Mẫu dữ liệu vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc

Mã nhân viên là nền tảng để phân tích quy trình Tuyển dụng đến nghỉ việc. Mã này liên kết mọi sự kiện với một cá nhân cụ thể, từ lúc nộp đơn ứng tuyển đến khi hoàn tất thủ tục nghỉ việc. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi toàn bộ hành trình của nhân viên trong tổ chức.

Trong process mining, thuộc tính này dùng để nhóm mọi hoạt động liên quan vào cùng một trường hợp. Phân tích theo mã nhân viên giúp bạn hiểu tổng thời gian làm việc, trình tự các vai trò từng đảm nhiệm và tần suất diễn ra các sự kiện như đánh giá hiệu suất hoặc thăng chức của từng người.

Đây là mã trường hợp thiết yếu, kết nối mọi sự kiện liên quan đến nhân viên để bạn theo dõi trọn vẹn hành trình và vòng đời của từng người.

Thông thường, đây là trường 'Personnel number' gắn với bản ghi Worker trong Dynamics 365 Human Resources.

Tên hoạt động mô tả một bước hoặc cột mốc trong quy trình Tuyển dụng đến nghỉ việc. Mỗi sự kiện được ghi nhận tương ứng với một hoạt động, tạo thành trình tự trong hành trình của nhân viên.

Thuộc tính này là yếu tố cơ bản để xây dựng sơ đồ quy trình. Phân tích trình tự và tần suất của các hoạt động giúp tổ chức xác định những luồng quy trình phổ biến, điểm sai lệch và điểm nghẽn. Ví dụ, bạn có thể trực quan hóa lộ trình từ 'Tạo yêu cầu tuyển dụng' đến 'Chấp nhận đề nghị tuyển dụng' để đo lường hiệu quả tuyển dụng.

Thuộc tính này xác định các bước trên sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến khi nghỉ việc.

Thuộc tính này thường được xác định từ các thay đổi trạng thái, nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc sự kiện được ghi nhận trong nhiều mô-đun của Dynamics 365 HR, chẳng hạn như Recruiting, Onboarding và Core HR.

Thời điểm sự kiện ghi lại chính xác ngày giờ của từng hoạt động trong vòng đời nhân viên. Dữ liệu thời gian này rất cần thiết để phân tích thời lượng quy trình, phát hiện chậm trễ và hiểu trình tự các sự kiện.

Trong process mining, dấu thời gian giúp sắp xếp sự kiện đúng thứ tự và tính thời gian giữa các hoạt động (thời gian chu kỳ) cũng như tổng thời lượng của một quy trình (thời lượng trường hợp). Đây là cơ sở cho hầu hết KPI dựa trên thời gian, chẳng hạn như 'Thời gian tuyển dụng trung bình' và 'Thời gian hội nhập nhân viên mới'.

Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện, tính mọi chỉ số dựa trên thời gian và phát hiện điểm nghẽn cũng như chậm trễ trong quy trình.

Thuộc tính này tương ứng với dấu thời gian tạo hoặc cập nhật trạng thái trên các bản ghi trong Dynamics 365 HR, chẳng hạn như ngày nộp đơn, ngày tuyển dụng hoặc ngày hoàn tất đánh giá hiệu suất.

Thuộc tính này cho biết nguồn dữ liệu sự kiện, trong trường hợp này là 'Microsoft Dynamics 365 HR'. Đây là thông tin quan trọng cho việc quản trị và truy xuất nguồn gốc dữ liệu, nhất là khi dữ liệu được tích hợp từ nhiều hệ thống nhân sự như hệ thống theo dõi ứng viên riêng hoặc nhà cung cấp dịch vụ tính lương.

Trong phân tích, thuộc tính này giúp bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu và cho phép lọc các sự kiện chỉ phát sinh từ một hệ thống ghi nhận cụ thể. Điều này hữu ích khi xác minh phạm vi dự án process mining.

Thuộc tính này cung cấp thông tin quan trọng về nguồn gốc và cách quản trị dữ liệu, giúp truy xuất nguồn gốc và giới hạn phân tích vào một hệ thống ghi nhận cụ thể.

Đây là giá trị cố định cần được thêm vào trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu để ghi nhãn nguồn gốc của các bản ghi.

Thuộc tính này ghi lại thời điểm cập nhật gần nhất của tập dữ liệu. Thông tin này giúp bạn đánh giá mức độ cập nhật của dữ liệu và hiểu các thông tin phân tích quy trình phản ánh tình hình gần đây đến đâu.

Trên bảng điều khiển và báo cáo, dấu thời gian này thường được hiển thị để cho biết dữ liệu mới đến mức nào. Nhờ đó, bạn có thể cân nhắc độ cũ của dữ liệu khi ra quyết định và tránh diễn giải sai dựa trên thông tin lỗi thời.

Thuộc tính này cho biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, giúp người dùng hiểu phạm vi thời gian của phân tích và ra quyết định dựa trên thông tin hiện hành.

Giá trị này thường được tạo và lưu trong quá trình ETL (trích xuất, chuyển đổi, tải dữ liệu) khi lấy dữ liệu từ Dynamics 365 HR.

Địa điểm cho biết nơi làm việc thực tế hoặc khu vực làm việc của nhân viên. Đó có thể là quốc gia, bang, thành phố hoặc một văn phòng cụ thể.

Với các tổ chức lớn có nhân sự phân tán, phân tích quy trình nhân sự theo địa điểm là rất cần thiết. Việc này giúp phát hiện khác biệt giữa các khu vực về thời gian tuyển dụng, tỷ lệ nghỉ việc và mức độ tuân thủ quy trình. Thuộc tính này cung cấp bộ lọc địa lý để bạn tìm hiểu sâu hơn trên hầu hết các bảng điều khiển.

Thuộc tính này bổ sung chiều địa lý cho việc phân tích, giúp phát hiện khác biệt về hiệu quả quy trình và xu hướng nhân sự giữa các khu vực.

Thông tin này thường nằm trong hồ sơ vị trí hoặc hồ sơ nhân viên, có thể được liên kết với văn phòng hoặc địa chỉ pháp nhân cụ thể trong Dynamics 365 HR.

Thuộc tính này phân loại lý do kết thúc thời gian làm việc của nhân viên. Bộ phận nhân sự thường chuẩn hóa các lý do này trong chính sách, và chúng rất quan trọng để hiểu nguyên nhân khiến nhân viên nghỉ việc.

Trong phân tích, Lý do nghỉ việc là thuộc tính chính của bảng điều khiển “Xu hướng nghỉ việc”. Thuộc tính này giúp tổ chức phân biệt trường hợp nghỉ việc đáng tiếc với những trường hợp không đáng tiếc, đồng thời nhận ra các xu hướng. Chẳng hạn, số người tự nguyện nghỉ việc cao ở một phòng ban có thể cho thấy vấn đề về quản lý hoặc lương thưởng.

Thuộc tính này giúp xác định nguyên nhân khiến nhân viên nghỉ việc, từ đó xây dựng biện pháp giữ chân phù hợp và xử lý vấn đề từ gốc.

Thông tin này thường được ghi lại trong quy trình nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng thuộc phân hệ Core HR của Dynamics 365 HR.

Thuộc tính này cho biết phòng ban được phân công cho nhân viên. Đây là chiều phân tích quan trọng để phân nhóm và so sánh hiệu suất quy trình giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.

Trong phân tích, bạn có thể dùng phòng ban để lọc sơ đồ quy trình và KPI, trả lời những câu hỏi như: 'Phòng ban nào có tỷ lệ nghỉ việc cao nhất?' hoặc 'Thời gian tuyển dụng của phòng Engineering có dài hơn phòng Marketing không?'. Thuộc tính này rất quan trọng đối với các bảng điều khiển 'Xu hướng nghỉ việc của nhân viên' và 'Phân tích biến thể quy trình làm việc nhân sự'.

Nhờ đó, bạn có thể phân tích quy trình theo từng nhóm để thấy rõ khác biệt về hiệu suất, điểm nghẽn và xu hướng nghỉ việc ở mỗi phòng ban.

Thông tin này được liên kết với chi tiết vị trí của nhân viên trong phân hệ Core HR của Dynamics 365 HR.

Quản lý tuyển dụng là người phụ trách yêu cầu tuyển dụng và chịu trách nhiệm cuối cùng về việc tuyển đủ người cho vị trí đó. Theo dõi thuộc tính này giúp bạn hiểu hiệu quả của từng quản lý và nhóm trong quy trình tuyển dụng.

Bạn có thể phân tích dữ liệu theo từng quản lý để tìm ra khác biệt về thời gian tuyển dụng, tỷ lệ ứng viên nhận lời mời làm việc và hiệu quả hội nhập nhân viên mới. Thuộc tính này cũng hỗ trợ trực tiếp cho bảng điều khiển “Phân tích thời gian tuyển dụng”, giúp xác định quản lý hoặc phòng ban nào tuyển dụng hiệu quả nhất.

Thuộc tính này gắn hiệu quả quy trình với từng quản lý, giúp bạn đưa ra góp ý phù hợp và nhận diện cách làm tốt hoặc những khâu cần cải thiện trong tuyển dụng.

Thông tin này thường được lưu trong hồ sơ yêu cầu tuyển dụng thuộc phân hệ tuyển dụng của Dynamics 365 HR.

Thời điểm kết thúc đánh dấu lúc hoàn tất một hoạt động có thời lượng, chẳng hạn như kiểm tra lý lịch hoặc mô-đun đào tạo. Nhiều sự kiện nhân sự diễn ra tức thời và được ghi nhận bằng StartTime, nhưng một số hoạt động có thời điểm bắt đầu và kết thúc riêng.

Thuộc tính này rất cần thiết để tính chính xác thời gian xử lý của từng hoạt động. Nhờ đó, bạn có thể phân tích bước nào tốn nhiều thời gian nhất và theo dõi thời lượng của từng nhiệm vụ trên bảng điều khiển như 'Hiệu suất quy trình hội nhập nhân viên mới'.

Thuộc tính này giúp tính chính xác thời lượng của từng hoạt động, rất quan trọng để xác định những bước tốn nhiều thời gian nhất trong quy trình.

Đây có thể là một trường riêng trong Dynamics 365 HR dành cho các nhiệm vụ có thời lượng, hoặc là StartTime của hoạt động tiếp theo trong quy trình.

Vị trí công việc cho biết nhân viên đảm nhiệm công việc gì trong tổ chức, chẳng hạn như “Kỹ sư phần mềm” hoặc “Quản lý khách hàng”. Thông tin này giúp phân tích quy trình chi tiết hơn so với chỉ dựa vào phòng ban.

Bạn có thể dùng thuộc tính này để phân tích quy trình tuyển dụng cho từng vị trí, theo dõi lộ trình phát triển nghề nghiệp và tìm xu hướng nghỉ việc gắn với một số vị trí nhất định. Ví dụ, thuộc tính này giúp trả lời câu hỏi liệu “Thời gian tuyển dụng” cho các vị trí kỹ thuật có dài hơn đáng kể hay một vị trí cụ thể có tỷ lệ nghỉ việc sớm cao hay không.

Thuộc tính này giúp phân tích chi tiết quy trình nhân sự theo từng chức năng công việc, từ đó điều chỉnh cải tiến và phát hiện vấn đề riêng của từng vị trí.

Thông tin này được lưu trong hồ sơ vị trí hoặc chi tiết công việc của nhân viên trong Dynamics 365 HR.

Thuộc tính được tính toán này cho biết rõ đánh giá hiệu suất có đáp ứng hạn chót hay không. Giá trị được xác định bằng cách so sánh EventTime của hoạt động “Thực hiện đánh giá hiệu suất” với SlaTargetDate tương ứng.

Cờ này được dùng trong bảng điều khiển “Mức độ đúng hạn của đánh giá hiệu suất” và trực tiếp tính KPI “Tỷ lệ đánh giá hiệu suất đúng hạn”. Nhờ đó, người dùng có thể nhanh chóng lọc các trường hợp đánh giá đúng hạn hoặc trễ hạn.

Thuộc tính này giúp theo dõi tuân thủ dễ dàng hơn bằng cách đánh dấu rõ từng đợt đánh giá hiệu suất là đúng hạn hay trễ hạn, từ đó tính tỷ lệ đúng hạn.

Đây là trường được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu: TRUE nếu EventTime <= SlaTargetDate, nếu không thì FALSE.

Thuộc tính này kiểm tra xem các thông tin quan trọng của nhân viên, chẳng hạn như Phòng ban và Vị trí công việc, đã đầy đủ sau hoạt động “Hoàn tất hội nhập nhân viên mới” hay chưa. Đây là bước kiểm tra chất lượng dữ liệu khi tạo hồ sơ nhân viên.

Cờ này được dùng để tính KPI “Tỷ lệ thiếu dữ liệu bắt buộc”. Khi phát hiện sớm hồ sơ thiếu dữ liệu trong vòng đời nhân viên, tổ chức có thể sửa lỗi nhập liệu và cải thiện độ tin cậy của hệ thống thông tin nhân sự.

Thuộc tính này đo chất lượng dữ liệu ban đầu của nhân viên mới, giúp phát hiện và giảm lỗi nhập liệu nhân sự, đồng thời đảm bảo báo cáo đáng tin cậy.

Đây là trường được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu. Trường này kiểm tra các trường như “Department” và “JobRole” có giá trị khác null trong hồ sơ sau khi hoàn tất hội nhập hay không.

Thuộc tính này cho biết tính chất của hợp đồng lao động. Đây là thông tin cơ bản để hoạch định và phân tích nhân lực.

Phân nhóm vòng đời nhân viên theo Loại hình làm việc có thể cho thấy các lộ trình và thời lượng quy trình khác nhau. Ví dụ, quy trình hội nhập nhân viên làm việc theo hợp đồng có thể khác đáng kể và nhanh hơn quy trình dành cho nhân viên toàn thời gian. Thuộc tính này giúp bạn hiểu rõ hơn các biến thể trong quy trình làm việc của bộ phận nhân sự.

Thuộc tính này giúp so sánh quy trình nhân sự giữa các nhóm lao động, làm rõ bối cảnh và khác biệt trong cách quản lý từng nhóm.

Đây là trường tiêu chuẩn trong hồ sơ nhân viên hoặc vị trí thuộc phân hệ Core HR của Dynamics 365 HR.

Mã yêu cầu tuyển dụng là mã duy nhất được gán cho yêu cầu tuyển nhân viên mới. Mã này liên kết mọi hoạt động tuyển dụng, từ đăng tin đến gửi lời mời làm việc, với cùng một đợt tuyển dụng.

Thuộc tính này rất hữu ích khi cần phân tích chi tiết quy trình con tuyển dụng. Bạn có thể nhóm tất cả ứng viên ứng tuyển cùng một vị trí và đo “Thời gian tuyển dụng” cho từng yêu cầu cụ thể. Đây cũng là trường quan trọng để tạo bảng điều khiển “Phân tích thời gian tuyển dụng”.

Thuộc tính này nhóm mọi hoạt động tuyển dụng cho một vị trí đang cần tuyển, giúp đo lường và phân tích chính xác phễu tuyển dụng của từng vị trí.

Đây là mã định danh chính của hồ sơ trong phân hệ tuyển dụng hoặc theo dõi ứng viên của Dynamics 365 HR.

Ngày mục tiêu SLA là hạn hoàn thành một hoạt động cần xử lý trong thời gian nhất định. Thuộc tính này thường được dùng cho các hoạt động định kỳ như đánh giá hiệu suất hằng năm hoặc hoàn thành khóa đào tạo bắt buộc.

Thuộc tính này rất cần thiết để tính KPI liên quan đến tuân thủ. Bảng điều khiển “Mức độ đúng hạn của đánh giá hiệu suất” dùng thuộc tính này để so sánh ngày hoàn thành thực tế (“EventTime”) với ngày mục tiêu, từ đó tính KPI “Tỷ lệ đánh giá hiệu suất đúng hạn”.

Thuộc tính này cung cấp mốc để đo thời gian hoàn thành và mức độ tuân thủ, rất quan trọng với KPI về đánh giá hiệu suất và các tác vụ nhân sự có hạn chót.

Ngày này có thể được lưu ngay trong hồ sơ đánh giá hiệu suất hoặc tính dựa trên ngày tuyển dụng của nhân viên và chính sách công ty.

Thuộc tính này xác định người dùng cụ thể, chẳng hạn như đối tác nhân sự, chuyên viên tuyển dụng hoặc quản lý, đã thực hiện một hoạt động. Thuộc tính này ghi nhận tương tác của con người với hệ thống trong suốt vòng đời nhân viên.

Phân tích hoạt động theo Người dùng giúp bạn hiểu khối lượng công việc, xác định nhu cầu đào tạo và tìm ra những bước do nhiều người khác nhau xử lý. Ví dụ, dữ liệu có thể cho thấy hoạt động “Hoàn tất thiết lập bảng lương” thường bị chậm khi do một người dùng cụ thể thực hiện. Đây có thể là dấu hiệu cho thấy người đó cần được đào tạo hoặc hỗ trợ thêm.

Thuộc tính này gắn từng hoạt động trong quy trình với người thực hiện, giúp phân tích phân bổ công việc, hiệu suất người dùng và nhu cầu đào tạo.

Thông tin này thường được ghi trong nhật ký kiểm tra của hệ thống hoặc trường “Người sửa đổi” trên các hồ sơ trong Dynamics 365 HR.

Thời gian tuyển dụng là KPI quan trọng ở cấp hồ sơ, đo hiệu quả của toàn bộ chu kỳ tuyển dụng. Chỉ số này được tính bằng khoảng thời gian từ hoạt động “Tạo yêu cầu tuyển dụng” đến hoạt động “Chấp nhận lời mời làm việc” của một nhân viên hoặc yêu cầu tuyển dụng.

Chỉ số này là trọng tâm của bảng điều khiển “Phân tích thời gian tuyển dụng” và KPI “Thời gian tuyển dụng trung bình”. Phân tích khoảng thời gian này giúp bộ phận nhân sự phát hiện điểm chưa hiệu quả trong khâu tìm ứng viên, phỏng vấn hoặc gửi lời mời làm việc, đồng thời đặt ra mốc để cải thiện.

Đây là chỉ số hiệu suất quan trọng để đánh giá hiệu quả tuyển dụng, đo trực tiếp tốc độ lấp đầy các vị trí còn trống của tổ chức.

Đây là chỉ số ở cấp hồ sơ, được tính bằng chênh lệch thời gian giữa dấu thời gian của hoạt động “Tạo yêu cầu tuyển dụng” và “Chấp nhận lời mời làm việc” trong cùng một hồ sơ.