Mẫu dữ liệu quản lý hợp đồng
Mẫu dữ liệu quản lý hợp đồng
- Các thuộc tính nên thu thập
- Các hoạt động chính cần theo dõi
- Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Thuộc tính quản lý hợp đồng
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Contract ID
ContractId
|
Mã định danh duy nhất của từng thỏa thuận hợp đồng, dùng làm mã định danh trường hợp chính. | ||
|
Mô tả
Contract ID là mã định danh trường hợp chính thức, liên kết mọi sự kiện và hoạt động trong vòng đời của một hợp đồng. Mã này giúp theo dõi hợp đồng từ đầu đến cuối, từ yêu cầu ban đầu qua các bước soạn thảo, đàm phán, ký kết cho đến khi chấm dứt hoặc gia hạn. Trong phân tích process mining, mọi sự kiện phải gắn với một Contract ID để tái dựng hành trình của từng hợp đồng. Nhờ đó, bạn có thể xem toàn bộ quy trình, phân tích thời gian xử lý, xác định điểm nghẽn và theo dõi mức độ tuân thủ của từng hợp đồng hoặc nhóm hợp đồng.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là khóa thiết yếu để theo dõi toàn bộ vòng đời hợp đồng. Khóa này cho phép thực hiện mọi phân tích process mining bằng cách liên kết các hoạt động liên quan thành một trường hợp duy nhất.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây thường là khóa chính của đối tượng Agreement hoặc Contract chính trong Conga CLM, thường có tên như 'Apttus_Config2__AgreementId__c'.
Ví dụ
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
|
|||
|
Dấu thời gian sự kiện
EventTimestamp
|
Ngày và giờ chính xác khi hoạt động bắt đầu hoặc diễn ra. | ||
|
Mô tả
Dấu thời gian sự kiện ghi lại thời điểm một hoạt động cụ thể diễn ra. Thông tin này cung cấp trình tự thời gian cần thiết để tái dựng luồng quy trình của từng hợp đồng. Dấu thời gian là dữ liệu thiết yếu cho mọi phân tích process mining dựa trên thời gian. Thuộc tính này được dùng để tính khoảng thời gian giữa các hoạt động, tổng thời gian xử lý từng trường hợp và thời gian chờ. Đây là dữ liệu quan trọng để xác định điểm nghẽn, theo dõi tuân thủ SLA và hiểu diễn biến theo thời gian của quy trình quản lý hợp đồng. Thuộc tính này cũng là khóa sắp xếp chính cho các sự kiện trong một trường hợp.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cung cấp trình tự thời gian của các sự kiện, cần thiết để tính mọi chỉ số dựa trên thời lượng, phát hiện điểm nghẽn và hiểu hiệu suất quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Dữ liệu này thường có trong các trường theo dõi lịch sử như 'CreatedDate' trên đối tượng tác vụ hoặc sự kiện liên quan, hoặc trong các trường ngày cụ thể trên đối tượng Contract chính.
Ví dụ
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
|
|||
|
Tên hoạt động
ActivityName
|
Tên của sự kiện kinh doanh hoặc tác vụ cụ thể đã diễn ra trong vòng đời hợp đồng. | ||
|
Mô tả
Tên hoạt động mô tả một bước hoặc cột mốc trong quy trình quản lý hợp đồng, chẳng hạn như 'Soạn thảo hợp đồng', 'Hoàn tất rà soát pháp lý' hoặc 'Ký kết hợp đồng'. Thuộc tính này được dùng để xây dựng sơ đồ quy trình, thể hiện trình tự các thao tác đã thực hiện. Phân tích thuộc tính này giúp làm rõ luồng quy trình, xác định các lộ trình phổ biến và thay thế, đồng thời đo tần suất của từng hoạt động. Đây là cơ sở để tính KPI về mức độ tuân thủ quy trình, việc làm lại và thời gian xử lý giữa các giai đoạn.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này xác định các bước của quy trình, tạo nền tảng cho sơ đồ quy trình và hỗ trợ phân tích quy trình làm việc, sai lệch và tần suất hoạt động.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường được xác định bằng cách ánh xạ các thay đổi trạng thái, tác vụ đã hoàn tất hoặc sự kiện cụ thể được ghi lại trên đối tượng Contract trong Conga CLM.
Ví dụ
Soạn thảo hợp đồngHoàn tất rà soát pháp lýKý kết hợp đồngGia hạn hợp đồng
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystemName
|
Xác định hệ thống nguồn nơi dữ liệu được trích xuất. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết hệ thống lưu trữ dữ liệu gốc của sự kiện, trong trường hợp này là Conga CLM. Thuộc tính rất quan trọng cho việc quản trị và truy xuất nguồn gốc dữ liệu, nhất là khi dữ liệu được tổng hợp từ nhiều hệ thống. Dù giá trị có thể không đổi khi chỉ phân tích một hệ thống, thuộc tính này vẫn cung cấp thông tin quan trọng về nguồn gốc dữ liệu, giúp đảm bảo tính toàn vẹn và xử lý sự cố trích xuất dữ liệu. Thuộc tính trở nên thiết yếu khi kết hợp dữ liệu hợp đồng với thông tin từ các hệ thống khác như CRM hoặc ERP.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cung cấp thông tin cần thiết về nguồn gốc và quản trị dữ liệu, giúp xác định rõ dữ liệu quy trình đến từ đâu. Đây là điều quan trọng để kiểm tra và tạo độ tin cậy.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây thường là giá trị cố định được thêm trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu (ETL) để ghi nhãn nguồn gốc của bộ dữ liệu.
Ví dụ
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
|
|||
|
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdateTimestamp
|
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của bản ghi này được cập nhật từ hệ thống nguồn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại ngày và giờ trích xuất dữ liệu gần nhất từ Conga CLM. Đây là siêu dữ liệu quan trọng giúp xác định dữ liệu phân tích còn mới đến đâu và đảm bảo quyết định dựa trên thông tin cập nhật. Trên dashboard và báo cáo, dấu thời gian này cho người dùng biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào. Thuộc tính này cần thiết cho việc quản trị dữ liệu và giúp người dùng hiểu rõ mức độ cập nhật của thông tin phân tích từ công cụ process mining.
Vì sao điều này quan trọng
Dấu thời gian này cho biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, giúp đảm bảo mọi phân tích và quyết định đều dựa trên khung thời gian đã được xác định và chấp nhận.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường siêu dữ liệu thường được công cụ hoặc tập lệnh ETL (Trích xuất, Chuyển đổi, Tải) tạo và điền trong quá trình nạp dữ liệu.
Ví dụ
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
|
|||
|
Giá trị hợp đồng
ContractValue
|
Tổng giá trị tiền tệ của hợp đồng. | ||
|
Mô tả
Giá trị hợp đồng thể hiện giá trị tài chính của một thỏa thuận. Tùy bối cảnh kinh doanh, đây có thể là tổng giá trị hợp đồng, doanh thu định kỳ hằng năm hoặc một chỉ số tài chính quan trọng khác. Phân tích thuộc tính này rất cần thiết để cải tiến quy trình dựa trên giá trị. Bạn có thể ưu tiên các hợp đồng giá trị cao và tìm hiểu liệu chúng được xử lý nhanh hơn hay thường bị mắc lại ở một số giai đoạn. Đây là thuộc tính chính của dashboard 'Phân tích thông lượng theo giá trị hợp đồng'.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này hỗ trợ phân tích theo giá trị, giúp ưu tiên cải tiến quy trình cho các hợp đồng giá trị cao và hiểu rõ tác động của chúng đến hoạt động kinh doanh.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây thường là trường tiền tệ trên đối tượng Agreement trong Conga CLM, chẳng hạn 'Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c'.
Ví dụ
500002500001200000
|
|||
|
Loại hợp đồng
ContractType
|
Phân loại hợp đồng, chẳng hạn như NDA, MSA hoặc SOW. | ||
|
Mô tả
Loại hợp đồng là thuộc tính phân loại hợp đồng theo mục đích hoặc tính chất pháp lý. Một số loại phổ biến gồm Thỏa thuận bảo mật (NDA), Thỏa thuận dịch vụ khung (MSA) và Bản mô tả công việc (SOW). Chiều phân tích này rất quan trọng để so sánh. Bạn có thể lọc sơ đồ quy trình để xem các loại hợp đồng khác nhau có đi theo những luồng khác nhau hoặc có thời gian xử lý khác nhau hay không. Nhờ đó, bạn phân biệt được những khác biệt phù hợp với từng loại hợp đồng với những sai lệch thực sự.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp phân nhóm quy trình để so sánh quy trình làm việc, thời gian xử lý và điểm nghẽn giữa các loại hợp đồng, chẳng hạn NDA và MSA.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây thường là trường danh sách chọn hoặc trường tra cứu trên đối tượng Agreement, có tên như 'Apttus_Config2__Contract_Type__c' hoặc tương tự.
Ví dụ
Thỏa thuận bảo mật (NDA)Thỏa thuận dịch vụ khung (MSA)Bản mô tả công việc (SOW)
|
|||
|
Ngày hết hạn
ExpirationDate
|
Ngày hợp đồng dự kiến hết hạn. | ||
|
Mô tả
Ngày hết hạn là trường ngày quan trọng, đánh dấu thời điểm kết thúc thời hạn hợp đồng. Đây là thông tin thiết yếu để quản lý vòng đời hợp đồng sau khi ký. Thuộc tính này rất cần thiết cho dashboard 'Hợp đồng sắp gia hạn và hết hạn' và KPI 'Tỷ lệ gia hạn đúng hạn'. Phân tích ngày này giúp tổ chức chủ động quản lý hợp đồng sắp hết hạn, bắt đầu quy trình gia hạn kịp thời và tránh gián đoạn dịch vụ hoặc thất thu ngoài ý muốn.
Vì sao điều này quan trọng
Ngày này rất quan trọng để chủ động quản lý hợp đồng. Dashboard theo dõi hợp đồng sắp hết hạn giúp bạn tránh bỏ lỡ kỳ gia hạn và thất thu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường ngày tiêu chuẩn trên đối tượng Agreement, thường có tên 'Apttus_Config2__EndDate__c'.
Ví dụ
2025-12-312026-06-302024-08-15
|
|||
|
Người phụ trách hợp đồng
ContractOwner
|
Người dùng hoặc nhân viên chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng trong suốt vòng đời. | ||
|
Mô tả
Người phụ trách hợp đồng là người được giao trách nhiệm chính đối với một hợp đồng. Người này thường soạn thảo, đàm phán và theo dõi hợp đồng qua quy trình phê duyệt. Phân tích hiệu suất quy trình theo người phụ trách hợp đồng có thể cho thấy sự khác biệt về hiệu quả, mức độ tuân thủ quy trình chuẩn và cách phân bổ khối lượng công việc. Qua đó, bạn có thể xác định cách làm hiệu quả, nhu cầu đào tạo và tình trạng phân bổ tài nguyên chưa cân đối. Đây là chiều phân tích quan trọng về hiệu suất và năng suất.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho phép phân tích hiệu suất theo người dùng, giúp xác định người làm việc hiệu quả, cơ hội đào tạo và vấn đề trong phân bổ khối lượng công việc.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây có thể là trường tra cứu người dùng trên đối tượng Agreement chính trong Conga CLM, thường có tên 'OwnerId' hoặc trường tùy chỉnh 'Contract_Owner__c'.
Ví dụ
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
|
|||
|
Thời điểm kết thúc sự kiện
EventEndTime
|
Ngày và giờ chính xác khi một hoạt động hoàn tất. | ||
|
Mô tả
Thời điểm kết thúc sự kiện cho biết một tác vụ hoặc bước cụ thể trong quy trình đã hoàn tất. Khi kết hợp với dấu thời gian sự kiện (thời điểm bắt đầu), thông tin này giúp tính chính xác thời gian xử lý của từng hoạt động. Thuộc tính này rất quan trọng khi phân tích hiệu suất vì cho phép đo thời gian thực hiện từng bước. Nhờ đó, bạn có thể xác định hoạt động nào mất nhiều thời gian nhất, đồng thời đánh giá chính xác hơn mức sử dụng tài nguyên và hiệu quả so với cách chỉ dùng thời điểm bắt đầu của sự kiện tiếp theo.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp tính chính xác thời gian xử lý của từng hoạt động, từ đó xác định các điểm nghẽn do thời lượng kéo dài và phân tích hiệu quả sử dụng tài nguyên.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bạn có thể tìm dấu thời gian này trong các trường như 'CompletedDate' hoặc 'ActualEndDate' trên đối tượng tác vụ hoặc hoạt động liên quan đến hợp đồng chính.
Ví dụ
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
|
|||
|
Trạng thái hợp đồng
ContractStatus
|
Giai đoạn hiện tại trong vòng đời hợp đồng, chẳng hạn 'Bản nháp', 'Đang chờ phê duyệt' hoặc 'Đã ký'. | ||
|
Mô tả
Trạng thái hợp đồng cho biết tình trạng hiện tại của hợp đồng trong vòng đời. Thuộc tính này cho biết hợp đồng đang ở đâu tại một thời điểm cụ thể, khác với tên hoạt động dựa trên sự kiện. Nhật ký sự kiện ghi lại chuỗi hoạt động đã diễn ra, còn trạng thái cho biết tình hình hiện tại của hợp đồng. Bạn có thể dùng thuộc tính này để lọc hồ sơ, chẳng hạn chỉ phân tích các hợp đồng đang có hiệu lực hoặc tìm hiểu vì sao nhiều hợp đồng vẫn ở trạng thái 'Đang chờ phê duyệt'. Thuộc tính này bổ sung thông tin trạng thái cho dữ liệu hoạt động.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho biết giai đoạn hiện tại của hợp đồng, giúp lọc và phân tích các hồ sơ đang hoạt động cũng như tìm hiểu cách phân bố trạng thái trong quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường danh sách chọn tiêu chuẩn trên đối tượng Agreement, thường có tên 'Apttus_Config2__Status__c' hoặc 'Apttus_Config2__Status_Category__c'.
Ví dụ
Bản nhápĐang được xem xét nội bộĐã kýĐã hết hạn
|
|||
|
Đơn vị kinh doanh
BusinessUnit
|
Đơn vị kinh doanh cụ thể trong tổ chức mà hợp đồng thuộc về. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính Đơn vị kinh doanh gắn hợp đồng với một bộ phận hoặc phân khúc cụ thể của công ty, chẳng hạn 'Phần mềm doanh nghiệp' hoặc 'Thiết bị điện tử tiêu dùng'. Nhờ đó, bạn có thể phân tích chi tiết hơn quy trình quản lý hợp đồng ở từng bộ phận trong tổ chức. Phân tích theo Đơn vị kinh doanh có thể cho thấy các bộ phận có biến thể quy trình, mức hiệu suất hoặc loại hợp đồng riêng hay không. Điều này hữu ích với các tổ chức lớn muốn chuẩn hóa quy trình nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu riêng phù hợp của từng đơn vị.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho phép phân tích hiệu suất quy trình theo từng bộ phận, làm rõ khác biệt về hiệu quả hoặc cách làm giữa các đơn vị trong công ty.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây có thể là trường tùy chỉnh trên đối tượng Agreement hoặc được lấy từ hồ sơ người dùng của người phụ trách hợp đồng.
Ví dụ
Bộ phận kinh doanh Bắc MỹDịch vụ EMEAKhối sản phẩm APAC
|
|||
|
Khu vực
Region
|
Khu vực địa lý liên quan đến hợp đồng, chẳng hạn 'Bắc Mỹ' hoặc 'EMEA'. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính Khu vực cho biết địa bàn địa lý liên quan đến hợp đồng. Khu vực này có thể dựa trên địa điểm của bên đối tác, khu vực kinh doanh hoặc luật điều chỉnh hợp đồng. Thuộc tính này cho phép phân tích quy trình hợp đồng theo khu vực địa lý. Bạn có thể tìm hiểu những câu hỏi như: 'Hợp đồng ở EMEA có mất nhiều thời gian phê duyệt hơn do quy định khác nhau không?' hoặc 'Tỷ lệ chỉnh sửa hợp đồng ở APAC có cao hơn không?' Thông tin này giúp bổ sung bối cảnh cho hoạt động toàn cầu.
Vì sao điều này quan trọng
Phân nhóm theo khu vực giúp xác định khác biệt về thời gian xử lý, yêu cầu tuân thủ hoặc luồng quy trình giữa các địa bàn, điều rất quan trọng với doanh nghiệp hoạt động toàn cầu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây thường là trường tùy chỉnh trên đối tượng Agreement hoặc được lấy từ đối tượng Account hay User được liên kết.
Ví dụ
Bắc MỹEMEAAPACLATAM
|
|||
|
Là bước làm lại
IsRework
|
Cờ được tính toán để cho biết một hoạt động có thuộc vòng lặp làm lại hay không. | ||
|
Mô tả
Là bước làm lại là cờ đúng/sai, được đặt thành 'true' nếu hoạt động thể hiện việc quay lại bước trước trong quy trình, chẳng hạn quay lại giai đoạn 'Đã soạn thảo hợp đồng' sau khi được bộ phận pháp chế xem xét. Đây không phải trường trong hệ thống nguồn mà được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu phục vụ process mining. Cờ này rất hữu ích để định lượng mức độ kém hiệu quả của quy trình. Cờ hỗ trợ trực tiếp KPI 'Tỷ lệ làm lại hợp đồng' và giúp hiển thị các vòng lặp quy trình trên sơ đồ quy trình. Xác định tần suất và nguyên nhân phải làm lại là mục tiêu chính của nhiều sáng kiến cải tiến quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Cờ được tính toán này giúp định lượng và phân tích điểm kém hiệu quả trong quy trình bằng cách làm nổi bật các hoạt động thuộc vòng lặp làm lại gây lãng phí.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thuộc tính này không có trong hệ thống nguồn. Công cụ process mining hoặc lớp ETL tính thuộc tính dựa trên chuỗi hoạt động.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Ngày gia hạn
RenewalDate
|
Ngày dự kiến bắt đầu quy trình gia hạn hợp đồng. | ||
|
Mô tả
Ngày gia hạn là ngày được tính toán hoặc nhập thủ công để cho biết khi nào nên bắt đầu quy trình gia hạn hợp đồng. Ngày này thường được đặt trước Ngày hết hạn một khoảng thời gian, chẳng hạn 90 ngày. Thuộc tính này giúp các nhóm quản lý hiệu quả danh sách hợp đồng cần gia hạn. Bạn có thể dùng thuộc tính này để gửi cảnh báo và tự động hóa tác vụ liên quan đến gia hạn, đảm bảo quy trình bắt đầu đủ sớm. Đây là yếu tố quan trọng của KPI 'Tỷ lệ gia hạn đúng hạn'.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này xác định thời điểm bắt đầu các hoạt động gia hạn, giúp gia hạn hợp đồng đúng hạn và chủ động quản lý vòng đời hợp đồng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây có thể là trường công thức tùy chỉnh dựa trên Ngày hết hạn hoặc một trường ngày riêng trên đối tượng Agreement trong Conga CLM.
Ví dụ
2025-10-022026-04-012024-05-17
|
|||
|
Phòng ban của người phụ trách
OwnerDepartment
|
Phòng ban của người phụ trách hợp đồng, chẳng hạn 'Kinh doanh', 'Pháp chế' hoặc 'Mua sắm'. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính Phòng ban của người phụ trách cho biết người phụ trách hợp đồng thuộc bộ phận nào. Thông tin này thường được lấy từ hồ sơ người dùng trong hệ thống. Đây là chiều phân tích hữu ích để so sánh hiệu suất quy trình giữa các phòng ban. Thuộc tính này giúp xác định liệu phòng Pháp chế có phải là điểm nghẽn, nhóm Kinh doanh có làm theo quy trình khác hay một số phòng ban có thời gian xử lý dài hơn đáng kể hay không. Thông tin này có ích cho các sáng kiến cải tiến quy trình liên phòng ban.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho phép phân tích quy trình theo bộ phận, giúp phát hiện khác biệt về hiệu suất và điểm nghẽn giữa các phòng ban như Kinh doanh và Pháp chế.
Lấy dữ liệu ở đâu
Dữ liệu này thường được lấy từ đối tượng User trong Salesforce, liên kết qua trường Người phụ trách hợp đồng trên đối tượng Agreement.
Ví dụ
Kinh doanhPháp chếMua sắmTài chính
|
|||
|
Tên bên đối tác
CounterpartyName
|
Tên cá nhân hoặc tổ chức bên ngoài tham gia hợp đồng. | ||
|
Mô tả
Tên bên đối tác cho biết bên còn lại ký kết thỏa thuận, thường là khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác. Phân tích chỉ số quy trình theo bên đối tác có thể cho thấy những xu hướng quan trọng. Chẳng hạn, quá trình đàm phán với một số bên có thể luôn kéo dài hơn hoặc cần sửa đổi nhiều lần. Thông tin này giúp bạn điều chỉnh cách đàm phán và quản lý quan hệ với các đối tác kinh doanh quan trọng.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp phân tích khác biệt trong quy trình theo bên ngoài, qua đó xác định khách hàng hoặc nhà cung cấp nào có thời gian đàm phán dài hơn hay tỷ lệ sửa đổi cao hơn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây thường là trường tra cứu đến đối tượng Account trong Salesforce, được liên kết với đối tượng Agreement trong Conga CLM.
Ví dụ
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
|
|||
|
Thời gian xử lý phê duyệt
ApprovalCycleTime
|
Tổng thời gian hợp đồng trải qua giai đoạn phê duyệt. | ||
|
Mô tả
Thời gian xử lý phê duyệt là chỉ số được tính để đo khoảng thời gian từ khi hợp đồng bắt đầu quy trình phê duyệt, chẳng hạn ở hoạt động 'Bắt đầu xem xét nội bộ', đến khi nhận được phê duyệt cuối cùng trong nội bộ. Chỉ số này cộng thời gian của tất cả các bước phê duyệt liên quan. Đây là thước đo chính của dashboard 'Thời gian xử lý phê duyệt hợp đồng' và KPI 'Thời gian phê duyệt hợp đồng trung bình'. Chỉ số cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả của toàn bộ quy trình làm việc phê duyệt, giúp bạn theo dõi kết quả so với mục tiêu và xác định các chậm trễ mang tính hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng
KPI này đo trực tiếp hiệu quả của quy trình làm việc phê duyệt, giúp xác định và xử lý chậm trễ trong một giai đoạn quan trọng của vòng đời hợp đồng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là chỉ số được tính bằng cách lấy thời điểm của hoạt động phê duyệt đầu tiên trừ thời điểm của hoạt động phê duyệt cuối cùng cho từng hợp đồng.
Ví dụ
259200604800432000
|
|||
|
Trạng thái tuân thủ
ComplianceStatus
|
Cho biết hợp đồng đã vượt qua các bước rà soát tuân thủ cần thiết hay chưa. | ||
|
Mô tả
Trạng thái tuân thủ theo dõi tình hình của hợp đồng so với chính sách nội bộ hoặc quy định bên ngoài. Các giá trị có thể gồm 'Chưa bắt đầu', 'Đang xem xét', 'Đạt' hoặc 'Không đạt'. Thuộc tính này rất cần thiết cho dashboard 'Theo dõi tuân thủ và nghĩa vụ' cùng KPI liên quan. Thuộc tính giúp bạn theo dõi trực tiếp mức độ tuân thủ, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính bằng cách đảm bảo mọi hợp đồng đều được kiểm tra và đạt yêu cầu trước khi ký hoặc có hiệu lực.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này đo trực tiếp mức độ tuân thủ quy định, giúp xác định và giảm thiểu rủi ro pháp lý, tài chính trong danh mục hợp đồng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây có thể là trường danh sách chọn tùy chỉnh trên đối tượng Agreement, được cập nhật khi diễn ra các hoạt động hoặc bước phê duyệt liên quan đến tuân thủ.
Ví dụ
ĐạtCần xem xétKhông áp dụngKhông đạt
|
|||
Hoạt động quản lý hợp đồng
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Chấm dứt hợp đồng
|
Hoạt động này đánh dấu hợp đồng kết thúc trước ngày hết hạn do một thao tác cụ thể. Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái hợp đồng chuyển thành 'Terminated'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Là một trạng thái kết thúc quan trọng, sự kiện chấm dứt giúp hiểu tỷ lệ hợp đồng không thành công và lý do hủy. Sự kiện này đưa quy trình đến một kết luận rõ ràng, dù thường là kết quả không mong muốn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ lịch sử trường trạng thái của đối tượng Contract. Sự kiện được ghi nhận tại thời điểm trạng thái chuyển thành 'Terminated' hoặc 'Cancelled'.
Thu thập
Ghi nhận dấu thời gian khi trạng thái chuyển thành 'Terminated'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Hoàn tất phê duyệt nội bộ
|
Cột mốc này cho biết hợp đồng đã nhận đủ phê duyệt nội bộ cần thiết và sẵn sàng ký kết. Đây thường là bước cuối cùng trong quy trình phê duyệt nhiều giai đoạn của Salesforce. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là cột mốc quan trọng, kết thúc chu kỳ rà soát và phê duyệt nội bộ. Đây là điểm kết thúc để đo KPI 'Average Contract Approval Time'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin được lấy từ danh sách liên quan đến Salesforce Approval History trên đối tượng Contract. Sự kiện là dấu thời gian ghi nhận trạng thái 'Approved' cuối cùng trong quy trình.
Thu thập
Ghi nhận dấu thời gian của bước phê duyệt cuối cùng trong quy trình phê duyệt liên quan.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Hoàn tất rà soát pháp lý
|
Hoạt động này cho biết bộ phận pháp lý đã hoàn tất rà soát hợp đồng. Có thể ghi nhận trực tiếp dưới dạng bước phê duyệt trong quy trình làm việc hoặc suy ra từ thay đổi trạng thái như 'Legal Review Complete'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Tách riêng giai đoạn rà soát pháp lý rất quan trọng để phân tích một điểm nghẽn thường gặp. Việc này hỗ trợ KPI 'Average Legal Review Time' và giúp tối ưu tài nguyên của bộ phận pháp lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Nếu dùng Salesforce Approvals, sự kiện này có thể được ghi trong danh sách liên quan đến lịch sử phê duyệt. Ngoài ra, có thể suy ra từ thay đổi trạng thái trên đối tượng Contract.
Thu thập
Ghi nhận dấu thời gian khi trạng thái chuyển thành 'Legal Review Complete' hoặc khi bước phê duyệt cuối cùng từ hàng đợi pháp lý hoàn tất.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Hợp đồng hết hạn
|
Đánh dấu thời điểm vòng đời hợp đồng kết thúc tự nhiên khi đến ngày hết hạn mà không được gia hạn hoặc chấm dứt trước đó. Sự kiện này không được ghi trực tiếp mà được suy ra từ dữ liệu hợp đồng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này xác định thời điểm dự kiến kết thúc vòng đời hợp đồng. Phân tích hợp đồng hết hạn giúp hiểu cơ hội gia hạn và quản lý danh mục hợp đồng tổng thể.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là sự kiện được tính toán. Sự kiện xảy ra khi ngày hệ thống vượt quá trường 'Contract End Date' hoặc 'Expiration Date' trên đối tượng Contract, trong khi trạng thái vẫn là 'Active'.
Thu thập
Xác định bằng cách so sánh trường 'Contract End Date' với ngày hiện tại.
Loại sự kiện
calculated
|
|||
|
Khởi tạo yêu cầu hợp đồng
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu vòng đời hợp đồng, khi tạo hồ sơ hợp đồng mới trong hệ thống. Thông thường, hệ thống ghi nhận đây là một sự kiện riêng khi người dùng tạo đối tượng Contract mới trong Conga CLM. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là bước khởi đầu của mọi hợp đồng, cần thiết để đo thời gian xử lý từ đầu đến cuối. Hoạt động này cũng giúp phân tích số lượng và loại hợp đồng được khởi tạo.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được ghi nhận từ ngày và dấu thời gian tạo hồ sơ Contract trên nền tảng Salesforce, nơi Conga CLM được xây dựng. Hệ thống thường cũng ghi lại người tạo hồ sơ.
Thu thập
Theo dõi sự kiện tạo đối tượng Contract chính.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Kích hoạt hợp đồng
|
Đánh dấu thời điểm hợp đồng có hiệu lực và bắt đầu được thực hiện trong tổ chức, làm phát sinh các nghĩa vụ và quyền lợi. Thường có thể suy ra từ thay đổi trạng thái từ 'Executed' sang 'Active'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu vòng đời sau khi ký. Đây là tín hiệu để bắt đầu quản lý nghĩa vụ và theo dõi hiệu suất.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ lịch sử trường trạng thái của đối tượng Contract. Sự kiện được ghi nhận tại thời điểm trạng thái chuyển thành 'Active' hoặc thuật ngữ tương đương.
Thu thập
Xác định dấu thời gian khi trạng thái chuyển từ 'Executed' sang 'Active'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Ký kết hợp đồng
|
Đây là hoạt động then chốt, đánh dấu thời điểm tất cả các bên ký hợp đồng hợp pháp và biến hợp đồng thành thỏa thuận có tính ràng buộc. Các giải pháp chữ ký điện tử tích hợp với Conga CLM, như Conga Sign, tạo sự kiện riêng kèm dấu thời gian. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này đánh dấu việc hoàn tất thành công quy trình trước khi ký và là cột mốc quan trọng cho các chỉ số hiệu suất như 'Contract Execution Rate'. Đây thường được xem là sự kiện kết thúc của luồng quy trình lý tưởng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin được lấy từ nhật ký kiểm tra hoặc trạng thái của công cụ chữ ký điện tử tích hợp. Trạng thái cuối cùng như 'Completed' hoặc 'Signed' được ghi lại cùng dấu thời gian chính xác.
Thu thập
Ghi nhận sự kiện hoàn tất từ API của dịch vụ chữ ký điện tử tích hợp hoặc đối tượng trạng thái.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Bắt đầu rà soát nội bộ
|
Đánh dấu thời điểm gửi hợp đồng đã soạn thảo để các bên liên quan nội bộ, chẳng hạn bộ phận tài chính hoặc quản lý đơn vị kinh doanh, rà soát. Thường có thể suy ra từ thay đổi trạng thái sang 'In Internal Review' hoặc trạng thái tương tự. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này là điểm bắt đầu để đo thời gian rà soát nội bộ. Qua đó, bạn có thể biết hợp đồng phải chờ bao lâu mới được rà soát và bản thân quá trình rà soát kéo dài bao lâu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ lịch sử trường trạng thái của đối tượng Contract. Sự kiện được ghi dấu thời gian khi trạng thái chuyển sang thể hiện giai đoạn rà soát nội bộ bắt đầu.
Thu thập
Ghi nhận dấu thời gian khi trạng thái hợp đồng chuyển thành 'Internal Review' hoặc trạng thái tương đương.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Chỉnh sửa hoặc sửa đổi hợp đồng
|
Hoạt động này xảy ra mỗi khi một phiên bản mới của tài liệu hợp đồng được tải lên hoặc lưu vào hệ thống trong quá trình đàm phán. Tính năng quản lý phiên bản của Conga CLM tạo bản ghi cho từng phiên bản tài liệu. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi số lần chỉnh sửa giúp định lượng mức độ đàm phán và hỗ trợ KPI 'Redline Iteration Count'. Chỉ số này có thể làm nổi bật những hợp đồng quá phức tạp hoặc các cuộc đàm phán khó khăn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin được lấy từ lịch sử phiên bản của tài liệu hợp đồng lưu trong Conga CLM. Mỗi phiên bản mới được tạo sau khi gửi cho đối tác là một sự kiện riêng.
Thu thập
Ghi nhận một sự kiện cho mỗi phiên bản tài liệu mới có thay đổi số phiên bản chính.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Gia hạn hợp đồng
|
Đánh dấu hợp đồng được gia hạn thành công và vòng đời hợp đồng được kéo dài. Có thể ghi nhận qua thay đổi trạng thái trên hợp đồng gốc hoặc khi tạo hồ sơ hợp đồng mới được đánh dấu là gia hạn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi việc gia hạn rất quan trọng để duy trì doanh thu và hoạt động kinh doanh liên tục, đồng thời hỗ trợ KPI 'Timely Renewal Rate'. Đây là kết quả tích cực trong vòng đời hợp đồng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ thay đổi trạng thái thành 'Renewed'. Ngoài ra, nếu tạo hồ sơ hợp đồng mới, có thể dựa vào việc trường 'Renewal For' của hồ sơ mới trỏ đến hợp đồng cũ.
Thu thập
Xác định thay đổi trạng thái thành 'Renewed' hoặc việc tạo hồ sơ hợp đồng mới có liên kết.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Gửi hợp đồng cho đối tác
|
Đánh dấu thao tác gửi tài liệu hợp đồng cho bên ngoài để họ rà soát và đàm phán. Conga CLM thường có thao tác riêng 'Send for Negotiation' và ghi lại thao tác này. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này đánh dấu thời điểm chuyển từ quy trình nội bộ sang đàm phán với bên ngoài. Đây là điểm bắt đầu để đo thời gian đàm phán.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thường được ghi nhận dưới dạng bản ghi Hoạt động hoặc Nhiệm vụ gắn với hợp đồng, thường do một thao tác của hệ thống tự động tạo.
Thu thập
Xác định sự kiện 'Send for Negotiation' hoặc 'Send to Counterparty' trong nhật ký sự kiện.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Nhận phê duyệt từ đối tác
|
Cho biết bên ngoài đã đồng ý với các điều khoản và sẵn sàng ký. Trạng thái này thường được cập nhật thủ công hoặc có thể lấy từ cổng thông tin nếu có sử dụng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đánh dấu kết thúc giai đoạn đàm phán chính. Đây là sự kiện quan trọng để đo 'Average Negotiation Cycle Time' và dự đoán thời điểm hợp đồng được ký kết.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thường có thể suy ra từ thay đổi trạng thái trên đối tượng Contract, chẳng hạn chuyển sang 'Awaiting Signature'. Chủ sở hữu hợp đồng cập nhật trạng thái này thủ công.
Thu thập
Ghi nhận dấu thời gian khi trạng thái chuyển thành 'Approved by Counterparty' hoặc 'Pending Signature'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Soạn thảo hợp đồng
|
Đánh dấu thời điểm hoàn tất soạn thảo bản hợp đồng đầu tiên. Thường có thể suy ra từ thay đổi trạng thái của hồ sơ hợp đồng, chẳng hạn từ 'Requested' sang 'Drafting' hoặc 'In Review'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi hoạt động này giúp đo thời gian soạn thảo ban đầu. Chậm trễ ở bước này có thể cho thấy vấn đề về mẫu hợp đồng, thu thập dữ liệu hoặc phân bổ tài nguyên.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ lịch sử trường trạng thái của đối tượng Contract. Tìm dấu thời gian khi trạng thái chuyển sang giá trị sau bước soạn thảo, chẳng hạn 'Internal Review'.
Thu thập
Xác định thời điểm trạng thái chuyển từ 'Draft' sang trạng thái tiếp theo trong quy trình làm việc.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Thực hiện rà soát tuân thủ
|
Đây là hoạt động sau khi kích hoạt hợp đồng, nhằm rà soát hợp đồng theo các yêu cầu tuân thủ hoặc quy định. Có thể ghi nhận khi một tác vụ liên quan hoặc mục trong danh sách kiểm tra được đánh dấu hoàn tất. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này rất quan trọng để theo dõi quản trị và quản lý rủi ro. Hoạt động hỗ trợ KPI 'Compliance Review Adherence Rate' bằng cách ghi nhận liệu các bước kiểm tra này có diễn ra hay không và diễn ra khi nào.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ việc hoàn tất Nhiệm vụ liên quan hoặc đối tượng 'Compliance Review' tùy chỉnh được liên kết với hợp đồng. Ngày hoàn tất bản ghi này được dùng làm thời điểm sự kiện.
Thu thập
Ghi nhận ngày hoàn tất của tác vụ định kỳ hoặc bản ghi tuân thủ liên quan.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Yêu cầu sửa đổi hợp đồng
|
Đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình sửa đổi chính thức một hợp đồng hiện có và đang có hiệu lực. Thường được ghi nhận khi tạo bản ghi 'Amendment' mới liên kết với hợp đồng gốc. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Các lần sửa đổi tạo ra những biến thể đáng kể trong quy trình. Phân tích tần suất và thời gian xử lý có thể làm rõ vấn đề trong phạm vi hợp đồng ban đầu hoặc nhu cầu kinh doanh thay đổi.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin được lấy từ ngày tạo bản ghi mới trên đối tượng 'Amendment' hoặc đối tượng có tên tương tự, có quan hệ tham chiếu đến đối tượng Contract chính.
Thu thập
Theo dõi sự kiện tạo bản ghi 'Amendment' liên kết với hợp đồng.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Sẵn sàng bắt đầu?
Bắt đầu chuẩn bị dữ liệu ngay hôm nay để khai thác tối đa tiềm năng của quy trình quản lý hợp đồng. Nền tảng của chúng tôi sẵn sàng giúp bạn tìm ra cách vận hành hiệu quả hơn.
Nâng cao hiệu quả quản lý hợp đồng ngay hôm nay
Bắt đầu tinh gọn quy trình làm việc để giảm 30% thời gian xử lý hợp đồng.
Không cần thẻ tín dụng, thiết lập chỉ trong vài phút