Cải thiện quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả

Tầm quan trọng chiến lược của quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả

Khoản phải trả thường được xem là một chức năng hành chính thuần túy, nhưng đây lại là khâu cuối cùng trước khi tiền rời khỏi tổ chức. Trong môi trường sử dụng SAP S/4HANA, hiệu quả của quy trình này tác động trực tiếp đến khả năng thanh khoản, xếp hạng tín dụng và quan hệ với các nhà cung cấp thiết yếu. Khi quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả chậm hoặc rời rạc, hậu quả không chỉ dừng ở việc thanh toán trễ. Doanh nghiệp có thể bỏ lỡ chiết khấu thanh toán sớm, vốn có thể chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi tiêu hằng năm, hoặc phải chịu phí trả chậm làm giảm biên lợi nhuận. Tập trung cải tiến quy trình giúp lãnh đạo tài chính chuyển khoản phải trả từ một trung tâm chi phí giao dịch thành bộ phận chiến lược, chủ động đóng góp vào quản lý vốn lưu động. Hiểu rõ dòng tiền đi qua hệ thống giúp doanh nghiệp dự báo dòng tiền và quản lý nhà cung cấp chặt chẽ hơn.

Biến dữ liệu SAP S/4HANA thành thông tin hữu ích

Process mining kết nối cấu trúc dữ liệu phức tạp trong SAP S/4HANA với thực tế vận hành của đội ngũ tài chính. Bằng cách trích xuất nhật ký sự kiện từ các bảng chính như BKPF, BSEG và ACDOCA, bạn có thể dựng lại toàn bộ hành trình của từng hóa đơn. Điều này rất quan trọng vì nó cho thấy quy trình đang diễn ra thực tế, thay vì quy trình được thiết kế trên lý thuyết. SAP cung cấp nền tảng để ghi nhận dữ liệu tài chính, nhưng không phải lúc nào cũng làm rõ các khâu gây vướng mắc. Process mining cho thấy chính xác hóa đơn bị chậm ở đâu, chẳng hạn đang chờ phê duyệt hay bị chặn do sai lệch nhỏ trong dữ liệu. Khi trực quan hóa chuỗi hoạt động từ lúc nhận hóa đơn đến khi ghi bút toán tất toán cuối cùng trong GLT0 hoặc FAGLFLEXA, bạn có thể xem xét quy trình qua thời gian chu kỳ và thông lượng. Đây là bước đầu tiên để cải tiến quy trình dựa trên dữ liệu thực tế.

Tìm và xử lý các vướng mắc trong quy trình

Để cải thiện quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả, trước tiên bạn cần tìm ra những điểm nghẽn tiềm ẩn làm chậm chu kỳ. Ở nhiều doanh nghiệp, nguyên nhân chậm trễ chính không nằm ở khâu thực hiện thanh toán mà ở các bước chuẩn bị. Sai lệch giữa hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu nhận hàng thường khiến nhân viên phải xử lý thủ công, làm quy trình bị đình trệ. Process mining giúp bạn biết các trường hợp ngoại lệ xảy ra thường xuyên đến mức nào và nhà cung cấp hoặc nhóm sản phẩm nào thường liên quan nhất. Ngoài ra, khoản thanh toán thường bị chặn để đảm bảo an toàn nhưng có thể vẫn bị giữ lại lâu hơn cần thiết. Phân tích thời gian từ lúc áp dụng đến lúc gỡ chặn giúp bạn xác định điểm kém hiệu quả trong quy trình xử lý. Tinh gọn các cấp phê duyệt và giảm số lần xử lý cần thiết trước khi hóa đơn sẵn sàng thanh toán là điều thiết yếu để rút ngắn thời gian chu kỳ. Khi loại bỏ được các trở ngại thủ công này, đội ngũ tài chính có thể tập trung vào những việc có giá trị cao hơn như đàm phán với nhà cung cấp và lập kế hoạch chiến lược.

Đo lường hiệu quả qua tuân thủ và năng suất tốt hơn

Tối ưu quy trình thanh toán mang lại cải thiện có thể đo lường qua nhiều KPI quan trọng. Lợi ích thấy ngay là thời gian chu kỳ giảm, giúp doanh nghiệp tận dụng tốt hơn chiết khấu thanh toán sớm. Ngoài khoản tiết kiệm trực tiếp, process mining còn tăng cường tuân thủ bằng cách đảm bảo mọi khoản thanh toán đều theo đúng kiểm soát nội bộ đã thiết lập. Bạn có thể dễ dàng phát hiện sai lệch so với quy trình chuẩn, chẳng hạn thanh toán ngoài điều khoản đã duyệt hoặc thay đổi trái phép dữ liệu chính của nhà cung cấp. Mức độ giám sát này rất cần thiết để luôn sẵn sàng cho kiểm toán và ngăn thất thoát tài chính. Quy trình tinh gọn cũng giúp nhà cung cấp hài lòng hơn. Khi được thanh toán chính xác và đúng hạn, nhà cung cấp có nhiều khả năng đưa ra điều khoản tốt hơn và ưu tiên đơn hàng của bạn khi chuỗi cung ứng bị gián đoạn. Những cải thiện này cộng lại giúp hoạt động tài chính vững vàng và linh hoạt hơn, dễ thích ứng với biến động thị trường.

Bắt đầu cải tiến quy trình khoản phải trả

Bạn không cần thay đổi toàn bộ hệ thống để bắt đầu nâng cao hiệu quả của bộ phận khoản phải trả. Hãy dùng dữ liệu SAP S/4HANA hiện có để lập bản đồ những luồng thanh toán phổ biến nhất. Trước tiên, tập trung vào các hóa đơn có khối lượng lớn, độ phức tạp thấp và có thể tự động hóa, sau đó xử lý các trường hợp ngoại lệ phức tạp tốn nhiều thời gian nhất. Khi đã nhận ra các điểm thường gây vướng mắc, bạn có thể điều chỉnh quy trình phê duyệt và cách trao đổi với nhà cung cấp. Cách làm từng bước này giúp bạn đạt kết quả sớm, đồng thời xây dựng nền tảng cho chuyển đổi số dài hạn. Dùng process mining cho quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả không chỉ giúp thanh toán nhanh hơn, mà còn giúp bạn kiểm soát các cam kết tài chính và tạo giá trị bền vững cho tổ chức.