Mẫu dữ liệu quy trình ghi nhận đến báo cáo: bút toán

SAP ECC
Mẫu dữ liệu quy trình ghi nhận đến báo cáo: bút toán

Mẫu dữ liệu quy trình ghi nhận đến báo cáo: bút toán

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích và tối ưu quy trình ghi nhận đến báo cáo: bút toán. Mẫu nêu rõ các thuộc tính cần thu thập, hoạt động quan trọng cần theo dõi và cách trích xuất thông tin từ SAP ECC. Làm theo hướng dẫn để chuẩn bị bộ dữ liệu phù hợp, tìm ra điểm kém hiệu quả và cải thiện báo cáo tài chính.
  • Các thuộc tính nên có để phân tích chi tiết
  • Các hoạt động bút toán chính cần theo dõi
  • Hướng dẫn thực tế để trích xuất dữ liệu từ SAP ECC
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính quy trình ghi nhận đến báo cáo: bút toán

Đây là các trường dữ liệu nên đưa vào nhật ký sự kiện để phân tích quy trình ghi nhận đến báo cáo: bút toán trong SAP ECC.
5 Bắt buộc 6 Nên có 7 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Journal Entry ID
JournalEntryId
Mã định danh duy nhất của chứng từ kế toán tài chính, kết hợp mã công ty, số chứng từ và năm tài chính.
Mô tả

Journal Entry ID là mã định danh trường hợp chính để theo dõi vòng đời của một bút toán. Đây là khóa ghép, thường được tạo bằng cách nối Mã công ty (BUKRS), Số chứng từ (BELNR) và Năm tài chính (GJAHR), nhằm đảm bảo tính duy nhất trên toàn hệ thống SAP.

Trong phân tích quy trình, mã này liên kết mọi hoạt động liên quan, như tạo, lưu tạm, gửi, phê duyệt, từ chối và hạch toán. Bằng cách theo dõi mã định danh này, bạn có thể dựng lại toàn bộ hành trình của từng bút toán, đo thời gian xử lý và phát hiện sai lệch quy trình hoặc điểm nghẽn ở từng bút toán.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là khóa thiết yếu để theo dõi bút toán từ lúc tạo đến khi hạch toán cuối cùng, giúp phân tích quy trình từ đầu đến cuối và so sánh các biến thể.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được suy ra, thường bằng cách nối các trường trong bảng BKPF: Mã công ty (BUKRS), Số chứng từ (BELNR) và Năm tài chính (GJAHR).

Ví dụ
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
Tên hoạt động
ActivityName
Tên hoạt động nghiệp vụ hoặc sự kiện xảy ra tại một thời điểm cụ thể trong quy trình hạch toán bút toán.
Mô tả

Tên hoạt động mô tả một bước cụ thể trong vòng đời bút toán, chẳng hạn như 'Bút toán được tạo', 'Bút toán đã được phê duyệt' hoặc 'Bút toán đã hạch toán'. Thuộc tính này thường được suy ra từ nhiều nguồn trong SAP, bao gồm mã giao dịch (TCODE), nhật ký thay đổi chứng từ (bảng CDHDR và CDPOS) và các trường trạng thái chứng từ.

Phân tích hoạt động là trọng tâm của process mining. Việc này giúp trực quan hóa sơ đồ quy trình, tính thời gian chuyển tiếp giữa các bước và phát hiện vòng lặp làm lại (ví dụ: 'Bút toán bị từ chối' rồi đến 'Bút toán đã được sửa'). Dữ liệu này là nền tảng cho các bảng điều khiển về thời gian xử lý, tỷ lệ làm lại và biến thể quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong sơ đồ quy trình, giúp bạn trực quan hóa, phân tích và tối ưu hóa quy trình làm việc hạch toán bút toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ nhiều nguồn, bao gồm mã giao dịch trong BKPF (TCODE), trạng thái chứng từ, nhật ký workflow trong các bảng như SWW_WI2OBJ hoặc chứng từ thay đổi trong CDHDR và CDPOS.

Ví dụ
Bút toán được tạoBút toán đã được phê duyệtBút toán bị từ chốiBút toán đã hạch toán
Thời điểm sự kiện
EventTime
Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể xảy ra với bút toán.
Mô tả

Thời điểm sự kiện cung cấp ngày giờ chính xác của từng hoạt động trong quy trình hạch toán bút toán. Dữ liệu này rất quan trọng để tính các chỉ số dựa trên thời gian, như thời gian xử lý toàn bộ quy trình, thời lượng xử lý và độ trễ giữa các bước. Nguồn dấu thời gian tùy thuộc vào hoạt động, có thể là ngày giờ tạo chứng từ (CPUDT/CPUTM) hoặc dấu thời gian thay đổi trong nhật ký (CDHDR-UDATE/UTIME).

Khi phân tích, Thời điểm sự kiện được dùng để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian, làm cơ sở dựng sơ đồ quy trình. Đây là dữ liệu thiết yếu để tính mọi KPI liên quan đến thời gian, như Thời gian xử lý trung bình của bút toán, Thời gian phê duyệt trung bình và Thời gian từ phê duyệt đến hạch toán.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này là cơ sở cho mọi phân tích liên quan đến thời gian, giúp tính thời gian xử lý, thời lượng và điểm nghẽn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nguồn dữ liệu tùy theo hoạt động, chủ yếu là dấu thời gian tạo (CPUDT, CPUTM) từ BKPF hoặc dấu thời gian thay đổi chứng từ (UDATE, UTIME) từ CDHDR.

Ví dụ
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Hệ thống nơi trích xuất dữ liệu quy trình.
Mô tả

Thuộc tính này xác định nguồn gốc dữ liệu, trong trường hợp này là phiên bản SAP ECC cụ thể. Thông thường, đây là giá trị cố định được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu.

Dù đơn giản, thuộc tính này rất quan trọng trong môi trường có nhiều ERP hoặc nguồn dữ liệu. Thuộc tính giúp làm rõ nguồn gốc dữ liệu và cho phép lọc hoặc phân đoạn phân tích theo hệ thống nguồn.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp làm rõ nguồn gốc dữ liệu và rất cần thiết để theo dõi chất lượng dữ liệu, nhất là trong môi trường có nhiều hệ thống nguồn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường, đây là giá trị cố định được thêm trong quá trình chuyển đổi dữ liệu để xác định phiên bản SAP ECC cụ thể (ví dụ: 'ECC_PROD_100').

Ví dụ
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được trích xuất hoặc làm mới từ hệ thống nguồn.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ gần nhất dữ liệu được lấy từ SAP ECC. Đây là trường siêu dữ liệu quan trọng, giúp bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào.

Trong mọi bảng điều khiển hoặc phân tích process mining, việc biết thời điểm cập nhật gần nhất rất quan trọng để người dùng tin tưởng dữ liệu và đưa ra quyết định phù hợp. Thuộc tính này giúp trả lời câu hỏi: 'Thông tin này được cập nhật đến thời điểm nào?'.

Vì sao điều này quan trọng

Cho người dùng biết dữ liệu mới đến mức nào, giúp họ hiểu khoảng thời gian được phân tích và tin tưởng kết quả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường siêu dữ liệu do công cụ trích xuất dữ liệu hoặc quy trình ETL tạo và lưu tại thời điểm làm mới dữ liệu.

Ví dụ
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
Đã đảo bút toán
IsReversed
Giá trị đúng/sai cho biết bút toán đã bị đảo hay chưa.
Mô tả

Cờ này cho biết bút toán đã được đảo bằng một chứng từ kế toán khác. Trong SAP, chứng từ bị đảo được liên kết với chứng từ đảo, tạo thành dấu vết kiểm toán rõ ràng.

Thuộc tính này rất quan trọng đối với bảng điều khiển 'Phân tích bút toán đảo' và KPI 'Tỷ lệ bút toán đảo'. Bạn có thể lọc riêng các bút toán bị đảo để tìm nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn như lỗi nhập liệu hoặc hạch toán sai, từ đó giảm số lần phải đảo bút toán.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu các bút toán đã bị hủy sau đó để hỗ trợ phân tích việc đảo bút toán, tìm nguyên nhân gốc rễ của lỗi và cải thiện tính toàn vẹn dữ liệu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ trường số chứng từ đảo (STBLG) trong bảng BKPF. Nếu STBLG không trống, cờ này có giá trị true.

Ví dụ
truefalse
Loại chứng từ
DocumentType
Phân loại chứng từ kế toán, quy định cách xử lý và lưu trữ chứng từ.
Mô tả

Loại chứng từ phân biệt các loại giao dịch kinh doanh, chẳng hạn như bút toán sổ cái tổng hợp (SA), hóa đơn nhà cung cấp (KR) hoặc hạch toán tài sản (AA). Loại chứng từ được xác định khi cấu hình hệ thống và gán cho từng bút toán.

Đây là thuộc tính quan trọng để phân tích vì cho phép phân đoạn quy trình theo tính chất giao dịch. Bảng điều khiển 'Số lượng bút toán theo loại' và KPI 'Thời gian xử lý trung bình theo loại bút toán' phụ thuộc trực tiếp vào trường này. Thuộc tính giúp phát hiện liệu một số loại bút toán có dễ bị chậm trễ, phải làm lại hoặc bị đảo hơn hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân đoạn phân tích theo loại giao dịch, giúp xác định vấn đề quy trình có chỉ xảy ra với một số loại bút toán nhất định hay không.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng tiêu đề chứng từ BKPF, trường BLART.

Ví dụ
SAKRREAA
Mã công ty
CompanyCode
Đơn vị tổ chức đại diện cho một pháp nhân độc lập, nơi lập báo cáo tài chính.
Mô tả

Mã công ty là đơn vị tổ chức cơ bản trong SAP Financials. Mã này đại diện cho một công ty độc lập về mặt pháp lý và là trường quan trọng trong tiêu đề chứng từ bút toán.

Thuộc tính này cần thiết để phân đoạn phân tích quy trình theo pháp nhân. Bạn có thể so sánh hiệu suất quy trình, tỷ lệ tuân thủ và kết quả KPI giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Ví dụ, thuộc tính này giúp xác định liệu tình trạng chậm phê duyệt hoặc tỷ lệ đảo bút toán cao chỉ xảy ra ở một số mã công ty nhất định hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép lọc và so sánh hiệu suất quy trình giữa các pháp nhân hoặc đơn vị kinh doanh trong tổ chức.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng tiêu đề chứng từ BKPF, trường BUKRS.

Ví dụ
10002000US01DE01
Mã giao dịch
TransactionCode
Mã giao dịch SAP dùng để tạo hoặc xử lý bút toán.
Mô tả

Mã giao dịch (T-Code) là mã định danh duy nhất cho một chức năng hoặc chương trình cụ thể trong SAP. Với bút toán, mã này cho biết cách tạo bút toán, chẳng hạn như nhập thủ công (FB01, F-02), lưu tạm (FV50) hoặc qua giao diện tự động.

Thuộc tính này rất hữu ích cho bảng điều khiển 'Tối ưu hóa hoạt động thủ công'. Phân tích T-Code giúp phân biệt hoạt động thủ công với tự động, xác định quy trình thủ công nào tốn nhiều thời gian nhất và tìm cơ hội tự động hóa để giảm công sức thủ công, nâng cao hiệu quả.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân biệt quy trình thủ công và tự động, từ đó xác định cơ hội tự động hóa và chuẩn hóa quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng tiêu đề chứng từ BKPF, trường TCODE.

Ví dụ
FB01F-02FV50FBD1
Ngày hạch toán
PostingDate
Ngày giao dịch được ghi nhận vào sổ cái tổng hợp và ảnh hưởng đến kỳ tài chính.
Mô tả

Ngày hạch toán xác định kỳ tài chính ghi nhận bút toán. Đây là trường ngày quan trọng về mặt tài chính và tuân thủ, vì ngày này phải phù hợp với lịch khóa sổ kế toán và các quy định.

Trong process mining, ngày này được dùng để theo dõi việc tuân thủ. Bảng điều khiển 'Theo dõi tuân thủ quy định' và KPI 'Tỷ lệ tuân thủ quy định' sử dụng thuộc tính này để kiểm tra bút toán có được hạch toán đúng kỳ hay không. Thuộc tính này cũng có thể dùng để phân tích xu hướng số lượng bút toán theo thời gian.

Vì sao điều này quan trọng

Rất quan trọng đối với báo cáo tài chính và phân tích tuân thủ, giúp đảm bảo bút toán được hạch toán đúng kỳ kế toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng tiêu đề chứng từ BKPF, trường BUDAT.

Ví dụ
2023-10-312023-11-302024-01-15
Người dùng
User
Mã người dùng SAP của người tạo hoặc thay đổi bút toán.
Mô tả

Thuộc tính này ghi nhận tên người dùng SAP chịu trách nhiệm cho một hoạt động cụ thể, chẳng hạn như tạo, lưu tạm hoặc hạch toán chứng từ. Dữ liệu được lấy trực tiếp từ tiêu đề chứng từ hoặc các bảng nhật ký thay đổi.

Phân tích thuộc tính Người dùng giúp bạn hiểu hiệu suất của nhóm và từng cá nhân. Thuộc tính này hỗ trợ bảng điều khiển Năng suất người dùng bằng cách theo dõi số lượng hoạt động và thời gian xử lý của từng người dùng. Thuộc tính cũng giúp xác định ai tham gia vào các vòng lặp làm lại, các lần đảo bút toán hoặc sai lệch tuân thủ, từ đó có thể đào tạo hoặc cải tiến quy trình phù hợp.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định người dùng chịu trách nhiệm cho từng hoạt động, giúp phân tích hiệu suất, phân bổ khối lượng công việc và các trường hợp phải làm lại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường lấy từ bảng BKPF (trường USNAM của người tạo) hoặc bảng CDHDR (trường USERNAME của người thay đổi).

Ví dụ
ABROWNCJONESDSMITH
Có làm lại
IsRework
Cờ boolean cho biết bút toán đã trải qua một vòng làm lại hay chưa, chẳng hạn như bị từ chối rồi được chỉnh sửa.
Mô tả

Cờ này đánh dấu các trường hợp đi chệch quy trình thông thường và cần được xử lý lại. Cờ thường có giá trị true nếu chuỗi hoạt động của một bút toán có các bước như 'Đã từ chối bút toán' rồi đến 'Đã chỉnh sửa bút toán'.

Thuộc tính này rất cần thiết để tính KPI 'Tỷ lệ bút toán phải làm lại' và phân tích bảng điều khiển 'Tỷ lệ làm lại và từ chối'. Thuộc tính giúp định lượng mức độ kém hiệu quả của quy trình, đồng thời tạo cơ sở để tìm nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn như yêu cầu chưa rõ ràng hoặc tài liệu chưa đầy đủ.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu các bút toán cần chỉnh sửa, giúp định lượng công việc làm lại và phân tích nguyên nhân để tăng tỷ lệ xử lý đúng ngay lần đầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tính toán bằng cách phân tích chuỗi hoạt động của một trường hợp. Vòng làm lại được xác định khi có hoạt động từ chối hoặc chỉnh sửa.

Ví dụ
truefalse
Đã tạm lưu
IsParked
Cờ boolean cho biết bút toán đã được lưu dưới dạng chứng từ tạm lưu trước khi hạch toán hay chưa.
Mô tả

Tạm lưu chứng từ cho phép người dùng lưu bút toán chưa hoàn chỉnh mà không làm thay đổi số dư tài chính. Sau đó, người dùng có thể hoàn tất hoặc nhờ người khác xem xét trước khi hạch toán. Cờ này đánh dấu các bút toán đã qua bước tạm lưu.

Phân tích thuộc tính này giúp bạn hiểu cách tính năng tạm lưu được sử dụng. Kết quả có thể cho thấy tính năng này đang được dùng như một bước duyệt không chính thức và có thể gây chậm trễ. Thuộc tính này cũng hỗ trợ phân tích thời gian xử lý từ đầu đến cuối, phân biệt bút toán được hạch toán ngay với bút toán phải tạm lưu trước.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu các bút toán sử dụng tính năng tạm lưu. Đây có thể là nguyên nhân gây chậm trễ hoặc dấu hiệu cho thấy đang có bước duyệt không chính thức.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ trường trạng thái chứng từ (BSTAT) trong bảng BKPF. Giá trị 'V' cho biết chứng từ đã được tạm lưu.

Ví dụ
truefalse
Lý do đảo bút toán
ReversalReason
Mã cho biết lý do bút toán bị đảo.
Mô tả

Khi đảo chứng từ, SAP cho phép người dùng chỉ định mã lý do. Mã này ghi lại thông tin có cấu trúc về lý do cần đảo, chẳng hạn như ngày hạch toán không đúng hoặc lỗi nhập liệu.

Thuộc tính này là dữ liệu đầu vào quan trọng cho bảng điều khiển 'Phân tích bút toán đảo'. Phân tích những lý do đảo phổ biến nhất giúp tổ chức phát hiện vấn đề mang tính hệ thống trong quy trình hoặc thiếu sót trong đào tạo. Từ đó, bạn có thể đưa ra biện pháp phù hợp để ngăn lỗi tái diễn và giảm tỷ lệ đảo bút toán.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết trực tiếp lý do bút toán bị đảo, giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ và nhắm đúng vấn đề để giảm lỗi trong tương lai.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng đầu chứng từ BKPF, trường STGRD.

Ví dụ
010205
Mã tiền tệ
CurrencyKey
Mã tiền tệ của các khoản tiền được ghi nhận trong bút toán.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết đơn vị tiền tệ của bút toán, chẳng hạn như USD, EUR hoặc JPY. Nhờ đó, bạn biết đơn vị tiền tệ áp dụng cho các khoản tiền liên quan đến chứng từ.

Đây không phải lúc nào cũng là chiều phân tích chính, nhưng rất cần thiết để diễn giải chính xác các giá trị tiền tệ. Các tổ chức hoạt động trên nhiều quốc gia cũng có thể dùng thuộc tính này để phân nhóm và xem quy trình xử lý bút toán ngoại tệ có khác với nội tệ hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin cần thiết về đơn vị tiền tệ cho mọi giá trị, giúp phân tích và diễn giải số liệu tài chính chính xác.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng đầu chứng từ BKPF, trường WAERS.

Ví dụ
USDEURGBPJPY
Thời gian phê duyệt
ApprovalTime
Thời gian từ lúc gửi bút toán để phê duyệt đến khi bút toán được phê duyệt hoặc từ chối.
Mô tả

Chỉ số này đo thời gian xử lý của quy trình con phê duyệt, vốn thường chiếm phần đáng kể trong tổng thời gian xử lý. Chỉ số được tính bằng khoảng thời gian từ hoạt động 'Đã gửi bút toán' đến hoạt động tương ứng là 'Đã phê duyệt bút toán' hoặc 'Đã từ chối bút toán'.

Thời gian phê duyệt là chỉ số chính của bảng điều khiển 'Hiệu quả phê duyệt bút toán' và KPI 'Thời gian phê duyệt bút toán trung bình'. Phân tích khoảng thời gian này giúp bạn tìm điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt, đo hiệu quả của người phê duyệt và đánh giá cơ sở cho những thay đổi như điều chỉnh ngưỡng phê duyệt.

Vì sao điều này quan trọng

Đo thời gian của giai đoạn phê duyệt, giúp xác định và xử lý các chậm trễ trong quy trình xem xét và phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tính bằng cách lấy dấu thời gian của sự kiện 'Đã phê duyệt bút toán' hoặc 'Đã từ chối bút toán' trừ dấu thời gian của sự kiện 'Đã gửi bút toán'.

Ví dụ
P1DT2HPT4H15MP3D
Tổng giá trị chứng từ
TotalDocumentAmount
Tổng giá trị bút toán theo đơn vị tiền tệ của chứng từ.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện tổng giá trị tài chính của bút toán. Thông thường, giá trị được tính bằng cách cộng giá trị tuyệt đối của tất cả dòng mục ghi nợ hoặc ghi có thuộc chứng từ.

Phân tích quy trình theo giá trị tài chính có thể cho thấy những xu hướng quan trọng. Ví dụ, bút toán giá trị cao có thể đi theo quy trình phê duyệt khác, chặt chẽ hơn. Bạn có thể dùng thuộc tính này để lọc hoặc phân đoạn phân tích, xem thời gian xử lý, tỷ lệ từ chối hoặc độ trễ phê duyệt có liên quan đến giá trị bút toán hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích tác động tài chính, chẳng hạn như xem thời gian xử lý hoặc tỷ lệ từ chối có liên quan đến giá trị tiền tệ của bút toán hay không.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường được tính toán bằng cách cộng giá trị của trường số tiền (WRBTR hoặc DMBTR) từ tất cả dòng mục trong bảng BSEG của một bút toán.

Ví dụ
1500.0025000.75125.50
Trung tâm chi phí
CostCenter
Đơn vị trong một khu vực kiểm soát, đại diện cho nơi phát sinh chi phí.
Mô tả

Trung tâm chi phí là dữ liệu chủ quan trọng trong phân hệ Controlling (CO), thường được gán ở cấp dòng bút toán. Thuộc tính này dùng để theo dõi chi phí của một phòng ban, chức năng hoặc địa điểm cụ thể.

Thêm trung tâm chi phí giúp phân tích quy trình bút toán chi tiết hơn. Bạn có thể xác định phòng ban nào phát sinh nhiều công việc làm lại, có thời gian xử lý dài hơn hoặc tạo ra nhiều bút toán thủ công hơn. Nhờ vậy, bạn có thể xem hiệu quả quy trình theo từng phòng ban.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích hiệu quả quy trình theo phòng ban hoặc chức năng, giúp xác định những điểm kém hiệu quả ở từng bộ phận.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng dòng chứng từ BSEG, trường KOSTL.

Ví dụ
4100CC_FINANCE_US10010101
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động trong quy trình ghi nhận đến báo cáo: bút toán

Đây là các bước và mốc chính cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá chính xác quy trình và tối ưu việc xử lý bút toán.
5 Nên có 9 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Bút toán đã được phê duyệt
Hoạt động này đánh dấu lần phê duyệt cuối cùng của bút toán trong workflow, sau đó bút toán đủ điều kiện để hạch toán. Sự kiện được ghi nhận từ nhật ký workflow khi hoàn tất bước 'release' hoặc 'approve' cuối cùng.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng kết thúc quy trình phê duyệt. Thời gian đến mốc này là KPI then chốt để đánh giá hiệu quả phê duyệt. Thời gian từ sự kiện này đến khi hạch toán cho biết độ trễ sau phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ dấu thời gian hoàn tất bước phê duyệt cuối cùng trong nhật ký SAP Business Workflow. Đây là thao tác phê duyệt cuối trước khi chứng từ được hạch toán hoặc sẵn sàng để hạch toán.

Thu thập

Xác định thời điểm hoàn tất bước 'release' hoặc 'approve' cuối cùng trong nhật ký workflow.

Loại sự kiện inferred
Bút toán đã hạch toán
Đây là hoạt động chính thức ghi nhận bút toán vào sổ cái tổng hợp, làm thay đổi báo cáo tài chính. SAP ghi nhận rõ sự kiện này khi trạng thái chứng từ chuyển thành 'posted' và có ngày hạch toán.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng nhất, cho biết bút toán đã được xử lý thành công. Thời gian xử lý toàn bộ quy trình thường được tính đến mốc này. Đây cũng là sự kiện then chốt khi phân tích quy trình khóa sổ tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được xác định khi chứng từ trong bảng BKPF có ngày hạch toán (BKPF-BUDAT). Với chứng từ lưu tạm, sự kiện tương ứng với thời điểm trạng thái BKPF-BSTAT đổi từ 'V' thành để trống. Dấu thời gian hạch toán là ngày nhập BKPF-CPUDT.

Thu thập

Xác định thời điểm BKPF-BSTAT đổi từ 'V' thành để trống, hoặc sự kiện tạo chứng từ đối với bút toán hạch toán trực tiếp.

Loại sự kiện explicit
Bút toán được gửi
Hoạt động này cho biết người tạo đã hoàn tất bút toán lưu tạm và bút toán đã sẵn sàng để rà soát, phê duyệt. Thông thường, hoạt động được ghi nhận khi bắt đầu một tác vụ SAP Business Workflow gắn với chứng từ lưu tạm.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là thời điểm bàn giao từ người tạo sang người phê duyệt, đồng thời bắt đầu tính thời gian cho các KPI về chu kỳ phê duyệt. Đây là mốc quan trọng để đo lường hiệu quả của quy trình phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ thời điểm bắt đầu phiên bản quy trình phê duyệt được liên kết với đối tượng chứng từ tài chính. Cần phân tích các bảng nhật ký workflow như SWW_WI2OBJ để tìm quy trình được khởi chạy cho mã công ty, số chứng từ và năm tài chính cụ thể.

Thu thập

Xác định sự kiện bắt đầu workflow cho đối tượng chứng từ lưu tạm.

Loại sự kiện inferred
Bút toán được lưu tạm
Hoạt động này đánh dấu thời điểm tạo bút toán ở trạng thái tạm, trước khi chính thức hạch toán vào sổ cái tổng hợp. SAP ghi nhận rõ hoạt động này khi người dùng lưu chứng từ bằng giao dịch lưu tạm, khiến trạng thái chứng từ chuyển thành 'parked'.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện bắt đầu quan trọng đối với các quy trình có bước rà soát và phê duyệt. Phân tích khoảng thời gian từ lúc lưu tạm đến khi hạch toán giúp phát hiện chậm trễ trong các giai đoạn trước khi hạch toán và phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được xác định từ bảng tiêu đề chứng từ BKPF. Chứng từ được xem là lưu tạm khi được tạo với trạng thái BKPF-BSTAT = 'V'. Thời điểm sự kiện là ngày và giờ tạo, BKPF-CPUDT và BKPF-CPUTM.

Thu thập

Xác định chứng từ được tạo trong BKPF khi BKPF-BSTAT là 'V'.

Loại sự kiện explicit
Đã xử lý đảo bút toán
Hoạt động này đánh dấu việc đảo một bút toán đã hạch toán trước đó. Bút toán đảo là chứng từ kế toán mới dùng để triệt tiêu bút toán ban đầu.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện quan trọng để đo lường chất lượng dữ liệu và độ chính xác của quy trình. Tỷ lệ đảo bút toán cao cho thấy có vấn đề mang tính hệ thống ở khâu nhập dữ liệu hoặc phê duyệt ban đầu. Mỗi lần đảo bút toán đều phát sinh công việc làm lại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được xác định trong tiêu đề chứng từ gốc (bảng BKPF). Khi đảo chứng từ, SAP điền số chứng từ đảo (BKPF-STBLG) và lý do đảo (BKPF-STGRD). Dấu thời gian của sự kiện là ngày hạch toán của chứng từ đảo mới.

Thu thập

Xác định thời điểm BKPF-STBLG có giá trị trên chứng từ gốc. Dấu thời gian là ngày hạch toán của chứng từ đảo.

Loại sự kiện explicit
Bút toán bị từ chối
Hoạt động này đánh dấu việc bút toán bị từ chối hoàn toàn và sẽ không được hạch toán. Đây thường là trạng thái kết thúc trong workflow phê duyệt, sau đó chứng từ lưu tạm sẽ bị xóa.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các trường hợp từ chối rất quan trọng đối với việc quản lý chất lượng. Phân tích lý do và tần suất bị từ chối giúp cải thiện tỷ lệ bút toán đúng ngay từ lần đầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là kết quả được ghi nhận trong nhật ký SAP Business Workflow, thể hiện quyết định 'reject' cuối cùng của người dùng và kết thúc quy trình. Chứng từ lưu tạm có thể bị xóa sau đó.

Thu thập

Xác định trạng thái 'reject' kết thúc trong nhật ký workflow của chứng từ.

Loại sự kiện inferred
Bút toán đã được sửa
Hoạt động này cho biết người tạo ban đầu đã chỉnh sửa bút toán lưu tạm sau khi nhận yêu cầu sửa. Có thể suy ra hoạt động bằng cách phát hiện thay đổi trên chứng từ sau sự kiện 'Changes Requested'.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các lần sửa giúp định lượng công sức dành cho việc làm lại. Khoảng thời gian từ lúc yêu cầu sửa đến khi hoàn tất chỉnh sửa cho thấy mức độ chậm trễ trong việc xử lý vấn đề của bút toán đã gửi.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra bằng cách phân tích nhật ký thay đổi chứng từ (bảng CDHDR và CDPOS) của chứng từ lưu tạm. Thay đổi được ghi nhận sau sự kiện từ chối trong workflow cho biết bút toán đã được sửa. Dấu thời gian lấy từ bảng CDHDR.

Thu thập

Xác định mục nhật ký thay đổi trong CDHDR/CDPOS sau sự kiện từ chối.

Loại sự kiện inferred
Bút toán được tạo
Hoạt động này thể hiện việc tạo bút toán và hạch toán trực tiếp, không qua bước lưu tạm. SAP ghi nhận hoạt động này khi chứng từ được tạo bằng giao dịch hạch toán trực tiếp.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này là điểm bắt đầu thay thế cho các quy trình hạch toán bút toán đơn giản, không cần quy trình phê duyệt. Nhờ đó, bạn có thể phân biệt giữa bút toán trực tiếp đơn giản và bút toán lưu tạm có quy trình phức tạp hơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này tương ứng với việc tạo chứng từ trong bảng BKPF khi trạng thái BKPF-BSTAT để trống (đã hạch toán). Thời điểm sự kiện là ngày tạo chứng từ, BKPF-CPUDT. Với các chứng từ này, sự kiện 'Created' và 'Posted' xảy ra đồng thời.

Thu thập

Xác định chứng từ được tạo trong BKPF khi BKPF-BSTAT để trống.

Loại sự kiện explicit
Đã đính kèm tài liệu
Hoạt động này thể hiện việc người dùng đính kèm tài liệu hỗ trợ, chẳng hạn như hóa đơn hoặc bảng tính, vào bút toán. Sự kiện này không được ghi lại rõ ràng như một sự kiện kế toán tiêu chuẩn. Thông thường, sự kiện được suy ra bằng cách kiểm tra các tệp đính kèm được tạo và liên kết với đối tượng chứng từ kế toán.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi hoạt động này giúp xác minh việc tuân thủ các chính sách yêu cầu có tài liệu hỗ trợ. Việc đính kèm tài liệu chậm trễ có thể là nguyên nhân khiến chu kỳ phê duyệt kéo dài.

Lấy dữ liệu ở đâu

Khó ghi nhận sự kiện này một cách đáng tin cậy kèm dấu thời gian. Có thể suy ra sự kiện bằng cách phân tích các bảng tệp đính kèm của Generic Object Services (GOS), chẳng hạn như SOOD, rồi liên kết dấu thời gian tạo tệp với khóa đối tượng bút toán.

Thu thập

Suy ra từ dấu thời gian tạo các đối tượng được liên kết trong bảng GOS (ví dụ: SOOD).

Loại sự kiện inferred
Đã tất toán dòng mục bút toán
Hoạt động này thể hiện việc đối chiếu một dòng mục của tài khoản G/L được quản lý theo khoản mục chưa tất toán, chẳng hạn như tài khoản thanh toán ngân hàng. Hoạt động xảy ra khi một dòng mục được khớp với dòng khác và tất toán.
Vì sao điều này quan trọng

Với các quy trình như đối chiếu ngân hàng, thời gian tất toán khoản mục là KPI quan trọng. Hoạt động này giúp phân tích hiệu quả đối chiếu và quy trình khóa sổ cuối tháng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi nhận từ bảng dòng mục BSEG. Khi một dòng mục được tất toán, các trường ngày tất toán (BSEG-AUGDT) và chứng từ tất toán (BSEG-AUGBL) sẽ có giá trị. Dấu thời gian của sự kiện là ngày tất toán.

Thu thập

Xác định thời điểm trường ngày tất toán (BSEG-AUGDT) có giá trị cho một dòng mục.

Loại sự kiện explicit
Đã xác định bút toán nhập thủ công
Hoạt động này xác định bút toán được tạo bằng giao dịch trực tuyến thủ công hay qua giao diện tự động hoặc quy trình xử lý theo lô. Đây không phải thao tác của người dùng mà là thuộc tính được tính toán từ dữ liệu hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng

Phân biệt bút toán thủ công và tự động là điều cần thiết để cải tiến quy trình có trọng tâm. Các quy trình thủ công thường là đối tượng cần chuẩn hóa và tự động hóa.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thuộc tính này được tính bằng cách phân tích các trường trong bảng tiêu đề chứng từ BKPF. Mã giao dịch (BKPF-TCODE) như 'FB01', 'FB50' hoặc 'FV50' cho biết bút toán được nhập thủ công. Các mã T-code khác hoặc tên nhập liệu theo lô cụ thể (BKPF-AWKEY) thường cho thấy quy trình tự động.

Thu thập

Suy ra từ BKPF-TCODE hoặc các chỉ báo khác của hệ thống nguồn trong tiêu đề chứng từ.

Loại sự kiện calculated
Đã xác định hạch toán liên công ty
Hoạt động được tính toán để đánh dấu bút toán ảnh hưởng đến nhiều mã công ty. Có thể xác định bằng cách phân tích các dòng mục của một chứng từ tài chính.
Vì sao điều này quan trọng

Giao dịch liên công ty có thể cần quy trình xử lý và phê duyệt phức tạp hơn. Việc xác định các giao dịch này cho phép phân tích riêng thời gian xử lý và đường đi của quy trình, từ đó tìm ra những điểm nghẽn đặc thù.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính bằng cách kiểm tra bảng dòng mục BSEG cho một số chứng từ (BELNR). Nếu các dòng mục có nhiều mã công ty khác nhau (BSEG-BUKRS), đây là bút toán hạch toán liên công ty.

Thu thập

Kiểm tra xem một BKPF-BELNR có nhiều giá trị BSEG-BUKRS khác nhau hay không.

Loại sự kiện calculated
Đã xóa bút toán lưu tạm
Hoạt động này thể hiện việc xóa bút toán lưu tạm chưa từng được hạch toán. Việc này có thể xảy ra sau khi bút toán bị từ chối hoặc do bút toán được tạo nhầm.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu quy trình kết thúc không thành công. Phân tích lý do xóa chứng từ lưu tạm có thể giúp phát hiện vấn đề như bút toán trùng lặp hoặc hiểu sai quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi nhận khi trạng thái của chứng từ lưu tạm trong bảng BKPF thay đổi. Trường trạng thái BKPF-BSTAT được cập nhật thành 'Z' (chứng từ lưu tạm đã bị xóa). Có thể tìm dấu thời gian thay đổi trong nhật ký thay đổi chứng từ (CDHDR).

Thu thập

Xác định thời điểm BKPF-BSTAT được cập nhật thành 'Z'.

Loại sự kiện explicit
Yêu cầu sửa bút toán
Hoạt động này đánh dấu thời điểm người phê duyệt đã rà soát bút toán và gửi lại cho người tạo để chỉnh sửa. Sự kiện được ghi nhận từ nhật ký workflow, trong đó có quyết định của người dùng như 'rejection' hoặc 'send back'.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này rất quan trọng để phát hiện các vòng lặp làm lại, vốn là nguyên nhân chính gây kém hiệu quả và sai lệch quy trình. Sự kiện này xảy ra thường xuyên cho thấy chất lượng bút toán có vấn đề hoặc yêu cầu chưa rõ ràng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được suy ra từ dấu thời gian của một bước quyết định cụ thể trong nhật ký SAP Business Workflow, tương ứng với thao tác 'reject' hoặc 'send for correction'.

Thu thập

Xác định dấu thời gian của quyết định 'rejection' hoặc 'rework' trong nhật ký workflow.

Loại sự kiện inferred
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất

Cách lấy dữ liệu từ SAP ECC

Sẵn sàng bắt đầu chưa?

Dùng mẫu dữ liệu này để bắt đầu process mining cho quy trình ghi nhận đến báo cáo: bút toán. Khám phá thông tin chuyên sâu hơn và nâng cao hiệu quả trong hoạt động tài chính.

Tối ưu quy trình ghi nhận đến báo cáo: bút toán ngay hôm nay

Giảm 30% thời gian xử lý bút toán và đảm bảo báo cáo chính xác.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu cải thiện ngay hôm nay.