Mẫu dữ liệu dịch vụ khách hàng của bạn
Mẫu dữ liệu dịch vụ khách hàng của bạn
- Các thuộc tính nên thu thập
- Các hoạt động chính cần theo dõi
- Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Thuộc tính dịch vụ khách hàng
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Yêu cầu dịch vụ
ServiceRequest
|
Mã định danh duy nhất của một vụ việc hoặc phiếu yêu cầu dịch vụ khách hàng, dùng để liên kết mọi hoạt động liên quan. | ||
|
Mô tả
Yêu cầu dịch vụ, thường được gọi là phiếu yêu cầu hoặc vụ việc, là mã định danh chính liên kết mọi hoạt động của một yêu cầu hoặc vấn đề cụ thể từ khách hàng. Trong Salesforce Service Cloud, mã này tương ứng với Case Number. Thuộc tính này cần thiết để tái dựng toàn bộ hành trình của từng tương tác với khách hàng. Công cụ process mining dùng thuộc tính này để nhóm mọi sự kiện liên quan, chẳng hạn “Tạo vụ việc”, “Nhân viên điều tra vấn đề” và “Xử lý xong vụ việc”, thành một trường hợp quy trình duy nhất. Nhờ đó, bạn có thể phân tích từ đầu đến cuối.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là thành phần cơ bản của process mining, giúp kết nối mọi sự kiện thuộc cùng một vấn đề của khách hàng thành một trường hợp quy trình thống nhất.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đối tượng Case của Salesforce, trường: CaseNumber
Ví dụ
000010240000105800001193
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystemName
|
Hệ thống nơi dữ liệu quy trình được tạo ra. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định ứng dụng nguồn tạo ra dữ liệu, trong trường hợp này là Salesforce Service Cloud. Thuộc tính đặc biệt hữu ích khi kết hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống để có cái nhìn tổng thể về quy trình. Ngay cả khi chỉ phân tích một hệ thống, thuộc tính này vẫn cung cấp thông tin cần thiết về nguồn gốc dữ liệu. Thuộc tính giúp quản trị dữ liệu, xử lý sự cố và bảo đảm phân tích sử dụng đúng tập dữ liệu.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho biết nguồn gốc dữ liệu, thông tin cần thiết cho việc quản trị dữ liệu và các phân tích kết hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây thường là giá trị tĩnh được thêm trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu để ghi nhãn nguồn gốc của tập dữ liệu.
Ví dụ
Salesforce Service CloudSFSC
|
|||
|
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdateTime
|
Dấu thời gian cho biết dữ liệu của quy trình này được làm mới lần cuối khi nào. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại dấu thời gian của lần trích xuất hoặc cập nhật dữ liệu gần nhất từ hệ thống nguồn. Đây là trường siêu dữ liệu áp dụng cho toàn bộ tập dữ liệu, không phải từng sự kiện riêng lẻ. Thuộc tính chủ yếu giúp người dùng biết dữ liệu đang phân tích mới đến đâu. Điều này rất quan trọng để bảo đảm thông tin dùng cho việc phân tích và ra quyết định còn cập nhật, đồng thời giúp người dùng hiểu rõ độ mới của dữ liệu.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho biết rõ dữ liệu mới đến đâu, giúp người dùng hiểu phân tích của mình dựa trên dữ liệu cập nhật như thế nào.
Lấy dữ liệu ở đâu
Giá trị này thường được tạo và lưu trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL).
Ví dụ
2023-10-27T04:00:00Z
|
|||
|
Tên hoạt động
ActivityName
|
Tên của một sự kiện hoặc bước nghiệp vụ cụ thể trong quy trình dịch vụ khách hàng. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này mô tả một bước hoặc mốc cụ thể trong vòng đời của yêu cầu dịch vụ. Các hoạt động là những nút trên sơ đồ quy trình, thể hiện hành động của nhân viên, hệ thống tự động hoặc khách hàng. Phân tích trình tự và tần suất của các hoạt động như “Tạo vụ việc”, “Kích hoạt chuyển cấp nội bộ” và “Đóng vụ việc” là trọng tâm của process mining. Việc này giúp làm rõ luồng quy trình thực tế, xác định điểm nghẽn và phát hiện sai lệch so với quy trình vận hành tiêu chuẩn.
Vì sao điều này quan trọng
Các hoạt động xác định từng bước của quy trình. Trình tự hoạt động là cơ sở để lập sơ đồ quy trình và thực hiện các phân tích tiếp theo.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thường được xác định từ nhiều trường kết hợp, chẳng hạn các thay đổi trạng thái trong đối tượng Case (trường Status) hoặc bản ghi trong đối tượng CaseHistory hay EmailMessage.
Ví dụ
Tạo vụ việcGiao vụ việc cho nhân viênĐề xuất giải pháp cho khách hàngĐóng vụ việc
|
|||
|
Thời gian sự kiện
EventTime
|
Dấu thời gian chính xác cho biết một hoạt động diễn ra khi nào. | ||
|
Mô tả
Thời gian sự kiện ghi lại ngày giờ một hoạt động cụ thể được lưu trong hệ thống. Thuộc tính này cung cấp mốc thời gian cho toàn bộ quy trình, giúp tính thời lượng, thời gian chờ và thời gian xử lý. Khi phân tích, dấu thời gian được dùng để sắp xếp sự kiện theo thứ tự thời gian cho từng yêu cầu dịch vụ, làm cơ sở khám phá quy trình. Đây là dữ liệu thiết yếu cho các KPI về hiệu suất, chẳng hạn đo thời gian từ lúc “Tạo vụ việc” đến khi “Gửi xác nhận ban đầu” hoặc tính tổng thời gian xử lý.
Vì sao điều này quan trọng
Dấu thời gian này rất quan trọng để hiểu tiến trình quy trình, tính các chỉ số hiệu suất và xác định thời gian chậm trễ giữa các hoạt động.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được lấy từ nhiều trường ngày tháng tương ứng với từng sự kiện, chẳng hạn CreatedDate trong đối tượng Case hoặc CreatedDate trong các bản ghi CaseHistory.
Ví dụ
2023-04-15T10:00:00Z2023-04-15T11:23:14Z2023-04-16T09:05:30Z
|
|||
|
Đã xử lý ngay lần liên hệ đầu tiên
IsFirstContactResolution
|
Cờ cho biết hồ sơ đã được xử lý ngay trong lần tương tác đầu tiên với khách hàng hay chưa. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng đúng/sai này xác định các yêu cầu dịch vụ được xử lý xong mà không cần liên hệ lại sau lần đầu khách hàng liên hệ. Để xác định, thường cần phân tích thứ tự và thời điểm diễn ra các hoạt động. Tỷ lệ xử lý ngay lần liên hệ đầu tiên (FCR) cao cho thấy quy trình dịch vụ khách hàng hiệu quả. Thuộc tính được tính toán này là cơ sở cho KPI Tỷ lệ xử lý ngay lần liên hệ đầu tiên. Phân tích các hồ sơ chưa được xử lý ngay lần đầu có thể giúp bạn cải thiện đào tạo nhân viên, nội dung kho kiến thức và thiết kế quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Đo trực tiếp một khía cạnh quan trọng của hiệu quả dịch vụ và mức độ hài lòng của khách hàng, đồng thời giúp xác định yếu tố tạo nên khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách phân tích nhật ký sự kiện của từng hồ sơ. Một quy tắc thường dùng là kiểm tra xem hoạt động 'Case Resolved' có diễn ra trước 'Information Requested From Customer' hoặc các hoạt động liên hệ tiếp theo với khách hàng hay không.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Kênh liên lạc
CommunicationChannel
|
Kênh khách hàng dùng để gửi yêu cầu dịch vụ, chẳng hạn email, điện thoại hoặc web. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết khách hàng dùng phương thức liên lạc nào để gửi yêu cầu dịch vụ. Trong Salesforce, thông tin này thường được lưu trong trường Case Origin. Hiểu rõ kênh liên lạc là yếu tố quan trọng để tối ưu phân bổ tài nguyên và nâng cao hiệu quả dịch vụ. Bằng cách phân tích thời gian xử lý và luồng quy trình theo từng kênh, tổ chức có thể xác định kênh nào phù hợp nhất với từng loại vấn đề. Thông tin này hỗ trợ bảng điều khiển về hiệu quả kênh liên lạc.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp so sánh hiệu suất giữa các kênh liên lạc với khách hàng, từ đó tối ưu chiến lược kênh và phân bổ tài nguyên.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đối tượng Case của Salesforce, trường: Origin
Ví dụ
EmailĐiện thoạiWebTrò chuyện
|
|||
|
Loại hồ sơ
CaseType
|
Phân loại yêu cầu dịch vụ, chẳng hạn như câu hỏi, sự cố hoặc yêu cầu tính năng. | ||
|
Mô tả
Case Type là thuộc tính phân loại, giúp xác định nội dung câu hỏi hoặc vấn đề của khách hàng. Nhờ đó, bạn có thể chia nhóm yêu cầu dịch vụ để hiểu cách xử lý từng loại vấn đề. Phân tích quy trình theo Case Type có thể cho thấy một số loại yêu cầu đi theo luồng khác, mất nhiều thời gian xử lý hơn hoặc cần chuyển giao nhiều lần. Thông tin này giúp bạn điều chỉnh và cải tiến quy trình cho từng nhóm công việc.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp chia nhóm quy trình để xem các loại yêu cầu có được xử lý khác nhau không, đồng thời xác định những khâu cần cải tiến chuyên biệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đối tượng Case trong Salesforce, trường: Type
Ví dụ
Sự cốYêu cầu tính năngCâu hỏi
|
|||
|
Mức ưu tiên vụ việc
CasePriority
|
Mức ưu tiên được gán cho yêu cầu dịch vụ, chẳng hạn Cao, Trung bình hoặc Thấp. | ||
|
Mô tả
Mức ưu tiên vụ việc là cách phân loại tiêu chuẩn để xác định mức độ khẩn cấp của yêu cầu dịch vụ. Mức ưu tiên thường quyết định thời gian phản hồi và xử lý mục tiêu theo Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA). Phân tích hiệu suất quy trình theo mức ưu tiên rất quan trọng để đánh giá hiệu quả của chiến lược ưu tiên. Việc này giúp xác định liệu vụ việc ưu tiên cao có được xử lý nhanh hơn và đáp ứng các mục tiêu SLA khắt khe hay không, đồng thời hỗ trợ trực tiếp cho bảng điều khiển về ưu tiên và mức độ ảnh hưởng của vụ việc.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp phân tích xem quy trình có ưu tiên hiệu quả các vụ việc khẩn cấp và đáp ứng các mức dịch vụ khác nhau theo mức độ quan trọng của vụ việc hay không.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đối tượng Case của Salesforce, trường: Priority
Ví dụ
CaoTrung bìnhThấp
|
|||
|
Nhân viên được phân công
AssignedAgent
|
Người dùng hoặc hàng đợi hiện được giao xử lý yêu cầu dịch vụ. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định nhân viên hoặc nhóm chịu trách nhiệm xử lý yêu cầu dịch vụ tại một thời điểm nhất định. Trong Salesforce, đây thường là chủ sở hữu Case. Theo dõi các thay đổi của thuộc tính này là cơ sở để phân tích hiệu suất nhân viên, phân bổ khối lượng công việc và các lần chuyển giao. Thuộc tính giúp trả lời những câu hỏi như: vụ việc được phân công lại bao nhiêu lần, nhân viên nào xử lý các vụ việc phức tạp nhất và khối lượng công việc trong nhóm có được phân bổ cân bằng không. Đây là thuộc tính quan trọng cho các bảng điều khiển về chuyển giao giữa nhân viên và phân bổ khối lượng công việc.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cần thiết để phân tích khối lượng công việc, hiệu suất của nhân viên và tần suất chuyển giao, những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và thời gian xử lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đối tượng Case của Salesforce, trường: OwnerId. Trường này chứa ID của User hoặc Queue.
Ví dụ
Sarah JonesDavid ChenHàng đợi hỗ trợ cấp 2
|
|||
|
Thời gian kết thúc
EndTime
|
Dấu thời gian cho biết một hoạt động hoàn tất khi nào. | ||
|
Mô tả
Thời gian kết thúc cho biết lúc một hoạt động hoàn tất. Khi kết hợp với thời gian bắt đầu, thuộc tính này giúp tính chính xác thời gian xử lý hoạt động. Với nhiều sự kiện trong Salesforce, sự kiện diễn ra tức thời nên thời gian bắt đầu và kết thúc giống nhau. Tuy nhiên, với hoạt động kéo dài, cần có thời gian kết thúc riêng để đo chính xác thời gian thực hiện công việc. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp việc phân tích hiệu suất bằng cách phân biệt thời gian xử lý thực tế với thời gian chờ giữa các bước.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp tính thời lượng thực tế của một hoạt động, cần thiết để phân tích hiệu suất nhân viên và xác định các bước tốn nhiều thời gian.
Lấy dữ liệu ở đâu
Với sự kiện diễn ra tức thời, thời gian này thường trùng với StartTime. Với hoạt động có thời lượng, cần lấy dữ liệu từ một trường cụ thể cho biết thời điểm hoàn tất. Có thể cần cấu hình tùy chỉnh để ghi nhận trường này.
Ví dụ
2023-04-15T10:00:00Z2023-04-15T11:55:00Z2023-04-16T14:20:00Z
|
|||
|
Thời hạn xử lý theo SLA
SlaTargetResolutionTime
|
Ngày và giờ mục tiêu cần hoàn tất xử lý yêu cầu dịch vụ theo SLA. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định thời hạn xử lý hồ sơ theo thỏa thuận mức dịch vụ (SLA). Thời hạn thường dựa trên các yếu tố như mức độ ưu tiên, loại hồ sơ và hạng khách hàng. Salesforce có thể tự động tính thời hạn này bằng các tính năng entitlement và milestone. Mốc thời gian này rất cần thiết để đo lường mức độ đáp ứng SLA. So sánh thời gian xử lý thực tế với thời hạn mục tiêu giúp tổ chức tính KPI Tỷ lệ đáp ứng SLA và xác định những hồ sơ có nguy cơ vi phạm SLA. Dữ liệu này cũng hỗ trợ trực tiếp cho dashboard Theo dõi SLA của hồ sơ.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc chuẩn để so sánh với kết quả thực tế, cần thiết để tính mức độ tuân thủ SLA và xác định hồ sơ có nguy cơ trễ hạn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường được lưu trong trường SlaExitDate của đối tượng Case Milestone, thuộc tính năng Entitlement Management của Salesforce.
Ví dụ
2023-04-16T17:00:00Z2023-04-18T09:00:00Z2023-05-01T12:00:00Z
|
|||
|
Trạng thái SLA
SlaStatus
|
Cho biết hồ sơ có được xử lý trong thời hạn SLA hay không. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này phân loại từng hồ sơ đã xử lý dựa trên mức độ đáp ứng thỏa thuận mức dịch vụ đã đặt ra. Giá trị được tính bằng cách so sánh thời điểm xử lý thực tế với 'Thời hạn xử lý theo SLA'. Đây là dữ liệu đầu vào trực tiếp cho KPI Tỷ lệ đáp ứng SLA, giúp theo dõi hiệu suất dễ dàng hơn. Bạn có thể nhanh chóng lọc và phân tích các hồ sơ không tuân thủ để tìm nguyên nhân phổ biến dẫn đến vi phạm SLA, chẳng hạn như loại hồ sơ, sản phẩm hoặc điểm nghẽn trong quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết rõ từng hồ sơ có đáp ứng SLA hay không. Đây là thông tin nền tảng để theo dõi hiệu suất và tìm nguyên nhân gốc rễ của các trường hợp chậm trễ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính ở lớp chuyển đổi dữ liệu bằng cách so sánh thời điểm 'Case Resolved' với thuộc tính 'SlaTargetResolutionTime'.
Ví dụ
Đáp ứngVi phạm
|
|||
|
Trạng thái vụ việc
CaseStatus
|
Trạng thái hiện tại của yêu cầu dịch vụ trong vòng đời, chẳng hạn Mới, Đang xử lý hoặc Đã đóng. | ||
|
Mô tả
Trạng thái Case cho biết tình trạng hiện tại của yêu cầu dịch vụ. Các lần đổi trạng thái thường là nguồn chính để xác định hoạt động trong quy trình. Ví dụ, có thể ánh xạ lần chuyển từ “New” sang “Working” thành hoạt động “Nhân viên điều tra vấn đề”. Phân tích trạng thái cuối cùng của vụ việc giúp hiểu kết quả xử lý. Trạng thái này cũng được dùng để lọc vụ việc đang mở hoặc đã đóng, đồng thời xác định những vụ việc bị mắc kẹt quá lâu ở một trạng thái cụ thể.
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết trạng thái hiện tại và kết quả của hồ sơ. Các lần thay đổi trạng thái thường được dùng để xác định thứ tự hoạt động.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đối tượng Case trong Salesforce, trường: Status
Ví dụ
MớiĐang xử lýĐang chờ khách hàngĐã đóng
|
|||
|
Có làm lại
IsRework
|
Cờ cho biết hồ sơ có phải làm lại hoặc quay về giai đoạn trước hay không. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng đúng/sai này đánh dấu các hồ sơ có dấu hiệu phải làm lại, chẳng hạn như được mở lại sau khi đóng hoặc liên tục chuyển qua lại giữa 'Agent Investigates' và 'Solution Proposed'. Để xác định trường hợp làm lại, cần phân tích thứ tự hoạt động và tìm các vòng lặp không mong muốn. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp cho KPI Tỷ lệ làm lại và dashboard Chuyển giao giữa nhân viên và mẫu hình làm lại. Khi xác định được hồ sơ phải làm lại, nhà phân tích có thể tìm nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn như giải pháp chưa phù hợp hoặc chưa thu thập đủ thông tin, rồi đưa ra biện pháp khắc phục.
Vì sao điều này quan trọng
Cho thấy quy trình chưa hiệu quả và công sức bị lãng phí, giúp tập trung phân tích những hoạt động thường xuyên phải lặp lại.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách phân tích chuỗi hoạt động. Ví dụ, chuỗi 'Case Closed' -> 'Case Reopened' hoặc 'Solution Proposed' -> 'Agent Investigates Issue' trong cùng một hồ sơ sẽ được đánh dấu là làm lại.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Đã chuyển cấp xử lý
IsEscalated
|
Cờ cho biết hồ sơ đã được chuyển cấp xử lý hay chưa. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng đúng/sai này cho biết yêu cầu dịch vụ đã được chuyển cấp xử lý hay chưa. Trong Salesforce, trạng thái này được theo dõi bằng trường tiêu chuẩn IsEscalated, tự động cập nhật theo các quy tắc chuyển cấp xử lý. Cờ này là dữ liệu đầu vào trực tiếp cho dashboard Phân tích chuyển cấp xử lý nội bộ và KPI Tỷ lệ chuyển cấp xử lý nội bộ. Bạn có thể dễ dàng lọc và tổng hợp các hồ sơ đã chuyển cấp, từ đó đo tần suất và phân tích ảnh hưởng đến thời gian xử lý cũng như độ phức tạp của quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Đo trực tiếp số hồ sơ được chuyển cấp xử lý, một dấu hiệu quan trọng cho thấy quy trình có vướng mắc, phức tạp hoặc nhân viên hỗ trợ còn thiếu kiến thức.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đối tượng Case trong Salesforce, trường: IsEscalated
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Sản phẩm liên quan
ProductInvolved
|
Sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà yêu cầu của khách hàng đề cập đến. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này liên kết yêu cầu dịch vụ với một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Trong Salesforce, thông tin này thường được quản lý bằng trường tra cứu đến đối tượng Product. Phân nhóm dữ liệu quy trình theo sản phẩm rất quan trọng khi phân tích chất lượng sản phẩm. Cách này giúp xác định sản phẩm nào tạo ra nhiều yêu cầu hỗ trợ nhất, khách hàng thường gặp vấn đề gì và quy trình xử lý có khác nhau giữa các dòng sản phẩm không. Đây là thông tin phản hồi thiết yếu cho nhóm phát triển sản phẩm.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân tích quy trình theo sản phẩm, qua đó phát hiện vấn đề về chất lượng hoặc thiếu sót trong hỗ trợ đối với từng sản phẩm.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đối tượng Case trong Salesforce, trường: ProductId. Đây là trường tra cứu tiêu chuẩn nhưng không bắt buộc.
Ví dụ
Alpha CRM SuiteBeta Analytics ToolGamma Data Connector
|
|||
|
Số lần chuyển giao giữa nhân viên hỗ trợ
AgentHandoffCount
|
Số lần hồ sơ được chuyển từ nhân viên hỗ trợ hoặc hàng đợi này sang nhân viên hay hàng đợi khác. | ||
|
Mô tả
Chỉ số này đếm số lần yêu cầu dịch vụ được phân công lại trước khi xử lý xong. Giá trị được tính bằng cách đếm số lần thuộc tính 'AssignedAgent' thay đổi trong vòng đời của một hồ sơ. Thuộc tính này là cơ sở cho KPI Số lần chuyển giao trung bình trên mỗi hồ sơ và được thể hiện trong dashboard Chuyển giao giữa nhân viên và mẫu hình làm lại. Số lần chuyển giao cao thường cho thấy quy trình kém hiệu quả, trách nhiệm chưa rõ ràng hoặc thiếu kiến thức. Những vấn đề này có thể kéo dài thời gian xử lý và khiến khách hàng không hài lòng.
Vì sao điều này quan trọng
Đo mức độ vướng mắc nội bộ trong quy trình, vì chuyển giao quá nhiều thường gây chậm trễ và khiến khách hàng không hài lòng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính ở cấp hồ sơ trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách đếm số giá trị riêng biệt trong trường 'AssignedAgent' của mỗi 'ServiceRequest', rồi trừ đi một.
Ví dụ
0135
|
|||
|
Tên khách hàng
CustomerName
|
Tên khách hàng hoặc tài khoản liên quan đến yêu cầu dịch vụ. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định khách hàng đã gửi yêu cầu dịch vụ. Trong Salesforce, khách hàng có thể là Contact (cá nhân) hoặc Account (doanh nghiệp). Phân tích quy trình theo khách hàng có thể mang lại nhiều thông tin hữu ích. Chẳng hạn, bạn có thể xác định khách hàng nào gặp nhiều vấn đề hơn hoặc phải chờ xử lý lâu hơn. Từ đó, tổ chức có thể điều chỉnh cách quản lý quan hệ khách hàng và chủ động hỗ trợ khi cần.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân tích quy trình theo từng khách hàng, giúp phát hiện xu hướng và khác biệt về hiệu suất giữa các khách hàng hoặc nhóm khách hàng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đối tượng Case trong Salesforce, các trường: ContactId hoặc AccountId, lần lượt liên kết với đối tượng Contact và Account.
Ví dụ
Global Tech Inc.Emily WhiteInnovate Solutions
|
|||
|
Tiêu đề hồ sơ
CaseSubject
|
Mô tả ngắn hoặc tiêu đề về vấn đề hay yêu cầu của khách hàng. | ||
|
Mô tả
Case Subject tóm tắt ngắn gọn yêu cầu dịch vụ bằng văn bản tự do. Nội dung này thường là tiêu đề email hoặc tiêu đề do nhân viên hỗ trợ hay khách hàng nhập. Dù không phải trường có cấu trúc để phân tích quy trình trực tiếp, tiêu đề vẫn chứa nhiều thông tin về bối cảnh. Bạn có thể dùng kỹ thuật khai phá văn bản để phân loại hồ sơ, phát hiện vấn đề mới xuất hiện hoặc bổ sung thông tin định tính cho kết quả phân tích quy trình định lượng.
Vì sao điều này quan trọng
Cung cấp nhanh bối cảnh tổng quan về hồ sơ, hữu ích khi đi sâu phân tích và có thể dùng cho khai phá văn bản.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đối tượng Case trong Salesforce, trường: Subject
Ví dụ
Không đăng nhập được vào cổng thông tinCâu hỏi về sao kê thanh toánYêu cầu tính năng cho dashboard báo cáo
|
|||
Hoạt động dịch vụ khách hàng
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Đóng vụ việc
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm kết thúc cuối cùng của vòng đời yêu cầu dịch vụ. Sau khi đóng vụ việc, không cần xử lý thêm trừ khi vụ việc được mở lại. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Là sự kiện kết thúc, hoạt động này cung cấp mốc cuối cùng để tính toàn bộ thời lượng vụ việc. Khoảng thời gian từ “Resolved” đến “Closed” cũng có thể cho thấy quy trình đóng vụ việc chưa hiệu quả.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ dấu thời gian khi trường IsClosed trên đối tượng Case được đặt thành true. Trường ClosedDate cũng được điền vào thời điểm này.
Thu thập
Dấu thời gian khi trường IsClosed chuyển thành true, được ghi trong CaseHistory.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Giao vụ việc cho nhân viên
|
Đánh dấu thời điểm yêu cầu dịch vụ được giao cho một nhân viên hoặc hàng đợi cụ thể xử lý. Đây là bước cơ bản trong quy trình, được ghi nhận qua thay đổi ở trường chủ sở hữu vụ việc. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này rất cần thiết để theo dõi khối lượng công việc của nhân viên, độ trễ khi giao việc và tần suất chuyển giao. Đây là cơ sở để phân tích hiệu suất nhân viên và xác định điểm nghẽn trong quy trình phân công.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ thay đổi ở trường OwnerId của đối tượng Case. Thời điểm thay đổi được ghi trong đối tượng CaseHistory.
Thu thập
Xác định dấu thời gian của lần cập nhật OwnerId đầu tiên.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Kích hoạt chuyển cấp nội bộ
|
Hoạt động này diễn ra khi vụ việc cần mức hỗ trợ hoặc chuyên môn cao hơn và được chuyển cấp chính thức. Salesforce có thể ghi nhận sự kiện này qua các quy tắc chuyển cấp, hoặc có thể suy ra từ thay đổi ở một trường. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Phân tích các lần chuyển cấp giúp xác định loại vụ việc phức tạp, nhu cầu đào tạo cho nhân viên tuyến đầu và các vấn đề mang tính hệ thống. Đây là chỉ báo quan trọng về trở ngại trong quy trình và ảnh hưởng của chúng đến thời gian xử lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể lấy sự kiện trực tiếp từ các bản ghi CaseEscalation. Thông thường hơn, sự kiện được suy ra từ CaseHistory khi một trường hộp kiểm như “IsEscalated” được đặt thành true.
Thu thập
Dấu thời gian khi trường “IsEscalated” chuyển thành true.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Tạo vụ việc
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu chính thức của quy trình dịch vụ khách hàng, khi một yêu cầu dịch vụ mới, hay vụ việc, được ghi nhận trong Salesforce. Sự kiện được ghi lại khi tạo bản ghi mới trong đối tượng Case, kèm dấu thời gian chính xác. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Là sự kiện bắt đầu chính, hoạt động này cần thiết để tính toàn bộ vòng đời và thời gian xử lý vụ việc. Đây cũng là mốc cơ sở để đo hiệu suất theo SLA và nắm số lượng vụ việc.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này tương ứng với lúc tạo bản ghi của đối tượng Case. Dấu thời gian được lưu trong trường chuẩn CreatedDate.
Thu thập
Lấy trực tiếp từ dấu thời gian tạo bản ghi Case.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Vi phạm mốc SLA
|
Sự kiện này được kích hoạt khi cam kết dịch vụ, chẳng hạn thời gian phản hồi đầu tiên hoặc thời gian xử lý, không được đáp ứng. Salesforce theo dõi việc này bằng quy trình quyền lợi dịch vụ và các bản ghi mốc thời gian. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này rất quan trọng để phân tích việc đáp ứng SLA và theo dõi tuân thủ. Hoạt động cho thấy trực tiếp những vụ việc không đáp ứng kỳ vọng của khách hàng, giúp bạn tập trung cải tiến quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy dữ liệu từ đối tượng CaseMilestone. Sự kiện được tạo khi trường IsViolated trên bản ghi mốc thời gian được đặt thành true.
Thu thập
Sự kiện là dấu thời gian khi cờ IsViolated trên bản ghi CaseMilestone chuyển thành true.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Xử lý xong vụ việc
|
Mốc quan trọng này cho biết nhân viên đã hoàn tất công việc cần thiết để giải quyết vấn đề của khách hàng. Vụ việc đang chờ đóng chính thức, việc này có thể được tự động hóa sau một khoảng thời gian nhất định. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là điểm kết thúc chính để đo thời gian xử lý và là mốc quan trọng khi tính mức độ đáp ứng SLA. Hoạt động này đánh dấu lúc kết thúc công việc thực tế trên vụ việc.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ đối tượng CaseHistory khi trường Status được đổi thành “Resolved”. Lúc này, trường IsClosed vẫn có thể là false.
Thu thập
Dấu thời gian khi trạng thái Case chuyển thành “Resolved”.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Chuyển vụ việc sang người khác
|
Đây là lần chuyển giao vụ việc từ một nhân viên hoặc hàng đợi sang nhân viên hoặc hàng đợi khác sau lần phân công ban đầu. Có thể suy ra từ những lần thay đổi tiếp theo ở trường chủ sở hữu vụ việc. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Việc chuyển giao thường xuyên có thể cho thấy định tuyến ban đầu chưa đúng, quy trình kém hiệu quả hoặc nhân viên thiếu kiến thức. Điều này gây chậm trễ và ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm khách hàng. Hoạt động này giúp định lượng số lần chuyển giao giữa nhân viên.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ bất kỳ thay đổi nào ở trường OwnerId trong đối tượng CaseHistory sau lần phân công ban đầu.
Thu thập
Xác định mọi lần cập nhật trường OwnerId sau lần đầu tiên.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đề xuất giải pháp cho khách hàng
|
Đánh dấu thời điểm nhân viên đưa ra giải pháp tiềm năng cho khách hàng. Đây là bước khái niệm, thường có thể suy ra từ thông tin liên lạc gửi đi hoặc một thay đổi trạng thái cụ thể. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi mốc này giúp đo thời gian từ lúc điều tra đến khi đề xuất giải pháp. Đây cũng có thể là điểm bắt đầu của vòng xác nhận nếu khách hàng không chấp nhận giải pháp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ EmailMessage gửi đi có chứa từ khóa cụ thể hoặc từ lần đổi trạng thái thành “Solution Provided” trong đối tượng CaseHistory.
Thu thập
Dấu thời gian của lần đổi trạng thái hoặc sự kiện gửi thông tin liên lạc.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Gửi khảo sát mức độ hài lòng
|
Đây là lúc gửi khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng (CSAT) hoặc khảo sát chỉ số sẵn sàng giới thiệu (NPS). Thường thì khảo sát được gửi tự động sau khi vụ việc được xử lý xong hoặc đóng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Dù không thuộc quy trình xử lý cốt lõi, hoạt động này rất quan trọng để hiểu vòng phản hồi. Phân tích thời điểm và tần suất gửi khảo sát giúp bảo đảm ý kiến khách hàng luôn được ghi nhận.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ bản ghi EmailMessage gửi đi liên kết với vụ việc và khớp với mẫu khảo sát. Ngoài ra, có thể ghi nhận từ lúc tạo bản ghi SurveyInvitation.
Thu thập
Xác định email khảo sát gửi đi hoặc thời điểm tạo bản ghi SurveyInvitation.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Gửi xác nhận ban đầu
|
Đây là thông tin đầu tiên gửi cho khách hàng để xác nhận đã nhận yêu cầu dịch vụ. Thông thường, email này được tự động gửi theo quy tắc tạo vụ việc. Có thể suy ra hoạt động này bằng cách xác định thông tin liên lạc gửi đi đầu tiên. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi hoạt động này rất quan trọng để đo thời gian phản hồi ban đầu và bảo đảm khách hàng được thông báo kịp thời. Dữ liệu này giúp phân tích KPI “Độ trễ xác nhận ban đầu” để cải thiện việc trao đổi với khách hàng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ dấu thời gian của bản ghi EmailMessage gửi đi đầu tiên liên kết với Case. Ngoài ra, có thể suy ra từ lần cập nhật trường tùy chỉnh do quy tắc tự động hóa kích hoạt.
Thu thập
Xác định dấu thời gian EmailMessage gửi đi đầu tiên liên kết với Case.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Mở lại vụ việc
|
Xảy ra khi vụ việc đã xử lý xong hoặc đã đóng được kích hoạt lại vì vấn đề tái diễn hoặc giải pháp không hiệu quả. Đây là chỉ báo quan trọng về công việc phải làm lại. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Vụ việc được mở lại thường cho thấy giải pháp chưa đạt chất lượng hoặc không giải quyết được ngay từ lần liên hệ đầu tiên. Phân tích tần suất và nguyên nhân gốc rễ là điều cần thiết để cải thiện chất lượng dịch vụ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ đối tượng CaseHistory khi trường IsClosed chuyển từ true sang false, hoặc trạng thái chuyển từ đã đóng/đã xử lý trở lại trạng thái đang mở.
Thu thập
Dấu thời gian khi trường Status hoặc IsClosed chuyển từ trạng thái kết thúc sang trạng thái đang hoạt động.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Nhận thông tin từ khách hàng
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm khách hàng kết thúc thời gian chờ bằng cách cung cấp thông tin được yêu cầu. Thường có thể suy ra khi trạng thái vụ việc chuyển lại sang trạng thái đang xử lý sau khi nhận được thông tin liên lạc. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi sự kiện này rất quan trọng để hiểu thời gian phản hồi của khách hàng và ảnh hưởng của thời gian đó đến toàn bộ vòng đời vụ việc. Sự kiện cũng cho biết nhân viên đã tiếp tục xử lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ dấu thời gian của EmailMessage nhận được liên kết với vụ việc, hoặc từ việc trạng thái trong đối tượng CaseHistory chuyển từ “Waiting on Customer” lại thành “In Progress”.
Thu thập
Dấu thời gian của email nhận được hoặc lần đổi trạng thái từ “đang chờ”.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Nhân viên điều tra vấn đề
|
Đây là giai đoạn nhân viên chủ động tìm hiểu và xác định nguyên nhân vấn đề của khách hàng. Không có sự kiện riêng ghi nhận bước này, nhưng có thể suy ra khi trạng thái vụ việc chuyển từ mới hoặc đang mở sang đang xử lý. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Biết thời lượng điều tra giúp xác định những yêu cầu dịch vụ phức tạp và những lĩnh vực nhân viên cần được đào tạo hoặc bổ sung tài nguyên. Nhờ đó, có thể phân biệt thời gian làm việc thực tế với thời gian chờ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ đối tượng CaseHistory khi trường Status được cập nhật thành giá trị cho biết vụ việc đang được xử lý, chẳng hạn “In Progress” hoặc “Working”.
Thu thập
Dấu thời gian khi trạng thái Case chuyển sang giá trị “đang xử lý”.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Phân loại và xác định mức ưu tiên vụ việc
|
Hoạt động này diễn ra khi vụ việc được phân loại theo loại, danh mục và mức ưu tiên. Nhóm phân loại ban đầu hoặc quy tắc tự động hóa thường thực hiện bước này. Có thể suy ra hoạt động từ các thay đổi ở những trường liên quan của vụ việc. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Phân loại giúp hiểu cách phân bổ vụ việc và mức độ hiệu quả của việc định tuyến. Phân tích bước này giúp tối ưu phân bổ khối lượng công việc và bảo đảm vụ việc ưu tiên cao được xử lý kịp thời.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ đối tượng CaseHistory bằng cách theo dõi lần đầu các trường Priority, Type hoặc trường phân loại khác được điền hay thay đổi khỏi giá trị mặc định.
Thu thập
Theo dõi các cập nhật trường như Priority hoặc Type trong CaseHistory.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin
|
Hoạt động này diễn ra khi nhân viên cần thêm thông tin từ khách hàng để tiếp tục xử lý vụ việc. Thường có thể suy ra từ việc trạng thái vụ việc chuyển sang “đang chờ khách hàng”. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu chờ khách hàng, khoảng thời gian nằm ngoài khả năng kiểm soát của nhân viên. Tách riêng thời gian này rất quan trọng để đo chính xác hiệu quả quy trình nội bộ và hiệu suất nhân viên.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ đối tượng CaseHistory khi trường Status được cập nhật thành giá trị như “Waiting on Customer Response” hoặc “Pending”.
Thu thập
Dấu thời gian khi trạng thái Case chuyển sang giá trị “đang chờ”.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Sẵn sàng bắt đầu chưa?
Dùng mẫu dữ liệu này để bắt đầu process mining và tìm ra những cơ hội cải tiến còn chưa được nhận thấy trong hoạt động dịch vụ khách hàng. Bắt đầu cải thiện dịch vụ ngay hôm nay!
Nâng cao hiệu quả dịch vụ khách hàng ngay hôm nay
Đạt tỷ lệ xử lý ngay lần liên hệ đầu tiên 80% và nâng điểm CSAT.
Không cần thẻ tín dụng