Mẫu dữ liệu cho quy trình ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký

SAP S/4HANA
Mẫu dữ liệu cho quy trình ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký

Mẫu dữ liệu cho quy trình ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký. Mẫu nêu rõ các thuộc tính cần lấy, hoạt động cần theo dõi và cách trích xuất thông tin từ hệ thống nguồn. Hãy dùng tài nguyên này để chuẩn bị đủ dữ liệu cho phân tích process mining.
  • Các thuộc tính nên thu thập
  • Các hoạt động chính cần theo dõi
  • Hướng dẫn trích xuất thực tế
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính của quy trình ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký

Đây là các trường dữ liệu nên có trong nhật ký sự kiện để phân tích quy trình ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký.
3 Bắt buộc 5 Nên có 11 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Hoạt động
ActivityName
Tên hoạt động nghiệp vụ diễn ra tại một thời điểm cụ thể trong quy trình bút toán.
Mô tả

Hoạt động là một bước hoặc sự kiện cụ thể trong vòng đời của bút toán, chẳng hạn như 'Đã tạo bút toán', 'Đã gửi bút toán để rà soát' hoặc 'Đã ghi sổ bút toán'. Các hoạt động này thường được xác định từ nhật ký thay đổi, cập nhật trạng thái hoặc mã giao dịch được ghi trong hệ thống.

Phân tích hoạt động giúp trực quan hóa luồng quy trình, xác định các luồng xử lý phổ biến và phát hiện sai lệch so với quy trình chuẩn. Đây là cơ sở để tính các chỉ số như tần suất hoạt động, thời gian chờ giữa các bước và tỷ lệ tuân thủ.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp trực quan hóa sơ đồ quy trình và phân tích các mẫu trong quy trình làm việc.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được xác định từ nhiều nguồn, bao gồm trường trạng thái trong bảng tiêu đề hoặc dòng bút toán, chẳng hạn BKPF-BSTAT, nhật ký thay đổi chứng từ (CDHDR/CDPOS) và nhật ký workflow.

Ví dụ
Đã tạo bút toánĐã tạm lưu bút toánĐã gửi bút toán để rà soátBút toán đã được phê duyệtĐã ghi sổ bút toán
Mã bút toán
JournalEntryId
Mã định danh duy nhất của một bút toán tài chính, được dùng làm mã hồ sơ chính của quy trình.
Mô tả

Mã bút toán là số duy nhất được gán cho mỗi chứng từ kế toán khi tạo trong SAP S/4HANA. Mã này rất cần thiết để theo dõi toàn bộ vòng đời của bút toán, từ lúc tạo hoặc tạm lưu, qua các bước phê duyệt, đến khi ghi sổ và có thể bị đảo hoặc tất toán.

Trong phân tích process mining, mã này được dùng để liên kết mọi hoạt động liên quan thành một hồ sơ duy nhất. Bằng cách nhóm các sự kiện theo cùng một mã bút toán, chuyên viên phân tích có thể tái dựng luồng quy trình từ đầu đến cuối, đo thời gian xử lý và xác định các biến thể hoặc điểm nghẽn của từng giao dịch tài chính. Đây là thuộc tính nền tảng để xây dựng toàn bộ góc nhìn về quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Mã này liên kết mọi bước liên quan trong quy trình, giúp bạn phân tích toàn bộ hành trình của từng bút toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là khóa ghép, thường được tạo bằng cách nối Mã công ty (BKPF-BUKRS), Số chứng từ (BKPF-BELNR) và Năm tài chính (BKPF-GJAHR).

Ví dụ
1000-1000000001-20231710-1900000055-20242000-2100003412-2023
Thời điểm sự kiện
EventTime
Dấu thời gian cho biết một hoạt động cụ thể của bút toán diễn ra khi nào.
Mô tả

Thời điểm sự kiện là ngày giờ chính xác khi một hoạt động nghiệp vụ được thực hiện và ghi nhận trong hệ thống. Mỗi hoạt động trong một hồ sơ có dấu thời gian riêng, tạo thành chuỗi sự kiện theo thứ tự thời gian.

Thuộc tính này rất quan trọng đối với mọi phân tích quy trình dựa trên thời gian. Thuộc tính được dùng để tính thời gian xử lý, khoảng thời gian giữa các hoạt động và thời gian chờ, đồng thời giúp hiểu cách công việc phân bố theo thời gian. Dấu thời gian chính xác là điều kiện cần để xây dựng mô hình quy trình đáng tin cậy và tính các chỉ số hiệu suất quan trọng như Thời gian chu kỳ phê duyệt.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định thứ tự thời gian của các sự kiện, cần thiết để tính mọi chỉ số về thời lượng và hiểu tiến trình của quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ nhật ký thay đổi chứng từ (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME), nhật ký workflow hoặc dấu thời gian tạo/nhập trên các bảng như BKPF (CPUDT, CPUTM).

Ví dụ
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:30:15Z2024-01-20T09:00:45Z
Loại bút toán
JournalEntryType
Phân loại bút toán theo mục đích nghiệp vụ, chẳng hạn ghi nhận tài sản, hóa đơn nhà cung cấp hoặc bút toán sổ cái.
Mô tả

Loại bút toán, còn gọi là loại chứng từ theo thuật ngữ SAP, là mã dùng để phân loại chứng từ kế toán. Mã này quy định các yếu tố như dải số được gán cho chứng từ và loại tài khoản được phép ghi sổ.

Phân tích quy trình theo loại bút toán rất quan trọng để hiểu cách xử lý trong từng bối cảnh. Ví dụ, quy trình phê duyệt khoản trích trước đơn giản (loại SA) có thể ít bước hơn nhiều so với quy trình mua tài sản phức tạp (loại AA). Đây là chiều phân tích chính của dashboard 'Tuân thủ theo loại bút toán'.

Vì sao điều này quan trọng

Phân loại bút toán theo bối cảnh nghiệp vụ, giúp phân tích khác biệt và hiệu suất quy trình giữa các loại giao dịch tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BKPF trong SAP S/4HANA, trường BLART (Loại chứng từ).

Ví dụ
SAKRAA
Mã công ty
CompanyCode
Mã định danh duy nhất của công ty hoặc pháp nhân ghi nhận bút toán.
Mô tả

Mã công ty là đơn vị tổ chức cơ bản trong SAP Financials, đại diện cho một pháp nhân độc lập lập báo cáo tài chính. Mỗi bút toán được gán cho một mã công ty cụ thể.

Thuộc tính này rất quan trọng để phân nhóm và so sánh hiệu quả quy trình giữa các bộ phận trong tổ chức. Chuyên viên phân tích có thể lọc chế độ xem quy trình theo pháp nhân, so sánh tỷ lệ bị từ chối giữa các mã công ty hoặc tìm ra khác biệt trong quy trình theo từng khu vực.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép lọc và so sánh quy trình ghi nhận bút toán giữa các pháp nhân hoặc đơn vị kinh doanh trong tổ chức.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BKPF trong SAP S/4HANA, trường BUKRS (Mã công ty).

Ví dụ
10001710US01
Ngày ghi sổ
PostingDate
Ngày bút toán được ghi vào sổ cái, ảnh hưởng đến kỳ tài chính.
Mô tả

Ngày ghi sổ xác định kỳ tài chính mà giao dịch xuất hiện trên báo cáo tài chính. Đây là ngày quan trọng trong kế toán và có thể khác ngày tạo chứng từ hoặc nhập chứng từ vào hệ thống.

Trong process mining, ngày ghi sổ được dùng để phân tích nhóm theo thời gian, chẳng hạn so sánh quy trình khóa sổ cuối tháng hoặc theo dõi xu hướng hiệu suất qua các kỳ tài chính. Ngày này cũng giúp đo độ trễ giữa lúc tạo bút toán và lúc thực sự ghi sổ.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp bối cảnh tài chính quan trọng, giúp phân tích hiệu suất quy trình trong từng kỳ kế toán, chẳng hạn cuối tháng hoặc cuối năm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BKPF trong SAP S/4HANA, trường BUDAT (Ngày ghi sổ trong chứng từ).

Ví dụ
2023-10-312023-11-012024-02-29
Người dùng tạo
CreatedByUser
ID người dùng đã tạo bút toán.
Mô tả

Thuộc tính này lưu mã định danh duy nhất của người dùng khởi tạo quy trình tạo bút toán bằng cách lập chứng từ ban đầu. Đó có thể là kế toán, người dùng nghiệp vụ hoặc ID hệ thống dùng cho các bút toán tự động.

Phân tích quy trình theo người tạo giúp nhận diện các xu hướng gắn với từng người dùng hoặc nhóm. Chẳng hạn, bạn có thể phát hiện nhu cầu đào tạo nếu một số người dùng có tỷ lệ bị từ chối cao, hoặc nhận ra những cá nhân có hiệu suất tốt. Đây là thuộc tính thiết yếu cho dashboard 'Hoạt động và năng suất người dùng'.

Vì sao điều này quan trọng

Gắn hoạt động trong quy trình với từng người dùng, giúp phân tích hiệu suất, cân bằng khối lượng công việc và xác định nhu cầu đào tạo.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BKPF trong SAP S/4HANA, trường USNAM (Tên người dùng).

Ví dụ
ABROWNCJONESBATCH_USER
Số tiền theo nội tệ
AmountInLocalCurrency
Tổng giá trị bút toán tính theo nội tệ của mã công ty.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện giá trị tài chính của bút toán. Thông thường, giá trị được tính bằng tổng trị tuyệt đối của các khoản ghi nợ hoặc ghi có trong chứng từ, quy đổi sang nội tệ của mã công ty.

Phân tích theo số tiền giúp phân nhóm quy trình dựa trên tác động tài chính. Ví dụ, bút toán giá trị lớn có thể cần quy trình phê duyệt chặt chẽ hơn bút toán giá trị nhỏ. Nhờ đó, bạn có thể ưu tiên cải tiến quy trình ở những giao dịch có rủi ro tài chính cao nhất.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết giá trị tài chính của bút toán, giúp phân tích cách quy trình thay đổi tùy theo số tiền liên quan.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính bằng cách cộng các khoản tiền trong bảng chi tiết BSEG (trường DMBTR) của một bút toán (BELNR), sau đó chuyển thành giá trị dương.

Ví dụ
1500.75125000.0050.20
Có làm lại
IsRework
Cờ boolean cho biết bút toán có phải làm lại hay không, chẳng hạn được sửa sau khi bị từ chối.
Mô tả

Thuộc tính được tính toán này đánh dấu các bút toán đi lệch khỏi quy trình lý tưởng. Giá trị thường được đặt thành true nếu trong trường hợp có hoạt động như 'Bút toán bị từ chối' hoặc 'Bút toán được sửa'.

Cờ này giúp phân tích hiệu quả quy trình dễ dàng hơn. Bạn có thể nhanh chóng tính KPI Tỷ lệ làm lại và so sánh trực tiếp thời gian chu kỳ cũng như chi phí giữa các trường hợp có và không phải làm lại. Tìm ra nguyên nhân dẫn đến việc làm lại là mục tiêu chính của nhiều sáng kiến cải tiến quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu các trường hợp cần sửa hoặc phải lặp lại bước, giúp dễ dàng đo lường và tìm nguyên nhân gốc rễ của những điểm chưa hiệu quả trong quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tính từ chuỗi hoạt động trong một trường hợp. Thuộc tính được đánh dấu là 'true' nếu có hoạt động như 'Bút toán bị từ chối'.

Ví dụ
truefalse
Ghi sổ thủ công
IsManualPosting
Cờ boolean cho biết bút toán có được người dùng ghi sổ thủ công hay không.
Mô tả

Thuộc tính này xác định các bút toán được ghi sổ do người dùng thao tác, thay vì được ghi tự động bởi tác vụ hệ thống hoặc giao diện tích hợp. Thuộc tính thường được xác định dựa trên Mã giao dịch dùng để ghi chứng từ.

Cờ này được dùng để tính KPI Tỷ lệ ghi sổ thủ công và theo dõi tiến độ tự động hóa quy trình Record to Report. Khi lọc các bút toán được ghi sổ thủ công, chuyên viên phân tích có thể xác định những trường hợp vẫn cần người xử lý và đánh giá khả năng tự động hóa.

Vì sao điều này quan trọng

Phân biệt bút toán do người dùng và hệ thống ghi sổ, giúp đo mức độ tự động hóa và xác định cơ hội tự động hóa.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tính từ TransactionCode. Danh sách mã giao dịch thủ công được xác định trước, chẳng hạn 'FB01', 'F-02', sẽ được dùng để đặt cờ thành 'true'.

Ví dụ
truefalse
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Xác định hệ thống nguồn nơi trích xuất dữ liệu bút toán.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết hệ thống ghi nhận dữ liệu gốc của bút toán. Với doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống ERP hoặc kết hợp hệ thống cũ và mới, thuộc tính này giúp phân biệt nguồn dữ liệu.

Khi phân tích, bạn có thể dùng thuộc tính này để so sánh hiệu quả quy trình giữa các hệ thống hoặc lọc dữ liệu theo một nguồn cụ thể. Đây cũng là thông tin quan trọng để quản trị dữ liệu và hiểu đúng bối cảnh của dữ liệu.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết nguồn gốc dữ liệu, giúp phân tích và so sánh quy trình chính xác khi doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây thường là giá trị tĩnh được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu, dùng để xác định phiên bản SAP S/4HANA cụ thể, chẳng hạn như SID hoặc tên hệ thống logic.

Ví dụ
S4H_PROD_100ECC_FIN_200S4C_US_EAST
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của bản ghi này được làm mới từ hệ thống nguồn.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ lần gần nhất dữ liệu được trích xuất hoặc cập nhật từ hệ thống nguồn. Nhờ đó, bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào.

Thời điểm cập nhật gần nhất giúp bạn hiểu dữ liệu phân tích quy trình còn hiện hành hay không. Thông tin này cũng giúp bạn đọc đúng dashboard và KPI, biết dữ liệu gần như theo thời gian thực hay chỉ là ảnh chụp của một kỳ trước.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết dữ liệu mới đến mức nào, giúp người dùng nắm được thời điểm của dữ liệu phân tích quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính siêu dữ liệu, thường được tạo và ghi dấu thời gian vào từng bản ghi trong quy trình nạp dữ liệu.

Ví dụ
2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z2024-03-12T02:00:00Z
Lý do đảo bút toán
ReversalReason
Mã cho biết lý do đảo một bút toán đã ghi sổ.
Mô tả

Nếu bút toán đã ghi sổ có sai sót, bạn không thể xóa mà phải đảo bút toán bằng một chứng từ mới. Mã lý do đảo giải thích vì sao cần thực hiện thao tác này, chẳng hạn ngày ghi sổ hoặc số tiền không chính xác.

Phân tích lý do đảo giúp tìm nguyên nhân gốc rễ của lỗi trong quy trình Record to Report. Nếu một lý do xuất hiện thường xuyên, có thể quy trình đang gặp vấn đề mang tính hệ thống, chẳng hạn đào tạo chưa đầy đủ hoặc thiếu kiểm soát. Cần xử lý những vấn đề này để nâng cao chất lượng ngay từ lần đầu.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tìm nguyên nhân gốc rễ của lỗi dẫn đến đảo bút toán, từ đó giảm việc làm lại và nâng cao chất lượng quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BKPF trong SAP S/4HANA, trường STGRD (Lý do đảo bút toán).

Ví dụ
010205
Mã giao dịch
TransactionCode
Mã giao dịch SAP dùng để tạo hoặc thay đổi bút toán.
Mô tả

Mã giao dịch (T-Code) là lối tắt để mở một chức năng hoặc chương trình cụ thể trong SAP. Với bút toán, các T-Code khác nhau có thể cho biết cách tạo bút toán, chẳng hạn FB01 để ghi sổ cái thủ công, FV50 để lưu tạm hoặc mã tự động dành cho bút toán do hệ thống tạo.

Thuộc tính này cho biết hoạt động do người dùng thực hiện thủ công hay do hệ thống tự động. Đây là thông tin quan trọng để tính KPI Tỷ lệ ghi sổ thủ công và xác định cơ hội tự động hóa.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết bút toán được xử lý theo cách nào, chẳng hạn thủ công hay tự động. Đây là thông tin quan trọng để phân tích tự động hóa và hiểu khác biệt trong quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BKPF trong SAP S/4HANA, trường TCODE (Mã giao dịch).

Ví dụ
FB01FV50F-02
Năm tài chính
FiscalYear
Năm tài chính mà bút toán thuộc về.
Mô tả

Năm tài chính là một phần của khóa duy nhất xác định bút toán, cùng với mã công ty và số chứng từ. Thuộc tính này cho biết năm tài chính mà chứng từ có liên quan.

Khi phân tích, năm tài chính được dùng để theo dõi xu hướng dài hạn và đảm bảo mã định danh trường hợp là duy nhất. So sánh các chỉ số quy trình giữa những năm tài chính khác nhau có thể cho thấy hiệu suất đã cải thiện hay giảm sút theo thời gian.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thành phần quan trọng để xác định duy nhất chứng từ và phân tích hiệu suất quy trình qua từng năm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BKPF trong SAP S/4HANA, trường GJAHR (Năm tài chính).

Ví dụ
202320242022
Người phê duyệt
ApproverUser
ID người dùng đã phê duyệt hoặc từ chối bút toán.
Mô tả

Thuộc tính này xác định người dùng chịu trách nhiệm xem xét và quyết định đối với bút toán được gửi. Trong quy trình làm việc có nhiều cấp phê duyệt, một bút toán có thể có nhiều người phê duyệt.

Thông tin này cần thiết để phân tích chi tiết quy trình phê duyệt. Bạn có thể dùng thông tin này để đo khối lượng công việc của từng người phê duyệt, tính thời gian phê duyệt của mỗi người và tìm điểm nghẽn trong chuỗi phê duyệt. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp cho dashboard 'Hoạt động và năng suất người dùng'.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định người chịu trách nhiệm phê duyệt, giúp phân tích khối lượng công việc, hiệu suất và điểm nghẽn trong khâu phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ nhật ký quy trình làm việc, chẳng hạn SWW_WI2OBJ, SWWLOG, hoặc bảng tài liệu thay đổi CDHDR/CDPOS bằng cách theo dõi người thực hiện bước phê duyệt.

Ví dụ
DMILLERFWHITEKCHEN
Thời điểm kết thúc
EndTime
Dấu thời gian cho biết hoạt động hoàn tất khi nào.
Mô tả

Thời điểm kết thúc đánh dấu lúc một hoạt động hoàn tất. Trong nhiều nhật ký sự kiện, thời điểm bắt đầu và kết thúc của hoạt động giống nhau, nghĩa là sự kiện diễn ra tức thời. Nhưng với hoạt động có thời lượng đo được, chẳng hạn người dùng trực tiếp xem xét tài liệu, thuộc tính này có thể ghi lại khoảng thời gian đó.

Có thời điểm kết thúc riêng giúp tính chính xác hơn thời gian xử lý hoạt động và thời gian chờ. Nhờ đó, bạn phân biệt được lúc một tác vụ đang được xử lý với lúc tác vụ nằm chờ trong hàng đợi.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tính chính xác thời gian xử lý hoạt động và phân biệt thời gian làm việc thực tế với thời gian chờ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Với sự kiện tức thời, giá trị này thường trùng với StartTime. Với hoạt động có thời lượng, dữ liệu có thể lấy từ nhật ký quy trình làm việc hoặc được tính dựa trên các sự kiện tiếp theo.

Ví dụ
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:45:20Z2024-01-20T09:10:30Z
Thời gian chu kỳ phê duyệt
ApprovalCycleTime
Khoảng thời gian từ lúc gửi bút toán để phê duyệt đến khi bút toán được phê duyệt hoặc từ chối.
Mô tả

Chỉ số được tính toán này tập trung vào thời lượng của giai đoạn phê duyệt. Chỉ số đo khoảng thời gian từ hoạt động 'Bút toán được gửi để xem xét' đến hoạt động tiếp theo là 'Bút toán được phê duyệt' hoặc 'Bút toán bị từ chối'.

KPI này rất quan trọng để tìm điểm nghẽn trong quy trình làm việc phê duyệt. Thời gian chu kỳ phê duyệt dài có thể làm chậm đáng kể toàn bộ quy trình. Phân tích chỉ số theo người phê duyệt, mã công ty hoặc loại bút toán có thể giúp xác định những khâu cần cải thiện.

Vì sao điều này quan trọng

Đo riêng thời lượng của bước phê duyệt, giúp xác định và xử lý điểm nghẽn trong quy trình xem xét, phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính bằng chênh lệch thời gian giữa sự kiện 'Bút toán được gửi để xem xét' và sự kiện 'Bút toán được phê duyệt' hoặc 'Bút toán bị từ chối'.

Ví dụ
1 ngày 2 giờ4 giờ 25 phút5 ngày 0 giờ
Trạng thái chứng từ
DocumentStatus
Trạng thái xử lý hiện tại của bút toán, chẳng hạn lưu tạm, đã ghi sổ hoặc đã tất toán.
Mô tả

Trạng thái chứng từ cho biết bút toán đang ở giai đoạn nào trong vòng đời. Ví dụ, chứng từ 'lưu tạm' đã được lưu nhưng chưa ghi vào sổ cái, còn chứng từ 'đã ghi sổ' đã hoàn tất.

Phân tích trạng thái giúp bạn hiểu luồng công việc và tìm điểm nghẽn. Nếu nhiều chứng từ ở trạng thái 'lưu tạm' hoặc 'chờ phê duyệt' trong thời gian dài, đó có thể là dấu hiệu quy trình chưa hiệu quả. Trạng thái cũng là nguồn dữ liệu quan trọng để xác định các hoạt động trong quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết bút toán đang ở giai đoạn nào, giúp phát hiện hàng đợi và điểm nghẽn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BKPF trong SAP S/4HANA, trường BSTAT (Trạng thái chứng từ).

Ví dụ
VAB
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động trong quy trình ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký

Đây là các bước và mốc chính cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá và tối ưu hóa quy trình chính xác.
6 Nên có 6 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Bút toán đã được phê duyệt
Bút toán được quản lý có thẩm quyền phê duyệt lần cuối, xác nhận tính hợp lệ và chính xác. Đây là bước kiểm soát cuối cùng trước khi chứng từ được ghi sổ vào sổ cái tổng hợp.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng, đánh dấu kết thúc chu kỳ phê duyệt. Thời gian để đạt đến bước này chiếm phần lớn tổng thời gian xử lý và là chỉ số quan trọng về hiệu quả của người phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được suy ra từ nhật ký workflow ghi nhận bước phê duyệt cuối cùng hoặc thay đổi trạng thái trên chứng từ. Có thể lấy mã người dùng của người phê duyệt và dấu thời gian từ dữ liệu workflow hoặc nhật ký thay đổi.

Thu thập

Xác định dấu thời gian của bước phê duyệt cuối cùng trong nhật ký workflow hoặc thời điểm trạng thái chuyển thành 'Đã phê duyệt' trong nhật ký thay đổi chứng từ.

Loại sự kiện inferred
Đã ghi sổ bút toán
Bút toán được ghi chính thức vào sổ cái tổng hợp và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của công ty. Từ thời điểm này, chứng từ trở thành bản ghi tài chính chính thức.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc chính đánh dấu hoàn tất chu kỳ xử lý cốt lõi. Phân tích số lượng bút toán được ghi sổ và thời gian để đạt đến bước này là các chỉ số cơ bản trong process mining.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng bằng Ngày ghi sổ (BUDAT) trong bảng BKPF. Chứng từ đã ghi sổ có trạng thái chứng từ (BSTAT) để trống, khác với chứng từ tạm lưu ('V') hoặc chứng từ đang giữ ('D').

Thu thập

Dùng Ngày ghi sổ (BKPF-BUDAT) và Ngày nhập (BKPF-CPUDT) làm dấu thời gian của sự kiện. BKPF-BSTAT để trống cho biết chứng từ đã được ghi sổ.

Loại sự kiện explicit
Đã gửi bút toán để rà soát
Người tạo bút toán chính thức gửi chứng từ vào quy trình rà soát và phê duyệt. Hoạt động này đánh dấu bước chuyển từ nhập dữ liệu sang quy trình kiểm soát chính thức, đồng thời bắt đầu chu kỳ phê duyệt.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là thời điểm bắt đầu tính chu kỳ phê duyệt. Đo thời gian từ đây đến khi bút toán được phê duyệt hoặc từ chối giúp xác định điểm nghẽn riêng trong các giai đoạn rà soát và phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này thường được ghi nhận trong nhật ký workflow (các bảng SWW_WIHEAD, SWWLOG) liên kết với đối tượng nghiệp vụ. Bạn cũng có thể suy ra sự kiện từ thay đổi trạng thái trong trường tùy chỉnh trên tiêu đề chứng từ (BKPF).

Thu thập

Dấu thời gian tạo mục workflow hoặc thời điểm trường trạng thái chuyển thành 'Đã gửi' hoặc 'Đang rà soát'.

Loại sự kiện inferred
Đã tạo bút toán
Hoạt động này đánh dấu thời điểm tạo chứng từ bút toán trong hệ thống. Bản ghi được tạo trong bảng tiêu đề (BKPF), nhưng chưa được ghi sổ vào sổ cái tổng hợp. Đây là điểm bắt đầu vòng đời của bút toán.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện bắt đầu chính của quy trình. Phân tích thời gian từ sự kiện này đến lúc ghi sổ rất quan trọng để đo tổng thời gian xử lý và xác định chậm trễ ở khâu nhập dữ liệu ban đầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể ghi nhận trực tiếp sự kiện này từ bảng BKPF trong SAP bằng các trường ngày tạo (CPUDT) và giờ tạo (CPUTM) của một số chứng từ (BELNR) cụ thể.

Thu thập

Dùng BKPF-CPUDT và BKPF-CPUTM làm dấu thời gian của sự kiện.

Loại sự kiện explicit
Đã tất toán bút toán
Một khoản mục chưa tất toán trong bút toán được bù trừ bằng một lần ghi sổ khác, chẳng hạn khoản thanh toán dùng để tất toán hóa đơn. Hoạt động này đánh dấu việc đối chiếu các dòng bút toán cụ thể và hoàn tất chúng.
Vì sao điều này quan trọng

Với nhiều bút toán, đặc biệt là bút toán liên quan đến tài khoản tạm giữ hoặc tài khoản quản lý theo khoản mục chưa tất toán, đây là bước đối chiếu cuối cùng. Phân tích thời gian từ lúc ghi sổ đến khi tất toán giúp đo lường hiệu quả đối chiếu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được suy ra từ bảng dòng bút toán (BSEG hoặc chế độ xem ACDOCA). Khi một khoản mục được tất toán, các trường Ngày tất toán (AUGDT) và Chứng từ tất toán (AUGBL) của dòng đó sẽ được điền.

Thu thập

Dùng ngày tất toán (BSEG-AUGDT) của dòng bút toán làm dấu thời gian cho sự kiện.

Loại sự kiện inferred
Đã xử lý đảo bút toán
Một bút toán đã ghi sổ trước đó được đảo bằng cách tạo chứng từ mới với các bút toán ngược. Đây là thao tác rõ ràng, có thể kiểm toán, được thực hiện để sửa lỗi trong chứng từ đã ghi sổ.
Vì sao điều này quan trọng

Bút toán đảo cho thấy đã xảy ra lỗi trong chứng từ được ghi sổ. Tỷ lệ đảo cao có thể phản ánh vấn đề tiềm ẩn trong quy trình phê duyệt hoặc chất lượng nhập dữ liệu. Theo dõi chỉ số này giúp nâng cao độ chính xác ngay từ lần đầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đảo bút toán là sự kiện được ghi nhận rõ ràng. Tiêu đề (BKPF) của chứng từ đảo mới có tham chiếu đến chứng từ gốc trong trường Số chứng từ bị đảo (STBLG). Ngày ghi sổ của chứng từ mới là thời điểm xảy ra sự kiện.

Thu thập

Xác định các chứng từ có BKPF-STBLG được điền. Dấu thời gian của sự kiện là ngày ghi sổ của chứng từ đảo.

Loại sự kiện explicit
Bút toán bị thay đổi sau khi ghi sổ
Người dùng sửa một số trường giới hạn trên bút toán sau khi bút toán đã được ghi vào sổ cái tổng hợp. Dù phần lớn dữ liệu tài chính không thể thay đổi sau khi ghi sổ, một số trường như nội dung hoặc phân công vẫn có thể được sửa.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này là dấu hiệu quan trọng về tuân thủ. Thay đổi sau khi ghi sổ có thể cho thấy có ý định sửa hồ sơ, vì vậy cần theo dõi chặt chẽ để ngăn gian lận và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này một cách đáng tin cậy từ các bảng nhật ký thay đổi chứng từ (CDHDR và CDPOS). Bản ghi trong CDHDR cho số chứng từ có ngày thay đổi sau ngày ghi sổ cho thấy chứng từ đã bị sửa sau khi ghi sổ.

Thu thập

Tìm các bản ghi trong CDHDR có dấu thời gian thay đổi (UDATE/UTIME) sau ngày ghi sổ của chứng từ (BKPF-BUDAT).

Loại sự kiện inferred
Bút toán bị từ chối
Người rà soát hoặc phê duyệt từ chối bút toán, khiến chứng từ không thể được ghi sổ. Thông thường, chứng từ được gửi lại cho người tạo để chỉnh sửa, bắt đầu một vòng làm lại.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các trường hợp bị từ chối là điều cần thiết để hiểu chất lượng quy trình và xác định lỗi phổ biến. Tỷ lệ bị từ chối cao cho thấy có vấn đề về độ chính xác của dữ liệu, mức độ hiểu chính sách hoặc chứng từ hỗ trợ chưa đầy đủ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được suy ra từ thay đổi trạng thái trong nhật ký workflow hoặc trường trạng thái tùy chỉnh trên chứng từ bút toán. Nhật ký thay đổi chứng từ (CDHDR/CDPOS) của trường trạng thái liên quan có thể cung cấp dấu thời gian.

Thu thập

Xác định thời điểm trường trạng thái chuyển thành 'Bị từ chối' qua nhật ký thay đổi chứng từ (CDHDR/CDPOS) hoặc nhật ký workflow.

Loại sự kiện inferred
Đã chỉnh sửa bút toán
Người dùng chỉnh sửa bút toán sau khi bị từ chối hoặc được yêu cầu sửa đổi. Hoạt động này thể hiện công sức làm lại để xử lý các vấn đề được phát hiện trong quá trình rà soát trước khi gửi lại.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này giúp đo lường các vòng làm lại. Phân tích tần suất và thời gian chỉnh sửa giúp xác định nguồn gây kém hiệu quả, đồng thời tìm ra cơ hội đào tạo và làm rõ quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này bằng cách theo dõi ngày 'Last Changed On' (AEDAT) trong bảng BKPF của chứng từ trước đó ở trạng thái 'Bị từ chối'. Nhật ký thay đổi chứng từ cung cấp thông tin cụ thể hơn về nội dung đã sửa.

Thu thập

Dùng dấu thời gian trong tiêu đề nhật ký thay đổi chứng từ (CDHDR-UDATE) cho các thay đổi sau khi bút toán bị từ chối.

Loại sự kiện inferred
Đã đính kèm chứng từ hỗ trợ
Người dùng đính kèm một hoặc nhiều chứng từ hỗ trợ, chẳng hạn như hóa đơn hoặc bảng tính, vào bút toán. Việc này thường nhằm cung cấp bằng chứng và thông tin liên quan đến giao dịch tài chính trong quá trình rà soát và kiểm toán.
Vì sao điều này quan trọng

Đính kèm chứng từ trước khi rà soát là điều cần thiết để bảo đảm tuân thủ và phê duyệt hiệu quả. Hoạt động này giúp đo lường mức độ tuân thủ chính sách về chứng từ và ảnh hưởng của việc đó đến thời gian phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường, sự kiện này được suy ra từ dấu thời gian tạo tệp đính kèm liên kết qua Generic Object Services (GOS). Bảng SRGBTBREL liên kết đối tượng nghiệp vụ, chẳng hạn chứng từ BKPF, với tệp đính kèm.

Thu thập

Truy vấn các bảng tệp đính kèm GOS, chẳng hạn SRGBTBREL, để tìm liên kết đến đối tượng BKPF và dùng dấu thời gian tạo tệp đính kèm.

Loại sự kiện inferred
Đã tạm lưu bút toán
Người dùng lưu bút toán chưa hoàn chỉnh mà chưa ghi sổ để có thể hoàn tất hoặc rà soát sau. Đây là thao tác rõ ràng, tạo bản ghi tiêu đề chứng từ có trạng thái 'tạm lưu' và chưa được ghi sổ.
Vì sao điều này quan trọng

Tạm lưu là bước thường gặp trước khi gửi bút toán. Theo dõi thời gian ở trạng thái này giúp phát hiện chậm trễ trong khâu hoàn thiện và chuẩn bị dữ liệu trước khi bắt đầu rà soát, phê duyệt chính thức.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trong bảng BKPF, chứng từ tạm lưu được nhận diện bằng trường trạng thái chứng từ (BSTAT) có giá trị 'V'. Dấu thời gian của sự kiện là ngày tạo (CPUDT).

Thu thập

Lọc các chứng từ có BKPF-BSTAT = 'V' tại thời điểm tạo.

Loại sự kiện explicit
Đã xác định ghi sổ thủ công
Bút toán được ghi sổ bằng mã giao dịch thủ công thay vì qua giao diện tự động hoặc tác vụ xử lý hàng loạt. Đây không phải sự kiện theo thời gian mà là cách phân loại hoạt động ghi sổ.
Vì sao điều này quan trọng

Xác định các bút toán ghi sổ thủ công là việc cần thiết cho các sáng kiến tự động hóa. Tỷ lệ ghi sổ thủ công cao cho thấy có thể đơn giản hóa quy trình bằng cách tích hợp các hệ thống con hoặc dùng chương trình ghi sổ tự động.

Lấy dữ liệu ở đâu

Việc này được xác định bằng cách phân tích trường mã giao dịch (TCODE) trong bảng tiêu đề chứng từ (BKPF). Danh sách mã giao dịch thủ công đã biết, chẳng hạn FB01, F-02, FB50, được dùng để phân loại bút toán.

Thu thập

Phân loại sự kiện dựa trên BKPF-TCODE và danh sách mã giao dịch thủ công đã định trước tại thời điểm ghi sổ.

Loại sự kiện calculated
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất

Cách lấy dữ liệu từ SAP S/4HANA

Sẵn sàng bắt đầu?

Dùng mẫu này để chuẩn bị dữ liệu và tìm ra những thông tin quan trọng về quy trình ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký. Bắt đầu cải tiến quy trình ngay hôm nay.

Tối ưu hóa bút toán nhật ký trong quy trình ghi nhận đến báo cáo

Cải tiến quy trình và giảm 30% thời gian xử lý bút toán nhật ký trong quy trình ghi nhận đến báo cáo.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ trong vài phút.