Mẫu dữ liệu quản lý vấn đề

Zendesk Support
Mẫu dữ liệu quản lý vấn đề

Mẫu dữ liệu quản lý vấn đề

Mẫu này cung cấp khung để sơ đồ hóa vòng đời quản lý vấn đề trong Zendesk Support. Mẫu nêu rõ các thuộc tính thiết yếu, mốc quy trình và cách trích xuất dữ liệu cần thiết để tìm điểm nghẽn trong quá trình phân tích nguyên nhân gốc. Làm theo cấu trúc này, bạn có thể tạo nhật ký sự kiện chất lượng cao để hiểu sâu hơn về quy trình.
  • Các thuộc tính nên dùng để phân tích chi tiết
  • Các hoạt động chính trong quy trình và những lần chuyển trạng thái
  • Hướng dẫn trích xuất dữ liệu Zendesk Support
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính quản lý vấn đề

Các trường dữ liệu được đề xuất này cung cấp thông tin cần thiết để phân tích danh mục phiếu, mức độ ưu tiên và người phụ trách trong suốt vòng đời xử lý vấn đề.
5 Bắt buộc 8 Nên có 6 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Tên hệ thống nơi dữ liệu được tạo ra.
Mô tả

Thuộc tính này xác định nền tảng phần mềm nơi dữ liệu quy trình được trích xuất. Trong trường hợp này, giá trị sẽ luôn là 'Zendesk Support'.

Khi phân tích, đặc biệt là khi kết hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống như Zendesk và Jira, trường này giúp chuyên viên phân tích lọc hoặc nhóm dữ liệu theo nguồn. Nhờ đó, dữ liệu có thể được truy xuất nguồn gốc và theo dõi trong các chế độ xem quy trình đa hệ thống.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp truy xuất nguồn gốc dữ liệu và hỗ trợ cấu hình process mining trên nhiều hệ thống.

Lấy dữ liệu ở đâu

Gán cố định trong quá trình trích xuất

Ví dụ
Zendesk Support
Hồ sơ vấn đề
ProblemRecordId
Mã số duy nhất được gán cho phiếu vấn đề trong Zendesk.
Mô tả

Thuộc tính này là khóa duy nhất của hồ sơ vấn đề trong hệ thống Zendesk Support. Đây là ID hồ sơ trung tâm dùng trong process mining, giúp nhóm tất cả sự kiện, cập nhật và tương tác tiếp theo vào cùng một trường hợp.

Khi phân tích, ID này giúp phân biệt từng hành trình điều tra vấn đề, từ lúc tạo đến khi đóng. ID cũng cho phép liên kết các sự cố liên quan và theo dõi vòng đời vấn đề qua nhiều cấp hỗ trợ.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là khóa bắt buộc cơ bản để nhóm sự kiện thành các trường hợp trong mọi phân tích process mining.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đối tượng Zendesk Ticket, trường 'id' khi type là 'problem'

Ví dụ
1045293849921
Hoạt động
ActivityName
Tên sự kiện hoặc hành động được thực hiện trên hồ sơ vấn đề.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại bước hoặc hành động cụ thể trong vòng đời hồ sơ vấn đề. Ví dụ gồm đổi trạng thái từ 'Open' sang 'Pending', thay đổi phân công hoặc thực hiện bước quy trình như 'Công bố giải pháp tạm thời'.

Khi phân tích, các hoạt động này tạo thành các nút trên sơ đồ quy trình. Trình tự hoạt động giúp chuyên viên phân tích trực quan hóa luồng công việc, xác định điểm nghẽn và đo thời gian giữa các bước cụ thể.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho biết quy trình gồm những hoạt động nào, giúp trực quan hóa luồng quy trình và phân tích các biến thể.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ Zendesk Ticket Audits hoặc Ticket Metrics

Ví dụ
Ghi nhận hồ sơ vấn đềBắt đầu điều traCông bố giải pháp tạm thời
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất hồ sơ vấn đề được chỉnh sửa.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại thời điểm gần nhất dữ liệu hồ sơ vấn đề được cập nhật trong hệ thống nguồn. Thuộc tính này khác với dấu thời gian của sự kiện vì áp dụng cho toàn bộ hồ sơ, không phải từng hoạt động.

Khi phân tích, thuộc tính này giúp xác định dữ liệu có mới hay không. Bạn có thể dùng nó để kiểm tra tập dữ liệu đã được cập nhật chưa hoặc hệ thống nguồn có bị chậm đồng bộ với môi trường process mining hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này theo dõi độ mới của dữ liệu và hỗ trợ chiến lược tải dữ liệu tăng dần.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đối tượng Zendesk Ticket, trường 'updated_at'

Ví dụ
2023-11-01T14:20:00Z
Thời gian bắt đầu
EventTimestamp
Ngày và giờ cụ thể khi một hoạt động diễn ra.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại chính xác thời điểm một hoạt động diễn ra trong hệ thống Zendesk. Đây là dữ liệu thời gian cần thiết để sắp xếp sự kiện đúng thứ tự và tính khoảng thời gian giữa các bước.

Khi phân tích, thuộc tính này rất quan trọng để tính thời gian xử lý, xác định chậm trễ, kiểm tra việc tuân thủ SLA và trực quan hóa quy trình theo thời gian. Nếu dấu thời gian không chính xác, bạn không thể hiểu được tốc độ xử lý vấn đề.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp sắp xếp hoạt động và tính mọi KPI dựa trên thời gian.

Lấy dữ liệu ở đâu

Zendesk Ticket Audits, trường 'created_at'

Ví dụ
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T09:15:22Z
Danh mục nguyên nhân gốc
RootCauseCategory
Nguyên nhân gốc đã xác định của vấn đề, chẳng hạn như lỗi mã hoặc lỗi cấu hình.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại kết luận cuối cùng về nguyên nhân gây ra vấn đề. Thông tin thường được điền trong hoạt động “Đã xác định nguyên nhân gốc”.

Khi phân tích, thuộc tính này được dùng để tạo báo cáo “Độ chính xác khi phân loại vấn đề” và phân tích xu hướng sự cố hệ thống. Nhờ đó, ban quản lý có thể xác định nên tập trung vào chất lượng mã, độ ổn định của hạ tầng hay việc quản lý nhà cung cấp.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp phân tích các kiểu sự cố và định hướng cải tiến dài hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường tùy chỉnh của ticket Zendesk

Ví dụ
Lỗi phần mềmLỗi cấu hìnhLỗi người dùng
Danh mục vấn đề
ProblemCategory
Phân loại vấn đề, chẳng hạn như phần mềm, phần cứng hoặc mạng.
Mô tả

Thuộc tính này phân loại vấn đề dựa trên dịch vụ hoặc nền tảng công nghệ bị ảnh hưởng. Trong Zendesk, đây thường là trường danh sách tùy chỉnh trên biểu mẫu.

Khi phân tích, thuộc tính này được dùng cho dashboard “Độ chính xác khi phân loại vấn đề”. So sánh danh mục ban đầu với nguyên nhân gốc được xác định sau cùng giúp bạn biết bước phân loại ban đầu có chuyển vấn đề đến đúng nhóm hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp phân tích theo công nghệ hoặc dịch vụ kinh doanh.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường tùy chỉnh của ticket Zendesk

Ví dụ
Cơ sở dữ liệuGiao diện người dùng/trải nghiệm người dùngHạ tầng mạng
Hạn xử lý SLA
SlaDueDate
Ngày và giờ mục tiêu cần giải quyết xong vấn đề.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện hạn xử lý dựa trên cấu hình Thỏa thuận mức dịch vụ. Hạn thường được tính dựa trên mức độ ưu tiên và thời điểm tạo phiếu.

Khi phân tích, bạn so sánh hạn này với thời gian xử lý thực tế để tính 'Tỷ lệ tuân thủ SLA của vấn đề'. Thuộc tính này cung cấp dữ liệu cho dashboard 'Hiệu suất và rủi ro SLA', giúp làm nổi bật các trường hợp sắp hết hạn hoặc đã quá thời gian cho phép.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này rất quan trọng để đo lường mức độ tuân thủ và hiệu suất theo hợp đồng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Endpoint Zendesk Ticket Metrics hoặc SLA Policies

Ví dụ
2023-12-01T17:00:00Z
Mức độ ưu tiên
Priority
Mức độ khẩn cấp được gán cho hồ sơ vấn đề.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện mức độ quan trọng tương đối của vấn đề, thường được phân loại là Thấp, Bình thường, Cao hoặc Khẩn cấp. Mức độ này quyết định mục tiêu thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) và việc phân bổ tài nguyên.

Khi phân tích, thuộc tính này giúp chia quy trình thành các nhóm và so sánh hiệu suất theo mức độ khẩn cấp. Ví dụ, bạn có thể kiểm tra xem vấn đề 'Khẩn cấp' có được xử lý nhanh hơn vấn đề có mức ưu tiên 'Thấp' như yêu cầu trong dashboard 'Tốc độ điều tra nguyên nhân gốc rễ' hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này rất cần thiết để phân nhóm trường hợp, phân tích mức độ tuân thủ SLA và ưu tiên tài nguyên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đối tượng Zendesk Ticket, trường 'priority'

Ví dụ
Khẩn cấpCaoBình thườngThấp
Nhóm hỗ trợ
SupportGroup
Nhóm hoặc phòng ban hiện được giao xử lý hồ sơ vấn đề.
Mô tả

Thuộc tính này xác định nhóm nhân viên chịu trách nhiệm xử lý vấn đề tại một thời điểm nhất định. Giá trị thay đổi khi phiếu được bàn giao từ nhóm này sang nhóm khác.

Khi phân tích, thuộc tính này rất quan trọng đối với dashboard 'Phân tích bàn giao giữa các nhóm hỗ trợ'. Thuộc tính giúp đo lường hiệu suất của từng nhóm, xác định điểm nghẽn khi bàn giao và phân tích cách phân bổ khối lượng công việc.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này hỗ trợ phân tích ở cấp tổ chức và xác định điểm nghẽn giữa các phòng ban.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đối tượng Zendesk Ticket, trường 'group_id' (tra cứu tên nhóm)

Ví dụ
Hỗ trợ cấp 2Nhóm cơ sở dữ liệuVận hành mạng
Số sự cố liên quan
RelatedIncidentCount
Số phiếu sự cố được liên kết với hồ sơ vấn đề này.
Mô tả

Thuộc tính này đếm số phiếu sự cố riêng lẻ liên quan đến hồ sơ vấn đề. Trong Zendesk, mối liên kết này được quản lý bằng trường 'problem_id' trên phiếu sự cố, trỏ về hồ sơ vấn đề tương ứng.

Khi phân tích, đây là chỉ số chính cho 'Tương quan và tác động của sự cố'. Chỉ số giúp ưu tiên những vấn đề ảnh hưởng đến nhiều người dùng nhất, từ đó định hướng quyết định về biện pháp khắc phục nào sẽ mang lại ROI cao nhất nhờ giảm số lượng phiếu.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho biết quy mô và mức độ ảnh hưởng của vấn đề đến người dùng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Zendesk Tickets API, đếm số phiếu có type='incident' và problem_id=ThisID

Ví dụ
015342
Tên người được giao
AssigneeName
Nhân viên cụ thể được giao xử lý vấn đề.
Mô tả

Thuộc tính này chứa tên người dùng hiện chịu trách nhiệm xử lý hồ sơ vấn đề. Nhờ đó, bạn có thể biết cụ thể ai đã thực hiện từng hành động.

Khi phân tích, thuộc tính này giúp hiểu khối lượng công việc và hiệu suất của từng người. Phân tích thường tập trung ở cấp nhóm, nhưng dữ liệu theo người được giao có thể cho thấy nhu cầu đào tạo hoặc những người xử lý nguyên nhân gốc rễ phức tạp đặc biệt hiệu quả.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này hỗ trợ phân tích tài nguyên ở cấp cá nhân.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đối tượng Zendesk Ticket, trường 'assignee_id' (tra cứu tên người được giao)

Ví dụ
Nguyễn Văn ATrần Thị BHệ thống
Trạng thái vấn đề
ProblemStatus
Trạng thái hiện tại của hồ sơ vấn đề trong vòng đời xử lý.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết trạng thái hiện tại của vấn đề, chẳng hạn như Mới, Đang mở, Đang chờ, Đã giải quyết hoặc Đã đóng. Trạng thái phản ánh tiến độ điều tra.

Khi phân tích, thuộc tính này giúp lọc các trường hợp đang mở hoặc đã đóng. Đây là dữ liệu quan trọng cho dashboard 'Theo dõi hồ sơ vấn đề tồn đọng', giúp xác định những trường hợp đang xử lý nhưng không tiến triển theo vòng đời trạng thái dự kiến.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp lọc các trường hợp theo trạng thái hoàn tất.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đối tượng Zendesk Ticket, trường 'status'

Ví dụ
MớiĐang mởĐang chờĐã giải quyếtĐã đóng
Có PIR
HasPostImplementationReview
Đánh dấu xem đã thực hiện đánh giá sau triển khai hay chưa.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết quy trình xử lý vấn đề có bao gồm bước đánh giá hay không. Giá trị được suy ra bằng cách kiểm tra xem hoạt động “Đã thực hiện đánh giá sau triển khai” có xuất hiện trong lịch sử hồ sơ hay không.

Khi phân tích, thuộc tính này hỗ trợ dashboard “Mức độ bao phủ đánh giá sau triển khai”. Đây là chỉ số tuân thủ, giúp xác định tổ chức có rút kinh nghiệm từ các vấn đề lớn hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác nhận việc tuân thủ quy trình cải tiến liên tục.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ hoạt động “Đã thực hiện đánh giá sau triển khai”

Ví dụ
truefalse
Đã quá hạn cập nhật
IsStale
Đánh dấu vấn đề không có hoạt động nào trong hơn 14 ngày.
Mô tả

Thuộc tính được tính toán này xác định những hồ sơ chưa được cập nhật gần đây. Thuộc tính so sánh ngày hiện tại (hoặc ngày phân tích) với thời điểm hoạt động gần nhất.

Khi phân tích, thuộc tính này cung cấp dữ liệu cho dashboard “Theo dõi hồ sơ vấn đề quá hạn”. Nhờ đó, quản lý có thể nhanh chóng tìm các trường hợp bị bỏ quên, làm đầy danh sách tồn đọng và có thể cần đóng về mặt hành chính hoặc phân công lại.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp phát hiện lãng phí trong quy trình và công việc bị bỏ quên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tính trong công cụ process mining: (Now - LastDataUpdate) > 14 days

Ví dụ
truefalse
Đang áp dụng giải pháp tạm thời
WorkaroundActive
Cờ cho biết đã cung cấp hoặc công bố giải pháp tạm thời hay chưa.
Mô tả

Thuộc tính dạng đúng/sai này cho biết giải pháp tạm thời cho vấn đề đã được ghi lại hay chưa. Giá trị thường được suy ra từ hoạt động “Đã công bố giải pháp tạm thời” hoặc một ô chọn cụ thể trên biểu mẫu.

Khi phân tích, thuộc tính này được dùng cho dashboard “Tuân thủ việc công bố giải pháp tạm thời”. Chỉ số đo lường mức độ nhóm hỗ trợ giúp người dùng giảm ảnh hưởng trước mắt trong khi vẫn tiếp tục tìm hiểu giải pháp lâu dài.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này rất quan trọng để đo lường mức độ giảm ảnh hưởng đến người dùng trong quá trình điều tra.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ hoạt động “Đã công bố giải pháp tạm thời” hoặc trường tùy chỉnh

Ví dụ
truefalse
ID bài viết trong kho kiến thức
KnowledgeArticleId
ID của bài viết trong kho kiến thức được tạo hoặc liên kết với vấn đề.
Mô tả

Thuộc tính này lưu tham chiếu đến bài viết trên Zendesk Guide hoặc tài liệu kiến thức bên ngoài. Thuộc tính cho biết kiến thức rút ra từ vấn đề đã được ghi lại.

Khi phân tích, sự hiện diện của trường này được dùng để tính “Tỷ lệ tích hợp kho kiến thức”. Chỉ số này cho biết tổ chức có ghi lại giải pháp để tham khảo sau này hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này đo lường hiệu quả của quy trình quản lý kiến thức.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường tùy chỉnh của ticket Zendesk hoặc nội dung được liên kết

Ví dụ
360045889KB-2991
ID yêu cầu thay đổi
ChangeRequestId
Mã định danh của yêu cầu thay đổi liên kết với việc triển khai bản sửa lỗi.
Mô tả

Thuộc tính này liên kết hồ sơ vấn đề với hồ sơ Change Management, có thể nằm trong hệ thống khác hoặc thuộc loại ticket khác. Điều này cho biết quy trình thay đổi chính thức đã được khởi động.

Khi phân tích, thuộc tính này hỗ trợ dashboard “Tỷ lệ khởi tạo yêu cầu thay đổi”. Chỉ số giúp theo dõi quá trình chuyển từ chẩn đoán sang triển khai, để bảo đảm nguyên nhân gốc đã xác định dẫn đến hành động thay đổi chính thức.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này liên kết quy trình xử lý vấn đề với quy trình quản lý thay đổi.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường tùy chỉnh của ticket Zendesk hoặc ticket được liên kết

Ví dụ
CR-1002CHG00394
Tiêu đề vấn đề
ProblemSubject
Phần tóm tắt ngắn hoặc tiêu đề của hồ sơ vấn đề.
Mô tả

Thuộc tính này chứa nội dung tóm tắt được nhập khi tạo vấn đề. Nội dung thường mô tả triệu chứng hoặc vấn đề đang được điều tra.

Khi phân tích, thuộc tính này cung cấp bối cảnh để chuyên viên phân tích xem xét từng trường hợp. Bạn cũng có thể áp dụng kỹ thuật khai phá văn bản để nhóm các vấn đề tương tự hoặc tìm chủ đề tái diễn mà các trường danh mục có cấu trúc chưa ghi nhận.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cung cấp thông tin dễ đọc về từng trường hợp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đối tượng Zendesk Ticket, trường 'subject'

Ví dụ
Không thể xử lý thanh toán tại khu vực EUĐộ trễ tăng đột biến trên máy chủ đăng nhậpNgười dùng quản trị không thể xuất dữ liệu
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Các hoạt động quản lý vấn đề

Ghi lại các bước chính và thay đổi trạng thái này để trực quan hóa toàn bộ quy trình, từ lúc phát hiện vấn đề đến khi triển khai giải pháp lâu dài.
8 Nên có 4 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Áp dụng biện pháp khắc phục triệt để
Cho biết giải pháp kỹ thuật đã được triển khai vào môi trường. Thông tin này thường được theo dõi qua lần chuyển trạng thái tùy chỉnh hoặc một thẻ cụ thể trước khi phiếu được giải quyết hoàn toàn.
Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết cho dashboard Hiệu quả triển khai biện pháp khắc phục để đo thời gian từ lúc chẩn đoán đến khi triển khai.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ một thẻ cụ thể, chẳng hạn 'fix_deployed', hoặc trường trạng thái tùy chỉnh nếu có.

Thu thập

Theo dõi thẻ hoặc danh sách trạng thái tùy chỉnh

Loại sự kiện inferred
Bắt đầu điều tra
Đánh dấu chuyển từ trạng thái 'New' chưa được xử lý sang trạng thái đang làm việc. Điều này cho biết nhân viên đã tiếp nhận vấn đề và bắt đầu chẩn đoán.
Vì sao điều này quan trọng

Dùng để tính chỉ số Hồ sơ vấn đề tồn đọng và làm mốc bắt đầu cho KPI Thời lượng phân tích nguyên nhân gốc rễ trung bình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra khi trạng thái phiếu đổi từ 'New' sang 'Open' hoặc 'Pending'.

Thu thập

So sánh trường trạng thái trước và sau khi thay đổi

Loại sự kiện inferred
Công bố giải pháp tạm thời
Ghi lại và chia sẻ biện pháp khắc phục tạm thời cho vấn đề. Trong Zendesk, sự kiện này thường được ghi nhận bằng một thẻ cụ thể hoặc trường hộp kiểm tùy chỉnh cho biết đã có giải pháp tạm thời.
Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ dashboard Tuân thủ việc công bố giải pháp tạm thời, đảm bảo người dùng có biện pháp xử lý trong thời gian điều tra kéo dài.

Lấy dữ liệu ở đâu

Theo dõi việc thêm thẻ 'workaround_published' hoặc thay đổi trường boolean tùy chỉnh có tên 'Workaround'.

Thu thập

So sánh giá trị trường tùy chỉnh hoặc thẻ

Loại sự kiện inferred
Đóng hồ sơ vấn đề
Sự kiện cuối cùng trong vòng đời, khi phiếu bị khóa và không thể chỉnh sửa thêm. Trong Zendesk, việc này thường diễn ra tự động 4 ngày sau khi phiếu chuyển sang trạng thái Solved.
Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu kết thúc hoàn toàn vòng đời hồ sơ, phục vụ việc lưu giữ dữ liệu và lập báo cáo lịch sử.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ thời điểm trạng thái phiếu chuyển thành 'Closed'.

Thu thập

Ghi nhận khi trạng thái chuyển thành Closed

Loại sự kiện explicit
Ghi nhận hồ sơ vấn đề
Tạo phiếu vấn đề ban đầu trong Zendesk Support. Sự kiện này ghi lại thời điểm vấn đề được nhập vào hệ thống lần đầu, thường là lúc quy trình bắt đầu.
Vì sao điều này quan trọng

Xác định thời điểm bắt đầu của chu kỳ xử lý từ đầu đến cuối và làm mốc tính mọi chỉ số thời gian xử lý tiếp theo.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ dấu thời gian 'created_at' trong đối tượng phiếu hoặc mục đầu tiên trong nhật ký kiểm tra phiếu.

Thu thập

Ghi nhận khi giao dịch Ticket Created được thực thi

Loại sự kiện explicit
Giao cho nhóm hỗ trợ
Chuyển hồ sơ vấn đề đến một nhóm kỹ thuật hoặc phòng ban cụ thể. Hệ thống theo dõi sự kiện này khi trường Group ID trên phiếu được cập nhật.
Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết cho dashboard Phân tích bàn giao giữa các nhóm hỗ trợ để đo thời gian chờ giữa các phòng ban.

Lấy dữ liệu ở đâu

Theo dõi thay đổi của trường 'group_id' trong nhật ký kiểm tra phiếu.

Thu thập

Ghi nhận khi giao dịch Group Assignment Change được thực thi

Loại sự kiện explicit
Xác định nguyên nhân gốc rễ
Thời điểm xác định được nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Thông tin này thường được ghi nhận khi nhân viên điền trường văn bản tùy chỉnh 'Root Cause' hoặc chọn một danh mục trong danh sách thả xuống.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng đối với dashboard Tốc độ điều tra nguyên nhân gốc rễ và việc đo lường hiệu quả chẩn đoán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Theo dõi các trường tùy chỉnh có nhãn 'Root Cause', 'RCA' hoặc 'Problem Source' khi chúng có giá trị.

Thu thập

So sánh giá trị trường tùy chỉnh để xác định trường đã được điền

Loại sự kiện inferred
Xác minh đã giải quyết
Đánh dấu chính thức vấn đề là Solved. Trong Zendesk, sự kiện này xảy ra khi trạng thái hệ thống tiêu chuẩn được đặt thành 'Solved', cho biết biện pháp khắc phục đã được xác minh và hồ sơ đã hoàn tất.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm kết thúc chính để tính Hiệu suất và rủi ro SLA cũng như Tỷ lệ tuân thủ SLA của vấn đề.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ thời điểm trạng thái phiếu chuyển thành 'Solved'.

Thu thập

Ghi nhận khi trạng thái chuyển thành Solved

Loại sự kiện explicit
Khởi tạo yêu cầu thay đổi
Cho biết quy trình quản lý thay đổi chính thức đã được kích hoạt để khắc phục vấn đề. Sự kiện này thường được suy ra khi trường tùy chỉnh 'Change Request ID' được điền hoặc có liên kết đến phiếu loại 'Change'.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi Tỷ lệ khởi tạo yêu cầu thay đổi và kết nối quy trình Quản lý vấn đề với quy trình làm việc Quản lý thay đổi.

Lấy dữ liệu ở đâu

Theo dõi cập nhật ở trường tùy chỉnh như 'change_reference' hoặc việc tạo liên kết loại 'problem_change'.

Thu thập

Theo dõi trường tùy chỉnh khi nhập ID bên ngoài

Loại sự kiện inferred
Mở lại điều tra vấn đề
Xảy ra khi hồ sơ vấn đề từng được đánh dấu Solved chuyển lại sang trạng thái Open hoặc trạng thái đang xử lý. Điều này cho thấy biện pháp khắc phục không hiệu quả hoặc kết quả xử lý bị từ chối.
Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ KPI Tỷ lệ mở lại vấn đề và giúp phát hiện vấn đề về chất lượng trong quy trình xử lý.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra khi trạng thái chuyển từ 'Solved' trở lại 'Open', 'New' hoặc 'Pending'.

Thu thập

So sánh trường trạng thái trước và sau khi thay đổi

Loại sự kiện inferred
Soạn thảo giải pháp đề xuất
Tạo bài viết trong cơ sở kiến thức dựa trên kết quả điều tra vấn đề. Có thể suy ra sự kiện này từ việc sử dụng ứng dụng Zendesk Knowledge Capture hoặc liên kết một bài viết mới.
Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ KPI Tỷ lệ tích hợp cơ sở kiến thức, góp phần lưu giữ kiến thức trong tổ chức.

Lấy dữ liệu ở đâu

Theo dõi các sự kiện liên quan đến tích hợp 'Knowledge Capture' hoặc các thẻ như 'kcs_draft'.

Thu thập

Suy ra từ thẻ hệ thống cụ thể hoặc sự kiện liên kết

Loại sự kiện inferred
Thực hiện đánh giá sau triển khai
Xác nhận đã hoàn tất đánh giá sau khi áp dụng biện pháp khắc phục. Việc này thường được ghi nhận bằng hộp kiểm hoặc trường ngày do điều phối viên quy trình cập nhật.
Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết cho KPI Tần suất đánh giá sau triển khai để đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Theo dõi cập nhật ở hộp kiểm tùy chỉnh 'PIR Completed' hoặc trường ngày 'PIR Date'.

Thu thập

Theo dõi trường tùy chỉnh để xác nhận hoàn tất

Loại sự kiện inferred
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ Zendesk Support

Sẵn sàng bắt đầu?

Áp dụng mẫu này cho môi trường Zendesk ngay hôm nay để cải thiện độ ổn định của hệ thống CNTT. Đội ngũ của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn tinh chỉnh cách trích xuất dữ liệu và bắt đầu hành trình process mining.

Cải thiện quản lý vấn đề để xử lý sự cố CNTT nhanh hơn

Rút ngắn 30% chu kỳ xử lý và khắc phục điểm nghẽn CNTT.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ trong vài phút.