Mẫu dữ liệu Order to Cash - lập hóa đơn và xuất hóa đơn

Mã hóa đơn là mã chữ và số duy nhất được gán cho mỗi hóa đơn. Mã này đóng vai trò khóa trung tâm, liên kết mọi hoạt động liên quan, từ tạo và phê duyệt đến thanh toán và đóng hóa đơn, thành một phiên bản quy trình hoặc hồ sơ duy nhất.

Trong phân tích process mining, Mã hóa đơn rất cần thiết để tái dựng toàn bộ hành trình của từng hóa đơn. Nhờ đó, chuyên viên phân tích có thể trực quan hóa luồng quy trình, tìm các điểm khác biệt và tính chỉ số ở cấp hồ sơ như thời gian xử lý. Lọc theo từng Mã hóa đơn cũng giúp đi sâu vào các trường hợp có vấn đề để tìm nguyên nhân chậm trễ hoặc sai sót.

Đây là khóa duy nhất để theo dõi toàn bộ vòng đời hóa đơn, đồng thời là nền tảng thiết yếu cho mọi phân tích quy trình lập hóa đơn.

Thường nằm trong bảng tiêu đề của chứng từ lập hóa đơn hoặc hóa đơn trong hệ thống ERP hay hệ thống tài chính nguồn.

Tên hoạt động mô tả một bước hoặc tác vụ cụ thể trong quy trình lập hóa đơn, chẳng hạn như 'Đã tạo hóa đơn', 'Hóa đơn đã gửi cho khách hàng' hoặc 'Đã phân bổ thanh toán cho hóa đơn'. Mỗi sự kiện trong nhật ký quy trình được gắn với một hoạt động, tạo thành chuỗi các bước cấu thành luồng quy trình.

Phân tích chuỗi hoạt động là trọng tâm của process mining. Việc này cho thấy hóa đơn thực sự đi qua những bước nào, giúp nhận diện quy trình chuẩn, điểm khác biệt, vòng lặp làm lại và điểm nghẽn. Hiểu rõ hoạt động nào diễn ra, theo thứ tự nào và với tần suất ra sao là nền tảng để khám phá quy trình, kiểm tra mức độ tuân thủ và tìm cơ hội cải tiến.

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích hành trình hóa đơn từ lúc tạo đến khi đóng.

Thông tin thường được suy ra từ thay đổi trạng thái chứng từ, mã giao dịch hoặc nhật ký sự kiện cụ thể trong hệ thống nguồn.

Thời điểm sự kiện, hay dấu thời gian, ghi lại chính xác ngày giờ một hoạt động được thực hiện hoặc trạng thái thay đổi. Dữ liệu thời gian này rất quan trọng để hiểu thời điểm và thời lượng của từng bước trong quy trình.

Khi phân tích, Thời điểm sự kiện được dùng để sắp xếp hoạt động theo trình tự thời gian, tính thời gian giữa các bước, thời lượng của từng hoạt động và tổng thời gian xử lý từ đầu đến cuối của mỗi hồ sơ. Đây cũng là cơ sở để xác định điểm nghẽn, đo lường hiệu suất theo thỏa thuận mức dịch vụ và phân tích xu hướng theo thời gian. Nếu dấu thời gian không chính xác, bạn không thể phân tích hiệu suất và thời lượng.

Dấu thời gian này rất quan trọng để tính mọi chỉ số dựa trên thời gian, như thời gian xử lý và thời lượng, vốn cần thiết để xác định điểm nghẽn.

Thường nằm cạnh các trường hoạt động hoặc trạng thái trong nhật ký giao dịch, chứng từ thay đổi hoặc bảng tiêu đề và chi tiết chứng từ.

Thuộc tính này xác định ứng dụng hoặc hệ thống nghiệp vụ nơi dữ liệu sự kiện được tạo ra, chẳng hạn như ERP, CRM hoặc nền tảng lập hóa đơn tùy chỉnh. Trong môi trường có nhiều hệ thống tích hợp, trường này giúp phân biệt các nguồn dữ liệu.

Hiểu rõ hệ thống nguồn rất quan trọng để xác thực dữ liệu, quản trị dữ liệu và xử lý sự cố. Khi kết hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống, thuộc tính này cung cấp bối cảnh và giúp giải thích những khác biệt có thể có về mức độ chi tiết hoặc thuật ngữ. Thuộc tính này cũng hỗ trợ phân tích sâu hơn các khác biệt trong quy trình có thể xuất phát từ hệ thống được dùng cho từng giao dịch.

Thuộc tính này cho biết dữ liệu đến từ đâu, giúp xác thực dữ liệu và phân tích các quy trình trải dài trên nhiều hệ thống.

Thông tin này có thể được lưu trong một trường của bảng nguồn hoặc được thêm vào trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL).

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ của lần trích xuất hoặc làm mới dữ liệu gần nhất, cho biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào.

Trong mọi dự án process mining, biết dữ liệu được cập nhật gần đây hay chưa là điều quan trọng đối với việc báo cáo và phân tích. Thuộc tính này giúp người dùng hiểu khoảng thời gian mà dữ liệu bao quát, đồng thời bảo đảm quyết định dựa trên thông tin mới nhất. Thuộc tính này cũng rất cần thiết để theo dõi luồng dữ liệu và bảo đảm các quy trình trích xuất dữ liệu hoạt động như dự kiến.

Thuộc tính này cho biết dữ liệu mới đến mức nào, giúp bảo đảm việc phân tích và ra quyết định dựa trên thông tin hiện có mới nhất.

Dấu thời gian này thường được tạo và thêm vào tập dữ liệu trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL).

Ngày đến hạn thanh toán là ngày quan trọng được tính dựa trên ngày lập hóa đơn và điều khoản thanh toán đã thỏa thuận. Đây là hạn cuối để nhận thanh toán trước khi hóa đơn bị quá hạn.

Thuộc tính này rất cần thiết để theo dõi hiệu quả thu hồi công nợ và quản lý dòng tiền. Thuộc tính này được dùng để tính các chỉ số quan trọng như số ngày thu tiền bình quân (DSO) và tỷ lệ thanh toán đúng hạn. Bằng cách so sánh ngày thanh toán thực tế với ngày đến hạn, doanh nghiệp có thể xác định các khoản thanh toán trễ, phân tích thói quen thanh toán của từng khách hàng và đánh giá hiệu quả của chiến lược thu hồi công nợ.

Ngày này là mốc để đo lường hiệu quả thanh toán, tính DSO và xác định hóa đơn quá hạn, những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền.

Có trong dữ liệu tiêu đề hóa đơn. Ngày này có thể được nhập trực tiếp hoặc tính từ ngày lập hóa đơn và điều khoản thanh toán.

Thuộc tính này xác định người hoặc tác nhân hệ thống tự động đã thực hiện một tác vụ trong quy trình. Đó có thể là người tạo hóa đơn, người phê duyệt hoặc người phân bổ khoản thanh toán.

Phân tích hoạt động theo người dùng giúp hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, hiệu suất cá nhân và nhu cầu đào tạo. Qua đó, bạn có thể xác định người dùng hoặc nhóm làm việc hiệu quả và những người cần được hỗ trợ thêm. Thuộc tính này cũng rất quan trọng đối với việc tuân thủ và kiểm toán, vì giúp truy vết người thực hiện các thao tác quan trọng trong quy trình.

Thuộc tính này cho thấy hiệu suất và khối lượng công việc của nhân sự, giúp phân tích hiệu quả của nhóm và xác định nhu cầu đào tạo.

Thường có trong nhật ký thay đổi hoặc bảng lịch sử chứng từ, gắn với từng sự kiện hoặc giao dịch được ghi nhận.

Số tiền hóa đơn là tổng số tiền khách hàng dự kiến phải thanh toán. Đây là chỉ số tài chính quan trọng gắn với từng hồ sơ hóa đơn.

Thuộc tính này là nền tảng cho phân tích tài chính trong process mining. Bạn có thể phân nhóm hóa đơn theo giá trị, chẳng hạn giá trị cao và thấp, để xem chúng có đi theo các luồng quy trình khác nhau hoặc có thời gian xử lý khác nhau hay không. Thuộc tính này cũng được dùng để tính các chỉ số hiệu suất chính như số ngày thu tiền bình quân (DSO) và phân tích ảnh hưởng tài chính của những điểm kém hiệu quả trong quy trình, chẳng hạn chậm thu tiền từ các hóa đơn giá trị lớn.

Thuộc tính này hỗ trợ phân tích ảnh hưởng tài chính, giúp bạn ưu tiên vấn đề theo giá trị tiền tệ và hiểu giá trị hóa đơn khác nhau ảnh hưởng đến quy trình ra sao.

Thường nằm trong phần tiêu đề của bảng hóa đơn hoặc chứng từ lập hóa đơn trong hệ thống tài chính nguồn.

Thuộc tính này chứa tên pháp lý hoặc tên giao dịch của khách hàng được lập hóa đơn. Đây là tên dễ đọc để nhận diện đối tác kinh doanh trong giao dịch.

Phân tích quy trình theo Tên khách hàng giúp xác định liệu một số khách hàng có thường gặp sai lệch quy trình, chậm thanh toán hoặc tranh chấp hay không. Thông tin này có thể hỗ trợ xây dựng chiến lược quản lý quan hệ khách hàng và điều chỉnh cách liên lạc hoặc quy trình cho từng tài khoản. Thuộc tính này cũng giúp so sánh hiệu suất giữa các nhóm khách hàng.

Thuộc tính này hỗ trợ phân tích theo từng khách hàng, giúp xác định xu hướng, chậm trễ hoặc vấn đề riêng của một số khách hàng hay nhóm khách hàng.

Lấy từ dữ liệu chủ khách hàng và liên kết với chứng từ hóa đơn qua mã khách hàng.

Thuộc tính Tiền tệ cho biết đơn vị tiền tệ của Số tiền hóa đơn. Thuộc tính này cung cấp bối cảnh cần thiết để hiểu các giá trị tài chính, đặc biệt tại các tổ chức hoạt động trên nhiều quốc gia và sử dụng nhiều loại tiền tệ.

Khi phân tích, trường Tiền tệ rất cần thiết để tổng hợp và so sánh dữ liệu tài chính chính xác. Trước khi tính tổng giá trị hoặc so sánh số tiền hóa đơn giữa các khu vực, bạn cần quy đổi tất cả giá trị về cùng một loại tiền tệ. Thuộc tính này rất quan trọng để lập báo cáo tài chính chính xác và phân tích hiệu suất quy trình theo tiền tệ hoặc khu vực.

Thuộc tính này cung cấp bối cảnh cần thiết cho mọi giá trị tài chính, giúp phân tích và báo cáo số liệu tiền tệ chính xác, đặc biệt trong hoạt động đa quốc gia.

Nằm trong phần tiêu đề của bảng hóa đơn hoặc chứng từ lập hóa đơn, thường cạnh các trường số tiền.

Trạng thái hóa đơn cho biết tình trạng hiện tại của hóa đơn trong toàn bộ quy trình. Thuộc tính này cho biết hóa đơn đang ở bước nào, chẳng hạn như chờ phê duyệt, chờ thanh toán, đã thanh toán đủ hoặc đã hủy.

Thuộc tính này hữu ích khi tạo cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc và tình hình tài chính hiện tại. Bảng điều khiển thường dùng trường này để hiển thị số lượng và giá trị hóa đơn theo trạng thái, chẳng hạn tổng giá trị hóa đơn đang mở hoặc quá hạn. Trong process mining, phân tích các lần chuyển trạng thái giúp bạn có cái nhìn khái quát, đơn giản hơn về luồng quy trình.

Thuộc tính này giúp bạn nhanh chóng biết hóa đơn đang ở bước nào trong quy trình, hữu ích cho bảng điều khiển vận hành và theo dõi trạng thái tổng quan.

Đây là trường tiêu chuẩn trong phần tiêu đề của hầu hết các bảng hóa đơn hoặc chứng từ lập hóa đơn.

IsRework là cờ đúng/sai, có giá trị đúng nếu hóa đơn đã trải qua một hoặc nhiều vòng xử lý lại. Việc xử lý lại bao gồm các hoạt động sửa lỗi hoặc lặp lại một bước vốn chỉ nên thực hiện một lần, chẳng hạn như gửi lại hóa đơn để phê duyệt sau khi bị từ chối.

Thuộc tính này đo trực tiếp mức độ kém hiệu quả của quy trình. Bạn có thể lọc các trường hợp IsRework có giá trị đúng để nhanh chóng tìm hóa đơn có vấn đề và điều tra nguyên nhân gốc rễ. Tỷ lệ xử lý lại, tức phần trăm trường hợp phải xử lý lại, là KPI quan trọng để đo chất lượng quy trình, tìm cơ hội tinh gọn vận hành và giảm công sức lãng phí.

Thuộc tính này đánh dấu trực tiếp các điểm kém hiệu quả, giúp bạn dễ dàng tìm và phân tích những trường hợp phát sinh thêm công việc không tạo ra giá trị.

Thuộc tính này thường không có sẵn trong hệ thống nguồn. Bạn cần suy ra thuộc tính trong bước chuyển đổi dữ liệu bằng cách tìm các chuỗi hoạt động cho thấy có xử lý lại.

Điều khoản thanh toán quy định các điều kiện mà bên bán và bên mua đã thống nhất khi thanh toán hóa đơn. Các điều kiện này bao gồm thời hạn thanh toán và mức chiết khấu nếu thanh toán sớm.

Phân tích quy trình theo điều khoản thanh toán có thể cho thấy điều khoản nào gắn với chu kỳ thanh toán dài hơn hoặc tỷ lệ thanh toán trễ cao hơn. Thông tin này giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược điều khoản thanh toán để cải thiện dòng tiền. Đây cũng là bối cảnh quan trọng khi tìm hiểu lý do một số hóa đơn bị quá hạn.

Thuộc tính này ảnh hưởng đến ngày đến hạn thanh toán và thói quen thanh toán của khách hàng, nên rất quan trọng để hiểu và cải thiện tỷ lệ thanh toán đúng hạn.

Thường được lưu trong dữ liệu chủ khách hàng và phần tiêu đề của từng chứng từ hóa đơn.

Thuộc tính này xác định đơn vị nội bộ cụ thể đã phát hành hóa đơn hoặc chịu trách nhiệm về giao dịch. Ví dụ gồm mã công ty, đơn vị kinh doanh hoặc tổ chức bán hàng.

Phân tích quy trình theo đơn vị tổ chức giúp bạn so sánh hiệu suất giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Qua đó, bạn có thể xác định đơn vị nào làm việc hiệu quả nhất, đơn vị nào phải xử lý lại nhiều nhất hoặc gặp khó khăn nhất với các khoản thanh toán trễ. Đây là cơ sở để quy trách nhiệm cho từng đơn vị và chuẩn hóa quy trình trong toàn doanh nghiệp.

Thuộc tính này giúp so sánh hiệu suất giữa các đơn vị kinh doanh, từ đó tìm ra cách làm hiệu quả và những điểm cần cải thiện.

Đây là trường dữ liệu tổ chức cơ bản, có trong phần đầu của hầu hết chứng từ tài chính trên hệ thống ERP.

Khu vực khách hàng cho biết vị trí địa lý của khách hàng. Bạn có thể xác định theo nhiều cấp độ, chẳng hạn như quốc gia, tỉnh bang hoặc vùng bán hàng do doanh nghiệp quy định.

Thuộc tính này giúp phân nhóm khách hàng. Khi phân tích quy trình lập hóa đơn theo khu vực, bạn có thể thấy sự khác biệt về hiệu suất giữa các địa bàn, chẳng hạn như thời gian thanh toán, tỷ lệ tranh chấp hoặc mức độ tuân thủ quy trình. Từ đó, bạn có thể xây dựng chiến lược thu hồi công nợ và chăm sóc khách hàng phù hợp với từng khu vực, đồng thời tìm ra cách làm hiệu quả ở những nơi có kết quả tốt để áp dụng ở nơi khác.

Thuộc tính này hỗ trợ phân tích theo khu vực, giúp bạn nhận ra khác biệt giữa các địa bàn về hành vi thanh toán, hiệu quả quy trình và mức độ tuân thủ.

Lấy từ dữ liệu danh mục khách hàng, thường dựa trên địa chỉ của khách hàng.

Số đơn hàng bán tham chiếu đến chứng từ trước đó trong chuỗi Order-to-Cash, là chứng từ dẫn đến việc tạo hóa đơn. Thuộc tính này liên kết quy trình lập hóa đơn với quy trình bán hàng.

Thuộc tính này rất quan trọng để có cái nhìn xuyên suốt quy trình Order-to-Cash. Khi liên kết hóa đơn với đơn hàng bán, tổ chức có thể phân tích toàn bộ vòng đời từ lúc khách hàng đặt hàng đến khi thanh toán xong. Nhờ đó, bạn có thể phân tích đầy đủ hơn và xác định vấn đề trong quy trình bán hàng hoặc xử lý đơn hàng ảnh hưởng thế nào đến việc lập hóa đơn và thu hồi công nợ.

Thuộc tính này liên kết quy trình lập hóa đơn với quy trình bán hàng trước đó, giúp phân tích toàn bộ quy trình Order-to-Cash từ đầu đến cuối.

Thông tin tham chiếu này thường được lưu trong phần tiêu đề hoặc các dòng hàng của chứng từ hóa đơn, liên kết hóa đơn với bảng chứng từ bán hàng.