông và châu PhiSản xuất toàn cầu
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystem
|
Hệ thống lưu trữ dữ liệu gốc mà dữ liệu được trích xuất từ đó. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định ứng dụng nguồn phát sinh dữ liệu sự kiện. Với quy trình này, nguồn luôn là Oracle E-Business Suite. Trong môi trường có nhiều hệ thống, trường này rất quan trọng để truy xuất nguồn gốc dữ liệu và xử lý sự cố. Ngay cả khi chỉ dùng một hệ thống, đây vẫn là trường bắt buộc trong quản trị dữ liệu, giúp xác nhận dữ liệu đến từ đúng nguồn.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp truy xuất nguồn gốc và xác định ngữ cảnh của dữ liệu, điều cần thiết cho quản trị dữ liệu và tích hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống doanh nghiệp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là giá trị cố định được thiết lập trong quá trình trích xuất dữ liệu để xác định hệ thống ERP nguồn.
Ví dụ
Oracle E-Business SuiteOracle EBS R12
|
|||
|
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
|
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của sự kiện này được làm mới hoặc trích xuất từ hệ thống nguồn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cung cấp dấu thời gian của lần trích xuất dữ liệu gần nhất. Đây là thông tin quan trọng để biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào. Người dùng dựa vào trường này để biết dashboard và phân tích có phản ánh trạng thái quy trình mới nhất hay không. Trường này giúp bạn nắm được độ trễ dữ liệu và là phần siêu dữ liệu quan trọng của mọi mô hình dữ liệu đáng tin cậy.
Vì sao điều này quan trọng
Cho người dùng biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, để họ hiểu phân tích quy trình phản ánh tình hình mới nhất ra sao.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường siêu dữ liệu được tạo và đóng dấu thời gian trên mỗi bản ghi trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL).
Ví dụ
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
|
|||
|
Quốc gia của khách hàng
Country
|
Quốc gia ghi trên địa chỉ thanh toán của khách hàng. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết quốc gia gắn với địa chỉ thanh toán của khách hàng, bổ sung góc nhìn địa lý cho việc phân tích quy trình. Phân tích theo quốc gia có thể cho thấy sự khác biệt giữa các khu vực về hành vi thanh toán, hiệu quả quy trình hoặc mức độ tuân thủ quy định địa phương. Ví dụ, bạn có thể dùng bảng điều khiển 'Thông tin về hành vi thanh toán của khách hàng' để xem thời gian chậm thanh toán trung bình có khác biệt đáng kể giữa các quốc gia hay không.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân tích quy trình theo khu vực địa lý, làm rõ khác biệt về hành vi khách hàng, tác động của quy định và hiệu quả vận hành.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy thông tin từ địa điểm nhận hóa đơn của khách hàng trong HZ_LOCATIONS và FND_TERRITORIES, liên kết qua các bảng tài khoản khách hàng.
Ví dụ
USAĐứcVương quốc Anh
|
|||
|
Số đơn hàng bán
SalesOrderNumber
|
Mã định danh của đơn hàng bán ban đầu dẫn đến việc tạo hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Số đơn hàng bán liên kết trực tiếp với phần 'Quản lý đơn hàng' ở giai đoạn trước trong chu trình Order-to-Cash. Nhờ đó, quy trình lập hóa đơn được kết nối với đơn hàng ban đầu của khách. Thuộc tính này cho phép phân tích rộng hơn, xuyên suốt nhiều quy trình. Chẳng hạn, nhà phân tích có thể tìm hiểu liệu một số loại đơn hàng bán có thường dẫn đến tranh chấp hóa đơn hoặc chậm thanh toán hay không. Dữ liệu này bổ sung bối cảnh hữu ích, thường bị bỏ qua khi chỉ xem riêng quy trình lập hóa đơn.
Vì sao điều này quan trọng
Kết nối quy trình lập hóa đơn với quy trình bán hàng ở giai đoạn trước, hỗ trợ phân tích Order-to-Cash xuyên suốt và tìm nguyên nhân gốc rễ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thường nằm trong trường thuộc tính tham chiếu hoặc giao diện của bảng dòng hóa đơn RA_CUSTOMER_TRX_LINES_ALL, chẳng hạn INTERFACE_LINE_ATTRIBUTE1 hoặc một trường descriptive flexfield tương tự.
Ví dụ
SO-54321601882ORD-2023-9910
|
|||
|
Số ngày phải thu
DaysSalesOutstanding
|
Số ngày từ khi lập hóa đơn đến khi nhận được thanh toán. | ||
|
Mô tả
Số ngày phải thu (DSO) là chỉ số tài chính quan trọng, đo thời gian trung bình cần để thu tiền sau khi lập hóa đơn. Thuộc tính này được tính cho từng hóa đơn. KPI tổng thể là giá trị trung bình, nhưng dữ liệu theo từng hóa đơn cho phép phân tích sâu hơn. Bạn có thể xem phân bố, xác định giá trị bất thường và phân tích xu hướng hiệu quả thu tiền theo thời gian. Bảng điều khiển 'Xu hướng DSO' trực quan hóa giá trị trung bình của thuộc tính này theo thời gian.
Vì sao điều này quan trọng
Đo hiệu quả thu tiền ở cấp độ từng hóa đơn, cung cấp dữ liệu gốc để phân tích xu hướng và xác định các yếu tố liên quan đến DSO cao.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu. Logic: Timestamp('Đã nhận thanh toán từ khách hàng') - Timestamp('Đã lập hóa đơn').
Ví dụ
304592
|
|||
|
Tên khách hàng
CustomerName
|
Tên pháp lý của khách hàng được xuất hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Tên khách hàng là tên dễ đọc để nhận diện khách hàng. Mã khách hàng dùng để liên kết dữ liệu và xác định duy nhất từng khách hàng, còn tên được hiển thị trong báo cáo và dashboard. Nhờ đó, việc phân tích trực quan hơn vì người dùng có thể nhận ra tên khách hàng thay vì phải tra cứu mã. Thuộc tính này rất cần thiết để tạo biểu đồ dễ hiểu, chẳng hạn biểu đồ cột thể hiện thời gian thanh toán trễ bình quân theo khách hàng.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp dashboard và báo cáo dễ sử dụng hơn bằng cách cung cấp tên dễ đọc để lọc và nhóm dữ liệu, giúp nhiều người tiếp cận phân tích thuận tiện hơn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy bằng cách kết hợp dữ liệu từ các bảng HZ_PARTIES và HZ_CUST_ACCOUNTS, dùng mã khách hàng trong phần đầu hóa đơn.
Ví dụ
Global Corp Inc.Innovate Solutions Ltd.Test Company LLC
|
|||
|
Thanh toán đúng hạn
IsPaidOnTime
|
Cờ được tính toán để cho biết hóa đơn đã được thanh toán vào hoặc trước ngày đến hạn hay chưa. | ||
|
Mô tả
Đây là thuộc tính đúng/sai, được xác định bằng cách so sánh thời điểm 'Đã nhận thanh toán từ khách hàng' với 'Ngày đến hạn' của hóa đơn. Giá trị là đúng nếu khách hàng thanh toán đúng hạn hoặc sớm, và sai nếu thanh toán trễ. Cờ này giúp tạo KPI và bảng điều khiển về hiệu quả thanh toán dễ dàng hơn. Đây là dữ liệu đầu vào trực tiếp để tính KPI 'Tỷ lệ thanh toán đúng hạn'. Bạn cũng có thể lọc và chia hóa đơn thành nhóm 'đúng hạn' và 'trễ hạn' để tìm nguyên nhân gốc rễ.
Vì sao điều này quan trọng
Hỗ trợ trực tiếp KPI 'Tỷ lệ thanh toán đúng hạn' và giúp phân tích hóa đơn theo nhóm 'đúng hạn' và 'trễ hạn'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu. Logic: IF (Timestamp('Đã nhận thanh toán từ khách hàng') <= Date('Ngày đến hạn')) THEN true ELSE false.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Tiền tệ
Currency
|
Mã tiền tệ dùng cho các khoản tiền trên hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết đơn vị tiền tệ, chẳng hạn USD hoặc EUR, được dùng để ghi các khoản tiền trên hóa đơn. Đây là ngữ cảnh cần thiết để hiểu mọi chỉ số tài chính. Khi phân tích dữ liệu từ hoạt động ở nhiều quốc gia, thuộc tính Tiền tệ giúp diễn giải và so sánh chính xác các giá trị tài chính. Dashboard có thể dùng thuộc tính này để lọc theo tiền tệ hoặc áp dụng tỷ giá khi lập báo cáo hợp nhất.
Vì sao điều này quan trọng
Cung cấp ngữ cảnh cần thiết cho mọi thuộc tính tài chính, giúp diễn giải và phân tích chính xác trong môi trường đa tiền tệ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thường có trong cột INVOICE_CURRENCY_CODE của bảng RA_CUSTOMER_TRX_ALL.
Ví dụ
USDEURGBP
|
|||
Các hoạt động trong quy trình Order-to-Cash: lập hóa đơn và xuất hóa đơn
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Đã đóng hóa đơn
|
Hóa đơn được đóng chính thức khi số dư về 0 nhờ thanh toán, hóa đơn điều chỉnh giảm và/hoặc các khoản điều chỉnh. Đây là dấu mốc hoàn tất thành công vòng đời hóa đơn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là điểm kết thúc chính của quy trình. Tổng thời gian từ 'Đã lập hóa đơn' đến 'Đã đóng hóa đơn' là chỉ số quan trọng cho biết hiệu quả chung của chu trình lập hóa đơn từ đơn hàng đến thu tiền.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ trường STATUS trong bảng AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL khi giá trị chuyển thành 'CL' (Closed). Có thể dùng ngày của giao dịch cuối cùng dẫn đến việc đóng hóa đơn làm dấu thời gian.
Thu thập
Suy ra khi trạng thái trong AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL chuyển thành 'CL'; dấu thời gian lấy từ lần hạch toán liên quan cuối cùng.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã gửi hóa đơn cho khách hàng
|
Hoạt động này cho biết hóa đơn đã được gửi chính thức cho khách hàng, bằng bản in hoặc phương thức điện tử. Đây là thời điểm bắt đầu tính hạn thanh toán của khách hàng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng để đo thời gian gửi hóa đơn và khoảng thời gian từ lúc gửi đến khi nhận thanh toán. Mốc này giúp phân biệt chậm trễ trong xử lý nội bộ với hành vi thanh toán của khách hàng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Oracle EBS không phải lúc nào cũng ghi rõ sự kiện này trong một trường tiêu chuẩn. Có thể suy ra sự kiện từ dấu thời gian chạy chương trình đồng thời 'Invoice Print' hoặc từ cờ tùy chỉnh được đặt khi gửi hóa đơn điện tử.
Thu thập
Suy ra từ ngày hoàn tất chương trình in hóa đơn hoặc logic tùy chỉnh dùng để gửi hóa đơn điện tử.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã hạch toán/đối soát tiền
|
Khoản thanh toán đã nhận từ khách hàng được áp dụng thành công cho một hoặc nhiều hóa đơn cụ thể, làm giảm số dư còn phải thu. Đây là bước đối chiếu khoản thanh toán với khoản nợ. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là bước cuối trong quy trình thanh toán và rất quan trọng để đo Thời gian hạch toán tiền. Chậm trễ ở bước này có thể khiến số dư tài khoản khách hàng không chính xác và ảnh hưởng đến việc quản lý tín dụng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được ghi nhận rõ cùng dấu thời gian khi tạo bản ghi trong AR_RECEIVABLE_APPLICATIONS_ALL để liên kết phiếu thu tiền với một giao dịch.
Thu thập
Sự kiện là dấu thời gian tạo bản ghi (GL_DATE hoặc APPLY_DATE) trong AR_RECEIVABLE_APPLICATIONS_ALL.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã lập hóa đơn
|
Đánh dấu thời điểm tạo giao dịch hóa đơn mới trong hệ thống. Sự kiện này thường được kích hoạt bởi 'Autoinvoice Import Program' khi chương trình xử lý các dòng đơn hàng đã hoàn tất, hoặc khi người dùng nhập hóa đơn thủ công trong mô-đun Receivables. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là điểm bắt đầu của quy trình lập hóa đơn. Phân tích thời gian từ sự kiện này đến các sự kiện khác cho thấy toàn bộ vòng đời hóa đơn và giúp phát hiện điểm nghẽn ở giai đoạn đầu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được ghi nhận là ngày tạo giao dịch trong bảng Oracle Receivables RA_CUSTOMER_TRX_ALL. Có thể dùng TRX_DATE hoặc CREATION_DATE làm dấu thời gian sự kiện.
Thu thập
Sự kiện là dấu thời gian tạo bản ghi trong bảng RA_CUSTOMER_TRX_ALL.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã nhận thanh toán từ khách hàng
|
Khoản thanh toán của khách hàng đã được nhập vào hệ thống dưới dạng phiếu thu tiền. Ở bước này, khoản thanh toán có thể chưa được gắn với hóa đơn cụ thể. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng để tính số ngày thu tiền bình quân (DSO). Thời gian từ lúc lập hóa đơn đến khi nhận thanh toán là thước đo chính về hiệu quả thu hồi công nợ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được ghi nhận rõ cùng dấu thời gian khi tạo bản ghi trong bảng AR_CASH_RECEIPTS_ALL.
Thu thập
Sự kiện là dấu thời gian tạo bản ghi trong bảng AR_CASH_RECEIPTS_ALL.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã chỉnh sửa hóa đơn
|
Cho biết hóa đơn hiện có nhưng chưa hoàn tất đã được cập nhật hoặc sửa lại. Thay đổi có thể liên quan đến dòng hàng, số tiền hoặc thông tin lập hóa đơn trước khi hóa đơn được hoàn tất hoặc gửi đi. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Việc chỉnh sửa thường xuyên có thể cho thấy quy trình chưa hiệu quả, dữ liệu kém chất lượng hoặc người dùng thao tác sai. Phân tích hoạt động này giúp đo lường khối lượng làm lại và ảnh hưởng đến thời gian xử lý, đồng thời hỗ trợ các KPI như 'Tỷ lệ lỗi hóa đơn'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra bằng cách so sánh CREATION_DATE với LAST_UPDATE_DATE trong bảng RA_CUSTOMER_TRX_ALL đối với hóa đơn chưa hoàn tất. Nếu bật kiểm toán, các thay đổi có thể được theo dõi rõ hơn.
Thu thập
Suy ra bằng cách theo dõi các lần cập nhật qua LAST_UPDATE_DATE trong bảng RA_CUSTOMER_TRX_ALL.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã đảo khoản thanh toán
|
Cho biết khoản thanh toán đã nhận trước đó từ khách hàng bị đảo. Việc này thường xảy ra do không đủ tiền trong tài khoản (NSF) hoặc lỗi xử lý khác từ ngân hàng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Việc đảo khoản thanh toán gây gián đoạn dự báo dòng tiền và phát sinh thêm công việc hành chính. Theo dõi các sự kiện này giúp xác định khách hàng hoặc phương thức thanh toán có vấn đề.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là thao tác được ghi nhận rõ trong Oracle Receivables. Khi đảo khoản thanh toán, hệ thống tạo các bản ghi trong AR_CASH_RECEIPT_HISTORY_ALL với trạng thái cho biết đã đảo, chẳng hạn 'REVERSED'.
Thu thập
Được xác định khi trạng thái trong bảng AR_CASH_RECEIPT_HISTORY_ALL chuyển thành 'REVERSED'.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã duyệt hóa đơn
|
Đánh dấu hóa đơn được nhập thủ công hoặc đã qua bước rà soát chính thức và được duyệt nội bộ trước khi gửi cho khách hàng. Hoạt động này có thể thuộc Oracle Workflow đã cấu hình hoặc được ghi nhận bằng cách thay đổi trạng thái thủ công. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi thời gian duyệt là yếu tố then chốt để tính KPI 'Thời gian duyệt hóa đơn'. Chậm trễ ở bước này trực tiếp làm lùi thời điểm xuất hóa đơn cho khách hàng và kéo dài chu trình chuyển đổi tiền mặt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Cách ghi nhận thường tùy thuộc vào cấu hình. Có thể suy ra sự kiện từ thay đổi trạng thái trong các bảng workflow, chẳng hạn WF_ITEM_ACTIVITY_STATUSES, hoặc từ trường flexfield mô tả trên giao dịch hóa đơn trong RA_CUSTOMER_TRX_ALL.
Thu thập
Suy ra từ thay đổi trạng thái trong các bảng workflow hoặc trường trạng thái tùy chỉnh.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã gửi nhắc thanh toán
|
Đã gửi thư nhắc hoặc thông báo thu nợ cho khách hàng về hóa đơn quá hạn. Đây là hoạt động quan trọng trong quy trình thu hồi công nợ. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi hoạt động này rất quan trọng để đo lường hiệu quả của các chiến lược thu hồi công nợ. Qua đó, bạn có thể phân tích tỷ lệ thanh toán trước và sau khi gửi nhắc nhở.
Lấy dữ liệu ở đâu
Nếu dùng Oracle Advanced Collections, việc gửi thư nhắc nợ được ghi nhận thành sự kiện cụ thể. Nếu không có mô-đun này, hoạt động thường diễn ra ngoài hệ thống và có thể không được theo dõi đáng tin cậy.
Thu thập
Được ghi nhận là sự kiện Dunning Correspondence trong mô-đun Oracle Advanced Collections.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã phát sinh tranh chấp
|
Khách hàng chính thức khiếu nại hóa đơn, khiến hoạt động thu tiền bị tạm dừng cho đến khi giải quyết xong. Việc này thường được quản lý trong Oracle Advanced Collections hoặc ghi nhận bằng cách cập nhật trạng thái thủ công. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Tranh chấp ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền vì làm chậm thanh toán. Theo dõi tần suất tranh chấp và thời gian giải quyết giúp phát hiện vấn đề lặp lại về sản phẩm, dịch vụ hoặc độ chính xác của hóa đơn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Nếu dùng Oracle Advanced Collections, tranh chấp được ghi nhận thành giao dịch cụ thể. Nếu không, có thể suy ra từ trạng thái 'dispute' hoặc lệnh tạm giữ được áp dụng cho hóa đơn trong AR.
Thu thập
Được ghi nhận thành giao dịch trong Oracle Advanced Collections hoặc suy ra từ thay đổi trạng thái hóa đơn.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã tạo hóa đơn điều chỉnh giảm
|
Một giao dịch hóa đơn điều chỉnh giảm được tạo và thường áp dụng cho hóa đơn hiện có để sửa lỗi lập hóa đơn hoặc xử lý hàng trả lại. Đây là giao dịch riêng nhưng có liên quan trong Accounts Receivable. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Số lượng hóa đơn điều chỉnh giảm cao thường cho thấy vấn đề ở các khâu trước đó như hoàn tất đơn hàng, định giá hoặc độ chính xác của hóa đơn ban đầu. Phân tích các sự kiện này giúp tìm nguyên nhân gốc rễ gây thất thoát doanh thu và khiến khách hàng không hài lòng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được ghi nhận là giao dịch mới trong RA_CUSTOMER_TRX_ALL, trong đó CUST_TRX_TYPE_ID liên kết đến loại giao dịch có lớp 'CM' (Credit Memo). Trường PREVIOUS_CUSTOMER_TRX_ID liên kết giao dịch này với hóa đơn ban đầu.
Thu thập
Sự kiện là việc tạo bản ghi trong RA_CUSTOMER_TRX_ALL với loại giao dịch hóa đơn điều chỉnh giảm.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã tạo khoản xóa nợ
|
Một khoản điều chỉnh được thực hiện để xóa toàn bộ hoặc một phần số dư hóa đơn còn lại thành nợ khó đòi. Việc này thường diễn ra sau khi đã dùng hết các biện pháp thu hồi công nợ. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Các khoản xóa nợ là tổn thất doanh thu trực tiếp. Phân tích tần suất và giá trị của chúng giúp điều chỉnh chính sách tín dụng và hiểu rõ tác động tài chính của các khoản nợ không thể thu hồi.
Lấy dữ liệu ở đâu
Khoản này được ghi nhận là một loại giao dịch điều chỉnh cụ thể trên hóa đơn. Có thể tìm sự kiện trong bảng AR_ADJUSTMENTS_ALL, liên kết với loại hoạt động phải thu được định nghĩa cho việc xóa nợ.
Thu thập
Sự kiện là việc tạo bản ghi trong AR_ADJUSTMENTS_ALL với loại hoạt động 'Write-Off'.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đến hạn thanh toán
|
Sự kiện được tính toán để đánh dấu ngày hóa đơn đến hạn theo điều khoản thanh toán. Sự kiện này không tương ứng với thao tác của người dùng hay hệ thống, nhưng là một mốc thời gian quan trọng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Sự kiện này cần thiết để tính tỷ lệ thanh toán đúng hạn và phân tích hành vi thanh toán của khách hàng. Đây là mốc chuẩn để xác định khoản thanh toán sớm, đúng hạn hay trễ hạn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này không được ghi nhận trực tiếp. Sự kiện được tính bằng cách so sánh ngày hệ thống với trường TERM_DUE_DATE trong bảng AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL của hóa đơn tương ứng.
Thu thập
Được xác định bằng cách so sánh dấu thời gian hiện tại với AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.TERM_DUE_DATE.
Loại sự kiện
calculated
|
|||
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Sẵn sàng bắt đầu?
Dùng mẫu này để bắt đầu hành trình process mining cho quy trình Order-to-Cash: lập hóa đơn và xuất hóa đơn. Bắt đầu khám phá thông tin và nâng cao hiệu quả vận hành ngay hôm nay.
Đẩy nhanh quy trình lập hóa đơn Order to Cash ngay hôm nay
Rút ngắn 30% chu kỳ lập hóa đơn và đẩy nhanh thu tiền.
Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ trong vài phút.