Mẫu dữ liệu quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký

Mã bút toán là thuộc tính quan trọng giúp nhận diện duy nhất từng giao dịch tài chính. Mã này liên kết mọi hoạt động liên quan, như tạo, phê duyệt và hạch toán, thành một hồ sơ thống nhất.

Trong phân tích process mining, mã này giúp tái dựng toàn bộ hành trình của từng bút toán. Đây là cơ sở để tính các chỉ số ở cấp hồ sơ như thời gian xử lý, nhận diện các biến thể quy trình và đánh giá mức độ tuân thủ mô hình quy trình mong muốn. Nếu không có mã hồ sơ duy nhất, bạn không thể lần theo chuỗi sự kiện của một giao dịch cụ thể.

Mã này cần thiết để theo dõi toàn bộ vòng đời của từng bút toán, từ đó phân tích luồng quy trình, thời lượng và các biến thể.

Thường nằm trong bảng phần đầu của chứng từ tài chính hoặc kế toán. Mã này có thể là khóa ghép từ số chứng từ, mã công ty và năm tài chính.

Tên hoạt động mô tả một bước trong vòng đời bút toán, chẳng hạn như “Đã tạo bút toán”, “Đã gửi bút toán để phê duyệt” hoặc “Đã hạch toán bút toán”. Mỗi hoạt động thể hiện một thay đổi trạng thái hoặc hành động riêng trên bút toán.

Thuộc tính này là nền tảng của process mining vì xác định các nút trên sơ đồ quy trình. Phân tích thứ tự và tần suất hoạt động giúp bạn khám phá luồng quy trình thực tế, tìm điểm nghẽn giữa các bước, phát hiện sai lệch so với quy trình chuẩn và đo thời gian ở từng giai đoạn.

Thuộc tính này xác định các bước trên sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa luồng quy trình, tìm điểm nghẽn và phân tích sai lệch.

Thường được lấy từ nhật ký thay đổi trạng thái, bảng sự kiện, mã giao dịch hoặc lịch sử workflow gắn với chứng từ bút toán.

Thời điểm sự kiện, hay dấu thời gian, ghi lại chính xác ngày giờ một hoạt động được thực hiện. Thông tin này xác định thứ tự thời gian của các sự kiện trong từng hồ sơ, giúp tái dựng luồng quy trình chính xác.

Khi phân tích, dấu thời gian được dùng để tính thời lượng giữa các hoạt động, đo tổng thời gian xử lý và tìm độ trễ hoặc điểm nghẽn. Ví dụ, khoảng thời gian từ lúc “Gửi bút toán để phê duyệt” đến khi “Bút toán được phê duyệt” cho biết thời gian phê duyệt. Dấu thời gian chính xác là nền tảng để phân tích quy trình theo thời gian và đo lường hiệu suất.

Dấu thời gian này cần thiết để sắp xếp sự kiện, tính thời gian xử lý và thời lượng, đồng thời phát hiện độ trễ trong quy trình.

Có thể tìm thấy trong nhật ký sự kiện, bảng lịch sử giao dịch hoặc bản ghi thay đổi chứng từ. Các trường thường có tên như “Ngày tạo”, “Ngày thay đổi” hoặc “Dấu thời gian”.

Thuộc tính Hệ thống nguồn xác định ứng dụng hoặc phân hệ nơi dữ liệu bút toán được tạo ra. Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, dữ liệu tài chính có thể đến từ nhiều hệ thống ERP, sổ phụ hoặc ứng dụng bên thứ ba.

Thuộc tính này hỗ trợ nhiều góc nhìn phân tích. Bạn có thể so sánh hiệu quả và mức độ tuân thủ quy trình giữa các hệ thống nguồn. Chẳng hạn, bạn có thể kiểm tra xem bút toán từ sổ phụ tự động có được xử lý nhanh hơn bút toán tạo thủ công hay không. Thuộc tính này cũng rất quan trọng với quản trị dữ liệu và xử lý sự cố, vì giúp truy ngược dữ liệu về nguồn.

Cho biết nguồn gốc dữ liệu, giúp so sánh quy trình giữa các hệ thống và hỗ trợ quản trị dữ liệu.

Thông tin này thường được chỉ định khi thiết lập trích xuất dữ liệu hoặc có sẵn dưới dạng trường tiêu chuẩn trong kho dữ liệu hợp nhất thông tin từ nhiều hệ thống.

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ của lần trích xuất hoặc làm mới dữ liệu gần nhất. Nhờ đó, bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào.

Khi phân tích, cần biết dữ liệu có được cập nhật kịp thời hay không để diễn giải kết quả chính xác. Dấu thời gian này cho biết bạn đang xem thông tin gần thời gian thực hay ảnh chụp dữ liệu tại một thời điểm cụ thể. Điều này ảnh hưởng đến mức độ phù hợp của bảng điều khiển và KPI về lượng việc tồn đọng hoặc hiệu suất quy trình hiện tại.

Cho biết dữ liệu mới đến mức nào, giúp người dùng hiểu phân tích quy trình phản ánh tình hình hiện tại ra sao.

Thông tin này thường được công cụ trích xuất dữ liệu hoặc nền tảng tích hợp tạo và lưu trong quá trình tải dữ liệu.

Thuộc tính này ghi nhận giá trị tài chính của bút toán. Tùy hệ thống và mô hình dữ liệu, giá trị có thể là tổng ghi nợ, tổng ghi có hoặc tổng giá trị tuyệt đối.

Phân tích quy trình theo giá trị tiền tệ có thể cho thấy nhiều thông tin hữu ích. Thuộc tính này giúp ưu tiên cải tiến bằng cách tập trung vào các giao dịch giá trị cao. Chẳng hạn, bạn có thể kiểm tra xem bút toán giá trị cao có mất nhiều thời gian phê duyệt hơn hoặc có tỷ lệ bị từ chối cao hơn không. Thuộc tính này cũng cần thiết để phân tích tính trọng yếu và nhận diện giao dịch có rủi ro tài chính cao hơn.

Thuộc tính này rất quan trọng khi phân tích tính trọng yếu, giúp ưu tiên cải tiến quy trình cho giao dịch giá trị cao và đánh giá tác động tài chính.

Thường có trong bảng phần đầu bút toán. Có thể cần tính bằng cách cộng giá trị các khoản mục.

Loại bút toán phân nhóm giao dịch theo mục đích hoặc bản chất nghiệp vụ. Các loại phổ biến gồm bút toán thủ công thông thường, bút toán tự động từ sổ phụ, bút toán trích trước, bút toán phân loại lại và bút toán đảo.

Thuộc tính này là tiêu chí hữu ích để lọc và phân nhóm khi phân tích quy trình. So sánh luồng quy trình và chỉ số hiệu suất giữa các loại bút toán giúp doanh nghiệp tìm ra những điểm đáng chú ý. Chẳng hạn, bút toán trích trước có thể mất nhiều thời gian phê duyệt hơn, hoặc bút toán định kỳ có tỷ lệ tự động hóa cao hơn. Từ đó, bạn có thể tập trung cải tiến vào từng nhóm giao dịch cụ thể.

Cho phép phân nhóm phân tích để so sánh quy trình giữa các loại giao dịch, như bút toán trích trước và bút toán thông thường, từ đó xác định điểm cần cải tiến.

Thường nằm trong dữ liệu phần đầu bút toán. Tên trường có thể là “Loại chứng từ”, “Danh mục bút toán” hoặc “Loại bút toán”.

Mã công ty đại diện cho một pháp nhân hoặc đơn vị kinh doanh riêng trong tổ chức. Giao dịch tài chính được ghi nhận ở cấp mã công ty để lập báo cáo tài chính riêng.

Trong process mining, Mã công ty là thuộc tính quan trọng để phân tích theo tổ chức. Thuộc tính này cho phép so sánh hiệu suất quy trình giữa các pháp nhân, khu vực hoặc công ty con. Chẳng hạn, nhà phân tích có thể so sánh tỷ lệ từ chối hoặc thời gian phê duyệt giữa đơn vị tại Mỹ và Đức để tìm cách làm hiệu quả hoặc điểm cần cải thiện. Việc này giúp chuẩn hóa quy trình và đảm bảo tuân thủ trong toàn tổ chức.

Cho phép so sánh hiệu suất và đối chiếu quy trình giữa các pháp nhân, công ty con hoặc khu vực.

Đây là trường tiêu chuẩn trong phần đầu của hầu hết chứng từ tài chính trên hệ thống ERP.

Thuộc tính Tên người dùng xác định người thực hiện một bước trong quy trình. Đó có thể là người tạo bút toán, người gửi bút toán, quản lý phê duyệt hoặc kế toán hạch toán.

Phân tích hiệu suất quy trình theo người dùng giúp bạn hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, năng suất của nhóm và nhu cầu đào tạo của từng người. Phân tích này có thể giúp nhận diện người làm việc hiệu quả, người cần được hỗ trợ thêm hoặc các hoạt động thường do một số người cụ thể đảm nhiệm. Đây là thông tin quan trọng để quản lý tài nguyên và cải thiện hiệu suất.

Thuộc tính này giúp phân tích cách phân bổ khối lượng công việc, hiệu suất nhóm và xác định nhu cầu đào tạo.

Thường có trong nhật ký thay đổi chứng từ hoặc bảng lịch sử workflow, gắn với các trường như “Người tạo”, “Người thay đổi” hoặc “Mã người dùng”.

Thuộc tính Tiền tệ cho biết đơn vị tiền tệ của Giá trị bút toán. Đây là thông tin cần thiết để hiểu và so sánh chính xác các giá trị tài chính, đặc biệt trong các tổ chức đa quốc gia.

Khi phân tích, thuộc tính này cung cấp ngữ cảnh cần thiết cho Giá trị bút toán. Bạn có thể lọc giao dịch theo tiền tệ. Đây cũng là điều kiện cần để tổng hợp hoặc so sánh giá trị giữa các khu vực. Để phân tích toàn cầu có ý nghĩa, có thể cần quy đổi các khoản tiền về cùng một đồng tiền báo cáo.

Cung cấp ngữ cảnh cần thiết cho giá trị bút toán, giúp phân tích tài chính và so sánh giữa các loại tiền tệ chính xác hơn.

Đây là trường tiêu chuẩn trong phần đầu chứng từ tài chính, thường có tên “Mã tiền tệ” hoặc “Khóa tiền tệ”.

Trạng thái bút toán cho biết tình trạng của giao dịch tại một thời điểm cụ thể hoặc kết quả cuối cùng. Trạng thái thường phản ánh các mốc quan trọng trong quy trình, chẳng hạn như “Đang xử lý”, “Đã gửi phê duyệt”, “Đã hạch toán” hoặc “Đã đảo”.

Thuộc tính này giúp bạn nắm được khối lượng công việc và lượng việc tồn đọng hiện tại. Quản lý có thể lọc các bút toán ở trạng thái “Đang xử lý” hoặc “Chờ phê duyệt” để theo dõi công việc chưa hoàn tất. Phân tích trạng thái cuối cùng giúp hiểu kết quả quy trình, chẳng hạn tính tỷ lệ bút toán đã hạch toán so với bút toán bị xóa hoặc bị đảo.

Giúp nắm được khối lượng công việc và lượng việc tồn đọng bằng cách theo dõi trạng thái từng bút toán, chẳng hạn “Chờ phê duyệt” hoặc “Đã hạch toán”.

Có trong dữ liệu phần đầu bút toán. Tên trường thường gặp gồm “Trạng thái chứng từ” hoặc “Trạng thái hạch toán”.

Thuộc tính Có tự động hóa là cờ đúng/sai, giúp phân biệt hoạt động do hệ thống tự động thực hiện, chẳng hạn bot hoặc sổ phụ tích hợp, với hoạt động do người dùng làm thủ công.

Thuộc tính này cần thiết để đo mức độ tự động hóa trong quy trình bút toán. Bạn có thể dùng thuộc tính này để tính KPI Tỷ lệ tự động hóa và tìm cơ hội tự động hóa thêm. So sánh thời gian xử lý và tỷ lệ lỗi giữa hoạt động tự động với hoạt động thủ công giúp doanh nghiệp xây dựng cơ sở rõ ràng để đầu tư vào công nghệ tự động hóa, nâng cao hiệu quả và giảm lỗi do con người.

Giúp đo tỷ lệ tự động hóa của quy trình và tìm cơ hội tự động hóa tác vụ thủ công, qua đó tăng hiệu quả và giảm lỗi.

Thường được xác định bằng cách kiểm tra xem “Tên người dùng” có phải là tài khoản hệ thống hoặc tài khoản dịch vụ hay không, hoặc giao dịch có đến từ hệ thống nguồn tự động hay không.

Lý do từ chối là mã hoặc nội dung giải thích vì sao bút toán không được phê duyệt. Các lý do thường gặp gồm gán sai tài khoản, thiếu chứng từ hoặc vi phạm chính sách.

Thuộc tính này là dữ liệu đầu vào chính để phân tích nguyên nhân gốc rễ của việc làm lại và những điểm kém hiệu quả trong quy trình. Phân tích tần suất của từng lý do từ chối giúp doanh nghiệp xác định các nguồn gây lỗi phổ biến nhất. Thông tin này rất hữu ích để xây dựng biện pháp phù hợp, chẳng hạn cải thiện tài liệu đào tạo, làm rõ chính sách hoặc thiết lập kiểm soát trong hệ thống để ngăn lỗi từ đầu. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp các KPI như Tỷ lệ từ chối và Tỷ lệ làm lại.

Thuộc tính này rất quan trọng để tìm nguyên nhân gốc rễ của việc làm lại, nhận diện lỗi phổ biến và xây dựng chương trình đào tạo hoặc cải tiến hệ thống phù hợp.

Thường có trong nhật ký workflow hoặc lịch sử phê duyệt của bút toán. Đây có thể là trường nhập văn bản tự do hoặc lựa chọn từ danh sách có sẵn.

Ngày hạch toán là ngày kế toán chính thức của một giao dịch. Ngày này xác định kỳ tài chính mà bút toán được ghi nhận trên báo cáo tài chính. Ngày hạch toán có thể khác ngày tạo bút toán hoặc ngày giao dịch thực tế diễn ra.

Phân tích ngày hạch toán rất quan trọng để kiểm soát tài chính và đánh giá tính kịp thời. Khoảng cách giữa ngày tạo hoặc ngày phê duyệt với ngày hạch toán có thể là KPI quan trọng, cho thấy độ trễ ở bước cuối của quy trình. Ngày này cũng được dùng để phân tích tỷ lệ hạch toán đúng hạn và tìm các bút toán ghi lùi ngày hoặc hạch toán sai kỳ, vốn có thể gây lo ngại về tuân thủ.

Ngày này rất quan trọng để tính độ trễ hạch toán và đảm bảo bút toán được ghi nhận đúng kỳ tài chính, giúp báo cáo chính xác.

Đây là trường tiêu chuẩn bắt buộc trong phần đầu của mọi chứng từ tài chính trên hệ thống ERP.

Thuộc tính Phòng ban liên kết bút toán với một đơn vị kinh doanh, bộ phận chức năng hoặc trung tâm chi phí cụ thể. Dữ liệu tổ chức này giúp xác định bộ phận chịu trách nhiệm cho các hoạt động tài chính trong công ty.

Tương tự Mã công ty, thuộc tính Phòng ban cho phép phân tích dữ liệu quy trình theo nhiều nhóm chi tiết hơn. Bạn có thể dùng thuộc tính này để so sánh hiệu quả quy trình, tỷ lệ làm lại hoặc thời gian phê duyệt giữa các phòng ban. Qua đó, bạn có thể tìm ra cách làm hiệu quả hoặc xác định nhóm cần được hỗ trợ và hướng dẫn thêm về quy trình.

Cho phép phân tích quy trình và so sánh hiệu suất giữa các đơn vị kinh doanh, giúp phát hiện vấn đề riêng của từng phòng ban hoặc tìm ra cách làm hiệu quả.

Có thể tìm thấy trong dữ liệu phần đầu bút toán hoặc dữ liệu khoản mục. Thông tin này có thể được suy ra từ người tạo bút toán hoặc trung tâm chi phí được gán cho giao dịch.