Mẫu dữ liệu cho quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối soát

SAP S/4HANA
Mẫu dữ liệu cho quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối soát

Mẫu dữ liệu cho quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối soát

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối soát. Tài liệu nêu các thuộc tính dữ liệu thiết yếu, hoạt động chính trong quy trình và hướng dẫn chi tiết cách trích xuất. Dùng tài nguyên này để chuẩn bị dữ liệu gọn hơn và bắt đầu hành trình process mining.
  • Các thuộc tính nên thu thập
  • Hoạt động chính cần theo dõi khi phân tích quy trình
  • Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từng bước
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính của quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối soát

Đây là những trường dữ liệu nên có trong nhật ký sự kiện để phân tích đầy đủ quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối soát.
3 Bắt buộc 7 Nên có 11 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Kỳ tài chính
FinancialPeriod
Mã định danh duy nhất cho chu kỳ báo cáo tài chính, chẳng hạn '2023-12' cho tháng 12 năm 2023, được dùng làm trường hợp trong quy trình khóa sổ cuối kỳ.
Mô tả

Kỳ tài chính là mã định danh trường hợp cốt lõi, dùng để nhóm mọi hoạt động liên quan đến việc khóa sổ trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là một tháng dương lịch hoặc kỳ tài chính. Mỗi kỳ tài chính tương ứng với một lần chạy hoàn chỉnh của quy trình cuối kỳ.

Trong phân tích process mining, thuộc tính này giúp theo dõi toàn bộ vòng đời khóa sổ, từ lúc bắt đầu đến khi hoàn tất báo cáo. Bạn có thể dùng thuộc tính này để so sánh thời gian chu kỳ giữa các kỳ, xác định những luồng quy trình phổ biến và phân tích khác biệt giữa quy trình khóa sổ tháng, quý và năm. Khi xem mỗi kỳ là một trường hợp, chuyên viên phân tích có thể đo lường hiệu quả theo thời gian và xác định điểm nghẽn mang tính hệ thống.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mã định danh trường hợp thiết yếu để xác định phạm vi phân tích, so sánh hiệu quả khóa sổ giữa các kỳ và nhận diện xu hướng hoặc vấn đề lặp lại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tạo bằng cách kết hợp các trường Năm tài chính (GJAHR) và Kỳ ghi sổ (MONAT) từ tiêu đề chứng từ tài chính, thường lấy từ các bảng như BKPF.

Ví dụ
2023-122024-03Quý 1 năm 2024
Hoạt động
ActivityName
Tên của một bước nghiệp vụ hoặc tác vụ cụ thể trong quy trình khóa sổ kỳ, chẳng hạn như 'Đã ghi sổ bút toán điều chỉnh' hoặc 'Đóng kỳ ghi sổ'.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện một sự kiện hoặc tác vụ trong toàn bộ quy trình khóa sổ và đối chiếu. Các hoạt động là những bước cấu thành sơ đồ quy trình, cho thấy trình tự công việc đã thực hiện. Chúng thường được xác định từ tổ hợp mã giao dịch, loại chứng từ hoặc thay đổi trạng thái trong SAP S/4HANA.

Phân tích hoạt động là nền tảng của process mining. Việc này giúp trực quan hóa luồng quy trình, phát hiện sai lệch so với quy trình chuẩn, tìm điểm nghẽn khiến hoạt động kéo dài và hiểu tần suất cũng như thứ tự các tác vụ. Đây là thông tin quan trọng cho các bảng điều khiển như Phân tích biến thể khóa sổ kỳ và Trạng thái khóa sổ kỳ hiện tại.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định các bước trong quy trình, làm cơ sở cho sơ đồ quy trình và hỗ trợ phân tích luồng công việc, sai lệch và điểm nghẽn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được xác định từ nhiều nguồn như Mã giao dịch (TCODE), Loại chứng từ (BLART) hoặc trường trạng thái trong các bảng liên quan đến tác vụ khóa sổ tài chính (ví dụ: từ SAP Financial Closing Cockpit).

Ví dụ
Mở kỳ cho phép ghi sổBắt đầu đối chiếu tài khoảnĐã tạo báo cáo tài chínhBắt đầu đối chiếu nội bộ tập đoàn
Thời gian bắt đầu
EventTime
Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động cụ thể bắt đầu hoặc được ghi nhận trong hệ thống.
Mô tả

Thời gian sự kiện ghi lại chính xác ngày và giờ một hoạt động diễn ra. Với bút toán tài chính, đây thường là thời điểm tạo (CPUTM) hoặc ngày ghi sổ (BUDAT) của chứng từ. Với thay đổi trạng thái hoặc tác vụ, đây là dấu thời gian hệ thống ghi nhận thay đổi.

Thuộc tính này rất quan trọng để sắp xếp hoạt động theo trình tự thời gian và là cơ sở cho mọi phân tích theo thời gian. Thuộc tính được dùng để tính thời gian giữa các hoạt động, thời lượng của từng tác vụ và tổng thời gian từ đầu đến cuối quy trình. Đây cũng là cơ sở cho các KPI như Thời gian chu kỳ khóa sổ kỳ trung bình và Thời gian phê duyệt đối chiếu trung bình.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian bắt buộc này giúp sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và làm cơ sở cho mọi phép tính thời lượng và hiệu quả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ các trường dấu thời gian như Ngày tạo (CPUDT) và Giờ tạo (CPUTM) trong các bảng như BKPF, hoặc từ trường ngày thay đổi trong nhiều bảng trạng thái (ví dụ: CDHDR, CDPOS).

Ví dụ
2023-12-28T09:15:30Z2024-01-02T14:00:12Z2024-01-05T11:21:00Z
Mã công ty
CompanyCode
Mã định danh duy nhất của một pháp nhân hoặc công ty trong tổ chức SAP.
Mô tả

Company Code là đơn vị kế toán độc lập trong doanh nghiệp, có thể lập một bộ tài khoản hoàn chỉnh và riêng biệt. Mọi hoạt động khóa sổ cuối kỳ đều được thực hiện ở cấp Company Code.

Đây là chiều tổ chức cơ bản để phân tích tài chính. Với process mining, bạn có thể so sánh quy trình khóa sổ giữa các pháp nhân khác nhau. Bảng điều khiển 'Period Close Variant Analysis' dùng Company Code để phát hiện điểm không nhất quán và thúc đẩy chuẩn hóa quy trình khóa sổ.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp bối cảnh tổ chức quan trọng, giúp so sánh quy trình giữa các pháp nhân để nhận diện khác biệt và cách làm hiệu quả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong hầu hết các bảng tài chính của SAP, đặc biệt là bảng tiêu đề BKPF (trường BUKRS).

Ví dụ
10001710US01DE01
Ngày hoàn thành mục tiêu
TargetCompletionDate
Ngày dự kiến hoặc hạn chót để hoàn tất một hoạt động quan trọng, chẳng hạn như lập báo cáo tài chính.
Mô tả

Ngày hoàn thành mục tiêu là hạn chót nội bộ hoặc bên ngoài cho một mốc cụ thể trong quy trình khóa sổ. Đây là ngày dự kiến hoàn tất tác vụ.

Thuộc tính này cần thiết để đo mức độ tuân thủ lịch trình và hiệu quả so với hạn chót. Đây là cơ sở cho bảng điều khiển 'Reporting Deadline Adherence' và KPI 'Financial Statement On-Time Rate', dùng để so sánh ngày mục tiêu với ActualCompletionDate. Phân tích chênh lệch giúp doanh nghiệp hiểu và cải thiện khả năng khóa sổ đúng hạn.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích hiệu quả so với hạn chót, giúp đo lường và cải thiện tỷ lệ hoàn thành đúng hạn của các hoạt động khóa sổ quan trọng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dữ liệu này thường nằm trong hệ thống quản lý tác vụ hoặc lập lịch, chẳng hạn như SAP Financial Closing cockpit, nơi danh sách tác vụ khóa sổ được thiết lập kèm ngày kết thúc dự kiến.

Ví dụ
2024-01-05T23:59:59Z2024-04-04T23:59:59Z2024-07-05T23:59:59Z
Người dùng phụ trách
ResponsibleUser
Mã người dùng của người thực hiện hoạt động hoặc phụ trách tác vụ.
Mô tả

Thuộc tính này xác định nhân viên thực hiện một tác vụ, chẳng hạn như ghi sổ bút toán nhật ký hoặc phê duyệt đối chiếu. Thông tin thường được ghi dưới dạng mã người dùng trong nhật ký hệ thống và tiêu đề chứng từ.

Phân tích quy trình theo người dùng rất quan trọng để hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, hiệu quả cá nhân và nhu cầu đào tạo. Bảng điều khiển Hiệu quả phân bổ tài nguyên dùng trực tiếp thuộc tính này để trực quan hóa thời gian xử lý hoạt động theo người dùng. Thuộc tính cũng giúp xác định tác vụ có thể tự động hóa bằng cách chỉ ra những việc lặp lại nhiều mà nhiều người dùng cùng thực hiện.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết hoạt động trong quy trình với người thực hiện, hỗ trợ phân tích khối lượng công việc, tối ưu hóa tài nguyên và quản lý hiệu quả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường có trong các bảng tiêu đề chứng từ như BKPF (trường USNAM - Tên người dùng) hoặc bảng chứng từ thay đổi như CDHDR (trường USERNAME).

Ví dụ
ABROWNCSMITHDJOHNSON
Số chứng từ
DocumentNumber
Mã định danh duy nhất của một chứng từ tài chính, chẳng hạn như bút toán.
Mô tả

SAP gán một khóa duy nhất cho mỗi lần ghi sổ tài chính, gọi là Số chứng từ. Khóa này là thông tin tham chiếu chính để theo dõi và kiểm tra từng giao dịch trong quy trình khóa sổ.

Dù không phải Case ID, Số chứng từ vẫn liên kết trực tiếp về hệ thống nguồn. Nhà phân tích có thể dùng số này để đi sâu xuống một cấp, từ chế độ xem process mining đến chi tiết giao dịch tương ứng trong SAP S/4HANA nhằm tìm nguyên nhân gốc rễ. Thuộc tính này đặc biệt hữu ích khi kiểm tra các bút toán điều chỉnh hoặc bút toán đối chiếu cụ thể.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp tham chiếu trực tiếp đến giao dịch gốc trong SAP, giúp dễ dàng xem chi tiết và kiểm tra từ mô hình quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng tiêu đề chứng từ tài chính BKPF (trường BELNR) và các bảng chi tiết dòng như BSEG hoặc ACDOCA.

Ví dụ
100000045190000001300000023
Số tài khoản GL
GlAccountNumber
Mã định danh của một tài khoản cụ thể trong sổ cái.
Mô tả

Số tài khoản sổ cái (GL) xác định từng tài khoản dùng để ghi nhận giao dịch tài chính, chẳng hạn như tiền mặt, khoản phải trả hoặc doanh thu. Nhiều hoạt động cuối kỳ, như đối chiếu và ghi bút toán điều chỉnh, gắn trực tiếp với các tài khoản GL cụ thể.

Thuộc tính này cần thiết để phân tích chi tiết quy trình tài chính. Bảng điều khiển 'Adjusting Journal Entry Analysis' dùng thuộc tính này để hiển thị số lượng bút toán điều chỉnh theo tài khoản, giúp xác định khu vực có vấn đề. KPI 'Avg GL Account Reconciliation Time' cũng dựa vào thuộc tính này để tìm các chậm trễ liên quan đến từng tài khoản.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết hoạt động trong quy trình với các tài khoản tài chính cụ thể, giúp phân tích chi tiết việc đối chiếu và ghi bút toán để tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong các bảng chi tiết dòng của chứng từ tài chính, chủ yếu là BSEG (trường HKONT) hoặc bảng sổ cái hợp nhất ACDOCA của S/4HANA.

Ví dụ
113100004000000073000000
Thời gian kết thúc
EndTime
Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động hoàn tất.
Mô tả

Thời gian kết thúc đánh dấu lúc một tác vụ hoàn tất. Với sự kiện diễn ra tức thời và được ghi nhận trong hệ thống, thời gian này có thể trùng với Thời gian bắt đầu. Với hoạt động có thời lượng đo được, đây là dấu thời gian hoàn tất.

Kết hợp với Thời gian bắt đầu, thuộc tính này rất cần thiết để tính ProcessingTime của từng hoạt động. Đây là cơ sở để phân tích hiệu quả, xác định điểm nghẽn và tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên. Các bảng điều khiển như Hiệu quả phân bổ tài nguyên phụ thuộc nhiều vào Thời gian kết thúc chính xác để tính thời gian người dùng thực hiện tác vụ.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép tính thời lượng hoạt động (Thời gian xử lý), yếu tố quan trọng để xác định điểm nghẽn về hiệu quả và phân tích năng suất.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tương tự Thời gian bắt đầu, thuộc tính này có thể lấy từ nhiều trường dấu thời gian. Với một số hoạt động, thời gian này có thể trùng với Thời gian bắt đầu. Với hoạt động khác, đây có thể là trường ngày 'hoàn tất vào' hoặc 'thay đổi vào' riêng trong bảng ứng dụng hoặc nhật ký thay đổi (CDHDR, CDPOS).

Ví dụ
2023-12-28T09:16:10Z2024-01-02T17:30:00Z2024-01-05T11:21:00Z
Trạng thái đối chiếu
ReconciliationStatus
Trạng thái của một hoạt động đối chiếu tài khoản, chẳng hạn như 'Chưa xử lý', 'Đang thực hiện' hoặc 'Đã phê duyệt'.
Mô tả

Thuộc tính này theo dõi trạng thái đối chiếu của một tài khoản hoặc tác vụ. Thuộc tính cho biết việc đối chiếu đã bắt đầu, được gửi để xem xét, được phê duyệt hay bị từ chối. Các lần đổi trạng thái là những sự kiện quan trọng trong quy trình.

Thuộc tính này là nền tảng cho bảng điều khiển 'Reconciliation Rework Analysis'. Phân tích chuỗi trạng thái giúp phát hiện trường hợp trạng thái 'Đã phê duyệt' nhưng sau đó vẫn có điều chỉnh, cho thấy công việc phải làm lại. Thuộc tính này cũng hỗ trợ KPI 'First-Pass Reconciliation Rate' bằng cách cho biết những lần đối chiếu được phê duyệt mà không bị từ chối hoặc mở lại trước đó.

Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi tiến độ và kết quả của các tác vụ đối chiếu, giúp phát hiện việc làm lại, đo tỷ lệ phê duyệt và phân tích điểm nghẽn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được lưu trong các bảng của công cụ đối chiếu đang dùng, chẳng hạn như SAP Financial Closing cockpit hoặc SAP Account Substantiation and Automation của BlackLine.

Ví dụ
Chưa bắt đầuĐang chuẩn bịĐã phê duyệtBị từ chối
Có phải làm lại đối chiếu
IsReconciliationRework
Cờ Boolean có giá trị đúng nếu hoạt động đối chiếu tiếp theo là bị từ chối hoặc có thêm điều chỉnh.
Mô tả

Thuộc tính được tính toán này xác định các trường hợp phải làm lại trong quy trình con đối chiếu. Quy tắc đánh dấu hoạt động hoặc trường hợp có kết quả đối chiếu bị từ chối, được mở lại sau khi gửi đi, hoặc có bút toán điều chỉnh được ghi sau khi việc đối chiếu cho một tài khoản GL được cho là đã hoàn tất.

Cờ này được thiết kế để hỗ trợ bảng điều khiển 'Reconciliation Rework Analysis' và KPI 'Reconciliation Rework Rate'. Cờ chuyển các chuỗi quy trình phức tạp thành thuộc tính đơn giản, có thể đo lường mức độ phải làm lại, giúp đội ngũ tập trung nâng cao chất lượng ngay từ lần đầu.

Vì sao điều này quan trọng

Đo trực tiếp việc phải làm lại, một dạng kém hiệu quả quan trọng của quy trình, giúp phân tích và cải thiện có trọng tâm chất lượng đối chiếu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tính dựa trên chuỗi hoạt động. Ví dụ, cờ được đặt thành đúng nếu hoạt động 'Reconciliation Approved' tiếp theo là 'Adjusting Journal Entry Posted' cho cùng tài khoản GL trong cùng kỳ.

Ví dụ
truefalse
Có tự động hóa
IsAutomated
Cờ Boolean cho biết hoạt động do người dùng hệ thống hay quy trình tự động thực hiện.
Mô tả

Cờ này phân biệt tác vụ do người dùng thực hiện với tác vụ hệ thống tự chạy, chẳng hạn như công việc xử lý theo lô được lên lịch để định giá tiền tệ hoặc chạy bù trừ tự động. Giá trị thường được suy ra từ mã ResponsibleUser (ví dụ: nếu người dùng là 'SAP_BATCH') hoặc từ TransactionCode.

Thuộc tính này giúp xác định mức độ tự động hóa trong quy trình khóa sổ. Thuộc tính làm nổi bật các tác vụ thủ công có khối lượng lớn để tìm cơ hội tự động hóa thêm. Khi phân tích nguyên nhân gốc rễ, thuộc tính này cũng cho biết điểm nghẽn nằm ở bước thủ công hay tự động.

Vì sao điều này quan trọng

Phân biệt hoạt động do người dùng thực hiện với hoạt động của hệ thống, giúp tìm cơ hội tự động hóa và phân tích hiệu quả của cả hai.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được suy ra, thường dựa trên quy tắc áp dụng cho trường 'ResponsibleUser' (ví dụ: kiểm tra mã người dùng hệ thống hoặc người dùng xử lý theo lô như 'BATCHUSER') hoặc Mã giao dịch.

Ví dụ
truefalse
Đơn vị tiền tệ của chứng từ
DocumentCurrency
Mã tiền tệ áp dụng cho các khoản tiền trong chứng từ tài chính.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết giao dịch được ghi nhận bằng đơn vị tiền tệ nào, chẳng hạn như USD, EUR hoặc JPY. Đây là thông tin cần thiết để hiểu thuộc tính DocumentAmount.

Với doanh nghiệp đa quốc gia, phân tích theo tiền tệ có thể rất quan trọng. Thuộc tính này giúp diễn giải chính xác giá trị tiền tệ và cần thiết khi quy đổi sang một đơn vị tiền tệ báo cáo chung để phân tích tổng hợp. Nếu thiếu thông tin này, bạn không thể so sánh hoặc cộng các giá trị DocumentAmount một cách có ý nghĩa.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin cần thiết để diễn giải chính xác các giá trị tiền tệ, đặc biệt trong môi trường sử dụng nhiều loại tiền tệ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng tiêu đề chứng từ tài chính BKPF (trường WAERS).

Ví dụ
USDEURJPY
Đúng hạn
IsOnTime
Cờ Boolean có giá trị đúng nếu một mốc được hoàn thành vào hoặc trước ngày mục tiêu.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết kết quả tuân thủ lịch trình dưới dạng đơn giản, đúng hoặc sai. Thuộc tính được tính bằng cách so sánh ActualCompletionDate với TargetCompletionDate của một mốc cụ thể, chẳng hạn như phê duyệt báo cáo tài chính.

Đây là phép tính cốt lõi của KPI 'Financial Statement On-Time Rate'. Thuộc tính giúp theo dõi hiệu quả dễ dàng hơn bằng cách chuyển phép so sánh ngày thành trạng thái rõ ràng: 'đúng hạn' hoặc 'trễ hạn'. Trạng thái này cũng dễ hiển thị trên bảng điều khiển và báo cáo. Thuộc tính giúp đo hiệu quả của các sáng kiến rút ngắn thời gian khóa sổ.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân tích việc tuân thủ hạn chót bằng kết quả rõ ràng, đạt hoặc không đạt, để dễ theo dõi và báo cáo hiệu quả đúng hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường được tính toán: ActualCompletionDate <= TargetCompletionDate.

Ví dụ
truefalse
Hệ thống nguồn
SourceSystemId
Mã định danh của phiên bản hoặc máy khách SAP S/4HANA cụ thể nơi dữ liệu được trích xuất.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết hệ thống nguồn của dữ liệu. Trong môi trường có nhiều phiên bản SAP (ví dụ: cho các khu vực hoặc đơn vị kinh doanh khác nhau), trường này rất quan trọng để phân biệt nguồn dữ liệu.

Thuộc tính chủ yếu phục vụ quản trị dữ liệu, kiểm toán và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu. Khi phân tích, bạn có thể dùng thuộc tính này làm bộ lọc để so sánh quy trình giữa các hệ thống nguồn nếu dữ liệu được gộp vào cùng một mô hình process mining.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin cần thiết về nguồn gốc và bối cảnh dữ liệu, đặc biệt hữu ích khi có nhiều hệ thống.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây thường là siêu dữ liệu được thêm trong quá trình trích xuất, lấy từ mã hệ thống (SY-SYSID) hoặc máy khách (SY-MANDT) trong SAP.

Ví dụ
S4H_PROD_100S4H_QAS_200ECC_LEGACY_001
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được làm mới hoặc trích xuất từ hệ thống nguồn.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại ngày và giờ của lần trích xuất dữ liệu gần nhất. Nhờ đó, bạn biết dữ liệu đang phân tích trong công cụ process mining mới đến mức nào.

Thuộc tính chủ yếu phục vụ quản trị dữ liệu và giúp người dùng nắm rõ tình trạng dữ liệu. Người xem bảng điều khiển có thể biết dữ liệu phân tích được cập nhật đến thời điểm nào. Điều này đặc biệt quan trọng với bảng điều khiển theo dõi gần thời gian thực như 'Trạng thái khóa sổ kỳ hiện tại'. Thuộc tính giúp người dùng biết dữ liệu là của hôm nay, hôm qua hay tuần trước.

Vì sao điều này quan trọng

Cho người dùng biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, để họ hiểu mức độ mới của thông tin về quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là siêu dữ liệu do công cụ trích xuất dữ liệu hoặc ETL tạo và gắn vào tập dữ liệu khi chạy.

Ví dụ
2024-06-10T08:00:00Z2024-06-09T08:00:00Z
Loại bút toán
JournalEntryType
Loại chứng từ tài chính được ghi sổ, dùng để phân biệt bút toán thông thường, khoản trích trước và bút toán điều chỉnh.
Mô tả

Loại bút toán, còn gọi là Loại chứng từ theo thuật ngữ SAP, là khóa phân loại chứng từ kế toán. Khóa này kiểm soát loại tài khoản có thể ghi nhận chứng từ và giúp phân biệt các giao dịch kinh doanh, chẳng hạn như hóa đơn nhà cung cấp (KR), bút toán sổ cái (SA) hoặc khoản thanh toán của khách hàng (DZ).

Trong quy trình khóa sổ, thuộc tính này rất quan trọng để lọc riêng từng loại hoạt động. Chẳng hạn, nhà phân tích có thể tập trung vào bút toán điều chỉnh để hỗ trợ bảng điều khiển 'Adjusting Journal Entry Analysis' và KPI 'Adjusting Journal Entries Count'. Thuộc tính này cũng giúp tính 'Manual Postings Ratio'.

Vì sao điều này quan trọng

Phân loại giao dịch tài chính, giúp tập trung phân tích vào từng loại ghi sổ cụ thể, chẳng hạn như điều chỉnh thủ công, vốn rất quan trọng để khóa sổ đúng tiến độ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường tiêu chuẩn trong bảng tiêu đề chứng từ tài chính BKPF (trường BLART).

Ví dụ
SAKRAB
Mã giao dịch
TransactionCode
Mã giao dịch SAP (T-code) dùng để thực hiện hoạt động.
Mô tả

Mã giao dịch là lối tắt để mở một chức năng hoặc chương trình cụ thể trong SAP. Ví dụ, FB01 dùng để ghi sổ chứng từ, còn FAGLB03 dùng để xem số dư tài khoản GL. T-code thường cho biết rõ về mặt kỹ thuật hoạt động nào đã được thực hiện.

Thuộc tính này giúp xác định các hoạt động trong mô hình quy trình. Đây là cách đáng tin cậy để phân biệt hoạt động tự động với hoạt động thủ công và hiểu chính xác tác vụ được thực hiện trong hệ thống như thế nào. Phân tích T-code có thể phát hiện các cách làm không theo chuẩn hoặc kém hiệu quả.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết hoạt động được thực hiện như thế nào ở cấp hệ thống, hữu ích để nhận diện bước thủ công và tự động cũng như các quy trình không theo chuẩn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng tiêu đề chứng từ tài chính BKPF (trường TCODE) hoặc nhật ký thay đổi chứng từ.

Ví dụ
FB01FAGL_FCVF.13
Ngày hoàn thành thực tế
ActualCompletionDate
Ngày thực tế hoàn tất một hoạt động quan trọng hoặc toàn bộ quy trình khóa sổ.
Mô tả

Thuộc tính này ghi nhận ngày hoàn tất thực tế của một mốc quan trọng. Đây là thời điểm báo cáo tài chính được phê duyệt lần cuối hoặc kỳ ghi sổ được khóa.

Thuộc tính này đối chiếu với TargetCompletionDate và cần thiết để đo hiệu quả đúng hạn. Bảng điều khiển 'Reporting Deadline Adherence' và KPI 'Financial Statement On-Time Rate' so sánh trực tiếp ngày thực tế với ngày mục tiêu để tính chênh lệch và tỷ lệ tuân thủ.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thời điểm thực tế của các mốc, cần thiết để đo hiệu quả so với hạn chót dự kiến và phân tích chậm trễ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ EventTime của hoạt động cuối cùng trong chuỗi, chẳng hạn như 'Financial Statements Approved' hoặc 'Period Closed For Posting'.

Ví dụ
2024-01-06T10:00:00Z2024-04-05T17:00:00Z2024-07-04T11:00:00Z
Số tiền chứng từ
DocumentAmount
Tổng giá trị của bút toán tài chính theo đơn vị tiền tệ của chứng từ.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện giá trị tiền tệ gắn với một chứng từ tài chính. Với các điều chỉnh cuối kỳ, đây có thể là số tiền trích trước hoặc khoản điều chỉnh được ghi sổ.

Phân tích số tiền giúp đánh giá mức độ trọng yếu. Nhà phân tích có thể ưu tiên kiểm tra các bút toán điều chỉnh giá trị lớn, vốn có thể gây rủi ro tài chính cao hơn. Bạn cũng có thể lọc sơ đồ quy trình để chỉ xem các giao dịch vượt một ngưỡng nhất định, tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất.

Vì sao điều này quan trọng

Bổ sung góc nhìn tài chính cho phân tích, giúp ưu tiên xử lý vấn đề dựa trên tác động tiền tệ và mức độ trọng yếu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Giá trị này thường cần được tổng hợp từ các bảng chi tiết dòng như BSEG hoặc ACDOCA (trường WRBTR, số tiền theo đơn vị tiền tệ của chứng từ).

Ví dụ
15000.00250.75-500.00
Thời gian chu kỳ khóa sổ
PeriodCloseCycleTime
Tổng thời gian xử lý một kỳ tài chính, từ hoạt động đầu tiên đến hoạt động cuối cùng.
Mô tả

Chỉ số này thể hiện tổng thời gian từ đầu đến cuối của quy trình khóa sổ cho một trường hợp (Kỳ tài chính). Chỉ số được tính bằng chênh lệch giữa dấu thời gian của hoạt động cuối cùng và hoạt động đầu tiên trong kỳ đó.

Đây là KPI hiệu quả chính, hỗ trợ trực tiếp cho bảng điều khiển 'Period Close Cycle Time Overview' và KPI 'Average Period Close Cycle Time'. Chỉ số cung cấp thước đo tổng quan về hiệu quả và tốc độ khóa sổ, giúp so sánh theo thời gian và đối chiếu giữa các Company Code.

Vì sao điều này quan trọng

Là KPI chính để đo tổng thời gian xử lý, giúp theo dõi ở mức tổng quan những cải thiện về hiệu quả theo thời gian.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tính ở cấp trường hợp: MAX(EventTime) - MIN(EventTime) cho mỗi FinancialPeriod.

Ví dụ
P5D10H30MP7D2HP6D
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động trong quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối soát

Đây là các bước và mốc chính cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá và cải tiến quy trình chính xác.
7 Nên có 7 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Bắt đầu đối chiếu nội bộ tập đoàn
Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu đối chiếu giao dịch giữa các mã công ty trong cùng một tập đoàn. Quy trình thường bắt đầu khi chạy job đối chiếu hoặc tạo hồ sơ đối chiếu mới trong công cụ ICMR của SAP.
Vì sao điều này quan trọng

Đối chiếu nội bộ tập đoàn thường phức tạp và tốn thời gian. Phân tích thời lượng và luồng công việc rất quan trọng để tinh gọn quy trình khóa sổ tập đoàn và bảo đảm báo cáo tài chính hợp nhất chính xác.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra từ các thay đổi trạng thái trong phân hệ SAP Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR), hoặc từ việc tạo chứng từ đối chiếu đầu tiên trong kỳ.

Thu thập

Theo dõi ngày tạo hoặc dấu thời gian thay đổi trạng thái của các đơn vị đối chiếu trong công cụ ICMR cho kỳ tương ứng.

Loại sự kiện inferred
Bắt đầu đối chiếu tài khoản
Đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình thủ công hoặc bán tự động để xác minh số dư tài khoản GL. Sự kiện này được suy ra khi trạng thái đối chiếu chuyển từ 'Mới' sang 'Đang xử lý' hoặc khi hệ thống ghi nhận thao tác đầu tiên của người chuẩn bị.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng để hiểu thời gian và công sức cần thiết nhằm xác minh số dư bảng cân đối kế toán. Hoạt động này giúp xác định tài khoản hoặc phòng ban nào bắt đầu đối chiếu muộn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này thường được ghi nhận từ công cụ đối chiếu chuyên dụng như SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine hoặc hệ thống bên thứ ba khác. Sự kiện được suy ra từ dấu thời gian thay đổi trạng thái.

Thu thập

Theo dõi dấu thời gian của lần đầu trạng thái chuyển khỏi 'Chưa bắt đầu' đối với một hồ sơ đối chiếu tài khoản GL.

Loại sự kiện inferred
Đã ghi sổ bút toán điều chỉnh
Đây là bút toán nhật ký điều chỉnh được thực hiện sau khi hoàn tất đối chiếu ban đầu, thường để sửa sai lệch phát hiện trong quá trình rà soát. Bút toán được ghi sổ trực tiếp vào Sổ cái.
Vì sao điều này quan trọng

Tần suất bút toán điều chỉnh cao cho thấy chất lượng ngay từ lần đầu của quy trình đầu vào hoặc khâu đối chiếu còn thấp. Phân tích các bút toán này giúp tìm nguyên nhân gốc rễ của sai sót và giảm việc phải làm lại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Các bút toán được ghi nhận dưới dạng chứng từ trong bảng ACDOCA và BKPF. Có thể nhận diện chúng qua loại chứng từ cụ thể, ngày ghi sổ vào giai đoạn cuối của chu kỳ khóa sổ hoặc nội dung mô tả riêng.

Thu thập

Lọc bút toán nhật ký trong BKPF dựa trên kết hợp loại chứng từ và ngày ghi sổ so với thời điểm thực hiện các hoạt động đối chiếu.

Loại sự kiện explicit
Đã phê duyệt đối chiếu tài khoản
Hoạt động này đánh dấu việc phê duyệt cuối cùng cho hồ sơ đối chiếu tài khoản GL, xác nhận số dư đã được xác minh và mọi vấn đề đã được xử lý. Sự kiện được suy ra từ trạng thái chuyển thành 'Đã phê duyệt' trong công cụ đối chiếu.
Vì sao điều này quan trọng

Mốc này đánh dấu hoàn tất một hoạt động kiểm soát quan trọng. Theo dõi thời gian phê duyệt giúp phát hiện điểm nghẽn trong khâu rà soát và đo lường việc làm lại cũng như tỷ lệ hoàn thành ngay lần đầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận từ hệ thống quản lý đối chiếu, chẳng hạn như SAP Account Substantiation and Automation, bằng cách theo dõi dấu thời gian của trạng thái phê duyệt cuối cùng.

Thu thập

Xác định thời điểm trường trạng thái của hồ sơ đối chiếu được cập nhật thành trạng thái cuối cùng 'Đã phê duyệt'.

Loại sự kiện inferred
Đã tạo báo cáo tài chính
Hoạt động này đánh dấu việc lập báo cáo tài chính chính thức, chẳng hạn như Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh. Đây là bước hoàn tất quy trình kế toán và hợp nhất cuối kỳ.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là một mốc quan trọng trong chu kỳ Record to Report. Thời điểm hoàn tất có ý nghĩa quyết định để đáp ứng hạn báo cáo và cung cấp thông tin kịp thời cho các bên liên quan.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tốt nhất nên ghi nhận sự kiện này bằng công cụ quản lý khóa sổ tài chính như SAP Financial Closing Cockpit, nơi sự kiện được thể hiện thành một tác vụ cụ thể. Nếu không, cần suy ra sự kiện từ nhật ký tạo báo cáo hoặc dấu thời gian tạo tệp.

Thu thập

Theo dõi trạng thái hoàn tất của tác vụ 'Generate Financial Statements' trong công cụ khóa sổ hoặc phân tích nhật ký chạy báo cáo.

Loại sự kiện inferred
Đóng kỳ ghi sổ
Đây là hoạt động cuối cùng trong chu kỳ, khi kỳ ghi sổ được chính thức đóng để ngăn phát sinh thêm giao dịch. Việc này bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu trong báo cáo tài chính đã hoàn tất.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này là sự kiện kết thúc chính thức của quy trình. Đây là mốc cần thiết để tính tổng thời gian khóa sổ kỳ và phân tích xu hướng hoàn tất quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tương tự sự kiện mở kỳ, sự kiện này được ghi nhận trong chứng từ thay đổi (bảng CDHDR và CDPOS), lưu lại các cập nhật đối với bảng kiểm soát kỳ ghi sổ T001B qua giao dịch OB52.

Thu thập

Lọc nhật ký thay đổi của bảng T001B để xác định thời điểm đóng năm tài chính và kỳ liên quan.

Loại sự kiện explicit
Mở kỳ cho phép ghi sổ
Đây là thời điểm bắt đầu kỳ tài chính, khi kỳ ghi sổ được mở để ghi nhận giao dịch. Quản trị viên tài chính thực hiện thay đổi cấu hình này trong SAP và hệ thống ghi lại thay đổi, cho phép nhập bút toán nhật ký cho kỳ mới.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này là sự kiện bắt đầu chính của quy trình khóa sổ cuối kỳ. Nhờ đó, bạn có thể đo chính xác tổng thời gian chu kỳ và xác định rõ điểm bắt đầu để phân tích quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi nhận trong chứng từ thay đổi (bảng CDHDR và CDPOS), lưu lại các chỉnh sửa đối với bảng kiểm soát kỳ ghi sổ T001B, thường được thực hiện qua giao dịch OB52.

Thu thập

Lọc nhật ký thay đổi của bảng T001B theo năm tài chính và kỳ cụ thể.

Loại sự kiện explicit
Chạy định giá ngoại tệ
Đây là bước chuẩn vào cuối tháng nhằm định giá lại các khoản mục chưa tất toán và số dư bằng ngoại tệ theo tỷ giá cuối kỳ. Chương trình sẽ ghi sổ phần chênh lệch định giá.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này giúp tuân thủ chuẩn mực kế toán và phản ánh chính xác tình hình tài chính. Theo dõi hoạt động này giúp bảo đảm việc định giá ngoại tệ được thực hiện đúng hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận từ nhật ký chạy chương trình định giá ngoại tệ (ví dụ: FAGL_FCV). Thông tin chi tiết về job được lưu trong các bảng TBTCO và TBTCP.

Thu thập

Theo dõi nhật ký chạy các job liên quan đến giao dịch FAGL_FCV hoặc chương trình nền tương ứng.

Loại sự kiện explicit
Đã chạy xong đối trừ tự động
Đây là thời điểm chạy các chương trình đối trừ tự động trong SAP, chẳng hạn như chạy đối trừ GR/IR (Nhận hàng/Nhận hóa đơn). Các job này khớp và đối trừ các khoản mục chưa tất toán trên những tài khoản GL cụ thể, giảm công việc đối chiếu thủ công.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này cho thấy mức độ tự động hóa trong quy trình đối chiếu. Lỗi hoặc ngoại lệ khi chạy job có thể dẫn đến nhiều công việc thủ công và chậm trễ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận từ nhật ký chạy các batch job cụ thể, chẳng hạn như F.13 hoặc F.13E để đối trừ tự động. Bảng nhật ký job TBTCO và TBTCP lưu thông tin chi tiết về lần chạy.

Thu thập

Theo dõi dấu thời gian bắt đầu và kết thúc của các job liên quan đến giao dịch như F.13 trong nhật ký job của SAP.

Loại sự kiện explicit
Đã ghi sổ khoản trích trước và dự phòng
Sự kiện này ghi nhận việc tạo bút toán nhật ký thủ công cho các khoản trích trước, phân bổ và dự phòng cần thiết để lập báo cáo tài chính chính xác theo cơ sở dồn tích. Đây là các giao dịch được ghi sổ trực tiếp vào Sổ cái.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các bút toán này giúp phân tích số lượng và thời điểm thực hiện điều chỉnh thủ công. Số lượng lớn có thể cho thấy cơ hội tự động hóa hoặc cải thiện các quy trình đầu vào.

Lấy dữ liệu ở đâu

Các bút toán được ghi nhận trực tiếp trong bảng nhật ký chung ACDOCA và bảng tiêu đề BKPF. Có thể nhận diện chúng qua các loại chứng từ được cấu hình riêng cho khoản trích trước.

Thu thập

Lọc chứng từ trong bảng BKPF theo loại chứng từ (ví dụ: 'SA' hoặc loại tùy chỉnh) và ngày ghi sổ trong kỳ.

Loại sự kiện explicit
Đã lập bảng cân đối thử
Cho biết bảng cân đối thử đã được tạo và lưu để rà soát, đây là mốc kiểm tra quan trọng trước khi lập báo cáo tài chính cuối cùng. Sự kiện này thường được ghi nhận khi đầu ra báo cáo được lưu theo quy trình.
Vì sao điều này quan trọng

Lập bảng cân đối thử là một bước kiểm soát chất lượng quan trọng. Phân tích thời điểm thực hiện giúp đánh giá mức độ sẵn sàng cho báo cáo cuối cùng và phát hiện chậm trễ ở các hoạt động trước đó.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này thường không được ghi nhận trực tiếp. Có thể suy ra sự kiện từ việc chạy một giao dịch báo cáo cụ thể nếu biến thể được lưu kèm người dùng và dấu thời gian, hoặc nếu quy trình được quản lý bằng công cụ như SAP Financial Closing Cockpit.

Thu thập

Cần phân tích hệ thống để xác định có cơ chế ghi nhật ký đáng tin cậy hay không, chẳng hạn như nhật ký chạy báo cáo hoặc danh sách tác vụ trong closing cockpit.

Loại sự kiện inferred
Đã phê duyệt báo cáo tài chính
Đây là bước phê duyệt cuối cùng của ban quản lý có thẩm quyền trước khi công bố báo cáo tài chính. Việc này thường diễn ra ngoài hệ thống, nhưng có thể ghi nhận nếu có bước phê duyệt số chính thức.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là bước kiểm soát và kiểm tra chất lượng cuối cùng. Theo dõi thời điểm thực hiện rất quan trọng để biết quy trình có đáp ứng hạn báo cáo hay không và đánh giá hiệu quả tổng thể của chu kỳ rà soát quản lý.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể ghi nhận sự kiện này nếu có workflow hoặc trường trạng thái cho việc phê duyệt báo cáo, chẳng hạn trong SAP Financial Closing Cockpit hoặc hệ thống quản lý tài liệu.

Thu thập

Xác định trường dữ liệu và dấu thời gian cho biết gói báo cáo tài chính đã được phê duyệt cuối cùng.

Loại sự kiện inferred
Đã thực hiện các tác vụ hợp nhất
Đây là thời điểm thực hiện các hoạt động hợp nhất trong SAP Group Reporting, chẳng hạn như chuyển đổi tiền tệ, phân loại lại và loại trừ lợi nhuận nội bộ tập đoàn. Các tác vụ này thường được quản lý và ghi nhật ký trong màn hình theo dõi hợp nhất.
Vì sao điều này quan trọng

Với tổ chức có nhiều pháp nhân, hợp nhất là một công đoạn trọng yếu. Theo dõi các tác vụ này giúp tinh gọn quy trình khóa sổ tập đoàn và bảo đảm báo cáo hợp nhất được lập đúng hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận từ nhật ký trạng thái trong Data Monitor hoặc Consolidation Monitor của SAP S/4HANA for Group Reporting. Mỗi tác vụ thường có thông tin người dùng, dấu thời gian và trạng thái.

Thu thập

Trích xuất nhật ký thực hiện tác vụ từ các bảng nền của màn hình theo dõi hợp nhất Group Reporting.

Loại sự kiện explicit
Hoàn tất chuyển dữ liệu từ sổ phụ
Đây là thời điểm hoàn tất các batch job chuyển dữ liệu tổng hợp từ sổ phụ như Phải thu, Phải trả và Kế toán tài sản sang Sổ cái. Nhờ đó, mọi giao dịch vận hành liên quan đều được ghi nhận trong GL trước khi bắt đầu các bước khóa sổ.
Vì sao điều này quan trọng

Việc khóa sổ phụ chậm có thể trở thành điểm nghẽn lớn của toàn quy trình. Theo dõi hoạt động này giúp phát hiện điểm kém hiệu quả trong khâu thu thập và tích hợp dữ liệu từ các hệ thống nguồn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra từ trạng thái hoàn tất thành công của các batch job cụ thể phụ trách kết chuyển sổ cái và chuyển dữ liệu. Có thể tìm nhật ký job trong các bảng TBTCO và TBTCP.

Thu thập

Xác định và theo dõi dấu thời gian hoàn tất của các batch job liên quan trong màn hình tổng quan job của SAP (giao dịch SM37).

Loại sự kiện explicit
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất

Cách lấy dữ liệu từ SAP S/4HANA

Sẵn sàng bắt đầu?

Dùng mẫu dữ liệu này để giúp tổ chức nâng cao hiệu quả và tuân thủ. Bắt đầu cải thiện quy trình ghi nhận đến báo cáo ngay hôm nay.

Tối ưu quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối soát ngay hôm nay

Tìm ra điểm kém hiệu quả và rút ngắn chu kỳ chốt sổ đến 30%.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu chỉ trong vài phút.