Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn từ mua hàng đến thanh toán
Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn từ mua hàng đến thanh toán
- Các thuộc tính nên thu thập để phân tích chuyên sâu
- Các hoạt động chính cần theo dõi trong suốt vòng đời xử lý hóa đơn
- Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ Microsoft Dynamics 365
Thuộc tính của quy trình xử lý hóa đơn từ mua hàng đến thanh toán
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Số hóa đơn
InvoiceNumber
|
Mã định danh duy nhất của từng hóa đơn nhà cung cấp, dùng làm mã trường hợp chính để theo dõi toàn bộ vòng đời hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Số hóa đơn là khóa duy nhất liên kết mọi hoạt động của một hóa đơn nhà cung cấp. Khóa này cho phép theo dõi toàn bộ hành trình hóa đơn, từ lúc nhận và đăng ký đến khi đối chiếu, phê duyệt và thanh toán. Trong phân tích process mining, thuộc tính này giữ vai trò nền tảng. Nó xác định trường hợp, giúp dựng lại luồng xử lý của từng hóa đơn. Nhờ đó, bạn có thể tính tổng thời gian chu kỳ, xác định các biến thể quy trình và phân tích đặc điểm cũng như kết quả của từng hóa đơn.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mã trường hợp thiết yếu, liên kết mọi sự kiện liên quan để bạn có thể phân tích toàn bộ vòng đời của từng hóa đơn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường nằm trong bảng hóa đơn nhà cung cấp chính, chẳng hạn trường Num trong VendInvoiceInfoTable.
Ví dụ
INV-10056773245-AUS-001-98432
|
|||
|
Tên hoạt động
ActivityName
|
Tên của sự kiện nghiệp vụ hoặc tác vụ cụ thể diễn ra tại một thời điểm trong quy trình xử lý hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Tên hoạt động mô tả một bước cụ thể hoặc thay đổi trạng thái trong quy trình xử lý hóa đơn, chẳng hạn “Đã ghi nhận hóa đơn”, “Đã gửi hóa đơn để phê duyệt” hoặc “Đã thực hiện thanh toán”. Dữ liệu này rất cần thiết để dựng sơ đồ quy trình và hiểu thứ tự các sự kiện. Phân tích thuộc tính này giúp bạn thấy luồng quy trình, xác định các đường đi phổ biến và phát hiện sai lệch hoặc điểm nghẽn. Thuộc tính này được dùng để tính thời gian chu kỳ giữa các hoạt động, chẳng hạn thời gian từ phê duyệt đến ghi sổ, và đo tần suất của các sự kiện cụ thể như từ chối hoặc chặn thanh toán.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này xác định các bước trong sơ đồ quy trình, giúp bạn hình dung luồng quy trình và phân tích sự chuyển tiếp giữa các hoạt động.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thuộc tính này thường được xác định từ sự kết hợp của các trường trạng thái, loại giao dịch hoặc mục nhật ký thay đổi trong nhiều bảng Dynamics 365 liên quan đến xử lý hóa đơn.
Ví dụ
Đã gửi hóa đơn để phê duyệtPhát hiện sai lệch khi đối chiếuĐã thực hiện thanh toán
|
|||
|
Thời điểm sự kiện
EventTime
|
Dấu thời gian chính xác cho biết thời điểm một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể diễn ra. | ||
|
Mô tả
Thời điểm sự kiện, hay dấu thời gian, ghi lại chính xác ngày giờ một hoạt động diễn ra. Đây là thành phần quan trọng của nhật ký sự kiện, cung cấp trình tự thời gian để sắp xếp đúng các hoạt động và tính khoảng thời gian. Trong phân tích, dấu thời gian là cơ sở cho mọi chỉ số liên quan đến thời gian. Dữ liệu này được dùng để tính thời lượng hoạt động, thời gian chu kỳ giữa các bước khác nhau, chẳng hạn thời gian phê duyệt, và tổng thời gian xử lý từ đầu đến cuối của từng hóa đơn. Dữ liệu này cũng hỗ trợ phân tích xu hướng theo thời gian.
Vì sao điều này quan trọng
Dấu thời gian này rất cần thiết để sắp xếp sự kiện, tính mọi thời gian chu kỳ và thời lượng, cũng như xác định điểm nghẽn trong quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này được lấy từ nhiều trường ngày giờ trong các bảng, chẳng hạn createdDateTime hoặc modifiedDateTime trong VendInvoiceInfoTable, VendTrans hoặc các bảng lịch sử workflow.
Ví dụ
2023-04-15T09:00:12Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T11:05:45Z
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystem
|
Hệ thống lưu trữ dữ liệu gốc mà dữ liệu sự kiện được trích xuất từ đó. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định ứng dụng nguồn phát sinh dữ liệu hoạt động. Với quy trình này, giá trị thường là “Microsoft Dynamics 365”. Trong môi trường có nhiều hệ thống, chẳng hạn có thêm giải pháp OCR hoặc thu thập dữ liệu bên ngoài, trường này giúp phân biệt nơi diễn ra từng bước của quy trình. Nhờ đó, nguồn gốc dữ liệu được thể hiện rõ và việc xử lý sự cố trích xuất dữ liệu cũng dễ dàng hơn.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cung cấp thông tin quan trọng về nguồn gốc dữ liệu, giúp xác thực dữ liệu và hiểu các hệ thống tham gia vào quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là giá trị cố định “Microsoft Dynamics 365”, được thêm vào trong quá trình chuyển đổi dữ liệu để ghi nhãn nguồn gốc của tập dữ liệu.
Ví dụ
Microsoft Dynamics 365
|
|||
|
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
|
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của quy trình được làm mới từ hệ thống nguồn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại thời điểm tập dữ liệu được trích xuất và cập nhật gần nhất từ Microsoft Dynamics 365. Giá trị này thường giống nhau trên mọi bản ghi trong cùng một lần tải dữ liệu. Thông tin này giúp người dùng biết dữ liệu đang phân tích mới đến đâu. Nó cho biết mức độ cập nhật của thông tin phân tích quy trình, đồng thời cần thiết để quản lý lịch làm mới dữ liệu và xác thực luồng dữ liệu.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho người dùng biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, giúp họ nắm được phân tích mới ra sao và khi nào dự kiến có bản cập nhật tiếp theo.
Lấy dữ liệu ở đâu
Dấu thời gian này được quy trình trích xuất dữ liệu hoặc ETL tạo và gắn vào tập dữ liệu khi chạy.
Ví dụ
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
|
|||
|
Giá trị hóa đơn
InvoiceAmount
|
Tổng giá trị tiền tệ của hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này thể hiện tổng số tiền phải trả ghi trên hóa đơn của nhà cung cấp. Đây là dữ liệu tài chính cơ bản của mỗi trường hợp. Giá trị hóa đơn thường được dùng để phân nhóm và phân tích. Thuộc tính này có thể cho thấy hóa đơn giá trị cao có phải trải qua quy trình phê duyệt chặt chẽ hơn hoặc mất nhiều thời gian xử lý hơn không. Bảng điều khiển cũng dùng thuộc tính này để phân tích số lượng hóa đơn theo giá trị và tính tổng chi tiêu trong phạm vi phân tích.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân tích theo giá trị tài chính, giúp ưu tiên cải tiến quy trình cho các hóa đơn giá trị cao và tìm hiểu những yếu tố làm phát sinh chi phí.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này nằm trong bảng phần đầu hóa đơn, chẳng hạn như VendInvoiceInfoTable, ở trường như InvoiceAmount hoặc Amount.
Ví dụ
1500.00250.7512500.50
|
|||
|
Mã nhà cung cấp
VendorNumber
|
Mã định danh duy nhất của nhà cung cấp gửi hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Mã nhà cung cấp là mã định danh duy nhất của nhà cung cấp trong dữ liệu chủ. Mã này liên kết giao dịch hóa đơn với một nhà cung cấp cụ thể, giúp phân tích theo từng nhà cung cấp. Thuộc tính này rất cần thiết để phân nhóm dữ liệu quy trình theo nhà cung cấp. Bạn có thể dùng thuộc tính này để trả lời các câu hỏi như: “Nhà cung cấp nào có thời gian phê duyệt lâu nhất?” hoặc “Sai lệch khi đối chiếu có thường xảy ra hơn với một số nhà cung cấp không?”. Phân tích hiệu suất theo nhà cung cấp có thể giúp tìm ra cơ hội phối hợp với nhà cung cấp và cải tiến quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép lọc và phân tích nguyên nhân gốc rễ theo nhà cung cấp, giúp xác định vấn đề về hiệu suất hoặc các xu hướng gắn với từng nhà cung cấp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường nằm trong phần đầu của bảng hóa đơn nhà cung cấp, chẳng hạn như VendInvoiceInfoTable, được liên kết với dữ liệu chủ nhà cung cấp trong VendTable.
Ví dụ
V-1001V-2050V-8342
|
|||
|
Ngày đến hạn thanh toán
PaymentDueDate
|
Ngày phải thanh toán hóa đơn theo điều khoản thanh toán đã thỏa thuận. | ||
|
Mô tả
Ngày đến hạn thanh toán được tính dựa trên ngày lập hóa đơn và điều khoản thanh toán của nhà cung cấp. Đây là hạn thanh toán theo hợp đồng. Ngày này rất quan trọng để đo lường hiệu quả tài chính và quản lý quan hệ với nhà cung cấp. Đây là mốc dùng để tính KPI “Tỷ lệ thanh toán đúng hạn” bằng cách so sánh với ngày thực tế “Đã thực hiện thanh toán”. Phân tích dữ liệu này giúp xác định các vấn đề mang tính hệ thống gây chậm thanh toán, có thể làm ảnh hưởng đến quan hệ với nhà cung cấp hoặc khiến doanh nghiệp bỏ lỡ chiết khấu thanh toán sớm.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc chuẩn để đo lường hiệu quả thanh toán đúng hạn, một KPI quan trọng về tình hình tài chính và quan hệ với nhà cung cấp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Ngày này thường do hệ thống tính và lưu trong bảng giao dịch nhà cung cấp, chẳng hạn như VendTrans, dựa trên ngày lập hóa đơn và điều khoản thanh toán.
Ví dụ
2023-05-152023-06-302023-07-20
|
|||
|
Người dùng
User
|
ID hoặc tên người dùng của người thực hiện hoạt động. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định nhân viên hoặc người dùng hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện một bước cụ thể trong quy trình. Với các bước tự động, người thực hiện có thể là tài khoản hệ thống hoặc tài khoản dịch vụ. Phân tích quy trình theo người dùng giúp bạn hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, xác định nhu cầu đào tạo và so sánh hiệu suất giữa các cá nhân hoặc nhóm. Thuộc tính này rất quan trọng khi phân tích các vòng lặp làm lại, trong đó công việc được chuyển qua lại giữa những người dùng, cũng như tìm hiểu vì sao mỗi người dùng hoàn thành cùng một tác vụ theo cách khác nhau.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân tích hiệu suất và khối lượng công việc theo người dùng hoặc nhóm, đồng thời giúp xác định mức độ tự động hóa và nguồn phát sinh công việc làm lại.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ các trường ID người dùng trong bảng giao dịch hoặc lịch sử quy trình làm việc, chẳng hạn như createdby hoặc modifiedby. Thông tin này cũng có thể nằm trong các bảng theo dõi quy trình làm việc.
Ví dụ
j.doea.smithAX_Admin
|
|||
|
Số đơn đặt hàng
PurchaseOrderNumber
|
Mã định danh của đơn đặt hàng (PO) liên quan đến hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Số đơn đặt hàng liên kết hóa đơn với chứng từ mua hàng ban đầu. Đây là thông tin thiết yếu trong các quy trình đối chiếu 2 chiều hoặc 3 chiều giữa hóa đơn, PO và phiếu nhận hàng. Thuộc tính này cho phép phân tích hóa đơn có PO và không có PO, vốn thường đi theo các luồng quy trình khác nhau. Đây là yếu tố then chốt để hiểu hiệu quả của quy trình đối chiếu, tìm hiểu sai lệch khi đối chiếu và đo lường tỷ lệ xử lý tự động từ đầu đến cuối đối với hóa đơn có PO.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp phân biệt hóa đơn có PO với hóa đơn không có PO. Đây là yếu tố chính tạo ra khác biệt trong quy trình và rất quan trọng khi phân tích việc đối chiếu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này nằm trong bảng phần đầu hóa đơn, chẳng hạn như VendInvoiceInfoTable, thường ở trường PurchId.
Ví dụ
PO-001234PO-005678PO-009101
|
|||
|
Thời điểm kết thúc
EndTime
|
Dấu thời gian chính xác cho biết một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể đã hoàn tất khi nào. | ||
|
Mô tả
Thời điểm kết thúc ghi lại lúc một hoạt động hoàn tất. Khi kết hợp với thời điểm bắt đầu (EventTime), thuộc tính này cho phép tính chính xác thời gian hoàn thành từng bước. Thuộc tính này cần thiết để tính “ProcessingTime” cho mỗi hoạt động, một chỉ số quan trọng khi phân tích hiệu suất. Thuộc tính giúp xác định chính xác bước nào trong quy trình mất nhiều thời gian nhất, từ đó tập trung cải tiến đúng chỗ. Ví dụ, bạn có thể đo chính xác thời gian nhập mã thủ công hoặc phê duyệt.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép tính trực tiếp thời gian xử lý của từng hoạt động, làm cơ sở để xác định những bước tốn nhiều thời gian nhất trong quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Tương tự StartTime, thông tin này được lấy từ nhiều trường ngày giờ khác nhau. Với một số hoạt động, đây có thể là StartTime của hoạt động tiếp theo. Trường hợp khác, thông tin có thể là dấu thời gian “hoàn tất vào lúc” cụ thể.
Ví dụ
2023-04-15T09:15:20Z2023-05-20T18:00:00Z2023-06-01T11:05:45Z
|
|||
|
Trạng thái hóa đơn
InvoiceStatus
|
Trạng thái hiện tại của hóa đơn tại thời điểm trích xuất dữ liệu. | ||
|
Mô tả
Trạng thái hóa đơn cho biết hóa đơn đang ở bước nào trong vòng đời, chẳng hạn như “Chờ phê duyệt”, “Đã phê duyệt”, “Đã ghi sổ” hoặc “Đã thanh toán”. Thuộc tính này cho biết tiến độ hiện tại của hóa đơn. Thuộc tính này chủ yếu được dùng để tạo bảng điều khiển vận hành, hiển thị khối lượng công việc và hồ sơ tồn đọng hiện tại. Thuộc tính giúp quản lý biết có bao nhiêu hóa đơn ở mỗi giai đoạn của quy trình, từ đó phân bổ tài nguyên và theo dõi hoạt động. Đây là thuộc tính then chốt của bảng điều khiển “Thông lượng và trạng thái xử lý hóa đơn”.
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết trạng thái hiện tại của tất cả hóa đơn, cần thiết để theo dõi vận hành, quản lý khối lượng công việc và xác định các điểm nghẽn hiện tại.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường được xác định từ các trường trạng thái trong bảng hóa đơn chính, chẳng hạn như VendInvoiceInfoTable.
Ví dụ
Chờ phê duyệtĐã ghi sổĐã thanh toán
|
|||
|
Có tự động hóa
IsAutomated
|
Cờ cho biết hoạt động do hệ thống tự động thực hiện hay do người dùng thực hiện. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng boolean (true/false) này phân biệt sự kiện do hệ thống thực hiện với tác vụ thủ công của người dùng. Ví dụ, bước đối chiếu hóa đơn có thể được tự động hóa, còn xử lý sai lệch thì cần thực hiện thủ công. Phân tích thuộc tính này giúp bạn hiểu mức độ tự động hóa của quy trình. Thuộc tính giúp đo lường hiệu quả của các sáng kiến tự động hóa, xác định những điểm nghẽn còn phải xử lý thủ công và tìm cơ hội tự động hóa thêm để tăng hiệu suất, giảm lỗi.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp đo lường mức độ tự động hóa của quy trình, xác định các điểm nghẽn do thao tác thủ công và cơ hội tăng hiệu suất.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường được xác định dựa trên thuộc tính “Người dùng”. Nếu người dùng là tài khoản hệ thống hoặc tài khoản dịch vụ đã biết, cờ này được đặt thành true.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Điều khoản thanh toán
PaymentTerms
|
Điều khoản thanh toán đã thỏa thuận với nhà cung cấp, chẳng hạn như “Net 30” hoặc “2% 10, Net 30”. | ||
|
Mô tả
Điều khoản thanh toán quy định các điều kiện đã thỏa thuận để thanh toán cho nhà cung cấp, bao gồm thời hạn và các khoản chiết khấu có thể áp dụng. Thông tin này thường được lấy từ dữ liệu chủ nhà cung cấp hoặc đơn đặt hàng. Thuộc tính này cung cấp ngữ cảnh quan trọng cho ngày đến hạn thanh toán và KPI Tỷ lệ thanh toán đúng hạn. Phân tích mối liên hệ giữa một số điều khoản thanh toán với tình trạng thanh toán trễ có thể giúp phát hiện khó khăn trong vận hành. Thuộc tính cũng hỗ trợ lập kế hoạch tài chính và quản lý vốn lưu động hiệu quả.
Vì sao điều này quan trọng
Cung cấp ngữ cảnh cho ngày đến hạn thanh toán và giúp phân tích ảnh hưởng tài chính của thời điểm thanh toán cũng như tỷ lệ nhận chiết khấu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này được lưu trong dữ liệu chủ nhà cung cấp (VendTable) và sao chép sang các bảng giao dịch như VendInvoiceInfoTable.
Ví dụ
Net 30Net 602% 10, Net 30
|
|||
|
Đơn vị tiền tệ của hóa đơn
InvoiceCurrency
|
Mã tiền tệ dùng cho giá trị hóa đơn, chẳng hạn như USD hoặc EUR. | ||
|
Mô tả
Đơn vị tiền tệ của hóa đơn cho biết giá trị hóa đơn được tính bằng loại tiền nào. Đây là thông tin quan trọng với các tổ chức đa quốc gia làm việc với nhà cung cấp ở nhiều nước. Thuộc tính này cung cấp ngữ cảnh cần thiết cho giá trị hóa đơn và được dùng để lọc, lập báo cáo, nhất là trong hoạt động toàn cầu. Nhờ đó, các giá trị tài chính được hiểu chính xác và có thể phân tích theo từng loại tiền tệ hoặc quy đổi sang một loại tiền tệ báo cáo chung.
Vì sao điều này quan trọng
Cung cấp ngữ cảnh cần thiết cho các khoản tiền, giúp diễn giải và phân tích chính xác giá trị hóa đơn ở nhiều khu vực.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này nằm trong bảng phần đầu hóa đơn, cùng với giá trị hóa đơn, chẳng hạn như trường CurrencyCode trong VendInvoiceInfoTable.
Ví dụ
USDEURGBP
|
|||
|
Loại sai lệch
MatchingDiscrepancyType
|
Phân loại sai lệch phát hiện được khi đối chiếu hóa đơn với PO. | ||
|
Mô tả
Khi phát sinh sai lệch trong quá trình đối chiếu 2 chiều hoặc 3 chiều, thuộc tính này cho biết loại vấn đề, chẳng hạn như “Sai lệch giá”, “Sai lệch số lượng” hoặc “Thiếu phiếu nhận hàng”. Dữ liệu này là trọng tâm của bảng điều khiển “Thời gian xử lý sai lệch đối chiếu”. Phân tích tần suất của từng loại sai lệch giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân gốc rễ khiến việc đối chiếu không thành công. Ví dụ, sai lệch giá thường xuyên có thể cho thấy dữ liệu chủ đã lỗi thời, còn sai lệch số lượng có thể là dấu hiệu của vấn đề giao hàng.
Vì sao điều này quan trọng
Phân loại các trường hợp đối chiếu không thành công, giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ để giảm sai lệch và tăng tỷ lệ xử lý tự động từ đầu đến cuối.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này có thể được lưu trong bảng nhật ký đối chiếu hoặc ngoại lệ riêng, hoặc cần được xác định từ thông báo trạng thái hay bình luận trong quy trình làm việc.
Ví dụ
Sai lệch giáSai lệch số lượngThiếu phiếu nhận hàng
|
|||
|
Lý do chặn thanh toán
PaymentBlockReason
|
Mã lý do giải thích vì sao hóa đơn bị chặn thanh toán. | ||
|
Mô tả
Chặn thanh toán khiến hóa đơn không thể được thanh toán. Thuộc tính này ghi lại lý do chặn, thường là mã chuẩn do người dùng chọn, chẳng hạn như “Đang tranh chấp khoản phí” hoặc “Chờ nhận hàng”. Thuộc tính này rất cần thiết cho bảng điều khiển “Tần suất và thời gian chặn thanh toán”. Phân tích các lý do chặn thanh toán phổ biến nhất giúp xác định vấn đề tiềm ẩn trong quy trình P2P. Giải quyết nguyên nhân gốc rễ có thể giảm đáng kể tình trạng chậm thanh toán và cải thiện quan hệ với nhà cung cấp.
Vì sao điều này quan trọng
Giải thích vì sao khoản thanh toán bị trì hoãn, giúp xác định và xử lý các vấn đề ở bước trước gây ra tình trạng chặn thanh toán.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường là một trường trong bản ghi giao dịch nhà cung cấp hoặc hóa đơn, thường liên quan đến trạng thái chặn thanh toán. Hãy tìm trong các bảng như VendTrans.
Ví dụ
Tranh chấp về chất lượngChờ giấy báo cóChặn thủ công
|
|||
|
Lý do từ chối
RejectionReason
|
Lý do người phê duyệt đưa ra khi từ chối hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Khi hóa đơn bị từ chối trong quy trình phê duyệt, người phê duyệt thường nêu lý do. Thuộc tính này ghi lại lời giải thích đó dưới dạng mã có sẵn hoặc văn bản tự do. Đây là thuộc tính quan trọng của bảng điều khiển “Phân tích hóa đơn bị từ chối”. Thuộc tính cung cấp thông tin cần thiết để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn như “Sai số PO”, “Hóa đơn trùng lặp” hoặc “Sai lệch giá”. Phân tích các lý do này giúp ưu tiên hành động để giảm tỷ lệ từ chối.
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết trực tiếp lý do hóa đơn bị từ chối, giúp bạn có biện pháp phù hợp để giảm công việc làm lại và tăng tỷ lệ xử lý đúng ngay lần đầu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường nằm trong phần bình luận hoặc nhật ký lịch sử của các bảng xử lý quy trình làm việc.
Ví dụ
Sai số lượngHóa đơn trùng lặpVượt quá hạn mức phê duyệt
|
|||
|
Mã công ty
CompanyCode
|
Mã định danh của pháp nhân hoặc công ty trong tổ chức xử lý hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Mã công ty đại diện cho pháp nhân chịu trách nhiệm tài chính về hóa đơn. Với tổ chức có nhiều công ty, đây là dữ liệu quan trọng để phân nhóm tài chính. Thuộc tính này cho phép lọc hoặc so sánh kết quả phân tích quy trình giữa các pháp nhân. Qua đó, bạn có thể xác định hiệu suất, chính sách hoặc điểm nghẽn của quy trình có chỉ xuất hiện ở một số công ty trong tập đoàn hay không, từ đó hỗ trợ cải tiến quy trình phù hợp với từng đơn vị.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân nhóm phân tích quy trình theo pháp nhân, rất cần thiết với các tổ chức lớn có nhiều công ty.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường tiêu chuẩn trong hầu hết các bảng tài chính của Dynamics 365, thường có tên DataAreaId.
Ví dụ
USMFDEMFGBSI
|
|||
|
Phòng ban
Department
|
Trung tâm chi phí hoặc phòng ban được phân bổ chi phí hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Phòng ban xác định đơn vị kinh doanh hoặc trung tâm chi phí chịu trách nhiệm về khoản chi trên hóa đơn. Thông tin này thường được xác định trong hoạt động nhập mã hóa đơn. Phân tích quy trình theo phòng ban giúp bạn hiểu sự khác biệt giữa các phòng ban về chi tiêu, thời gian phê duyệt và tuân thủ. Qua đó, bạn có thể xác định phòng ban nào có nhiều hóa đơn ngoại lệ nhất hoặc chu kỳ phê duyệt dài nhất, làm cơ sở để trao đổi và đào tạo đúng đối tượng.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân tích chi phí và quy trình theo phòng ban, làm rõ sự khác biệt về hiệu suất và tuân thủ trong toàn tổ chức.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ các chiều tài chính liên kết với dòng hoặc phần đầu hóa đơn. Cần truy vấn các cấu trúc dữ liệu liên quan đến chiều tài chính.
Ví dụ
Bán hàngTiếp thịVận hành CNTT
|
|||
|
Thanh toán đúng hạn
IsOnTimePayment
|
Cờ được tính toán để cho biết hóa đơn đã được thanh toán vào hoặc trước ngày đến hạn hay chưa. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng boolean này được xác định bằng cách so sánh dấu thời gian của hoạt động “Đã thực hiện thanh toán” với “Ngày đến hạn thanh toán”. Nếu ngày thanh toán nhỏ hơn hoặc bằng ngày đến hạn, giá trị là true; nếu không, giá trị là false. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp KPI “Tỷ lệ thanh toán đúng hạn” và bảng điều khiển “Tuân thủ điều khoản thanh toán”. Thuộc tính đơn giản hóa việc phân tích bằng cách cung cấp kết quả rõ ràng theo dạng đúng hoặc sai cho từng hóa đơn. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng lọc các khoản thanh toán trễ và tìm hiểu nguyên nhân theo nhà cung cấp, phòng ban hoặc quốc gia.
Vì sao điều này quan trọng
Đo lường trực tiếp mức độ tuân thủ điều khoản thanh toán, giúp đơn giản hóa việc tính KPI Tỷ lệ thanh toán đúng hạn và các phân tích liên quan.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thuộc tính này được tính trong lớp chuyển đổi dữ liệu theo logic: (Dấu thời gian của hoạt động “Đã thực hiện thanh toán”) <= (Ngày đến hạn thanh toán).
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Tổng thời gian chu kỳ
TotalCycleTime
|
Tổng thời gian xử lý một hóa đơn từ đầu đến cuối, từ khi nhận đến khi thanh toán. | ||
|
Mô tả
Tổng thời gian chu kỳ đo toàn bộ thời gian hóa đơn nằm trong quy trình. Chỉ số này được tính bằng khoảng thời gian từ hoạt động đầu tiên (ví dụ: “Đã đăng ký hóa đơn”) đến hoạt động cuối cùng (ví dụ: “Đã thực hiện thanh toán”) của một số hóa đơn cụ thể. Đây là KPI chính để đo lường hiệu quả tổng thể của quy trình. Chỉ số cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất và được dùng trong bảng điều khiển “Thời gian chu kỳ xử lý hóa đơn từ đầu đến cuối”. Phân tích xu hướng của chỉ số này và phân nhóm theo các thuộc tính như nhà cung cấp hoặc giá trị hóa đơn giúp xác định những cơ hội cải tiến trên diện rộng.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là KPI tổng quan quan trọng về tốc độ và hiệu quả của quy trình, tóm tắt hiệu suất xử lý từng hóa đơn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Chỉ số này được tính ở cấp trường hợp trong công cụ process mining hoặc trong quá trình chuẩn bị dữ liệu. Đây là khoảng thời gian giữa dấu thời gian của sự kiện đầu tiên và cuối cùng cho mỗi CaseId.
Ví dụ
P15DP22DT5H30MP7D
|
|||
Hoạt động trong quy trình xử lý hóa đơn từ mua hàng đến thanh toán
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Đã đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng
|
Hoạt động này cho biết việc đối chiếu đã hoàn tất thành công, tức thông tin hóa đơn khớp với đơn đặt hàng và thông tin nhận hàng. Có thể suy ra sự kiện này khi trạng thái đối chiếu hóa đơn được cập nhật thành “Đạt”. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đối chiếu thành công là một mốc quan trọng với hóa đơn có đơn đặt hàng, xác nhận khoản chi hợp lệ trước khi thanh toán. Đây là chỉ số cần thiết để theo dõi hiệu quả đối chiếu và tỷ lệ tự động hóa.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ việc cập nhật trường trạng thái đối chiếu trên phần đầu hoặc các dòng hóa đơn nhà cung cấp, chẳng hạn VendInvoiceInfoTable, thành “Đạt” hoặc “Đã đối chiếu thành công”.
Thu thập
Dấu thời gian trạng thái chuyển thành “Đạt” trong thông tin xác thực đối chiếu hóa đơn.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã ghi nhận hóa đơn
|
Đây là bước nhập hóa đơn đầu tiên vào hệ thống, tạo bản ghi tạm trước khi xử lý đầy đủ thông tin. Hệ thống ghi nhận hoạt động này khi tạo bản ghi mới trong nhật ký đăng ký hóa đơn nhà cung cấp. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu quy trình xử lý hóa đơn. Đo thời gian từ mốc này giúp xác định tổng thời gian xử lý và phát hiện chậm trễ ở giai đoạn đầu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng khi tạo bản ghi trong sổ đăng ký hóa đơn nhà cung cấp, thường nằm trong VendInvoiceRegisterJournalTable hoặc một bảng hóa đơn chờ xử lý tương tự.
Thu thập
Dấu thời gian tạo bản ghi trong nhật ký đăng ký hóa đơn nhà cung cấp.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã ghi sổ hóa đơn
|
Đây là nghiệp vụ kế toán chính thức ghi hóa đơn đã phê duyệt vào sổ cái tổng hợp và tạo khoản phải trả. Hệ thống ghi nhận rõ sự kiện giao dịch này. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Ghi sổ là bước cuối trước khi thanh toán và là điểm kiểm soát tài chính quan trọng. Thời gian từ lúc “Đã phê duyệt hóa đơn” đến lúc “Đã ghi sổ hóa đơn” cho biết hiệu quả của các bước kế toán cuối cùng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là sự kiện được ghi nhận rõ khi tạo giao dịch nhà cung cấp đã ghi sổ trong các bảng như VendTrans cùng với các bản ghi GeneralJournalEntry và LedgerEntry liên quan.
Thu thập
Dấu thời gian tạo bản ghi trong bảng giao dịch nhà cung cấp (VendTrans).
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã gửi hóa đơn để phê duyệt
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm chính thức gửi hóa đơn vào workflow để rà soát và phê duyệt. Công cụ workflow của Dynamics 365 ghi nhận rõ sự kiện gửi này. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc bắt đầu đo toàn bộ thời gian phê duyệt. Mốc này giúp xác định hóa đơn phải chờ bao lâu trước khi quy trình phê duyệt thực sự bắt đầu, đồng thời là cơ sở cho các KPI liên quan đến phê duyệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là sự kiện được ghi rõ trong các bảng lịch sử workflow, chẳng hạn WorkflowTrackingStatusTable, khi hóa đơn được gửi vào workflow.
Thu thập
Dấu thời gian tạo bản ghi gửi workflow trong lịch sử workflow.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã phê duyệt hóa đơn
|
Hoạt động này cho biết hóa đơn đã được phê duyệt thành công ở bước cuối trong workflow, cho phép ghi sổ và thanh toán. Công cụ workflow ghi nhận rõ sự kiện này khi quy trình hoàn tất. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng kết thúc quy trình phê duyệt. Thời gian từ lúc “Đã gửi hóa đơn để phê duyệt” đến sự kiện này là thước đo quan trọng về hiệu quả phê duyệt và giúp phát hiện điểm nghẽn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là sự kiện được ghi rõ trong các bảng lịch sử workflow, chẳng hạn WorkflowTrackingStatusTable, khi trạng thái workflow chuyển thành “Đã phê duyệt”.
Thu thập
Dấu thời gian ghi nhận trạng thái “Đã phê duyệt” trong lịch sử workflow.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã thực hiện thanh toán
|
Đây là hoạt động cuối cùng, cho biết nhật ký thanh toán đã được ghi sổ, tạo khoản thanh toán và tất toán hóa đơn. Sự kiện giao dịch này được ghi nhận rõ và khép lại quy trình xử lý hóa đơn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này đánh dấu quy trình từ hóa đơn đến thanh toán đã kết thúc thành công. Đây là cơ sở để tính “Tỷ lệ thanh toán đúng hạn” và tổng thời gian xử lý từ đầu đến cuối.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là sự kiện được ghi nhận rõ khi nhật ký thanh toán được ghi sổ. Thông tin tất toán được lưu trong các bảng như VendSettlement, liên kết khoản thanh toán với hóa đơn.
Thu thập
Dấu thời gian ghi sổ nhật ký thanh toán để tất toán giao dịch nhà cung cấp.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã đặt chặn thanh toán
|
Hoạt động này xảy ra khi hóa đơn bị tạm giữ, khiến hóa đơn chưa thể thanh toán. Hệ thống ghi nhận hoạt động này khi trường trạng thái chặn hoặc tạm giữ thanh toán trên bản ghi hóa đơn đã ghi sổ thay đổi. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Chặn thanh toán là một trong những nguyên nhân chính gây thanh toán trễ. Phân tích thời điểm và lý do đặt chặn rất quan trọng để cải thiện tỷ lệ thanh toán đúng hạn và quan hệ với nhà cung cấp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ thay đổi ở trường tạm giữ hoặc chặn thanh toán trên giao dịch nhà cung cấp đã ghi sổ (VendTrans). Nhật ký thay đổi có thể dùng để lấy dấu thời gian.
Thu thập
Dấu thời gian cập nhật trường chặn thanh toán trên giao dịch nhà cung cấp.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã gỡ chặn thanh toán
|
Hoạt động này cho biết lệnh tạm giữ thanh toán đã được gỡ, cho phép đưa hóa đơn vào lịch thanh toán. Hệ thống ghi nhận khi trường chặn thanh toán được xóa hoặc chuyển sang trạng thái không bị chặn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Chỉ số này đo thời gian xử lý các vấn đề khiến khoản thanh toán bị tạm giữ. Khoảng thời gian dài từ lúc đặt đến lúc gỡ chặn cho thấy việc xử lý vấn đề chưa hiệu quả.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ thay đổi xóa trường tạm giữ hoặc chặn thanh toán trên giao dịch nhà cung cấp đã ghi sổ (VendTrans). Nhật ký thay đổi có thể cung cấp dấu thời gian.
Thu thập
Dấu thời gian cập nhật xóa trường chặn thanh toán trên giao dịch nhà cung cấp.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã hạch toán tài khoản hóa đơn
|
Hoạt động này cho biết các tài khoản sổ cái tổng hợp đã được gán cho từng dòng hóa đơn. Thường có thể suy ra hoạt động này từ việc tạo hoặc hoàn tất các khoản phân bổ tài khoản sổ cái liên kết với hóa đơn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hạch toán tài khoản là bước quan trọng để đảm bảo độ chính xác tài chính. Đo thời gian hạch toán hóa đơn giúp phát hiện điểm nghẽn trong khâu rà soát kế toán và hỗ trợ KPI “Thời gian trung bình từ nhập dữ liệu đến hạch toán tài khoản”.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ việc tạo và xác thực các bản ghi trong bảng phân bổ kế toán, chẳng hạn AccountingDistribution, liên kết với hóa đơn nhà cung cấp đang chờ xử lý.
Thu thập
Dấu thời gian lưu và xác thực các khoản phân bổ kế toán cho hóa đơn.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã lên lịch thanh toán
|
Hoạt động này xảy ra khi hóa đơn đã ghi sổ được đưa vào đề xuất thanh toán hoặc nhật ký thanh toán, trước khi thực hiện thanh toán. Đây là thao tác rõ ràng tạo một dòng trong nhật ký thanh toán. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là bước chuyển từ bộ phận công nợ phải trả sang bộ phận ngân quỹ. Phân tích bước này có thể cho thấy độ trễ giữa lúc ghi sổ hóa đơn và bắt đầu thanh toán.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là sự kiện được ghi nhận rõ khi tạo một dòng trong nhật ký thanh toán (LedgerJournalTrans) để tất toán giao dịch nhà cung cấp đã ghi sổ.
Thu thập
Dấu thời gian tạo dòng nhật ký thanh toán có tham chiếu đến hóa đơn.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã nhập dữ liệu hóa đơn
|
Hoạt động này cho biết việc nhập dữ liệu hóa đơn đã hoàn tất, gồm thông tin phần đầu và các dòng chi tiết, trước khi gửi hóa đơn đi đối chiếu hoặc phê duyệt. Thường có thể suy ra hoạt động này khi trạng thái bản ghi hóa đơn chuyển từ “mới” hoặc “đã đăng ký” sang “sẵn sàng xử lý”. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi hoạt động này giúp đo hiệu quả nhập dữ liệu, dù thực hiện thủ công hay tự động bằng OCR. Chậm trễ ở bước này có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ thay đổi trạng thái trên bản ghi hóa đơn nhà cung cấp đang chờ xử lý, chẳng hạn VendInvoiceInfoTable. Sự kiện xảy ra khi đã điền đủ các trường bắt buộc và hóa đơn sẵn sàng chuyển sang bước tiếp theo.
Thu thập
Phát hiện thay đổi trạng thái trên bảng hóa đơn chờ xử lý để xác định việc nhập dữ liệu đã hoàn tất.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã xử lý sai lệch đối chiếu
|
Hoạt động này đánh dấu việc xử lý xong sai lệch đối chiếu đã phát hiện trước đó, cho phép hóa đơn tiếp tục quy trình. Có thể suy ra hoạt động này khi hóa đơn có trạng thái đối chiếu “Thất bại” được đối chiếu lại thành công hoặc được ghi đè thủ công. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này kết thúc quy trình con xử lý sai lệch. Thời gian từ lúc “Phát hiện sai lệch khi đối chiếu” đến sự kiện này là KPI quan trọng để đo hiệu quả xử lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ sự kiện đối chiếu thành công (“Đã đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng”) xảy ra sau sự kiện “Phát hiện sai lệch khi đối chiếu” của cùng một hóa đơn.
Thu thập
Xác định dấu thời gian trạng thái đối chiếu “Đạt” xuất hiện sau dấu thời gian trạng thái “Thất bại”.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Hóa đơn bị từ chối
|
Hoạt động này cho biết người phê duyệt đã từ chối hóa đơn, khiến quy trình dừng lại và thường phải gửi hóa đơn về để chỉnh sửa. Công cụ workflow ghi nhận rõ sự kiện từ chối này. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi các lần từ chối giúp định lượng công việc phải làm lại và xác định nguyên nhân thường gặp, chẳng hạn hạch toán tài khoản sai hoặc vi phạm chính sách. Chỉ số này hỗ trợ trực tiếp KPI “Tỷ lệ hóa đơn bị từ chối”.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là sự kiện được ghi rõ trong các bảng lịch sử workflow, chẳng hạn WorkflowTrackingStatusTable, khi trạng thái workflow chuyển thành “Đã từ chối” hoặc “Đã hủy”.
Thu thập
Dấu thời gian ghi nhận trạng thái “Đã từ chối” trong lịch sử workflow.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Phát hiện sai lệch khi đối chiếu
|
Hoạt động này xảy ra khi đối chiếu hóa đơn thất bại do thông tin hóa đơn, đơn đặt hàng hoặc phiếu nhận hàng không khớp. Hệ thống ghi nhận hoạt động này khi trạng thái đối chiếu hóa đơn là “Thất bại” hoặc “Sai lệch”. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Xác định thời điểm và nguyên nhân phát sinh sai lệch là việc thiết yếu để tính KPI “Tỷ lệ sai lệch khi đối chiếu”. Hoạt động này đánh dấu lúc bắt đầu xử lý sai lệch, một khâu thường gây chậm trễ đáng kể.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ việc trường trạng thái đối chiếu trên hóa đơn nhà cung cấp, chẳng hạn VendInvoiceInfoTable, được cập nhật thành “Thất bại”. Hệ thống thường cũng ghi lại lý do thất bại.
Thu thập
Dấu thời gian trạng thái chuyển thành “Thất bại” hoặc “Sai lệch” trong quá trình đối chiếu.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Sẵn sàng bắt đầu?
Dùng mẫu này để bắt đầu hành trình process mining và tìm ra cách xử lý hóa đơn nhanh hơn, chính xác hơn. Bắt đầu cải thiện vận hành ngay hôm nay.
Bắt đầu tối ưu quy trình xử lý hóa đơn từ mua hàng đến thanh toán ngay hôm nay
Phát hiện khâu kém hiệu quả và rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn từ 30% trở lên.
Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu chỉ trong vài phút.