Mẫu dữ liệu tuyển dụng đến nghỉ việc, quản lý vị trí

Mã vị trí là khóa duy nhất được gán cho từng vị trí để phân biệt với các vị trí khác. Mã này liên kết mọi hoạt động và sự kiện trong vòng đời của một vị trí, từ lúc gửi yêu cầu đến khi đóng vị trí.

Trong process mining, mỗi nhật ký sự kiện cần có mã hồ sơ để nhóm các hoạt động liên quan thành một trường hợp quy trình. Dùng Mã vị trí làm mã hồ sơ giúp nhà phân tích theo dõi toàn bộ hành trình của từng vị trí. Nhờ đó, họ có thể trực quan hóa luồng quy trình, tính thời gian xử lý của từng vị trí và xác định các luồng phổ biến hoặc điểm khác biệt.

Mã này cần thiết để nhóm mọi hoạt động liên quan thành một trường hợp quy trình, từ đó phân tích toàn bộ vòng đời của từng vị trí.

Thường nằm ở phần đầu hoặc hồ sơ chính trong phân hệ quản lý vị trí hoặc hệ thống thông tin nhân sự (HRIS).

Tên hoạt động mô tả một bước hoặc thao tác trong vòng đời quản lý vị trí. Các hoạt động này tạo nên sơ đồ quy trình và thể hiện những sự kiện chính như 'Khởi tạo yêu cầu vị trí', 'Đã nhận phê duyệt ngân sách' hoặc 'Đóng vị trí'.

Theo dõi các hoạt động này giúp bạn trực quan hóa toàn bộ luồng quy trình. Việc này cho thấy thứ tự sự kiện, các biến thể của quy trình và điểm nghẽn hoặc vòng lặp làm lại, chẳng hạn như hoạt động 'Yêu cầu vị trí được gửi lại để làm lại' lặp đi lặp lại. Tên hoạt động rõ ràng và nhất quán là yếu tố quan trọng để xây dựng mô hình quy trình chính xác, dễ hiểu.

Thuộc tính này là nền tảng để lập sơ đồ quy trình, xác định điểm nghẽn và hiểu thứ tự sự kiện trong vòng đời vị trí.

Được lấy từ nhật ký sự kiện, bảng thay đổi trạng thái hoặc mã giao dịch trong hệ thống nhân sự hay quản lý vị trí.

Thời điểm sự kiện là dấu thời gian ghi lại chính xác lúc một hoạt động diễn ra. Thông tin này giúp sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian để tái hiện luồng quy trình thực tế.

Dấu thời gian là cơ sở cho mọi phân tích theo thời gian. Bạn có thể dùng thông tin này để tính thời gian giữa các hoạt động, xác định thời lượng của từng bước phê duyệt và đo tổng thời gian từ lúc tạo vị trí đến khi tuyển đủ người. Dấu thời gian chính xác rất quan trọng với các bảng điều khiển như 'Thời gian xử lý vị trí' và KPI như 'Thời gian phê duyệt vị trí trung bình'.

Thông tin này cần thiết để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và tính mọi chỉ số thời lượng, chẳng hạn như thời gian xử lý và thời gian hoàn tất.

Thường có trong nhật ký hệ thống, hồ sơ giao dịch hoặc trường ngày tạo và ngày thay đổi tài liệu trong hệ thống nguồn.

Thuộc tính Hệ thống nguồn cho biết dữ liệu quy trình đến từ đâu. Ở nhiều tổ chức, quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc trải qua nhiều ứng dụng. Ví dụ, hệ thống nhân sự chính quản lý vị trí, còn hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) riêng quản lý tuyển dụng.

Việc ghi rõ hệ thống nguồn rất quan trọng khi kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn để có cái nhìn thống nhất về quy trình. Thông tin này giúp kiểm tra dữ liệu, xử lý sự cố tích hợp và hiểu vai trò của từng hệ thống trong toàn bộ quy trình. Qua đó, bạn có thể phát hiện chậm trễ hoặc sai lệch dữ liệu khi chuyển giao giữa các hệ thống.

Thông tin này cho biết nguồn gốc dữ liệu, rất cần thiết để kiểm tra dữ liệu và phân tích quy trình trải qua nhiều hệ thống tích hợp.

Thông tin này thường có trong siêu dữ liệu của tệp trích xuất hoặc có thể được thêm dưới dạng giá trị cố định khi chuyển đổi dữ liệu.

Thuộc tính này ghi lại thời điểm tập dữ liệu được cập nhật lần gần nhất từ hệ thống nguồn. Đây là trường siêu dữ liệu giúp bạn biết dữ liệu đang phân tích có mới và còn phù hợp hay không.

Nhà phân tích dùng thông tin này để xác định khoảng thời gian mà dữ liệu bao quát và kiểm tra xem mình có đang dùng dữ liệu mới nhất hay không. Khi theo dõi quy trình liên tục, cần biết thời điểm cập nhật gần nhất để bảo đảm bảng điều khiển và KPI phản ánh đúng tình hình vận hành hiện tại, đồng thời các kết luận dựa trên thông tin kịp thời.

Thông tin này giúp nhà phân tích biết dữ liệu có kịp thời hay không, để bảo đảm kết quả phân tích vẫn phù hợp và dựa trên thông tin mới nhất.

Dấu thời gian này thường được tạo và lưu trong quá trình trích xuất, chuyển đổi dữ liệu (ETL).

Chức danh công việc mô tả vai trò hoặc chức năng của vị trí. Một chức danh có thể áp dụng cho nhiều vị trí, nhưng thuộc tính này vẫn cho biết vai trò đang được quản lý là gì.

Phân tích quy trình theo chức danh hoặc nhóm nghề nghiệp rộng hơn có thể cho thấy xu hướng riêng của từng loại vai trò. Ví dụ, các vị trí cấp cao hoặc đòi hỏi chuyên môn sâu có thể mất nhiều thời gian phê duyệt hơn hoặc có quy trình tuyển dụng phức tạp hơn vị trí đầu vào. Thông tin này giúp điều chỉnh chiến lược tuyển dụng và đặt ra mốc thời gian thực tế.

Thông tin này cho biết vai trò của vị trí, giúp phân tích khác biệt về quy trình giữa các loại công việc, cấp bậc hoặc chức năng.

Được lưu trong dữ liệu chính của vị trí, thường liên kết với danh mục công việc hoặc hồ sơ công việc chung trong hệ thống nhân sự.

Thuộc tính Phòng ban cho biết vị trí thuộc bộ phận nào trong doanh nghiệp, chẳng hạn như 'Tài chính', 'Kỹ thuật' hoặc 'Kinh doanh'. Nhờ đó, bạn có thể phân nhóm và so sánh quy trình quản lý vị trí giữa các bộ phận khác nhau.

Lọc hoặc nhóm dữ liệu theo phòng ban là cách phân tích hữu ích. Cách này giúp phát hiện khác biệt về hiệu suất quy trình, chẳng hạn như thời gian phê duyệt lâu hơn hoặc tỷ lệ làm lại cao hơn ở một số phòng ban. Từ đó, tổ chức có thể cải tiến quy trình có trọng tâm và chia sẻ cách làm hiệu quả của các phòng ban có kết quả tốt.

Thông tin này cho phép so sánh quy trình giữa các đơn vị kinh doanh, giúp phát hiện khác biệt về hiệu quả, tuân thủ và chi phí.

Có trong dữ liệu chính của vị trí hoặc phân hệ quản lý tổ chức của hệ thống nhân sự.

Tên người dùng cho biết nhân viên nào thực hiện một tác vụ trong quy trình, chẳng hạn như quản lý, đối tác nhân sự hoặc người phụ trách ngân sách. Đó có thể là người yêu cầu vị trí, phê duyệt một bước hoặc sửa thông tin vị trí.

Thuộc tính này rất quan trọng khi phân tích hiệu suất tài nguyên, phân bổ khối lượng công việc và tuân thủ. Thuộc tính này giúp trả lời các câu hỏi như 'Người dùng nào xử lý nhiều yêu cầu nhất?' hoặc 'Có người phê duyệt cụ thể nào thường gây chậm trễ không?'. Bạn cũng có thể dùng thông tin này để phân tích phân tách nhiệm vụ, bảo đảm một người không thực hiện các tác vụ quan trọng.

Thông tin này giúp phân tích phân bổ khối lượng công việc, hiệu suất người dùng và tuân thủ, từ đó xác định nhu cầu đào tạo hoặc hạn chế về tài nguyên.

Thường có trong chi tiết giao dịch, nhật ký thay đổi hoặc dấu vết kiểm tra, và thường được liên kết qua mã người dùng.

Tên quản lý cho biết ai sẽ giám sát nhân viên ở vị trí mới. Người này thường là người khởi tạo yêu cầu và giữ vai trò quan trọng trong quá trình phê duyệt và tuyển dụng.

Thuộc tính này là trọng tâm của bảng điều khiển 'Phân tích điểm nghẽn phê duyệt'. Nhóm hoạt động theo quản lý giúp xác định người có thể làm chậm quy trình do khối lượng công việc hoặc cần được đào tạo thêm. Thông tin này cũng giúp hiểu rõ vai trò của cấp quản lý và cách ra quyết định trong quy trình.

Thông tin này xác định bên liên quan chính của vị trí, giúp phân tích chậm trễ trong phê duyệt và các đặc điểm quy trình theo từng quản lý.

Có trong thông tin chi tiết của vị trí, thường thuộc cơ cấu báo cáo hoặc thông tin phân công tổ chức.

Thời điểm sự kiện đánh dấu lúc hoạt động bắt đầu, còn Thời điểm kết thúc cho biết lúc hoạt động hoàn tất. Khoảng chênh lệch giữa hai thời điểm là thời gian xử lý của tác vụ đó. Với sự kiện diễn ra tức thời, Thời điểm kết thúc có thể trùng với Thời điểm bắt đầu.

Khi phân tích, thuộc tính này giúp xác định hoạt động cụ thể nào chiếm nhiều thời gian nhất trong quy trình. Nhờ đó, bạn có thể tìm ra các bước kém hiệu quả và phân tích điểm nghẽn chi tiết hơn. Ví dụ, phân tích thời điểm kết thúc của các bước phê duyệt giúp tổ chức biết khâu nào mất nhiều thời gian nhất để tập trung cải tiến.

Thông tin này giúp tính thời gian xử lý của từng hoạt động và xác định tác vụ cụ thể nào mất nhiều thời gian nhất.

Thường được ghi cùng thời điểm bắt đầu trong nhật ký sự kiện hệ thống hoặc dữ liệu giao dịch. Bạn cũng có thể suy ra thời điểm này từ thời điểm bắt đầu của sự kiện tiếp theo.

Trạng thái vị trí cho biết vị trí đang ở giai đoạn nào trong vòng đời. Thuộc tính này thay đổi khi vị trí đi qua các bước của quy trình. Ví dụ, vị trí có thể bắt đầu ở trạng thái 'Chờ phê duyệt', chuyển sang 'Đang tuyển', rồi 'Đã tuyển đủ' và cuối cùng là 'Đã đóng'.

Thuộc tính này cần thiết để phân tích theo trạng thái và xây dựng các bảng điều khiển như 'Phân tích vị trí tồn đọng và không hoạt động'. Phân tích thời gian ở từng trạng thái giúp tổ chức phát hiện điểm nghẽn, chẳng hạn như vị trí ở trạng thái 'Đang tuyển' quá lâu. Thông tin này cũng hỗ trợ lập kế hoạch nhân sự và đánh giá tình hình chung của nguồn nhân lực.

Thông tin này giúp phân tích thời gian vị trí ở từng trạng thái, rất cần thiết để phát hiện vị trí tồn đọng và lập kế hoạch nhân sự.

Thường được lưu trong hồ sơ vị trí chính và cập nhật khi có hoạt động làm thay đổi trạng thái.

Trung tâm chi phí là một chiều dữ liệu tài chính, liên kết vị trí với một đơn vị ngân sách cụ thể trong hệ thống tài khoản của tổ chức. Thông tin này được dùng để lập kế hoạch tài chính, ngân sách và báo cáo về số lượng nhân sự cũng như chi phí nhân sự.

Trong process mining, Trung tâm chi phí giúp phân tích quy trình quản lý vị trí dưới góc độ tài chính. Thông tin này có thể cho thấy trung tâm chi phí nào thường xuyên thay đổi vị trí hơn, có thời gian phê duyệt lâu hơn hoặc phát sinh chi phí tuyển dụng cao hơn. Điều này đặc biệt hữu ích khi phân tích việc tuân thủ ngân sách và tìm hiểu tác động tài chính của các quyết định quản lý vị trí.

Thông tin này liên kết vị trí với một đơn vị tài chính, giúp phân tích hiệu suất quy trình và chi phí theo từng khu vực ngân sách.

Có trong thông tin phân công tài chính hoặc tổ chức của hồ sơ vị trí trên hệ thống nhân sự hoặc ERP.

Thuộc tính Địa điểm cho biết văn phòng, thành phố, bang hoặc quốc gia gắn với vị trí. Thông tin địa lý này giúp bạn hiểu sự khác biệt giữa các khu vực trong quy trình tuyển dụng và cách phân bổ nhân sự.

Phân tích quy trình theo địa điểm có thể cho thấy những điểm đáng chú ý. Ví dụ, thời gian xử lý có thể khác nhau do điều kiện thị trường lao động địa phương, cấp phê duyệt khác nhau giữa các quốc gia hoặc yêu cầu tuân thủ làm quy trình ở một số khu vực có thêm bước. Phân tích này hỗ trợ chuẩn hóa quy trình trên toàn cầu, đồng thời vẫn đáp ứng những khác biệt cần thiết tại địa phương.

Thông tin này cho phép phân tích theo địa lý để phát hiện khác biệt giữa các khu vực về hiệu quả quy trình, nhu cầu tuyển dụng và yêu cầu tuân thủ.

Được lưu trong dữ liệu chính của vị trí, thuộc phần thông tin tổ chức.

Lý do thay đổi ghi lại lời giải thích cho các sự kiện cụ thể, thường không theo quy trình thông thường. Ví dụ: lý do từ chối yêu cầu, căn cứ phân loại lại vị trí hoặc nhận xét khi yêu cầu được trả lại cho người khởi tạo để chỉnh sửa.

Dữ liệu định tính này rất hữu ích để tìm nguyên nhân gốc rễ. Dữ liệu cho biết 'vì sao' quy trình đi chệch hướng. Chẳng hạn, phân tích lý do từ chối có thể cho thấy các vấn đề thường gặp trong yêu cầu vị trí, như thiếu thông tin ngân sách hoặc mô tả công việc chưa rõ. Thông tin này giúp cải thiện 'Tỷ lệ đạt ngay lần đầu' và giảm 'Tỷ lệ yêu cầu vị trí phải làm lại'.

Thông tin này giúp hiểu rõ nguyên nhân làm lại, từ chối và các điểm khác biệt khác, qua đó hỗ trợ phân tích nguyên nhân gốc rễ và cải tiến quy trình có trọng tâm.

Thường có trong trường nhận xét, ghi chú hoặc trường mã lý do cụ thể gắn với giao dịch từ chối, làm lại hoặc chỉnh sửa.

Mã yêu cầu tuyển dụng kết nối quy trình quản lý vị trí với quy trình tuyển dụng. Sau khi vị trí được phê duyệt và sẵn sàng tuyển người, tổ chức thường tạo yêu cầu tuyển dụng để chính thức bắt đầu các hoạt động tuyển dụng.

Mã này rất cần thiết để có cái nhìn xuyên suốt từ tuyển dụng đến nghỉ việc. Mã giúp liên kết dữ liệu tạo và phê duyệt vị trí với dữ liệu tuyển dụng tiếp theo, chẳng hạn như tìm kiếm ứng viên, phỏng vấn và gửi thư mời. Nhờ đó, bạn có thể phân tích tổng thời gian tuyển đủ người, từ lúc gửi yêu cầu ban đầu đến ngày ứng viên bắt đầu làm việc.

Thông tin này liên kết vị trí với quy trình tuyển dụng, giúp phân tích xuyên suốt toàn bộ vòng đời thu hút nhân tài.

Thường do hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) hoặc phân hệ tuyển dụng tạo ra, sau đó liên kết với hồ sơ vị trí trong HRIS chính.

Nhóm nghề nghiệp là cách phân loại các chức danh công việc có liên quan. Ví dụ, 'Kỹ sư phần mềm', 'Kiểm thử viên QA' và 'Kỹ sư DevOps' có thể cùng thuộc nhóm nghề nghiệp 'Kỹ thuật'. Cách phân loại này giúp bạn nhóm và phân tích vị trí ở cấp độ rộng hơn so với từng chức danh cụ thể.

Dùng Nhóm nghề nghiệp trong phân tích giúp bạn nhìn nhận xu hướng nhân sự và hiệu quả quy trình ở cấp chiến lược. Tổ chức có thể so sánh vòng đời quản lý vị trí giữa các bộ phận như 'Tài chính' và 'Công nghệ thông tin'. Qua đó, bạn có thể phát hiện điểm nghẽn hoặc cách làm hiệu quả riêng của từng bộ phận, đồng thời hỗ trợ lập kế hoạch nhân sự chiến lược.

Thông tin này cho phép phân tích ở cấp độ tổng quan bằng cách nhóm các công việc tương tự, giúp bạn hiểu xu hướng quy trình giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Được xác định trong danh mục công việc hoặc cơ cấu nghề nghiệp của tổ chức, rồi lưu thành thuộc tính trong hồ sơ công việc hoặc hồ sơ vị trí.