Mẫu dữ liệu quy trình từ mua hàng đến thanh toán: đơn đặt hàng
Mẫu dữ liệu quy trình từ mua hàng đến thanh toán: đơn đặt hàng
Đây là mẫu dữ liệu process mining chung cho Từ mua hàng đến thanh toán: đơn đặt hàng. Hãy dùng mẫu riêng cho từng hệ thống để được hướng dẫn cụ thể hơn.
Chọn một hệ thống cụ thể- Danh sách các trường dữ liệu được đề xuất để phân tích chuyên sâu.
- Các hoạt động và mốc chính cần theo dõi trong vòng đời đơn đặt hàng.
- Dùng được với mọi hệ thống quản lý quy trình từ mua hàng đến thanh toán.
Thuộc tính đơn đặt hàng trong quy trình từ mua hàng đến thanh toán
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
| Mã đơn đặt hàng mua PurchaseOrderId | Mã định danh duy nhất của chứng từ đơn đặt hàng mua. Mã này được dùng làm mã định danh chính cho trường hợp trong quy trình. | ||
| Mô tả Mã đơn đặt hàng mua là mã chữ và số duy nhất được gán cho từng đơn, giúp phân biệt đơn này với tất cả các đơn khác. Đây là mã tham chiếu trung tâm cho mọi hoạt động, chứng từ và trao đổi liên quan đến một giao dịch mua sắm cụ thể. Trong process mining, mã này rất quan trọng để nhóm các sự kiện liên quan, như tạo đơn, phê duyệt, nhận hàng và lập hóa đơn, thành một trường hợp duy nhất từ đầu đến cuối, hay còn gọi là “case”. Phân tích quy trình theo mã này giúp tái dựng và trực quan hóa toàn bộ vòng đời của từng đơn đặt hàng mua, từ khi bắt đầu đến lúc đóng. Vì sao điều này quan trọng Đây là thuộc tính nền tảng giúp kết nối mọi sự kiện liên quan thành một trường hợp duy nhất, nhờ đó có thể phân tích vòng đời đơn đặt hàng mua từ đầu đến cuối. Lấy dữ liệu ở đâu Trường này thường là khóa chính trong bảng tiêu đề đơn đặt hàng mua hoặc chứng từ. Ví dụ PO-0012454500017563732000451 | |||
| Tên hoạt động ActivityName | Tên của sự kiện nghiệp vụ hoặc tác vụ cụ thể diễn ra tại một thời điểm trong vòng đời đơn đặt hàng mua. | ||
| Mô tả Tên hoạt động mô tả một bước hoặc lần thay đổi trạng thái trong quy trình đơn đặt hàng mua. Ví dụ: “Tạo đơn đặt hàng mua”, “Phê duyệt đơn đặt hàng mua”, “Ghi nhận nhận hàng” và “Nhận hóa đơn”. Mỗi hoạt động tương ứng với một thời điểm riêng trong hành trình xử lý đơn hàng. Thuộc tính này rất cần thiết để xây dựng sơ đồ quy trình, thể hiện trực quan luồng hoạt động. Phân tích thứ tự và tần suất của các hoạt động giúp xác định những luồng xử lý phổ biến, sai lệch, điểm nghẽn và vòng lặp xử lý lại, chẳng hạn như phê duyệt hoặc chỉnh sửa nhiều lần. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này là nền tảng của sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích luồng, các biến thể cũng như điểm kém hiệu quả trong quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được lấy từ mã giao dịch, nhật ký thay đổi trạng thái, bảng sự kiện hoặc bảng chứng từ thay đổi liên quan đến đơn đặt hàng mua. Ví dụ Tạo đơn đặt hàng muaPhê duyệt đơn đặt hàng muaGhi nhận nhận hàngNhận hóa đơn | |||
| Thời điểm sự kiện EventTime | Dấu thời gian chính xác cho biết một hoạt động hoặc sự kiện đã diễn ra khi nào. | ||
| Mô tả Thời điểm sự kiện ghi lại ngày giờ một hoạt động cụ thể được thực hiện hoặc một lần thay đổi trạng thái được ghi nhận. Dấu thời gian này cung cấp thông tin về thời điểm của từng sự kiện trong vòng đời đơn đặt hàng mua. Trong process mining, dấu thời gian là cơ sở để tính thời gian chu kỳ, thời lượng và thời gian chờ giữa các hoạt động. Khi sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian cho từng trường hợp, bạn có thể phân tích hiệu suất quy trình, xác định điểm nghẽn gây mất thời gian và theo dõi việc tuân thủ thỏa thuận mức dịch vụ (SLA). Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này hỗ trợ mọi phân tích dựa trên thời gian, bao gồm tính thời gian chu kỳ, xác định điểm nghẽn và theo dõi hiệu suất so với các mốc chuẩn. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường có trong nhật ký sự kiện, bảng lịch sử thay đổi hoặc trường ngày tạo hay ngày hạch toán trên chứng từ giao dịch. Ví dụ 2023-04-15T10:30:00Z2023-05-20T14:00:00Z2023-06-01T09:15:25Z | |||
| Hệ thống nguồn SourceSystem | Hệ thống ghi nhận dữ liệu hoặc ứng dụng nơi dữ liệu quy trình được trích xuất. | ||
| Mô tả Thuộc tính hệ thống nguồn cho biết hệ thống thông tin ban đầu tạo ra dữ liệu sự kiện, chẳng hạn như ERP, nền tảng mua sắm hoặc hệ thống cũ. Điều này đặc biệt quan trọng khi quy trình từ mua sắm đến thanh toán trải qua nhiều ứng dụng được tích hợp với nhau. Biết hệ thống nguồn giúp kiểm tra dữ liệu, xử lý sự cố và hiểu các khác biệt trong quy trình do hệ thống tạo ra. Ví dụ, đơn đặt hàng mua từ hệ thống mua sắm điện tử có thể đi theo luồng tự động hóa nhiều hơn so với đơn được tạo thủ công trong ERP chính. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho biết nguồn gốc dữ liệu, yếu tố quan trọng để quản trị và kiểm tra dữ liệu, cũng như phân tích khác biệt trong quy trình giữa các hệ thống. Lấy dữ liệu ở đâu Đây có thể là giá trị cố định được thêm khi trích xuất dữ liệu hoặc một trường trong bảng nguồn cho biết hệ thống nơi dữ liệu được nhập. Ví dụ SAP S/4HANAOracle FusionCoupa | |||
| Lần cập nhật dữ liệu gần nhất LastDataUpdate | Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của quy trình này được làm mới hoặc trích xuất. | ||
| Mô tả Thuộc tính này ghi lại ngày giờ của lần tải hoặc làm mới dữ liệu gần nhất từ hệ thống nguồn. Đây là trường siêu dữ liệu áp dụng cho toàn bộ tập dữ liệu, không phải cho một sự kiện riêng lẻ. Thông tin này giúp người dùng biết dữ liệu đang phân tích mới đến đâu. Nhờ đó, họ có thể đánh giá mức độ phù hợp của thông tin và đảm bảo các quyết định dựa trên dữ liệu cập nhật đủ cho mục đích phân tích. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho người dùng biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, phạm vi thời gian của phân tích và mức độ phù hợp của kết quả. Lấy dữ liệu ở đâu Dấu thời gian này thường do công cụ hoặc quy trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu (ETL) tạo và lưu lại. Ví dụ 2024-07-20T04:00:00Z2024-07-19T04:00:00Z2024-07-18T04:00:00Z | |||
| Danh mục mặt hàng ItemCategory | Phân loại hàng hóa hoặc dịch vụ được mua, chẳng hạn thiết bị công nghệ thông tin, dịch vụ chuyên môn hoặc văn phòng phẩm. | ||
| Mô tả Danh mục mặt hàng, còn gọi là nhóm vật tư hoặc danh mục mua hàng, phân loại sản phẩm hay dịch vụ được mua. Cách phân loại có cấu trúc này giúp sắp xếp và hiểu rõ chi tiêu mua hàng cũng như cách quy trình vận hành. Phân tích quy trình theo danh mục mặt hàng có thể làm rõ những khác biệt đáng kể. Chẳng hạn, quy trình mua dịch vụ phức tạp có thể cần nhiều thời gian phê duyệt và thay đổi thường xuyên hơn so với quy trình mua văn phòng phẩm thông thường. Việc phân nhóm này giúp tối ưu quy trình và xây dựng chiến lược phù hợp với từng danh mục. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp phân tích hiệu suất quy trình và chi tiêu theo danh mục, qua đó cho thấy từng loại hàng mua ảnh hưởng thế nào đến hiệu quả quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được lưu ở cấp dòng hàng trong đơn đặt hàng. Ví dụ Thiết bị công nghệ thông tinDịch vụ chuyên mônVăn phòng phẩmVật tư bảo trì, sửa chữa và vận hành | |||
| Giá trị đơn đặt hàng PurchaseOrderAmount | Tổng giá trị tiền tệ của đơn đặt hàng. | ||
| Mô tả Giá trị đơn đặt hàng thể hiện tổng cam kết tài chính của đơn hàng. Bạn có thể phân tích giá trị này ở cấp toàn bộ tài liệu hoặc từng dòng hàng. Đây là thuộc tính quan trọng để phân tích tài chính và xác định thứ tự ưu tiên. Bạn có thể lọc quy trình theo giá trị, chẳng hạn tập trung vào các đơn hàng giá trị cao vốn có thể cần quy trình phê duyệt phức tạp hơn hoặc ảnh hưởng lớn hơn đến hoạt động kinh doanh. Đối chiếu giá trị đơn hàng với thời gian xử lý hoặc tỷ lệ phải làm lại có thể cho thấy đơn hàng giá trị cao được xử lý kém hiệu quả hơn đơn hàng giá trị thấp hay không. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này bổ sung góc nhìn tài chính cho quy trình, giúp phân tích theo giá trị để ưu tiên cải tiến và hiểu rõ các yếu tố làm phát sinh chi phí. Lấy dữ liệu ở đâu Giá trị này nằm trong dữ liệu phần đầu đơn đặt hàng, thường được tính bằng tổng giá trị các dòng hàng. Ví dụ 15000.00250.75125000.50 | |||
| Ngày giao hàng yêu cầu RequestedDeliveryDate | Ngày doanh nghiệp yêu cầu nhà cung cấp giao hàng hóa hoặc dịch vụ. | ||
| Mô tả Ngày giao hàng yêu cầu là ngày ghi trên đơn đặt hàng mà doanh nghiệp mong muốn nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp. Đây là mốc để đo hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp. Thuộc tính này cần thiết để tính KPI Tỷ lệ giao hàng đúng hạn. Bằng cách so sánh ngày giao hàng yêu cầu với ngày thực tế nhận hàng, doanh nghiệp có thể đánh giá độ tin cậy của nhà cung cấp. Phân tích chênh lệch giúp phát hiện vấn đề kéo dài liên quan đến một số nhà cung cấp, mặt hàng hoặc địa điểm giao nhận, từ đó có dữ liệu để trao đổi về hiệu suất. Vì sao điều này quan trọng Đây là mốc để đo hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp và là dữ liệu quan trọng để tính KPI Tỷ lệ giao hàng đúng hạn. Lấy dữ liệu ở đâu Ngày này thường có sẵn trong phần đầu đơn đặt hàng hoặc chi tiết dòng hàng. Ví dụ 2024-08-152024-09-012024-07-30 | |||
| Phòng ban Department | Phòng ban, trung tâm chi phí hoặc bộ phận chức năng được tính chi phí hoặc liên kết với đơn đặt hàng. | ||
| Mô tả Thuộc tính Phòng ban cho biết đơn vị trong tổ chức chịu trách nhiệm về khoản mua hàng. Đây thường là phòng ban gửi yêu cầu hoặc sử dụng ngân sách để thanh toán, chẳng hạn như 'Công nghệ thông tin', 'Tiếp thị' hoặc 'Vận hành'. Thuộc tính này giúp phân nhóm và so sánh hiệu suất quy trình giữa các bộ phận. Phân tích theo phòng ban có thể cho thấy bộ phận nào có thời gian xử lý dài nhất, tỷ lệ thay đổi cao nhất hoặc thường mua hàng ngoài quy trình nhất. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh hoạt động cải tiến cho phù hợp với nhu cầu và cách làm của từng bộ phận. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho phép phân tích quy trình theo đơn vị kinh doanh, giúp so sánh hiệu suất và tìm ra vấn đề hoặc cách làm hiệu quả ở từng phòng ban. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường có trong phần đầu đơn đặt hàng hoặc chi tiết từng dòng hàng, thường được lưu ở trường 'Trung tâm chi phí' hoặc 'Phòng ban'. Ví dụ Tài chínhCông nghệ thông tinTiếp thị - hàng tiêu dùng đóng gói | |||
| Tên người dùng UserName | Tên hoặc mã người dùng thực hiện một hoạt động cụ thể, chẳng hạn tạo, phê duyệt hoặc chỉnh sửa đơn đặt hàng. | ||
| Mô tả Tên người dùng cho biết ai chịu trách nhiệm thực hiện một sự kiện trong quy trình. Đó có thể là người tạo yêu cầu mua hàng, phê duyệt đơn đặt hàng hoặc ghi nhận hàng đã nhận. Thuộc tính này giúp xác định trách nhiệm của từng người trong luồng quy trình. Phân tích hoạt động theo người dùng giúp bạn hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, xác định nhu cầu đào tạo và phát hiện nguy cơ không tuân thủ. Chẳng hạn, bạn có thể kiểm tra người dùng nào thường liên quan đến việc phải làm lại hoặc chậm trễ, hay phát hiện trường hợp không phân tách nhiệm vụ đúng quy định. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này liên kết hoạt động trong quy trình với từng người dùng, giúp phân tích khối lượng công việc, hiệu suất và mức độ tuân thủ theo từng người. Lấy dữ liệu ở đâu Thường có trong các trường 'Người tạo', 'Người chỉnh sửa' hoặc 'Mã người dùng' trong nhật ký giao dịch và phần đầu tài liệu. Ví dụ j.doesmith_auser123 | |||
| Tên nhà cung cấp VendorName | Tên nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. | ||
| Mô tả Tên nhà cung cấp cho biết bên ngoài nào được ký hợp đồng để cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ ghi trong đơn đặt hàng. Đây là dữ liệu chủ quan trọng, được liên kết với dữ liệu giao dịch của đơn đặt hàng. Phân tích quy trình theo nhà cung cấp rất quan trọng để theo dõi hiệu suất. Bạn có thể so sánh các nhà cung cấp dựa trên tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ trả hàng và tần suất thay đổi đơn đặt hàng. Kết quả phân tích hỗ trợ xây dựng chiến lược tìm nguồn cung, đàm phán và quản lý quan hệ với nhà cung cấp. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp phân tích hiệu suất nhà cung cấp, so sánh thời gian giao hàng, chất lượng và những vướng mắc trong quy trình giữa các nhà cung cấp. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này lấy từ dữ liệu chủ nhà cung cấp và liên kết với đơn đặt hàng, thường nằm trong phần đầu tài liệu. Ví dụ Văn phòng phẩm toàn cầuCông ty Tech Solutions.Công ty tiếp thị sáng tạo | |||
| Trạng thái đơn đặt hàng PurchaseOrderStatus | Trạng thái hiện tại hoặc trạng thái cuối cùng của đơn đặt hàng trong vòng đời, chẳng hạn 'Đang mở', 'Đã đóng' hoặc 'Đã hủy'. | ||
| Mô tả Trạng thái đơn đặt hàng cho biết đơn hàng đang ở giai đoạn nào trong vòng đời tại một thời điểm nhất định hoặc kết thúc với trạng thái nào. Các trạng thái thường gặp gồm 'Đang chờ phê duyệt', 'Đã phê duyệt', 'Đã gửi nhà cung cấp', 'Đã nhận một phần', 'Đã đóng' hoặc 'Đã hủy'. Thuộc tính này giúp lọc và phân tích các nhóm đơn đặt hàng. Chẳng hạn, bạn có thể chỉ xem các đơn đang mở để tìm điểm nghẽn hiện tại, hoặc xem các đơn đã hủy để hiểu nguyên nhân. Theo dõi trình tự thay đổi trạng thái cũng giúp xác định các hoạt động trong mô hình quy trình. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp lọc các trường hợp theo giai đoạn trong vòng đời, để tập trung phân tích đơn hàng đang mở, đã đóng hoặc có vấn đề. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường trạng thái tiêu chuẩn trong dữ liệu phần đầu đơn đặt hàng. Ví dụ Đang mởĐã đóng để lập hóa đơnĐã hủyĐang chờ phê duyệt | |||
| Mã yêu cầu mua hàng PurchaseRequisitionId | Mã định danh duy nhất của yêu cầu mua hàng đứng trước và làm căn cứ tạo đơn đặt hàng. | ||
| Mô tả Mã yêu cầu mua hàng là mã định danh của tài liệu nội bộ khởi đầu quy trình mua hàng. Đây là yêu cầu chính thức do một phòng ban gửi đến bộ phận mua hàng để mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Mã này giúp liên kết quy trình đơn đặt hàng với quy trình yêu cầu mua hàng trước đó. Nhờ vậy, bạn có thể phân tích toàn bộ chu trình từ yêu cầu đến đơn hàng và đo thời gian từ lúc gửi yêu cầu đến khi tạo đơn đặt hàng. Phân tích này giúp phát hiện chậm trễ khi bàn giao giữa người yêu cầu và nhóm mua hàng. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này liên kết đơn đặt hàng với yêu cầu ban đầu, giúp phân tích thời gian xử lý từ yêu cầu mua hàng đến đơn hàng. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được lưu trong trường tham chiếu ở phần đầu đơn đặt hàng hoặc dữ liệu dòng hàng. Ví dụ PR-1008761000004321REQ-052023-01 | |||
| Người yêu cầu Requester | Tên người đầu tiên yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ. | ||
| Mô tả Người yêu cầu là người trong tổ chức khởi tạo nhu cầu mua hàng, thường bằng cách tạo yêu cầu mua hàng trước đó. Người này khác với người tạo đơn đặt hàng trong hệ thống, vốn thường thuộc bộ phận mua hàng. Phân tích theo người yêu cầu giúp nhận ra các xu hướng trong hành vi mua hàng. Chẳng hạn, một số người có thể thường xuyên gửi đơn hàng gấp hoặc yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần. Bạn có thể dùng thông tin này để đào tạo đúng đối tượng về chính sách mua hàng hoặc cải thiện cách xác định yêu cầu ngay từ đầu. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này xác định người dùng trong doanh nghiệp khởi tạo việc mua hàng, giúp phân tích hành vi mua và cải thiện cách xác định yêu cầu. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường lấy từ yêu cầu mua hàng liên quan hoặc được lưu trong trường 'Người yêu cầu' trên đơn đặt hàng. Ví dụ Alice JohnsonRobert WilliamsChen, Wei | |||
| Thời điểm kết thúc EndTime | Dấu thời gian chính xác cho biết một hoạt động kết thúc khi nào. Với các sự kiện đơn lẻ, thời điểm này thường trùng với thời điểm sự kiện. | ||
| Mô tả Thuộc tính Thời gian kết thúc ghi lại thời điểm một hoạt động hoàn tất. Nhiều sự kiện trong quy trình diễn ra tức thời nên có cùng thời gian bắt đầu và kết thúc. Tuy nhiên, một số hoạt động, nhất là hoạt động thủ công hoặc có thời lượng đo được, có thể có thời điểm bắt đầu và kết thúc khác nhau. Có thời gian kết thúc giúp tính chính xác thời gian xử lý của từng hoạt động. Nhờ đó, bạn dễ xác định bước nào mất nhiều thời gian và phân biệt thời gian xử lý, khi công việc đang được thực hiện, với thời gian chờ giữa các hoạt động. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp tính chính xác thời gian xử lý của từng hoạt động, qua đó phân biệt thời gian làm việc thực tế với thời gian chờ trong quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Thường có trong nhật ký sự kiện hoặc dữ liệu giao dịch, đôi khi dưới dạng trường riêng như 'Thời gian kết thúc' hoặc 'Ngày hoàn tất'. Nếu không có, có thể dùng cùng giá trị với Thời gian sự kiện. Ví dụ 2023-04-15T10:45:00Z2023-05-20T14:05:10Z2023-06-01T09:15:25Z | |||
| Tiền tệ Currency | Mã tiền tệ, chẳng hạn USD hoặc EUR, dùng cho các giá trị tiền tệ trong đơn đặt hàng. | ||
| Mô tả Thuộc tính Tiền tệ cho biết đơn vị tiền dùng cho Giá trị đơn đặt hàng và các trường tài chính khác. Thuộc tính này cần thiết để diễn giải và tổng hợp dữ liệu tài chính chính xác, nhất là tại các tổ chức đa quốc gia sử dụng nhiều loại tiền tệ. Trong phân tích, thuộc tính này giúp so sánh các chỉ số tài chính trên cùng cơ sở. Đây là thông tin cần có cho mọi bảng điều khiển hoặc KPI liên quan đến giá trị tiền tệ, để quy đổi và báo cáo đúng, qua đó phản ánh chính xác tình hình tài chính của quy trình mua hàng. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cung cấp ngữ cảnh cần thiết cho mọi giá trị tiền tệ, giúp báo cáo và so sánh tài chính chính xác, nhất là trong hoạt động toàn cầu. Lấy dữ liệu ở đâu Mã này thường được lưu trong phần đầu đơn đặt hàng, cùng với tổng giá trị. Ví dụ USDEURGBP | |||
Các hoạt động trong quy trình đơn đặt hàng từ mua hàng đến thanh toán
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
| Đóng đơn đặt hàng mua | Đây là hoạt động cuối cùng, cho biết đơn đặt hàng mua đã hoàn tất. Đơn hàng thường được đóng khi đã nhận đủ hàng và nhận đủ hóa đơn, đồng thời không còn giao dịch nào khác dự kiến phát sinh. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này đánh dấu kết thúc vòng đời đơn đặt hàng mua. Thời gian đến khi đóng là chỉ số quan trọng để đánh giá năng suất xử lý tổng thể và xác định các đơn hàng còn tồn đọng, không hoạt động. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này thường được suy ra từ trạng thái cuối như “Đã đóng” hoặc “Đã hoàn tất”, có thể được thiết lập tự động hoặc thủ công. Thu thập Dùng dấu thời gian khi trạng thái đóng cuối cùng được thiết lập, hoặc khi cả hai chỉ báo “đã giao đủ” và “hóa đơn cuối cùng” đều được bật. Loại sự kiện inferred | |||
| Ghi nhận nhận hàng | Hoạt động này ghi nhận chính thức hàng hóa nhận được theo đơn đặt hàng mua. Sự kiện xác nhận lô hàng đã đến và được nhập vào hệ thống, thường đồng thời cập nhật mức tồn kho. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là cột mốc quan trọng, đánh dấu đơn hàng đã được thực hiện xét theo khâu logistics. Phân tích hiệu suất giao hàng đúng hạn phụ thuộc nhiều vào độ chính xác và kịp thời của sự kiện này. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là giao dịch cụ thể tạo chứng từ nhận hàng hoặc nhận sản phẩm và liên kết chứng từ đó với đơn đặt hàng mua. Thu thập Dùng ngày hạch toán hoặc ngày tạo trên chứng từ vật tư hay giao dịch nhận hàng. Loại sự kiện explicit | |||
| Gửi đơn đặt hàng mua cho nhà cung cấp | Hoạt động này ghi nhận thời điểm đơn đặt hàng mua đã được phê duyệt và gửi chính thức cho nhà cung cấp. Đơn hàng có thể được gửi qua nhiều kênh như EDI, cổng thông tin nhà cung cấp hoặc email. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là lần tương tác đầu tiên với bên ngoài và đánh dấu thời điểm bắt đầu thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Chậm trễ giữa lúc phê duyệt nội bộ và gửi đơn cho nhà cung cấp là thời gian bị mất trong chu kỳ mua sắm. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này thường được ghi nhận từ nhật ký gửi thông điệp, hồ sơ liên lạc hoặc thay đổi trạng thái cụ thể như “Đã gửi” hay “Đã đặt hàng”. Thu thập Xác định dấu thời gian khi thông điệp gửi đơn đặt hàng mua được xử lý thành công hoặc gửi đi. Loại sự kiện explicit | |||
| Nhận hóa đơn | Sự kiện này ghi nhận việc nhận và nhập hóa đơn của nhà cung cấp có tham chiếu đến đơn đặt hàng mua. Đây là lúc bắt đầu giai đoạn từ nhận hóa đơn đến thanh toán trong chu kỳ mua sắm đến thanh toán. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này kết nối quy trình mua sắm với bộ phận kế toán phải trả. Thời gian từ lúc nhận hàng đến lúc nhận hóa đơn rất quan trọng để quản lý các khoản phải trích trước và dự báo tài chính. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là giao dịch cụ thể được ghi nhận khi tạo hoặc hạch toán chứng từ hóa đơn nhà cung cấp liên kết với đơn đặt hàng mua. Thu thập Dùng ngày tạo, ngày nhập hoặc ngày hạch toán trên chứng từ hóa đơn nhà cung cấp. Loại sự kiện explicit | |||
| Phê duyệt đơn đặt hàng mua | Cột mốc quan trọng này cho biết đơn đặt hàng mua đã hoàn tất workflow phê duyệt nội bộ. Đơn hàng được phép gửi cho nhà cung cấp, đồng thời thể hiện cam kết tài chính chính thức. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là cột mốc quan trọng để đo hiệu quả phê duyệt nội bộ. Chậm trễ trong khâu phê duyệt ảnh hưởng trực tiếp đến tổng thời gian xử lý và có thể gây căng thẳng trong quan hệ với nhà cung cấp. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này thường được suy ra từ thay đổi trạng thái của đơn đặt hàng mua hoặc lấy từ dấu thời gian phê duyệt cuối cùng trong nhật ký lịch sử workflow. Thu thập Dùng dấu thời gian khi trạng thái phê duyệt cuối cùng của đơn đặt hàng mua được thiết lập hoặc khi thao tác phê duyệt bắt buộc cuối cùng được ghi nhận. Loại sự kiện inferred | |||
| Tạo đơn đặt hàng mua | Hoạt động này ghi nhận thời điểm tạo đơn đặt hàng mua ban đầu trong hệ thống. Đây là lúc cam kết mua sắm chính thức bắt đầu, thường từ một yêu cầu đã được phê duyệt. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là sự kiện bắt đầu chính của một trường hợp, rất quan trọng để đo thời gian xử lý đơn đặt hàng mua từ đầu đến cuối. Sự kiện này tạo mốc chuẩn cho các bước tiếp theo. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này được lấy từ dấu thời gian tạo bản ghi chính hoặc bảng tiêu đề đơn đặt hàng mua. Thu thập Dùng ngày giờ tạo trên bản ghi tiêu đề đơn đặt hàng mua. Loại sự kiện explicit | |||
| Chỉnh sửa đơn đặt hàng mua | Sự kiện này ghi nhận mọi thay đổi đối với đơn đặt hàng mua sau khi tạo hoặc phê duyệt lần đầu. Các thay đổi thường gặp gồm điều chỉnh số lượng, giá hoặc ngày giao hàng. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Thay đổi thường xuyên có thể cho thấy kế hoạch ban đầu chưa tốt, có vấn đề với nhà cung cấp hoặc quy trình thiếu ổn định. Mỗi lần thay đổi thường cần phê duyệt lại, làm tăng đáng kể khối lượng công việc hành chính và gây chậm trễ. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này được lấy từ nhật ký thay đổi của hệ thống, lịch sử phiên bản chứng từ hoặc bảng dấu vết kiểm toán. Thu thập Dùng dấu thời gian trong nhật ký chứng từ thay đổi được liên kết với đơn đặt hàng mua. Loại sự kiện explicit | |||
| Gửi đơn đặt hàng mua để phê duyệt | Hoạt động này diễn ra khi đơn đặt hàng mua ở trạng thái nháp được gửi chính thức vào workflow phê duyệt nội bộ. Chứng từ chuyển từ trạng thái nháp sang chờ phê duyệt. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Sự kiện này giúp phân biệt thời gian tạo hoặc soạn đơn đặt hàng mua với thời gian thực tế dành cho việc phê duyệt. Phân tích độ trễ giữa lúc tạo và gửi đơn có thể cho thấy vấn đề về thói quen làm việc hoặc đào tạo người dùng. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này thường được ghi nhận từ thao tác cụ thể của người dùng, thay đổi trạng thái hoặc mục nhập trong nhật ký workflow. Thu thập Xác định dấu thời gian của thao tác “gửi phê duyệt” hoặc thay đổi trạng thái tương ứng. Loại sự kiện explicit | |||
| Hủy đơn đặt hàng mua | Hoạt động này ghi nhận việc hủy đơn đặt hàng mua trước khi hoàn tất. Đơn hàng có thể bị hủy ở nhiều giai đoạn nếu không còn cần hàng hóa hoặc đơn được tạo nhầm. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Việc hủy đơn gây lãng phí công sức và có thể cho thấy quy trình kém hiệu quả hoặc dự báo nhu cầu chưa tốt. Hiểu rõ lý do và thời điểm đơn đặt hàng mua bị hủy giúp cải tiến quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này thường được suy ra từ trạng thái cụ thể của chứng từ, chẳng hạn “Đã hủy”, hoặc từ việc bật cờ xóa trên bản ghi đơn đặt hàng mua. Thu thập Xác định dấu thời gian khi cờ xóa được bật hoặc trạng thái chứng từ chuyển thành đã hủy. Loại sự kiện inferred | |||
| Nhà cung cấp xác nhận đơn hàng | Sự kiện này cho biết nhà cung cấp đã nhận, xem xét và xác nhận đơn đặt hàng mua. Xác nhận thường bao gồm thỏa thuận về giá, số lượng và ngày giao hàng. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Xác nhận từ nhà cung cấp giúp bạn yên tâm rằng đơn hàng sẽ được thực hiện theo yêu cầu. Nếu nhà cung cấp chậm xác nhận, đó có thể là dấu hiệu sớm của vấn đề hoặc chậm trễ trong việc giao hàng. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này được ghi nhận từ giao dịch do nhà cung cấp thực hiện trên cổng thông tin, hoặc nhập thủ công dựa trên xác nhận qua email hay fax. Thu thập Dùng dấu thời gian trên chứng từ xác nhận đơn hàng hoặc lần cập nhật trạng thái cho biết nhà cung cấp đã xác nhận. Loại sự kiện explicit | |||
| Phê duyệt yêu cầu mua hàng | Sự kiện này cho biết yêu cầu mua hàng đã được các bên liên quan cần thiết xem xét và phê duyệt. Việc phê duyệt cho phép tạo đơn đặt hàng mua chính thức. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Cột mốc này đánh dấu kết thúc quy trình phê duyệt nhu cầu nội bộ. Theo dõi thời gian và tỷ lệ phê duyệt yêu cầu giúp đánh giá hiệu quả trước khi mua sắm. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này thường được suy ra từ thay đổi trạng thái trên chứng từ yêu cầu mua hàng hoặc ghi nhận trong nhật ký lịch sử workflow. Thu thập Xác định dấu thời gian khi trạng thái phê duyệt cuối cùng của yêu cầu được thiết lập hoặc khi thao tác phê duyệt cuối cùng được ghi nhận. Loại sự kiện inferred | |||
| Tạo yêu cầu mua hàng | Hoạt động này ghi nhận yêu cầu chính thức về hàng hóa hoặc dịch vụ, trước khi tạo đơn đặt hàng mua. Đây là chứng từ ban đầu nêu rõ nhu cầu của doanh nghiệp và thường khởi động quy trình phê duyệt. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Phân tích thời gian từ lúc tạo yêu cầu mua hàng đến lúc tạo đơn đặt hàng mua giúp xác định điểm nghẽn ở giai đoạn chuyển từ nhu cầu sang đặt hàng. Nhiều yêu cầu không trở thành đơn hàng có thể là dấu hiệu cho thấy việc lập kế hoạch chưa hiệu quả. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này được ghi nhận từ dấu thời gian tạo chứng từ hoặc bản ghi yêu cầu mua hàng trong phân hệ mua sắm. Thu thập Dùng dấu thời gian tạo trong bảng tiêu đề yêu cầu mua hàng hoặc nhật ký chứng từ. Loại sự kiện explicit | |||
| Trả hàng cho nhà cung cấp | Hoạt động này được ghi nhận khi hàng đã nhận trước đó được gửi trả nhà cung cấp. Hàng thường bị trả do vấn đề chất lượng, hư hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc giao sai hàng. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Theo dõi tần suất trả hàng là cách quan trọng để đánh giá chất lượng và hiệu suất của nhà cung cấp. Tỷ lệ trả hàng cao có thể cho thấy vấn đề mang tính hệ thống với một số nhà cung cấp hoặc sản phẩm. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này được ghi nhận từ giao dịch trả hàng cụ thể hoặc giao dịch đảo ngược chứng từ nhận hàng ban đầu. Thu thập Xác định ngày hạch toán của chứng từ trả hàng hoặc giao dịch luân chuyển hàng hóa có loại giao dịch trả hàng. Loại sự kiện explicit | |||
| Từ chối đơn đặt hàng mua | Hoạt động này diễn ra khi người phê duyệt từ chối đơn đặt hàng mua trong workflow phê duyệt. Đơn hàng thường được gửi lại cho người tạo để chỉnh sửa hoặc hủy. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Việc từ chối khiến quy trình phải xử lý lại và chậm trễ. Phân tích tần suất và lý do từ chối giúp xác định vấn đề về chất lượng dữ liệu, tuân thủ chính sách hoặc đào tạo người phê duyệt. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này thường được suy ra từ thay đổi trạng thái của chứng từ đơn đặt hàng mua thành “Đã từ chối” hoặc trạng thái tương tự. Thu thập Xác định dấu thời gian khi trạng thái đơn đặt hàng mua được cập nhật để ghi nhận việc từ chối. Loại sự kiện inferred | |||
| Xác nhận hoàn tất dịch vụ | Hoạt động này tương đương với việc nhận hàng đối với đơn đặt hàng mua dịch vụ. Sự kiện xác nhận dịch vụ đã được cung cấp theo các điều khoản trong đơn đặt hàng mua. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Với hoạt động mua dịch vụ, sự kiện này rất cần thiết để theo dõi hiệu suất cung cấp dịch vụ và thường là điều kiện cần để phê duyệt hóa đơn tương ứng. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này thường được ghi nhận khi tạo phiếu xác nhận dịch vụ hoặc chứng từ xác nhận dịch vụ tương tự. Thu thập Dùng ngày tạo hoặc ngày hạch toán của phiếu xác nhận dịch vụ hay bản ghi xác nhận. Loại sự kiện explicit | |||
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Phương pháp trích xuất khác nhau tùy hệ thống. Để xem hướng dẫn chi tiết,
hãy đọc hướng dẫn ETL hoặc chọn quy trình và hệ thống cụ thể.
Sẵn sàng bắt đầu?
Bắt đầu tối ưu quy trình từ mua hàng đến thanh toán bằng cách chọn hướng dẫn trích xuất dữ liệu cho hệ thống của bạn, hoặc dùng mẫu chung này làm cơ sở để chuẩn bị dữ liệu.
Tối ưu quy trình đơn đặt hàng, bắt đầu ngay hôm nay
Dùng được với mọi hệ thống, giúp xác định điểm nghẽn và rút ngắn chu kỳ đơn đặt hàng.
Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập trong 5 phút.