Mẫu dữ liệu công nợ phải thu
Mẫu dữ liệu công nợ phải thu
- Các thuộc tính NetSuite cần thiết để phân tích sâu
- Các mốc theo dõi hoạt động công nợ phải thu theo chuẩn thống nhất
- Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ hệ thống NetSuite
Thuộc tính công nợ phải thu
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Hoạt động
Activity
|
Sự kiện hoặc thao tác cụ thể được thực hiện với hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này thể hiện tên bước trong quy trình, chẳng hạn như 'Tạo hóa đơn', 'Ghi nhận thanh toán' hoặc 'Mở tranh chấp'. Trong NetSuite, tên này thường được lấy từ trường Đây là thành phần cốt lõi của process mining vì nó xác định các nút trên sơ đồ quy trình. Phân tích thứ tự các hoạt động giúp chuyên viên phân tích tìm ra điểm nghẽn, vòng lặp (chẳng hạn như xử lý tranh chấp nhiều lần) và các trường hợp lệch khỏi luồng xử lý thông thường.
Vì sao điều này quan trọng
Xác định các bước trong quy trình làm việc và giúp dựng đồ thị quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ trường 'type' của Transaction hoặc trường 'field'/'value' của SystemNote
Ví dụ
Đã tạo hóa đơnĐã nhận thanh toánĐã phát hành giấy báo cóĐã mở tranh chấp
|
|||
|
Số hóa đơn
TranId
|
Mã tham chiếu duy nhất được gán cho hóa đơn trong NetSuite. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này dùng làm mã trường hợp chính cho quy trình khoản phải thu. Trong NetSuite, trường Trong quá trình phân tích, mã này dùng để nhóm các sự kiện riêng lẻ thành một trường hợp quy trình. Nhờ đó, bạn có thể xem toàn bộ chu trình từ đặt hàng đến thu tiền và liên kết dữ liệu giữa các bảng NetSuite như
Vì sao điều này quan trọng
Đây là khóa cốt lõi để theo dõi vòng đời khoản phải thu và tính thời gian chu trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction, trường 'tranid'
Ví dụ
INV-2023-001INV-998822CM-4022JE-10023
|
|||
|
Thời điểm sự kiện
DateCreated
|
Ngày và giờ chính xác khi hoạt động diễn ra. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại chính xác thời điểm một sự kiện diễn ra. Với sự kiện tạo hóa đơn, thời điểm được lấy từ trường Dấu thời gian chính xác rất quan trọng để tính thời gian xử lý, chẳng hạn Thời gian xử lý trung bình từ lập hóa đơn đến thu tiền và Thời gian từ phát hành đến thu tiền hóa đơn. Dữ liệu này giúp sắp xếp sự kiện đúng thứ tự và xác định độ trễ giữa các bước cụ thể trong quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Cần thiết để sắp xếp sự kiện và tính thời lượng giữa các bước trong quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Trường 'datecreated' của Transaction hoặc trường 'date' của SystemNote
Ví dụ
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T14:45:22Z2023-11-01T09:00:00Z
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystem
|
Hệ thống lưu trữ dữ liệu gốc được trích xuất. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định nguồn gốc dữ liệu, trong trường hợp này là 'NetSuite'. Khi kết hợp dữ liệu khoản phải thu từ nhiều hệ thống, chẳng hạn CRM hoặc hệ thống ngân hàng bên ngoài, trường này giúp truy xuất nguồn dữ liệu. Nếu phân tích nhiều ERP cùng lúc, chuyên viên phân tích có thể lọc hoặc chia nhỏ dữ liệu quy trình theo nguồn. Giá trị này thường được thêm vào trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu, rồi giữ nguyên.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp truy xuất nguồn gốc dữ liệu và cung cấp bối cảnh khi triển khai process mining trên nhiều hệ thống.
Lấy dữ liệu ở đâu
Giá trị cố định 'NetSuite'
Ví dụ
NetSuiteNetSuite ERPNetSuite OneWorld
|
|||
|
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
|
Thời điểm dữ liệu được trích xuất hoặc làm mới gần nhất. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết thời điểm chụp dữ liệu từ NetSuite. Bạn có thể dùng nó để xác định dữ liệu phân tích còn mới hay không và tính thời gian các hồ sơ đang mở đã tồn tại tính đến ngày phân tích. Trên dashboard, thông tin này giúp người dùng biết dữ liệu đang xem là dữ liệu thời gian thực hay dữ liệu trích xuất trong quá khứ. Đây cũng là mốc để tính thời gian xử lý hiện tại của các hóa đơn chưa được tất toán.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp bạn biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào và tính thời gian xử lý của các hồ sơ đang mở.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thời điểm trích xuất theo giờ hệ thống
Ví dụ
2023-12-01T00:00:00Z2023-12-02T12:00:00Z
|
|||
|
Đại diện bán hàng
SalesRep
|
Đại diện bán hàng liên quan đến hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định nhân viên bán hàng phụ trách tài khoản hoặc giao dịch. Trong NetSuite, thông tin này thường nằm trong trường Bạn có thể dùng thuộc tính này để liên hệ các vấn đề về lập hóa đơn hoặc giấy báo có với nhân viên bán hàng cụ thể. Ví dụ, dashboard về giấy báo có và thất thoát doanh thu dùng dữ liệu này để phát hiện nhân viên có tỷ lệ điều chỉnh sau khi xuất hóa đơn cao hơn, từ đó nhận biết vấn đề về chất lượng ở các bước bán hàng trước đó.
Vì sao điều này quan trọng
Liên kết các vấn đề phát sinh ở khâu khoản phải thu với người phụ trách quy trình bán hàng trước đó.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction, trường 'salesrep'
Ví dụ
John SmithSarah ConnorKyle Reese
|
|||
|
Đơn vị kinh doanh
Subsidiary
|
Công ty con hoặc đơn vị kinh doanh phụ trách hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Trong môi trường NetSuite OneWorld, thuộc tính này xác định pháp nhân hoặc công ty con cụ thể đã phát hành hóa đơn. Nhờ đó, bạn có thể so sánh các chi nhánh hoặc bộ phận khác nhau trong công ty. Thuộc tính này hỗ trợ dashboard về hiệu quả gửi hóa đơn, cho phép người dùng đi sâu xuống từng đơn vị kinh doanh. Qua đó, bạn có thể xác định vấn đề trong quy trình xảy ra trên toàn tổ chức hay chỉ ở một số đơn vị vận hành.
Vì sao điều này quan trọng
Cần thiết để so sánh hiệu quả giữa các đơn vị trong tổ chức.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction, trường 'subsidiary'
Ví dụ
Miền Tây Hoa KỳVận hành khu vực EMEABán hàng khu vực APAC
|
|||
|
Giá trị hóa đơn
TotalAmount
|
Tổng giá trị tài chính của hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này thể hiện tổng số tiền trên hóa đơn, thường nằm trong trường Chỉ số này giúp phân tích dòng tiền qua quy trình khoản phải thu, ưu tiên thu hồi các khoản giá trị lớn và tính KPI như giá trị tranh chấp tồn đọng. Bạn cũng có thể lọc hồ sơ theo nhóm giá trị để tập trung cải tiến vào các giao dịch có tác động lớn.
Vì sao điều này quan trọng
Cần thiết để định lượng tác động tài chính của những điểm chưa hiệu quả trong quy trình và ưu tiên thu hồi công nợ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction, trường 'foreignTotal' hoặc 'total'
Ví dụ
1500.00250.5010000.00
|
|||
|
Ngày đến hạn
DueDate
|
Ngày khách hàng dự kiến thanh toán theo điều khoản. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này lưu ngày đến hạn theo lịch của hóa đơn, nằm trong trường Đây là biến chính để tính số ngày thanh toán trễ so với điều khoản và xác định rủi ro thu hồi các khoản giá trị lớn. So sánh ngày này với
Vì sao điều này quan trọng
Mốc tham chiếu để tính tuổi nợ, khoản quá hạn và mức độ tuân thủ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction, trường 'duedate'
Ví dụ
2023-11-152023-12-012024-01-30
|
|||
|
Phòng ban
Department
|
Phòng ban nội bộ phụ trách giao dịch. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này tương ứng với phân đoạn Khi chia dữ liệu theo phòng ban, chuyên viên phân tích có thể xác định bộ phận nào thường có chu kỳ lập hóa đơn chậm hơn hoặc tỷ lệ tranh chấp cao hơn, từ đó cải tiến quy trình đúng trọng tâm.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp xác định người phụ trách quy trình nội bộ và so sánh hiệu quả lập hóa đơn giữa các bộ phận.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction, trường 'department'
Ví dụ
Dịch vụ chuyên nghiệpBán phần mềmHoàn tất đơn hàng phần cứng
|
|||
|
Tên khách hàng
Entity
|
Tên khách hàng hoặc đơn vị liên quan đến hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định khách hàng chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn. Trong NetSuite, thuộc tính này liên kết với bảng Chuyên viên phân tích dùng trường này để so sánh hiệu quả theo từng khách hàng, tìm ra những khách hàng thường trả chậm, phát sinh tranh chấp hoặc không tuân thủ điều khoản thanh toán thông thường. Trường này hỗ trợ dashboard theo dõi việc tuân thủ điều khoản tín dụng và hiệu suất của nhân viên thu hồi công nợ.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp phân tích hiệu quả quy trình theo hành vi và mức độ rủi ro của từng khách hàng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction, trường 'entity' (liên kết với bảng Entity/Customer)
Ví dụ
Acme CorpGlobex CorporationSoylent Corp
|
|||
|
Trạng thái hóa đơn
Status
|
Trạng thái hiện tại của hóa đơn trong hệ thống. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này thể hiện trạng thái giao dịch trong NetSuite, chẳng hạn như 'Đang mở', 'Đã thanh toán đủ' hoặc 'Chờ phê duyệt'. Thông tin này thường được lấy từ trường Thuộc tính Hoạt động ghi lại những gì đã xảy ra, còn thuộc tính này cho biết trạng thái hiện tại. Đây là dữ liệu quan trọng để lọc dashboard rủi ro thu hồi các khoản giá trị lớn, chỉ hiển thị những khoản hiện đang mở và quá hạn.
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết ngay hồ sơ nào đã đóng và hồ sơ nào cần xử lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction, trường 'status'
Ví dụ
Đã thanh toán đủĐang mởChờ phê duyệt
|
|||
|
Có tranh chấp
IsDisputed
|
Cờ cho biết hóa đơn hiện đang hoặc đã từng bị tranh chấp. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng boolean này cho biết hóa đơn đã trải qua quy trình tranh chấp hay chưa. Giá trị được xác định dựa trên hoạt động liên quan đến tranh chấp hoặc cờ trạng thái cụ thể trên bản ghi hóa đơn. Thuộc tính này là bộ lọc quan trọng cho phân tích vòng đời tranh chấp. Nó cũng giúp tách hóa đơn có vấn đề khỏi hóa đơn thông thường khi tính tỷ lệ thu tiền ngay lần đầu.
Vì sao điều này quan trọng
Tách các hồ sơ phức tạp khỏi những hồ sơ theo luồng xử lý thông thường.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính dựa trên việc có hoạt động 'Đã mở tranh chấp' hay không
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Danh mục sản phẩm
Class
|
Danh mục hoặc loại hàng hóa/dịch vụ đã bán. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này tương ứng với phân đoạn Thuộc tính này giúp phân tích dashboard về giấy báo có và thất thoát doanh thu, qua đó xác định dòng sản phẩm nào dễ phát sinh hàng trả lại hoặc lỗi lập hóa đơn hơn.
Vì sao điều này quan trọng
Phân tích hiệu quả quy trình theo loại sản phẩm hoặc dịch vụ đã bán.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction, trường 'class'
Ví dụ
Doanh thu từ giấy phépDịch vụ tư vấnPhần cứng
|
|||
|
Điều khoản thanh toán
Terms
|
Các điều kiện thanh toán đã thỏa thuận cho hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết điều khoản thanh toán áp dụng cho hóa đơn, chẳng hạn như 'Thanh toán trong 30 ngày' hoặc 'Thanh toán khi nhận hóa đơn'. Thông tin này nằm trong trường Dữ liệu này được dùng để tính ngày thanh toán dự kiến và phân tích xem khách hàng có điều khoản linh hoạt hơn có thanh toán đúng hạn hơn khách hàng có điều khoản chặt chẽ hay không. Nhờ đó, bạn có thể rà soát chính sách tín dụng và xác định mốc cơ sở để tính KPI số ngày thanh toán trễ so với điều khoản.
Vì sao điều này quan trọng
Xác định thời hạn dự kiến và SLA cho chu kỳ thanh toán của khách hàng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction, trường 'terms'
Ví dụ
Thanh toán trong 30 ngàyThanh toán trong 60 ngàyThanh toán khi nhận hóa đơnChiết khấu 2% nếu thanh toán trong 10 ngày, hạn thanh toán 30 ngày
|
|||
|
Ghi chú hóa đơn
Memo
|
Ghi chú hoặc mô tả đính kèm phần đầu hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này chứa mô tả dạng văn bản tự do hoặc ghi chú được nhập trên hóa đơn, nằm trong trường Phân tích văn bản trong trường này có thể phát hiện những lý do không được ghi theo cấu trúc gây chậm trễ hoặc tranh chấp. Nhờ đó, dữ liệu quy trình định lượng có thêm bối cảnh định tính.
Vì sao điều này quan trọng
Cung cấp bối cảnh và thông tin định tính về giao dịch.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction, trường 'memo'
Ví dụ
Phí dịch vụ tháng 10Điều chỉnh hóa đơn số 1002Áp dụng điều khoản thanh toán đặc biệt
|
|||
|
Khu vực
Location
|
Địa điểm hoặc khu vực liên quan đến giao dịch. | ||
|
Mô tả
Trong NetSuite, trường Trong báo cáo tổng quan hiệu quả DSO, thuộc tính này giúp phát hiện khác biệt về hành vi thanh toán giữa các khu vực. Nhờ đó, bạn có thể xác định vấn đề thu hồi công nợ xảy ra trên toàn cầu hay chỉ ở một số địa bàn.
Vì sao điều này quan trọng
Hỗ trợ phân tích hiệu quả khoản phải thu theo khu vực địa lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction, trường 'location'
Ví dụ
Kho hàng Bắc MỹVăn phòng LondonSingapore
|
|||
|
Lý do tranh chấp
DisputeReason
|
Mã hoặc mô tả lý do hóa đơn bị tranh chấp. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại lý do cụ thể khiến khách hàng từ chối thanh toán hoặc yêu cầu điều chỉnh. Trong NetSuite, thông tin này thường nằm trong trường tùy chỉnh hoặc bản ghi 'Case' liên kết với hóa đơn. Thuộc tính này rất quan trọng đối với dashboard phân tích vòng đời tranh chấp. Nhóm dữ liệu theo lý do tranh chấp giúp tìm ra nguyên nhân gốc, chẳng hạn như 'Sai giá', 'Hàng hóa bị hư hỏng' hoặc 'Thiếu đơn đặt hàng', để xử lý vấn đề từ các bước trước và ngăn thất thoát doanh thu về sau.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp tìm nguyên nhân gốc khiến khách hàng không thanh toán và các công việc hành chính phát sinh lặp lại.
Lấy dữ liệu ở đâu
Case hỗ trợ được liên kết hoặc trường tùy chỉnh trên phần thân giao dịch
Ví dụ
Sai giáChưa nhận được hàngSai thuế
|
|||
|
Mã tiền tệ
Currency
|
Đơn vị tiền tệ dùng để phát hành hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết mã tiền tệ ISO (ví dụ: USD, EUR) của giao dịch, nằm trong trường Dù thường chỉ là trường nền, thuộc tính này rất quan trọng khi cộng gộp
Vì sao điều này quan trọng
Cần thiết để cộng gộp chính xác dữ liệu tài chính trong các tổ chức hoạt động toàn cầu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction, trường 'currency'
Ví dụ
USDEURGBP
|
|||
|
Ngày hứa thanh toán
PromiseDate
|
Ngày khách hàng hứa sẽ gửi tiền thanh toán. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại ngày khách hàng cam kết thanh toán hóa đơn quá hạn, thường do nhân viên thu hồi công nợ nhập. Trong NetSuite, thông tin này thường được lưu trong bản ghi 'Phone Call' hoặc trường tùy chỉnh trên phần thân giao dịch. Ngày này rất cần thiết cho dashboard theo dõi việc thực hiện cam kết thanh toán. So sánh ngày khách hàng đã hứa với ngày thanh toán thực tế giúp tổ chức đánh giá mức độ đáng tin cậy của cam kết và hiệu quả của các cuộc gọi thu hồi công nợ.
Vì sao điều này quan trọng
Đo lường mức độ đáng tin cậy của cam kết từ khách hàng và hiệu quả thu hồi công nợ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bản ghi nhiệm vụ/cuộc gọi điện thoại hoặc trường tùy chỉnh
Ví dụ
2023-11-202023-12-05
|
|||
|
Nhân viên thu hồi công nợ
CollectionAgent
|
Người dùng phụ trách thu hồi công nợ cho hóa đơn này. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định nhân viên cụ thể phụ trách thu hồi công nợ cho hóa đơn. Người này có thể là đại diện bán hàng hoặc chuyên viên khoản phải thu riêng, thường được ghi trong trường tùy chỉnh hoặc xác định từ người dùng ghi lại hoạt động 'Nhắc thanh toán'. Thuộc tính này cung cấp dữ liệu cho dashboard về hiệu suất của nhân viên thu hồi công nợ. Quản lý có thể so sánh hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm và xác định nhu cầu đào tạo hoặc tình trạng phân bổ công việc chưa cân đối.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp đánh giá hiệu quả làm việc của từng thành viên trong nhóm thu hồi công nợ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Trường 'name' của SystemNotes trong hoạt động thu hồi công nợ hoặc trường tùy chỉnh
Ví dụ
Nhân viên SmithChuyên viên lập hóa đơn ANhóm thu hồi công nợ 1
|
|||
|
Số ngày quá hạn
DaysOverdue
|
Số ngày hóa đơn chưa thanh toán đã quá ngày đến hạn. | ||
|
Mô tả
Đây là thuộc tính được tính bằng khoảng thời gian từ Đây là cơ sở chính để chia nhóm tuổi nợ (ví dụ: 30-60, 60-90 ngày) trên dashboard rủi ro thu hồi các khoản giá trị lớn. Nhờ đó, bạn có thể nhanh chóng xác định những khoản chậm trễ nghiêm trọng nhất trong hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng
Chỉ số tiêu chuẩn để đánh giá mức độ chậm trễ thanh toán.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính bằng: (Ngày hiện tại - DueDate)
Ví dụ
150-5
|
|||
Hoạt động công nợ phải thu
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Đã gửi hóa đơn
|
Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email, thư hoặc fax. Sự kiện này được ghi nhận bằng cách kiểm tra các hồ sơ Message liên kết với giao dịch Invoice tương ứng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Chỉ số KPI quan trọng về thời gian phát hành hóa đơn. Xác định chậm trễ ở bước này giúp phát hiện điểm nghẽn hành chính khiến việc thu tiền không kịp thời.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Messages: Kết nối theo transaction ID, trong đó 'authoremail' là địa chỉ nội bộ và 'recipientemail' là địa chỉ bên ngoài.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch Email được thực hiện
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã nhận đủ tiền
|
Áp dụng khoản thanh toán của khách hàng để đưa số dư hóa đơn về 0. Đây là thời điểm kết thúc thực tế của hoạt động thu hồi công nợ. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Dấu thời gian chính để tính DSO và số ngày thanh toán trễ hạn trung bình. Thể hiện doanh thu đã được thu về thành công.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction: Loại 'CustPymt' được áp dụng cho Invoice, khiến trạng thái Invoice chuyển thành 'Paid In Full'.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch Payment được thực hiện
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã phát hành giấy báo có
|
Tạo giao dịch Credit Memo áp dụng cho hóa đơn. Việc này làm giảm số dư chưa thanh toán và thường cho thấy có hàng trả lại hoặc lỗi lập hóa đơn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Trực quan hóa thất thoát doanh thu. Giấy báo có phát sinh thường xuyên có thể cho thấy quy trình bán hàng hoặc hoàn tất đơn hàng có vấn đề mang tính hệ thống.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction: Hồ sơ loại 'CustCred' được áp dụng cho Invoice ID qua trường 'appliedtotransaction'.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch Credit Memo được thực hiện
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã phê duyệt hóa đơn
|
Trạng thái hóa đơn chuyển từ Pending Approval sang Open. Sự kiện này được ghi nhận bằng cách theo dõi System Notes hoặc nhật ký lịch sử workflow liên kết với hóa đơn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết thời gian xử lý nội bộ trước khi lập hóa đơn cho khách hàng. Chậm trễ ở bước này kéo dài tổng thời gian chu kỳ nhưng không tạo thêm giá trị cho khách hàng.
Lấy dữ liệu ở đâu
System Notes: Lọc trường 'status' khi chuyển từ 'Pending Approval' sang 'Open'.
Thu thập
So sánh giá trị trường trạng thái trước và sau khi thay đổi
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã tạo hóa đơn
|
Thời điểm hồ sơ hóa đơn được tạo trong hệ thống. Sự kiện này được ghi nhận từ bảng Transaction khi loại hồ sơ là Invoice. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đánh dấu thời điểm bắt đầu chu kỳ khoản phải thu và làm mốc tính tuổi nợ. Đây là dữ liệu cần thiết để tính thời gian chu kỳ từ hóa đơn đến thu tiền.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction: trường 'trandate' hoặc 'datecreated' cho hồ sơ có loại 'CustInvc'.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch Invoice được thực hiện
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã tất toán hóa đơn
|
Trạng thái hóa đơn chuyển thành 'Paid In Full'. Đây là trạng thái kết thúc quy trình đối với các trường hợp thành công. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Cần thiết để tính thời gian chu kỳ từ hóa đơn đến thu tiền trung bình. Giúp phân biệt các khoản chưa thanh toán với khoản đã đóng trong các biến thể quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
System Notes: Thay đổi trạng thái trên hồ sơ Invoice thành 'Paid In Full'.
Thu thập
So sánh giá trị trường trạng thái trước và sau khi thay đổi
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã đối chiếu với sao kê ngân hàng
|
Đối chiếu giao dịch thanh toán với dữ liệu sao kê ngân hàng. Sự kiện này được ghi nhận qua lịch sử 'Match Bank Data' hoặc lịch sử đối chiếu. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi tỷ lệ ngân hàng tự động xác nhận thanh toán. Chậm trễ ở bước này khiến tình hình tiền mặt thực tế khó theo dõi và cho thấy trở ngại trong công việc hậu cần thủ công.
Lấy dữ liệu ở đâu
Trạng thái Transaction: Kiểm tra xem trạng thái giao dịch Payment có chuyển thành 'Deposited' hoặc được đánh dấu là Reconciled hay không.
Thu thập
So sánh giá trị trường trạng thái trước và sau khi thay đổi
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã ghi nhận thanh toán một phần
|
Áp dụng khoản thanh toán của khách hàng để giảm số dư hóa đơn nhưng chưa thanh toán hết. Sự kiện này được ghi nhận từ bảng Transaction Line. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hỗ trợ phân tích luồng quy trình thanh toán một phần. Giúp xác định dòng tiền bị chia nhỏ và khách hàng gặp khó khăn về thanh khoản.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Transaction: Loại 'CustPymt' được áp dụng cho Invoice khi 'amountremaining' trên Invoice lớn hơn 0.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch Payment được thực hiện
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã giải quyết tranh chấp
|
Vụ việc tranh chấp kết thúc, hóa đơn trở lại trạng thái có thể thu tiền hoặc được ghi nhận khoản tín dụng. Sự kiện này được ghi nhận khi trạng thái Support Case liên kết chuyển thành Closed. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Cần thiết để tính thời gian giải quyết tranh chấp trung bình. Thời gian xử lý kéo dài ảnh hưởng tiêu cực đến DSO và mức độ hài lòng của khách hàng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Hồ sơ Support Case: Trường 'dateclosed' của các vụ việc liên kết với hóa đơn.
Thu thập
So sánh giá trị trường trạng thái trước và sau khi thay đổi
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã gửi nhắc thanh toán
|
Email hoặc thư nhắc thanh toán quá hạn được tạo và gửi cho khách hàng. Sự kiện này được ghi nhận qua nhật ký của phân hệ Dunning Letters hoặc hồ sơ Message liên kết với hóa đơn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đo lường công sức cần thiết để thu tiền và hiệu quả của chiến lược nhắc nợ. Đây là dữ liệu cần thiết cho dashboard về hiệu quả nhắc thanh toán.
Lấy dữ liệu ở đâu
Hồ sơ Message hoặc Dunning Bundle Log: Kiểm tra các dòng tiêu đề cụ thể, chẳng hạn như 'Reminder' hoặc 'Overdue'.
Thu thập
Xác định dựa trên mẫu tiêu đề tin nhắn
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã mở vụ việc tranh chấp
|
Bắt đầu xử lý tranh chấp liên quan đến hóa đơn, thường được suy ra từ Support Case liên kết hoặc trạng thái tùy chỉnh cụ thể. Sự kiện này làm gián đoạn luồng thu hồi công nợ thông thường. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Dữ liệu quan trọng cho dashboard phân tích vòng đời tranh chấp. Số lượng cao cho thấy vấn đề về chất lượng ở các bước trước, như hoàn tất đơn hàng hoặc lập hóa đơn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Hồ sơ Support Case: Kết nối với Transaction khi danh mục là 'Billing Dispute', hoặc khi trạng thái Transaction chuyển thành 'Disputed'.
Thu thập
So sánh trường trạng thái hoặc thời điểm tạo hồ sơ liên kết
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã nhận cam kết thanh toán
|
Hồ sơ cho biết khách hàng cam kết thanh toán trước một ngày cụ thể. Thông tin này thường được ghi trong User Notes hoặc một gói quản lý thu hồi công nợ chuyên dụng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi KPI tuân thủ cam kết thanh toán. Giúp phân biệt khách hàng hợp tác với những khách hàng cần được chuyển cấp xử lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Hồ sơ Note: Phân tích văn bản để tìm 'PTP' hoặc 'Promise', hoặc kiểm tra các trường cụ thể trong Collections SuiteApp.
Thu thập
Xác định bằng cách phân tích nội dung ghi chú
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã xóa nợ khó đòi
|
Xóa số dư hóa đơn bằng Journal Entry hoặc loại Credit Memo cụ thể đối với khoản không thể thu hồi. Sự kiện này cho thấy hoạt động thu hồi công nợ không thành công. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Giúp phân biệt doanh thu chưa thu được với khoản đã thu thành công trong quá trình phân tích. Đây là dữ liệu quan trọng để hiểu đúng hiệu quả thu hồi công nợ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Journal Entry hoặc Credit Memo: Lọc theo các tài khoản GL cụ thể (Bad Debt Expense) liên kết với Invoice.
Thu thập
Xác định dựa trên việc sử dụng tài khoản GL
Loại sự kiện
inferred
|
|||
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Sẵn sàng bắt đầu?
Áp dụng mẫu này vào môi trường NetSuite của bạn để bắt đầu cải thiện chu kỳ thu tiền. Nếu cần hỗ trợ thêm về ánh xạ dữ liệu hoặc tích hợp kỹ thuật, đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn.
Bắt đầu rút ngắn chu kỳ công nợ phải thu trên NetSuite
Giảm DSO từ 15 đến 20 ngày và khắc phục các khoảng hụt dòng tiền ngay hôm nay.
Không cần thẻ tín dụng, thiết lập trong 5 phút